Aufbewahrung elektronischer Dokumente Die Pflichten der Hochschulen Marina Rinken

Transkript

1 Aufbewahrung elektronischer Dokumente Die Pflichten der Hochschulen Marina Rinken Institut tfür Informations, Tlk Telekommunikationsund Medienrecht, Lehrstuhl Prof. Dr. ikti Hoeren Forschungsstelle Recht im Deutschen Forschungsnetz

2 Gliederung I. Begriffsbestimmung II. Einführung III. Rechtliche Grundlagen IV. Aufbewahrungsfristen V. Anforderungen an die Aufbewahrung VI. Archivierung VII. Zusammenfassung

3 Aufbewahrung elektronischer Dokumente I. Begriffsbestimmung

4 I. Begriffsbestimmung eines noch nicht abgeschlossenen Vorgangs Aufbewahrung im Verantwortungsbereich der Einrichtung i nach Abschluss des Vorgangs nach Übergabe bestimmter Dokumente an Archive

5 I. Begriffsbestimmung eines noch nicht abgeschlossenen Vorgangs Aufbewahrung im Verantwortungsbereich der Einrichtung i nach Abschluss des Vorgangs nach Übergabe bestimmter Dokumente an Archive = Archivierung

6 I. Begriffsbestimmung Aufbewahrung eines noch nicht abgeschlossenen Vorgangs im Verantwortungsbereich der Einrichtung i nach Abschluss des Vorgangs durch die bearbeitende Einrichtungng nach Übergabe bestimmter Dokumente an Archive = Archivierung durch das Hochschul- archiv

7 Aufbewahrung elektronischer Dokumente II. Einführung

8 II. Einführung Zwecke der Aufbewahrung: 1. Gedächtnisstütze und Kommunikationshilfe 2. Sicherung der Beweisführung 3. Kontrollen und Rechenschaftslegung 4. Archivgut für die Nachwelt

9 II. Einführung Zwecke der Aufbewahrung: 1. Gedächtnisstütze und Kommunikationshilfe Eigeninteresse 2. Sicherung der Beweisführung 3. Kontrollen und Rechenschaftslegung 4. Archivgut für die Nachwelt Eigen und Fremdinteresse Fremdinteresse

10 II. Einführung Interessen an der Aufbewahrung: Eigeninteresse des Aufbewahrenden Fremdinteresse des Betroffenen

11 II. Einführung Interessen an der Aufbewahrung: Eigeninteresse des Aufbewahrenden Aufbewahrungsrecht solange es für die Erfüllung der Aufgaben der erhebenden Stelle erforderlich ist, DSG NRW Fremdinteresse des Betroffenen Aufbewahrungspflichten wenn die Interessen des Betroffenen besonders schützenswert sind: Rechtliche hlih Grundlage erforderlich

12 II. Einführung Interessen an der Aufbewahrung: Eigeninteresse des Aufbewahrenden Aufbewahrungsrecht solange es für die Erfüllung der Aufgaben der erhebenden Stelle erforderlich ist, DSG NRW Fremdinteresse des Betroffenen Aufbewahrungspflichten wenn Gesetzgeber die Interessen des Betroffenen als besonders schützenswert ansieht: Rechtliche hlih Grundlage erforderlich

13 Aufbewahrung elektronischer Dokumente III. Rechtliche Grundlagen

14 III. Rechtliche Grundlagen Aufbewahrungspflichten können sich ergeben aus: 1. Hochschuleigene Regelungen g 2. Verwaltungsvorschriften, Erlasse, sonstige Anordnungen des zuständigen Ministeriums 3. Besondere gesetzliche Regelungen 4. Allgemeine Dokumentationspflicht von Behörden

15 III. Rechtliche Grundlagen Richten sich nach der Dokumentenart: E Klausuren, E Hausarbeiten Eingescannte Klausuren bzw. Hausarbeiten Evaluation z.b. über Webmasken Elektronische Rechnungen Elektronische Bewerbungen

16 III. Rechtliche Grundlagen I. Hochschuleigene Regelungen

17 III.1. Hochschuleigene Regelungen Als Ordnung oder Satzung, 2 Abs. 4 HG* Oft elektronische Dokumente explizit genannt Entsprechend den gedruckten Dokumenten Liste mit Dokumentenarten und Fristen bis zu 30 Jahren Oftmals soll alles gespeichert werden was nicht bloß Tagesinformationswert tht hat * Hochschulgesetz

18 III.1. Hochschuleigene Regelungen Bsp.: Norm 1 Ordnung über Aufbewahrungsfristen und das Vernichten von Dokumenten der FernUniversität in Hagen Inhalt Nr. 1 Bestimmungen zur Aufbewahrung, Aussonderung und Archivierung von Akten und anderen Unterlagen der Bergischen Universität Wuppertal

19 III.1. Hochschuleigene Regelungen Bsp.: Norm 1 Ordnung über Aufbewahrungsfristen und das Vernichten von Dokumenten der FernUniversität in Hagen Nr. 1 Bestimmungen zur Aufbewahrung, Aussonderung und Archivierung von Akten und anderen Unterlagen der Bergischen Universität Wuppertal Inhalt Abs. 2: Dokumente sind insbesondere ( ) die auf rechnergestützten Datenträgern gespeicherten Daten einschließlich der dazugehörigen Dokumentationen Abs. 4: Diese Ordnung gilt für maschinenlesbar gespeicherte Informationen entsprechend.

20 III.1. Hochschuleigene Regelungen Bsp.: Norm 1 Ordnung über Aufbewahrungsfristen und das Vernichten von Dokumenten der FernUniversität in Hagen Nr. 1 Bestimmungen zur Aufbewahrung, Aussonderung und Archivierung von Akten und anderen Unterlagen der Bergischen Universität Wuppertal Inhalt Abs. 2: Dokumente sind insbesondere ( ) die auf rechnergestützten Datenträgern gespeicherten Daten einschließlich der dazugehörigen Dokumentationen Abs. 4: Diese Ordnung gilt für maschinenlesbar gespeicherte Informationen entsprechend. Analog zu konventionellen Akten gelten diese Regelungen für maschinenlesbar gespeicherte Informationen und Dokumente. s bedeutsamen Inhalts werden ausgedruckt und ( ) zu den Akten genommen.

21 III. Rechtliche Grundlagen 2. Verwaltungsvorschriften, sc e Erlasse, sonstige Anordnungen des zuständigen Ministeriums

22 III.2. Verwaltungsvorschriften / Erlasse Bindend für nachgeordnete Behörden Aufbewahrung entsprechend der analogen Dokumente Bsp.: Prüfungsunterlagen: Erlasse/Empfehlungen des Wissenschaftsministeriums Haushaltsunterlagen: Verwaltungsvorschrift des Finanzministeriums zur Durchführung der Landeshaushaltsordnung Personalunterlagen: Verwaltungsvorschrift des Innenministeriums zur Durchführung des Landesbeamtengesetzes

23 III.2. Verwaltungsvorschriften / Erlasse Bsp.: Dokument Elektronische Bewerbungen in Personalakten Kassen- und Rechnungsbelege Regelung Erlass des Innenministers und des Kultusministers Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Personalakten * Landeshaushaltsordnung Nordrhein Westfalen (LHO) *vom , MBl. NW S. 275

24 III. Rechtliche Grundlagen 3. Besondere gesetzliche Regelungen

25 III.3. Besondere gesetzliche Regelungen Direkte Aufbewahrungspflichten Indirekte Anhaltspunkte für Aufbewahrungspflicht, fli h z.b. weil Frist für Geltendmachung von Ansprüchen genannt

26 III.3. Besondere gesetzliche Regelungen Bsp.: Dokument Akten Unterlagen der öffentlich-rechtlichen Verwaltungstätigkeit Unterlagen aus dem Arbeitsverhältnis Regelung 29 VwVfG 110a SGB IV 37 TV L

27 III. Rechtliche Grundlagen 4. Allgemeine Dokumentationspflicht von Behörden

28 III.4. Allgemeine Dokumentationspflicht von Behörden Zweck: Kontrolle durch übergeordnete Stellen Möglichkeit für Verfahrensbeteiligte, die Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns zu überprüfen Möglichkeit der Bearbeitung von Vorgängen losgelöst vom einzelnen Behördenmitarbeiter Nachvollziehbarkeit des Verwaltungsverfahrens Aktenkundigkeit des gesamten Vorgangs Zuordnung zum jeweiligen Vorgang / zur jeweiligen Akte

29 III.4. Allgemeine Dokumentationspflicht von Behörden Herleitung: 3a VwVfG: Elektronische Dokumente in Verwaltungen, basierend auf Grundsätzen ordnungsgemäßer Aktenführung, aber keine ausdrückliche gesetzliche Regelung g Voraussetzung für Akteneinsichtsrecht ( 29 VwVfG) Rechtsstaatsprinzip und Grundsatz des fairen, objektiven und wahrheitsgetreuen Verwaltungsverfahrens

30 III.4. Allgemeine Dokumentationspflicht von Behörden Voraussetzung: Handeln einer Behörde 1 Abs. 4 VwVfG: Behörde = jede Stelle, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnimmt

31 III.4. Allgemeine Dokumentationspflicht von Behörden Voraussetzung: Handeln einer Behörde 1 Abs. 4 VwVfG: Behörde = jede Stelle, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnimmt

32 III.4. Allgemeine Dokumentationspflicht von Behörden Voraussetzung: Handeln einer Behörde 1 Abs. 4 VwVfG: Behörde = jede Stelle, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnimmt Über E Mails oder Webmasken: Anmeldung, Zu /Nichtzulassung zu Prüfungen Immatrikulation Sonstige Verwaltungstätigkeit

33 Aufbewahrung elektronischer Dokumente IV. Aufbewahrungsfristen

34 IV. Aufbewahrungsfristen In den Regelungen Sonst: Einzelfallbetrachtung Dt Datenschutzgesetze ht t der Länder, z.b. 19 Abs. 3 DSG NRW Erforderlichkeit für die Aufgabenerfüllung Schutzwürdige Interessen des Betroffenen

35 IV. Aufbewahrungsfristen Bsp.: Dokument Speicherdauer Regelung E-Klausuren, gescannte Klausuren 1 Jahr ab Ablauf der Widerspruchsfrist Aufbewahrungsordnung FernUni Hagen 5 Jahre Aufbewahrungsordnung Bergische Universität Wuppertal

36 IV. Aufbewahrungsfristen Bsp.: Dokument Speicherdauer Regelung E-Klausuren, gescannte Klausuren 1 Jahr ab Ablauf der Widerspruchsfrist FernUni Hagen 5 Jahre Bergische Universität Wuppertal Elektronische Kassen- und Rechnungsbelege 5 Jahre Landeshaushaltsordnung Nordrhein Westfalen (LHO) FernUni Hagen

37 IV. Aufbewahrungsfristen Bsp.: Dokument Speicherdauer Regelung E-Klausuren, gescannte Klausuren 1 Jahr ab Ablauf der Widerspruchsfrist FernUni Hagen 5 Jahre Bergische Universität Wuppertal Elektronische Kassen- und Rechnungsbelege 5 Jahre Landeshaushaltsordnung Nordrhein Westfalen (LHO) FernUni Hagen Elektronische Mindestens 6 37 TV-L Bewerbungen in Monate Personalakten

38 Aufbewahrung elektronischer Dokumente V. Anforderungen an die Aufbewahrung

39 V. Anforderungen an die Aufbewahrung Grundanforderungen: 1. Integrität Unversehrtheit der Daten 2. Authentizität t tät Eindeutige Bestimmung der Quelle der Daten 3. Lesbarkeit Sichtbarmachung der in den Daten enthaltenen Informationen Verkehrsfähigkeit

40 V. Anforderungen an die Aufbewahrung Weitere Anforderungen: 4. Vollständigkeit 5. Vertraulichkeit

41 V. Anforderungen an die Aufbewahrung Gesetzgeber ist technikneutral Entscheidungsfreiheit Orientierungshilfe: Außergesetzliche Richtlinien oder Standards, z.b. OAIS*, ISO , IT Grundschutz Kataloge des BSI *Open Archival Information System, ISO 14721

42 V. Anforderungen an die Aufbewahrung Systembezogene Sicherungsmittel: Beschränkung des Zugriffs auf die Daten Nur Lese Modus: Keine Authentizität und nicht verkehrsfähig Zugriffs und Zutrittsbeschränkungen: nicht verkehrsfähig Datenträgerbezogene Sicherungsmittel: nicht wiederbeschreibbare Speichermedien, die Veränderungen der Informationen ausschließen, z.b. CD ROM Dokumentenbezogene Sicherungsmittel: Schutz der Dokumente selbst, z.b. qualifizierte elektronische Signatur

43 V. Anforderungen an die Aufbewahrung Beachte: Sicherungsmittel unterliegen dem technischen Verfall Aktualisierung notwendig

44 Aufbewahrung elektronischer Dokumente VI. Archivierung

45 VI. Archivierung Dauerhafte Aufbewahrung durch Hochschularchive Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist oder spätestens nach 30 Jahren Anbietungspflicht auch für elektronische Dokumente ( 4 Abs. 1 ArchivG NRW) Archivar befindet über Archivwürdigkeit = wenn bleibender Wert für Wissenschaft und Forschung, historischpolitische Bildung, Gesetzgebung, Rechtsprechung, Institutionen oder Dritte, 2 Abs. 6 ArchivG NRW Wenn keine Archivierung: datenschutzkonforme Vernichtung

46 Aufbewahrung elektronischer Dokumente VII. Zusammenfassung

47 VII. Zusammenfassung Aufbewahrungspflichten bei schützwürdigem Interesse Regelungen entsprechen denen für Papierdokumente Wahrung von Authentizität, Lesbarkeit, Vollständigkeit Verschiedene Arten von Sicherungsmaßnahmen, Standards Qualifizierte elektronische Signaturen und nicht wiederbeschreibbare Speichermedien entsprechen den Anforderungen am ehesten Bei E Mails: Ausdruck Vor Vernichtung: Anbietungspflicht an Archive Datenschutzkonforme Vernichtung/Löschung

48 Aufbewahrung elektronischer Dokumente Forschungsstelle Recht im DFN E Mail: recht@dfn.de Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!