Checkliste PIA-Jahresabschluss per

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1 Checkliste PIA-Jahresabschluss per Inhaltsverzeichnis 1. Vorbereitung des PIA-Jahresabschlusses Vorbereitung: Sonderfälle im abzuschliessenden Jahr Vorbereitung: Abstimmungsarbeiten Revision: Spezifische und ergänzende Dokumentation 3 2. Praktische Durchführung des PIA-Jahresabschlusses Überprüfung BVG-Parameter: abzuschl. Jahr Einstellung Konfigurationstabelle: Printfiles auf Harddisk Vorbereitung BVG-Parameter: neues Geschäftsjahr Vorbereitung PK-Beiträge: neues Geschäftsjahr Vorbereitung PK-Renten: neues Geschäftsjahr Vorbereitung: weitere Parameter nicht jahresabhängig Vorbereitung: Datensicherung abzuschliessendes Jahr Durchführung PIA-Jahresabschluss BVG / PK Bestandesliste BVG / PK Rekapitulation Versicherte, die im nächsten Jahr pensioniert werden Versicherte, die im nächsten Jahr dem BVG unterstellt werden 6 3. Aufnahme der Arbeiten im neuen Geschäftsjahr 6 4. Support: Kontaktpersonen der ICR Informatik AG 6 5. Checkliste Dezember 2008, Seite 1 von 8 Checkliste PIA-Jahresabschluss per

2 1. Vorbereitung des PIA-Jahresabschlusses 1.1. Vorbereitung: Sonderfälle im abzuschliessenden Jahr Der Anwender muss dafür besorgt sein, dass sämtliche Geschäftsvorfälle ordnungsgemäss erledigt worden sind. Es empfiehlt sich, Sonderfälle individuell zu dokumentieren. Denkbar sind etwa folgende Auswertungen Kontoauszug bei buchhalterisch orientierter Information Expertenliste bei versicherungstechnisch orientierter Information Personenliste bei kassenspezifisch orientierter Information Als Sonderfälle können zum Beispiel folgende Versicherten gelten Eintritt mit einem Vorbehalt infolge ungenügender Gesundheit Versicherte, die einen WEF-Bezug getätigt haben Versicherte mit Scheidungsabfindungen Invalidierte Versicherte Sonderfälle können in sehr vielschichtiger Weise vorkommen. Sie können vom Pensionskassenverwalter aufgrund des kassen- und abrechnungsspezifischen Informationsbedarfs definiert werden. Folgende Funktionen sind Einsatzmittel, mit denen Sonderfälle definiert und dokumentiert werden können: Bearbeiten Mutationen Personendaten Persönliche- und BVG-Daten Bearbeiten Mutationen Personendaten Pensionskassen-Daten Verarbeiten Listendruck Personenliste 1.2. Vorbereitung: Abstimmungsarbeiten Folgende Werte sind wie folgt abzustimmen Arbeitnehmer und Arbeitgeber Risiko- und Sparbeiträge des abzuschliessenden Jahres sind mit dem Lohnbüro abzugleichen. Diese Arbeiten könnten auch quartalsweise vorgenommen werden, damit sich in der ohnehin knapp bemessenen Zeit während der Jahresabschlüsse nicht allzugrosse Vorbereitungsarbeiten anhäufen. Eingebrachte Freizügigkeiten, WEF-Bezüge und Scheidungsabfindungen sowie Rückzahlungen dieser Werte sind mit der Finanzbuchhaltung abzustimmen. Ebenso sind ausbezahlte und zurückgestellte Austritts-Freizügigkeitsleistungen mit der FI- BU abzustimmen. Ein ideales Einsatzmittel zur Erstellung der Abstimmungsbelege ist die BUCO-Liste. 18. Dezember 2008, Seite 2 von 8 Checkliste PIA-Jahresabschluss per

3 1.3. Revision: Spezifische und ergänzende Dokumentation Folgende Auswertungen sind als Print-Files auf der Harddisk zu erstellen PK-Sparguthabenliste BVG-Sparguthabenliste Kontoliste BVG-Alterskontoliste Kontoauszug in der Ausführung 1 Kontoauszug in der Ausführung 2 Kontoauszug in der Ausführung 4 BUCO-Liste der kapitalbildenden Beiträge BUCO-Liste der eingebrachten Freizügigkeiten BUCO-Liste Austritts-Fzl's, WEF-Bezüge, Scheidungs- und Kapitalabfindungen Versicherungsexpertenliste und -Datei Versicherungsausweise Die revisionsspezifischen Listen sind auszudrucken. Die anderen Listen werden präventiv erstellt und können bei Bedarf auch zu jedem beliebigen späteren Zeitpunkt über den DOS- Command COPY PIAnnnnn.LST PRN ausgedruckt werden. 2. Praktische Durchführung des PIA-Jahresabschlusses 2.1. Überprüfung BVG-Parameter: abzuschl. Jahr 2008 Aufruf aus der Menüleiste des Fensters PIA-Grundmenue wie folgt: Parameter Parameter Abrechnung Sifo BVG Beitrags Sicherheitsfonds 0.07 % Datei Beitrag Sicherheitsfonds FZL 0.02 % Öffnen Beitrag Sonderleistungen 0.00 % Doppelklick auf 2008 Zuschusslimite % Überprüfen Sie die Parameter, die im Zusammenhange mit der Abrechnung gegenüber dem Sicherheitsfonds Anwendung finden. Falls Werte nicht gemäss gesetzlichen Vorlagen hinterlegt sind, müssen Sie diese nun überschreiben und wie nachfolgende beschrieben speichern. Falls alle Parameter in Ordnung waren, können Sie dieses Fenster ohne Speicherung schliessen. Aufruf aus der Menuleiste des Fensters BVG-Parameter wie folgt:: Datei Speichern 2.2. Einstellung Konfigurationstabelle: Printfiles auf Harddisk Aufruf aus der Menüleiste des Fensters PIA-Grundmenue wie folgt: Parameter Drucksteuerung In allen sechs Comboboxen muss der Eintrag S hinterlegt werden. Speichern allfälliger Änderungen wie folgt: Aufruf aus der Menüleiste des Fensters Drucksteuerung wie folgt: Datei Speichern 18. Dezember 2008, Seite 3 von 8 Checkliste PIA-Jahresabschluss per

4 2.3. Vorbereitung BVG-Parameter: neues Geschäftsjahr 2009 Die Eckwerte für das Jahr 2009 sind aus der Beilage ersichtlich. Sie können wie folgt übernommen werden: 1. Kopieren: Paramter BVG Datei Öffnen 2008 Datei Speichern unter 2009 OK 2. Anpassen: Paramter BVG Datei Öffnen 2009 Anpassen Parameter Datei Speichern 2.4. Vorbereitung PK-Beiträge: neues Geschäftsjahr 2009 Die Parameter können bei Kassen, die in Anlehnung an das BVG koordinieren, aus der Übersicht auf der lezten Seite abgeleitet werden. Andernfalls sind die kassenspezifischen Werte zu hinterlegen. 1. Kopieren: Parameter Pensionskasse Prämien Datei Öffnen 2008 und Plan Datei Speichern unter 2009 OK 2. Anpassen: Parameter Pensionskasse Prämien Datei Öffnen 2009 und Plan Anpassen Parameter Datei Speichern 2.4. Vorbereitung PK-Renten: neues Geschäftsjahr 2009 Diese Parameter können in der Regel ohne Veränderung aus dem abzuschliessenden Jahr übernommen werden. Ausnahme: Zinssätze! Sollten jedoch per Januar 2009 die Renten betreffende Reglementsänderungen in Kraft gesetzt werden, müssen die neuen Sätze und Bezugsgrössen eingepflegt werden. Bei diesem Vorhaben sind wir Ihnen gerne behilflich. Rufen Sie uns an. 1. Kopieren: Parameter Pensionskasse Leistungen Datei Öffnen 2008 und Plan Datei Speichern unter 2009 OK 2. Anpassen: Parameter Pensionskasse Leistungen Datei Öffnen 2009 und Plan Anpassen Parameter Datei Speichern 2.6. Vorbereitung: weitere Parameter nicht jahresabhängig Alle weiteren Parameter sind nicht jahresabhängig definiert. Sie behalten ihre Gültigkeit bis zur expliziten Änderung (bei Reglementsanpassungen). Die Adaption dieser Parameter fällt ebenfalls in den Zuständigkeitsbereich der ICR Informatik AG. Rufen Sie uns an. 18. Dezember 2008, Seite 4 von 8 Checkliste PIA-Jahresabschluss per

5 2.7. Vorbereitung: Datensicherung abzuschliessendes Jahr Soweit sind nun alle Vorbereitungsarbeiten erledigt. Bevor der definitive PIA-Jahresabschluss durchgeführt werden kann, ist noch die Datensicherung vorzunehmen. Die revisionsspezifischen und die zusätzlichen Dokumentationen sollten ebenfalls auf Disketten gespeichert, beschriftet und sorgfältig archiviert werden. Nun werden noch die Produktionsdaten des Laufjahres in die Vorjahresumgebung übertragen. Doppelklicken Sie hierfür auf das zugewiesene Symbol des Vorjahres-Ordners Durchführung PIA-Jahresabschluss Der definitive Jahresabschluss erstellt die notwendigen Buchungen, überträgt das abzuschliessende Geschäftsjahr in die Vorjahreswerte, stellt die Kategorien derjenigen Personen, die von der Vor- in die Hauptversicherung wechseln um etc... Die unter den Punkten bis beschriebenen Listen werden automatisch erstellt BVG / PK Bestandesliste Die Bestandesliste (Buchungsjournal) weist alle im abgeschlossenen Geschäftsjahr vorgenommenen Buchungen auf Versichertenebene aus. Die Liste wird nach folgenden Kriterien sortiert ausgegeben Aufsteigend nach Kostenstelle Aufsteigend nach Kategorie Aufsteigend nach Geschlecht Aufsteigend nach Versichertennummer Diese Auswertung muss nicht unbedingt ausgedruckt werden. Der Kontoauszug weist die gleichen Werte aus. Die Totalisierung des Kontoauszuges ist im Gegensatz zum Buchungsjournal getrennt nach Risikobeiträgen und Sparvorgang aufgebaut. 18. Dezember 2008, Seite 5 von 8 Checkliste PIA-Jahresabschluss per

6 BVG / PK Rekapitulation Die statistischen Auswertungen weisen Rekapitulationen auf Kostenstellen- und Stiftungsebene aus. Sie enthalten die Summen aller im abzuschliessenden Geschäftsjahr vorgenommenen Buchungen. Die Liste wird nach folgenden Kriterien sortiert ausgegeben Aufsteigend nach Kostenstelle Pro Kostenstelle und auf Stiftungsebene werden jeweils folgende 5 Seiten mit folgenden statistischen Auswertungen ausgegeben: Seite 1 = Statistik der Bestandesbewegungen Seite 2 = Bestandesübersicht nach Kategorien Seite 3 = BVG-Statistik, Buchungen im abgeschlossenen Jahr Seite 4 = BVG-Abrechung an den Sicherheitsfonds Seite 5 = PK-Statistik, Buchungen im abgeschlossenen Jahr Versicherte, die im nächsten Jahr pensioniert werden Diese Auswertung kann als Kontrollbeleg zur Vorbereitung und Durchführung der anstehenden Pensionierungen verwendet werden Versicherte, die im nächsten Jahr dem BVG unterstellt werden Diese Auswertung kann als Kontrollbeleg zur Durchführung allfällig anstehender Kostenstellenübertritte verwendet werden. 3. Aufnahme der Arbeiten im neuen Geschäftsjahr Nun können die Arbeiten im neuen Geschäftsjahr in folgender Reihenfolge aufgenommen werden: Allfällige Löschung von Versicherten, die im Vorjahr ausgetreten sind Übernahme / Mutation der neuen Löhne Mitteilung neue Lohnabzüge ans Lohnbüro (Prämienliste bis ) Erstellung und Abgabe der neuen Versicherungsausweise Punktuelle Erledigung der anfallenden Geschäftsvorfälle 4. Support: Kontaktpersonen der ICR Informatik AG Haben Sie Fragen? Sie erreichen unsere PIA-Berater unter folgenden Telefonnummern zu den normalen Bürozeiten: K. Zulauf = 062 / / 01 oder 079 / G. Peduzzi = 041 / Dezember 2008, Seite 6 von 8 Checkliste PIA-Jahresabschluss per

7 5. Checkliste Punkt Was Dokument-ID Erledigt Datum 1.1 Sonderfälle im abzuschliessenden Jahr 1.2 Abstimmungsarbeiten PK-Risiko- und Sparbeiträge AN+AG PIA.LST eingebrachte Freizügigkeiten PIA.LST WEF-Bezüge / -Rückzahlungen PIA.LST Scheidungsabfindungen / -Rückzahlungen PIA.LST ausbezahlte Austritts-Freizügigkeiten PIA.LST 1.3 Listen für die Revision etc. PK-Sparguthabenliste PIA.LST BVG-Sparguthabenliste PIA.LST Kontoliste PIA.LST BVG-Alterskontoliste PIA.LST Kontoauszug Ausführung 1 PIA.LST Kontoauszug Ausführung 2 PIA.LST Kontoauszug Ausführung 4 PIA.LST BUCO-Liste PK Sparbeiträge AN + AG PIA.LST BUCO-Liste eingebrachte Freizügigkeiten PIA.LST BUCO-Liste Austrittsfreizügigkeiten / WEF- PIA.LST Bezüge und Scheidungsabfindungen Versicherungsexpertenliste PIA.LST Versicherungsexpertendatei PIAF27.DAT Versicherungsausweise PIA.LST 2.1 Ueberprüfung BVG-Parameter 2.2 Einstellung Konfigurationstabelle 2.3 Vorbereitung BVG-Beiträge 2.5 Vorbereitung PK-Beiträge 2.6 Vorbereitung PK-Renten 2.7 Datensicherung / Sicherungs Dokumentationen 2.8 Durchführung PIA-Jahresabschluss BVG / PK Bestandesliste PIA.LST BVG / PK Rekapitulation PIA.LST Pensionierungen im neuen Geschäftsjahr PIA.LST BVG-Unterstell. im neuen Geschäftsjahr PIA.LST 3. Aufnahme der Arbeiten im neuen Geschäftsjahr Visum 18. Dezember 2008, Seite 7 von 8 Checkliste PIA-Jahresabschluss per

8 Die Festlegung des Prospektionssatzes obliegt dem Stiftungsrat bzw. dem Versicherungsexperten. Bitte wenden Sie sich an diese Stellen. 18. Dezember 2008, Seite 8 von 8 Checkliste PIA-Jahresabschluss per