Arbeiten mit Gültigkeitseinschränkungen

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1 Arbeiten mit Gültigkeitseinschränkungen Einleitung Bei der Eingabe von Daten in Tabellenblätter von EXCEL kommt es immer wieder zu Fehlern. So kann es sein, dass ein 13. Monat, ein Text anstelle von Zahlen, ein jüngeres Enddatum als das Anfangsdatum, falsche Suchbegriffe für die Auswertung mit den Verweisfunktionen usw. eingetragen werden. Das Ergebnis ist dann eine fehlerhafte Berechnung oder eine entsprechende Fehlermeldung. Besondere Bedeutung hat die Vermeidung von Fehlern dann, wenn ein erstelltes Tabellenblatt anderen Nutzern zur Verfügung gestellt wird, die oft nicht genau wissen, welche Eingaben erlaubt oder nicht erlaubt sind. Bis zur Version EXCEL 95 war die Vermeidung von Fehlern ein recht schwieriges Unterfangen. Mit der Version EXCEL 97 wurde die Funktion Gültigkeit eingeführt, die ein komfortables Werkzeug zur Verhinderung fehlerhafter Eingaben darstellt. An Hand ausgewählter Beispiele einfacher oder auch komplexerer Art sollen dem Leser die Möglichkeiten der Gültigkeitsprüfung dargelegt werden. Inhaltsverzeichnis 1 Das Arbeiten mit Gültigkeitseinschränkungen 1.1 Allgemeiner Ablauf zum Erstellen einer Gültigkeitseinschränkung 1.2 Ändern und Entfernen von Gültigkeitseinschränkungen 1.3 Kopieren von Festlegungen in andere Zellen 1.4 Suchen von Zellen mit Gültigkeitseinschränkungen 1.5 Anzeigen von Zellen mit ungültigen Einträgen 1.6 Mögliche Ursachen für nicht funktionierende Einschränkungen 2 Die einfache Gültigkeitseinschränkung 2.1 Einschränkung auf ganze Zahlen, Dezimalzahlen, Datums- und Zeitangaben 2.2 Beschränken der Länge von Eingaben in eine Zelle 2.3 Beschränken der Eingabemöglichkeit auf eine Auswahlliste Auswahllisten im Dialogfeld Gültigkeit anlegen Auswahllisten über einen Tabellenbereich definieren Definition über einen Tabellenbereich des aktuellen Tabellenblattes Definition über einen Tabellenbereich eines anderen Tabellenblattes 3 Gültigkeitseinschränkungen unter Einsatz von Formeln 4 Festlegen einer Eingabemeldung 5 Definieren von Fehlermeldungen 1 Das Arbeiten mit Gültigkeitseinschränkungen Bei der Anwendung der einfachen Gültigkeitseinschränkung wird die Festlegung der Einschränkung in Form einer Konstanten oder mit Angabe einer zu vergleichenden Zelle als auch eines Zellbereiches (Liste) vorgenommen. Dabei ist zu beachten, dass alle Zellen einer EXCEL-Tabelle in der Einstellung Jeden Wert zulassen vordefiniert sind. Fieting, Olaf 1 von , 15:00

2 1.1 Allgemeiner Ablauf zum Erstellen einer Gültigkeitseinschränkung Zur Arbeit mit Gültigkeitseinschränkungen ist in folgenden Schritten vorzugehen: Auswählen/Markieren der entsprechenden Zellen; Aufrufen des Menüs Daten Gültigkeit Auswahl des gewünschten Gültigkeitskriteriums (z.b. Ganze Zahl) Eintragen der notwendigen Einschränkungen (Gültigkeitsbereiche) Fieting, Olaf 2 von , 15:00

3 In diesem Zusammenhang sind auch der oder die Grenzwerte zu definieren. Das können Konstanten, Zellen, Datenlisten, Zellbereiche oder auch Formeln sein. Mit der aktivierten Option Leere Zellen ignorieren kann erlaubt werden, dass in der entsprechenden Zelle auch Leereinträge akzeptiert werden. Sollen leere Zellen wie ein Eintrag mit einer Null verstanden werden, ist diese Option zu deaktivieren. (f) (g) Festlegen einer Eingabemeldung. Diese dient zur Unterstützung des Benutzers, indem man ihm Hinweise zu den erforderlichen Eingaben gibt. Definieren einer eigenen Fehlermeldung und der Reaktion bei fehlerhaften Eingaben. Bestätigung der vorgenommen Einstellungen mit OK 1.2 Ändern und Entfernen von Gültigkeitseinschränkungen Zum Ändern von Gültigkeitseinschränkungen ist wie folgt vorzugehen: Auswählen/Markieren der entsprechenden Zellen; Aufrufen des Menüs Daten Gültigkeit Ändern der notwendigen Einschränkungen, Eingabe- oder Fehlermeldungen Sollen die vorgenommenen Änderungen auch auf andere Zellen, die die gleichen Gültigkeitseinstellungen wie die bearbeitete Zelle besitzen, ausgeweitet werden, muss die Option Diese Änderungen auf alle Zellen mit den gleichen Einstellungen anwenden aktiviert werden. Sollen die Änderungen nur auf die bearbeitete Zelle angewendet werden, ist diese Option zu deaktivieren. Achtung! Sind die Grenzwerte in Form von Konstanten (Zahlen) festgelegt, treten keine Komplikationen auf. Anders sieht es aus, wenn alle Zellen mit gleichen Einstellungen sich auf eine andere Zelle beziehen. Hier ist es notwendig mit absoluten Bezügen (z.b. $D$2) zu arbeiten. Bei relativen Bezügen werden auch die Vergleichszellen von Zelle zu Zelle verschoben. Bestätigung der vorgenommen Einstellungen mit OK Fieting, Olaf 3 von , 15:00

4 Sollen alle Gültigkeitseinschränkungen einer Zelle entfernt werden, ist in folgenden Schritten vorzugehen: Auswählen/Markieren der entsprechenden Zellen; Aufrufen des Menüs Daten Gültigkeit Anklicken der Schaltfläche Alle löschen. Anmerkung Auch hier kann das Löschen auf andere Zellen mit gleichen Einstellungen ausgedehnt werden. Bestätigung der vorgenommen Einstellungen mit OK 1.3 Kopieren von Festlegungen in andere Zellen Das Kopieren von Gültigkeitsbeschränkungen, Eingabe- und Fehlermeldungen auf andere Zellen des Tabellenblattes ist in der folgenden Reihenfolge vorzunehmen: (f) Markieren der Musterzelle; Kopiervorgang auslösen (z.b. Schaltfläche Kopieren, STRG+C; Menü Bearbeiten Kopieren, usw.); Auswahl der Zellen, die die gewünschten Gültigkeitsbeschränkungen und Meldungen erhalten sollen; Auswahl des Menüs Bearbeiten Inhalte einfügen ; Auswahl der Option Gültigkeit Bestätigung der vorgenommen Einstellungen mit OK Achtung! Sollte eine Zelle schon Daten enthalten, die nicht den Gültigkeitseinschränkungen entsprechen, bleiben diese erhalten. Sollen diese ebenfalls überschrieben werden, ist ein normaler Kopier- und Einfügevorgang vorzunehmen. 1.4 Suchen von Zellen mit Gültigkeitseinschränkungen Es besteht die Möglichkeit nach allen oder nach Zellen mit gleichen Gültigkeitseinschränkungen zu suchen. Diese werden dann markiert dargestellt. Zum Suchen aller Zellen mit gleichen Einstellungen müssen folgende Schritte unternommen werden: Auswählen einer Zelle, die die entsprechenden Einstellungen enthält; Auswählen des Menüs Bearbeiten Gehe zu ; Auswahl der Option Gültigkeitsprüfung ; Auswahl der untergeordneten Option Gleiche ; Bestätigung der vorgenommen Einstellungen mit OK Im Anschluss daran sind alle Zellen mit gleichen Einstellungen markiert dargestellt. Zum Suchen aller Zellen, die Gültigkeitseinschränkungen enthalten kann wie folgt vorgegangen werden: Auswählen einer beliebigen Zelle; Auswählen des Menüs Bearbeiten Gehe zu ; Auswahl der Option Gültigkeitsprüfung ; Auswahl der untergeordneten Option Alle ; Bestätigung der vorgenommen Einstellungen mit OK Hier werden jedoch alle Zellen mit Gültigkeitseinschränkungen markiert dargestellt. Fieting, Olaf 4 von , 15:00

5 1.5 Anzeigen von Zellen mit ungültigen Einträgen Beim Festlegen von Gültigkeitseinschränkungen für Zellen kann es vorkommen, dass Zellen schon Werte enthalten, die im Anschluss an die Definition von Einschränkungen aber erhalten bleiben. Anderenfalls kann es durch Berechnungen dazu kommen, dass Einträge, die gültig waren geändert werden und dann außerhalb der Gültigkeitskriterien liegen. Ein Fehler wird nicht angezeigt. Weiterhin können Werte durch Makros in Zellen eingefügt werden, die ebenfalls ungültig sind. Auch hier wird keine Fehlermeldung ausgegeben. Das gleiche Problem kann auch beim Kopieren von Gültigkeitseinschränkungen auftreten. Excel bietet Ihnen deshalb die Möglichkeit, solche Zellen mit ungültigen Einträgen aufzuspüren. Die Vorgehensweise ist dabei Folgende: Aufrufen der Symbolleiste Detektiv (Menü Extras Detektiv - Detektivsymbolleiste ) Gültigkeitskreise löschen Ungültige Daten markieren Anklicken des Symbols Ungültige Daten markieren ; danach werden alle Zellen mit ungültigen Daten mit roten Ellipsen versehen. Die Markierungen können mit Klicken auf das Symbol Gültigkeitskreise löschen aufgehoben werden. Achtung! Sollte das Tabellenblatt mehr als 255 Zellen mit ungültigen Einträgen beinhalten, kann EXCEL nur 255 dieser Zellen einkreisen. Hier müssen eine entsprechende Anzahl von Zellen geändert werden. Danach muss die Prüfung erneut ausgelöst werden. 1.6 Mögliche Ursachen für nicht funktionierende Einschränkungen Bei der Arbeit mit Gültigkeitseinschränkungen kann es zu ungültigen Einträgen in einzelnen Zellen kommen. Mögliche Ursachen können sein: die Zellen enthielten schon Werte, bevor eine Gültigkeitseinschränkung vorgenommen wurde; es wurden Gültigkeitseinschränkungen auf andere Zellen kopiert, die schon Werte enthielten; es entstanden in den Zellen, die geprüft werden Werte durch Berechnung, die außerhalb des Gültigkeitsbereiches liegen; es wurden in Zellen mit Gültigkeitseinschränkungen Werte mit Hilfe eines Makros eingefügt; Fieting, Olaf 5 von , 15:00

6 es werden Werte durch Drag & Drop oder durch Kopieren an Zellen mit Gültigkeitseinschränkungen übergeben; Lösung: Deaktivieren des Drag & Drop in Extras Optionen Bearbeiten (Kopieren von Daten in die entsprechende Zelle kann dadurch nicht verhindert werden). (f) es ist die Option Manuelle Berechnung aktiviert, wobei die Gültigkeitseinschränkung in nicht berechneten Zellen eventuell nicht exakt ausgeführt wird; Lösung: Aktivieren der automatischen Berechnung in Extras Optionen Berechnen. (g) beim Ändern von Gültigkeitseinschränkungen mit der Option Diese Änderungen auf Zellen mit gleichen Einstellungen anwenden und mit dem Bezug auf eine bestimmte Zelle wurde nicht mit absoluten Bezügen gearbeitet, sodass die Änderung nur richtig für die Ursprungszelle ist. Bei allen anderen Zellen verweist der Bezug nicht mehr auf die anfänglich festgelegte Zelle. Zur Sicherheit der Richtigkeit des Arbeitsblattes sollte nach dessen Fertigstellung als auch nach neuen Berechnungen immer eine Prüfung auf ungültige Daten (siehe 1.5) vorgenommen werden. 2 Die einfache Gültigkeitseinschränkung Bei der einfachen Gültigkeitseinschränkung werden für die Angabe der Grenzwerte der Gültigkeitsbereiche Konstanten, Aufzählungen, Zellangaben oder Zellbereichsangaben verwendet. Dabei ist es natürlich nicht möglich mehrere Zellen gleichzeitig oder Ergebnisse aus bestimmten Berechnungen zu prüfen. 2.1 Einschränkung auf ganze Zahlen, Dezimalzahlen, Datums- und Zeitangaben Bei der Prüfung auf ganze Zahlen, Dezimalzahlen, Datums- oder Zeitangaben müssen erstens logische Bedingungen und die Grenzen der angegebenen Bereiche definiert werden. Die logischen Bedingungen sind folgende: zwischen, nicht zwischen, gleich, ungleich, größer als, kleiner als, größer oder gleich und kleiner oder gleich. Als Grenzwerte werden Zahlen, Datums- oder Zeitangaben entsprechend des ausgewählten Gültigkeitskriteriums angegeben. Werden andere Zellen geprüft, müssen diese eine kompatible Art der Daten zum Gültigkeitskriterium besitzen. Das bedeutet, dass alle Angaben, die auf Zahlen beruhen (Zahlen aller Art, Datums- oder Zeitangaben) akzeptiert werden. Sollte aber in der zu vergleichenden Zelle ein Text stehen, erscheint nach Abschluss der Eingabe für das Feld mit der Gültigkeitseinschränkung eine Fehlermeldung. Beispiel: Es soll die Überwachung von Stromkosten, Heizungskosten, Wasser- und Abwasserkosten vorgenommen werden. Dazu ist es erforderlich, dass Ablesezeitpunkt und Zählerstände in eine Tabelle eingetragen werden müssen. Damit keine Fehler bei der Berechnung auftreten muss über eine Gültigkeitsprüfung abgeklärt werden, dass das aktuelle Ablesedatum immer größer als der Beginn der Abrechnungsperiode und der aktuelle Zählerstand größer oder gleich des Zählerstandes zum Beginn des Abrechnungszeitraumes ist. Ansonsten kommt es zu fehlerhaften Berechnungen. Fieting, Olaf 6 von , 15:00

7 2.2 Beschränken der Länge von Eingaben in eine Zelle Eingaben können auf eine bestimmte Länge begrenzt werden. Auch hier gelten generell die logischen Bedingungen wie sie für die Prüfung von Zahlen vorgesehen sind. Zur Längenbegrenzung muss das Kriterium Textlänge aus der Kategorie Zulassen ausgewählt werden. Der Begriff Textlänge ist jedoch irreführend, da nicht nur die Länge von Texten, sondern auch die Länge von Zahlen eingeschränkt werden können. Dabei sind Dezimalzeichen, Tausenderpunkte usw. mitzuzählen. Beispiel: Diese Variante kann genutzt werden, wenn Eingaben (z.b. Postleitzahlen oder Bankleitzahlen) eine konstante Länge besitzen müssen. 2.3 Beschränken der Eingabemöglichkeit auf eine Auswahlliste Eine Besondere Möglichkeit zur Beschränkung von Eingaben bietet die Auswahlliste. Das ist auch über andere Möglichkeiten (Drop-Down-Felder) zu lösen, jedoch ist die Variante der Gültigkeitseinschränkung etwas komfortabler. Mit Hilfe dieser Liste können bei Eingabe von Begriffen (z.b. Tarife der Telekom, der Stadtwerke usw.), die anschließend mit der VERWEIS-Funktion ausgewertet werden, Fehler vermieden werden. Wird der entsprechende Begriff falsch geschrieben, bringt die VERWEIS-Funktion ein falsches Ergebnis oder die SVERWEIS-Funktion die Fehlermeldung #NV : Werden die exakten Bezeichnungen durch eine Auswahlliste vorgegeben, kann es nicht zu einer fehlerhaften Berechnung kommen. Diese Auswahllisten können mit verschiedenen Varianten erstellt werden Auswahllisten im Dialogfeld Gültigkeit anlegen Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn die Listen konstant bleiben und nicht allzu lang sind. Dabei ist in das Feld Quelle die benötigten Listeneinträge jeweils durch Semikolon getrennt einzutragen. Fieting, Olaf 7 von , 15:00

8 2.3.2 Auswahllisten über einen Tabellenbereich festlegen Sollten sich die Listen ständig oder periodisch ändern, sollte ein Tabellenbereich mit den entsprechenden Listeneinträgen festgelegt werden, auf den dann mit der Gültigkeitsprüfung zugegriffen wird Definition über einen Tabellenbereich des aktuellen Tabellenblattes Dazu wird in das Feld Quelle der entsprechende Tabellenbereich des aktuellen Tabellenblattes eingegeben oder durch Mausaktionen eingetragen. Beispiel: Anhand einer Tariftabelle von Stromtarifen soll eine Berechnung der jährlichen Stromkosten vorgenommen werden. Im Berechnungsteil soll auf diese Tabelle mittels der VERWEIS--Funktion zugegriffen werden. Das bedeutet, dass in der Zelle A12 der Tarif eingetragen werden muss. Sollte der Tarif aber falsch angegeben werden, werden die Werte für den Grundtarif und die Kosten für die kwh nicht richtig übernommen. Beim Einsatz der Gültigkeitseinschränkung mittels Liste wird genau auf die Aufzählung der Tarifliste zugegriffen und diese als Drop-Down-Feld dargestellt. Auf diese Weise werden Fehleintragungen und damit fehlerhafte Berechnungen vermieden. Fieting, Olaf 8 von , 15:00

9 Weiterhin ist möglich anstelle von Zellbezügen auch einen Namen anzugeben, der den Tabellenbereich (z.b. über Einfügen Namen) zugeordnet wurde Definition über einen Tabellenbereich eines anderen Tabellenblattes Excel erteilt bei der Gültigkeitseinschränkung keinen Zugriff auf andere Tabellenblätter mithilfe eines Blattnamens und entsprechender Zellbezüge. Die einzige Möglichkeit des Zugriffs existiert unter Verwendung von Namen, die einzelnen Zellen oder auch ganzen Zellbereichen zugewiesen wurden (siehe ). Das ist deshalb möglich, da vergebene Namen für die gesamte Arbeitsmappe gültig sind. 3 Gültigkeitseinschränkungen unter Einsatz von Formeln Nicht immer reicht eine einfache Gültigkeitsprüfung aus, um alle zu berücksichtigenden Probleme abzublocken. Das tritt vor allem bei der Prüfung zweier jeweils von einander abhängiger Zellen auf. Beispiel: Hier soll auf das schon erwähnte Beispiel der Betriebskostenüberwachung zurückgegriffen werden. Es soll die Überwachung von Stromkosten, Heizungskosten, Wasser- und Abwasserkosten vorgenommen werden. Dazu ist es erforderlich, dass Ablesezeitpunkt und Zählerstände in eine Tabelle eingetragen werden. Damit keine Fehler bei der Berechnung auftreten, muss über eine Gültigkeitseinschränkung abgeklärt werden, dass das aktuelle Ablesedatum immer größer als der Beginn der Abrechnungsperiode und der Zählerstand größer oder gleich des Zählerstandes zum Beginn des Abrechnungszeitraumes ist. Ansonsten kommt es zu fehlerhaften Berechnungen. Fieting, Olaf 9 von , 15:00

10 Weiterhin soll aus den vorliegenden Angaben eine Hochrechnung der Kosten auf den gesamten Abrechnungszeitraum erfolgen, um den ungefähren Wert der Nachzahlung bzw. Erstattung zu ermitteln. Dabei kommt es darauf an, dass das Enddatum immer größer oder gleich als das aktuelle Ablesedatum, aber auch gleichzeitig größer oder gleich als das Anfangsdatum sein muss. Das bedeutet, dass zwei Zellen gleichzeitig überprüft werden müssen. Dieses Problem kann mittels der Funktion MAX gelöst werden. In diesem Beispiel bedeutet das, dass ein Datum in die zu prüfende Zelle (D8) eingegeben werden muss, das größer oder auch gleich der Datumsangaben in den Zellen D6 und D4 ist. Auch hier gilt natürlich, dass der Zugriff auf andere Tabellenblätter nur über die Nutzung vergebener Namen erfolgen kann. 4 Festlegen einer Eingabemeldung Das Definieren von Eingabemeldungen dient zur Unterstützung des Benutzers des Tabellenblattes. Wenn die entsprechende Zelle ausgewählt wurde, erscheint, wenn die Option Eingabemeldung anzeigen, wenn die Zelle ausgewählt wird aktiviert ist, erscheint ein entsprechendes Informationsfeld. In diesem Feld erscheint ein selbst definierter Titel der Meldung und ein konkreter Text, der dem Nutzer Hinweise zur Eingabe gibt. Zum Festlegen von Eingabemeldungen ist in folgenden Schritten vorzugehen: Auswählen/Markieren der entsprechenden Zellen; Aufrufen des Menüs Daten Gültigkeit Auswahl des Registers Eingabemeldung Festlegen eines benutzerdefinierten Titels und eines eigenen Textes Bestätigen der Festlegungen mit OK Fieting, Olaf 10 von , 15:00

11 5 Definieren von Fehlermeldungen Sollte eine ungültige Eingabe vorgenommen worden sein, kann eine Fehlermeldung als Hinweis für den aufgetretenen Fehler angezeigt werden. Außerdem kann die Reaktion auf diesen Fehler definiert werden. Dazu muss jedoch die Option Fehlermeldung anzeigen, aktiviert sein. Zum Festlegen von Fehlermeldungen ist in folgenden Schritten vorzugehen: Auswählen/Markieren der entsprechenden Zellen; Aufrufen des Menüs Daten Gültigkeit ; Auswahl des Registers Fehlermeldung ; Festlegen eines benutzerdefinierten Titels und eines eigenen Textes; Auswahl der Reaktion auf einen Fehler (Anklicken des Drop-Down-Feldes Stil ). Es können drei Varianten der Reaktion festgelegt werden. Die erste und härteste Restriktion besteht in der Option Stop, gefolgt von den Optionen Warnung und Information. Fieting, Olaf 11 von , 15:00

12 Bestätigen der Festlegungen mit OK Das oben dargestellte Dialogfeld erscheint, wenn keine eigene Fehlermeldung festgelegt wurde. Besser ist es jedoch, dem Benutzer benutzerdefinierte Meldungen anzubieten. Im dargestellten Dialogfeld ist der Reaktionstyp Stop dargestellt. Beim Anklicken der Schaltfläche Wiederholen wird in die Zelle zurückgekehrt und eine erneute Möglichkeit zur Eingabe angeboten. Bei Auswahl der Schaltfläche Abbrechen wird der Vorgang beendet und der bis dahin vorhandene Wert der Zelle bleibt erhalten. Die zweite Fehlermeldung Warnung bietet drei Möglichkeiten zur Reaktion. Bei Auswahl der Schaltfläche Ja wird fortgesetzt und der eingegebene Wert, auch wenn er ungültig ist, wird in die Zelle übernommen. Bei Beantwortung der gestellten Frage mit Nein wird die Möglichkeit zur Wiederholung der Eingabe angeboten. Und im dritten Fall Abbrechen wird der Vorgang beendet und der bis dahin vorhandene Wert der Zelle bleibt auch hier erhalten. Bei der Fehlermeldung Information wird entweder bei Ja der eingegebene Wert akzeptiert oder bei Nein verworfen, wobei der bereits in der Zelle enthaltene Wert beibehalten wird. Fieting, Olaf 12 von , 15:00