Kreditmanager 1.9. Benutzerhandbuch 1. Verwaltungsdirektion Finanzabteilung

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1 Verwaltungsdirektion Finanzabteilung Kreditmanager 1.9 Benutzerhandbuch 1 1 Ausgabe 20. August 2015 L:\FIN\10 Handbücher\Benutzerhandbuch Kreditmanager Version 1.9_ docx

2 Kreditmanager Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Zur Dokumentation Definition Kreditmanager Die Kreditarten Die Allgemeinen Konti Der Betriebskredit Der Drittmittelkredit Benötigte Fachrollen Systemzugang und Benutzerverwaltung Benutzeroberfläche Programmstart und Funktionen Zugang ausserhalb des Uninetz Passwort Auswahlmaske Kreditmanager Institution auswählen und Planjahr wechseln Krediteröffnung / Aktivität durch die Finanzabteilung Betriebskredit eröffnen Kreditzuteilung Betriebskredit zuteilen Betriebskredit von der Universität auf die Fakultäten zuteilen Betriebskredit von der Fakultät auf die Institute zuteilen (durch den Finanzchef der Fakultät) Betriebskredit vom Institut auf die Abteilungen zuteilen (durch Institutsdirektor oder Berechtigte) Betriebskredit von der Abteilung auf das Betriebskredit-Objekt zuteilen (i.d.r. durch die Sachbearbeitenden) Betriebskreditzuteilung auswerten / Reports Report Betriebskreditzuteilung Budgetierung Budgetierung Betriebskredit Budgetierung Betriebskredit für zu aktivierende An-schaffungen Korrektur nach erfolgter Budgetierung Budgetierung auswerten / Reports Seite 2 von 85

3 Kreditmanager Inhaltsverzeichnis 6 Umbuchung / Budgetmutation Grundsätzliches Umbuchung vornehmen Definition der diversen Buchungs-Stati Umbuchung aus zwei oder mehr Sachkonten Umbuchung akzeptieren (durch den Empfänger) Umbuchungen auswerten / Reports Kreditsaldo bewirtschaften Übertragen des Freibetrages I auf das Folgejahr (Aktivität durch die Finanzabteilung) Einstiegsmaske auf Stufe Universität Neuberechnen und Stornieren des Kreditsaldos (Aktivität durch die Finanzabteilung) Neuberechnen des Kreditsaldos Stornieren des Kreditsaldos Übertragen (Umbuchen) des Kreditsaldos von einem Betriebskredit zu einem anderen Kreditsaldoübertragung vornehmen Kreditsaldoübertragung akzeptieren Kreditsaldo auswerten / Reports Investitionsantrag erstellen Grundsätzliches Stati und Berechtigungen Investitionsantrag erstellen (Aktivität auf Stufe Abt.) Einstiegsmaske Auswahl- resp. Einstiegsmaske Erstes Erfassungsbild: Allgem. Angaben Zweites Erfassungsbild: Finanzierung Investitionsantrag speichern (Aktivität auf Stufe Abt.) Antrag abbrechen, Löschen und Navigieren innerhalb des Antrages Investitionsantrag freigeben / Aktivität auf Stufe Abt Weitere Aktivitäten auf Stufe Abteilung (z.b. Löschen, Laufzeit schieben) Mögliche Aktivitäten auf Stufe Institut und Departement Investitionsantrag bewilligen / Aktivität auf Stufe Fakultät Investitionsantrag zurückweisen / Aktivität auf Stufe Fakultät Investitionsantrag ablehnen / Aktivität auf Stufe Fakultät Investitionsantrag um ein Jahr verschieben / Aktivität auf Stufe Fakultät Investitionsantrag stornieren / Aktivität durch die Finanzabteilung Seite 3 von 85

4 Kreditmanager Inhaltsverzeichnis 9 Investitionsanträge auswerten (Reports) Investitionsanträge auswerten Investitionsplanung auswerten Investitionsanträge als Excel-Liste Freigabesteuerung (nur durch die Finanzabteilung) Übersicht Funktionen / Berechtigungen Stichwortverzeichnis Dokument-Protokoll Seite 4 von 85

5 Kreditmanager Einführung 1 Einführung 1.1 Zur Dokumentation Zahlenbeispiele Bei den dargestellten Kreditmanager-Auszügen handelt es sich um fiktive Zahlen aus der Schulungs- oder Praxistestumgebung. Schreibform Zur besseren Lesbarkeit wird die männliche Form für beide Geschlechter verwendet. 1.2 Definition Kreditmanager Im Rahmen von FIS2000 (FIS=Finanzinformationssystem, in welchem die Kosten-, Leistungs- und Erlösrechnung geführt wird) hat die Universität 2005 eine Finanzanwendung für alle Institutionen der Universität entwickelt, den Kreditmanager. Diese Anwendung dient der Kreditverteilung, Budgetierung, Umbuchung von Budgetkrediten, Übertragen von Kreditsaldi sowie der Eröffnung und Bewilligung von Investitionsanträgen. 1.3 Die Kreditarten Die Universität Bern kennt folgende verschiedene Finanzquellen: Die Allgemeinen Konti Die Allgemeinen Konti werden zentral von der Finanzabteilung budgetiert und sind nicht Bestandteil des Kreditmanagers resp. des Betriebskredites. Unter den Allgemeinen Konti werden vorwiegend die Gehälter und Sozialleistungen sowie Betriebsbeiträge verbucht. Demzufolge wird nicht weiter auf diese Konti eingegangen Der Betriebskredit Ist zur Deckung der laufenden Kosten bzw. für den Unterhalt des Betriebes vorgesehen. Aufgrund des Entscheides der Finanz- und Planungskommission wird zu Beginn des Budgetprozesses der Gesamt-Betriebskredit für die Universität durch die Finanzabteilung eröffnet und den Fakultäten zugeteilt. Der Betriebskredit wird vom Finanzchef der Fakultät auf die einzelnen Institute / Departemente oder Kliniken verteilt. Dort erfolgt eine Weiterverteilung an die Abteilungen. Diese nehmen den Betriebskredit in Empfang und budgetieren die Sachkonten. Durch Umbuchungen können Beträge auf den Betriebskredit einer anderen Abteilung weitergegeben werden. Im Betriebskredit sind per 2013 auch neu die Investitionsmittel enthalten Der Drittmittelkredit Eine weitere Geldquelle sind die Drittmittelkredite. Diese können ebenfalls im Kreditmanager budgetiert werden. Da diese Funktion ausschliesslich durch die SachbearbeiterInnen der Finanzabteilung wahrgenommen wird, ist dieses Thema nicht Bestandteil dieses Handbuches. Seite 5 von 85

6 Kreditmanager Einführung 1.4 Benötigte Fachrollen Im Kreditmanager werden die Fachrollen entsprechend der Führungsverantwortung zwei Berechtigungsrollen Kreditmanager I und Kreditmanager II zugewiesen: Fachrolle Kreditmanager I Alle USER Kreditmanager II Nur Finanzchefs resp. Delegierte der Fakultäten Betriebskredit verteilen X Betriebskredit budgetieren X Kreditsaldo übertragen X Investitionsantrag erfassen X Reports aufrufen X X Investitionsantrag bewilligen X Die Berechtigungen gelten für die Stufe der beantragten Institution und für alle Unterstellten. 1.5 Systemzugang und Benutzerverwaltung Die Applikation Kreditmanager ist ein Modul des kantonalen Finanzinformationssystem FIS2000. Für die Benutzer der Institute und Abteilungen beantragen die Geschäftsführenden Direktoren und Direktorinnen einen Zugang FIS2000 / Kreditmanager. Das entsprechende Formular kann bei der Finanzabteilung, Systembetreuung (finanzsysteme@fin.unibe.ch) verlangt werden. Gestützt auf den Antrag werden die Berechtigungen eingerichtet und bei Bedarf der Benutzername (UserID) und das sechs- bis achtstellige Kennwort zugewiesen. Der Zugang zum Kreditmanager erfolgt im Netzwerk der Kantonalen Verwaltung (BEWAN). Aus Gründen der Datensicherheit muss der Datenaustausch verschlüsselt erfolgen. Im Gegensatz zu früheren Jahren muss zur Dateneingabe der Zugang ins Intranet nicht mehr durch die Installation des VPN-Client hergestellt werden. Es muss keine zusätzliche Software installiert werden. Seite 6 von 85

7 Kreditmanager Benutzeroberfläche 2 Benutzeroberfläche 2.1 Programmstart und Funktionen Einstieg in den Kreditmanager über Applikationen Kreditmanager*oder mittels Direktlink Einstieg über Durch den Aufruf des Links bzw. durch Anwählen der Applikation Kreditmanager gelangen Sie direkt zu folgender Anmeldemaske (bei diesem Beispiel ist die korrekte Domäne infra.be.ch mit der Benutzer-ID mxxx bereits voreingestellt). Somit ist nur noch das Kennwort einzugeben. Seite 7 von 85

8 Kreditmanager Benutzeroberfläche mgav@infra.be.ch Sofern die untenstehende Maske erscheint, muss auf Anderes Konto verwende n gewechselt werden. mgav@infra.be.ch Beim Login ist zusätzlich die Domäne infra.be.ch anzugeben (Benutzername: MXXX@infra.be.ch). Es wird nicht empfohlen, die Anmeldung zu speichern. mgav@infra.be.ch mgav@infra.be.ch MXXX ist der durch die Berechtigungsstelle vergebene vierstellige Benutzername. Das Passwort erhalten Sie bei der Berechtigungsanmeldung und müssen es dann jeden Monat ändern. Seite 8 von 85

9 Kreditmanager Benutzeroberfläche Zugang ausserhalb des Uninetz Wenn Sie sich ausserhalb des Uni-Netzes befindet (Inselspital, von zu Hause, ), müssen Sie für den Zugriff auf die Applikationen vorgängig eine VPN-Verbindung (Cisco AnyConnect) aufbauen. Sie finden die Anleitung unter folgendem Link: ZugangApplikationenausserhalbUninetz.pdf Passwort Haben Sie Fragen zum Passwort oder möchten dieses ändern so klicken Sie folgenden Link: oder gehen Sie über das Intranet der Finanzabteilung rechtes Kästchen Finanzabteilung intern Finanzapplikationen Passwortänderung: Dann kommen Sie zu der Maske rechts und geben Ihr Benutzername (nur MMMM), das alte Passwort und zweimal das Neue Passwort ein und bestätigen mit OK. Ein Passwort hat eine Gültigkeit von 30 Tagen. Ist das Passwort abgelaufen, können Sie sich nicht mehr bei der FIS-Applikation anmelden. Seite 9 von 85

10 Kreditmanager Benutzeroberfläche Bitte beachten Sie folgende Kennwortrichtlinien: Passwortlänge: Die erforderliche, minimale Länge des Kennwortes beträgt 8 Zeichen Komplexität: Das Kennwort muss mindestens drei der folgenden vier Kategorien erfüllen: Grosse Buchstaben (A-Z) Kleine Buchstaben (a-z) Zahlen (0-9) Sonderzeichen, z.b.!, %, ), ( Nachdem Sie Ihr Passwort erfolgreich erneuert haben, können Sie die Webseite schliessen und sich danach mit dem neuen Passwort im Kreditmanager authentifizieren. Bitte beachten Sie, dass bei einer dreimaligen Falscheingabe des Kennwortes Ihr Account gesperrt wird. In diesem Fall können Sie es auch nicht mehr selbständig ändern. Bitte wenden Sie sich vertrauensvoll per Mail an finanzsysteme@fin.unibe.ch Technische Vorraussetzung Es werden folgende Browser-Versionen vorausgesetzt: Internetexplorer ab Version 9 oder Mozilla Firefox ESR ab Version 38.0 (ESR: Businessversion von Firefox). Altere Browser-Versionen oder auch andere Browser können funktionieren, aber die Finanzabteilung kann dafür keine Hilfe/ Support anbieten Passwortwechsel Durch den Passwortmanager kann das Passwort selbstständig unter folgendem Link gewechselt werden. Die Website und der Browser muss nach dem Wechsel zuerst komplett geschlossen werden bevor das neue Passwort übernommen wird. Passwörter sollten nie gespeichert werden. Seite 10 von 85

11 Kreditmanager Benutzeroberfläche 2.2 Auswahlmaske Kreditmanager Anzeige gewählte Institution Abrufen der Online-Hilfe Funktion Kreditmanager Beenden Auswahl Funktion Anzeige Version Kreditmanager Datum und Uhrzeit Folgende Schaltflächen / Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung: Wählen Sie die Institution aus, mit der Sie arbeiten wollen. Kontrollieren Sie die angewählte Institution anhand der erscheinenden Angabe Hier bestätigen Sie Betriebskredite, die vom übergeordneten Funktionsbereich zugeteilt wurden und verteilen diese auf untergeordnete Funktionseinheiten weiter. Hier wird der Freibetrag I auf das neue Jahr übertragen und als Kreditsaldo ausgewiesen. Zudem kann der Kreditsaldo auf einen anderen Betriebskredit übertragen werden. Hier wird die Budgetierung auf die einzelnen Sachkonti vorgenommen (z.b. CHF auf das Sachkonto ). Hier wird der Investitionsantrag erstellt und dieser bewilligt / abgelehnt / zurückgewiesen oder storniert (je nach Berechtigung). Hier buchen Sie Betriebskredite auf der gleichen (untersten) Hierarchieebene, von Abteilung zu Abteilung, um (Budgetmutationen). Seite 11 von 85

12 Kreditmanager Benutzeroberfläche Hilfe: Online-Hilfe Info: zur Programmversion, aktuellem Benutzer etc. Aktualisieren: Aktualisiert die Ansicht Logout: Bei Verlassen der Applikation hier abmelden. 2.3 Institution auswählen und Planjahr wechseln Um im Kreditmanager Kreditzuteilungen, Kreditsaldoübertragungen, Budgetierungen, Umbuchungen vornehmen, Investitionsanträge erstellen oder Reports generieren zu können, müssen Sie als erstes definieren, für welche Abteilung, welches Institut, welche Fakultät sowie für welches Planjahr Sie eine Eingabe vornehmen wollen. Klicken Sie oben links auf Wählen Sie das Planjahr aus und klicken Sie auf die gewünschte Fakultät. Diese wird dann gelb hinterlegt. Bestätigen mit OK. Seite 12 von 85

13 Kreditmanager Benutzeroberfläche Wenn Sie nicht eine Fakultät auswählen wollen, sondern ein Institut oder eine Abteilung, klicken Sie auf das + neben der Fakultät bis Sie die gewünschte Ebene erreicht haben. Die gewünschte Institution anklicken damit sie gelb unterlegt wird und mit OK bestätigen. Sofern Sie z.b. direkt zu einer Abteilung wechseln wollen und diese Nummer kennen, können Sie bei der Suche die Hierarchische Nummer anwählen und die Abteilungsnummer resp. die Funktionsbereichs-Nummer eingeben (ohne Punkt möglich). Wichtig: Es werden nur Institutionen schwarz angezeigt, für die Sie eine Berechtigung haben. Alle anderen erscheinen grau. Institutionen, für die Sie nicht berechtigt sind, lassen sich nicht auswählen. Institution wechseln Egal in welcher Institution Sie sich befinden, über die Funktion Institution wechseln gelangen Sie wiederum in den Hierarchiebaum und können eine andere Institution anwählen. Seite 13 von 85

14 Kreditmanager Krediteröffnung / Aktivität durch die Finanzabteilung 3 Krediteröffnung / Aktivität durch die Finanzabteilung Diese Funktion wird durch die Finanzabteilung zur Eröffnung der Betriebskredite (inkl. Investitionsmittel) durchgeführt und steht nur auf der Stufe Universität zur Verfügung. Klicken Sie auf Universität und wenn das Wort gelb hinterlegt ist, klicken Sie auf OK Betriebskredit eröffnen 2) Anschliessend auf Betriebskredit eröffnen 1) Klicken Sie auf Krediteröffnung. Seite 14 von 85

15 Kreditmanager Krediteröffnung / Aktivität durch die Finanzabteilung Klicken Sie auf Neuen Betriebskredit erfassen. Geben Sie eine Bezeichnung ein, z.b. BK pro 2007 Geben Sie den Betrag ohne Zeichen wie Komma, Punkte ein Geben Sie eine Kurzbeschreibung ein, wie z.b. gemäss Fipla-Beschluss vom Seite 15 von 85

16 Kreditmanager Kreditzuteilung 4 Kreditzuteilung 4.1 Betriebskredit zuteilen Im Budgetierungs-Prozess werden jeweils Mitte Jahr die Betriebskredite durch die Finanzabteilung auf die Fakultäten verteilt. Der Finanzchef der Fakultät verteilt das Budget auf die einzelnen Institutionen (Institute, Departemente oder Kliniken). Von dort erfolgt eine Weiterverteilung an die Abteilungen. Diese budgetieren ihren Betriebskredit auf die Sachkonten (Detailbudget). Wichtig: Egal auf welcher Stufe (Fakultät, Institut, Abteilung) Sie einsteigen, es werden immer die gleichen Vorgehensschritte bei der Zuteilung im Kreditmanager verlangt. Finanzabteilung - Planung - Budgetierung - Kreditmanager Budgetierung Betriebskredit Top-down Prozess Finanzabteilung Fakultät Departement, Institut, Klinik Abteilung 1 Zuteilen Betriebskredit 2 Informieren über Budgetprozess Zuteilen Zuteilen Erstellen Betriebskredit Betriebskredit Detailbudget 6 Freigeben Detailbudget L:\PROJEKTE\StUB\Schulung\061213, Schulung Planung - Budgetierung.ppt 12 Seite 16 von 85

17 Kreditmanager Kreditzuteilung Betriebskredit von der Universität auf die Fakultäten zuteilen Zuteilung von Stufe Universität auf Stufe Fakultät erfolgt durch die Finanzabteilung 2) Auf Betriebskredit zuteilen klicken 1) auf Kreditzuteilung klicken Info: ab 2013 werden keine Investitionskredite zugeteilt IK-Abfragen bleiben bis und mit dem Jahr 2012 möglich Verteilung des Betriebskredites auf die Fakultäten. Der Restbetrag muss zu Kontrollzwecken immer 0.00 sein. Anschliessend auf Speichern und zuletzt auf Abschliessen klicken. Seite 17 von 85

18 Kreditmanager Kreditzuteilung Betriebskredit von der Fakultät auf die Institute zuteilen (durch den Finanzchef der Fakultät) Bevor die von der Universität zugeteilte Summe auf die Institute zugeteilt werden kann, muss die Fakultät den erhaltenen Betrag bestätigen. Für die Bestätigung die Stufe Fakultät auswählen und auf das untenstehende Zeichen klicken. Bevor die Zuteilung definitiv ist, erscheint noch eine Bestätigung. Nach dieser Bestätigung erscheint die Summe in grün und die Verteilung kann vorgenommen werden. Seite 18 von 85

19 Kreditmanager Kreditzuteilung Für die Zuteilung unten links auf Bearbeiten klicken; erst dann können in die Spalte Zuteilen Beträge eingegeben werden. Die Eingabe kann erst abgeschlossen werden, wenn die gesamte Zuteilung erfolgt ist, d.h. der Restbetrag Null ist. Seite 19 von 85

20 Kreditmanager Kreditzuteilung Klicken Sie nach der Zuteilung zuerst auf Aktualisieren, dann auf Speichern und zuletzt auf "Abschliessen" Betriebskredit vom Institut auf die Abteilungen zuteilen (durch Institutsdirektor oder Berechtigte) Bevor die vom Institut zugeteilte Summe auf die Abteilungen zugeteilt werden kann, muss das Institut den erhaltenen Betrag bestätigen. Für die Bestätigung die Stufe Institut auswählen und auf das untenstehende Zeichen klicken. Bevor die Zuteilung definitiv ist, erscheint noch eine Bestätigung. Nach dieser Bestätigung erscheint die Summe in grün und die Verteilung kann vorgenommen werden Seite 20 von 85

21 Kreditmanager Kreditzuteilung Für die Zuteilung unten links auf Bearbeiten klicken; erst dann können in die Spalte Zuteilen Beträge eingegeben werden. Klicken Sie nach der Zuteilung zuerst auf Aktualisieren, dann auf Speichern und zuletzt auf "Abschliessen". Seite 21 von 85

22 Kreditmanager Kreditzuteilung Betriebskredit von der Abteilung auf das Betriebskredit-Objekt zuteilen (i.d.r. durch die Sachbearbeitenden) Da Abteilungen mehrere Betriebskredite verwalten können (sog. Unterbetriebskredite) ist dieser letzte Zuteilungsschritt notwendig. Bevor die von der Abteilung zugeteilte Summe auf den oder die Betriebskredit-Objekte zugeteilt werden kann, muss die Abteilung den erhaltenen Betrag bestätigen. Für die Bestätigung die Stufe Abteilung auswählen und auf das untenstehende Zeichen klicken. Bevor die Zuteilung definitiv ist, erscheint noch eine Bestätigung. Nachdem Zuteilung bestätigen angeklickt worden ist, erscheint die Summe grün und die Verteilung kann vorgenommen werden Seite 22 von 85

23 Kreditmanager Kreditzuteilung Für die Zuteilung unten links auf Bearbeiten klicken; erst dann können in die Spalte Zuteilen Beträge eingegeben werden. Achtung: Bevor der Kredit nicht in der Spalte Zuteilen eingegeben worden ist, kann nicht auf die Sachkonten budgetiert werden. In unserem oben aufgeführten Beispiel gibt es nur einen Betriebskredit (960.13). Hier wird die ganze Summe einem einzigen Betriebskredit zugeteilt Klicken Sie nach der Zuteilung zuerst auf Aktualisieren, dann auf Speichern und zuletzt auf "Abschliessen". Seite 23 von 85

24 Kreditmanager Kreditzuteilung Es kann vorkommen, dass eine Abteilung mehrere Betriebskredite hat. Hier wird die Gesamtsumme zuerst den diversen Betriebskrediten zugeteilt. Danach "Speichern und Abschliessen. Nun ist die Zuteilung bis auf Stufe Abteilung abgeschlossen und es kann mit der Budgetierung auf die Sachkonti begonnen werden. Das Vorgehen ist in Kapitel 5 beschrieben. Seite 24 von 85

25 Kreditmanager Kreditzuteilung 4.2 Betriebskreditzuteilung auswerten / Reports Report Betriebskreditzuteilung Die Kreditzuteilung ist auswertbar. Auf jeder Hierarchiestufe (Universität, Fakultät, Institut/Departement, Abteilung) kann ein entsprechender Zuteilungsreport aufgerufen werden. Dies ermöglicht eine einfache Kontrolle über den Stand der Zuteilung (hier auf Stufe Institut): Untenstehend ein mögliches Abfragebeispiel Und hier ist das Resultat: Restbetrag=0 bedeutet, dass alles verteilt wurde abg.= ja = die Zuteilung ist abgeschlossen best.= ja = vom Empfänger bestätigt Standardmässig steht bei der Bestätigung nein, wenn keine Zuteilung erfolgt ist; also eine Abteilung keinen Betriebskredit zugesprochen erhält. Seite 25 von 85

26 Kreditmanager Budgetierung 5 Budgetierung Wenn die Kreditzuteilung bis auf die unterste Stufe (z.b. Abteilung) abgeschlossen ist, gehen Sie im Einstiegsbild auf Budgetierung. Unter Institution wechseln steigen Sie in die Abteilung ein; nur dort können die Budgets auf die Sachkonten verteilt werden. 5.1 Budgetierung Betriebskredit Anzeige Abteilung 1) Klicken Sie auf die orange Funktion Budgetierung 2) Anschliessend wählen Sie die Funktion Betriebskredit budgetieren. Seite 26 von 85

27 Kreditmanager Budgetierung Auf diesem Bild sehen Sie den Gesamtbetrag (= zugeteilter Betrag) des Betriebskredites, der jetzt auf die Sachkonten verteilt werden muss. Die Funktion Budgetierung abgeschlossen = nein bedeutet, dass der Gesamtbetrag noch nicht auf die einzelnen Sachkonten verteilt ist. Wie viel noch nicht verteilt ist, zeigt der Restbetrag an. Hier anklicken, damit untenstehendes Feld aufgeht Auf Bearbeiten klicken, um zur Kontenauswahl zu gelangen Klicken Sie auf das Symbol Feldstecher, damit alle Sachkonten zur Auswahl erscheinen. Seite 27 von 85

28 Kreditmanager Budgetierung Es wird eine Liste mit allen Sachkonten angezeigt, damit die gewünschten Konten mit dem Häkchen angewählt werden können. Sind alle gewünschten Konten angeklickt, kommen Sie mit Übernehmen weiter. FIN-Interne Information zur Pflege der Kontenauswahl: Bei der Eröffnung von neuen Sachkonten im Kontenrahmen SUK ist zusätzlich der Verantwortliche vom Kreditmanager per Mail zu informieren, dieser entscheidet ob die Inova (Tom Eugster) per Mail zu informieren ist, da die neuen Konten allenfalls in die Umgebung vom Kreditmanager eingefügt werden müssen. Begründung: In diesem Tool ist nur eine spezifische Auswahl von Sachkonten als Tabelle hinterlegt. Die ausgewählten Konten sind übernommen; jetzt müssen sie noch in der Spalte Zuteilung mit einem Betrag versehen werden. Seite 28 von 85

29 Kreditmanager Budgetierung Zwischen den einzelnen Arbeitsschritten können Sie Speichern, wenn Sie z.b. in Ihrer Eingabe unterbrochen werden. Die bereits eingegeben Werte bleiben erhalten. Wenn Sie den gesamten Betrag verteilt haben und der Restbetrag Null ist, können Sie auf Speichern klicken. Zuletzt auf Buchen klicken, um die Budgetierung abzuschliessen. Seite 29 von 85

30 Kreditmanager Budgetierung 5.2 Budgetierung Betriebskredit für zu aktivierende Anschaffungen Grundsätzlich wird eine Anschaffung (Maschine, Gerät, Hardware, Software) mit einem Wert über CHF aktiviert. Wenn nun eine Institution eine solche Anschaffung plant, empfiehlt die Finanzabteilung das entsprechende Budget auf das zutreffende Sachkonto zu budgetieren (SOLL / IST Vergleich wird vereinfacht). 5.3 Korrektur nach erfolgter Budgetierung Das Budget kann solange verändert werden, bis es eingefroren wird bzw. nur noch der Info-Modus angezeigt wird. Für eine Veränderung des Budgets gehen Sie gleich vor, wie beim ursprünglichen Budgetieren. Da Sie jedoch bereits die Budgetzahlen erfasst haben, kann eine weitere Budgetzuweisung die Fehlermeldung Achtung: Überbuchung auslösen. Damit der Restbetrag in der Budgetierung wieder auf Null aufgeht, müssen Sie in den Sachkonten entsprechende Anpassungen vornehmen (das Minuszeichen eingeben dort wo ein Betrag vermindert werden muss; z.b ). 5.4 Budgetierung auswerten / Reports Die Budgetierung ist auswertbar. Auf jeder Hierarchiestufe (Universität, Fakultät, Institut, Abteilung) kann ein Budgetreport aufgerufen werden. Anklicken Seite 30 von 85

31 Kreditmanager Budgetierung Es gibt zwei Möglichkeiten zur Auswahl: alle Budgets anzeigen oder, falls nach Fehlern gesucht werden möchte, nur die unter- /überbuchten Budgets. Nach Auswahl auf Report generieren klicken. Und hier ist das Resultat: Restbetrag = 0 bedeutet, dass alles verteilt wurde Gebucht = Ja heisst, dass die Budgetierung abgeschlossen ist Seite 31 von 85

32 Kreditmanager Umbuchung / Budgetmutation 6 Umbuchung / Budgetmutation 6.1 Grundsätzliches Auf budgetierten Betriebskrediten können Umbuchungen - nur von den Sachkonten vorgenommen werden, wo genügend Budget vorhanden ist - nur von Stufe Abteilung zu Abteilung gemacht werden - nicht innerhalb derselben Abteilung (z.b. von einem Betriebskredit zu einem Unterbetriebskredit) vorgenommen werden Umbuchungen laufen immer vom Sender zum Empfänger, d.h. Einstieg in die Sender - Abteilung. Der Empfänger muss die Umbuchung akzeptieren, damit der Betrag im Finanzreporting (FIS2000) und in den monatlichen Kreditübersichten erscheint. Auch wenn gemäss Finanzreporting noch genügend Mittel (Freibetrag) vorhanden sind, kann unter Umständen keine Umbuchung vorgenommen werden, weil gemäss Kreditmanager nicht mehr genügend Budget vorhanden ist (z.b. bei einem ausserordentlichen Ertrag welcher nicht budgetiert werden konnte). In diesem Fall wenden Sie sich bitte an die/den für Sie zuständige/n Controller/in. 6.2 Umbuchung vornehmen 1) Abteilung wählen 3) Auf Umbuchen klicken 2) Auf Umbuchung klicken Umbuchungen auswerten ist der Report Wenn Sie Umbuchen gewählt haben, erscheint folgendes Bild Klicken Sie auf Neue Umbuchung erfassen Seite 32 von 85

33 Kreditmanager Umbuchung / Budgetmutation In der linken Laufleiste werden Ihnen die bereits erfassten Umbuchungen in den verschiedenen Stati angezeigt. Wenn Sie eines davon anklicken, erscheinen im rechten Fenster die Detailbuchungen zu den diversen Stati. 6.3 Definition der diversen Buchungs-Stati Ausgehend: Pendent Ausgehend: Weiterleiten Ausgehend: Akzeptiert Ausgehend: Zurückgewiesen Einkommend: Pendent Einkommend: Akzeptiert Sie haben eine Umbuchung erfasst aber noch nicht weitergeleitet. In diesem Status können Sie die Umbuchung noch ändern oder löschen. Beim Empfänger erscheint die Umbuchung noch nicht. Sie haben eine Umbuchung erfasst und weitergeleitet. In diesem Status können Sie die Umbuchung nicht mehr bearbeiten. Beim Empfänger erscheint die Umbuchung im Status Einkommend: Pendent. Sie haben eine Umbuchung erfasst und diese wurde durch den Empfänger akzeptiert. Beim Empfänger erscheint die Umbuchung im Status Einkommend: Akzeptiert. Sie haben eine Umbuchung erfasst und diese wurde durch den Empfänger zurückgewiesen. Sie können die Umbuchung nun korrigieren oder löschen. Wenn Sie die Umbuchung korrigieren, erscheint sie wieder in Ausgehend: Pendent. Wenn eine Abteilung z.g. einer anderen Abteilung Geld umgebucht hat, so blinkt bei der begünstigten Abteilung das Kästchen gelb. Klicken Sie dann auf und akzeptieren die Buchung oder weisen sie zurück. Haben Sie die Umbuchung unter Einkommend: Pendent akzeptiert, erscheint die Buchung unter diesem Status. Nachdem Sie neue Umbuchung erfassen angeklickt haben, erscheint dieses Bild Hier erkennen Sie die einzelnen Prozessschritte: im Moment erscheint das zu belastende Objekt. Sie wollen von Ihrem Institut (hier ) Fr 2'000.- umbuchen. Klicken Sie auf das Kästchen Dies ist das verfügbare Budget. Seite 33 von 85

34 Kreditmanager Umbuchung / Budgetmutation Sie können nur über das verfügbare Budget Umbuchungen vornehmen. Wenn das verfügbare Budget negativ oder gleich Null ist, können Sie das Kästchen neben Ihrem Institut nicht anwählen. Sie haben das Häkchen gesetzt und erhalten nun grünes Licht zur Weiterführung der Umbuchung. Auf Weiter klicken. Wird das gewählte Konto nicht überschritten, leuchtet die Funktion Betrag grün und der Prozessschritt kann abgeschlossen werden. Seite 34 von 85

35 Kreditmanager Umbuchung / Budgetmutation Sobald ein Sachkonto überzogen wird, leuchtet der zweite Prozessschritt Betrag rot auf. Es können nur Beträge von Sachkonten umgebucht werden, die über einen positiven Saldo verfügen. Das System lässt bei einem überschrittenen Betriebskredit keine weiteren Prozessschritte zu. Eine Umbuchung ist also nicht möglich. Geben Sie bei der Funktion Umbuchen nur Zahlen ohne Vorzeichen und Apostroph ein: Z.B (für Fr. 20'000.-). Es können auch Rappenbeträge umgebucht werden, wo dies nötig ist. Nachdem Sie nun einen andern Betrag eingegeben oder ein anderes Konto bestimmt haben, können Sie auf Akt. (Aktualisieren) klicken. Seite 35 von 85

36 Kreditmanager Umbuchung / Budgetmutation Mit Weiter erhalten Sie diese Auswahlmaske, um den Empfänger anzuwählen Einstieg über die Fakultät, klicken Sie auf das +, um eine Stufe tiefer zu gelangen Mit dem - gelangen Sie jeweils um eine Stufe zurück. Auf Stufe Institut wiederum auf + klicken, um zu der Empfänger-Abteilung (Zielobjekt) zu gelangen. Seite 36 von 85

37 Kreditmanager Umbuchung / Budgetmutation Die gewünschte Abteilung im weissen Kästchen anklicken, danach auf Weiter um zum Zielobjekt (Betriebskredit) zu gelangen. Das grüne Licht zeigt uns an, dass wir das Zielobjekt angewählt haben. Seite 37 von 85

38 Kreditmanager Umbuchung / Budgetmutation Nebst dem Zielobjekt müssen Sie auch ein Zielkonto (Sachkonto) auswählen Auch hier zeigt uns das grüne Licht, dass wir erfolgreich ein Zielkonto angewählt haben Falls Sie feststellen, dass Sie ein anderes Konto wünschen, können Sie hier klicken. Seite 38 von 85

39 Kreditmanager Umbuchung / Budgetmutation Damit die Buchung nachvollzogen werden kann, empfehlen wir die Eingabe eines Kommentars. Danach auf Speichern klicken. Nun ist die Umbuchung erfasst, jedoch noch nicht weitergeleitet. Damit sie beim Empfänger ankommt, müssen Sie auf das Gutzeichen klicken Es erscheint eine Maske mit den Details zur Umbuchung. Sofern in Ordnung, mit OK bestätigen (Musterbeispiel kein Zusammenhang mit obigem Beispiel) Seite 39 von 85

40 Kreditmanager Umbuchung / Budgetmutation Die Buchung erscheint nun im Status Weitergeleitet und kann von der empfangenden Stelle akzeptiert werden. Weiter beim Punkt 6.5 Umbuchung akzeptieren Seite 40 von 85

41 Kreditmanager Umbuchung / Budgetmutation 6.4 Umbuchung aus zwei oder mehr Sachkonten Falls kein Konto allein genügend Mittel aufweist, können im gleichen Schritt mehrere Konten belastet werden Auf dem Übersichtsbild erscheinen als Quellen die beiden Sachkonten Innerhalb einer Buchung können jedoch nicht mehrere Empfänger angegeben werden. Seite 41 von 85

42 Kreditmanager Umbuchung / Budgetmutation 6.5 Umbuchung akzeptieren (durch den Empfänger) Wenn der Empfänger in die Funktion Umbuchungen einsteigt, findet er dort unter dem Status Einkommend Pendent den Eingang des Umbuchungsbetrags. Das Licht blinkt gelb, d.h. der Empfänger muss dort einsteigen und akzeptieren Öffnen und auf zu können klicken; es erscheint eine weitere Maske um ggf. einen Kommentar erfassen auf OK klicken. Es erscheint folgende Bestätigung: die Umbuchung wurde akzeptiert und der Betrag erscheint im Finanzreporting nach einer Nachtverarbeitung im Budget der Empfänger- Abteilung. Seite 42 von 85

43 Kreditmanager Umbuchung / Budgetmutation Mit dem Symbol kann eine Buchung zurückgewiesen werden (inkl. Kommentar). Diese erscheint anschliessend bei der Abteilung an die die Umbuchung zurückgewiesen wurde im Status Zurückgewiesen. Solange diese Umbuchung in diesem Status bleibt, hat diese bei der zu belastenden und bei der empfangenden Stelle keine Auswirkungen auf das Finanzreporting. 6.6 Umbuchungen auswerten / Reports Aus der Liste der erfassten Umbuchungen können mittels Klick auf dieses Symbol einer einzelnen Umbuchung als PDF eingesehen werden. Details Und hier ist das Resultat Seite 43 von 85

44 Kreditmanager Umbuchung / Budgetmutation Ist ein Auszug von allen Buchungen (z.b. pro Status) gewünscht, so ist die untenstehende Maske die Ausgangsmaske. Die Umbuchungen sind auf Stufe Universität, Fakultät, Institut oder Abteilung auswertbar (entsprechendes Jahr auswählen). Sie müssen entweder Ausgehende Buchungen oder Eingehende Buchungen anklicken, dass alle Buchungen auf einem Report erscheinen, ist nicht möglich. Sie können nach den verschiedenen Stati (Alle, Pendente, Weitergeleitete, Akzeptierte, Zurückgewiesene) wählen. Die Auswertung kann als PDF oder als Excel-File erstellt werden. Seite 44 von 85

45 Kreditmanager Umbuchung / Budgetmutation In diesem Report wurden unter Eingehende Umbuchungen die Auswahl Alle Umbuchungen gewählt. In der rechten Kolonne ist ersichtlich, in welchem Status sich die Umbuchungen befinden: Seite 45 von 85

46 Kreditmanager Kreditsaldo bewirtschaften 7 Kreditsaldo bewirtschaften Unter der Bewirtschaftung des Kreditsaldos wird Folgendes verstanden: Das Übertragen des Freibetrages I (gem. Finanzreporting) eines beliebigen Betriebskredites auf das Folgejahr und dessen Ausweis als Kreditsaldo. Das Neuberechnen und Stornieren des Kreditsaldos Das Übertragen (Umbuchen) des Kreditsaldos von einem Betriebskredit zu einem anderen. Sämtliche im Kreditmanager vorgenommenen obgenannten Buchungen inkl. Kommentar sind gleichentags im Finanzreporting ersichtlich. Das heisst beispielsweise, dass eine Kreditsaldoumbuchung sofort nach dem Akzept nachvollziehbar unter dem entsprechenden Betriebskredit im Finanzreporting eingesehen werden kann. 7.1 Übertragen des Freibetrages I auf das Folgejahr (Aktivität durch die Finanzabteilung) Diese Funktion wird durch die Finanzabteilung für sämtliche Betriebs- und Unterbetriebskredite der Fakultäten und des Zentralbereichs durchgeführt. Im Rahmen des Jahresabschlusses wird der Freibetrag I (Betriebskreditsaldo) des vergangenen Jahres automatisch übertragen und im Folgejahr als Kreditsaldo ausgewiesen. Diese Funktion kann nur auf der Stufe Universität durchgeführt werden; d.h. auf den hierarchisch unterstellten Organisationseinheiten (Fakultät usw.) steht diese Funktion nicht zur Verfügung. Gemäss Art. 8, Abs. 6 des Finanzreglements des Senats vom 11. Dezember 2012 können die Fakultäten und der Zentralbereich im Rahmen der geltenden Regelungen weiterführende Bestimmungen zu Mittelverwendung und Budgeteinhaltung erlassen. Dies bedeutet, dass es in der Kompetenz der Fakultäten liegt, ob der übertragene Kreditsaldo der Institution im Folgejahr vollständig oder nur teilweise zur Verfügung steht Einstiegsmaske auf Stufe Universität Klicken Sie auf Kreditsaldoübertragung Seite 46 von 85

47 Kreditmanager Kreditsaldo bewirtschaften Klicken Sie auf Saldovorträge berechnen und stornieren Für die Berechnung resp. Übertragung der Kreditsaldi muss zwingend das Folgejahr (hier Planjahr 2015) ausgewählt werden. D.h. Sollen die Freibeträge I per auf 2015 übertragen werden, so muss das Jahr 2015 ausgewählt werden. Klicken Sie auf Saldovortrag Jahr / Jahr berechnen Im Kommentarfeld den gewünschten Text eingeben und auf OK klicken. Seite 47 von 85

48 Kreditmanager Kreditsaldo bewirtschaften Die Bestätigung mit dem aktualisierten Datum erscheint in der entsprechenden Buchungsjahrzeile. Nach dem Klick auf Detail erscheinen sämtliche Saldovortrags-Buchungen. 7.2 Neuberechnen und Stornieren des Kreditsaldos (Aktivität durch die Finanzabteilung) Neuberechnen des Kreditsaldos Eine Neuberechnung kann dann nötig sein, wenn im Anschluss an das erstmalige Übertragen des Freibetrages I eine Buchung auf ein Betriebs- oder Unterbetriebskredit des Vorjahres vorgenommen wurde und sich somit der Freibetrag I verändert hat. Empfehlung: Damit eine Neuberechnung nicht nötig ist, muss der Zeitpunkt des erstmaligen Übertragens zwingend mit der Leiterin FIBU abgesprochen werden. Das Neuberechnen kann einerseits für alle Betriebs- und Unterbetriebskredite auf einmal vorgenommen werden oder andererseits für jeden einzelnen Kredit. Untenstehend die Eingabemasken für das Neuberechnen aller Kredite auf einmal: Seite 48 von 85

49 Kreditmanager Kreditsaldo bewirtschaften Klicken Sie auf Neu berechnen des gewünschten Buchungsjahres Im Kommentarfeld den gewünschten Text eingeben und auf OK klicken. Die Bestätigung mit dem aktualisierten Datum erscheint in der entsprechenden Buchungsjahrzeile. Seite 49 von 85

50 Kreditmanager Kreditsaldo bewirtschaften Für das Neuberechnen einzelner Kredite ist das Vorgehen wie folgt: Auf Detail klicken. Beim entsprechenden Kredit auf Neu berechnen klicken. Im Kommentarfeld den gewünschten Text eingeben und auf OK klicken. Seite 50 von 85

51 Kreditmanager Kreditsaldo bewirtschaften In der Übersicht sämtlicher Saldovortrags-Buchungen erscheint die Buchungsbestätigung mit dem neuen Kommentar Stornieren des Kreditsaldos Mit dieser Funktion wird auf der Stufe Universität der Kreditsaldo eliminiert und steht nicht mehr zur Verfügung; d.h. der Kreditsaldo wird auf null gestellt. Diese Funktion wird angewendet wenn nach dem Übertragen des Kreditsaldos aus dem Vorjahr dieser nicht mehr zu Verfügung stehen darf. Es wird immer nur der vollständige Kreditsaldo storniert; d.h. ein Teilstorno ist nicht möglich. Soll nur ein Teilbetrag des Kreditsaldos dem BK-Inhaber zur Verfügung stehen, so muss der überschüssige Teil umgebucht werden (z.b. auf die Fakultätsreserve). Die Storno-Funktion kann nur für den einzelnen Kredit angewendet werden; d.h. Eine Stornierung mehrerer Kreditsaldi auf einmal ist nicht möglich. Untenstehend die Eingabemasken für das Stornieren: Einstieg auf der Stufe Universität und auf Detail klicken. Seite 51 von 85

52 Kreditmanager Kreditsaldo bewirtschaften Beim entsprechenden Kredit auf Stornieren klicken. Eine Stornierung ist nur möglich, wenn der Kreditsaldo nicht CHF 0.00 beträgt. Im Kommentarfeld den gewünschten Text eingeben und auf OK klicken. Seite 52 von 85

53 Kreditmanager Kreditsaldo bewirtschaften In der Übersicht sämtlicher Saldovortrags-Buchungen erscheint unter dem Kredit die Buchungsbestätigung mit dem neuen Kommentar. 7.3 Übertragen (Umbuchen) des Kreditsaldos von einem Betriebskredit zu einem anderen Diese neue Funktion dient der besseren Betriebskreditbewirtschaftung in den Institutionen; d.h. es besteht neu die Möglichkeit, dass die berechtigte Person den Kreditsaldo resp. ein Teilbetrag davon auf den Kreditsaldo eines anderen Betriebskredites umbuchen kann. Die Umbuchung ist sofort nach dem Akzept durch die empfangende Stelle im Finanzreporting ersichtlich. Umbuchungen laufen immer vom Sender zum Empfänger, d.h. Einstieg in die Sender - Abteilung Kreditsaldoübertragung vornehmen Auf Kreditsaldo übertragen klicken. Seite 53 von 85

54 Kreditmanager Kreditsaldo bewirtschaften Die untenstehende Ansicht zeigt den Saldovortrag aus dem alten Jahr, die ausgehenden und einkommenden Kreditsaldobuchungen sowie den aktuellen Kreditsaldo an. In diesem Beispiel kann höchstens ein Betrag von CHF übertragen werden, da nur soviel zur Verfügung steht. Um einen Übertrag zu erfassen auf neuen Kreditsaldoübertrag erfassen klicken Hier sind die notwendigen Eingaben zu erfassen. Bei diesem Beispiel überträgt die Abteilung der Abteilung einen Betrag von CHF Seite 54 von 85

55 Kreditmanager Kreditsaldo bewirtschaften Eingabefelder: Obligatorisches Feld: Hier das aktuelle Tagesdatum einsetzen (tt.mm.jjjj). Obligatorisches Feld: Aussagekräftiger Kommentar; Empfehlung: Zusätzlich die Betriebskredit-Nr. der abgebenden und der empfangenden Abteilung angeben, da diese im Finanzreporting nicht angezeigt wird. Es stehen 250 Zeichen zur Verfügung. Freies Feld: z.b. Abteilungsinterne Nummer. Es stehen 50 Zeichen zur Verfügung. Ist vorgegeben Obligatorisches Feld: Bei mehreren Betriebskrediten erscheint eine Auswahl; ansonsten erscheint nur der einzelne als Vorgabe. Obligatorisches Feld: Mit Klick auf Feldstecher kann der Empfänger ausgewählt werden (Vorgehen zur Auswahl des gesuchten Betriebskredites siehe Ziffer 6.3) Obligatorisches Feld: Wenn der Empfänger nur ein Betriebskredit hat so wird dieser direkt angezeigt; Stehen mehrere Betriebskredite zur Auswahl so erscheinen alle und der gesuchte Betriebskredit kann angeklickt werden. Obligatorisches Feld: Es kann nur ein Betrag bis zum verfügbaren Kreditsaldo übertragen werden. Untenstehend die ausgefüllten Eingabefelder vor dem OK. Seite 55 von 85

56 Kreditmanager Kreditsaldo bewirtschaften Die Übertragung wird als pendente Buchung mit den eingegebenen Daten angezeigt. Zudem wird die Buchung in der Spalte Betrag provisorisch angezeigt, da diese noch den Status Pendent trägt. Ebenfalls werden das Erstellungsdatum und der Benutzer angezeigt. Mit einem Klick auf erscheint wieder die obige Eingabemaske für allfällige Anpassungen. Ist die Buchung in Ordnung so kann diese mit Klick auf freigegeben werden. Dabei erscheinen noch einmal alle Angaben. Die korrekte Buchung mit OK bestätigen. Mit einem Klick auf Abbrechen erscheint wieder die obige Eingabemaske für allfällige Anpassungen. Seite 56 von 85

57 Kreditmanager Kreditsaldo bewirtschaften Nach dem Klick auf OK erscheint die untenstehende Maske. Der Status ist jetzt Freigegeben. Spätestens jetzt ist der Empfänger zu informieren, damit er die Übertragung akzeptieren kann. Mit einem Klick auf erscheint wieder die obige Eingabemaske für allfällige Anpassungen (die Übertragung wird auf den Status Pendent zurückgesetzt) Kreditsaldoübertragung akzeptieren Ansicht bei der empfangenden Stelle (Bsp ). Die untenstehende Maske zeigt die Buchung in der Spalte Betrag provisorisch an, da diese noch den Status Pendent trägt. Seite 57 von 85

58 Kreditmanager Kreditsaldo bewirtschaften Mit einem Klick auf erscheinen noch einmal alle Angaben. Die korrekte Buchung mit OK bestätigen. Damit ist diese Übertragung definitiv und erscheint im Finanzreporting. Mit einem Klick auf Abbrechen erscheint wieder die obige Eingabemaske für allfällige Anpassungen. Eine Korrektur dieser Buchung ist jetzt nur noch möglich, wenn der Absender die freigegebene Buchung auf den Status Pendent zurücknimmt. Eine Rückweisung durch den Empfänger - wie dies bei einer Budgetmutation möglich ist ist hier nicht vorgesehen. Untenstehend die Übersichtsmaske beim Empfänger. Der Buchungsstatus ist Akzeptiert und der Betrag erscheint in der Spalte Betrag definitiv. Seite 58 von 85

59 Kreditmanager Kreditsaldo bewirtschaften Untenstehend die Übersichtsmaske beim Absender. Der Buchungsstatus ist Akzeptiert und der Betrag erscheint in der Spalte Betrag definitiv. Untenstehend die Übersicht des Kreditsaldos aus dem Finanzreporting der empfangenden Abteilung (045 42). Die Beispielbuchung erhöht den Kreditsaldo um CHF auf neu CHF Untenstehend die Übersicht des Kreditsaldos aus dem Finanzreporting der abgebenden Abteilung (045 20). Die Beispielbuchung vermindert den Kreditsaldo um CHF auf neu CHF Seite 59 von 85

60 Kreditmanager Kreditsaldo bewirtschaften 7.4 Kreditsaldo auswerten / Reports Aufgrund der wenigen im 2014 erfolgten Kreditsaldoübertragungen von einer Abteilung zu einer anderen wurde auf eine Auswertungsmöglichkeit im Kreditmanager verzichtet. Transparenz über die Kreditsaldoübertragungen pro Betriebskredit ergibt die Übersichtsmaske wie sie z.b. unter der Ziffer ersichtlich ist. Die für Sie zuständigen Controller/innen können Ihnen zudem aus der Finanzapplikation FIS Citrix Reports als Excel- resp. PDF-Files zukommen lassen (z.b.): - Auswertung pro Fakultät / Institut / Abteilung der Kreditsaldiübertragungen auf das Folgejahr - Auswertung pro Fakultät / Institut / Abteilung der Kreditsaldi per gewünschtem Stichtag Seite 60 von 85

61 Kreditmanager Investitionsantrag erstellen 8 Investitionsantrag erstellen 8.1 Grundsätzliches Die früheren Investitionskredite sind ab 2013 neu im Betriebskredit enthalten. Das Erstellen eines Investitionsantrages erfolgt nach wie vor auf der untersten Stufe Abteilung resp. Funktionsbereich. Wenn er am Ende durch den Finanzchef der Fakultät bewilligt worden ist, wird der Betrag durch eine automatische Umbuchung vom Sachkonto des Betriebskredites der Fakultät (i.d.r. dem Reservepool) auf das gewählte Sachkonto des Betriebskredites der Abteilung umgebucht. Dieser Betrag erscheint ebenfalls als Budget-Posten im Finanzreporting und ist im Budgetverlauf ersichtlich. Im Kreditmanager werden diese Umbuchungen, bei den erhaltenen oder verteilten Umbuchungen auf der Budgetübersicht zusammengefasst aufgeführt. 8.2 Stati und Berechtigungen AUFTRAGSSTATUS BERECHTIGUNG AUF STUFE ROLLE 1) Erstellen + Freigeben zu 2) Abteilung Kreditmanager I 2) Bewilligen oder Fakultät (Finanzchef) Kreditmanager II 2) Zurückweisen zu 1) oder Fakultät (Finanzchef) Kreditmanager II 2) Ablehnen Fakultät (Finanzchef) Kreditmanager II 3) Stornieren nach Bewilligung Universität (Finanzabteilung) Kreditmanager II 8.3 Investitionsantrag erstellen (Aktivität auf Stufe Abt.) Damit ein Investitionsantrag erstellt werden kann, müssen Sie im Institutionenbaum die Abteilung auswählen. Investitionsanträge können nur auf Stufe Abteilung erstellt werden Einstiegsmaske Seite 61 von 85

62 Kreditmanager Investitionsantrag erstellen Auswahl- resp. Einstiegsmaske Der Kreditantrag umfasst mit den Allgem. Angaben und der Finanzierung zwei Eingabemasken Erstes Erfassungsbild: Allgem. Angaben Seite 62 von 85

63 Kreditmanager Investitionsantrag erstellen Beschreibung der einzelnen Eingabefelder Objektnummer keine Eingabe möglich; ab 2013 wird keine Nummer mehr vergeben. Status keine Eingabe möglich; zeigt den Status des Antrages an Kurzbezeichnung Pflichtfeld / Eingabe einer kurzen aussagekräftigen Bezeichnung Kurzbegründung Freiwilliges Feld (vgl. auch Ausführungen zum Eingabefeld Priorität / Als Zusatzinformation für die Bewilligungsinstanz (i.d.r. Fakultät) wird eine kurze Antragsbegründung empfohlen Priorität Zur Auswahl stehen die Prioritäten 1 bis 3. Sofern die Priorität 1 gewählt wird, ist zwingend eine Kurzbegründung erforderlich. Voreingestellter Wert ist 3. Ernennungsgeschäft Sofern der Antrag im Zusammenhang mit der Neuberufung einer Professur steht, so ist Ja auszuwählen. Voreingestellter Wert ist Nein. Einsatz in Lehre, Forschung und Dienstleistung Freiwilliges Feld / Es liegt im Ermessen der Bewilligungsinstanz eine Eingabe zu verlangen. Wird eine Eingabe verlangt, so muss das Total immer 100% betragen. Investitionsart Zur Auswahl stehen keine Wahl / Neuanschaffung / Ersatzanschaffung / Anderes. Voreingestellter Wert ist Neuanschaffung. Richtofferte vorliegend Zur Auswahl stehen Ja und Nein. Voreingestellter Wert ist Nein. Geschäftsnummer der Institution Freiwilliges Feld / Hier kann die antragstellende Institution eine eigene Geschäftsnummer erfassen. Verantwortlich Name und Vorname des Antragstellers eingeben, Pflichtfeld Telefon Pflichtfeld Sofern die antragstellende Person über eine Statusänderung (z.b. Bewilligung des Antrages) informiert werden möchte, ist die Erfassung einer Adresse zwingend. Es werden folgende Domains akzeptiert: unibe.ch und insel.ch Eine andere (z.b. private) Mailadresse wird nicht unterstützt. Seite 63 von 85

64 Kreditmanager Investitionsantrag erstellen Zweites Erfassungsbild: Finanzierung Erfassung eines Antrages mit einjähriger Laufzeit Unter Laufweg können die Aktionen (z.b. Erstellung, Freigegeben) mit Datum und Uhrzeit abgefragt werden. Beschreibung der einzelnen Eingabefelder Laufzeit In diesen beiden Feldern ist die Laufzeit des Kredites zu erfassen. Da in der Regel einjährige Kredite beantragt werden sind die Jahrzahlen gleich. Kreditvolumen Erfassung des Kreditvolumens inkl. Mwst. und Bezugskosten. Ziel-Konto Erfassung des Sachkontos: auf dieses Konto wird bei Bewilligung des Antrag, der Betrag automatisch umgebucht. Ziel-Objekt Erfassung des gewünschten Betriebskredites. In der Regel der BK des Antragstellers. Dieses Symbol dient zur Neuberechnung bei den Feldern Einsatz und Total. Seite 64 von 85

65 Kreditmanager Investitionsantrag erstellen Erfassung eines Antrages mit mehrjähriger Laufzeit Sofern Sie einen mehrjährigen Kredit beantragen, geben Sie bei der Laufzeit die entsprechenden Jahre ein. Beim Kreditvolumen öffnen sich die entsprechenden Eingabefelder zur Erfassung der Jahrestranchen. 8.4 Investitionsantrag speichern (Aktivität auf Stufe Abt.) Nachdem die Eingabemaske Finanzierung ausgefüllt wurde können folgende Prozessschritte ausgewählt werden. Sie können Ihren Antrag nun abspeichern. Allfällige nicht eingegebene Informationen werden von der Anwendung geprüft, die fehlenden Eingabefelder werden rot hinterlegt. Sie können Ihren Antrag erst definitiv speichern, sobald diese Informationen hinterlegt sind. Aktivität Speichern Die Angaben werden gespeichert und es erscheint automatisch die Liste aller Anträge. Hier können weitere Prozessschritte vorgenommen werden Antrag abbrechen, Löschen und Navigieren innerhalb des Antrages Aktivität Abbrechen Angaben werden nicht gespeichert Aktivität Zurück und Weiter Navigation innerhalb des Antrages. Im Gegensatz zur Aktivität Speichern erscheint bei der Aktivität Weiter folgende Maske: Seite 65 von 85

66 Kreditmanager Investitionsantrag erstellen Hier stehen ebenfalls die obenerwähnten Aktivitäten zur Verfügung. Die Aktivität Löschen steht erst zur Verfügung wenn ein Antrag gespeichert wurde. Aktivität Löschen Solange ein Antrag noch im Status Pendent ist, kann dieser gelöscht werden. Der Antrag ist anschliessend nicht mehr vorhanden. 8.5 Investitionsantrag freigeben / Aktivität auf Stufe Abt. Will die verantwortliche Person den Antrag zur Bewilligung an die Fakultät weiterleiten muss der Antrag freigeben werden. Mit dieser Funktion gibt die antragstellende Abteilung den Antrag frei zur Bewilligung durch die Fakultät. Nach der Freigabe kann der Antrag auf Stufe Abteilung nicht mehr bearbeitet werden. Nach der Freigabe erscheint der Antrag im Status Freigegeben und kann auf Fakultätsstufe weiter bearbeitet werden. Ein freigegebener Antrag kann erst wieder auf der Stufe Abteilung bearbeitet werden, wenn die Fakultät den Antrag zurückgewiesen oder um ein Jahr nach hinten verschoben hat. Seite 66 von 85