Die E-Rechnung eine 360 -Analyse aus Compliance-Sicht. Stefan Groß Steuerberater CISA (Certified Information Systems Auditor)

Transkript

1 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse aus Compliance-Sicht Stefan Groß Steuerberater CISA (Certified Information Systems Auditor)

2 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 2

3 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 3 Der Prozess im Zentrum

4 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 4 Anforderungen sind zunehmend heterogen mein Industrie-Format nur Papier per AS/2 PDF + XML nur PDF per per EDIFACT OFTP mein Industrie-Format per x.400

5 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 5 Zielsetzung: Medienbruchfreie Prozess-Architektur Eingang Prüfung ZUGFeRD XML a Aufbewahrung

6 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 6 einvoicing beginnt mit der Bestellung Papierrechnung im Zeitalter von Industrie 4.0 Gesamtprozess entscheidend Ziel: Strukturierte Daten Einsparpotenzial Prozesskosten bis 60% Verknüpfung Rechnung/Bestellung entscheidend Automatisierte Rechnungsprüfung durch Abgleich mit Bestellung Innerbetriebliches Kontrollverfahren in der praktischen Umsetzung

7 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 7 Wichtig: Wechselspiel Bestellung Rechnung Besteller Bestelldaten Lieferant Bestelldaten Dienstleister Anreicherung Rechnungsdaten Rechnungsnummer Rechnungsdatum Steuersatz Bankverbindung Rechnungsprüfung gegen Bestellung ggf. Mapping

8 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 8 VAT-Compliance

9 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 9 Rechnung Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger

10 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse UStG gibt den Takt vor Integrität Authentizität Innerbetriebliches Kontrollverfahren Papier Digital alternativ QES/EDI Papier EDV

11 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 11 GoBD-Compliance

12 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 12 Die GoBD als Framework GoBD =Vorgaben an IT-gestützte Systeme E-Rechnung

13 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 13 Maschinelle Auswertbarkeit Maschinelle Auswertbarkeit Mathematisch technische Auswertungen Volltextsuche Prüfung im weitesten Sinne IDEA-Auswertbarkeit s / DMS Bildschirmabfragen etc. bisher originär elektronisch

14 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 14 Archiv-Compliance

15 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 15 Aufbewahrung Grundsatz Papierrechnung Original kann digitalisiert werden GoBD Papieraufbewahrung elektronische Aufbewahrung E-Rechnung Originäres Format evtl. Konvertierungen

16 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 16 Aufbewahrung im Ausland Grundsatz: Antrag nach 146 Abs. 2a AO Sonderfall Rechnungen 14b UStG (Online-Zugriff) Antrag für Rechnungen im Drittlandsfall

17 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 17 Aufbewahrung im Ausland Grundsatz: Inland Antrag nach 146 Abs. 2a AO EU-Ausland Drittland E-Rechnung 14b UStG Online-Zugriff 146 Abs. 2a AO

18 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 18 Archivierung von Rechnungen Aufbewahrungsfrist Verschiedene Regelungen bzgl. der Aufbewahrungsfrist: 5 Jahre (z. B. Griechenland), 6 Jahre (z. B. Zypern, Malta, Vereinigtes Königreich), 7 Jahre (z. B. Österreich, Belgien, Niederlande), 8 Jahre (z. B. Ungarn), 10 Jahre (z. B. Tschechische Republik, Frankreich, Deutschland, Italien, Niederlande [für Immobilien], Polen, Portugal, Rumänien, Slowenien, Spanien, Schweden*, Schweiz), 11 Jahre (z. B. Kroatien), 15 Jahre (z. B. Belgien [für Kapitalgüter]), 20 Jahre (z. B. Slowenien [für Immobilien]) * unter bestimmten Bedingungen

19 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 19 Scan-Compliance

20 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 20 Digitalisierung von Papierrechnungen Das Scanergebnis ist so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt Bildliche Übereinstimmung bei Lesbarmachung Weitere Bearbeitung mit elektronischem Dokument (alternativ: erneutes Scannen) Besonderheit (1): Datenzugriff Besonderheit (2): OCR-Verarbeitung Vernichtung der Papierrechnung grundsätzlich zulässig Erfassungs- und Archivierungsverfahren entsprechen den GoBD

21 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 21 Neu: Mobiles Scannen Erfüllen bspw. Scanner-Apps die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug? Wie wird sichergestellt, dass: ausschließlich der Mitarbeiter Zugriff auf das mobile Endgerät und Berechtigung zum Scannen hat? die abgelichteten Belege vollständig und unverändert an das Unternehmen übermittelt werden? die mobil erfassten Belege einer ordnungsgemäßen und zeitgerechten Belegsicherung zugeführt werden? die Unverlierbarkeit mobil erfasster Belege gegeben ist?

22 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 22 Dokumentations-Compliance

23 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 23 Der E-Rechnungsprozess ist zu dokumentieren Einsatzgebiet und Aufgabenstellung Aufbau- und Ablauf-Organisation der beteiligten Bereiche Fachliche Aufgabenstellung Mitarbeiterqualifikation Fachliche Beschreibung der Lösung Relevante weitere Rechtsgrundlagen (außer HGB/AO/UStG) Aktenpläne, Dokumentenarten, Verarbeitungsregeln, Aufbewahrungsfristen, Vernichtungsregelungen Belegbearbeitung, Belegfluss Prozessdokumentation Kontrollmechanismus/IKS Übergreifende Konzeption des Internen Kontrollsystems Verantwortlichkeiten, Eskalationswege Verfahren zur Sicherstellung der Identität von Verfahrensdokumentation und gelebter Praxis Verweise auf einzelne organisatorische und technische Kontrollen Anhänge Steuerrelevante IT-Anwendungen Steuerrelevante Daten und elektronische Dokumente Technische Beschreibung der Lösung Standorte des IT-Systems Hard- und Softwarekomponenten Datenbankmodelle Parameter-Einstellungen der Programme Technische Verarbeitungsregeln (Datenflüsse, Protokollierungen, Ablaufpläne etc.) Vorgehensweise Datensicherung Benutzerverwaltung, Berechtigungskonzept Technischer Betrieb (Betriebsvoraussetzungen, Betriebsbedingungen, Wartung) Vorbereitung Datenzugriff der Finanzverwaltung Organisations- und Arbeitsanweisungen Fachliche Prozesse/Standardbetrieb Administrative Prozesse Prozesse für Notfallserien (Restart, Recovery) Change-Management, Test und Abnahme inkl. Aktualisierung der Verfahrensdokumentation

24 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 24 VeR-Template Sachlogischer Prozess Anforderungen GoBD Kontrollumfeld Sicherstellung Kontrollziel/Kontrolle Sicherstellung GoBD-Compliance

25 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 25 Format-Compliance

26 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 26 Welche Formate gibt es? AS2 RFC Cross Industry Invoice EDIFICE EDIFURN EDIWHEEL EANCOM EDITRANS EDITEX (S)FTP ENX SOAP EDILEKTRO EDIFACT HTTPS ZUGFeRD ebxml XÖV OFTPII RINET OFTP Papier CEFIC ETIS ODETTE VDA 4938 CEN PC434 X400 EDIPAP EDIGAS

27 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 27 Lesbarkeit Papier elektronisch, geeigneter Viewer (pdf, ) elektronisch, strukturierte Daten sinnvoll: geeigneter Viewer u. E. auch möglich: Darstellung der Inhalte Darstellung der Pflichtfelder Listenform genügt

28 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 28 ZUGFeRD-Format ZUGFeRD PDF XML

29 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 29 ZUGFeRD als gemeinsamer Nenner Papier Bild- Datei (PDF)!? EDI systemisch unstrukturiert systemisch unstrukturiert systemisch strukturiert bilateral strukturiert

30 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 30 ZUGFeRD und Tax-Compliance Erfüllung der allgemeinen Anforderungen an Rechnungen Erfüllung der speziellen Anforderungen an E-Rechnungen Besonderheiten von Hybrid-Formaten Inhaltlich identische Mehrstücke Aufbewahrungsvorschriften (GoBD!)

31 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 31 ZUGFeRD und inhaltlich identische Mehrstücke Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger PDF PDF Beleg Beleg = = XML XML Buchungshilfe Buchungshilfe

32 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 32 Provider-Compliance

33 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 33 Rechtliches Framework Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger Rechtlich: Vollmacht Befreiung 181 BGB Untervollmacht Dienstleister Rechtlich: Vollmacht Rechtlich: Vollmacht Befreiung 181 BGB Untervollmacht Dienstleister

34 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 34 Sphärenübergang Sphäre Rechnungsaussteller Sphäre Rechnungsempfänger Dienstleister Rechnungseingang Konvertierung! Digitalisierung! Archivierung!

35 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 35 EU-Compliance ausgewählte Besonderheiten (nicht abschließend)

36 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 36 EU-Richtlinie vom 11. März 2014 als ZUGFeRD-Trigger Inkrafttreten: 26. Mai 2014 Verpflichtet öffentliche Auftraggeber/Vergabestellen Zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen Auf Basis eines semantischen Datenmodells Definition durch CEN (Europäisches Committee für Normung) Definition bis 36 Monate nach Inkrafttreten (Mai 2017) Umsetzung nach weiteren 18 Monaten zwingend (bis Januar 2019) Klare Signalwirkung für B2B zu erwarten

37 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 37 ZUGFeRD als europäischer Standard? CEN-Datenmodell in ZUGFeRD darstellbar Klare Governance Berücksichtigung europaweiter Rechnungsvorgaben im Standard

38 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 38 Rechnungsanforderungen EU (1) Bezeichnung als Rechnung (2) Angaben bzgl. Selbstfakturierung, falls anwendbar (3) Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) (4) EU USt-IdNr. des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) (5) MwSt-Nummer des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) (6) Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers) (7) MwSt-Nummer oder alternativ EU USt-IdNr. des unternehmerischen Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers) bei inländischen Transaktionen (8) EU USt-IdNr. des unternehmerischen Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers) bei EU-grenzübergreifenden Transaktionen (9) Rechnungsnummer (fortlaufend) (10) Rechnungsdatum (11) Lieferdatum oder Datum der Dienstleistungserbringung (auch wenn identisch mit #10) (12) Menge und Art der gelieferten Waren und/oder Umfang und Art der erbrachten Dienstleistungen [ ]

39 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 39 Rechnungsanforderungen EU [ ] (13) Nettosumme pro Stück (14) Steuerpflichtiger (Netto-)Rechnungsbetrag muss in der Landeswährung angegeben werden (15) Steuerpflichtige Beträge müssen separat für verschiedene MwSt-Sätze angegeben werden (16) MwSt-Satz/-Sätze für die Posten auf dieser Rechnung (17) MwSt-Beträge müssen (auch) in Landeswährung angegeben werden (18) Gesamtrechnungsbetrag (brutto) (19) Angaben zu bestehenden Rabatten oder Bonusvereinbarungen (Angabe der Höhe oder Prozente), falls noch nicht im Gesamtrechnungsbetrag berücksichtigt (20) Angaben zu einer bestehenden MwSt-Befreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Dreiecksverhältnissen, Exporten in Nicht-EU-Länder oder aus jeglichem anderen Grund (21) Für MwSt-Befreiungen: Rechtsnorm im nationalen Mehrwertsteuerrecht (22) Angaben zur Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens (inkl. nationaler Rechtsnorm) (23) Angaben zur Anwendung von MwSt-Sonderregelungen (24) Hinweis, falls die Rechnung von einem Computer bearbeitet wurde (25) Nummer des Lieferscheins

40 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 40 Elektronische Signatur als Authentizitäts- und Integritätsnachweis Ungarn * Italien* Portugal* Rumänien * * unter bestimmten Bedingungen

41 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 41 Innerbetriebliches Kontrollverfahren F A Welche Geschäftskontrollen (business controls) müssen für Rechnungen implementiert sein? Es bedarf grundsätzlich interner Kontrollprozesse mit Prüfpfad: Übereinstimmung der Rechnung mit bestehenden Geschäftsdokumenten (z. B. mit Bestellung). Die Methoden können sich in Bezug auf die Größe, die Funktion und das Betätigungsfeld des Unternehmens unterscheiden. Geschäftskontrollen müssen in das Buchhaltungssystem integriert werden (z. B. ERP). (Italien)

42 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 42 Innerbetriebliches Kontrollverfahren F A Gibt es bei Rechnungen spezifische Dokumentationsanforderungen, insbesondere für das Kontrollverfahren? Grundsätzlich ist eine detaillierte Prozessdokumentation anzufertigen und über den Zeitverlauf entsprechend zu pflegen. Es müssen detaillierte Rechnungsbegleitunterlagen vorliegen (Verträge, Aufträge, Quittungen etc.). (Kroatien) Keine spezifischen Regelungen. Detaillierte Prozessdokumentation in der Praxis erwünscht. (Niederlande) Keine formellen Anforderungen zur Dokumentation der Geschäftskontrollen. Das Unternehmen muss jedoch in der Lage sein, die existierenden Kontrollen zu belegen. (Österreich, Zypern, Tschechische Republik, Vereinigtes Königreich)

43 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 43 Innerbetriebliches Kontrollverfahren F A Situation: Das innerbetriebliche Kontrollverfahren ist ungenügend. Die eingehenden Rechnungen sind jedoch korrekt. Hat das Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers? Keine Auswirkung auf den Vorsteuerabzug, wenn die eingehenden Rechnungen korrekt sind. Aber: Das Unternehmen muss nachweisen können, dass der Rechnungsinhalt den tatsächlichen Sachverhalt widerspiegelt. (Belgien, Tschechische Republik, Frankreich, Deutschland, Griechenland)

44 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 44 Archivieren ausdrucken und löschen? F A Ist es erlaubt, die elektronischen Rechnungen auf Papier auszudrucken und die elektronischen Daten zu löschen? Nein, elektronische Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichem Datenformat archiviert werden. Ja, die Steuerbehörde muss ihre Richtlinien hierzu allerdings noch veröffentlichen. (Belgien) Ja, einvoices können unter der Bedingung ausgedruckt und in Papierformat aufbewahrt werden, wenn Authentizität und Integrität sichergestellt sind (Prüfpfad). (Italien, Tschechische Republik) Ja, aber die Rechnungen müssen so ausgedruckt werden, dass alle ursprünglichen Daten erhalten bleiben. (Zypern, Vereinigtes Königreich)

45 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 45 Archivierung Aufbewahrung im Ausland? F A Ist es erlaubt, das elektronische Archiv in einem anderen EU-Mitgliedstaat vorzuhalten? Ja, grundsätzlich können einvoices ohne Benachrichtigung in einem anderen EU-Mitgliedstaat aufbewahrt werden, vorausgesetzt, die Steuerbehörde erhält sofortigen Online-Zugriff. Ja, unter der Bedingung, dass die Steuerbehörde im Vorfeld informiert wird und, falls gefordert, sofortigen Online-Zugriff erhält. (Kroatien, Tschechische Republik, Zypern, Frankreich, Italien, Polen, Rumänien, Slowenien, Spanien, Schweden)

46 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 46 Archivierung Scannen und Vernichtung von Papierrechnungen? F A Ist es erlaubt, Papierrechnungen einzuscannen und nur den Scan aufzubewahren? Falls ja, welche Anforderungen gibt es hierbei? Ja, vorausgesetzt werden entsprechende Geschäftskontrollen und eine detaillierte Prozessdokumentation. Ja, aber hierfür werden spezielle Archivierungssysteme oder Speichermedien benötigt, z. B. Write Once Read Many (WORM)-Datenträger. (Österreich) Ja, wie oben beschrieben, aber Papierrechnungen müssen noch für einen Monat ab dem Datum des Scannens aufbewahrt werden. (Belgien) Nein, Rechnungen, die auf Papier versandt wurden, müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie erhalten wurden. (Zypern, Frankreich, Ungarn, Malta, Slowenien, Schweden)

47 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 47 EU-Compliance /eu-compendium_einvoicing_and_retention/

48 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 48 Plädoyer für Veränderung

49 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 49 Mehrwertsteuer in der EU Transaktion Verkäufer MwSt auf der Rechnung Käufer MwSt-Pflicht gegenüber Finanzbehörden Erstattung der MwSt Finanzbehörden

50 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 50 Mehrwertsteuer in der EU Transaktion Reverse-Charge Verkäufer Käufer Erstattung der MwSt Finanzbehörden

51 Die E-Rechnung eine 360 -Analyse 51 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Referent Stefan Groß Peters, Schönberger & Partner Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater Schackstraße München Tel.: Fax: psp@psp.eu Internet: