E-Invoicing: Der elektronische Rechnungsaustausch im (inter-)nationalen Kontext

Transkript

1 E-Invoicing: Der elektronische Rechnungsaustausch im (inter-)nationalen Kontext Stefan Groß Steuerberater CISA (Certified Information Systems Auditor)

2 Elektronischer Rechnungsaustausch im Kontext von Umsatzsteuer, GoBD & Compliance Stefan Groß Steuerberater CISA (Certified Information Systems Auditor)

3 Herausforderungen und regulatorische Rahmenbedingungen für den (elektronischen) Rechnungsaustausch

4 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 4 Die Rechnung

5 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 5 Rechnungspflichtangaben 14 Abs. 4 UStG 1 Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: [ ] Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters). Angaben bzgl. Selbstfakturierung (falls anwendbar) Rechnung an: Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers) sowie EU USt-IdNr. Rechnungsnummer: ABC123 Rechnungsdatum: 3. Oktober 2015 Datum Eigentumsübertragung (oder Dienstleistung): 3. Oktober 2015 Menge Art der gelieferten Waren Summe/Stück MwSt-Satz Summe 4 Notenbücher 25,00 4% 100,00 2 Schallplatten 25,00 21% 50,00 Umfang Art der erbrachten Dienstleistung MwSt-Satz Summe 1 Stunde Studioaufnahmen 21% 50,00 Rechnungsbetrag netto 200,00 Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit ermäßigtem MwSt-Satz 100,00 Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit normalem MwSt-Satz 100,00 MwSt (mit ermäßigtem MwSt-Satz) 4,00 MwSt (mit normalem MwSt-Satz) 21,00 Gesamtrechnungsbetrag 225,00 Falls anwendbar, Angaben zu: einem bestehenden Rabatt oder Bonusvereinbarung (Angabe der Höhe oder Prozente) einer bestehenden MwSt-Befreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Dreiecksverhältnissen, Exporten in Nicht-EU-Länder oder aus jeglichem anderen Grund der Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens Der Anwendung einer MwSt-Sonderregelung Andere Angaben zu: der Rechtspflicht des Empfängers die Rechung 2 Jahre aufzubewahren (Beginn der Periode ist Anfang des folgenden Kalenderjahres), auch wenn der Empfänger keine Firma ist dies trifft nur auf Lieferungen mit Installation und/oder Dienstleistungen in Zusammenhang mit Immobilien zu Der Anwendung der Sonderregelung bei Reisebüros, Gebrauchtgegenständen und Anderem Vollständiger Name und vollständige Adresse des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) sowie MwSt-Nummer und/oder EU USt-IdNr.

6 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 6 Rechnungspflichtangaben gem. 14 Abs. 4 UStG 14 Abs. 4 [ ] (1) den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, (2) die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, (3) das Ausstellungsdatum, (4) eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer), (5) die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, (6) den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt, (7) das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung ( 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, (8) den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, (9) in den Fällen des 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers, und (10) in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe Gutschrift. 2 In den Fällen des 10 Abs. 5 sind die Nummern 7 und 8 mit der Maßgabe anzuwenden, dass die Bemessungsgrundlage für die Leistung ( 10 Abs. 4) und der darauf entfallende Steuerbetrag anzugeben sind. 3 Unternehmer, die 24 Abs. 1 bis 3 anwenden, sind jedoch auch in diesen Fällen nur zur Angabe des Entgelts und des darauf entfallenden Steuerbetrags berechtigt.

7 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 7 Die E-Rechnung einst...?

8 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 8 Papier Elektronische Signatur Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger EDI Elektronische Rechnung

9 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 9 und jetzt

10 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 10 Rechnung Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger

11 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 11 Steuervereinfachungsgesetz 2011

12 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext UStG gibt den Takt vor Integrität Authentizität Innerbetriebliches Kontrollverfahren Papier Digital alternativ QES/EDI Papier EDV

13 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 13 Innerbetriebliches Kontrollverfahren

14 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 14 Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. KERNFRAGE: Entspricht die Rechnung der erbrachten Leistung? Richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger? Als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst Überschneidung mit Rechnungseingangsprüfung Kontrollverfahren hat nicht auf einem zur Signatur/EDI-Verfahren vergleichbaren technischen Niveau zu erfolgen

15 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext Die Auffassung der Finanzverwaltung Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad ist weitestgehend Bestandteil der gängigen Rechnungsprüfung im Unternehmen Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach 15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens in dem konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen. 15 Kein zusätzliches Verfahren erforderlich

16 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 16 Lesbarkeit

17 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 17 Lesbarkeit Papier elektronisch, geeigneter Viewer (pdf, ) elektronisch, strukturierte Daten sinnvoll: geeigneter Viewer u. E. auch möglich: Darstellung der Inhalte Darstellung der Pflichtfelder Listenform genügt

18 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 18 Dokumentation

19 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 19 Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten Grundsätzlich nein (gemäß Gesetzesbegründung und Frage-Antwort-Katalog des BMF) Aber: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung Empfohlen sind Nachweise, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast

20 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 20 GoBD Kernaussagen zur Dokumentation Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden (Belegfunktion) Die Beschreibung des Internen Kontrollsystems (IKS) ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation

21 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 21 Verfahrensdokumentation als roter Faden der GoBD Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung einer Anwenderdokumentation einer technischen Systemdokumentation einer Betriebsdokumentation Arbeitsanweisungen am Beispiel des Scan-Vorgangs wer darf scannen, zu welchem Zeitpunkt wird gescannt welches Schriftgut wird gescannt ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit zu erfolgen hat wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat Auch Dokumentation erforderlich für Tabellendaten (Stammdaten, Bewegungsdaten) Metadaten wie z. B. Grund- oder Systemeinstellungen, geänderte Parameter

22 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 22 Gliederungsvorschlag Best Practice

23 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 23 Aufbau einer Verfahrensdokumentation* Verfahrensbeschreibungen im Detail Arbeitsanweisungen, Technische Unterlagen, Handbücher, Hauptdokument mit im Wesentlichen unveränderten Inhalten + Referenzen auf die Unterdokumente Verträge, Protokolle, Versionierung und Aufbewahrung beachten: Alle Bestandteile einer Verfahrensdokumentation sind aktuell zu halten und über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) aufzubewahren. * Verweis aus Musterverfahrensdokumentation BStBK / DStV

24 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 24 Aufbewahrung

25 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 25 Aufbewahrung Grundsatz Papierrechnung Original optional, wenn digitalisiert kann digitalisiert werden GoBD Papieraufbewahrung elektronische Aufbewahrung E-Rechnung Originäres Format evtl. Konvertierungen Alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks ist nicht zulässig

26 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 26 Zweifelsfragen zum mobilen Scannen Erfüllen bspw. Scanner-Apps die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug? Wie wird sichergestellt, dass ausschließlich der Mitarbeiter Zugriff auf das mobile Endgerät und Berechtigung zum Scannen hat? die abgelichteten Belege vollständig und unverändert an das Unternehmen übermittelt werden? die mobil erfassten Belege einer ordnungsgemäßen und zeitgerechten Belegsicherung zugeführt werden? die Unverlierbarkeit mobil erfasster Belege gegeben ist?

27 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 27 Sonderfall Übermittlung der Rechnung per (Attachment) Unterscheidung zwischen: als reines Transportmittel enthält umsatzsteuerliche Pflichtangaben

28 Steuer-Compliance in Deutschland und GoBD Anforderungen und mögliche Fallstricke

29 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 29 Was sagen die GoBD?

30 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 30 Die GoBD als Framework GoBD =Vorgaben an IT-gestützte Systeme E-Rechnung

31 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 31 Die GoBD im Überblick GoBS und GDPdU-Nachfolger Allgemeine Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit Anforderungen an die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen Anforderungen an die Aufbewahrung Vorgaben zum Datenzugriff Elektronische Erfassung von Papierdokumenten Besonderheiten bei elektronischen Rechnungen

32 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 32 Über den Tellerrand hinaus IDW PS 330, PS 880, PS 951, PS 980 IDW RS FAIT 1 bis 3, 5 Fragen und Antwortenkatalog zum Datenzugriff GoBIT

33 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 33 Zentrale Anforderungen der GoBD Kontroll- und Protokollumfeld Dokumentation GoBD Datenintegrität Migrationsbeständigkeit

34 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 34 Die Idee des Vier-Säulen-Modells GoBD Kontroll- und Protokollumfeld Dokumentation Datenintegrität Migrationsbeständigkeit

35 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 35 Datensicherheit und Unveränderbarkeit Steuerrelevante DV-Systeme sind gegen Verlust zu sichern Buchungen und Aufzeichnungen dürfen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist Spätere Änderungen sind so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar bleiben Bei der Änderung von Stammdaten muss die eindeutige Bedeutung in den entsprechenden Bewegungsdaten erhalten bleiben Die reine Ablage von Daten und Dokumenten in einem reinen Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht! Die Unveränderbarkeit kann durch entsprechende Hardware, Software oder organisatorische Vorkehrungen gewährleistet werden

36 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 36 Unveränderbarkeit, stets eine Kombination aus Unveränderbarkeit Hardware Software Organisation Prozess

37 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 37 Weitere Anforderungen der GoBD Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung Vollständigkeit Richtigkeit Zeitgerechtheit Ordnung Unveränderbarkeit

38 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 38 Zeitgerechtheit und Belegsicherung Bargeschäfte Unbare Geschäfte Belegsicherung Sollen täglich festgehalten werden Innerhalb von 10 Tagen unbedenklich Grundsatz: Buchung hat bis zum Ablauf des Folgemonats zu erfolgen Buchung Soweit die Vorgaben an die Belegsicherung sowie Sicherstellung der Unverlierbarkeit erfüllt (!) sind, kann die Buchung grundsätzlich zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen

39 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 39 Anforderungen der GoBD an die Aufbewahrung Im DV-System erzeugte Dokumente sind im Ursprungsformat aufzubewahren Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden ( s!) Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Geschäftsvorfall und Dokument muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein Ein elektronisches Dokument ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen Die Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung, gegen Verlust zu sichern Besonderheiten sind bei der Konvertierung (in ein Inhouse-Format) sowie beim Einsatz von Kryptografietechniken zu beachten

40 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 40 Sonderfall Aufbewahrungsvorgaben sind technologieneutral

41 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 41 Papierrechnungen dürfen digitalisiert und Das Scanergebnis ist so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt Bildliche Übereinstimmung bei Lesbarmachung Das Verfahren muss dokumentiert werden und der Steuerpflichtige sollte eine Organisationsanweisung erstellen Weitere Bearbeitung mit elektronischem Dokument (alternativ: Erneutes Scannen) Besonderheit (1): Datenzugriff Besonderheit (2): OCR-Verarbeitung

42 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 42 unter gewissen Vorgaben vernichtet werden Vernichtung der Papierrechnung grundsätzlich zulässig Erfassungs- und Archivierungsverfahren den GoBD entsprechen Das Verfahren muss dokumentiert werden und der Steuerpflichtige sollte eine Organisationsanweisung erstellen

43 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 43 Kernaussagen der GoBD zum Datenzugriff Bereitzustellen sind insbesondere Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung sowie aller Vor- und Nebensysteme (steuerrelevante Daten!) Das Einsichtsrecht der Finanzverwaltung bezieht sich neben den Bewegungsdaten auch auf Stammdaten und deren Verknüpfungen Daneben sind auch alle zur maschinellen Auswertung der Daten erforderlichen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form sowie die internen und externen Verknüpfungen vollständig und in unverdichteter, maschinell auswertbarer Form aufzubewahren Neben den eigentlichen Daten sind auch die Teile der Verfahrensdokumentation auf Verlangen zur Verfügung zu stellen, die einen vollständigen Systemüberblick ermöglichen und die für das Verständnis des DV-Systems erforderlich sind Bei der Ausübung des Rechts auf Datenzugriff stehen der Finanzbehörde drei gleichberechtigte Möglichkeiten (unmittelbarer Datenzugriff (Z1), mittelbarer Datenzugriff (Z2), Datenträgerüberlassung (Z3) zur Verfügung Maschinell auswertbar = originär elektronisch

44 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 44 Maschinelle Auswertbarkeit Maschinelle Auswertbarkeit Mathematisch technische Auswertungen Volltextsuche Prüfung im weitesten Sinne IDEA-Auswertbarkeit s / DMS Bildschirmabfragen etc. bisher originär elektronisch

45 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 45 Zugriffsarten Unmittelbarer Datenzugriff Mittelbarer Datenzugriff Datenträgerüberlassung Z1 Z2 Z3

46 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 46 Unmittelbarer Zugriff (Z1) Betriebsprüfer Z1 Mandant Einsicht in gespeicherte Daten über Nur-Lese-Zugriff Erforderliche Hilfsmittel sind vom Steuerpflichtigen zur Verfügung zu stellen Ausschließliche Nutzung der unternehmenseigenen Hard- und Software Prüfung der gespeicherten Daten einschl. Stammdaten und Verknüpfungen Lesen, Filtern und Sortieren unter Nutzung der im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten Keine Fernabfrage Prüfer ist in das DV-System einzuweisen Zugriffsbeschränkung ist vom Steuerpflichtigen zu definieren Bereitstellung aller vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten DV-System muss die Unveränderbarkeit der Daten gewährleisten Bereitstellung für alle Systeme (Haupt-, Neben- und Vorsysteme)

47 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 47 Mittelbarer Zugriff (Z2) Betriebsprüfer Z2 Mandant Rein technische Mithilfe Tatsächlich handelnde Personen wechseln Maschinelle Auswertung durch Mitarbeiter oder Dritte Begrenzt auf die im DV-System des Steuerpflichtigen vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten Keine Verpflichtung des Steuerpflichtigen zur Entwicklung eigener Auswertungsvorschläge Zurverfügungstellung von Hard- und Software Unterstützung durch mit dem DV-System betrauten Personen Umfang der zumutbaren Hilfe richtet sich nach den betrieblichen Gegebenheiten (Verhältnismäßigkeitsgrundsatz): Größe Mitarbeiterzahl

48 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 48 Datenträgerüberlassung (Z3) Betriebsprüfer Z3 Mandant Datenformat maschinell auswertbar Keine Druckdateien, Reports, pdf, tiff,... keine Datenverdichtung Einheitliche Bereitstellungsvorgaben Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung empfehlenswert Steuerlich relevante Daten + Beschreibungsdatei Zurverfügungstellung der gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen Alle zur Auswertung notwendigen Informationen Dateistruktur Datenfelder interne und externe Verknüpfungen in maschinell auswertbarer Form auch bei Vorhaltung der Daten bei Dritten

49 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 49 Steuerlich relevante Daten Abgrenzung Sachliche Abgrenzung (steuerlich relevante Daten) Zeitliche Abgrenzung (Prüfungszeitraum) Zugriff Abgrenzung BP Außenprüfung Umsatzsteuersonderprüfung Lohnsteueraußenprüfung Umsetzung u. a. mit: Berechtigungskonzept ( Prüfer-Login ) Ausstattung Prüfer-PC Setzen von Markierungen innerhalb der Datenstruktur

50 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 50 Stammdaten-Konflikt Produktivsystem (Auswertungsmöglichkeiten) Besonderheit: Systemwechsel Archivsystem Mindestauswertungsmöglichkeiten? Aktuell Fortschreibung Historisch Stammdaten

51 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 51 Bereitstellung Z1 bis Z3 Z1 Z2? Mitarbeiter Dritter Produktivsystem ERP-System Office... Archiv Z3 Auswertungsmöglichkeiten im Unternehmen? IDEA Software

52 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 52 PSP-Beratungsansatz: Auswertbares Archivsystem Prüfer Vorsystem Nebensystem Schnittstelle Universelles Auswertungssystem Daten Struktur Makros ERP Validierung Keine Schnittstelle oder stark verdichtet Archiv Daten IDEA-kompatibel

53 ZUGFeRD und E-Invoicing morgen

54 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext entscheidend ist die Prozess-Architektur!

55 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 55 Medienbruchfreie Prozess-Architektur Eingang XML Prüfung a Aufbewahrung

56 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 56 E-Invoicing beginnt mit der Bestellung Papierrechnung im Zeitalter von Industrie 4.0 Gesamtprozess entscheidend Ziel: Strukturierte Daten Einsparpotential Prozesskosten bis 60% Verknüpfung Rechnung/Bestellung entscheidend Automatisierte Rechnungsprüfung durch Abgleich mit Bestellung Innerbetriebliches Kontrollverfahren in der praktischen Umsetzung Ziel: Erhöhung des Bestellbezugs!

57 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 57 Der Beschaffungsprozess mit Bestellbezug im Fokus Produktion Einkauf Lager ReWe Bestellung Bedarfsermittlung Wareneingang Rechnungseingang Beschaffung Beispiel Prüfungshandlungen Beschaffungsprozess Mengenmäßige Kontrollen Vollständige und richtige Verbuchung Abgleich Bestellungen mit Wareneingängen Abgleich Rechnungseingänge mit Bestellungen Abgleich Rechnungseingänge mit Wareneingängen

58 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 58 Beschaffungsprozess Bestellabwicklung Risiken Bestellanforderungen/Bestellungen nicht genehmigt Bestellung bei nicht genehmigten Lieferanten bzw. zu nicht vereinbarten Preisen Bestellungen bewusst knapp unterhalb der Genehmigungsgrenze Splitten von Bestellungen Mögliche Kontrollen Systemseitige Vorgabe von Lieferanten, Lieferkonditionen, Preisen Prüfung auf fiktive Lieferanten (Adresse, UST-ID, Namen oder andere Informationen fehlen!) Mussfelder bei der Eingabe von Bestellungen Bestellabwicklung durch unberechtigte Personen manuelle Bestellungen außerhalb des (IT-) Workflows

59 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 59 Beschaffungsprozess Wareneingang Risiken Annahme nicht bestellter Ware Unzureichende Qualitätsprüfung Annahme von Unter- und Überlieferungen Fehlerhafte Kontierung des Wareneingangs Unvollständige Erfassung des Wareneingangs Nicht zeitgerechte Erfassung des Wareneingangs Mögliche Kontrollen Automatische Ablehnung von Eingängen ohne Bestellung Systemseitige Vorgaben zur Erfassung der Wareneingänge Eingabekontrollen z. B. durch Mussfelder Automatische Hinweise auf Zeitspannen bei der Wareneingangsbuchung

60 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 60 Beschaffungsprozess Rechnungsprüfung Risiken Akzeptanz von Scheinrechnungen (doppelt, fiktiv) Rechnungen ohne Bestellbezug Freigabe von Rechnungen zur Zahlung ohne Autorisierung Unvollständige Erfassung von eingegangenen Rechnungen Mögliche Kontrollen Vorerfassung von Rechnungen mit anschließender Rechnungsprüfung (2 Funktionen) Bestell- und Wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung (Doppelabgleich) Adäquate Berechtigungen, ausreichende Funktionstrennung

61 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 61 Beschaffungsprozess Zahlungsabwicklung Risiken Nicht autorisierte, verfrühte oder verspätete Zahlungen Zahlung in nicht gerechtfertigter Höhe Zahlung an falsche oder fiktive Kreditoren Doppelte Zahlungen Mögliche Kontrollen Verprobung von Zahlungsfreigaben und Eingangsrechnungen Auszifferung offener Rechnungen auf Basis des Zahlungslaufs Automatischer Scan nach Doppelzahlungen Freigaben nur bei vollständiger Kontierung einschl. Verwendungszweck (fester Workflow)

62 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 62 ZUGFeRD als digitaler Glücksfall

63 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 63 ZUGFeRD-Format ZUGFeRD PDF XML

64 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 64 Idee ZUGFeRD Rechnungsbild und Rechnungsdaten bilden eine Einheit Basis: PDF/A-3 (XML eingebettet) Einfache Handhabung ZUGFeRD schließt systemische Lücke

65 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 65 von 1:1 zu n:n bilateral systemisch

66 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 66 ZUGFeRD als gemeinsamer Nenner Papier Bild- Datei (PDF)!? EDI systemisch unstrukturiert systemisch unstrukturiert systemisch strukturiert bilateral strukturiert

67 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 67 Hybrid-Formate auf dem Vormarsch Quelle: AWV e.v.

68 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 68 ZUGFeRD ist nicht gleich ZUGFeRD Quelle: AWV e.v.

69 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 69 ZUGFeRD und Tax-Compliance Erfüllung der allgemeinen Anforderungen an Rechnungen Erfüllung der speziellen Anforderungen an E-Rechnungen Besonderheiten von Hybrid-Formaten Inhaltlich identische Mehrstücke Aufbewahrungsvorschriften (GoBD!)

70 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 70 ZUGFeRD und inhaltlich identische Mehrstücke Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger PDF PDF Beleg Beleg = = XML XML Buchungshilfe Buchungshilfe

71 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 71 ZUGFeRD und inhaltlich identische Mehrstücke Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger PDF PDF Beleg Beleg XML XML Buchungshilfe Buchungshilfe 14c UStG! 15 UStG!

72 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext EU-Richtlinie als ZUGFeRD-Trigger

73 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 73 EU-Richtlinie vom 11. März 2014 Inkrafttreten 26. Mai 2014 Verpflichtet öffentliche Auftraggeber/Vergabestellen Zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen Auf Basis eines semantischen Datenmodells Definition durch CEN (Europäisches Committee für Normung) Definition bis 36 Monate nach Inkrafttreten (Mai 2017) Umsetzung nach weiteren 18 Monaten zwingend (bis Januar 2019) Klare Signalwirkung für B2B zu erwarten

74 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 74 ZUGFeRD als europäischer Standard? CEN-Datenmodell in ZUGFeRD darstellbar Klare Governance Berücksichtigung europaweiter Rechnungsvorgaben im Standard

75 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 75 Rechnungsanforderungen Rechnungsanforderungen in der EUROPÄISCHEN UNION: (1) Bezeichnung als Rechnung (2) Angaben bzgl. Selbstfakturierung, falls anwendbar (3) Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) (4) EU USt-IdNr. des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) (5) MwSt-Nummer des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) (6) Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers) (7) MwSt-Nummer oder alternativ EU USt-IdNr. des unternehmerischen Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers) bei inländischen Transaktionen (8) EU USt-IdNr. des unternehmerischen Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers) bei EUgrenzübergreifenden Transaktionen (9) Rechnungsnummer (fortlaufend) (10) Rechnungsdatum (11) Lieferdatum oder Datum der Dienstleistungserbringung (auch wenn identisch mit #10) (12) Menge und Art der gelieferten Waren und/oder Umfang und Art der erbrachten Dienstleistungen [ ]

76 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 76 Arbeitshilfen

77 E-Invoicing im (inter-)nationalen Kontext 77 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Referent Stefan Groß Peters, Schönberger & Partner Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater Schackstraße München Tel.: Fax: psp@psp.eu Internet: