ZUGFeRD aus dem Blickwinkel von Tax-Compliance und IT-Governance. Stefan Groß Steuerberater CISA (Certified Information Systems Auditor)

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1 ZUGFeRD aus dem Blickwinkel von Tax-Compliance und IT-Governance Stefan Groß Steuerberater CISA (Certified Information Systems Auditor)

2 ZUGFeRD und Tax-Compliance 2 erechnung gestern

3 ZUGFeRD und Tax-Compliance 3 Papier Elektronische Signatur Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger EDI Elektronische Rechnung

4 ZUGFeRD und Tax-Compliance 4 erechnung heute

5 ZUGFeRD und Tax-Compliance 5 Rechnung Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger ZUGFeRD

6 ZUGFeRD und Tax-Compliance 6 ZUGFeRD als digitaler Glücksfall

7 ZUGFeRD und Tax-Compliance 7 ZUGFeRD-Format ZUGFeRD PDF XML

8 ZUGFeRD und Tax-Compliance 8 Idee ZUGFeRD Rechnungsbild und Rechnungsdaten bilden eine Einheit Basis: PDF/A-3 (XML eingebettet) Einfache Handhabung ZUGFeRD schließt systemische Lücke

9 ZUGFeRD und Tax-Compliance 9 Von 1:1 zu n:n bilateral systemisch

10 ZUGFeRD und Tax-Compliance 10 ZUGFeRD als gemeinsamer Nenner Papier Bild- Datei (PDF)!? EDI systemisch unstrukturiert systemisch unstrukturiert systemisch strukturiert bilateral strukturiert

11 ZUGFeRD und Tax-Compliance 11 Hybrid-Formate auf dem Vormarsch Quelle: AWV e.v.

12 ZUGFeRD und Tax-Compliance 12 ZUGFeRD ist nicht gleich ZUGFeRD Quelle: AWV e.v.

13 ZUGFeRD und Tax-Compliance 13 ZUGFeRD und Tax-Compliance Erfüllung der allgemeinen Anforderungen an Rechnungen Erfüllung der speziellen Anforderungen an erechnungen Besonderheiten von Hybrid-Formaten Inhaltlich identische Mehrstücke Aufbewahrungsvorschriften (GoBD!)

14 ZUGFeRD und Tax-Compliance 14 Steuervereinfachungsgesetz 2011

15 ZUGFeRD und Tax-Compliance UStG gibt den Takt vor Integrität Authentizität Innerbetriebliches Kontrollverfahren ZUGFeRD Papier Digital alternativ QES/EDI Papier EDV ZUGFeRD

16 ZUGFeRD und Tax-Compliance 16 Europa...

17 ZUGFeRD und Tax-Compliance 17 Elektronische Signatur Electronic signature required as proof of authenticity and integrity: Hungary Italy Portugal* Romania Slovenia Others may require it in practice * under certain conditions

18 ZUGFeRD und Tax-Compliance 18 Innerbetriebliches Kontrollverfahren

19 ZUGFeRD und Tax-Compliance 19 Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. KERNFRAGE: Entspricht die Rechnung der erbrachten Leistung? Richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger? Als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst Überschneidung mit Rechnungseingangsprüfung Kontrollverfahren hat nicht auf einem zur Signatur/EDI-Verfahren vergleichbaren technischen Niveau zu erfolgen

20 ZUGFeRD und Tax-Compliance 20 Die Auffassung der Finanzverwaltung Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad ist weitestgehend Bestandteil der gängigen Rechnungsprüfung im Unternehmen Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach 15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens in dem konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen. Kein zusätzliches Verfahren erforderlich

21 ZUGFeRD und Tax-Compliance 21 Lesbarkeit

22 ZUGFeRD und Tax-Compliance 22 Lesbarkeit Papier elektronisch, geeigneter Viewer (pdf, ) elektronisch, strukturierte Daten ZUGFeRD ZUGFeRD sinnvoll: geeigneter Viewer u. E. auch möglich: Darstellung der Inhalte Darstellung der Pflichtfelder Listenform genügt

23 ZUGFeRD und Tax-Compliance 23 Dokumentation

24 ZUGFeRD und Tax-Compliance 24 Die GoBD als Framework GoBD =Vorgaben an IT-gestützte Systeme E-Rechnung ZUGFeRD

25 ZUGFeRD und Tax-Compliance 25 Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten Grundsätzlich nein (gemäß Gesetzesbegründung und Frage-Antwort-Katalog des BMF) Aber: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung Empfohlen sind Nachweise, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast

26 ZUGFeRD und Tax-Compliance 26 Der E-Rechnungsprozess ist zu dokumentieren

27 ZUGFeRD und Tax-Compliance 27 Aufbewahrung

28 ZUGFeRD und Tax-Compliance 28 Aufbewahrung Grundsatz Papierrechnung Original kann digitalisiert werden GoBD optional, wenn digitalisiert Papieraufbewahrung elektronische Aufbewahrung E-Rechnung Originäres Format evtl. Konvertierungen ZUGFeRD Alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks ist nicht zulässig

29 ZUGFeRD und Tax-Compliance 29 Sonderfall Übermittlung der Rechnung per (Attachment) Unterscheidung zwischen: als reines Transportmittel enthält umsatzsteuerliche Pflichtangaben ZUGFeRD

30 ZUGFeRD und Tax-Compliance 30 Europa...

31 ZUGFeRD und Tax-Compliance 31 Archiving Scanning and destroying paper invoices? Q Is it allowed to scan paper invoices and only keep the scan? If yes, what are the requirements to do this? A Yes, business controls must be implemented (ensuring integrity) and a detailed process documentation must be prepared and kept up-todate. Yes, but this requires some specific archiving systems or storage media, e.g. Write Once Read Many (WORM) media. (Austria) Yes, as stated above, but paper invoices need to be kept for one month after the date of scanning. (Belgium) No; invoices sent on paper must be stored as they were when received. (Cyprus, France, Hungary, Malta, Slovenia, Sweden)

32 ZUGFeRD und Tax-Compliance 32 Archiving Storage abroad? Q Is it allowed to store the electronic archive in a different EU member state? A Yes, einvoices may generally be stored in a different EU member state without notification, provided that the tax authority can be given immediate online access. Yes, on condition that the tax authority is notified in advance and can be given immediate online access if required. (Croatia, Czech Republic, Cyprus, France, Italy, Poland, Romania, Slovenia, Spain, Sweden)

33 ZUGFeRD und Tax-Compliance 33 Inhaltlich identische Mehrstücke

34 ZUGFeRD und Tax-Compliance 34 ZUGFeRD und inhaltlich identische Mehrstücke Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger PDF PDF Beleg Beleg = = Buchungshilfe XML XML Buchungshilfe

35 ZUGFeRD und Tax-Compliance 35 ZUGFeRD und inhaltlich identische Mehrstücke Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger PDF PDF Beleg Beleg Buchungshilfe XML XML Buchungshilfe 14c UStG! 15 UStG!

36 ZUGFeRD und Tax-Compliance EU-Richtlinie als ZUGFeRD-Trigger

37 ZUGFeRD und Tax-Compliance 37 EU-Richtlinie vom 11. März 2014 Inkrafttreten 26. Mai 2014 Verpflichtet öffentliche Auftraggeber/Vergabestellen Zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen Auf Basis eines semantischen Datenmodells Definition durch CEN (Europäisches Committee für Normung) Definition bis 36 Monate nach Inkrafttreten (Mai 2017) Umsetzung nach weiteren 18 Monaten zwingend (bis Januar 2019) Klare Signalwirkung für B2B zu erwarten

38 ZUGFeRD und Tax-Compliance 38 ZUGFeRD als europäischer Standard? CEN-Datenmodell in ZUGFeRD darstellbar Klare Governanace Berücksichtigung europaweiter Rechnungsvorgaben im Standard

39 ZUGFeRD und Tax-Compliance 39 Rechnungsanforderungen Pflichtangaben Standard requirements for invoices in THE EUROPEAN UNION: 1. Designation as invoice 2. Remark regarding self-billing, if applicable 3. Full name and address of supplier (and/or service provider) 4. VAT number or EU VAT-ID number of supplier (and/or service provider) 5. VAT number of supplier (and/or service provider) 6. EU VAT-ID number of supplier (and/or service provider) in EU cross-border transactions 7. Full name and address of buyer (and/or service recipient) 8. VAT number or alternatively EU VAT-ID number of business buyer (and/or service recipient) in domestic transactions 9. EU VAT-ID number of buyer (and/or service recipient), if buyer is a business, in EU cross-border transactions 10. Invoice number (in sequential order) 11. Invoice date 12. Date of supply or date of service (only if not identical with #11) 13. Quantity and nature of goods supplied and/or extent and nature of services provided 14. Net amount per item 15. Taxable (net) invoice amount must be specified in local currency 16. Taxable amount must be specified separately for different VAT rates if applicable [ ]

40 ZUGFeRD und Tax-Compliance entscheidend ist die Prozess-Architektur!

41 ZUGFeRD und Tax-Compliance 41 Medienbruchfreie Prozess-Architektur Eingang XML ZUGFeRD Prüfung a Aufbewahrung

42 ZUGFeRD und Tax-Compliance 42 nicht nur für das menschliche Auge

43 ZUGFeRD und Tax-Compliance 43 Arbeitshilfen

44 ZUGFeRD und Tax-Compliance 44 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Referent Stefan Groß Peters, Schönberger & Partner Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater Schackstraße München Tel.: Fax: Internet:

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