E-Rechnungen. Rechtssicher übermitteln, berichtigen, kontieren und archivieren. Rüdiger Weimann. Haufe Gruppe Freiburg München

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1 E-Rechnungen Rechtssicher übermitteln, berichtigen, kontieren und archivieren Rüdiger Weimann Haufe Gruppe Freiburg München

2 Vorwort 9 1 Einführung E-Rechnungen im digitalen Zeitalter Papierrechnungen und E-Rechnungen sind zu unterscheiden 12 2 Anforderungen an eine E-Rechnung - das galt früher Bisher galten strenge Anforderungen an E-Rechnungen E-Rechnungen: Der lange Weg zu ihrer Zulassung Formen der digitalen Signatur Die qualifizierte elektronische Signatur - so funktioniert sie technisch Erstellen und prüfen einer digitalen Rechnung Prüfung einer eingehenden E-Rechnung nach altem" Verfahren, Erstellen einer E-Rechnung nach altem" Verfahren Onlinefahrausweise Rechnungen per Telefax Die allgemeinen Regeln für Faxrechnungen Besonderheit: Qualifizierte digitale Faxsignaturen 28 3 Anforderungen an eine E-Rechnung - das gilt heute Im Grundsatz sind alle Rechnungen nunmehr gleich" Innerbetriebliches Kontrollverfahren Dokumentation des Kontrollverfahrens 33

3 4.9.2 Musterrechnungen - Vorlagen für das Tagesgeschäft Endrechnungen nach Anzahlungsversteuerung: Vorsicht vor teuren Abrechnungsfehlern! Nebenkostenabrechnung bei gewerblichen Mietern Durchreichung" von Kosten an den Kunden (durchlaufende Posten) 70 5 E-Gutschrift E-Gutschriften - neue Regelungen zur E-Rechnung werden entsprechend angewendet Das sollten Sie für die Abrechnung im Wege der Gutschrift wissen 73 6 Übersendung von Kopien zu einer E-Rechnung (sog. Rechnungsdoppel") 77 7 Berichtigung einer E-Rechnung Rechnungsberichtigung - Grundsätze zur Erstausstellung der E-Rechnung gelten entsprechend Das sollten Sie zur Rechnungsberichtigung wissen Berichtigung von Rechnungen im Regelfall Berichtigung von Rechnungen mit unrichtigem Steuerausweis Berichtigung von Rechnungen bei unberechtigtem Steuerausweis 84 8 Kontierung einer E-Rechnung 88 9 Archivierung/Aufbewahrung einer E-Rechnung Allgemeines zur Aufbewahrung von E-Rechnungen Korrekte Aufbewahrung von E-Rechnungen - derzeit herrscht Unsicherheit 90

4 9.3 Archivierung von Rechnungen und Lieferscheinen auf CD-ROM Überprüfung einer E-Eingangsrechnung Kein Abzug von zu hoch ausgewiesener Vorsteuer/Überprüfung der Eingangrechnung auf ihre Richtigkeit Das Problem Fallgruppen Zivilrechtliche Absicherung des Leistungsempfängers Überprüfung der Person des leistenden Unternehmers Überprüfung der Eingangsrechnung auf Vollständigkeit Das Gesetzgebungsverfahren Die Abzugsfähigkeit von Vorsteuern nach der Neuregelung Die Praxisfolgen Keine Rechnungsnachträge durch den Rechnurigsempfänger! Resümee Aktuell: Vorsteuerabzug auch bei (vereinzelten) unzutreffenden Rechnungsangaben? Prüfungsschema des BFH zum Vorsteuerabzug Zeitpunkt des Leistungsbezugs Verwendungsabsicht Verwendungsabsicht objektiv belegen Änderungen der Verwendungsabsicht Selbstorganisation der Kreditorenbuchhaltung - eigene Prüfungsroutinen kritisch hinterfragen Grundsatz: Umsatzsteuerwahre" Eingangsrechnung erforderlich Ausnahme Innergemeinschaftlicher Erwerb"

5 Ausnahme Steuerschuld des Leistungsempfängers" Ausnahme Warenbezug im innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft" Ausnahme Umsätze des Auslagerers" Rechnungsangabe Steuernummer bzw. USt-ldNr." Rechnungsangabe Rechnungsnummer" Rechnungsangabe Umsatzsteuer" Ausnahme Einfuhrumsatzsteuer" Fazit Beschränkungen des Vorsteuerabzugs: Art. 176 MwStSystRL gibt enge Grenzen vor! Bei Weiterbelastung von Kosten Originalbelege anfordern? Kreditoren: Rechtsanspruch auf eine fehlerfreie Eingangsrechnung Zivilrechtliches Zurückbehaltungsrecht bei umsatzsteuerlich fehlerhafter Eingangsrechnung Widerspruch gegen eine E-Eingangsrechnung Widerspruch des Rechnungsempfängers Nach Widerspruch: Versand einer Rechnungskopie Checklisten für die Buchhaftung 139 Anhang 143 Stichwortverzeichnis 171