Absehbare rechtliche Änderungen zum elektronischen Rechnungsaustausch

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1 Absehbare rechtliche Änderungen zum elektronischen Rechnungsaustausch

2 1. Begrüßung Ihr Referent Carsten Crantz Tel: Fax: Mobil: Dipl.-Inf. Carsten Crantz (CISA) - AG WPG (Hamburg) seit Manager und Prokurist - Servicebereich IT & Process Assurance - Verantwortlich für den Fachbereich IT Efficiency - Zahlreiche Projekte zum rechtssicheren elektronischen Rechnungsaustausch - Diverse Vorträge und Fachbeiträge zur elektronischen Rechnungsstellung und elektronischen Signaturen - Mitglied im int. e-invoicing & e-archiving Netzwerk von PwC Folie 2

3 Agenda 1. Aktuelle Rechtslage 2. Neue rechtliche Entwicklungen 3. Fragen / Diskussion Folie 3

4 Aktuelle Rechtslage

5 1. Aktuelle Rechtslage Ausgangssituation Vorsteuerabzug Lieferant: Kunde: Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen Rechnung als Voraussetzung für Vorsteuerabzug: Lieferant Umsatzsteuer 19 Rechnung (USt) Zahlung (USt) Kunde Finanzamt Verbleibende Belastung beim Kunden: 100 Vorsteuererstattung 19 Folie 5

6 1. Aktuelle Rechtslage Risikoverteilung aus Sicht des Unternehmers Risiko Kunde: (Rückwirkende) Versagung des Vorsteuerabzugs zzgl. Zinsen Risiko Lieferant: Keine (ordnungsgemäße) Rechnungsstellung Schadensersatzansprüche des Kunden Reputationsschaden Ordnungswidrigkeit gemäß 26a UStG Folie 6

7 1. Aktuelle Rechtslage Zentrale Rechtsgrundlage 14 Abs. 3 UStG (1) Sicherung der Echtheit (Authentizität) der Herkunft Eindeutige, sichere Identifizierung des Rechnungsstellers und Integrität der Daten: Identischer Rechnungsinhalt = keine Veränderung der Daten Rechnungsempfänger Rechnungssteller EDI-Verfahren Elektronische Rechnung qualifizierte elektronische Signatur (mit Anbieter- Akkreditierung) Folie 7

8 1. Aktuelle Rechtslage Zentrale Rechtsgrundlage 14 Abs. 3 UStG (2) Beachte: EU-Rechnungsrichtlinie - eingegangen in Mehrwert- Steuersystemrichtlinie (MwStSysRL) sieht sog. dritten Weg zur Übermittlung elektronischer Rechnungen vor: vorbehaltlich der Zustimmung des betreffenden Mitgliedstaats ( ) auf andere Weise elektronisch übermittelt oder bereitgestellt werden Entsprechende Regelung nur in einigen Mitgliedstaaten eingeführt Keine Umsetzung in Deutschland Übermittlung elektronischer Rechnungen in Deutschland nur über EDI oder qualifizierte elektronische Signatur Folie 8

9 1. Aktuelle Rechtslage Signaturgesetz und Signaturverordnung Qualifizierte Elektronische Signatur Fortgeschrittene Elektronische Signatur Elektronische Signatur beruht auf einem zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung gültigen qualifizierten Zertifikat wird mit einer sicheren Signaturerstellungs-einheit erzeugt ausschließlich dem Inhaber zugeordnet ermöglicht Identifizierung des Inhabers mit Mitteln erzeugt, die der Inhaber unter alleiniger Kontrolle halten kann macht nachträgliche Veränderung der Daten erkennbar Daten in elektronischer Form beigefügt oder logisch verknüpft dient der Authentifizierung Folie 9

10 1. Aktuelle Rechtslage EDI (Electronic Data Interchange) Verweis im UStG auf Empfehlung der Kommission vom Rahmenbedingungen für elektronischen Datenaustausch zwischen Computern Strukturiertes Format ( z. B. kein pdf) Verpflichtung zu Sicherheitsverfahren und -maßnahmen Vertragliche Vereinbarung erforderlich (EDI-Rahmenvertrag) Verpflichtung zur Erstellung einer zusätzlichen zusammenfassenden Rechnung (Papierform oder elektronisch signiert) abgeschafft (SteuerbürokratieabbauG, Anwendung seit ) Folie 10

11 1. Aktuelle Rechtslage Auswirkung des Steuerbürokratieabbaugesetzes Für Leistungen seit keine zusammenfassende Rechnung mehr (weder auf Papier noch elektronisch) erforderlich Problem: Rechtsunsicherheit verschärft (Wie erfolgt der Nachweis der Authentizität/Integrität?); Finanzverwaltung gefordert, siehe auch: Ahrens/Löser, Der Betrieb 2008, Heft 33, S EDI-Verfahren für Unternehmen dennoch künftig interessanter, da grds. vollständig papierlose Rechnungsstellung ohne Signatur denkbar Ferner im SteuerbürokratieabbauG: Pflicht zur Rechnungserteilung im Sinne des UStG entfällt für bestimmte steuerfreie Umsätze ab dem Folie 11

12 1. Aktuelle Rechtslage Neubewertung bestehender EDI-Verfahren (1) Häufig Lösungen zum Daten-/Rechnungsaustausch per EDI seit vielen Jahren im Einsatz Fragestellungen für bestehende Verfahren: - Existiert eine Vereinbarung zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger? - Sind Authentizität und Integrität durch die praktizierten Verfahren sichergestellt? - Könnte die Sicherstellung von Authentizität und Integrität im Rahmen einer Betriebsprüfung zuverlässig nachgewiesen werden? - Welche Rolle spielte bei der Erfüllung dieser Anforderungen bisher die zusammenfassende Rechnung auf Papier? Folie 12

13 1. Aktuelle Rechtslage Neubewertung bestehender EDI-Verfahren (2) In der Praxis zeigt sich Notwendigkeit für Neubewertung der Verfahren Auf Basis dieser Neubewertung sind in vielen Fällen Anpassungen nötig Häufigste Feststellungen: - Eine inhaltlich ausreichende Vereinbarung existiert nicht für alle Fälle - Die Übertragungsverfahren sind nicht geeignet, um Authentizität und Integrität abschließend sicherzustellen Die zusammenfassende Rechnung in Papierform war zusätzliches Instrument zur Kontrolle - Die Sicherstellung von Authentizität und Integrität kann nicht aus dem Verfahren heraus nachgewiesen werden Die zusammenfassende Rechnung diente in der Vergangenheit auch dem Nachweis und wurde vielfach von den Steuerbehörden auch in dieser Funktion akzeptiert Folie 13

14 1. Aktuelle Rechtslage EDI als Alternative zur Signaturlösung? Best-Practice-Vorgehen zur Umsetzung von EDI-Verfahren Generische Ablaufdarstellung Sammlung Rechnungsdaten Erzeugen / Aufbereitung Übertragung Verarbeitung Rechnungsdaten Prüfung / Einlesen Empfang Ergänzendes Kontrollumfeld Primäres Kontrollumfeld Folie 14

15 4. Rechtliche Rahmenbedingungen Dokumentation und Archivierung Beachtung der GoBS Dokumentation des Verfahrens muss den Anforderungen der GoBS genügen. - sachgerecht und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachvollziehbar. Beachtung der GDPdU Allgemein: - Originalzustand des übermittelten Dokuments jederzeit überprüfbar - Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme entsprechen den Anforderungen der GoBS Folie 15

16 4. Rechtliche Rahmenbedingungen Archivierung Beachtung der GDPdU Überprüfung der qualifizierten elektronischen Signatur vor Weiterverarbeitung der elektronischen Rechnung sowie Dokumentation des Ergebnisses (Verifikation) Bei Umwandlung (Konvertierung) der elektronischen Abrechnung in anderes Format Archivierung beider Versionen Aufbewahrung des Signaturschlüssels Protokollierung des Eingangs der elektronischen Abrechnung, ihrer Archivierung und ggf. Konvertierung sowie der weiteren Verarbeitung Aufbewahrung des qualifizierten Zertifikats des Signierenden/ Rechnungsstellers und maschinell auswertbare Archivierung der Rechnung über 10 Jahre Folie 16

17 Neue rechtliche Entwicklungen

18 2. Neue rechtliche Entwicklungen Steuervereinfachungsgesetz (1) Entwurf der BR Erleichterung des Verwaltungsaufwands auf verschiedenen Ebenen für Bürger und Unternehmen Für Rechnungen: Anwendbar ab dem 1. Juli Abs. 1 UStG wird neu gefasst: ( ) Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. ( ) Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Folie 18

19 2. Neue rechtliche Entwicklungen Steuervereinfachungsgesetz (2) 14 Abs. 3 UStG geht auf bisher mögliche Maßnahmen ein: Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch 1. eine qualifizierte elektronische Signatur ( ) oder 2. elektronischen Datenaustausch (EDI) ( ) Zusätzlich wird 14b Absatz 1 Satz 2 neu gefasst: Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des 14 Absatz 1 Satz 2 erfüllen. Folie 19

20 2. Neue rechtliche Entwicklungen Steuervereinfachungsgesetz (3) Auszüge aus der Begründung Bei Papierrechnungen sind bereits nach den bestehenden Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit zu gewährleisten. ( ) Das Erfordernis der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts bleiben als abstrakte Voraussetzungen für die umsatzsteuerliche Anerkennung von elektronischen Rechnungen bestehen; jedoch werden die sonstigen Vorgaben für elektronische Rechnungen aufgegeben. ( ) In Betracht kommen z. B. der Empfang als (ohne oder mit einfacher Signatur versehen), als PDF- oder Textdatei ( -Anhang oder Web- Download), per Computer-Telefax, Fax-Server (nicht aber Standard-Telefax) oder im Wege des Datenträgeraustausches, wenn die Anforderungen des 14 Absatz 1 UStG jeweils erfüllt sind. Folie 20

21 2. Neue rechtliche Entwicklungen Steuervereinfachungsgesetz (4) Auszüge aus der Begründung (fortges.) Unter innerbetrieblichen Kontrollverfahren sind Verfahren zu verstehen, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Der Unternehmer wird im eigenem Interesse insbesondere überprüfen, ob: die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d. h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde, der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat, die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches, um zu gewährleisten, dass das Unternehmen tatsächlich nur die Rechnungen begleicht, zu deren Begleichung es auch verpflichtet ist. Der Unternehmer ist frei darin, ein für ihn geeignetes Verfahren zu wählen. Folie 21

22 2. Neue rechtliche Entwicklungen Absehbare Konsequenzen aus diesen Entwicklungen Sofern der Gesetzentwurf in dieser Form angenommen wird werden zukünftig weder Signaturen noch besondere Übertragungsverfahren (z.b. X.400, AS2, D ) zwingend erforderlich sein. kann jedes Unternehmen die Ausgestaltung der Verfahren zum elektronischen Austausch von Rechnungen an seinen eigenen Gegebenheiten ausrichten. wird die steuerliche Anerkennung einer Rechnung vom IKS des einzelnen Rechnungsempfängers abhängen. Der minimal notwendige Aufwand für die Umsetzung geeigneter innerbetrieblicher Kontrollverfahren ist unternehmensspezifisch und aktuell nicht abschließend einschätzbar. Folie 22

23 2. Neue rechtliche Entwicklungen Hinweise zu innerbetrieblichen Kontrollverfahren Für international ausgerichtete Lösungen sind Verfahren ohne Signatur bzw. EDI-Verfahren nicht immer geeignet. Es gelten auch beim Einsatz innerbetrieblicher Kontrollverfahren weiterhin die Anforderungen an: Die Aufbewahrungsfrist und die ordnungsmäßige Archivierung, Die Sicherstellung und den Nachweis von Authentizität, Integrität und Lesbarkeit, Die Dokumentation der Verfahren gemäß GoBS, Die Bereitstellung der Daten gemäß GDPdU. Folie 23

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