Die GoBD. in der praktischen Umsetzung

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1 Die GoBD in der praktischen Umsetzung

2 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 2 Die vorliegenden Ausführungen geben die persönliche Meinung der Autoren zur derzeitigen Rechtslage wieder und enthalten lediglich einen Überblick über einzelne Themenkomplexe. Spezielle Umstände einzelner Fallkonstellationen wurden nicht berücksichtigt; diese können durchaus zu abweichenden Betrachtungsweisen und/oder Ergebnissen führen. Die dargestellten Ausführungen können daher keine rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen; bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene, weitere Entwicklungen berücksichtigende Empfehlung Ihres Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers ein, bevor Sie Entscheidungen über die in diesen Ausführungen besprochenen Themen treffen. Die Finanzverwaltung und/oder Gerichte können abweichende Auffassungen zu den hier behandelten Themen haben oder entwickeln.

3 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 3 Ausgangssituation

4 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 4 Die GoBD im Überblick GoBS und GDPdU-Nachfolger Allgemeine Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit Anforderungen an die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen Anforderungen an die Aufbewahrung Vorgaben zum Datenzugriff Elektronische Erfassung von Papierdokumenten Besonderheiten bei elektronischen Rechnungen

5 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 5 Über den Tellerrand hinaus... IDW PS 330, PS 880, PS 951, PS 980 IDW RS FAIT 1 bis 3, 5 Fragen und Antwortenkatalog zum Datenzugriff GoBIT

6 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 6 GoBD-Beratung = interdisziplinäre Beratung IT/WP-Expertise GoBD Steuerliche Expertise Rechtliche Expertise

7 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 7 Idee des Vier-Säulen-Modells

8 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 8 Zentrale Anforderungen der GoBD Kontroll- und Protokollumfeld Dokumentation GoBD Datenintegrität Migrationsbeständigkeit

9 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 9 Zentrale Anforderungen der GoBD GoBD Kontroll- und Protokollumfeld Dokumentation Datenintegrität Migrationsbeständigkeit

10 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 10 GoBD-Lebenszyklus

11 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 11 Zeitgerechte Erfassung Belegsicherung Unveränderbarkeit Aufbewahrung Bereitstellung Die GoBD als Belegfluss

12 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 12 Internes Kontrollsystem IKS

13 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 13 IKS und Komplexität Komplexität Standardsoftwarepaket für Fibu, Anlagenbuchhaltung, L&G, WaWi Keine individuellen Anpassungen ERP-System mit Vor- und Nebensystemen, Schnittstellen Hohes Maß an Customizing Software-Eigenentwicklungen Einfaches Netzwerk Website zur Veröffentlichung von Informationen Komplexe Netzwerkstrukturen Integration von Diensten (Kauf, Logistik, Produktion) zwischen Zulieferern und Kunden über das Internet

14 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 14 Kontrollen der GoBD Kontrolle Verweis Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen GoBD, Rn. 100, 103 Funktionstrennung GoBD, Rn. 100 Erfassungs-, Eingabekontrollen GoBD, Rn. 40, 88, 100 Übertragungskontrollen GoBD, Rn. 88 Verarbeitungskontrollen GoBD, Rn. 60, 88, 100 Abstimmungskontrollen GoBD, Rn. 100 Plausibilitätskontrollen GoBD, Rn. 40 Vollständigkeitskontrollen GoBD, Rn. 77 Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte oder unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten GoBD, Rn. 100

15 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 15 GoBD Kernaussagen Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen Funktionstrennung Erfassungskontrollen Abstimmungskontrollen Verarbeitungskontrollen Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten Dokumenten

16 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 16 PSP-Kommentierung IKS Kontrollziel Kontrolldesign Implementierung Kontrolltest

17 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 17 PSP-Prüfhinweise Berechtigungskonzept Benutzerkontrolle Funktionentrennung Vier-Augen-Prinzip Belegfluss und Schnittstellen Fehlerhandling Sonderfall Outsourcing (-> FAIT 5!)

18 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 18 Datensicherheit und Unveränderbarkeit

19 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 19 GoBD Kernaussagen Steuerrelevante DV-Systeme sind gegen Verlust zu sichern Buchungen und Aufzeichnungen dürfen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist Spätere Änderungen sind so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar bleiben Bei der Änderung von Stammdaten muss die eindeutige Bedeutung in den entsprechenden Bewegungsdaten erhalten bleiben Die reine Ablage von Daten und Dokumenten in einem reinen Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht! Die Unveränderbarkeit kann durch entsprechende Hardware, Software oder organisatorische Vorkehrungen gewährleistet werden

20 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 20 Unveränderbarkeit, stets eine Kombination aus Unveränderbarkeit Hardware Software Organisation Prozess

21 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 21 PSP-Prüfhinweise Berechtigungskonzept Datensicherungskonzept Rücksicherungs- bzw. Restoretests Radierschutz Stammdatenhistorisierung

22 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 22 Allgemeine Anforderung an die Ordnungsmäßigkeit

23 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 23 Anforderungen Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung Vollständigkeit Richtigkeit Zeitgerechtheit Ordnung Unveränderbarkeit

24 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 24 GoBD Kernaussagen Die Ordnungsmäßigkeit muss von der Einrichtung des DV-Systems über unternehmensspezifische Anpassungen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt und erhalten bleiben Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonstiger erforderlicher Aufzeichnungen erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen Geschäftsvorfälle sind zeitnah nach ihrer Entstehung zu erfassen

25 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 25 GoBD Zeitgerechtheit Laufende Buchung Periodenweise Buchung Bargeschäfte Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden Erfassung Entstehung Geschäftsvorfall bis Erfassung: Zehn Tage unbedenklich Erfassung bis zum Ablauf des folgenden Monats nach Entstehung unbedenklich Unbare Geschäftsvorfälle Buchung Sicherung Vollständigkeit Belegsicherung innerhalb 10 Tage Belegsicherung -> Buchung später

26 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 26 PSP-Prüfhinweise Verfahrens- und Arbeitsanweisungen Verfahrensdokumentation Transaktionskontrollen und Konsistenzprüfungen Geschäftsvorfälle vollständig und lückenlos Informationen unveränderbar

27 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 27 Anforderung an die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen

28 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 28 GoBD Kernaussagen Durch Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen muss sichergestellt sein, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst oder übermittelt werden und danach nicht unbefugt und nicht ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustandes verändert werden können Alle für die Verarbeitung erforderlichen Tabellendaten, deren Historisierung und Programme sind zu speichern Vorgelagerte (IT-)Systeme und Nebensysteme können zur Erfüllung der Journalfunktion eingesetzt werden Bei Verwendung unterschiedlicher Ordnungskriterien müssen ggf. entsprechende Zuordnungstabellen vorgehalten werden (E-Bilanz)

29 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 29 PSP-Prüfhinweise Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen Historisierung von Stamm- und Tabellendaten Funktionalität von Schnittstellen

30 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 30 Anforderung an die Aufbewahrung

31 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 31 GoBD Kernaussagen Im DV-System erzeugte Dokumente sind im Ursprungsformat aufzubewahren Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden ( s!) Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Geschäftsvorfall und Dokument muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein Ein elektronisches Dokument ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen Die Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung, gegen Verlust zu sichern Besonderheiten sind bei der Konvertierung (in ein Inhouse-Format) sowie beim Einsatz von Kryptografietechniken zu beachten

32 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 32 Archivierungsprozess nach FAIT 3 Archivierungsprozess (Regelfall) Erfassung: Kontrollen, z. B. Vollständigkeit, Doppelerfassungen, Wiedergabe, Übertragung nur abgeschlossener Fälle Indexierung: Dokumenten-ID, Verknüpfung zum Geschäftsvorfall, Zugriff auf das Dokument, Integrität Lesbarmachung/Retrieval: Reproduzierbar (lesbar) in angemessener Zeit: Online-Anzeige, Ausdruck, maschinell auswertbare Daten Speicherung und Verwaltung: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Zugriffsprotokolle, Verfügbarkeit, Datensicherung Vernichtung der Originaldokumente: Einhaltung GoB, keine weiteren gesetzlichen oder innerbetriebliche Vorschriften, Originale verkörpern keine Rechte, kein Herausgabeanspruch

33 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 33 PSP-Prüfhinweise Archivierungsverfahren nach FAIT 3 Zugriffskontrollen Archivsystem Ordnungskriterien und Indexierung Ablage von s Migrationen

34 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 34 Besonderheiten zum Datenzugriff

35 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 35 GoBD Kernaussagen Bereitzustellen sind insbesondere Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung sowie aller Vor- und Nebensysteme (steuerrelevante Daten!) Das Einsichtsrecht der Finanzverwaltung bezieht sich neben den Bewegungsdaten auch auf Stammdaten und deren Verknüpfungen Daneben sind auch alle zur maschinellen Auswertung der Daten erforderlichen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form sowie die internen und externen Verknüpfungen vollständig und in unverdichteter, maschinell auswertbarer Form aufzubewahren Neben den eigentlichen Daten sind auch die Teile der Verfahrensdokumentation auf Verlangen zur Verfügung zu stellen, die einen vollständigen Systemüberblick ermöglichen und die für das Verständnis des DV-Systems erforderlich sind Bei der Ausübung des Rechts auf Datenzugriff stehen der Finanzbehörde drei gleichberechtigte Möglichkeiten (unmittelbarer Datenzugriff (Z1), mittelbarer Datenzugriff (Z2), Datenträgerüberlassung (Z3)) zur Verfügung Maschinell auswertbar = originär elektronisch

36 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 36 Maschinelle Auswertbarkeit Maschinelle Auswertbarkeit Mathematisch technische Auswertungen Volltextsuche Prüfung im weitesten Sinne IDEA-Auswertbarkeit s / DMS Bildschirmabfragen etc. bisher originär elektronisch

37 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 37 Zugriffsarten Unmittelbarer Datenzugriff Mittelbarer Datenzugriff Datenträgerüberlassung Z1 Z2 Z3

38 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 38 Unmittelbarer Zugriff (Z1) Betriebsprüfer Z1 Mandant Einsicht in gespeicherte Daten über Nur-Lese-Zugriff Ausschließliche Nutzung der unternehmenseigenen Hard- und Software Prüfung der gespeicherten Daten einschl. Stammdaten und Verknüpfungen Lesen, Filtern und Sortieren unter Nutzung der im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten Keine Fernabfrage Erforderliche Hilfsmittel sind vom Steuerpflichtigen zur Verfügung zu stellen Prüfer ist in das DV-System einzuweisen Zugriffsbeschränkung ist vom Steuerpflichtigen zu definieren Bereitstellung aller vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten DV-System muss die Unveränderbarkeit der Daten gewährleisten Bereitstellung für alle Systeme (Haupt-, Neben- und Vorsysteme)

39 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 39 Mittelbarer Zugriff (Z2) Betriebsprüfer Z2 Mandant Rein technische Mithilfe Tatsächlich handelnde Personen wechseln Maschinelle Auswertung durch Mitarbeiter oder Dritten Begrenzt auf die im DV-System des Steuerpflichtigen vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten Keine Verpflichtung des Steuerpflichtigen zur Entwicklung eigener Auswertungsvorschläge Zurverfügungstellung von Hard- und Software Unterstützung durch mit dem DV-System betrauten Personen Umfang der zumutbaren Hilfe richtet sich nach den betrieblichen Gegebenheiten (Verhältnismäßigkeitsgrundsatz): Größe Mitarbeiterzahl

40 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 40 Datenträgerüberlassung (Z3) Betriebsprüfer Z3 Mandant Datenformat maschinell auswertbar Keine Druckdateien, Reports, pdf, tiff,... keine Datenverdichtung Einheitliche Bereitstellungsvorgaben Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung empfehlenswert Steuerlich relevante Daten + Beschreibungsdatei Zurverfügungstellung der gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen Alle zur Auswertung notwendigen Informationen Dateistruktur Datenfelder interne und externe Verknüpfungen in maschinell auswertbarer Form auch bei Vorhaltung der Daten bei Dritten

41 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 41 Steuerlich relevante Daten Mindestumfang Finanzbuchhaltung Grundbuch (Buchungsjournal) Hauptbuch (Buchungen) Hauptbuch (Summen und Salden) Personenkonten Deb./Kred. OP-Debitoren OP-Kreditoren Kassenbuch Umsatzsteuer-Voranmeldung Lohnbuchhaltung Abrechnungen/ Verdienstbescheinigungen LSt-Anmeldungen Lohnjournal Lohnkonten Buchungsbelege Beitragsnachweise KV Arbeitnehmerbescheinigung für SV-Meldungen Anlagenbuchhaltung Bestandsverzeichnis Anlagengitter Anlagenspiegel Materialwirtschaft Inventurlisten Ausgangsrechnungen Lieferscheine Weitere Daten

42 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 42 Steuerlich relevante Daten Abgrenzung Sachliche Abgrenzung (steuerlich relevante Daten) Zeitliche Abgrenzung (Prüfungszeitraum) Zugriff Abgrenzung BP Außenprüfung Umsatzsteuersonderprüfung Lohnsteueraußenprüfung Umsetzung u. a. mit: Berechtigungskonzept ( Prüfer-Login ) Ausstattung Prüfer-PC Setzen von Markierungen innerhalb der Datenstruktur

43 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 43 PSP-Prüfhinweise Zugriffsarten Z1 bis Z3 Berechtigungskonzept (Prüferrolle) Erstqualifizierung steuerrelevante Daten Strukturinformationen maschinell auswertbar Daten- und Systemtrennung Maschinelle Auswertbarkeit

44 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 44 Systemwechsel, Systemänderungen und Auslagerungen

45 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 45 GoBD Kernaussagen Im Fall eines Systemwechsels, einer Systemänderung oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem müssen die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten quantitativ und qualitativ gleichwertig in ein neues System überführt werden Soweit Daten etwa in ein Archivsystem ausgelagert werden oder ein Systemwechsel (Migration) stattfindet, sind auch weiterhin quantitativ und qualitativ die gleichen Auswertungen in der Art zu ermöglichen, als wären die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten noch im Produktivsystem enthalten

46 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 46 IT-Halbwertszeit nimmt stetig ab... Aufbewahrungsfrist Archivierung IT-Entwicklung

47 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 47 Stammdaten-Konflikt Produktivsystem (Auswertungsmöglichkeiten) Besonderheit: Systemwechsel Archivsystem Mindestauswertungsmöglichkeiten? Aktuell Fortschreibung Historisch Stammdaten

48 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 48 Elektronische Erfassung von Papierdokumenten

49 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 49 GoBD Kernaussagen Das Scanergebnis ist so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt Das Verfahren muss dokumentiert werden und der Steuerpflichtige sollte eine Organisationsanweisung erstellen Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen bzw. muss nach Abschluss der Bearbeitung der bearbeitete Papierbeleg erneut eingescannt und ein Bezug zum ersten Scanobjekt hergestellt werden Soweit Unterlagen mittels Scanprozess einer Digitalisierung zugeführt wurden, muss der Steuerpflichtige diese über sein DV-System lesbar machen Im Anschluss an den Scanvorgang dürfen Papierdokumente unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden

50 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 50 Aufbewahrung Grundsatz Papierrechnung Original optional, wenn digitalisiert Kann digitalisiert werden GoBS Aufbewahrung über 10 Jahre (14b Abs. 1 UStG) Papieraufbewahrung Elektronische Aufbewahrung Unveränderbarkeit ist gefordert zu gewährleisten durch Zusammenspiel von Organisation, Prozessen, Kontrollen, Hardware, Software Elektronische Rechnung Originäres Format Evtl. Konvertierungen Alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks ist nicht zulässig

51 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 51 Sonderfall s

52 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 52 Sonderfall Aufbewahrungsvorgaben sind technologieneutral

53 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 53 Verfahrensdokumentation

54 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 54 GoBD Kernaussagen Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden (Belegfunktion) Die Beschreibung des Internen Kontrollsystems (IKS) ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation

55 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 55 Mustergliederung

56 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 56 Elektronische Rechnungen und ZUGFeRD

57 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 57 Ablauf Rechnungsstellung zukünftig Rechnung Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger

58 Die GoBD in der praktischen Umsetzung UStG gibt den Takt vor Rechnung (Papier + Digital) setzt voraus Integrität Authentizität Innerbetriebliches Kontrollverfahren Papier Digital alternativ QES / EDI ist aufzubewahren Papier EDV

59 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 59 Ausgangspunkt ZUGFeRD bilateral systemisch

60 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 60 ZUGFeRD als gemeinsamer Nenner Papier Bild- Datei (PDF)!? EDI systemisch unstrukturiert systemisch unstrukturiert systemisch strukturiert bilateral strukturiert

61 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 61 Zertifikate und Testate

62 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 62 GoBD Kernaussagen Keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzbehörde zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software Keine Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung oder einer verbindlichen Auskunft Keine Bindungswirkung von Zertifikaten oder Testaten Dritter Dennoch: Absicherung und Signalwirkung

63 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 63 Beratungsansatz PSP

64 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 64 GoBD-Beratung = interdisziplinäre Beratung IT/WP-Expertise GoBD Steuerliche Expertise Rechtliche Expertise

65 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 65 GoBD PSP-Beratungsangebot GoBD-Konformität Ihrer Rechnungslegungsprozesse und IT-Anwendungen Einhaltung ausgewählter Ordnungsmäßigkeits- und Sicherheitsanforderungen nach den GoBD Prüfung bzw. Begleitung bei der Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation Prüfung bzw. Design der nach den GoBD geforderten Kontrollen Einhaltung der GoBD-Anforderungen zum Datenzugriff der Finanzverwaltung GoBD-Begleitung bei Systemwechseln, Systemänderungen und Systemabschaltungen Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Archivierung nach GoBD (in Verbindung mit den Vorgaben des IDW FAIT 3) Zertifizierung von Systemen nach GoBD (in Verbindung mit IDW PS 880) Prüfung der GoBD-Anforderungen beim elektronischen Rechnungsaustausch

66 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 66 GoBD-Zertifizierung

67 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 67 GoBD-Zertifizierung nach dem PSP Vier-Säulen-Modell GoBD Kontroll- und Protokollumfeld Dokumentation Datenintegrität Migrationsbeständigkeit

68 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 68 GDPdU-Beratung

69 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 69 GoBD IT-Übersetzung Inhaltlich Technisch Auf welche Informationen darf der AP zugreifen? Fachliche Qualifizierung Unternehmensspezifisch Umfang unverändert Vorbehaltsaufgabe des Steuerberaters Informationsbereitstellung für künftige Auswertungen Ermittlung der Systeme, Speicherorte, Formate, um Daten für anhaltende Auswertbarkeit bereitzustellen

70 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 70 GDPdU-Projektierung Analyse + Strategie Konzeption Umsetzung Aufnahme der Aufzeichnungs-/ Aufbewahrungspraxis Identifikation steuerrelevanter Daten und Systeme Bewertung steuerlicher Relevanz Aufnahme der Speicherungsund Archivierungsverfahren Erarbeitung der GDPdU- Strategie Entscheidung über Konzeption und Umsetzung Erstellung Grobkonzept Berücksichtigung zukünftiger Entwicklungen Berücksichtigung vergangener Entwicklungen Feinkonzept Lösungsansätze Aufbewahrung/Aufzeichnung Erstellung/Anpassung BP-Richtlinie Erstellung eines Einführungskonzepts Zugriffsarten Z1-3 Anpassung bestehender Verträge (Outsourcing,...) Verbesserung der Arbeitsabläufe TESTPHASE Simulation einer BP Schulung/Workshop Zielkontrolle/ Iterativer Prozess

71 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 71 Bereitstellung Z1 bis Z3 Z1 Z2? Mitarbeiter Dritter Produktivsystem ERP-System Office... Archiv Z3 Auswertungsmöglichkeiten im Unternehmen? IDEA Software

72 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 72 Prozess-Audit

73 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 73 Beispiel: E-Rechnungs-Prozesse Prüfung der Umsatzsteuer-Compliance Abnahme Innerbetriebliches Kontrollverfahren Belegfluss und Aufbewahrung von E-Rechnungen Outsourcing Rechnungsaustausch Prüfung Shared Service Center (IDW PS 951) Prüfung / Beratung zu Dienstleistermodellen VAT-Compliance...

74 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 74 Beispiel: Scan-Prozesse X Vernichtung Signatur DMS Fibu Schnittstelle Datensicherung

75 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 75 Migrations-Audit / Archiv-Audit

76 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 76 Migrations-Audit / Archiv-Audit / Beratung Datenübernahme-Prüfung (Vollständigkeit und Richtigkeit) Aufrechterhaltung der maschinellen Auswertbarkeit Quantitativ und qualitativ gleichwertige Auswertungsmöglichkeiten...

77 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 77 PSP-Beratungsansatz: Auswertbares Archivsystem Prüfer Vorsystem Nebensystem Schnittstelle Universelles Auswertungssystem Daten Struktur Makros ERP Validierung Keine Schnittstelle oder stark verdichtet Archiv Daten IDEA-kompatibel

78 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 78 Verfahrensdokumentation

79 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 79 Aufbau einer Verfahrensdokumentation* Verfahrensbeschreibungen im Detail Arbeitsanweisungen, Technische Unterlagen, Handbücher, Hauptdokument mit im Wesentlichen unveränderten Inhalten + Referenzen auf die Unterdokumente Verträge, Protokolle, Versionierung und Aufbewahrung beachten: Alle Bestandteile einer Verfahrensdokumentation sind aktuell zu halten und über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) aufzubewahren. * Verweis aus Musterverfahrensdokumentation BStBK / DStV

80 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 80 GoBD Arbeitshilfen

81 Die GoBD in der praktischen Umsetzung 81 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Referent Stefan Groß Peters, Schönberger & Partner Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater Schackstraße München Tel.: Fax: psp@psp.eu Internet: