FLAG - Ergebnis Spezialauswertung Personalbefragung

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1 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Eidgenössische Finanzverwaltung EFV Ausgabenpolitik Programm Martin Heimgartner 19. Dezember Ergebnis Spezialauswertung Personalbefragung TrustMark CFI / Kompetenzzentrum für Public Manangement der Universität Bern (kpm): Evaluationsbericht Personalbefragung 2007 in der Bundesverwaltung, im Auftrag des Eidgenössischen Personalamts EPA, August 2007

2 1 Einleitung In der Bundesverwaltung werden periodisch die Wirkungen der Personalpolitik überprüft. Die Personalbefragung dient als Führungs- und Steuerungsinstrument, um allfälligen Handlungsbedarf zu erkennen und gezielte Massnahmen einleiten zu können. Die bisherigen Personalbefragungen in der Bundesverwaltung (1996, 2000, 2004, 2005) setzten den Schwerpunkt v. a. auf die Arbeitszufriedenheit und die Motivation der Mitarbeitenden. Vor dem aktuellen Hintergrund des Wandels in der Bundesverwaltung (Verwaltungsreform, Stellenabbau etc.) sind mehr denn je ein hohes Engagement und Leistungsbereitschaft der Mitarbeitenden unabdingbar. Aus diesem Grund wurde die Personalbefragungen 2007 neu gestaltet: Im Zentrum steht das organisationale Commitment der Mitarbeitenden, d.h. die Identifikation, das Engagement und die Bindung des Personals gegenüber der Organisation. Mitarbeitende mit einem hohen organisationalen Commitment setzen sich bei der Arbeit erfahrungsgemäss besonders stark ein und steigern dadurch die Leistungsfähigkeit der Organisation. Anhand der Personalbefragung sollen diejenigen organisatorischen Rahmenbedingungen in der Bundesverwaltung ermittelt werden, die hohen Einfluss auf das Commitment der Mitarbeitenden und somit auch auf die individuelle und organisationale Leistungsfähigkeit haben. 2 Methodisches Vorgehen Die Personalbefragung 2007 war methodisch eine Mischung aus Stichproben- und Vollbefragung. Die Stichproben wurden auf die realitätsgetreue Verteilung von soziodemografischen Merkmalen (Sprache, Geschlecht, Alter, Lohnklasse) überprüft. Einige Verwaltungseinheiten mussten aus statistischen Gründen eine Vollerhebung durchführen, andere Verwaltungseinheiten haben explizit eine Vollerhebung gewünscht. Insgesamt wurden knapp 27'000 Personen mit einem Fragebogen bedient, was rund ¾ des Bundespersonals entspricht. Der Rücklauf belief sich auf 51 Prozent. Mittels Gewichtung der Daten wurden die Unterschiede in den Rücklaufquoten und soziodemografischen Merkmalen in den Verwaltungseinheiten ausgeglichen. Die vorliegenden Daten weisen eine sehr hohe statistische Genauigkeit auf. Für die Evaluation des Programms wurde nachträglich ermittelt, ob sich die Antworten aus konventionell geführten Verwaltungseinheiten von solchen aus dem -Bereich unterscheiden. Die Vergleichsebene wurde bewusst nicht zu komplex festgelegt. Einzig für die Auswertung des individuellen Handlungsspielraums fand eine Auswertung nach Hierarchiestufen statt. Für drei kleinere Untereinheiten (Bundesreisezentrale, swissmint und Schweizerische Akkreditierungsstelle) lagen keine spezifischen Daten aus der Personalumfrage vor. Dies hat aber keine Relevanz auf die Qualität der Aussagekraft der Ergebnisse der Datenauswertung. 3 Messmodell Grunderhebung In Zusammenarbeit mit TrustMark CFI und dem Kompetenzzentrum für Public Management der Universität Bern wurde ein speziell auf die Bundesverwaltung zugeschnittenes Messmodell und darauf aufbauend ein Fragebogen entwickelt. Im Zentrum steht die Leistung (sowohl der einzelnen Mitarbeitenden als auch der ganzen Organisation). Spezialauswertung Personalbefragung 2007, Heimgartner, Seite 2/8

3 Folgende verhaltensrelevanten Einstellungen der Mitarbeitenden, welche die Grundlage für eine hohe individuelle Leistungsfähigkeit darstellen, stehen im Vordergrund: - das organisationale Commitment (Identifikation, Engangement; Bindung) - die Arbeitszufriedenheit - die Resignation (Ausmass an mangelnder Motivation) - die Veränderungsbereitschaft - die Public Service Motivation (Interesse an Politik, Engagement für Gesellschaft) Weiter prägen organisatorische Rahmenbedingungen den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden und beeinflussen damit auch die Leistungsfähigkeit. Sie wurden thematisch aufgeteilt in organisatorische / strukturelle Bedingungen, Zielorientierung und Leistungskultur der Organisation, Führungsverhalten der direkten Vorgesetzten und der obersten Leitung, Zielvereinbarungsprozess / Entlöhnung / Entwicklung und Wissenstransfer in der Organisation. Von Bedeutung ist dabei auch der Grad der Einflussnahme auf die Gestaltung der Rahmenbedingungen. Die Ergebnisse der Grunderhebung sind in einem Evaluationsbericht 2 zusammengestellt, ebenso das Massnahmenreporting 3. 4 Fragestellung Zusatzauswertung Ausgangspunkt der zusätzlichen Auswertung für den Bereich war folgende Hypothese: -Verwaltungseinheiten unterscheiden sich aufgrund ihrer Führungsinstrumente von Nicht- -Verwaltungseinheiten bezüglich: - dem individuellen Handlungsspielraum (Frage 3 der Personalumfrage) - Leistungskultur und interner Effizienz (Fragen 5 und 6 der Personalumfrage) - institutioneller Zielorientierung und Zielmessung (Fragen 10 bis 13 der Personalumfrage) - individueller Zielorientierung und Leistungsbeurteilung (Fragen 35 bis 38 der Personalumfrage) - Arbeitszufriedenheit und Bindung (Fragen 50, 54 und 58). 5 Ergebnisse Zusatzauswertung Die Datenauswertung bestätigt die Hypothese weitgehend. Die nachfolgenden Abbildungen zeigen für jede Frage jeweils die gemittelte Zustimmung aus den -Verwaltungseinheiten gegenüber derjenigen der zentralen Bundesverwaltung ohne. Erfreulicherweise ergab die Datenauswertung unerwartet klare Ergebnisse, welche sich zumindest in ihrer Tendenz zu Gunsten von interpretieren lassen. Wie bei der Grunderhebung lässt sich generell sagen, dass es keine grossen Unterschiede zwischen den Antworten von Frauen und Männern gibt. 2 TrustMark CFI / Kompetenzzentrum für Public Manangement der Universität Bern (kpm): Evaluationsbericht Personalbefragung 2007 in der Bundesverwaltung, im Auftrag des Eidgenössischen Personalamts EPA, August 2007; Download unter: 3 Eidgenössisches Personalamt: Massnahmenreporting zur Personalbefragung 2007 in der Bundesverwaltung, Juni 2008; Download unter: Spezialauswertung Personalbefragung 2007, Heimgartner, Seite 3/8

4 Handlungsspielraum / Leistungskultur Um meine Aufgaben zu erledigen, habe ich ausreichenden Handlungsspielraum In meiner Verwaltungseinheit arbeiten wir Konsequent daran, vermeidbare Kosten zu reduzieren BVerw gesamt ohne Die Mitarbeitenden der -Einheiten verfügen nach eigenem Urteil über mehr individuellen Handlungsspielraum als diejenigen der übrigen Bundesverwaltung. Ausreichender Handlungsspielraum ist eine unabdingbare Voraussetzung für effektives und effizientes Verhalten. Er ist überdies auch ein wichtiger Faktor für die Arbeitszufriedenheit und die Bindung der Mitarbeitenden an den Arbeitgeber. Höher scheint in den -Einheiten auch das Kostenbewusstsein zu sein, was als Hinweis dafür gewertet werden kann, dass die allgemeine Wirtschaftlichkeitsvorgabe in den Leistungsaufträgen positive Effekte zeitigt. Der Unterschied zu den Nicht--Einheiten ist allerdings nicht besonders gross und das Kostenbewusstsein ist im Urteil der Befragten insgesamt nicht allzu stark ausgeprägt. Institutionelle Zielorientierung / Zielmessung In meiner Abteilung messen wir den Arbeitsfortschritt an den vorgegebenen Zielen In meiner Abteilung wissen wir genau, was wir zu tun haben, um die wichtigsten Ziele der Abteilung zu erreichen Die wichtigsten Ziele unserer Abteilung werden an alle Mitarbeitenden der Abteilung verbindlich kommuniziert Die wichtigsten Ziele unserer Abteilung werden aus den wichtigsten Zielen unserer Verwaltungseinheit abgeleitet BVerw gesamt ohne Individuelle Zielorientierung / Leistungsbeurteilung Spezialauswertung Personalbefragung 2007, Heimgartner, Seite 4/8

5 Meine Leistung wird auf der Basis der - vereinbarten Ziele fair und nachvollziehbar beurteilt Meine individuellen Ziele sind herausfordernd, aber realistisch Meine individuellen Ziele wurden aus den wichtigsten Zielen der Abteilung abgeleitet Mein/e Vorgesetzte/r hat mit mir individuelle Ziele für das laufende Jahr vereinbart BVerw gesamt ohne ohne Sowohl bei der institutionellen wie bei der individuellen Zielorientierung schneiden die - Verwaltungseinheiten im Urteil der Mitarbeitenden besser ab als die übrige Bundesverwaltung. Die Befragten fühlen sich unter anderem auch besser informiert und fairer beurteilt. Ebenfalls positiv beurteilt wurde der Zielvereinbarungsprozess. Auch hier ist der Einfluss auf das Commitment überdurchschnittlich hoch. Optimierungsmöglichkeiten bestehen bei der Messung der Zielerreichung und im Bereich der Ziel-Kaskadierung. Im -Bereich werden diese Potentiale bereits besser genutzt. Arbeitszufriedenheit / Bindung In letzter Zeit habe ich selten daran gedacht, mir eine Arbeit ausserhalb meiner Verwaltungseinheit zu suchen Wie zufrieden sind Sie insgesamt mit Ihrer Arbeitssituation? BVerw gesamt ohne Die stärkere Zielorientierung wirkt sich ebenso wie der grössere Handlungsspielraum auf die Arbeitszufriedenheit und die Bindung aus. Bei beiden Faktoren ergeben sich für den -Bereich wesentlich höhere Werte. Die generelle Arbeitszufriedenheit liegt bei -Einheiten um 0.2 Punkte über dem Durchschnitt der restlichen Bundesverwaltung. Im externen Vergleich liegt die Arbeitszufriedenheit in der Bundesverwaltung zwischen 0.3 und 0.6 Punkten (: 0.1 und 0.4) tiefer als der Durchschnitt bei Schweizer Unternehmen. Mit zunehmender Verbleibdauer in der Bundesverwaltung nimmt die Arbeitszufriedenheit kontinuierlich ab. -Einheiten gelingt es offensichtlich besser, die Arbeitszufriedenheit zu erhalten bzw. zu fördern. Generell stehen dabei folgende Themen im Zentrum, da sie die grösste Hebelwirkung haben: - Arbeitsinhalt (Möglichkeit, die eigenen Kenntnisse und Fähigkeiten voll einsetzen und eigene Ideen umsetzen zu können) Spezialauswertung Personalbefragung 2007, Heimgartner, Seite 5/8

6 - Direkte/r Vorgesetzte/r (klare, offene, glaubwürdige und unterstützende Führungskultur) - Handlungsspielräume (Gewährleistung von ausreichendem Handlungsspielraum zur Aufgabenerledigung und Möglichkeit der Einflussnahme auf wichtige Entscheidungen im Arbeitsumfeld) 6 Fazit Die Zusatzauswertung der Personalbefragung 2007 zeigt, dass es den -Verwaltungseinheiten gelingt, den individuellen Handlungsspielraum, die Leistungskultur, die Zielorientierung, das Kostenbewusstsein, die Arbeitszufriedenheit sowie die Bindung zum Arbeitgeber stärker zu fördern als dies bei konventionell geführten Verwaltungseinheiten der Fall ist. Insbesondere in der Einschätzung der Ziel- und Leistungsorientierung lassen sich deutliche Vorteile gegenüber der traditionellen Steuerung erkennen. Eine wichtige Rolle kommt hier auch den Linienvorgesetzten zu, die der Zielorientierung in der Führung ihrer Mitarbeitenden offensichtlich die nötige Beachtung schenken. Diese Stärken sind zu festigen. Die höhere Arbeitszufriedenheit und Bindung der Mitarbeitenden von -Verwaltungseinheiten beugt Personalfluktuation vor. Damit lassen sich Kosten sparen. Die starke Bindung dürfte aber auch einen positiven Effekt auf die Serviceorientierung der Mitarbeitenden haben, deren Förderung ein Hauptziel des Steuerungsmodells ist. Beilage: - Tabelle Einzelauswertung je Frage Spezialauswertung Personalbefragung 2007, Heimgartner, Seite 6/8

7 Personalbefragung 2007; Einzelauswertung Fragen - BVerw BVerw ohne Anzahl auswertbare Fragebogen Zustimmung F3 Handlungsspielräume Um meine Aufgaben zu erledigen, habe tief 6 7 ich ausreichenden Handlungsspielraum mittel hoch F5 In meiner Verwaltungseinheit werden Arbeitsabläufe bzw. Dokumente tief konsequent vereinfacht mittel F6 In meiner Verwaltungseinheit arbeiten wir konsequent daran, vermeidbare Kosten zu reduzieren F10 Die wichtigsten Ziele unserer Abteilung werden aus den wichtigen Zielen unserer Verwaltungseinheit abgeleitet F11 Die wichtigsten Ziele unserer Abteilung werden an alle Mitarbeitenden der Abteilung verbindlich kommuniziert F12 In meiner Abteilung wissen wir genau, was wir zu tun haben, um die wichtigsten Ziele der Abteilung zu erreichen F13 In meiner Abteilung messen wir den Arbeitsfortschritt an den vorgegebenen Zielen F18 In meiner Verwaltungseinheit wird die Eigenverantwortung und Selbständigkeit der Mitarbeitenden konsequent gefördert F20 In meiner Verwaltungseinheit wird die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit konsequent gefördert F44 In meiner Verwaltungseinheit wird der Wissen- und Erfahrungsstransfer zwischen Mitarbeitenden konsequent gefördert F25 Direkte/r Vorgesetzte/r... setzt klare Ziele. F26 Direkte/r Vorgesetzte/r... kann die Mitarbeitenden für die gesetzten Ziele begeistern F35 Mein/e Vorgesetzte/r hat mit mir individuelle Ziele für das laufende Jahr vereinbart hoch tief mittel hoch tief 4 6 mittel hoch tief 9 9 mittel hoch tief 7 7 mittel hoch tief 8 9 mittel hoch tief mittel hoch tief mittel hoch tief mittel hoch tief 9 11 mittel hoch tief mittel hoch tief 7 8 mittel hoch Spezialauswertung Personalbefragung 2007, Heimgartner, Seite 7/8

8 Fortsetzung F36 Meine individuellen Ziele wurden aus den wichtigen Zielen der Abteilung abgeleitet F37 Meine individuellen Ziele sind herausfordernd, aber realistisch F38 Meine Leistung wird auf der Basis der vereinbarten Ziele fair und nachvollziehbar beurteilt F51 (affective Commitment) Es liegt mir viel am Schicksal meiner Bundesverwaltung F52 (affective Commitment) Ich habe ein starkes Zugehörigkeitsgefühl zu meiner Verwaltungseinheit BVerw ohne Zustimmung tief 8 10 mittel hoch tief 7 9 mittel hoch tief 7 10 mittel hoch tief 3 4 mittel hoch tief 6 7 mittel hoch tief 1 1 mittel F53 (affective Commitment) Bei meiner Arbeit gebe ich mich mit dem Erreichten nicht zufrieden, sondern versuche, eine noch bessere Leistung zu erbringen hoch F54 Bindung (continuous Commitment) In letzter Zeit habe ich selten tief daran gedacht, mir eine Arbeit ausserhalb meiner Verwaltungseinheit mittel zu suchen hoch F58 Bindung (continuous Commitment) Wenn sich bei meiner Arbeit tief bald gewisse Dinge ändern, suche ich keine neue Stelle mittel hoch F50 Wie zufrieden sind Sie insgesamt mit Ihrer Arbeitssituation? unzufrieden 9 13 teils/teils zufrieden Spezialauswertung Personalbefragung 2007, Heimgartner, Seite 8/8