Umfrage zur Mitarbeiterbefragung Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse

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1 Umfrage zur Mitarbeiterbefragung Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse Die Ergebnisse der Umfrage zur Mitarbeiterbefragung 1996 wurden erstmals veröffentlicht: W. Bungard, A. Fettel & I. Jöns (1997). Mitarbeiterbefragungen: Verbreitung, Einsatzformen und Erfahrungen bei den 100 umsatzgrößten Unternehmen in der Bundesrepublik Deutschland. In: Bungard, W. & Jöns, I. (Hrsg.), Mitarbeiterbefragung Ein Instrument des Innovations- und Qualitätsmanagements, S Weinheim: Psychologie Verlags Union. Die im folgenden dargestellten Ergebnisse beruhen auf der genannten Quelle. Susanne Steimer - Lehrstuhl für Wirtschafts- und Organisationspsychologie Universität Mannheim

2 Zusammenfassung der Ergebnisse Umfrage zur Mitarbeiterbefragung 1996 Folie 2 Kurzdarstellung Von den 100 umsatzstärksten Unternehmen in Deutschland haben sich 71 Unternehmen an dieser Studie beteiligt. Davon führen 35 Unternehmen Mitarbeiterbefragungen durch. 36 Unternehmen haben sich bisher noch nicht für einen Einsatz einer MAB entschlossen. MAB werden dabei als umfassende Befragung aller Mitarbeiter des gesamten Unternehmens oder Werkes durchgeführt. Die Organisation der MAB liegt überwiegend bei internen Projektgruppen, die sich aus Fach- und Führungskräften zusammen setzen. Zusätzlich werden oftmals externe Beratungsinstitute herangezogen. Die Durchführung erfolgt zumeist regelmäßig alle 2 bis 3 Jahre oder zumindest mehrfach. Als Instrument werden überwiegend schriftliche, unternehmensspezifisch entwickelte bzw. angepasste Fragebögen eingesetzt. Der Anzahl an Fragen variiert gleichmäßig von 20 bis 100 Fragen. Gegenstand der Befragung ist das gesamte Spektrum an arbeitsrelevanten Themen, wie Arbeitsbedingungen, Zusammenarbeit, Führung, bis Kommunikation und Betriebsklima. Die Auswertung erfolgt in der Hälft der Unternehmen für einzelne Abteilungen, wobei die untere Auswertungsgrenze zwischen 4 bis 20 Mitarbeitern variiert. Die schriftlichen Ergebnisberichte gehen häufig an die Vorgesetzten, eher selten direkt an die befragten Mitarbeiter. Die Rückmeldung der Ergebnisse erfolgt in drei Viertel der Unternehmen in Form von Präsentationsveranstaltungen für einzelne Gruppen oder Abteilungen. Zusätzlich werden die Mitarbeiter über die Betriebszeitung, mittels Rundschreiben oder Aushänge und eher selten auf großen Veranstaltungen über die Ergebnisse informiert. Die Ableitung von Maßnahmen findet erst in etwa der Hälfte der Unternehmen durch spezifische Veranstaltungen auch auf der Abteilungsebene statt. Die Durchführung auf Abteilungsebene ist dann meist für den Vorgesetzten verpflichtend, wobei dieser zum Teil durch interne oder externe Moderatoren unterstützt wird. Das Controlling erfolgt zumeist über Aktionspläne und Zwischenberichte sowie durch den Vergleich der Ergebnisse mit der nachfolgenden MAB. Eine systematische Beurteilung des Nutzens unterbleibt eher angesichts der Schwierigkeiten objektiver Kriterien und anderer Messprobleme.

3 Zusammenfassung der Ergebnisse Umfrage zur Mitarbeiterbefragung 1996 Folie 3 Zusammensetzung der Stichprobe Teilnehmer der Studie: Stichprobe nach Anzahl Mitarbeiter (N=71) Für diese Umfrage wurden die 100 umsatzstärksten Unternehmen in Deutschland im Mai 1996 angeschrieben und um ihre Teilnahme gebeten. Davon antworteten insgesamt 71 Unternehmen. Durchführung von Mitarbeiterbefragungen: Von den 71 Unternehmen, die an der Studie teilnahmen, führten zu diesem Zeitpunkt etwa die Hälfte der Unternehmen Mitarbeiterbefragungen durch (49,3%). Die anderen gaben an, dies bisher nicht getan zu haben. 14% 13% 3% 8% 10% 52% mehr als bis 1000 keine Angaben Bei den kleineren Unternehmen mit bis zu Mitarbeitern werden eher seltener MAB eingesetzt (22%), als in größeren Unternehmen mit über Mitarbeitern (63%). Stichprobe nach Branchen (N=71) Bei dem Vergleich nach Branchen sind es eher Industrieunternehmen (63%), als Handel- oder Dienstleistung (50%), die MAB einsetzen. Hervorzuheben ist, dass kein Unternehmen angab, MAB nicht mehr durchzuführen. Dies lässt den Schluss zu, dass Unternehmen, die einmal MAB einsetzen, an diesem Instrument festhalten. 49% 14% 37% Handel/ Dienstleistung Industrie keine Angaben

4 Zusammenfassung der Ergebnisse Umfrage zur Mitarbeiterbefragung 1996 Folie 4 Einsatz von MAB Anlass für die Durchführung der ersten MAB: Die Durchführung der ersten MAB erfolgte bei den meisten Unternehmen aufgrund umfassender Veränderungsprozesse (z.b. aufgrund der Einführung neuer Managementstrategien, einer neuen Unternehmensphilosophie oder Führungskultur). In über zwei Drittel der Unternehmen (71,4%) ist die MAB in umfassende Managementstrategien eingebettet, wie z.b. KVP, Lernende Organisation oder TQM. Häufigkeit und Stichprobe der Durchführung: Mehr als die Hälfte (54,3%) der Unternehmen befragt seine Mitarbeiter regelmäßig im Abstand von 2 bis 3 Jahren. Zumindest mehrfach führen noch 40% der Unternehmen die MAB durch. Nur in den wenigsten Fällen handelt es sich bei der Durchführung der MAB um eine einmalige Aktion. In der überwiegenden Zahl erstreckt sich die MAB auf das gesamte Unternehmen (54%) bzw. auf den Gesamtkonzern (23%) und dabei meist auf alle Mitarbeitergruppen (77%). In 74% der Unternehmen, die MAB durchführen, erfolgt dies in Form einer Vollerhebung. Stichproben werden, wenn überhaupt, eher in sehr großen Unternehmen mit über Mitarbeitern herangezogen. 37% 11% Projektorganisation (N=35) 40% Nur intern Zusammenarbeit intern und extern Nur extern Projektorganisation: Am häufigsten (40%) erfolgt die Konzeption und Durchführung der MAB ausschließlich durch interne Mitarbeiter. Dabei handelt es sich primär um Projektgruppen aus Fach- und Führungskräften.

5 Zusammenfassung der Ergebnisse Umfrage zur Mitarbeiterbefragung 1996 Folie 5 Ziele und Themen der MAB Ziel und Zweck der MAB: Zu den Zielen wurden den Befragten Alternativen vorgegeben, die sie nach ihrer Wichtigkeit einschätzen sollten. Dabei wurde keines der Ziele als unwichtig eingestuft, die Erhebung des Status Quo wird mit einem Mittelwert von 1,3 als am wichtigsten eingestuft. Danach war für die meisten Unternehmen ein umfassender Veränderungsprozess der Anlass für die erste Durchführung, die MAB selbst dient aber primär der Analyse von Stärken und Schwächen der Organisation, und noch nicht der Gestaltung von Veränderungsprozessen. Zielsetzung der MAB (N=35) Informationsgewinnung Führungsinstrument Kommunikationsinstrument Stärken- /Schwächenanalyse Gestaltungsprojekte ,3 1,7 2 2,1 2,7 Darstellung der Mittelwerte (1=wichtig bis 5=unwichtig) Kommunikation Betriebsklima Arbeitsbedingungen Arbeitsinhalte Themen der MAB (N=35) 50% 60% 70% 80% 90% 100% 94% 89% 89% 83% Themen der MAB: Der Großteil der Unternehmen (74%) führt umfassende MAB mit breitem Themenspektrum durch. Themenzentrierten MAB (14%) sowie problemzentrierten Befragungen (11%) kommen relativ wenig Bedeutung zu, wobei diese Befragungen eher von großen Unternehmen (über Mitarbeiter) durchgeführt werden. Zusammenarbeit Kollegen 83%

6 Zusammenfassung der Ergebnisse Umfrage zur Mitarbeiterbefragung 1996 Folie 6 Inhalte und Form der Ergebnisauswertung Auswertung der Ergebnisse: Gut die Hälfte der Unternehmen wertet die Ergebnisse bis auf Abteilungsebene aus, wobei die untere Auswertungsgrenze zwischen 4 bis 20 Mitarbeitern liegt. Eigene Ergebnisberichte erhält neben der MAB-Projektgruppe, der Personalbereich, das Management, die Arbeitnehmervertretung und die Führungskräfte der Abteilungen. Nur in wenigen Fällen erhalten auch die Mitarbeiter eigene Ergebnisberichte. Differenzierte Auswertung (N=35) Gesamtunternehmen Funktionsbereiche Hauptabteilung Abteilung 10% 30% 50% 70% 90% 86% 69% 34% 54% Formen der Ergebnisrückmeldung (N=35) Präsentationsveranstaltungen Betriebszeitung Informationsschreiben Betriebsversammlung keine Veröffentlichung 0% 20% 40% 60% 80% 100% 9% 34% 51% 60% 71% Formen der Ergebnisrückmeldung: Die Ergebnisse werden am häufigsten in Form von Veranstaltungen für kleinere Gruppen oder Abteilungen präsentiert. Die Präsentation der Ergebnisse ist zumeist verpflichtend für die Vorgesetzten, wobei sie in ca. 60% der Fälle von einem internen oder externem Moderator unterstützt werden.

7 Zusammenfassung der Ergebnisse Umfrage zur Mitarbeiterbefragung 1996 Folie 7 MAB und Vorgesetztenbeurteilung Eine spezifische Fragestellung im Zusammenhang mit der MAB ist die Frage, nach der Verknüpfung mit der Vorgesetztenbeurteilung (VGB). Von einer VGB kann man nur dann sprechen, wenn zumindest eine differenzierte Auswertung für die Führungskraft erfolgt. Dies kann durch die gesonderte Auswertung der Fragen zum Vorgesetztenverhalten sichergestellt werden, falls die Auswertungseinheiten nicht schon so klein sind, dass die Auswertungseinheit dem Verantwortungsbereich des Vorgesetzten entspricht. Dies ist insofern hervorzuheben, da man bei einer derartigen Auswertung implizit eine VGB durchführt. Erhebung der VGB im Rahmen der MAB (N=35) Explizite VGB Implizite VGB Getrennte Durchführung 0% 20% 40% 60% 80% 100% 20% 54% 77% Erhebung der VGB im Rahmen der MAB: In nur 20% der Fälle dient die MAB gleichzeitig als VGB. Dabei werden die Ergebnisse nicht gesondert ausgewertet und es erfolgt in keinem Fall eine gesonderte Rückmeldung der VGB Ergebnisse. Gesonderte Durchführung: In 54% der Unternehmen wird die VGB gesondert durchgeführt. Die VGB erfolgt dabei in der Hälfte der Fälle auf Wunsch des Vorgesetzen. Implizite Durchführung: In 77% der Unternehmen enthält der Fragebogen auch Fragen zur Führung bzw. zum konkreten Führungsverhalten. Dabei beziehen sich die Antworten überwiegend auf den direkten Vorgesetzten (73%).

8 Zusammenfassung der Ergebnisse Umfrage zur Mitarbeiterbefragung 1996 Folie 8 Controlling und Effizienz der MAB Formen des MAB-Controlling: In den befragten Unternehmen erfolgt ein Controlling der Prozesse am häufigsten durch den Vergleich der Ergebnisse und mittels Aktionsplänen oder Zwischenberichten. Effizienzkriterien zur Beurteilung der MAB: Von den befragten Unternehmen die MAB durchführen, konnten nur wenige die Frage nach den Effizienzkriterien beantworten. Dabei wurde am häufigsten die Anzahl an Verbesserungsvorschlägen, die Verbesserung der Kundenzufriedenheit oder andere Qualitätskriterien genannt. Keine Rolle spielen bisher Produktivitätskennziffern oder objektive Personaldaten wie Absentismus oder Krankenstand. Als weitere, für sinnvoll erachtete Kriterien zur Beurteilung des Nutzens einer MAB, wurden genannt: Durchgeführte Folgeaktivitäten, der Umsetzungsgrad und die Akzeptanz konkreter Maßnahmen. Zusammenfassung: Man konnte den Eindruck gewinnen, dass in vielen Unternehmen noch keine systematisches Beurteilung des Nutzens der MAB erfolgt. Schwierig gestaltet sich dabei im allgemeinen eine Ursache- Wirkungs-Zuordnung. Ein wichtiger Ansatz ist hier in der Befragung der Mitarbeiter anhand konkreter Fragen zur Umsetzung der MAB zu sehen, da dies eine Beurteilung zumindest aus Sicht der Mitarbeiter ermöglicht. Formen des MAB-Controlling (N=35) Vergleich mit nächster MAB Aktionspläne/Zwischenberichte Fragen in Folge-MAB Zwischenbefragung Objektive Daten kein Controlling 0% 20% 40% 60% 80% 100% 9% 6% 8% 37% 69% 66% Effizienzkriterien der MAB (N=35) Verbesserungsvorschläge Kundenzufriedenheit Qualitätskriterien 0% 10% 20% 30% 40% 50% 17% 23% 23%

9 Zusammenfassung der Ergebnisse Umfrage zur Mitarbeiterbefragung 1996 Folie 9 Nutzen und Akzeptanz der MAB Nutzen der MAB: Im Hinblick auf den Nutzen der MAB wurden nach dem Beitrag zur Verbesserung unterschiedlicher Aspekte gefragt. Dabei wurden die Verbesserung der internen Kommunikation und des Betriebsklimas relativ hoch eingestuft. Beitrag der MAB zur Verbesserung von... (N=35) Kommunikation Betriebsklima Zufriedenheit Managementstrategien Organisation Qualität ,0 2,3 2,6 2,6 2,7 2,8 Darstellung der Mittelwerte (1=hoch bis 5=gering) Akzeptanz der MAB (N=35) Oberes Management Mittlere Führungskräfte Unter Führungskräfte Mitarbeiter Betriebsrat ,0 2,1 2,0 2,4 2,4 Darstellung der Mittelwerte (1=hoch bis 5=gering) Akzeptanz von MAB: In Bezug auf die Akzeptanz der MAB interessiert zunächst die Rücklaufquote, die als Indikator für die Akzeptanz der MAB angesehen werden kann. Der Rücklauf liegt im Mittel bei 60% (mit einer Streubreite von 16%). Darüber hinaus wurden die Unternehmen konkret nach der Akzeptanz der MAB durch die einzelnen Hierarchieebenen gefragt. Hier zeigte sich eine eher hohe Akzeptanz quer durch alle Hierarchieebenen.

10 Zusammenfassung der Ergebnisse Umfrage zur Mitarbeiterbefragung 1996 Folie 10 Erfahrungen und Empfehlungen zur MAB Welche Probleme und Schwierigkeiten traten bei der Durchführung von MAB im Unternehmen auf? Ängste und fehlendes Vertrauen in die Anonymität Fehlende Akzeptanz des Instrumentes MAB und geringer Rücklauf Schwierigkeiten beim Datenmanagement Koordination und Umsetzung von Maßnahmen bzw. Folgeaktivitäten Zeitmanagement Ressourcenknappheit Welchen Verbesserungsbedarf sehen Sie heute in Ihrem Unternehmen hinsichtlich der MAB? Bessere Vorbereitung: Mehr Information der Mitarbeiter, Schaffung einer Vertrauenskultur, Form und Inhalte der Befragung stärker auf die Zielgruppen abstimmen. Durchführung bzw. Logistik verbessern Schnellere und differenziertere Auswertung Rasche Rückmeldung der Ergebnisse und rasche Umsetzung von Maßnahmen Welche Empfehlungen würden Sie einem Unternehmen mit auf den Weg geben? Professionelle Planung und Organisation Schaffung einer Vertrauenskultur, Unterstützung durch Management sicherstellen Einbezug der Arbeitnehmervertretung Offene Kommunikation und Information im Vorfeld Begleitende Organisationsentwicklung, Beteiligung der Mitarbeiter ernst nehmen Konsequente und schnelle Rückmeldung der Ergebnisse an die Mitarbeiter Konsequente Umsetzung der Maßnahmen