Basisfunktionen. Präsentation 27

Transkript

1 Basisfunktionen In diesem Kapitel werden zunächst die grundlegenden PC-typischen Bereiche angesprochen. Dies sind der Programmstart über den Desktop, die PowerPoint-Startauswahl und der PowerPoint-Hauptbildschirm. Außerdem kommen noch einmal die aus dem Windows-Training sicher vertrauten Dateimanagement-Funktionen zur Sprache. Soweit der Fall, werden hierbei Powerpoint-Besonderheiten vorgestellt. Abschließend wird, ebenfalls wiederholend, an einige wichtige Windows-Verfahren erinnert und das Paket der Office-übergreifenden Funktionen, soweit für PowerPoint relevant, angesprochen. 27

2 Basiswissen 3.1 Programmstart Viele Office-Programme öffnen sich mit einer leeren Arbeitsfläche und überlassen dem Anwender, über die ersten Schritte zu entscheiden. PowerPoint ist in dieser Hinsicht etwas anders gestrickt, da der Anwender nach dem Windows-typischen Programmstart direkt in eine praktische Auswahlbox geführt wird. Programm starten und Startauswahl 301 Der Windows-Startbutton dient der Aktivierung der auf dem PC installierten Programme. Nach einem stets gleichen Verfahren per Mausklick wird auch PowerPoint gestartet: Danach erscheint eine Abfragebox, die die verschiedenen Startoptionen für die Arbeit mit PowerPoint zur Entscheidung anbietet. Abb. 1: PowerPoint starten Funktion aktivieren PowerPoint kann gestartet werden, indem Sie auf die Schaltfläche Start der Windows-Taskleiste klicken und im Menü Programme den Menüpunkt Microsoft PowerPoint wählen oder indem Sie doppelt auf ein vorhandenes PowerPoint-Dateisymbol klicken, das sich in einem Ordnerfenster oder auf dem Desktop befindet. Abb. 2: Programm starten und Startauswahl AutoInhaltassistent Wählen Sie diese Option, um eine neue mit dem Assistenten unter Angabe von Inhalt, Zweck, Stil, Handzetteln und Ausgabemedium zu erstellen. Die neue enthält Platzhalter mit Beispieltexten, die Sie durch eigene Texte ersetzen können. Entwurfsvorlage Wählen Sie diese Option, um eine neue zu erstellen, die auf einem der vorgegebenen PowerPoint-slayouts basiert. Leere Wählen Sie diese Option, um eine neue, leere en auf der Grundlage der Standardeinstellungen für Text und Farben zu erstellen. Öffnen einer Über dieses Optionsfeld können Sie eine vorhandene bearbeiten und vorführen. Wenn Sie dieses Optionsfeld aktivieren, wird das darunter liegende Listenfeld freigeschaltet. Wählen Sie hier entweder eine der aus, die Sie zuletzt geöffnet hatten, um diese direkt zu öffnen. Außerdem können Sie auch den Eintrag Weitere Dateien markieren, um eine andere Datei zu öffnen. Dialog nicht mehr anzeigen Aktivieren Sie dieses Kontrollfeld, wenn dieses Dialogfeld beim nächsten Aufruf von Microsoft PowerPoint nicht mehr gezeigt werden soll. PowerPoint erstellt dann automatisch eine neue und lässt Sie das Standard- Layout für die Folien wählen. 1 28

3 Aktion beenden Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Auswahl zu bestätigen. Die Elemente des Startbildschirms 302 Der Startbildschirm zeigt exemplarisch die ersten und wichtigsten Bedienelemente von PowerPoint an. Genau genommen handelt es sich dabei aber nicht um PowerPoint-typische Elemente, sondern um eine Standard-Windows-Umgebung, die durch die Programmentwickler lediglich für PowerPoint angepasst wurde. Alle im Folgenden näher beschriebenen Elemente existieren, wenngleich in gestalterisch leicht abgewandelter Form, genauso für andere Office-Anwendungen. Einzig die gleichzeitige Anzeige von drei Arbeitsflächen in drei verschiedenen Ansichten ist eine Spezialität von PowerPoint; die einmal mehr beweist, dass die Anfertigung von en ein etwas anderes Business ist als zum Beispiel das Verfassen und Gestalten eines Textes oder das Arbeiten in einer Kalkulationstabelle. Konkret deutet die sofort verfügbare Gliederungsansicht auf die Notwendigkeit des ständigen Ordnens und Strukturierens der Textaussagen in der und das ebenso permanent sichtbare Notizfenster auf die besondere Wichtigkeit der Anfertigung von Notizen (über die Texte in der Präsenation hinaus!) für den eigenen Vortrag, aber auch für den Zuhörerkreis hin. Symbolleisten In den Symbolleisten befinden sich viele der häufig benötigten Funktionen. Diese werden durch Symbole dargestellt. Statusleiste In der Statusleiste werden Angaben zum Status oder z. B. zur gewählten Ansicht gemacht. Ansichtssteuerung Die Ansichtssteuerung dient zum schnellen Wechseln der Ansichten. Office-Assistent Der Office-Assistent befindet sich normalerweise am unteren rechten Bildschirmrand. Er kann jedoch durch Ziehen mit der Maus verschoben werden. Der Assistent bietet Ihnen selbstständig Hilfe. Um ihn auszublenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ihn und wählen den Menüpunkt Ausblenden. 3.2 Dateimanagement Üblicherweise speichern Sie Ihre als Dateityp:. Dies ist das normale PowerPoint-Dateiformat. Jede Datei auf dem Computer ist mit einem Namen und einer Abkürzung bezeichnet, die den Dateityp festlegt. Name und Typ sind durch einen Punkt getrennt: dateiname.ppt Der Name dient dem Benutzer dazu, seine Dateien wiederzuerkennen und auseinander zu halten. Der Dateityp kennzeichnet, welche Art von Daten die Datei beinhaltet, ob es sich beispielsweise um ein Bild, eine Musikdatei 3 Titelleiste In der Titelleiste wird der Name des Dokuments und des Programms genannt. An der rechten Seite befinden sich die Standardelemente Minimieren, um das Wordfenster zu minimieren, Voll-/ Teilbild, um zwischen Vollund Teilbild zu wechseln und Schließen, um Word zu beenden. Menüleiste Über die Menüleiste erreichen Sie alle Funktionen von PowerPoint über Pulldown- Menüs. 1 Soll diese Option zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktiviert werden, klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und in dem Register Ansicht auf Startdialog. Abb. 3: Das Powerpointfenster 29

4 oder um ein Textdokument handelt. Die meisten Anwendungsprogramme haben einen eigenen Dateityp, in dem die mit diesem Programm bearbeiteten Dateien gespeichert werden. PowerPoint-Dokumente werden mit der Abkürzung.ppt als Dateityp gespeichert. erstmalig speichern 303 Diese Funktion wurde schon im Abschnitt Erste Schritte erwähnt; sie soll wegen ihrer Wichtigkeit hier noch einmal schematisch abgebildet werden: Funktion aktivieren Aktivieren Sie die Dialogbox Speichern unter über den Menüpunkt Datei - Speichern unter. Abb. 4: erstmalig speichern Gliederung Mit dieser Option wird nur der Text Ihrer gespeichert, und zwar abgestuft nach Gliederungsebenen, soweit diese in Ihrem Dokument vorhanden sind. Auf diese Weise können alle Windows-Textverarbeitungen Ihre PowerPoint-Datei lesen und weiter bearbeiten. Nachteil: Sämtliche grafischen Elemente, d. h. auch grafischen Texte gehen verloren. Entwurfsvorlage Die Speicherung als Entwurfsvorlage gibt Ihnen später zum einen die Möglichkeit, sehr einfach über den Aufruf der richtigen Vorlage eine neue zu erstellen und zum anderen Formatierungen in dieser Datei auf andere zu übertragen. Pack & Go Sie können PowerPoint en auch auf Rechnern durchführen, auf denen kein PowerPoint installiert ist. Dazu benötigen Sie diese Pack-&-Go-Option. slayout abspeichern 305 Funktion aktivieren Aktivieren Sie die Dialogbox Speichern unter über den Menüpunkt Datei - Speichern unter. Speicherverzeichnis Öffnen Sie in der Dialogbox das Speicherverzeichnis, in dem Sie die ablegen wollen. Dateiname Geben Sie in diesem Eingabefeld einen treffenden Begriff für die ein. Dateityp [/Webseite/Gliederung] Wählen Sie in diesem Listenfeld den Eintrag aus, um die im Standardformat für en abzuspeichern. Aktion beenden Schließen Sie den Speichervorgang über die Schaltfläche Speichern ab. Dateitypen 304 Beim Speichern können Sie darüber hinaus verschiedene Dateitypen auswählen. Einige der Möglichkeiten sollen im Folgenden kurz erläutert werden. Webseite Die Speicherung als Webseite erstellt einen neuen Ordner mit den Elementen Ihre Datei. Dadurch können praktisch alle aktuellen Programme Ihre Datei öffnen. Abb. 5: slayout abspeichern Speicherverzeichnis Öffnen Sie in der Dialogbox das Speicherverzeichnis, in dem Sie das slayout ablegen wollen. Dateiname Geben Sie in diesem Eingabefeld einen treffenden Begriff für das slayout ein. Dateityp [/Webseite/Gliederung] Wählen Sie in diesem Listenfeld den Eintrag Entwurfsvorlage aus, um die im Standardformat für en abzuspeichern. Aktion beenden Schließen Sie den Speichervorgang über die Schaltfläche Speichern ab. 30

5 .3 Elementare Windows-und Office- Funktionen PowerPoint ist ein Teil des Microsoft-Office- Pakets. Es unterliegt, wie alle heute gängigen PC-Programme, einerseits den Gestaltungsstandards der Windows-Domäne, andererseits existieren etliche Funktionen, die zumindest in den anderen Office-Programmen in ähnlicher, wenn nicht sogar exakt gleicher Form vorhanden sind. Hier schließt sich ein wichtiger Kreis: Der Vorteil der Programmierer, für viele der erforderlichen Funktionen in eine so genannte Subroutinen-Bibliothek greifen zu können, geht einher mit dem Vorteil der Lernenden, eben diese Funktionen nicht immer wieder neu entdecken und erlernen zu müssen, sondern in der Windows- und mehr noch in der Office-Umgebung eine Menge alte Bekannte immer wieder anzutreffen: Rückgängig und Wiederherstellen 306 Auch diese Funktionen sind hinlänglich aus dem Menü Bearbeiten bekannt; allerdings sind sie bei PowerPoint besonders wertvoll, da doch immer wieder gerade in den Gestaltungsaspekten experimentiert und probiert wird. Abb. 6: Rückgängig Letzte Aktion rückgängig machen Um die letzte Aktion des Benutzers rückgängig zu machen, klicken Sie auf das Symbol Rückgängig in der Symbolleiste Standard oder wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten - Rückgängig oder betätigen Sie die Tastenkombination Strg C. Abb. 7: Mehrfach Rückgängig Mehrere Aktionen rückgängig machen Um mehrere Aktionen des Benutzers rückgängig zu machen, öffnen Sie das Listenfeld des Symbols Rückgängig in der Symbolleiste Standard. Wählen Sie nun die Aktionen aus, die rückgängig gemacht werden sollen. Abb. 8: Wiederherstellen Rückgängig gemachte Aktionen wiederherstellen Wenn Sie rückgängig gemachte Aktionen wiederherstellen wollen, öffnen Sie das Listenfeld des Symbols Wiederherstellen in der Symbolleiste Standard und wählen Sie die Aktionen aus, die Sie wiederholen wollen. Ziehen von Daten von einem Programm zu einem anderen 307 Die Drag&Drop-Funktion ermöglicht, Daten zwischen Dokumenten verschiedener Programme zu kopieren. Beide Programme müssen OLE unterstützen. Die Programmfenster sollten so angeordnet sein, dass sowohl die Quelldatei mit den zu ziehenden Daten als auch die Zieldatei, die die Stelle anzeigt, an der die Daten abgelegt werden sollen, geöffnet sind und angezeigt werden. Nach dem Markieren der gewünschten Daten wird mit der rechten Maustaste die Markierung an die neue Position im anderen Programm gezogen. Sollten Probleme dabei auftauchen, alle Daten per Drag&Drop von einem Programm in ein anderes zu kopieren, verwenden Sie stattdessen die Befehle Kopieren und Einfügen im Menü Bearbeiten. Zwei Zwischenablagen (Office 2000) 308 Seit Office 2000 stehen Ihnen zwei Zwischenablagen zur Verfügung; Grundlage ist die Windows-Zwischenablage. Sie kann nur ein Element zur Zeit aufnehmen. Sie funktioniert in allen Windows-Anwendungen. Darauf aufbauend gibt es die Office-Zwischenablage. Sie kann bis zu zwölf Elemente aufnehmen. Sie steht Ihnen nur im Microsoft- Office-Paket zur Verfügung. - Das aktuellste Element der Office-Zwischenablage ist immer 3 31

6 identisch mit dem der Windows-Zwischenablage. Für die Office-Zwischenablage gibt es eine eigene Symbolleiste, die sich entweder automatisch einblendet; wenn sie zweimal hintereinander dieselbe Aktion ausgeführt haben oder die Sie über Ansicht - Symbolleisten - Zwischenablage gezielt aktivieren können. Abb. 9: Office-Zwischenablage Um ein Element aus dieser Zwischenablage in den Text einzufügen, klicken Sie es einfach an. Anhand der Symbole können Sie unterscheiden, aus welcher Anwendung das entsprechende Element stammt und darüber hinaus öffnet sich bei Mauskontakt ein kleines Fenster, das den Inhalt des Elementes anzeigt. Das Format der aus der Zwischenablage eingefügten Daten 309 Die aus einem anderen Programm ausgeschnittenen oder kopierten Daten werden, falls möglich, in einem Format eingefügt, das PowerPoint bearbeiten kann; so werden z. B. Daten aus Microsoft Excel-Tabellen als Text in eine PowerPoint-Folie eingefügt. Wenn PowerPoint die Daten nicht bearbeiten kann, werden die Daten als eingebettetes Objekt eingefügt. Dann kann das Quellprogramm verwendet werden, um das eingebettete Objekt zu bearbeiten. Können die Daten nicht eingefügt werden, werden sie als statisches Bild aufgenommen, das nicht bearbeitet werden kann. Um festzulegen, wie Daten eingefügt werden, kommt der Befehl Inhalte einfügen aus dem Menü Bearbeiten zum Einsatz. Zeichenobjekte mit der Zwischenablage kopieren/verschieben 310 Voraussetzung Für das Bearbeiten des Folieninhalts wird die Normalansicht empfohlen. Um Zeichenobjekte in die Zwischenablage zu übernehmen, müssen Sie sie zuerst markieren Abb. 10: Zeichenobjekte mit der Zwischenablage kopieren oder verschieben Zeichenobjekte kopieren Kopieren Sie das markierte Zeichenelement über den Menüpunkt Bearbeiten - Kopieren, das Symbol Kopieren in der Symbolleiste Standard oder die Tastenkombination Strg C. Zeichenobjekte ausschneiden Schneiden Sie das markierte Zeichenelement aus, indem Sie den Menüpunkt Bearbeiten - Ausschneiden wählen oder auf das Symbol Ausschneiden in der Symbolleiste Standard klicken oder die Tastenkombination Strg X betätigen. Einfügen und positionieren Um das Zeichenelement aus der Zwischenablage in das Dokument einzufügen, wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten - Einfügen oder klicken Sie auf das Symbol Einfügen in der Symbolleiste Standard oder betätigen Sie die Tastenkombination Strg V. Positionieren Sie nun das gerade eingefügte Zeichenelement mit der Maus. 32

7 Eingebettete Objekte 311 Mit Hilfe eines eingebetteten Objekts lässt sich eine in einem Office- oder einem anderen OLE-fähigen Programm erstellte Datei ganz oder teilweise in eine andere Datei einfügen. Sofern das Quellprogramm keine Unterstützung für eingebettete Objekte bietet, ist immer noch der Datenaustausch über die Zwischenablage möglich. Wenn ein Objekt eingebettet wurde, werden die Informationen in der Zieldatei bei einer Änderung der Quelldatei nicht aktualisiert. Eingebettete Objekte werden Teil der Zieldatei und stellen, wenn sie einmal eingefügt sind, keinen Teil der Quelldatei mehr dar. Mit einem Doppelklick wird das eingebettete Objekt im Quellprogramm geöffnet. Um ein eingebettetes Objekt zu bearbeiten, (was voraussetzt, dass das Quellprogramm auf dem Computer installiert ist), reicht ein Doppelklick auf das Objekt. Daraufhin wird das Quellprogramm in einem separaten Fenster gestartet, und das eingebettete Objekt wird zur Bearbeitung geöffnet. Daten in PowerPoint und anderen Office- Programmen gemeinsam nutzen 312 Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Daten in Office-Programmen gemeinsam zu nutzen. Welche Möglichkeit die jeweils beste ist, hängt davon ab, wie die Daten im Programm angezeigt werden sollen, ob die Daten bei Änderungen aktualisiert werden sollen und mit wem die Daten gemeinsam genutzt werden sollen. Verwenden Sie die Funktionen Kopieren und Einfügen, um eine Kopie der in einem Programm angezeigten Daten zu erstellen und diese in ein anderes Programm einfügen. Verwenden Sie Drag&Drop, um Daten schnell zwischen zwei geöffneten Programmen zu verschieben oder zu kopieren. Verwenden Sie die Funktionen Importieren und Exportieren, um eine in einem anderen Programm erstellte Datei verwenden. Erstellen Sie ein Hyperlink, um eine Verknüpfung zu Daten in einem Programm erstellen und diese mit farbigem oder unterstrichenem Text oder einer Grafik darzustellen. Senden Sie die Datei als , um eine Datei an andere Personen senden. Verwenden Sie zur Anzeige weiterer Informationen den Office-Assistenten oder verwenden Sie den Hilfeindex, um nach der Funktion zu suchen, zu der Sie mehr erfahren möchten. Notizen: 3 33