Strategische Messeplanung Gut geplant ist halb gewonnen

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1 Strategische Messeplanung Gut geplant ist halb gewonnen

2 Organisatorisches Control Panel 2

3 Organisatorisches Moderator Daniel Gundelach Bereichsleiter Marketing & Consulting MEPLAN GmbH (Tochterunternehmen der Messe München) Kernkompetenzen von MEPLAN CONSULT Messeauftrittsberatung Projektunterstützung 3

4 Organisatorisches Co-Moderator Marlene Hösch Project Manager Spielwarenmesse eg 4

5 Organisatorisches MEPLAN GmbH Abteilung DESIGN Florian Geiger Abteilungsleiter +49 (0) Abteilung SYSTEM Sandra Maier Abteilungsleiterin +49 (0) Abteilung CONSULT Daniel Gundelach Bereichsleiter +49 (0)

6 Organisatorisches Agenda Projektplanung Messeziele Messebotschaft Budgetplanung Weitere Informationen 6

7 Projektplanung 7

8 Projektplanung Fünf Erfolgsfaktoren der Messeplanung Learnings der Vorveranstaltungen Regelmäßige Kontrolle des Projektfortschritts Besuchermarketing vor und während der Messe Vorbereitung der Messenachbereitung Nutzung der Messe als Informationsplattform 8

9 Projektplanung Erste Schritte nach der Anmeldung Regelmäßige Projektmeetings Messeziele definieren Kick-off Meeting Zeitliche Planung / Deadlines Meilensteine setzen Projektplan erstellen Zuständigkeiten klären 9

10 Projektplanung Gantt Diagramm Beispiel MS Project 10

11 Projektplanung Gantt Diagramm Beispiel Excel 11

12 Messeziele 12

13 Messeziele Bedeutung klarer und messbarer Ziele Messeziele ermöglichen eine klare und durchgängige Messekommunikation einen Leitfaden für alle Messeaktivitäten eine Erfolgskontrolle nach der Messe Messeziele bilden eine solide Basis für Ihren Messeauftritt 13

14 Messeziele Messeziele Die Basis für Ihren Messeerfolg Evaluation des Erfolgs Briefing von Dienstleistern Messeziele Messestand Marketingaktionen Standpersonal Messebotschaft Catering 14

15 Messeziele Mögliche Ziele einer Messebeteiligung Vertriebsziele: u.a. Anzahl der Verkaufsabschlüsse / Projekte, Ausbau Kundenstamm Kontaktziele: u.a. Anzahl Kontakte mit Neukunden, Qualität der VIP-Besucher Rechercheziele: u.a. Auftritt der Wettbewerber, Messetrends Motivationsziele: u.a. Mitarbeiteridentifikation mit der eigenen Marke Medienziele: u.a. Zahl der Medienberichte Imageziele: u.a. Wahrnehmung der Marke, Bekanntheitsgrad 15

16 Messeziele SMART Kriterien an die Ziele einer Messebeteiligung S pezifisch - Ziele müssen eindeutig definiert sein M essbar - Ziele müssen quantitativ darstellbar sein A kzeptiert - Ziele müssen von den Empfängern akzeptiert werden und attraktiv sein R ealistisch - Ziele müssen erreichbar sein T erminiert - Klare Terminvorgabe für die Zielerreichung 16

17 Messeziele Ziele und deren Erreichung Quelle: AUMA 17

18 Messeziele Ziele der Messeaussteller Quelle: AUMA 18

19 Messeziele Ziele der Besucher Quelle: AUMA 19

20 Messebotschaft 20

21 Messebotschaft Messebotschaft Die Basis für Ihren Messeerfolg Leitfaden Messebotschaft Ansprache der Zielgruppen Durchgängige Messekommunikation Wiedererkennung 21

22 Messebotschaft Botschaft des folgenden Ausstellers 22

23 Messebotschaft Botschaft des folgenden Ausstellers 23

24 Messebotschaft AIDA Die goldene Regel der Messebotschaft Auf den Punkt Kurz und knapp, max. 3-7 Wörter Integriert Integration in gesamte Messekommunikation Durchdacht Abgestimmt auf Unternehmen, Produkte / Leistungen, Messeziele, Zielgruppe Ansprechend Emotionale Ansprache, bildliche Darstellung der Unternehmenswelt 24

25 Budgetplanung 25

26 Budgetplanung Zusammensetzung des Budgets Quelle: AUMA 26

27 Budgetplanung Zusammensetzung des Budgets Standgestaltung, Standbau, Standausstattung (39%) Gestaltung: Planung, kreativer Entwurf Standbau: Auf- und Abbau, Standmaterial, Miete, Abschreibungen Standausstattung: u.a. Möbel, Teppich, Beleuchtung, Küchenausstattung, audiovisuelle Medien, Präsentationstechnik, Pflanzen, Standbeschriftung / -displays, Grafik, Dekoration Personal- & Reisekosten (21%) Personalkosten (inkl. Spesen und Honorare), Hostessen, Dolmetscher, Hilfskräfte, etc. Hotel und Reisekosten Bewirtungskosten außerhalb des Standes Quelle: AUMA 27

28 Budgetplanung Zusammensetzung des Budgets Grundkosten (20%) Standmiete Energie- und Wasserkosten Andere Grundkosten: u.a. Ausstellerausweise, Parkscheine Standservice und Kommunikation (12%) Standservice: u.a. Besucherbewirtung Kommunikation: u.a. Einladungen, Drucksachen, Katalogeintragung, Direktwerbung, Mailings, Pressemappen, Anzeigen, Übersetzungen, Eintrittsgutscheine für Besucher, Werbegeschenke Telefon, Fax, Internet Quelle: AUMA 28

29 Budgetplanung Zusammensetzung des Budgets Andere Kosten (5%) Schulung und Training der Mitarbeiter / des Standpersonals Messebezogene Kosten anderer Abteilungen: u.a. Marktforschung, Exponate Sonstige Kosten Transport, Handling und Entsorgung (3%) Transport und Handling: u.a. Leergutlagerung, Versicherung, Zoll Entsorgungskosten Quelle: AUMA 29

30 Weitere Informationen 30

31 Weitere Informationen Orientierungshilfen Checkliste für Ihre Messebeteiligung MesseGuide Online Service Center 31

32 Weitere Informationen Informationsquellen AUMA_Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.v. Informationen zu Messen in Deutschland und im Ausland, Tipps für Ihre Messeplanung und Wissenswertes über die Branche ( und FAMAB Verband Direkte Wirtschaftskommunikation e.v. Unterstützung bei der Auswahl des richtigen Partners für eine Messebeteiligung ( change.project gmbh Spezialisierung auf die Lösung interkultureller Kommunikation ( Xing Gruppe Messen Gedankenaustausch für Messeinteressierte ( m+a report Tipps, Erfahrungsberichte, Marktanalysen, Berichte über aktuelle Entwicklungen am Messemarkt ( Trade Fairs International Informationen über die dynamische Entwicklung im Messewesen ( FKM Gesellschaft zur Freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen Geprüfte Zahlen und Fakten zu Messen ( 32

33 Weitere Informationen Weitere Webinare für Ihren Messerfolg Messestandgestaltung Mit der richtigen Idee überzeugen , 14:00 Uhr Besuchermarketing Mehr qualifizierte Gesprächskontakte generieren , 14:00 Uhr Verhalten & Kommunikation auf dem Messestand Das Messegespräch als Erfolgsfaktor , 14:00 Uhr Messenachbereitung Nach der Messe ist Erntezeit , 14:00 Uhr PressPreview Ihre Produkte im internationalen Medieninteresse , 14:00 Uhr Mehr Informationen unter: 33

34 MEPLAN CONSULT +49 (0)