Effiziente Gewerbeanmeldung als Beitrag zur Unternehmenskostensenkung

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1 Effiziente Gewerbeanmeldung als Beitrag zur Unternehmenskostensenkung E-Government Konferenz und 20. uni 2012 in Graz Norbert Weidinger Magistratsdirektion der Stadt Wien Geschäftsbereich Organisation und Sicherheit Informations- und Kommunikationstechnologie

2 Gewerbe-Online auf Elektronische Verfahrensabwicklung von der Antragstellung bis zur Zustellung Alle Gewerbeverfahren im Internet erledigen BilderBox MD-OS/IKT Office of the CIO 2

3 Gewerbe-Online Gewerbe-Online ist Ausdruck der Weiterentwicklung der Gewerbeverwaltung Wiens von einer klassischen Hoheitsverwaltung zu einem qualitätsvollen Dienstleistungsangebot mit BürgerInnen- und Outputorientierung Ausdruck der Forcierung des Einsatzes von E-Government, das einen strategischen Schwerpunkt in Wien darstellt und sich in einer großen Bandbreite an E-Government-Angeboten für BürgerInnen und UnternehmerInnen wiederspiegelt. Teil der New Public Management-Strategie zur Verwaltungsmodernisierung des Magistrats der Stadt Wien und zum Umbau der Verwaltung zu einem Dienstleistungsunternehmen. MD-OS/IKT Office of the CIO 3

4 Gewerbe-Online - Idee Idee von Gewerbe-Online war die Schaffung einer Möglichkeit für BürgerInnen und UnternehmerInnen, sämtliche Gewerbeverfahren von der Initiierung bis zum Erhalt der gewünschten Erledigung vollelektronisch durchzuführen und damit Wegzeiten und Kosten einzusparen. Durch die Online-Befüllung von Formularen, Übernahme der Formulardaten und Weiterverarbeitung im Elektronischen Akt bis zur dualen Zustellung der Erledigung sollte ein vollelektronischer Kreislauf ohne Medienbruch geschaffen werden, der von den BürgerInnen und UnternehmerInnen in Gang gesetzt wird und bei diesen auch wieder endet. MD-OS/IKT Office of the CIO 4

5 Gewerbe-Online - Ziele Zentrale Ziele von Gewerbe-Online BürgerInnen- und Outputorientierung Erhöhung der KundInnenzufriedenheit. Weitere wichtige Ziele Effizienzsteigerung und Verfahrensbeschleunigung durch Erhöhung der Online- Nutzungsquote vor allem bei Änderungsverfahren sowie Kosteneinsparungen unter anderem durch Forcierung der Nutzung der dualen Zustellung Dies soll durch das Angebot erreicht werden, alle gewerberechtlichen Verfahren auch elektronisch abwickeln zu können. MD-OS/IKT Office of the CIO 5

6 Gewerbe-Online - Zielgruppen Die Hauptzielgruppe stellen (zukünftige) Gewerbetreibende und somit UnternehmerInnen dar. Die Unterstützung richtet sich an unterschiedliche Personengruppen 1. Personen, die bislang noch kein Gewerbe ausgeübt haben 2. Personen, die bereits aktiv ein oder mehrere Gewerbe ausüben Eine weitere Zielgruppe stellt die Wirtschaftskammer Wien dar, die über das Portal von Gewerbe-Online im Rahmen des First- Start-Shops BetriebsgründerInnen die elektronische Durchführung von Gewerbeanmeldungen anbieten kann. MD-OS/IKT Office of the CIO 6

7 Gewerbe-Online - Zielgruppen An die erste Zielgruppe richtet sich vor allem das Angebot, die Gewerbeanmeldung vollelektronisch durchzuführen. An die zweite Zielgruppe richtet sich das vielfältige Angebot von sogenannten Änderungsmeldungen. Darunter fallen zum Beispiel die Möglichkeiten, einen neuen gewerberechtlichen Geschäftsführer zu bestellen, den Gewerbestandort zu verlegen oder aber auch die Gewerbeberechtigung zurückzulegen. Alle Verfahren können bis hin zum Erhalt der entsprechenden Erledigung (zum Beispiel eines Bescheids oder eines Gewerberegisterauszugs) vollelektronisch durchgeführt werden. MD-OS/IKT Office of the CIO 7

8 Gewerbe-Online - Umsetzung Die Abwicklung von Gewerbeverfahren über das Internet ist über die Seite möglich. Hier werden sowohl Informationen (z.b. Voraussetzungen, benötigte Unterlagen) zur Abwicklung sämtlicher Gewerbeverfahren angeboten als auch Online-Formulare zum Ausfüllen bereitgestellt. BilderBox MD-OS/IKT Office of the CIO 8

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10 Gewerbe-Online - Umsetzung Die Initiierung des jeweiligen Verfahrens erfolgt durch Ausfüllen eines Online-Formulars und Upload der erforderlichen Unterlagen durch die BürgerInnen und UnternehmerInnen. Für die Inanspruchnahme dieses Services ist keine Registrierung oder sonstige Authentifizierung erforderlich. Die Behörde übernimmt sodann die Daten vom Formularserver in das Fachinformationssystem und über eine Schnittstelle in den Elektronischen Akt (ELAK). Sollte es notwendig sein, Unterlagen nachzureichen, so können diese auch per nachgereicht werden. Elektronisch eingebrachte Eingaben können damit direkt ohne Medienbruch in den Elektronischen Akt übernommen und erledigt werden. MD-OS/IKT Office of the CIO 10

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12 Gewerbe-Online - Umsetzung Handelt es sich um eine gebührenpflichtige Erledigung, wird über eine Schnittstelle das Programm e-bezahlen, das elektronische Bezahlsystem der Stadt Wien, aufgerufen und die für dieses Verfahren fälligen Gebühren werden eingegeben. edes Dokument wird elektronisch amtssigniert, wodurch für alle EmpfängerInnen die Prüfung der Identität der Behörde und die Tatsache, dass das Dokument nicht verändert wurde, gewährleistet ist. Anschließend wird die duale Zustellung ausgelöst und das Postausgangsstück einem externen Dienstleister übergeben. MD-OS/IKT Office of the CIO 12

13 Online- Formular Online- Datenbank (Fachinformationssystem) UnternehmerIn WGR Duale Zustellung ELAK MD-OS/IKT Office of the CIO 13

14 Gewerbe-Online - Umsetzung Im Rahmen von Gewerbe-Online wird ein durchgängiger elektronischer Ablauf von Gewerbeverfahren ohne Medienbruch angeboten. Gewerbe-Online erfordert keine vorherige Registrierung oder besondere technische Voraussetzungen. Der Zugang ist über sämtliche gängigen Webbrowser möglich. Es gibt keine Barrieren durch zusätzliche Gebühren oder Kosten. MD-OS/IKT Office of the CIO 14

15 Bewerbung von Gewerbe-Online MD-OS/IKT Office of the CIO 15

16 Gewerbe-Online Nutzen für BürgerInnen und UnternehmerInnen Zeitunabhängige Nutzung Wegfall von Behördenöffnungszeiten und persönlichen Amtswegen Wegfall von Postwegen bei elektronischer Zustellung Verfahrensbeschleunigung durch weitgehenden Wegfall der behördeninternen Manipulation von Papierakten Eine repräsentative Umfrage besagt 50% der Befragten die Zeitersparnis durch die Online- Abwicklung mit mehr als 45 Minuten einschätzt 26% der Befragten die Zeitersparnis auf mehr als 60 Minuten schätzt. Kontinuierlich steigenden Nutzungszahlen von Gewerbe- Online. Bei Gewerbeanmeldungen bereits rund 50 % der Anträge online! MD-OS/IKT Office of the CIO 16

17 Gewerbe-Online Nutzen für die Behörde Durch den Wegfall des Papieraktes und die elektronische Zustellung kommt es zu erheblichen Kostenreduktionen, z.b. bei den Versandkosten (Porto, Kuvertieren), den Kosten für die Aktenmanipulation (ausheben, einlegen, kopieren) sowie bei den Mietkosten für die Aktenablage. Weiters wird der Papierverbrauch erheblich reduziert. Durch die Einführung von Gewerbe-Online konnte trotz gleichbleibendem MitarbeiterInnenstand die Zahl der Erledigungen (Output) erheblich gesteigert werden. MD-OS/IKT Office of the CIO 17

18 Einsatz von Feedback Formularen MD-OS/IKT Office of the CIO 18

19 Feedback Formular für einen Amtsweg MD-OS/IKT Office of the CIO 19

20 Gewerbe in Österreich Burgenland 3,53% Kärnten 6,13% Niederösterreich 20,06% Oberösterreich 15,10% Salzburg 7,46% Steiermark 13,04% Tirol 8,88% Vorarlberg 4,06% Wien 21,74% MD-OS/IKT Office of the CIO 20

21 Meinung ist Ihre ist uns ist Meinung uns ist uns ist uns uns wichtig! ist uns wichtig! Durchschnittswerte für E-Government-Formulare Seit Oktober 2010 mehr als 2000 (!) Feedbacks MD-OS/IKT Office of the CIO 21 Mustergemeinde urzen diesen Sie kurzen Wir diesen bitten kurzen kurzen Sie Fragebogen diesen kurzen Sie auszufüllen, helfen Sie Fragebogen helfen Sie uns helfen Sie damit, uns helfen auszufüllen, Sie damit, uns unser helfen damit, unser Angebot damit, Sie unser Angebot damit, helfen unser Angebot für unser Sie Angebot für zur Sie damit, Angebot für zur Sie für unser zur Sie für verbessern. zur Sie Angebot zur für n erten e folgende Sie Aussagen Bitte folgende Sie Aussagen bewerten folgende Aussagen zu Aussagen dem zu Sie Aussagen dem zu folgende dem zu dem zu Aussagen dem elektronischen Formular, Formular, zu dem Formular, das Formular, elektronischen das Sie Formular, soeben das Sie soeben das Sie soeben das Sie Formular, soeben Sie soeben abgeschickt das haben Sie haben soeben haben hab ormular u t ht finden. leicht zu Dieses ist finden. leicht zu ist finden. leicht Formular zu finden. zu finden. ist leicht zu finden. ses t ist dieses Der Formulars leicht ist Inhalt Formulars leicht ist leicht dieses ist leicht ist Formulars leicht verständlich. ist leicht verständlich. ormular t ht leicht Dieses ist leicht ist (Aufbau, leicht Formular auszufüllen (Aufbau, (Aufbau, ist leicht (Aufbau, (Aufbau, auszufüllen Bedienbarkeit). (Aufbau, Bedienbarkeit). botenen ist ilfe Die Hilfe ist angebotenen Hilfe ist und ausreichend ist leicht und leicht und Hilfe leicht und ist ausreichend leicht und leicht verständlich. und leicht verständlich. üllen dieses Das Formulars hat dieses Ausfüllen Formulars mir hat Formulars Zeit mir hat erspart. Zeit dieses mir hat erspart. Zeit mir hat Formulars erspart. Zeit mir erspart. Zeit erspart. hat mir Zeit erspart. te, -Mails, Amtswege (Telefonate, s,...) Amtswege...) Amtswege...) s,...)...) Amtswege...) wei ben er Welche oben der oben Aussagen genannten zwei Aussagen der Aussagen sind oben Aussagen sind Ihnen Aussagen genannten sind Ihnen sind Ihnen sind Ihnen Aussagen Ihnen wichtig? besonders wichtig? sind wichtig? Mir Ihnen wichtig? ist Mir wichtig, wichtig? ist besonders Mir wichtig, ist Mir wichtig, dass ist Mir wichtig, wichtig? dass ist... wichtig, dass... dass Mir... dass ist... wichti... r ht Formular finden leicht zu leicht dieses zu istfinden leicht zu Formular zu istfinden leicht ist zu finden ist s ieses alt Formulars leicht dieses der Formulars leicht Inhalt Formulars leicht dieses leicht leicht ist verständlich Formulars ist ist leicht ist verständlich ist ist L L L L i L i

22 Meinung ist Ihre ist uns ist Meinung uns ist uns ist uns uns wichtig! ist uns wichtig! Durchschnittswerte für E-Government-Formulare Auswertung für Gewerbe-Verfahren Mustergemeinde urzen diesen Sie kurzen Wir diesen bitten kurzen kurzen Sie Fragebogen diesen kurzen Sie auszufüllen, helfen Sie Fragebogen helfen Sie uns helfen Sie damit, uns helfen auszufüllen, Sie damit, uns unser helfen damit, unser Angebot damit, Sie unser Angebot damit, helfen unser Angebot für unser Sie Angebot für zur Sie damit, Angebot für zur Sie für unser zur Sie für verbessern. zur Sie Angebot zur für n erten e folgende Sie Aussagen Bitte folgende Sie Aussagen bewerten folgende Aussagen zu Aussagen dem zu Sie Aussagen dem zu folgende dem zu dem zu Aussagen dem elektronischen Formular, Formular, zu dem Formular, das Formular, elektronischen das Sie Formular, soeben das Sie soeben das Sie soeben das Sie Formular, soeben Sie soeben abgeschickt das haben Sie haben soeben haben hab ormular u t ht finden. leicht zu Dieses ist finden. leicht zu ist finden. leicht Formular zu finden. zu finden. ist leicht zu finden. ses t ist dieses Der Formulars leicht ist Inhalt Formulars leicht ist leicht dieses ist leicht ist Formulars leicht verständlich. ist leicht verständlich. L L L L i L i ormular t ht leicht Dieses ist leicht ist (Aufbau, leicht Formular auszufüllen (Aufbau, (Aufbau, ist leicht (Aufbau, (Aufbau, auszufüllen Bedienbarkeit). (Aufbau, Bedienbarkeit). botenen ist ilfe Die Hilfe ist angebotenen Hilfe ist und ausreichend ist leicht und leicht und Hilfe leicht und ist ausreichend leicht und leicht verständlich. und leicht verständlich. üllen dieses Das Formulars hat dieses Ausfüllen Formulars mir hat Formulars Zeit mir hat erspart. Zeit dieses mir hat erspart. Zeit mir hat Formulars erspart. Zeit mir erspart. Zeit erspart. hat mir Zeit erspart. te, -Mails, Amtswege (Telefonate, s,...) Amtswege...) Amtswege...) s,...)...) Amtswege...) Durchschnittliche Bewertung von 1,3 (!) auf der Skala von 1 bis 6. wei ben er Welche oben der oben Aussagen genannten zwei Aussagen der Aussagen sind oben Aussagen sind Ihnen Aussagen genannten sind Ihnen sind Ihnen sind Ihnen Aussagen Ihnen wichtig? besonders wichtig? sind wichtig? Mir Ihnen wichtig? ist Mir wichtig, wichtig? ist besonders Mir wichtig, ist Mir wichtig, dass ist Mir wichtig, wichtig? dass ist... wichtig, dass... dass Mir... dass ist... wichti... r ht Formular finden leicht zu leicht dieses zu istfinden leicht zu Formular zu istfinden leicht ist zu finden ist MD-OS/IKT Office of the CIO 22 s ieses alt Formulars leicht dieses der Formulars leicht Inhalt Formulars leicht dieses leicht leicht ist verständlich Formulars ist ist leicht ist verständlich ist ist Durchschnittliche Bewertung von 1,2 (!)

23 Meinung ist Ihre ist uns ist Meinung uns ist uns ist uns uns wichtig! ist uns wichtig! Durchschnittswerte für E-Government-Formulare urzen diesen Sie kurzen Wir diesen bitten kurzen kurzen Sie Fragebogen diesen kurzen Sie auszufüllen, helfen Sie Fragebogen helfen Sie uns helfen Sie damit, uns helfen auszufüllen, Sie damit, uns unser helfen damit, unser Angebot damit, Sie unser Angebot damit, helfen unser Angebot für unser Sie Angebot für zur Sie damit, Angebot für zur Sie für unser zur Sie für verbessern. zur Sie Angebot zur für Gewebe-Online Formulare (grün) werden besonders gut bewertet. MD-OS/IKT Office of the CIO 23 Mustergemeinde n erten e folgende Sie Aussagen Bitte folgende Sie Aussagen bewerten folgende Aussagen zu Aussagen dem zu Sie Aussagen dem zu folgende dem zu dem zu Aussagen dem elektronischen Formular, Formular, zu dem Formular, das Formular, elektronischen das Sie Formular, soeben das Sie soeben das Sie soeben das Sie Formular, soeben Sie soeben abgeschickt das haben Sie haben soeben haben hab ormular u t ht finden. leicht zu Dieses ist finden. leicht zu ist finden. leicht Formular zu finden. zu finden. ist leicht zu finden. ses t ist dieses Der Formulars leicht ist Inhalt Formulars leicht ist leicht dieses ist leicht ist Formulars leicht verständlich. ist leicht verständlich. ormular t ht leicht Dieses ist leicht ist (Aufbau, leicht Formular auszufüllen (Aufbau, (Aufbau, ist leicht (Aufbau, (Aufbau, auszufüllen Bedienbarkeit). (Aufbau, Bedienbarkeit). botenen ist ilfe Die Hilfe ist angebotenen Hilfe ist und ausreichend ist leicht und leicht und Hilfe leicht und ist ausreichend leicht und leicht verständlich. und leicht verständlich. üllen dieses Das Formulars hat dieses Ausfüllen Formulars mir hat Formulars Zeit mir hat erspart. Zeit dieses mir hat erspart. Zeit mir hat Formulars erspart. Zeit mir erspart. Zeit erspart. hat mir Zeit erspart. te, -Mails, Amtswege (Telefonate, s,...) Amtswege...) Amtswege...) s,...)...) Amtswege...) wei ben er Welche oben der oben Aussagen genannten zwei Aussagen der Aussagen sind oben Aussagen sind Ihnen Aussagen genannten sind Ihnen sind Ihnen sind Ihnen Aussagen Ihnen wichtig? besonders wichtig? sind wichtig? Mir Ihnen wichtig? ist Mir wichtig, wichtig? ist besonders Mir wichtig, ist Mir wichtig, dass ist Mir wichtig, wichtig? dass ist... wichtig, dass... dass Mir... dass ist... wichti... r ht Formular finden leicht zu leicht dieses zu istfinden leicht zu Formular zu istfinden leicht ist zu finden ist s ieses alt Formulars leicht dieses der Formulars leicht Inhalt Formulars leicht dieses leicht leicht ist verständlich Formulars ist ist leicht ist verständlich ist ist L L L L i L i

24 Wieviel Zeit haben Sie nach Ihrer Einschätzung durch das Online Ausfüllen gespart? Auswertung über alle E-Government Angebote der Stadt Wien 35% 35% 30% 25% 21% 20% 17% 17% 15% 10% 10% 5% 0% keine bis 30 Minuten bis 1 Stunde bis 2 Stunden über 2 Stunden MD-OS/IKT Office of the CIO 24

25 Wieviel Zeit haben Sie nach Ihrer Einschätzung durch das Online Ausfüllen gespart? Auswertung über die Gewerbe-Online der Stadt Wien 35% 33% 30% 25% 24% 25% 20% 15% 16% 10% 5% 2% 0% keine bis 30 Minuten bis 1 Stunde bis 2 Stunden über 2 Stunden MD-OS/IKT Office of the CIO 25

26 Ich werde in Zukunft elektronische Formulare wieder verwenden, um ähnliche Aufgaben zu erledigen. Auswertung über alle E-Government Angebote der Stadt Wien MD-OS/IKT Office of the CIO 26

27 Ich werde in Zukunft elektronische Formulare wieder verwenden, um ähnliche Aufgaben zu erledigen. Auswertung über die Gewerbe-Online der Stadt Wien 100% 90% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 1% 0% 0% 2% 8% 0% Ich stimme nicht zu Ich stimme kaum zu Ich stimme eher nicht zu Ich stimme eher zu Ich stimme größtenteils zu Ich stimme voll zu MD-OS/IKT Office of the CIO 27

28 Eingabefeld: Was würden Sie an diesem Formular verbessern? Unbedingt erweitern, auch mehrere bestehende Gewerbescheine übernehmen zu können. Standort des Gewerbes in Wien oder im Zielland? Es sollte die Möglichkeit geben, mehr Registerzahlen einzugeben. Für 4 Auszüge muss ich 4 Anträge ausfüllen - das finde ich etwas mühsam. die zeile für den firmenwortlaut ist zu kurz, hat also für zu wenig zeichen platz. ich musste den firmennamen kürzen das datum der firmensitzverlegung habe ich zunaechst uebersehen Es sollte noch ein Feld für zusätzliche Kommentare/Mitteilungen für den Antragsteller geben Klare Angabe, ob man Gewerbeschein persönlich zurückbringen muss oder nicht. Konkreter Input für Verbesserungen MD-OS/IKT Office of the CIO 28

29 Eingabefeld: Was hat Ihnen besonders gut gefallen? Zeit sparen!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! klare Strukturierung, einfache, leicht verständliche Fragestellung Einfach und unkompliziert. Super! DASS ICH MIR DEN WEG ZUM AMT ERSPART HABE Die Möglichkeit, das Gewerbe online anzumelden - fast einzigartig in der EU und sehr zeitsparend. Es geht in Österreich ja doch ohne riesigen bürokratischen Aufwand Der gute Aufbau, schnelle Rückmeldung, wenn man Eingaben vergessen hat. Die Vernetzung der verschiedenen Daten (Handelsregister, Gewerberegister, Meldebehörde etc.) Wenige Klicks sind nötig um zum Formular zu gelangen. Die Inhalte sind einfach auszufüllen! Großartig! Sehr übersichtlicher Aufbau des gesamten Webauftrittes der Gemeinde Wien. MD-OS/IKT Office of the CIO 29

30 Eingabefeld: Was hat Ihnen besonders gut gefallen? Sofortige Überprüfungsmöglichkeit der Daten auf Richtigkeit und Plausibilität, Abkürzungen u.ä. werden weitgehend akzeptiert Da durch die Eingabe der Gewerberegisternummer bereits alle Daten vorhanden sind, fällt die langwierige Befüllung der Antwortfelder weg!! gesamthaft HERVORRAGEND - Gratulation - mehr von solchen "Amtswegersparern"!!! super Service das den Verwaltungsaufwand minimiert. Danke Ich muss nicht extra aufs Magistrat und mir dazu freinehmen - SUPER! ich konnte die Standortverlegung an einem Samstag erledigen! dass ich keine Internet-Expertin sein muss, um damit gut zurecht zu kommen. Herzlichen Dank! Mir hat gefallen, dass dieses Formular leicht zu finden ist, und das Ausfüllen dieses Formular mir Amtswege und Zeit erspart hat. die für mich unerwartete Unkompliziertheit! vielen Dank und beste Grüße nach Wien! MD-OS/IKT Office of the CIO 30

31 Gewerbe Online auf Service für Wiener Unternehmen und Unternehmensgründungen jährlich Keine Registrierung erforderlich Dokumente-Upload Stetig steigende Nutzung Hilfen und Erklärungen in Englisch, Französisch, Kroatisch, Serbisch und Türkisch Win Win Situation: Ersparnis bei Unternehmung: 1 Stunde Ersparnis bei Verwaltung: ½ Stunde MD-OS/IKT Office of the CIO 31

32 Danke für die Aufmerksamkeit Dipl.-Ing. Norbert Weidinger