ERP- und Mietabwicklung auf Basis von Infor LN

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1 ERP- und Mietabwicklung auf Basis von Infor LN ERPrental ist eine vollständig integrierte Gesamtlösung für Unternehmen mit speziellen Anforderungen an die Abwicklung von Mietgeschäften. Ihre Ansprechpartner: AZTEKA Consulting GmbH Frank Jenne Riegeler Straße Freiburg Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Damit entsprechen wir dem Trend, dass immer mehr Equipment nicht gekauft sondern gemietet oder geleast wird. Realisiert ist ERPrental auf Basis der führenden Standardsoftware Infor LN. Alleinstellungsmerkmal ist die volle Integration und große Funktionstiefe der Module mit Branchenbezug. planitec GmbH Jürgen Schnaiter Schwimmbadstraße Steinach Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) juergen.schnaiter@planitec.com 1 / 10

2 Inhaltsverzeichnis: [ Ihre Partner ]... 3 [ Alle Module sind komplett integriert ]... 4 [ ERP-Module ]... 5 Infor ERP LN Einkauf... 5 Infor ERP LN Verkauf... 5 Infor ERP LN Lagerverwaltung... 6 Infor ERP LN Finance... 6 Infor ERP LN Service... 7 [ Module für Vermietungsgeschäfte ]... 8 ERPrental Grundmodul... 8 ERPrental Gerätestammkarte... 8 ERPrental Personaleinsatzplanung... 8 ERPrental PLAN - Grafisches Planungswerkzeug... 9 ERPrental IDENT - Identifizierung über RFID-Transponder... 9 [ Elektronischer Datenaustausch EDI ]... 9 [ Auswertung betrieblicher Kennzahlen ] [ Archivierung ] [ ASP - eine Chance auch für kleinere Unternehmen ] [ Unsere ERPrental -Kunden ] / 10

3 [ Ihre Partner ] Basis für die Bereiche Produktion, Lagerwirtschaft, kaufmännische Abwicklung und Rechnungswesen ist die ERP-Lösung Infor ERP LN der Infor Global Solutions. Infor bietet seit mehr als 35 Jahren Softwarelösungen für mittelständische Unternehmen an. Mehr als Kunden in aller Welt profitieren vom Know-how dieses größten ERP-Anbieters für den Mittelstand. AZTEKA greift auf über 20 Jahre Erfahrung im ERP Business zurück und betreut heute 110 Wartungskunden im Infor-Umfeld. Als der einzige Infor Gold Plus Partner im Wirtschaftsraum DACH mit knapp 40 Mitarbeitern und einem Netzwerk aus externen Consultants in diesem Bereich ist ATZEKA eines der bedeutendsten Beratungshäuser für Infor-Lösungen im deutschsprachigen Raum. Gemeinsam mit der planitec GmbH in Steinach hat die AZTEKA ERPrental entwickelt. Planitec ist der IT- Dienstleister für unseren ersten Pilotkunden. ERPrental und damit Ihr Unternehmenserfolg wird damit von drei Säulen getragen. Spezifisches Branchenwissen ist kombiniert mit einer weltweit bewährten Software. Ihr Erfolg mit xxxxxxxxxxx Produkt- Entwicklung Weltweites Fertigungs- Know-how Einführung Beratung Entwicklung Branchenlösung Beratung Branchen- Know-how Entwicklung Branchenlösung 3 / 10

4 [ Alle Module sind komplett integriert ] ERPrental ist auf derselben Plattform wie Infor LN entwickelt. Durch diese hohe Integration entstehen Vorteile in Datenhaltung und Bedienung (nur eine Oberfläche). So bilden auch die Lizenzen von Infor LN die Basis für die Nutzung von ERPrental. Mit Infor LN erwerben Sie die Nutzungsrechte für eines der führenden ERP-Systeme am weltweiten Markt. Im Lieferumfang der Infor LN Lizenz sind die Module Planung, Produktion, Finanzbuchhaltung, Lagerwirtschaft, Versand, Einkauf, Verkauf, Service, QM und Projekt enthalten Durch den modularen Aufbau der Gesamtlösung ist die Releasefähigkeit der Infor LN Standardmodule gewährleistet. Komplett damit verzahnt sind die Module für die spezifischen Anforderungen bei der Vermietung von Produkten, egal ob Einzel- oder Massenartikel. Dabei handelt es sich nicht um Schnittstellen zur Datenübertragung sondern um eine komplett integrierte Lösung unter einer Oberfläche und einem Datenstamm. Auch in die Standard-Module sind einige Spezifika eingeflossen: Hier in grüner Schrift dargestellt Anfragen Lieferantenbeurteilung Vertragsverwaltung Bestellabwicklung Budgetierung Anforderungen Bestandsverwaltung & Analyse, Inventur Baustellenverwaltung Reinigungs-/Reparaturlager Neu-/Gebrauchtlager Fakturierung Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Finanzierung/Abschreibung Reparaturen Wartung Stücklisten Auftragsverwaltung Projektverwaltung Kapazitätsbetrachtung Prod.- und Kapazitätsplanung Nachkalkulation Herstellkostenberechnung Preisverwaltung VK-Auftrag Angebot Versand Provisionen / Faktura Mehrkomponentenartikel Mietvarianten (%, qm, Stück) Speditionsdaten Kapazitätsplanung Vorkalkulation Neu/Gebrauchtartikel Gerätestammkarte Personaleinsatzplan CAD-Import Elektron. Datenaustausch (EDI) z. B. Hersteller + Händler Zeichnung aus div. Einzelteilen Automatische Stücklistenerstellung Die Module im Einzelnen stellen wir Ihnen auf den folgenden Seiten vor. 4 / 10

5 [ ERP-Module ] Hiermit möchten wir auf weiterführende Unterlagen speziell zu Infor LN hinweisen. Einige Merkmale und Module möchten wir jedoch hier hervorheben: Ein integrierter, workflowbasierter Dynamic Enterprise Modeler ermöglicht es, Ihre Geschäftsprozesse im System abzubilden, wodurch Sie langfristig Ihre vollständigen Geschäftsvorgänge und Ihre Lieferkette verwalten können. ISO 9000 und vergleichbare Normen werden unterstützt. Infor LN ermöglicht eine ganzheitliche Sicht über den Bedarf und die vorhandenen Ressourcen. So können Sie den gesamten Kunden-Lebenszyklus steuern von der Auftragsannahme über die Fertigung und Distribution bis zum Service. Eine integrierte, anpassbare Benutzeroberfläche, intuitive Navigation und rollenbasierte Informationen sorgen für Effektivität, Genauigkeit und Reaktionsgeschwindigkeit der Mitarbeiter. Infor LN Einkauf Das Modul umfasst alle üblichen Funktionen einer Beschaffungslösung. Highlights sind: Jeder Anwender hat seinen eigenen Nummernkreis für Bestellungen. Beschreibende Anforderungen aus der Fachabteilung können elektronisch in die Anfrage übernommen werden. Die Anfrage kann dann beliebig vielen Lieferanten zugeordnet und automatisch verschickt werden. Die eingehenden Angebote können dann nach selbst bestimmten Kriterien (z.b. Preis, Lieferzeit, ) verglichen werden. Das Angebot, für das man sich entscheidet, wird dann inklusive Bezug zum Angebot in die Bestellung übernommen. Einkaufsverträge mit definierten Lieferabrufen können angelegt werden, aus denen dann automatisch Bestellungen generiert werden. Dabei wird der Bezug zum Vertrag mitgegeben. Es können Lieferantenbeurteilung durchgeführt werden. Dabei sind vom System bereits einige Kriterien fest vorgegebenen, weitere Merkmale können Sie als Kunde definieren. Bestellungen mit Direktlieferung vom Lieferanten an den Endkunden sind möglich. Infor LN Verkauf Das Modul umfasst alle üblichen Funktionen einer Lösung für den Vertrieb. Highlights sind: Die Lieferadresse für ein Mietobjekt kann unterschiedlich zur Rechnungsadresse sein. Die Faktura an den Mietkunden kann nach verschiedenen Kriterien erfolgen. Zum Beispiel: Prozentwert, Stück, Quadratmeter, etc. Der Verkauf von Gebrauchtteilen kann damit abgewickelt werden. Direktbereitstellung aus VK-Auftrag ist möglich. Das heißt, die Ware wird direkt nach der Anlieferung zum Versand an der Rampe bereitgestellt (ohne Einlagerung). VK-Verträge mit Lieferabrufen können hinterlegt werden. Auch hier können die Anwender mit einem eigenen Nummernkreis arbeiten. Preise und Rabatte können nach der Lieferung noch verwaltet werden, das heißt schon versendete Lieferscheine und Rechnungen müssen nicht zurückgezogen und neu ausgestellt werden. Abbildung des Pegging-Verfahrens: Die Verfügbarkeit eines Artikels im Lager wird sofort beim anlegen des VK-Auftrags reduziert. Dabei wird die Information, für wen das reserviert ist, mitgegeben. Die Provisionsabrechnung ist nach eigenen Kriterien möglich, dabei werden sowohl externe als auch interne Provisionsempfänger berücksichtigt. Daraus entsteht entweder eine Gutschrift an den Lieferanten bzw. eine Information an die Lohn & Gehaltsabrechnung. VK-Positionen können direkt den Erlös- / Forderungskonten in der Finanzbuchhaltung zugeordnet werden. 5 / 10

6 Infor LN Lagerverwaltung Eine Vielzahl der logistischen Prozesse, die bei der Abwicklung eines Mietauftrages entstehen (z. B. Erstellen Lagerauftrag mit Auslagerungsvorschlägen auf Basis eines Mietauftrags) können durch die Integration der Lagerwirtschaft automatisiert werden. Weitere Funktionalitäten: Verwaltung von Mietlagern (z.b. Lager bildet Mietobjekte beim Mieter ab) Standortübergreifende Lagerverwaltung (z. B. Nutzung eines Zentrallagers, wenn gewünscht kann Einsicht in Standortlager für alle Niederlassungen/Baustellen gewährt werden) Jederzeit aktuelle Übersicht, welche Teile auf welchem Mietlager liegen Verwaltung von Reinigungs- und Reparaturlagern Verwaltung von Neu- und Gebrauchtteilelagern Transparenz in sämtlichen Lagerbewegungen / Umbuchungen Optimierung von Warenbeständen durch optimale Planung verfügbarer Bestände Durchgängige Seriennummerverwaltung vom Wareneingang bis zur Auslagerung auf eine Baustelle und anschließender Rücklieferung Transparenz im Wareneingang: - Neue Waren vom Lieferanten: Welche Waren müssten lt. Bestellung geliefert werden, Übersicht über die an einem Tag komplett anzuliefernde Ware, usw. - Bei Rücklieferung von Mietgegenständen durch Kunden: Was müsste der Kunde zum Zeitpunkt alles zurückliefern, Soll-Ist-Abgleich. Transparenz im Warenausgang: Integration der Mietvorgänge in Lager, z. B. für Lieferscheinerstellung Vollständige Berichts- und Analysemöglichkeiten, z. B. Historien der Lagervorgänge Permanente Inventur (auch mit variablen Zyklen) / Stichtagsinventur Optional: Lagerbestandsplanung und -verfolgung durch ID-Nummern mit Hilfe von Barcodes bzw. modernster Funkerkennungstechnologie (RFID). Infor LN Finance Es lässt sich eine Struktur aus mehreren Firmen damit abbilden (Multi Site), deren Zahlen sowohl einzeln betrachtet werden können als auch konsolidiert über alle finanziellen Einheiten hinweg. Für den Einsatz in international operierenden Unternehmen bietet ERPrental ein Mehrwährungssystem an, mit dem bis zu drei Hauswährungen (Multi Currency) genutzt werden können. Darüber hinaus können landestypische Eigenheiten abgebildet werden (Steuerthematik, ). Zudem erlauben flexible Stammdaten die Abbildung der Zahlen nach unterschiedlichen Berichtstandards (GAAP, IFRS). Die Finanzbuchhaltung ist eng mit der Lagerwirtschaft integriert: Automatische Übernahme sämtlicher Buchungen (Lagerbewegungen) in die Finanzbuchhaltung Variable Integration möglich (Zuordnung bestimmter Vorgänge (z. B. Miete oder Verkauf) zu bestimmten Konten 6 / 10

7 Infor LN Service Das Service-Modul dient sowohl zur Abbildung aller Reparaturarbeiten intern als auch der Serviceleistungen vor Ort beim Kunden und der entsprechenden Vertragsgrundlagen dazu. In der Werkstattverwaltung können Arbeitsaufträge für interne Techniker angelegt werden. Dabei sind diese in die Materialwirtschaft von Infor LN integriert, so dass daraus Faktura + Kostenrechnung erfolgen kann. Zeiten und benötigtes Material für Reparaturen nach Rücklieferungen aus Mietverträgen werden erfasst. Die vorrätigen Teile in Ihren Servicefahrzeugen können als Lager geführt werden. Sie bilden die Wartung der Geräte / Maschinen Ihres Kunden und die dafür nötigen Außendiensteinsätze sowie deren Intervalle ab. Dabei sind die Geräte-/ Maschinen mit einer individuellen Seriennummer und mit einer Wartungsstückliste versehen, die Material und Zeitaufwand beinhaltet. Die Geräte / Maschinen können in Cluster pro Kunde oder pro Baustelle zusammengefasst werden, um Wartungsarbeiten im Paket abzuarbeiten. Service-Verträge mit Kunden können auf Zeitintervallen oder auf Betriebslaufzeiten aufsetzen. Für die Serviceverträge ist auch eine Angebotsverwaltung enthalten. Ebenso können Sie für Serviceeinsätze nötige Fremdleistungen verwalten. Auch die sogenannte Problembehandlung, also die Fehleranalyse, die Erstellung von Kostenvoranschlägen und die daraus entstehenden Aufträge (Reparatur, Versand oder Verschrottung) werden von diesem Modul abgedeckt. 7 / 10

8 [ Module für Vermietungsgeschäfte ] ERPrental Grundmodul Die Lösung deckt die besonderen Bedürfnisse der Vermieterbranche ab: Abwicklung von Vermietaufträgen, die aus mehreren Komponenten bestehen und deren Ausgabe und Rücknahme komplexere Angaben und Prozesse erfordern. (Volumenbedarf, Gewichtsaddition für die Spedition, Reinigung, Reparaturbedarf, Fehlmengen, usw.) Kapazitätsplanung und Übersicht, welcher Gegenstand gerade wo ist, wann wieder zurück kommt und ab wann wieder vermietet werden kann. Simulationsfähigkeit der Prozesse für die Vorausplanung. So kann simuliert werden, welche Mietgegenstände zu einem geplanten Zeitpunkt in welcher Menge zur Verfügung stehen. Vorkalkulation ab der Angebotsphase zur Budgetierung komplexer Projekte. Unterscheidungsmöglichkeit zwischen Neu- und Gebrauchtartikel (Artikelzustand). ERPrental Gerätestammkarte Das Modul beinhaltet ein Stammblatt zur Eingabe und Pflege aller wichtigen Daten zu dem vermieteten Gerät oder der Maschine. Zum Beispiel: Typ, Hersteller, Betriebsstunden, Kennzeichen, Fahrgestellnummer, usw. Ebenso besteht die Möglichkeit ein Foto dazu zu hinterlegen. Ein Kalender dient der Übersicht über anstehende Mietverträge zu diesem Teil, Gerät oder Maschine. Den einzelnen Mietvorgängen können die Transport- und Diebstahlversicherungen der Geräte zugeordnet werden. Die Gerätestammkarte ist voll integriert in ERPrental. D. h. alle Funktionen, die ERPrental bietet, stehen auch für die in der Gerätestammkarte hinterlegten Artikel zur Verfügung. So z. B. der Import aus dem grafischen Planungstool, verschiedene Mietabrechnungsvarianten, das Führen verschiedener Artikelzustände usw. ERPrental Personaleinsatzplanung Es ist geplant, eine kapazitätsorientierte Einsatzplanung unter Berücksichtigung von Mitarbeiterqualifikation und Arbeitsplatzanforderungen zu entwickeln. Über die Kalenderfunktion werden Personaleinsätze übersichtlich angezeigt, dabei kann der Planungszeitraum frei gewählt werden. Auch für die Personaleinsatzplanung gilt die Integration in andere Module von ERPrental. 8 / 10

9 ERPrental PLAN - Grafisches Planungswerkzeug ERPrental unterstützt die Lösung von PASCHAL. Diese kann aus der Oberfläche von Infor LN aufgerufen werden. Sie können damit komplexe Zeichnungen aus verschiedenen Einzelteilen erstellen. Zum Beispiel aus den Schalungsteilen und Zubehör von Paschal. Man könnte darin jedoch auch Gerüste, Containermodule u. a. Elemente integrieren. Aus den fertigen Zeichnungen entstehen per Knopfdruck dann die entsprechenden Stücklisten, die wiederum an die ERP-Lösung übergeben werden. So können Prozesse von der Zeichnung/Planung der Teile über die Abläufe im ERP-System (EK, VK, Lagerverwaltung) bis zur Vermietung integriert abgewickelt werden. Alles ohne zweite Datenhaltung. Auf Anfrage binden wir auch andere Zeichnungssysteme ein. ERPrental IDENT - Identifizierung über RFID-Transponder Die ERPrental Ident-Technologie verleiht jedem damit versehenen Teil, Gerät oder Maschine eine elektronische Nummer und somit Unverwechselbarkeit, vergleichbar dem menschlichen Fingerabdruck. Hierdurch ist eine eindeutige und unmissverständliche Identifizierung garantiert. Zum Einen ist damit die Voraussetzung für Leasing ohne zusätzliche Sicherheitsabrede oder Bürgschaft erfüllt. Produkthaftung und Rückverfolgung im Sinne der EU-Norm 9001 werden erheblich verbessert. Zum Anderen vereinfacht die Technologie die Logistik: Die Informationsaufnahme ist unkompliziert, schnell und eindeutig. Über ein Lesegerät werden die Daten online in die ERP-Software überspielt. [ Elektronischer Datenaustausch EDI ] Durch den Elektronischen Datenaustausch können zum Beispiel die kaufmännischen Abwicklungen zwischen Hersteller und dessen Händler abgebildet werden. Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen werden papierlos und automatisiert zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht. Bsp. Handelspartner Hersteller: Die beim Handelspartner für eine Bestellung eingegebenen Daten werden elektronisch an den Hersteller übergeben und können dort für das Erzeugen des entsprechenden Auftrages herangezogen werden. Somit könnte eine manuelle Eingabe der Daten beim Hersteller entfallen. Druck Bestellung Handelspartner EDI Import für Auftragserfassung Hersteller Bsp. Hersteller Handelspartner : Ein vom Hersteller erzeugter Lieferschein liefert Daten, die beim Handelspartner zur Erzeugung eines Wareneinganges importiert werden können. Somit entfällt die manuelle Erfassung der Daten zum Wareneingang. Druck Lieferschein Hersteller EDI Import für Wareneingang Handelspartner 9 / 10

10 [ Auswertung betrieblicher Kennzahlen ] Tagesaktuelle und bedarfsgerechte Informationen sind die Grundlage für Managemententscheidungen. Das integrierte Gesamtsystem ermöglicht die Aufbereitung und Bereitstellung aller relevanten Daten entsprechend der Erfordernisse Ihres Unternehmens. O O O O Bestandssicherheit: Kennzahlen zur Beurteilung der mittel- und langfristigen Bestandssicherheit Wirtschaftlichkeit: Plan-Ist-Vergleiche auf Basis einer Deckungsbeitragsrechnung Effizienz: Darstellung der Leistungsfähigkeit anhand von Kennzahlen, im Produktions- und Vermietungsbereich Effektivität: Kennzahlen zur Beurteilung der Zielerreichung im Rahmen der Balanced Scorecard (BSC) [ Archivierung ] Mit einer modernen, elektronischen Archivierungslösung ersetzen Sie das bisher aufwändige und platzraubende Ablegen in Papierarchiven durch. So kann standortunabhängig und sekundenschnell recherchiert werden. Auch die gesetzlichen Bestimmungen einer Archivierung werden damit erfüllt. Sie können interne und externe Belege aus Buchhaltung und Produktion automatisch und revisionssicher im Sinne der Finanzbehörden archivieren. Das Modul basiert auf der Lösung der EASY Software AG, einer der Marktführer im Bereich Archivierungssoftware. Eine Schnittstelle zur Belegarchivierung aus dem ERP-System heraus ist vorhanden. Es kann auch direkt aus der Oberfläche der ERP-Lösung recherchiert werden. [ ASP - eine Chance auch für kleinere Unternehmen ] Gerne bieten wir Ihnen den Betrieb Ihrer ERPrental -Lösung in einem Rechenzentrum zu einem fairen, monatlichen Preis an. Ihre Vorteile: IT-Raum sparen - Sparen Sie sich den Platz für die Hardware. Bei Ihnen kommt die ERP-Lösung buchstäblich aus der Steckdose. Sie benötigen lediglich einen DSL-Anschluss. Freiraum für Ihr IT-Personal - Legen Sie das Vorhalten von teurem Hardware Know-how in erfahrene Hände. Konzentrieren Sie sich auf die Prozessoptimierung und den Ausbau ihrer Lösung. Kapitalbindung überflüssig Nutzen Sie die Vorteile von ERPrental ohne hohe Anfangsinvestitionen. Auf Wunsch können Sie nicht nur einen Server bei uns mieten, sondern die komplette Lösung gleich mit. Überschaubare monatliche Betriebskosten - Sie zahlen für alle Rechenzentrumsleistungen einen festen, monatlichen Betrag. [ Unsere ERPrental -Kunden ] Durch die intensive Arbeit mit dem Pilotkunden Paschal Werk G. Maier GmbH hat die Kooperation planitec / AZTEKA tiefe Kenntnisse von Vermietungsprozessen und deren softwareseitige Abbildung. Gerne vereinbaren wir einen Referenzkundenbesuch. 10 / 10