7,5 Anzeichen dafür, dass Sie Ihr Dokumenten- Management umstellen sollten

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1 Gratis Report 7,5 Anzeichen dafür, dass Sie Ihr Dokumenten- Management umstellen sollten Die Datenmenge wächst in einem atemberaubenden Tempo. Ohne effektives Dokumenten-Management werden alle Informationen Rechnungen, Überweisungen, s, Bilder und vieles mehr auf unterschiedlichen Systemen und an verschiedenen Speicherorten abgelegt. Folglich sind die Informationen schwieriger auffindbar und Suchvorgänge dauern immer länger. In einem hart umkämpften Markt hängt der Erfolg Ihres Unternehmens wesentlich von der effektiven Verwaltung dieser fortwährenden Informationsflut ab. Sie ist ausschlaggebend dafür, dass sich Ihre Mit-arbeiter auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Wenn Ihre derzeitigen Prozesse den Datenberg einfach nicht mehr bewältigen können, ist es an der Zeit, über die Umstellung auf elektronisches Dokumenten- Management nachzudenken. Sie verbessern dadurch Ihre Produktivität und Kosteneffizienz. Ergebnisse der letzten IDC-Studie: 75,9 % aller Befragten waren erheblichen Geschäfts- und/oder Compliance-Risiken ausgesetzt und erlitten einschneidende Verluste aufgrund unzulänglicher Dokumentprozesse. 24,9 % der Teilnehmer gaben an, infolge von fehlerhaften Dokumentprozessen wichtige Kunden verloren zu haben. 33 % der Prozessverantwortlichen attestierten unzulängliche Dokumentprozesse das sind mehr als ein Drittel. Mehr als drei von vier der Befragten gaben zudem an, dass ihr Unternehmen in unmittelbarer Folge dieser Unzulänglichkeiten schwerwiegende Geschäftsund/oder Compliance-Risiken zu tragen habe. 1

2 Die versteckten Kosten ineffizienten Dokumentenmanagements Sollten Sie Ihre DokumentenManagement-Prozesse umstellen? Ineffizientes Dokumenten-Management trägt zu offensichtlichen Kosten wie etwa für das Abheften und die Archivierung von Papierdokumenten bei. Doch umständliche Verwaltungsprozesse können auch zu weniger offensichtlichen Opportunitätskosten, etwa den Verlust von Skonti, führen. Prüfen Sie die aktuellen Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens und achten Sie dabei auf folgende 7,5 Anzeichen: Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise papierbasierte Prozesse für ausstehende Rechnungen nutzt, verbringen Mitarbeiter unnütze Zeit mit dem Kopieren und Abheften der Originale, ehe sie sie zur Freigabe an Kollegen weiterleiten können. Der Freigabeprozess nimmt oft zu viel Zeit in Anspruch, etwa weil Rechnungen verloren gehen oder Freigabeberechtigte nicht erreicht werden. Dadurch wird die rechtzeitige Überweisung ausstehender Zahlungen erschwert und Preisnachlässe bei rechtzeitiger Rechnungszahlung bleiben ungenutzt. Halten Sie sich nun die Vorteile vor Augen, die sich durch die Ablösung einer papierbasierten Rechnungsverwaltung erzielen lassen: Einfach Eingangsrechnungen einscannen, automatisch indexieren und gleichzeitig archivieren. Im Zuge des Freigabeprozesses werden elektronische Rechnungen vom System mit entsprechenden Statusberichten an die zuständigen Freigabeberechtigten weitergeleitet. Auf diese Weise können Sie die rechtzeitige Begleichung von Lieferantenrechnungen sicherstellen und Ihre Geschäftsprozesse laufen reibungslos. Sie müssen sich keine Sorgen mehr um die Rechnungsverwaltung machen. 45 % aller ausgedruckten Dokumente in Büros landen bis zum Ende eines Arbeitstages im Papierkorb. Daraus errechnet sich ein Jahresverbrauch von über einer Trillion Blatt Papier weltweit. Gratis Report 1) Der Zugriff auf benötigte Dokumente bereitet Mitarbeitern Schwierigkeiten: In vielen Unternehmen landen Dokumente in einer Vielzahl von Dateninseln. -Ordner, Aktenschränke, Festplatten all diese Speicherorte erschweren oder verhindern es, benötigte Informationen aufzufinden. Um diese Inseln zu umgehen, kopieren Mitarbeiter Dokumente und elektronischen Dateien redundante Dateien führen jedoch dazu, dass irgendwann niemand mehr weiß, welche die aktuellste Version ist. Die Vielzahl unterschiedlicher Entwürfe sorgt für Verwirrung und erhöht die Fehlerquote die Produktivität leidet. Nehmen Sie das Beispiel einer Baufirma, die zehn Versionen derselben CAD-Datei an unterschiedlichen Orten aufbewahrt, sodass niemand mehr sagen kann, welche Version die aktuellste ist. Oder denken Sie an ein Vertriebsteam, das mit mehreren unterschiedlichen Versionen einer Preisliste arbeitet ungenaue Preisnotierungen und zeitaufwendige Papiersortierung sind die Folge. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann ermitteln Sie die Inseln in Ihrem eigenen Unternehmen und führen Sie Buch über doppelte Dokumentablagen. Mithilfe der Zentralisierung Ihres Dokumenten-Managements stellen Sie sicher, dass jeweils nur die aktuellste Version einer Datei zur Bearbeitung zur Verfügung steht, sodass alle Mitarbeiter ihre Aufgaben rechtzeitig erledigen können. General Info 2

3 2) Die physische Speicherung von Daten kostet Sie ein Vermögen: Papierbasiertes Dokumenten-Management ist kostspielig, da das Abheften und Abrufen von Informationen manuelle Prozesse erfordert. Außerdem erfordern in Papierformat abgelegte Dokumente einen stetig wachsenden Bedarf an Platz, Papier und Aktenschränken. Damit steigen nicht nur die Ausgaben, auch lassen sich die Dokumente immer schwieriger auffinden. Elektronische Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen dagegen Kosteneinsparungen durch die Archivierung der eingescannten Originale. Das macht den Bedarf an physischem Speicherraum praktisch obsolet und ermöglicht darüber hinaus bei richtiger Indexierung die schnelle Auffindung. Ohne effektives Dokumenten-Management oder Enterprise Content Management verbringen Mitarbeiter pro Dokument durchschnittlich 18 Minuten mit der Suche. Mehr als 70 % aller Unternehmen würde ein schwerwiegender Verlust von Papierunterlagen aufgrund eines Brandes oder Wasserschadens innerhalb von drei Wochen zugrunde richten. 3) Die einzelnen Schritte eines Geschäftsprozesses sind nicht mehr nachvollziehbar: Transparenzprobleme entstehen infolge von Speichermethoden, bei denen Informationen etwa E- Mails, Dokumente und Tabellen teils im Papierformat und teils elektronisch archiviert werden. Dadurch wird das Abrufen der benötigten Dokumente für den jeweiligen Geschäftsprozess erschwert. Eine Vielzahl unterschiedlicher Dateninseln Aktenschränke, - Ordner und Festplattenverzeichnisse müssen dazu durchsucht werden. Mithilfe von Dokumentenmanagement-Systemen können Sie alle Dokumenttypen an einem zentralen Ort ablegen, einschließlich gescannter Unterlagen, s und Anhängen, Daten aus Ihrem Buchhaltungssystem, Rechnungen und Berichte. Sollen beispielsweise alle Dokumente im Zusammenhang mit dem Verkauf eines bestimmten Produkts angezeigt werden, müssen Sie lediglich die Rechnungsnummer oder die Auftragsnummer eingeben. 3

4 Ein durchschnittlicher Mitarbeiter verbringt 30 bis 40 % seiner Arbeitszeit mit der Informationssuche in s, Papierdokumenten, auf gemeinsam genutzten Festplatten und in Aktenschränken, um die zur Ausführung seiner Aufgaben erforderlichen Daten zu ermitteln. 4) Ihre Suchoptionen sind eingeschränkt: Bei der Speicherung in Papierform müssen Sie ein bestimmtes Dokument in dreifacher Ausführung hinterlegen, um drei unterschiedliche Suchoptionen etwa nach Datum, Name oder Unternehmen zu ermöglichen. Im Rahmen des elektronischen Dokumenten-Managements können Sie dagegen unterschiedliche Verweise auf dasselbe Dokument definieren. Solche indexbasierten Suchwerkzeuge gestalten das Auffinden von Informationen nicht nur wesentlich leichter, sondern ermöglichen auch eine Volltextsuche. Eine derartige Transparenz ist mit papierbasierten Systemen unerreichbar. 5) Der Datenschutz vertraulicher und sensibler Dokumente gestaltet sich schwierig: Jedes Unternehmen muss den Zugriff auf vertrauliche Unterlagen kontrollieren. Bei papierbasierten Systemen läuft die Dokumentensicherheit stets auf die Frage hinaus, ob Sie daran gedacht haben, den Aktenschrank abzuschließen. Das elektronische Dokumenten- Management stellt dagegen flexible Werkzeuge zur Verfügung, mit denen sich der Dokumentenzugriff auf Mitarbeiter mit den erforderlichen Berechtigungen bzw. Funktionen innerhalb des Unternehmens beschränken lässt. Auf diese Weise kann zum Schutz sensibler Geschäftsdaten sogar der Zugriff auf einzelne Seitenabschnitte reguliert werden. Mithilfe des Dokumenten-Managements können Sie außerdem verhindern, dass bestimmte Dokumente das Unternehmen verlassen. Je nach Bedarf können Sie den Zugriff auf Dokumente aus externen Netzwerken sperren oder das Exportieren oder Kopieren bestimmter Dateien durch Benutzer unterbinden. Im Falle von Datenschutzverletzungen bietet Ihnen das Dokumentenmanagement-System ein Prüfprotokoll, das die Ermittlung unberechtigter Zugriffe und gegebenenfalls die Einleitung rechtlicher Schritte ermöglicht. 6) Bei Gefahr durch Feuer und Wasser bleibt Ihnen nichts weiter übrig, als auf das Beste zu hoffen: Im Rahmen der papierbasierten Archivierung ist es schwierig, einen soliden Notfallplan zu implementieren. Die Speicherung sämtlicher Unternehmensakten in doppelter Ausfertigung an zwei verschiedenen Orten würde Kosten in absurder Höhe und erhebliche Verwaltungsprobleme verursachen. Bei der Speicherung in einem elektronischen Dokumentenmanagement- System gehen Ihre Daten dagegen selbst dann nicht verloren, wenn das Geschäftsgebäude bis auf die Grundmauern niederbrennen sollte. Im Notfall können Sie noch immer auf ein digitales Backup Ihres gesamten Aktenbestands zurückgreifen, um das Unternehmen wiederaufzubauen. Wöchentlicher Verlust von Arbeitsstunden pro Mitarbeiter: 3,5 Stunden durch die erfolglose Suche nach Dokumenten 3,0 Stunden durch das Wiederherstellen verloren gegangener Inhalte 4,3 Stunden durch die Verwaltung von Dokumentfreigaben Die Suche nach und Analyse von Informationen nehmen jeweils 24 % (9,5 bzw. 9,6 Wochenstunden) der Arbeitszeit eines durchschnittlichen Datenanalysten in Anspruch. 4

5 7) Eine Prüfung würde Ihr Unternehmen lahmlegen: Die Fähigkeit, Rechenschaft über die Einhaltung von Archivierrungsrichtlinien ablegen zu können, ist für jedes Unternehmen von zentraler Bedeutung, unabhängig davon, ob das Finanzamt oder eine andere interne oder externe Aufsichtsbehoerde diesen Nachweis verlangen. Mithilfe des elektronischen Dokumenten-Managements können Sie Compliance-Anforderungen sehr viel einfacher einhalten, und Prüfungen nehmen zugleich viel weniger Zeit in Anspruch. Als Anlageberater müssen Sie beispielsweise dokumentieren, zu welchen Aktienkäufen Sie Ihrem Kunden geraten haben. Sie können Beratungsleistungen in Form von Papierakten dokumentieren und aufbewahren, doch im Falle einer Prüfung würde es viel Zeit kosten, die erforderlichen Dokumente zusammenzustellen. Einfacher und günstiger ist da die elektronische Archivierungn und das Abrufen der digital verfügbaren Beratungsdokumentationen. Wenn diese 7,5 Anzeichen in Ihrem Unternehmen schmerzhaft zu Buche schlagen, sollten Sie die Gelegenheit ergreifen und den Umgang mit Ihren Dokumenten auf den neuesten Stand bringen, um Geschäftsprozesse zu optimieren und Workflows zu automatisieren. Nächste Schritte Beginnen Sie eine genaue Analyse der verwalteten Dokumente und ermitteln Sie auf dieser Grundlage die beste Lösung für Ihre elektronischee Archivierung. Betrachten Sie Ihr Dokumenten-Management bzw. Ihr Enterprise Content Management unter folgenden vier Gesichtspunkten: 1. Wie werden Dokumente erfasst und organisiert? 2. Wie werden Zugriffsbeschränkungen und Transparenz gewährleistet? 3. Lassen sich Dokumente zur besseren Zusammenarbeit gemeinsam nutzen? 4. Was ist zum Aufbau einer einheitlichen Dokumentenmanagement-Infrastruktur erforderlich? Sicher wäre es auch in Ihrem Sinne, wenn Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche nach Informationen und der Vervielfältigung von Dokumenten verbringen müssten. Das elektronischee Dokumenten- Management ermöglicht Ihnen die effiziente Verwaltung stetig wachsender Datenvolumen und Sie können beruhigt sein, dass Ihre Daten sicher verwahrt werden. 7,5) Auf Reisen fehlt Ihnen der Zugriff auf die benötigten Informationen: Dieser letzte Punkt ist ein Nebenaspekt der bereits angesprochenen Anzeichen, dass die Verwaltung von Dokumenten optimiert werden kann. Immer öfter beschäftigen Unternehmen Mitarbeiter an weit verstreuten Orten und mobile Geräte werden zum Abschluss von Geschaeften genutzt. Vor diesem Hintergrund benötigen Mitarbeiter von überall mobilen Zugriff auf Unternehmensdaten. Dies ist jedoch praktisch unmöglich, wenn Sie auf Reisen sind und Ihr Aktenschrank Kilometer entfernt steht. Mit einem elektronischen Dokumentenmanagement-System ist all das dagegen kein Problem. Jedes fehlerhaft abgelegte Dokument verursacht Kosten in Höhe von 100 Euro. Ein verlorenes Dokument kostet das Unternehmen sogar 280 bis 560 Euro. In großen Unternehmen kommt es alle 12 Sekunden zum Verlust eines Dokuments. 5

6 Über DocuWare DocuWare gehört zu den international führenden Anbietern von Software für das Dokumenten- Management. Das Unternehmen (gegründet 1988) agiert weltweit aus Germering/München, New Windsor/New York sowie Wallingford/Connecticut und unterhält Tochtergesellschaften in Großbritannien, Spanien und Frankreich. Die Produkte des Softwarehauses sind in über 70 Ländern und in 16 Sprachen erhältlich. Die Zahl der Installationen beträgt rund mehr als Anwender arbeiten täglich mit DocuWare. Weitere Informationen finden Sie auf Dieses Dokument finden Sie auch unter Weitere Informationen finden Sie unter 6