Mercury Accounting: Druckkostenabrechnung im Unternehmen. Mercury Accounting: Druckkostenabrechung im Unternehmen Q3/2010 by docuform GmbH

Transkript

1 Druckkostenabrechnung im Unternehmen

2 2 Mercury Accounting und Fleet- & Servicemanagement im Überblick Umfassendes, webbasiertes Tool zur Druckkostenermittlung und Geräteüberwachung. Über SNMP Walker & private MIB Analyse können alle Druckermodelle herstellerübergreifend ausgewertet werden. Zentrale oder dezentrale Datenarchivierung von Endkundendaten. Mandantenfähigkeit beim übergeordneten Fleet- & Servicemanagement System (Global Hosting). Übertragung der Device Information und Statusmeldungen ohne Gefährdung von Kundennetzen. Einbindung vieler SQL-Datenbanken möglich. Plattformunabhängiger Web-Client. Überwachung und Steuerung multifunktionaler Drucksysteme (MFP). Follow 2 Print Funktionalität durch touchless Kartenleser. XML (RPC) Schnittstelle zur universellen Anbindung von externen Programmen.

3 3 Modular aufgebautes System durch vier Module Das Fleet- & Servicemanagement kann unabhängig von allen anderen Modulen lokal oder zentral (Hosting) eingesetzt werden. Das Accounting Modul wird beim Endkunden lokal eingesetzt und kann durch folgende Module ergänzt werden: Conditional Processing & Follow 2 Print Host Modul (Host Data Scanning & Reporting) Conditional Processing Follow 2 Print Fleet & Service Management Accounting Host Modul

4 4 Druckerüberwachung & Accounting im Überblick Erfolgreiche Druckrückmeldung Printer, History, Toner low, Service, etc. SNMP Feedback Fleet & Service Management Windows Druckdaten Daten Parser Mercury Fleet & Service Management Datenbank SNMP Walker Private MIB HOST AS/400 Druckdaten Job Ticket Daten Parser Follow 2 Print & Rerouting Mercury Accounting Datenbank User, Pages, simplex/duplex, Color/SW Budgets Card Reader SNMP Feedback Conditional Processing Accounting

5 5 Highlights Lückenlose Erfassung von Host-, AS/400- und Windows-Druckdaten. Druckdatenscanner für zusätzliche Analysen, wie: - Simplex/Duplex - Papierschachtwechsel - Color / SW - Host-Daten Erfassen und Auswertung nach Benutzern, Mandanten und Projekten. Anwenderspezifisches Pop-up am lokalen PC für: - Kostenstellenanwahl vor dem anstehenden Druck - Budgetanzeige, Kosten- Preview und tatsächlich erzeugte Kosten Erfassung von Kopien multifunktionaler Geräte durch u.a. berührungslose Kartenleser. Web-Client für universelle Kostenauswertung mit CSV Export. Erfassung lokaler Drucker inkl. Zählerstände via PC Client oder Datenparser. Seitengenaues Abrechnen auch bei Druckabbruch durch SNMP/PJL Überwachung der Drucksysteme.

6 6 Funktionale Übersicht Windows Pop Up Cost Preview Windows Workstation Windows Workstation Mainframe, Host System Midrange, AS/400 System Daten Parser Local Printer Windows Workstation Mercury Accounting Server optional Mercury Print Server HiSpeed Network Printer Budgets? Network Printer Multifunctional Printer / Copier Pop Up Budget & Print Costs

7 7 Erweiterte Analyse der Druckdaten durch Datenscanner (Parser) Durch unterschiedliche Datenscanner werden die Datenströme gegenüber den vom Betriebssystem zur Verfügung gestellten Informationen wesentlich genauer ausgewertet. Mit Hilfe der Datenparser können lokal angeschlossene Drucker ebenfalls mit administriert werden. Folgende Zusatzinformationen werden mit Hilfe der Druckdatenparser genau ermittelt: Seitenzähler (auch bei lokalen Druckern) S/W und Color Unterscheidung im Druckjob Simplex/Duplex Schachtwahl zur Papierkostenermittlung User-Kennung im Datenstrom (insbesondere bei Host-Daten) Parsen von Host-Druckdaten wie IPDS u.a.

8 8 Funktionsweise der Datenparser und Anbindung lokaler Drucker Windows Print Server Network Printer SNMP Meldungen Windows 2k / XP / 2k3 Accounting Client System Dienst Local Printer Windows 2k / XP / 2k3 Accounting Client System Dienst Parser PostScript Parser Prescribe Parser PDF Parser IPDS Parser <?> Parser Wer, Wie, Wann, Wohin, Wieviel Mercury Accounting Server Windows 2k / XP / 2k3 Accounting Server System Dienst Tonerlevel Papiermenge Service ON/OFF Fehlermeldung Status...

9 9 SNMP Abfrage von Druckerinformationen über MIB / private MIB Durch die erweiterte Abfrage der Druckerzustände via private MIB werden herstellerspezifische Unterschiede abgefangen. Dadurch stellt Mercury Accounting eine herstellerübergreifende Lösung dar. Nachfolgende Druckerinformationen können aus der MIB gewonnen werden: - Zentraler Zählerstand - Toner High/Low Information - Statusmeldungen der Drucksysteme Nachfolgende Druckerinformationen können aus der private MIB gewonnen werden: - Erweiterte Zählerstände wie: Kopien, Faxe, Scans Mandanten (sofern vom MFP System angeboten) Secure Keys (sofern vom MFP System angeboten) - Erweiterte Tonerlevel Information (soweit nicht bereits in der Standard MIB bereitgestellt) - Erweiterte Statusmeldungen der Drucksysteme

10 10 Zusätzlicher Abgleich der Zählerstände über SNMP Auch ohne die Nutzung von private MIB können alle Kopien bei MFP Geräten erfasst und ausgewertet werden. Dabei werden über entsprechende SNMP Abfragen Druck- / Zählerstandsdifferenzen ermittelt und als Kopien ausgewiesen. Copies: Mercury Accounting Server Print Jobs: 1000 Pages Counter: Pages 150 Pages SNMP 150 Copies

11 Darstellung von MIB & private MIB Zählerstände im Web-Client und SNMP Abgleich 11

12 Definition von Preislisten pro Druckertyp inkl. Papierkosten 12

13 13 Flexible Auswertungsmöglichkeit des Web-Clients Über frei wählbare Berichtszeiträume können beliebige Auswertungen durchgeführt werden. Reports nach gegebenem Zeitraum (z.b.: Jahr Quartal, Monat, Woche oder benutzerdefiniert). Geräteliste Userliste Abteilungsliste Mandantenliste User pro Abteilung Mandanten pro User Mandanten pro Abteilung Kontoauszug des Users Kontoauszug der Abteilung Kontoauszug des Mandanten Aktivität nach Gerät Aktivität nach Benutzer Aktivität nach Abteilung Aktivität nach Mandanten Gerätenutzung Papiernutzung

14 Budgetvergabe Benutzer und Druckkostenermittlung 14

15 15 Erweiterte Pop-up Funktionalität am Windows PC Nachfolgende Informationen werden dem Anwender individuell im Rahmen seines Druckablaufes angeboten: Vor dem Druck: - voraussichtliche Druckkosten - momentanes Budget - eventueller Druckabbruch - Neuanwahl Nach dem Druck: - reale Druckkosten - verbleibendes Budget

16 16 Zusammenfassung Druckkostenermittlung bei Endkunden als eigenständige Teilanwendung einer umfassenden Accounting Lösung Mandantenfähigkeit und Kostenstellenabrechnung möglich Schnittstelle zu Mercury Follow 2 Print und Secure Printing Berührungslose Kartensysteme aller Standards können integriert werden Auch Abrechnung lokaler Drucker möglich Auswertung basierend auf private MIB möglich Web-Client und Report Generierung mit CSV Export Schnittstelle zum Fleet- & Servicemanagement

17 Mercury: 17 Unbegrenzte Möglichkeiten im Überblick Host / Server / AS/400 / LAN Input Data Stream Ethernet Channel ESCON Twinax* Parallel Serial File TCP/IP Direct LPD PPD POP3 SNA LU6.2 SNA LU1/LU3 TWAIN Input Filter Code Page: EBCDIC > ASCII StringChange Record Change Regular Expressions Field Scanner Novell Queues AFP IPDS IGP Prescribe FOL Xerox VIPP Transparent Input Data Conversion Resources Settings Conversion Resources Settings Conversion Resources Settings PDF Interfaces to Accounting Archiving SQL Database SAP Application XML-Interface Various Applications Conversion Resources Settings Postscript Conversion Resources Settings Conversion Resources Settings Conversion Resources Settings Printer File Conversion Resources Settings Output Filter Code Page StringChange Field Scanner Parser Barcode Job Management Spooling Delayed Printing Re-Printing Recovery Viewing Output Data Stream Forms Management Static Forms / Overlays Dynamic Forms TCP/IP Direct LPR PPR SMTP Ethernet Channel Parallel Serial File Page Confirmation SNMP Monitoring PDF PS TIFF Conversion Resources Settings Postscript Conversion Resources Settings GDI Document Management Job Separator Postal Sort Document Cluster Selective OMR Coding Job Collector GDI PDF Prescribe Postscript ASCII Transparent External Program Output Data

18 Auszug aus unserem Endkundenportfolio: 18 Austrian Airlines Bausparkasse Mainz Bausparkasse Schwäbisch-Hall Bertelsmann - Mohn Media BG RCI BP Refinery Rotterdam B.V. Daimler AG Doc Morris Versandapotheke Häfele GmbH & Co. KG Karstadt / Quelle

19 Auszug aus unserem Endkundenportfolio: 19 KLM Airlines Nadler Feinkost GmbH National Bank of Greece Niederösterreichische Landesregierung Postbank Rhenus Logistik Shell Volkswagen WMF AG und viele andere...

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