Zentrales Belegungsmanagement - ein wichtiger Baustein im prozessorientierten Krankenhaus

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1 Zentrales Belegungsmanagement - ein wichtiger Baustein im prozessorientierten Krankenhaus BBDK Frühjahrskolloquium 2013 Michael Frank 1

2 zu meiner Person: Michael Frank geboren 1957 in Regensburg Direktor für Pflege - und Patientenmanagement im Caritaskrankenhaus St. Josef Mitglied der Klinikleitung Senior Consultant bei P.I.K Consulting 2

3 Das Caritas- Krankenhaus St. Josef Träger Caritasverband für die Diözese Regenburg e.v. Klinik für Anästhesie und Intensivmedizin Klinik für Frauenheilkunde und Geburtshilfe der Universität Regensburg Klinik für Urologie der Universität Regensburg Klinik für Allgemein-, Viszeral- und Gefäßchirurgie Klinik für Unfallmedizin Klinik für Innere Medizin I Klinik für Innere Medizin II (Nephrologie) Klinik für Plastische-, Hand-, und Wiederherstellungschirurgie

4 Das Caritas- Krankenhaus St. Josef 311 Betten 5,2 Tage Ø Verweildauer 1,0 Case-Mix-Index stationäre Fälle Sprechstundenkontakte Patienten in der Notaufnahme Geburten 850 Mitarbeiter Landesbasisfallwert 3036,02 Umsatz über 65 Mio

5 Das integrierte Aufnahmekonzept Der Patient ist Taktgeber für die klinischen Prozesse Denken mit den Augen des Patienten Zentrales Belegungsmanagement ZBM Zentrale Patientenaufnahme ZPA Integrierte Aufnahmekonzept Zentrale Notaufnahme ZNA Stationäre Holding Area SHA

6 Integriertes Aufnahmekonzept Zentrales Belegungsmanagement Zentrale Patientenaufnahme Konzeptioneller Regelsteuerkreis für Aufnahme- und Belegungsplanung Klar geregelte Verantwortlichkeiten Kennzahlen und transparente Belegungskriterien Optimale ressourcenorientierte Leistungsplanung Reduzierung der prä-operativen Phase und Verweildauer Organisationseinheit zur administrativen und ärztlichen Patientenaufnahme Facharztstandard Festlegung der Aufnahmediagnose und Behandlungsform Assistenz des Arztes bei der Aufnahme Prämedikation durch Anästhesie Verringerung von Wartezeiten und unbekannten Wege für Patienten professionelle Aufnahmesituation Zentrale Notaufnahme Interdisziplinäre Notaufnahme Organisatorische Trennung von Notfall- und elektiven Aufnahmeprozess Triage der Patienten ohne Aufnahmestation Größtmögliche Patientenorientierung und -bindung Stationäre Holding Area Präoperative Vorbereitung in angenehmer, beruhigender Atmosphäre Patient fühlt sich willkommen Strukturierte Abläufe im Risk Management Just-in-Time-Prinzip Nivellierung von Belastungsspitzen auf den operativen Stationen

7 ZBM Zentrales Belegungsmanagement Aufnahme Entlassung Kernprozess ZBM ZPA ZNA SHA IMC/ISV Zentral- SL PP PAV OP Ziel: Konzeptionelles Belegungsmanagement nach klar geregelten Verantwortlichkeiten, Kennzahlen und transparenten Belegungskriterien PP 7

8 Patientenfluss Entscheidung zur stationären Aufnahme Elektiv Dringend Notfall Aufnahmeplanung ZBM Notaufnahme ZPA ZBM Belegungsteuerung Holding Area / Pflegestation / IMC / Intensivstation 8

9 Prozess ZBM/ZPA Elektiv/dringend Hausarzt Sprechstunde Bettenplanung P A T I E N T ZBM Termin Aufnahmeplanung ZPA ZBM Termin ZPA Aufnahme OP/Behandlung Entlassung Elektiv/dringend Facharzt Stationäre Holding Area Notfall Notaufnahme 9

10 Patientenfluss Prozesskette nach der stationären Aufnahme... Arzt ZBM Arzt STL/PP Aufnahmeplanung Bettenplanung Diagnostik Therapie Pflege Entlassung 10

11 Phantasien und Befürchtungen werde fremdbestimmt habe keinen Einfluss mehr auf die Terminvergabe andere Fachabteilungen werden in der Belegung bevorzugt entstehen Einnahmeverluste in der Privatliquidation kurzfristiges Einplanen von VIP nicht mehr möglich werde in meinen Entscheidungen eingeschränkt gebe Flexibilität auf verliere Einfluss und Macht 11

12 Organisationshandbuch Das Organisationshandbuch wird in Zusammenarbeit mit der jeweiligen Fachabteilung erstellt Zielsetzung > Fachabteilungsbezogene, klare Regelungen für die Aufnahmeplanung und der Belegungssteuerung Wesentliche Inhalte > Leistungsplanung > Einbestellungspfade > Aufgabenverteilung > Aufnahme- und Belegungsplanung > Terminvergabe und Stationszuweisung > Terminierungsregeln > Termineintrage > Festlegung der Floating-Bereiche > Bettensperrstatut Freigabe > Unterschrift Klinikdirektor/Chefarzt und Geschäftsführer 12

13 Organisation ZBM Frühdienst Uhr Zwischendienst Uhr Spätdienst Uhr 3,2 Planstellen Leitung und Stellvertretung Examinierte Krankenpfleger mit Weiterbildung zur Stationsleitung und mehrjähriger Führungserfahrung im Haus 4 Mitarbeiter Ausgebildete Arzthelferinnen 13

14 Räumliche Gestaltung ZBM im Caritas -KH St. Josef Regensburg 14

15 Verplanung der OP-Saalkapazitäten

16 Fallzahlentwicklung Caritas KH St. Josef Regensburg Fallzahlen 16

17 Verweildauerentwicklung Caritas KH St. Josef Regensburg VWD

18 Präoperative Verweildauer: Chirurgie Chirurgie OP-Tag nach elektiver Aufnahme in % vor Einführung ZBM nach Einführung ZBM Mrz 03 Mrz 04 Sep 04 Mrz 05 Sep 05 Mrz 06 Sep 06 Sep 07 Sep 08 Sep 09 Sep 10 OP Tag 0 7,27 30,87 24,51 60,14 55,75 56,49 61,94 67,86 77,21 76,92 77,46 OP Tag 1 75,76 62,42 69,61 32,87 38,05 37,40 32,84 29,46 19,85 19,23 19,01 Zwischensumme 83,03 93,29 94,12 93,01 93,80 93,89 94,78 97,32 97,06 96,15 96,48 OP Tag 2 7,27 4,03 4,90 4,20 5,31 5,34 2,99 2,68 1,47 1,54 2,11 OP Tag 3 3,03 0,98 2,10 0,88 0,76 0,75 0,74 1,54 OP Tag 4 1,82 2,01 0,70 0,77 1,14 OP Tag 5 2,42 1,49 OP Tag 6 1,21 0,67 0,74 OP Tag 7 0,61 OP Tag 8 0,61 135,18 82,54 82,35 50,37 51,31 50,36 48,52 34,82 29,45 30,01 27,79 VWD 1,35 0,83 0,82 0,50 0,51 0,50 0,49 0,35 0,29 0,30 0,28 Summe 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 18

19 Präoperative Verweildauer: Chirurgie 19

20 Positive Aspekte der Aufnahme- und Belegungsplanung Organisationshandbuch der jeweiligen Klinik ist die Handlungsoption für das ZBM Notaufnahmen, elektive und dringende Aufnahmen, interne Verlegungen zentral gesteuert Organisation der prästationären Diagnostik nach Einbestellpfaden Aufnahmeplanung reduziert signifikant die prästationäre Verweildauer Bei hoher Auslastung floatende abgestimmte Belegungskapazitäten Belegung der Klinik wird übersichtlicher und Patienten sind nicht über das Haus verteilt Verkaufsgespräche für WLA und WLU bei persönlicher Terminvereinbarung Versprochene Wahlleistungszimmer für PKV-Patienten werden organisiert Erhöhte Serviceleistung durch Anruf einen Tag vor der stationären Aufnahme Senkung der internen Verlegungsquote (Patiententourismus) Tägliche Chaosverwaltung entfällt und deutlicher Zeitgewinn für die Kernaufgabe Betriebskonzept 20

21 Essentielles Commitment zwischen GF und CA für eine erfolgreiche Implementierung in der Klinik ZBM Commitment Konsequente, inhaltliche Umsetzung des Organisationshandbuches

22 2-Tages Praxisseminar: Zentrales Belegungsmanagement und Zentrale Patientenaufnahme - zwei wichtige Bausteine im prozessorientierten Krankenhaus Seminarinhalte: Das prozessorientierte Krankenhaus als Erfolgsfaktor Grundlagen und Entwicklung eines Zentralen Belegungsmanagement und einer Zentralen Patientenaufnahme Einbindung der beteiligten Führungskräfte und Mitarbeiter in die Veränderungsprozesse Organisatorische Rahmenbedingungen wie technische Voraussetzungen, Personalbedarf, Raum- und Arbeitsplatzgestaltung Erfolgreiche Handlungsoptionen zur Implementierung der Bausteine ZBM/ZPA in den Klinikalltag Formales Projektmanagement und wie gehe ich mit Widerständen um Zielgruppe: Klinikleitung, Projekt- und Qualitätsbeauftragte, Prozessbegleiter und alle Interessierte Termine: werden noch bekannt gegeben Veranstaltungsorte: noch offen Seminarleitung: Petra Schütz-Pazzini, Hamburg und Michael Frank, Regensburg Teilnehmerzahl: begrenzt Anfragen und Reservierung der Teilnehmerplätze: per Mail ppazzini@t-online.de Betriebskonzept 22

23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 23