LKR DATENÜBERMITTLUNG AN DAS LANDESKREBSREGISTER

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1 LKR LANDESKREBSREGISTER NRW gemeinnützige Gesellschaft mbh DATENÜBERMITTLUNG AN DAS LANDESKREBSREGISTER GRUNDLEGENDE INFORMATIONEN DOWNLOAD UND INSTALLATION EPICAN BENUTZERHANDBUCH EPICAN DATENERHEBUNG, VERWENDUNG UND VERSAND Herausgeber: Landeskrebsregister NRW ggmbh Johann-Krane-Weg Münster

2 GRUNDLEGENDE INFORMATIONEN

3 Nutzung bereits vorhandener Daten Meldungen an das Landeskrebsregister NRW erfolgen ausschließlich auf elektronischem Weg. Das Krebsregister stellt dafür allen Meldern die plattformunabhängige Java-Applikation EPICAN über das SICHERE NETZ DER KVen zum Download zur Verfügung. Bei Installation und Konfiguration der Software unterstützen Sie selbstverständlich die Mitarbeiter des IT-Supports im Krebsregister. Bereits in anderen Programmen vorhandene Daten können genutzt werden: Viele QS-, Tumordokumentations-, Krankenhaus-, Pathologeninformations- oder Abrechnungssysteme für Praxen bieten für den Datenaustausch genormte Schnittstellen im sogenannten ADT-GEKID-Format an. Für die Meldung relevante Krebsbefunde können aus den genannten Systemen über einen Filter selektiert und dann in Dateien exportiert werden. Diese werden in EPICAN importiert und die Daten können anschließend an das Landeskrebsregister versandt werden. ADT-GEKID ist ein einheitlicher onkologischer Basisdatensatz, der von allen Krebsregistern verarbeitet werden kann und damit in allen Bundesländern eine vergleichbare Erfassung und Auswertung von Krebsbehandlungen ermöglicht. In welcher Anwendung eine ADT-GEKID-Schnittstelle bereits zur Verfügung steht oder in Arbeit ist, hängt in erster Linie von der Verbreitung der Anwendung und dem zur Erstellung notwendigen Aufwand ab. Will oder kann ein Melder nicht auf bereits in anderen Systemen vorhandene Daten zurückgreifen, besteht natürlich auch die Möglichkeit, die Daten manuell in EPICAN einzugeben. Dies gilt aktuell allerdings nur für die Basisdaten zur Diagnosemeldung. Therapie- und Verlaufsdaten können zur Zeit noch nicht manuell erfasst werden. Eine entsprechende Erweiterung von EpiCan ist beauftragt. Registrierung als Meldestelle und als Melder Alle Meldestellen und Benutzer von EPICAN müssen im Landeskrebsregister erfasst sein. Für jeden Melder richtet das Krebsregister deshalb eine Meldestelle sowie einen oder auch mehrere zugeordnete Benutzerzugänge ein. Anfragen zur Einrichtung neuer oder Änderung bestehender Meldestellen bzw. Anfragen zum Anlegen, Ändern oder Löschen von Benutzerzugängen können an den IT-Support des Krebsregisters gerichtet werden. Nach Anlegen einer Meldestelle oder eines Benutzerzugangs sind diese automatisch für das Melden freigeschaltet. Meldestellenbezeichnung, Benutzername und kennwort bestimmt das Landeskrebsregister. Benutzername und Kennwort werden dem Anfragenden nach Vergabe telefonisch mitgeteilt. Information der Patienten über die Meldung an das Krebsregister Das Landeskrebsregistergesetz (LKRG) verpflichtet alle Ärztinnen und Ärzte, die Krebserkrankungen behandeln, Erkrankungen dem Landeskrebsregister zu melden. Die meldende Person muss die betroffene Patientin/Patienten umfassend und in verständlicher Form über die Meldung sowie die den Patienten zustehenden Internet: 3 / 33

4 Rechte informieren. Insbesondere soll darüber informiert werden, dass die Betroffenen nicht der tatsächlichen Verarbeitung ihrer individuellen Diagnoseund Behandlungsdaten, sondern lediglich der personenbeziehbaren Datenverarbeitung widersprechen können. Es ist keine schriftliche Einwilligung des Patienten für die Meldung erforderlich. Desweiteren muß die Patientenunterrichtung nicht schriftlich dokumentiert werden. Merkblatt für die Patienteninformation Das Landeskrebsregister stellt den Meldern eine Patienteninformation über den Zweck der Krebsregistrierung sowie den Einzelheiten der Verarbeitung und Auswertung zur Verfügung. Dieses Merkblatt muß den Patienten vor dem Melden ausgehändigt werden. Information und Aushändigung des Merkblattes dürfen nur unterbleiben, wenn eine Unterrichtung aus ärztlicher Sicht nicht angeraten oder der Patient kurzfristig verstorben ist. Das Merkblatt für die Patienteninformation steht auf der Webseite des Krebsregisters ( in den Sprachen Deutsch, Englisch, Russisch, Französisch, Türkisch, Spanisch und Arabisch zum Download bereit. Widerspruch gegen die dauerhafte Speicherung personenbeziehbarer Daten Legen Patientinnen/Patienten einen Widerspruch gegen die personenbeziehbare Datenverarbeitung direkt oder auch nachträglich ein, werden die personenidentifizierenden Angaben in der Meldung nach der Abrechnung mit den Krankenkassen dauerhaft anonymisiert. Eine Wiedergewinnung dieser Daten ist anschließend unmöglich und die Patientin/Patient ist als Person in den Registerdatensätzen nicht mehr identifizierbar. Die medizinischen Daten zur Krebserkrankung bleiben jedoch für Auswertungen erhalten. Ein nachträglicher Widerspruch muß per Brief oder Fax direkt beim Krebsregister eingelegt werden. Auf der Webseite des Krebsregisters steht ein Vordruck zum Download bereit. Aufwandsentschädigung Jede neue plausible und vollständige Meldung, die vom Landeskrebsregister angenommen wurde, wird durch eine Meldevergütung entgolten. Die Höhe der Vergütung ist abhängig von der Meldungsart (Diagnosemeldung, Therapie-, Verlaufs- oder abschließende Meldung) und der Meldungsqualität (vollständig/ unvollständig). Zu einer vollständigen Meldung gehören insbesondere die Krankenversicherten- und die Krankenkassen-IK-Nummer (bei Privatversicherten die Angabe der Privatkasse im Klartext und diese bitte im Eingabefeld Krankenversichertennummer eintragen) sowie Angaben zur ICD-10-Hauptdiagnose. Doppelmeldungen werden nicht berücksichtigt. Internet: 4 / 33

5 Eine Tabelle mit den Regelungen zur geänderten Meldevergütung finden Sie auf unserer Webseite im Internet unter uetung_schiedsspruch_ pdf. Wichtige Hinweise für Dermatologen Die Regelungen des 65c SGB V - Klinisches Krebsregister - sowie die darin enthaltenen Bestimmungen zur Zahlung von Meldevergütungen aus Mitteln der Krankenkassen gelten nur für melanozytäre, nicht jedoch für nicht-melanotische Hautkrebsarten. Da die von Ihnen beauftragten Pathologinnen und Pathologen ebenfalls meldepflichtig sind, müssen beim Einsenden der Gewebeproben stets die Krankenversicherten- und die Krankenkassen-IK-Nummer weitergeleitet werden. Für nicht-melanotischen Hautkrebs wird weiterhin vom Krebsregister die bisher übliche Meldevergütung gezahlt. Da wir diese Meldungen nicht mit der Krankenkasse abrechnen, benötigen wir hier auch nicht zwingend Angaben zum Versichertenstatus. Es ist zudem zu beachten, dass bei den nicht-melanotischen Hautkrebsarten keine Daten zu Therapie und unauffälligen Nachsorgeuntersuchungen zu melden sind. Melanotische in-situ-tumore sind meldepflichtig, für sie gilt das Gleiche wie für melanotische Hauttumore beschrieben. Bitte senden Sie keine Meldungen von Aktinischer Keratose, auch wenn diese vom Pathologen als in-situ definiert wurden. Voraussichtlich werden wir diese Meldungen zukünftig nicht mehr vergüten. Meldepflichtige Informationen Meldepflichtig sind Informationen über Personen, die in Nordrhein-Westfalen wegen einer der folgenden Neoplasien behandelt oder bei denen eine entsprechende Neoplasie diagnostiziert wurde: bösartige Tumore (Neoplasie Dignität 3 gemäß International Classification for Diseases in Oncology Version 3 (ICD-O-3)) ICD-10 C00.0 C96.9 In situ Neubildungen (Neoplasien Dignität 2) ICD-10 D00.0 D09.9 Borderline Tumore (Neoplasien Dignität 1) ICD-10 D37-D48 benigne Tumoren des Gehirns, der Meningen und des Rückenmarks (Neoplasien Dignität 0) ICD-10 D32.0 D33.9 D35.2 D35.4 Mit Inkrafttreten des Landeskrebsregistergesetz vom müssen alle ab diesem Zeitpunkt neu anfallenden Erstdiagnosen, Therapien und Verläufe ge- Internet: 5 / 33

6 meldet werden. Neue Therapiemaßnahmen und Verläufe sind auch dann meldepflichtig, wenn die Diagnose schon vor diesem Zeitpunkt gestellt wurde. Therapiemaßnahmen und Verläufe vor dem können freiwillig gemeldet werden, diese Meldungen erhalten allerdings keine Meldevergütung Internet: 6 / 33

7 DOWNLOAD UND INSTALLATION EPICAN

8 Technische Voraussetzungen Für die Nutzung von EPICAN Version 2_0_6 reicht ein in der Regel vorhandener internetfähiger PC. Windows- oder Apple-Betriebssystem (Win7 32- und 64-bit, WIN8, WIN 8.1, WIN 10, MAC OS X v10.7 (Lion)) Eine aktuelle Virenschutz-Software Ein Breitband-Internetanschluss wie DSL (kein analoger Telefonanschluss, kein ISDN, kein Zugang über LTE/UMTS-Stick oder W-LAN-Hotspot) Ein gängiger Webbrowser wie Mozilla Firefox ab Version 24, Internet Explorer ab Version 11 oder Apple Safari ab Version 7.0. Opera und anbieterabhängige Browser werden nicht unterstützt Damit Ihre Daten bei der Übermittlung sicher verschlüsselt werden, werden nur Browser unterstützt, die über eine TLS 1.2 Verschlüsselung verfügen. Dies können in der Regel alle oben genannten aktuellen Browser. Der Internet Explorer in den Versionen 8-10 unterstützt TLS1.2 seit Windows 7 Eine aktuelle Java-Laufzeitumgebung (1_8_0 oder höher) Für die Installation der Java-Laufzeitumgebung wird ein Benutzerkonto mit ausreichenden Zugriffsrechten (lokaler Administrator oder Mitglied der Administratorengruppe) benötigt Die Installation von EPICAN auf einem Server wird nicht unterstützt Für die Installation von EPICAN ebenso wie für das Melden muss der jeweilige PC eine Verbindung zum SICHEREN NETZ DER KVen haben und folgender Server des Landeskrebsregisters muss darüber erreichbar sein: psdnrw-ekr.kv-safenet.de mit der IP-Adresse Es spielt keine Rolle, ob der Zugang zum SICHEREN NETZ DER KVen über einen KV- SafeNet-Zugang oder aber über das KV-FlexNet-Verfahren erfolgt Da bei der Installation von EPICAN Daten in das Benutzerprofil abgelegt werden, sollte die Installation mit dem Benutzer erfolgen, mit welchem auch später gemeldet wird. Internet: 8 / 33

9 Anpassung der Sicherheitseinstellungen der JAVA Laufzeitumgebung In JAVA Laufzeitumgebungen sind Sicherheitsmaßnahmen implementiert, die sich auch auf Webstart-Anwendungen wie EPICAN auswirken und deren Start unterbinden. Damit EPICAN nach der Installation problemlos starten kann, muss vor der Installation die Webseite in die Exceptionlist der JAVA- Sicherheitseinstellungen eingetragen werden: Zunächst das Java Control Panel über die Systemsteuerung starten. Es erscheint das links abgebildete Fenster Java Control Panel In diesem Fenster auf den Reiter SICHERHEIT klicken, in der folgenden Dialogbox dann den Button SITELISTE BEARBEITEN klicken. Es öffnet sich das Fenster Ausnahmeliste. Hier auf den Button HINZUFÜGEN klicken. Anschließend erscheint eine Tabelle, in welcher in der Spalte Verzeichnis die Adresse als Ausnahme eingetippt werden kann. Die vorgenommenen Änderung dann mit dem Button OK bestätigen. Internet: 9 / 33

10 Zusätzlich ist in den neuen Versionen der Java Laufzeitumgebung eine Prüfung auf Zertifikatsentzug implementiert. Das heißt, bevor JAVA eine zertifizierte Anwendung startet, wird das dazugehörige Zertifikat über einen sog. Certificate Revocation Lists- Server im Internet überprüft, um sicherzustellen, dass das Zertifikat nicht von der ausstellenden Stelle zurückgezogen wurde. Die Prüfung auf Zertifikatsentzug wird bei Installation oder Update der JAVA Laufzeitumgebung standardmäßig aktiviert. Im in sich geschlossenen, vom Internet abgeschotteten SICHEREN NETZ DER KVen hat JAVA keinen Zugang zu den Certificate Revocation Lists-Servern. Als Resultat erhalten Sie beim Start von EPICAN einen Socket Write Error oder der Startvorgang von EPICAN ist extrem verzögert. Im Java Control Panel sind verschiedene Optionen verfügbar, mit denen konfiguriert werden kann, wie Entzugsprüfungen gehandhabt werden sollen. Für den Aufruf dieser Optionen starten Sie in der Systemsteuerung über das Icon Java das Java Control Panel und klicken dann auf das Register ERWEITERT: In der dann erscheinenden Optionsliste stellen Sie ZERTIFIKATSENTZUGPRÜFUNG EN ZU SIGNIERTEM CODE AUSFÜHREN FÜR auf NICHT PRÜFEN. Ebenso verfahren Sie mit der Option TLS-ZERTIFIKATSENTZUG- SPRÜFUNGEN AUSFÜHREN FÜR Beide Optionen finden Sie am Ende der Optionsliste. Internet: 10 / 33

11 Installation Sie benötigen für die Installation keine administrativen Rechte. Da bei der Installation von EPICAN Daten in das Benutzerprofil abgelegt werden, sollte die Installation jedoch mit dem Benutzer erfolgen, mit welchem auch später gemeldet wird. Die Installationsdateien für EPICAN sind nur über die Webseite des Krebsregisters im Sicheren Netz der KVen verfügbar, eine Installation von der Webseite des Krebsregisters im Internet ist nicht möglich. Bevor die Installation erfolgen kann, muss deshalb eine Verbindung zum Sicheren Netz der KVen aufgebaut werden. Für Mitglieder der KVWL, die die Verbindung in das Sichere Netz der KVen über die KV-FlexNet-Verbindung der KVWL aufbauen: Bauen Sie die Verbindung auf. Sobald der Tunnel geöffnet ist, erscheint die Webseite der KVWL. Auf dieser Webseite ist kein Link für die Installation von EPICAN hinterlegt, Sie können aber von dort aus auf unsere Webseite im Sichern Netz der KVen wechseln, indem Sie die URL unserer Webseite in die Adresszeile des Browsers eingeben: Für Mitglieder der KVNO, die die Verbindung in das Sichere Netz der KVen über die KV-FlexNet-Verbindung der KVWL aufbauen: Bauen Sie die Verbindung auf. Sobald der Tunnel geöffnet ist, erscheint die Webseite es Krebsregisters. Für Melder, die die Verbindung in das Sichere Netz der KVen über die KV- SafeNet-Verbindung eines Providers aufbauen: Bauen Sie die Verbindung in das Sichere Netz der KVen auf. Ist die Verbindung aufgebaut, öffnen Sie ihren Browser und geben die URL unserer Webseite in die Adresszeile des Browsers ein: Auf unserer Webseite finden Sie einen Button EpiCan herunterladen. Auf diesen bitte doppelt klicken. Es startet der Download. Ggfs. werden Sie nach Doppelklick auf diesen Button gefragt, ob Sie die Datei speichern oder ausführen möchten. Dies hängt jeweils vom verwendeten Browser und der Konfiguration des PC ab. Wählen Sie hier bitte Offnen mit und als Anwendung zum Öffnen Java Web Start Launcher bzw. Java. Internet: 11 / 33

12 Nach erfolgreichem Download wird die Anwendung verifiziert, die Datenbank initialisiert und EPICAN gestartet. Parallel zur Installation wird auf dem Desktop ein Icon namens EPICAN abgelegt: Internet: 12 / 33

13 Konfiguration Bei der Installation werden bereits grundsätzliche Programmeinstellungen vorgenommen, diese müssen aber noch angepasst werden. Hierzu erscheint nach der Installation das Fenster Einstellungen. Sollte dieses nicht automatisch öffnen, erreichen Sie es im Menü DATEN und dann EINSTELLUNGEN. Auf dem Reiter ALLGEMEIN sind individuelle Informationen abgelegt. Einstellungen auf dem Reiter PROXY sollten nur vom Systemadministrator vorgenommen werden. Alle Anpassungen nach der Installation sind nur einmalig erforderlich und bleiben dann für die weiteren Sitzungen erhalten. Tragen Sie in die Einstellungen als erstes den Benutzernamen (vollständig in Kleinschrift) in das Feld BENUTZERNAME ein. Das Feld PROFIL können Sie auf den Standardeintrag Profil1 stehen lassen. Im Feld DATENPFAD wird das Verzeichnis festgelegt, in das EPICAN die erfassten Daten speichern soll. In das Feld IMPORTVERZEICHNIS tragen Sie das Verzeichnis ein, welches evtl. zu importierende Dateien enthält. Schließen Sie beide Eingaben mit einem Klick auf den jeweiligen ANLEGEN-Button ab. Sie können das Importverzeichnis jederzeit ändern, wichtig ist aber, dass Sie sowohl bei der Ersteinrichtung wie auch bei jeder Änderung den Button ANLEGEN klicken. Ihre Auswahl unter ART DER MELDESTELLE steuert, welche Masken zur Erfassung der Befunde angezeigt werden und welche Dateitypen von EPICAN importiert werden können. Die Übersicht auf der nächsten Seite zeigt, welche Art der Meldestelle Sie jeweils einstellen müssen: Internet: 13 / 33

14 Ihre Praxis/Ihr Institut ist ein(e): Dermatologie Bitte als Art der Meldestelle markieren: Mögliche(r) Dateityp(en) der Importdatei Niedergelassene Praxis Außerdem ein Haken bei Abrechnungsdateien (.con) Grunddaten Dermatologen Mögliche Importquelle Unverschlüsselte Abrechnungsdatei Hämato-/ Onkologie Urologie (ohne Anbindung an ein CLOUD- System) Hämatologie/ Onkologie Niedergelassene Praxis Bei Grunddaten kein Haken bei Dermatologen Urologie (mit Anbindung Krankenhaus an die IQUO- CLOUD) LDT Import-Dateien (.ldt) EKR-NRW konforme XML Importdatei (.xml) GEKID-XML Importdatei (.xml) GEKID XML Importdatei (.xml) Von Word-Makro erzeugte LDT-Dateien ODS-Easy MegaManager, Alcedis Aus IQUO-Cloud exportierte XML-Datei Urologie (mit Anbindung an die URO- CLOUD) Krankenhaus GEKID XML Importdatei (.xml) Aus URO-Cloud exportierte XML-Datei Mund und Kieferchirur gie (und andere) Krankenhaus Niedergelassene Praxis Bei Grunddaten kein Haken bei Dermatologen Krankenhaus Abrechnungsdateien (.con) GEKID-XML Importdatei (.xml) BQSGEKID-Transaktionsdateien (zip) BQSGEKID-Transaktionsdatei (.xml) EKR-NRW konforme XML Importdatei (.xml) Unverschlüsselte Abrechnungsdatei MegaManager, Alcedis, BQS-GEKID-Modul des KIS-Systems ODS-Easy Pathologie Institut für Pathologie EKR-NRW konforme XML Importdatei (.xml) LDT Import-Dateien (.ldt) DC-Pathos Importdateien () GEKID-Patho-konforme XML Dateien (.xml) Aus Nexus exportierte XML-Datei Aus IFMS exportierte LDT- Datei Export-Datei aus DC- Pathos Screening Einheit Krankenhaus GEKID-XML Importdatei (.xml) Aus MASC exportierte XML-Datei Meldeamt Meldeamt EKNW Meldedaten (.csv) Internet: 14 / 33

15 Meldestelle aktualisieren Meldestellen können nur aktualisiert werden, wenn eine Verbindung zum Sicheren Netz der KVen besteht Nach einer Neuinstallation, aber auch nach der Änderung der Meldestellenbezeichnung oder -zuordnung muss die Meldestelle aktualisiert werden. Klicken Sie für die Aktualisierung in der Haupttabelle auf den Button IMPORTIEREN. Es wird die Dialogbox IMPORT angezeigt. In dieser Dialogbox bitte einmal auf den Button mit den drei Pünktchen rechts vom Feld MELDESTELLE klicken. Es erfolgt eine Abfrage von Benutzername und Passwort: Nach erfolgreicher Authentifizierung erscheint die Meldung, dass die Meldestellen aktualisiert wurden. Danach sollten in der Liste der Meldestellen alle, dem Benutzernamen zugeordnete Meldestellen eingetragen sein. Eine Änderung der Meldestellenzuordnung oder der Meldestellenbezeichnung kann nur das Krebsregister vornehmen Internet: 15 / 33

16 BENUTZERHANDBUCH EPICAN

17 Das Programm EPICAN einrichten Die Applikation EPICAN ermöglicht in Nordrhein-Westfalen dem Landesbetrieb Information und Technik NRW ('Statistisches Landesamt'), den Meldeämtern, der Onkologischen Qualitätssicherung sowie allen Ärztinnen und Ärzten die gesetzlich festgelegten Inhalte elektronisch an das Landeskrebsregister NRW zu übermitteln. Gestartet wird EPICAN durch einen Doppelklick auf das Symbol EPICAN auf dem Desktop Im ersten Schritt wird Java geladen und bei einer bestehenden Verbindung in das SICHERE NETZ DER KVen EPICAN aktualisiert. Dann werden die Grunddaten aus der Datenbank eingelesen. Hauptfenster ohne Datensätze Wenn dieser Ladevorgang abgeschlossen ist, erscheint das Hauptfenster von EPICAN. Haupttabelle Wurden bereits Daten erfasst, aber noch nicht an das LKR versandt, werden diese in der Tabelle mit der Meldestellen-ID, einer Referenz-Nr., dem Namen, Vornamen, Geburtsdatum sowie der ICD-10 Kodierung der Tumordiagnose aufgeführt. Die Check-Box in der Spalte kompl gibt an, ob der Fall vollständig dokumentiert und für den Versand bereit ist. In der letzten Spalte Anz. kann die Zahl der fehlgeschlagenen Übertragungsversuche des jeweiligen Datensatzes abgelesen werden. Oberhalb der Tabelle wird angegeben, wieviele Tumorfälle sich z. Zt. in der Tabelle befinden Einstellungen für EPICAN Bei der Installation von EPICAN werden bereits grundsätzliche Programmeinstellungen vorgenommen, diese müssen aber eventuell noch angepasst werden. Vornehmen können Sie diese Anpassungen im Menü Daten/Einstellungen des Hauptfensters. Internet: 17 / 33

18 Auf der Karteikarte Allgemein sind individuelle Informationen abgelegt. Einstellungen auf der Karteikarte Proxy sollten nur vom Systemadministrator vorgenommen werden. Alle Anpassungen nach der Installation sind nur einmalig erforderlich und bleiben dann für die weiteren Sitzungen erhalten. Das Feld Profil ist nur in wenigen Ausnahmefällen zu setzen. Standardmässig bleibt es auf dem Eintrag Profil1 stehen. In dem Feld Benutzername steht, vollständig in Kleinschrift, der Benutzername, den die meldende Person vom Krebsregister erhalten hat. Im Feld Datenpfad wird das Verzeichnis festgelegt, in das EPICAN die erfassten Daten speichern soll. Klicken Sie anschließend auf den Button Anlegen rechts von dem Feld. Der Datenpfad sollte nach der Eingabe nicht mehr geändert werden. Im Feld Importverzeichnis tragen Sie das Verzeichnis ein, welches evtl. zu importierende Dateien enthält. Im Gegensatz zum Datenpfad kann das Importverzeichnis jederzeit geändert werden. Wichtig ist aber, dass Sie sowohl bei der Ersteinrichtung wie auch bei jeder Änderung den Button Anlegen rechts von dem Feld anklicken. Ihre Auswahl unter Art der Meldestelle steuert, welche Masken zur Erfassung der Befunde angezeigt werden und welche Dateitypen von EPICAN importiert werden können. Als niedergelassene Praxis wählen Sie als Meldestelle bitte niedergelassene Praxis. Ist ihre Praxis eine Dermatologie, muß außerdem ein Haken bei Grunddaten Dermatologen gesetzt sein. Für Praxen aller anderen Fachgebiete darf z. Zt. bei Grunddaten keines der Optionsfelder angehakt sein. Schließen Sie die Konfiguration durch einen Klick auf den Button OK ab. Internet: 18 / 33

19 Bedienelemente im Hauptfenster Menüleiste Toolbar Tabellennavigation Mit Hilfe der Menüs in der Menüleiste können alle Fenster bezüglich ihrer Größe und ihres Erscheinungsbildes individuell eingestellt werden: Daten Look&Feel Hilfe EINSTELLUNGEN IMPORTIEREN VERSENDEN BEENDEN METAL CDE/MOTIF WINDOWS WINDOWS CLASSIC INFO HILFE Individuelle Programmanpassungen Einlesen Dateien anderer Programme Tumorfälle an das EKR NRW senden EPICAN beenden Anpassung der Oberfläche von EPICAN mittels vier vorgefertigter Schemata Informationen zur Version von EPICAN Online-Hilfe Die Tabellennavigation erlaubt das Bewegen innerhalb der Datensätze (die Anzahl der Tabellenzeilen pro Seite können im Menü Daten/Einstellungen festgelegt werden): zur ersten eine Seite Eingabe der eine Seite zur letzten Tabellenseite zurück Seitennummer vor Seite Mit Hilfe der Toolbar können die Funktionen BEENDEN, IMPORTIEREN, VERSENDEN und HILFE mittels Button aufgerufen werden. Außerdem befinden sich hier Werkzeuge zum Filtern und Sortieren der Tumorfälle: Internet: 19 / 33

20 Die Meldestelle aktualisieren Für jeden Melder richtet das Krebsregister eine Meldestelle sowie einen oder auch mehrere zugeordnete Benutzer ein. Nach einer Neuinstallation, aber auch nach einer Änderung der Meldestelle oder der Meldestellenbezeichnung müssen die Meldestellen aktualisiert werden. Klicken Sie dazu in der Haupttabelle auf den Button Importieren Es wird die Dialogbox Import angezeigt. In dieser Dialogbox bitte einmal auf den Button mit den drei Pünktchen rechts vom Feld Meldestelle klicken. Es erfolgt eine Abfrage von Benutzername und Passwort: Nach erfolgreicher Authentifizierung erscheint die Meldung, dass die Meldestellen aktualisiert wurden. Danach sollten in der Liste der Meldestellen alle, dem Benutzernamen zugeordnete Meldestellen eingetragen sein. Eine Änderung der Meldestellenzuordnung kann nur das LKR vornehmen Internet: 20 / 33

21 Tumorfall manuell hinzufügen Sie können der Tabelle manuell Tumorfälle hinzufügen. Klicken Sie dazu auf den Button Hinzufügen. Es öffnet sich die Dialogbox Bearbeitung von Meldungen. Die Dialogbox enthält neun Karteikarten. Welche Karteikarten im Einzelnen freigegeben sind, ist abhängig von der eingestellten Meldestellenart. Um einen Fall vollständig zu erfassen, empfiehlt es sich, die freigegebenen Karteikarten der Reihe nach zu bearbeiten. Fettgedruckte Felder sind Pflichfelder, eine Eingabe ist zwingend. Fehlt in einem Pflichtfeld der Eintrag, kann der Fall zwar gespeichert werden, er wird in dem Hauptfenster aber als nicht komplett markiert. Ihnen als Melder können mehrere Meldestellen zugeordnet sein (z. B. in einem Krankenhaus ist dies häufiger der Fall). In diesem Fall muss die für den Patienten zutreffende Meldestelle eingestellt werden. Klicken Sie dazu in der Karteikarte Person auf den Pfeil des Dropdown- Feldes Meldestelle und wählen Sie die zutreffende Meldestelle aus. In den weiteren Feldern geben Sie die Patientendaten ein. Zu einer vollständigen Meldung gehören unbedingt die Krankenversicherten- und die Krankenkassen-IK-Nummer (bei Privatversicherten die Angabe der Privatkasse im Klartext und diese bitte im Eingabefeld Krankenversichertennummer eintragen) Als Referenznummer tragen Sie die Nummer ein, unter der der Patient bei Ihnen registriert ist. Sie müssen Ihre Patienten über die Meldung an das LKR informieren. Die Patientenunterrichtung muß nicht schriftlich dokumentiert werden. Sie dokumentieren diese durch Anhaken der Option Patient ist informiert. Patienten können gegen die personenbeziehbare Datenverarbeitung Widerspruch einlegen. Dann wird eine Wiedergewinnung der persönlichen Daten im Klartext unmöglich. Die persönlichen Daten werden nach Durchführung des Abrechnungsverfahrens mit den Krankenkassen dauerhaft anonymisiert.bitte dokumentieren Sie einen solchen Widerspruch durch Anhaken des Optionsfeldes Widerspruch. Internet: 21 / 33

22 Tumorfall speichern Enthält eines der Eingabefelder einen Eintrag, werden am unteren Formularrand die Button zum Speichern freigegeben: Speichert den Tumorfall, bleibt dann in dem Formular Speichert den Tumorfall, öffnet dann ein neues leeres Formular Speichert den Tumorfall, wechselt dann zum Hauptfenster Schliesst den Tumorfall, ohne zu speichern. Anschließend Wechsel in das Hauptfenster Ein noch nicht vollständig bearbeiteter Tumorfall kann abgespeichert werden, beim Speichern erfolgt der Hinweis, dass die Meldung unvollständig ist. Gleichzeitig werden Felder mit fehlenden oder fehlerhaften Eingaben rot markiert. Wird der Hinweis mit einem Klick auf Ja quittiert, wird der Tumorfall in das Hauptfenster übernommen. Tumorfall bearbeiten Soll ein Tumorfall bearbeitet werden, wird dieser in der Tabelle des Hauptfensters markiert und dann der Button Bearbeiten angeklickt. Alternativ können Sie auch den Tumorfall in der Tabelle doppelt anklicken. In beiden Varianten öffnet sich wieder die Dialogbox Bearbeitung von Meldungen. Tumorfall löschen. Innerhalb der Tabelle können einzelne oder auch mehrere Tumorfälle markiert und durch Anklicken des Button Löschen entfernt werden. Bei jedem Löschvorgang erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob die ausgewählten Tumorfälle tatsächlich gelöscht werden sollen. Erst wenn diese Sicherheitsabfrage mit Ja quittiert wird, werden die Tumorfälle entfernt. Internet: 22 / 33

23 Tumorfälle sortieren Die einfachste Methode zur Sortierung ist der Klick auf den Tabellenkopf einer Spalte. Beispielswiese sortiert ein Klick auf den Tabellenkopf der Spalte Vorname den Tabelleninhalt absteigend nach den Vornamen. Gekennzeichnet wird dieses durch die Anzeige Ein weiterer Klick sortiert aufsteigend. Durch einen dritten Klick wird die Sortierung wieder aufgehoben. Alternativ können auch die in dem Dropdown-Feld Sortierung hinterlegten Sortierreihenfolgen verwendet werden. Klicken Sie dazu auf das schwarze Dreieck des Dropdown-Feldes. Es öffnet sich eine Liste mit vorgegebenen Sortierreihenfolgen. Die gewünschte Sortierung wird durch Anklicken ausgewählt. Anschließend auf den Button Sortieren klicken. Die Tumorfälle werden dann in die angegebene Reihenfolge sortiert. Tumorfälle filtern EPICAN bietet die Möglichkeit, die Tumorfälle nach individuellen Vorgaben zu filtern. Aktiviert wird die Filterung durch Anklicken des Button Filtern. Es öffnet sich die Dialogbox Filterung. In diese Dialogbox können Sie Namen oder Begriffe eingeben, nach denen EPICAN die Tumorfälle filtern soll. Haben Sie beispielsweise für Name Perpendekel eingetragen, zeigt EPICAN anschließend im Hauptfenster nur noch Tumorfälle mit dem Nachnamen Perpendekel an. Es werden nur die Datensätze gezeigt, die dem eingegebenen Kriterium entsprechen Wenn die Tumorfälle einer Tabelle gefiltert werden, bedeutet dies, dass die Anzahl der angezeigten Tumorfälle beschränkt wird. Beim Filtern werden aber keine Tumorfälle gelöscht. Mit den Platzhaltern * und? lässt sich die Filterung auf Begriffe erweitern, die nicht genau bekannt sind. Platzhalter sind Zeichen, die als Stellvertreter für einzelne Buchstaben oder Buchstabengruppen eingesetzt werden: * ersetzt eine Buchstabengruppe? ersetzt einen einzelnen Buchstaben M??er findet alle Tumorfälle mit Nachnamen Meier, Mayer, Meyer oder Maier P* findet alle Tumorfälle, deren Nachnamen mit P beginnen Internet: 23 / 33

24 Der Versand von Daten an das Krebsregister Versendet werden können nur Datensätze, die in der Haupttabelle als komplett gekennzeichnet sind. Ausserdem muss zum Versand der Meldungen eine Verbindung zum SICHEREN NETZ DER KVen (SNK) hergestellt sein. Sie starten den Datenversand durch einen Klick auf den Button Versenden. Alternativ können Sie auch das Menü Daten/ Versenden aufrufen. Falls Sie sich noch nicht authentifiziert haben, öffnet sich anschließend die Dialogbox Benutzerinformationen. Im Allgemeinen ist Ihr Benutzername bereits vorgegeben. Ihr Kennwort müssen Sie noch eintragen. Nachdem Sie Ihre Eingabe mit OK bestätigt haben, startet der Versand. Zum Abschluss der Übertragung erhalten Sie eine Versandstatistik mit der Zahl der erfolgreich versendeten Meldungen. Nach Quittieren mit dem Button OK ist das Versenden der Meldungen abgeschlossen und Sie kehren zum Hauptfenster zurück. Erfolgreich versandte Datensätze werden in dem Hauptfenster nicht mehr angezeigt. Internet: 24 / 33

25 Möchten Sie kontrollieren, welche Daten bereits versendet wurden, rufen Sie bitte das Menü Daten/versandte Meldungen auf (das Fenster versandte Meldungen versteckt sich gerne hinter dem Hauptfenster, in diesem Fall muss das Hauptfenster beiseite geschoben werden). Sie sehen dann alle Datensätze, die bis dato an das Krebsregister verschickt wurden. Internet: 25 / 33

26 DATENERHEBUNG, VERWENDUNG UND VERSAND

27 Datenübertragung und haltung im Landeskrebsregister Die Übermittlung der Daten an das Landeskrebsregister und innerhalb des Krebsregisters erfolgt grundsätzlich elektronisch und transportverschlüsselt. Personenbezogene Daten und Behandlungsdaten werden schon auf dem PC des Melders getrennt voneinander so für den Transport verschlüsselt, dass sie nur vom je-weils zuständigen Bereich des Landeskrebsregisters entschlüsselt und bearbeitet werden können. Internet: 27 / 33

28 Im Landeskrebsregister gespeicherte Daten Der genaue Umfang der Datenspeicherung ist im Landeskrebsregistergesetz Nordrhein-Westfalen geregelt. Die wichtigsten im Krebsregister gespeicherten Daten sind: Angaben zur erkrankten Person (Name, Geschlecht, Alter, Wohnort) Angaben zum Tumor bei Erstdiagnose (Zeitpunkt der ersten Diagnose, Sitz und Stadium des Tumors, histologischer Befund) Angaben zur Therapie und zum Verlauf der Tumorerkrankung ggfls. Angaben zur Todesursache und zum Sterbezeitpunkt Schutz der Daten vor unberechtigten Zugriffen Gesundheitsdaten gehören zu den datenschutzrechtlich sensibelsten In-formationen. Ein unberechtigter Zugriff wird deshalb im Landeskrebsregister durch viele Maßnahmen verhindert. Eine der grundlegendsten Schritte ist die Gliederung des Registers in drei voneinander unabhängige Bereiche (Datenannahmestelle, Datenvalidierungs- und - speicherstelle sowie Datenauswertungsstelle). So ist gewährleistet, dass personenbezogene Daten und Behandlungsdaten bei der Bearbeitung wie auch bei der Aufbewahrung organisatorisch und räumlich getrennt sind. Die Datenannahmestelle organisiert die Kommunikation mit dem Melder und die Abrechnung mit den Krankenkassen. Sie verarbeitet die personenbezogenen Daten der Patienten, Behandlungsdaten liegen ihr aber grundsätzlich nur in verschlüsselter Form vor, sie kann diese nicht entschlüsseln. Die Behandlungsdaten werden in der Datenvalidierungs- und -speicherstelle geprüft, aufbereitet und für Auswertungen bereitgestellt. Personenbezogene Daten liegen der Datenvalidierungs- und -speicherstelle nur verschlüsselt vor, sie kann diese nicht entschlüsseln. Die Datenauswertungsstelle wertet die im Krebsregister gespeicherten Daten aus, veröffentlicht diese und stellt anderen Einrichtungen die Auswertungen zur Verfügung. Personenbezogene Daten liegen ihr nur in verschlüsselter Form vor. Datenüberprüfung und Qualitätskontrolle im Landeskrebsregister Die Qualität der eingehenden Daten spielt für die Aussagekraft eines Registers eine entscheidende Rolle. Die im Manual der epidemiologischen Krebsregistrierung 1 zusammengefassten grundlegenden Verfahren und Standards der epidemiologischen Krebsregistrierung in Deutschland bilden die Grundlage für die Datenverarbeitungsprozesse im Landeskrebsregister. Darüber hinaus orientiert sich das Krebsregister an den internationalen Vorgaben der International Assocation of Cancer Registries (IACR) und der International Agency for Research on Cancer (IARC) 1 Hentschel S., Katalinic A. -Hrsg.-, Das Manual der epidemiologischen Krebsregistrierung, Zuckschwerdt- Verlag, 2008 Internet: 28 / 33

29 Die eingehenden Meldungen werden im Registrierungsprozess an ausgewählten Stellen untersucht. Vorab erfolgt während der Eingabe bzw. während des Imports von Meldungen eine automatisierte Überprüfung, ob diese vollständig sind. Außerdem werden umfangreiche Plausibilitätsprüfungen (z.b. Diagnose und Geschlecht oder Diagnose und histologischer Befund vereinbar) durchgeführt. Nachdem die Datensätze an das Krebsregister übermittelt wurden, findet in der Datenannahmestelle eine weitere Überprüfung der personenbezogenen Daten statt, um beispielsweise Übermittlungsfehler oder Korrekturfehler zu erkennen. In der Datenvalidierungs- und -speicherstelle werden die Diagnose- und Behandlungsdaten von ausgebildeten Dokumentarinnen und Dokumentare mit einem umfangreichen Regelwerk auf Schlüssigkeit und Plausibilität hinsichtlich Tumordiagnose, TNM-Stadium sowie Tumorausbreitung geprüft. Liegen zu einer Merkmalsausprägung mehrere Meldungen vor, wird in der Datenvalidierungs- und -speicherstelle in einem abschließenden Schritt aus diesen Mehrfachmeldungen zu einem Tumor die "Beste Information" der jeweiligen Merkmalsausprägung erzeugt. Datenauswertung und -weitergabe Das Landeskrebsregister soll fortlaufend und flächendeckend Informationen über das Entstehen und Auftreten sowie über die Behandlung und den Verlauf von Krebserkrankungen sammeln. Ebenso ist es seine Aufgabe, die gewonnenen Daten zu verarbeiten, wissenschaftlich auszuwerten und zu publizieren sowie Daten für die Forschung zur Verfügung zu stellen. Die epidemiologische Auswertungsstelle des Landeskrebsregisters untersucht weiterhin die Häufigkeit verschiedener Krebserkrankungen in NRW und verfolgt, wie sich die Krebsrate innerhalb einer bestimmten Zeitspanne verändert. Sie beobachtet ferner, ob bestimmte Tumorarten in manchen Regionen NRWs häufiger auftreten. Die klinische Auswertungsstelle untersucht mit den gesammelten Daten, welchen Einfluss einzelne Krebstherapien auf Prognose und Lebensqualität der Betroffenen haben und ermöglicht eine Qualitätskontrolle der Krebstherapie in Deutschland. Neben Daten zu Krebsneuerkrankungen und tumorassoziierten Sterbefällen erfasst und analysiert das Landeskrebsregister auch Informationen zum grundsätzlichen Therapieerfolg, der Eignung von Therapiearten, Neben- und Nachwirkungen, Rezidivbildungen oder das Auftreten von Zweittumoren. Besonders diese Informationen ermöglichen es, altersgerecht, geschlechts- und gruppenspezifisch die Tauglichkeit von Therapien hinsichtlich einer Tumorart abzuwägen. Ziel ist die Verbesserung der onkologischen Therapie, so dass sich die Überlebenswahrscheinlichkeit nach einer Tumordiagnose erhöht und das Leben mit der Erkrankung verbessert. Das Landeskrebsregister veröffentlicht die Ergebnisse seiner Auswertungen mindestens einmal jährlich in allgemeinverständlicher und aggregierter Form. Damit das Krebsgeschehen auch für das gesamte Bundesgebiet beobachtet werden kann, werden einmal jährlich Daten gemäß Bundeskrebsregister-datengesetz an das beim Robert-Koch-Institut eingerichtete Zentrum für Krebsregisterdaten übermittelt. Internet: 29 / 33

30 Dort werden sie auf Vollständigkeit und Zuverlässigkeit geprüft und länderübergreifend ausgewertet. Zur Vervollständigung und ggfls. Berichtigung von Daten werden Informationen über Personen, welche im Einzugsgebiet des Landeskrebsregisters NRW diagnostiziert oder behandelt wurden, aber im Einzugsgebiet eines anderen Krebsregisters wohnhaft sind, an das jeweils zuständige Landeskrebsregister weitergeleitet. Mit dem Ziel der gegenseitigen Datenergänzung werden zur Erhöhung der Vollzähligkeit und Vollständigkeit Informationen über Kinder und Jugendliche bis zum 18. Geburtstag, mit dem Deutschen Kinderkrebsregister in Mainz abgeglichen. Außenstehende erhalten grundsätzlich keinen Zugriff auf Daten des Landeskrebsregisters. Das Krebsregister kann jedoch auf Antrag Erkenntnisse aus bereits durchgeführten aggregierten Auswertungen zur Verfügung stellen. Rückschlüsse auf betroffene Personen müssen hierbei ausgeschlossen sein. Im Rahmen von weitergehenden Forschungsvorhaben können auch gespeicherte Daten zur Verfügung gestellt werden, die eine Identifizierung der betroffenen Person ermöglichen. Dies ist jedoch nur erlaubt, wenn die betroffenen Personen gegenüber dem Krebsregister hierin schriftlich eingewilligt haben. Internet: 30 / 33

31 Der Ablauf des Datenversandes am PC des Melders Versendet werden können nur Datensätze, die in der Haupttabelle als komplett gekennzeichnet sind. Ausserdem muss zum Versand der Meldungen eine Verbindung in das SICHERE NETZ DER KVen hergestellt sein. Der Datenversand kann durch einen Klick auf den Button VERSENDEN angestoßen werden. Alternativ kann auch das Menü DATEN/ VERSENDEN aufgerufen werden. Falls sich der Melder gegenüber dem LKR noch nicht authentifiziert hat, öffnet sich anschließend die Dialogbox BENUTZERINFORMATIONEN. Im Allgemeinen ist der Benutzername bereits vorgegeben. Das Kennwort muss noch eingetragen werden. Nachdem Sie die Eingabe mit OK bestätigt wurde, startet der Versand. Internet: 31 / 33

32 In der Dialogbox VERSANDSTATUS wird der Fortschritt des Versandes angezeigt. Zum Abschluss der Übertragung wird eine Versandstatistik mit der Zahl der erfolgreich versendeten Meldungen ausgegeben. Nach Quittieren mit dem Button OK ist das Versenden der Meldungen abgeschlossen. Aus dem Hauptfenster sind die Datensätze anschliessend verschwunden. Soll kontrolliert werden, welche Daten bereits versendet wurden, kann das Menü DATEN/VERSANDTE MELDUNGEN aufgerufen werden. Es werden dann alle Datensätze, die bis dato an das Krebsregister verschickt wurden, angezeigt.. Internet: 32 / 33

33 Weitere Informationen finden Sie im Internet unter Bei Problemen oder Rückfragen nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Sie erreichen uns zu den üblichen Bürozeiten (Mo-Do 8:00 17:00 uhr, Fr 8:00-13:00 Uhr) unter: 0251 / / info@krebsregister.nrw.de Die Landeskrebsregister NRW ggmbh wird neben Zuschüssen der Kostenträger für die Gesundheitsfürsorge finanziert durch das Land Nordrhein-Westfalen. Die Aufbauphase der Landeskrebsregister NRW ggmbh wird außerdem gefördert von der Deutschen Krebshilfe e.v. Finanziert durch: Gefördert durch: Internet: 33 / 33