@utotruck. Garagenverwaltung

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1 @utotruck Garagenverwaltung

2 SOFTWARE Läuft auf «Windows/NT» Datenbanken «SQL/Server» Entwicklungssoftware «MAGIC 8.3» Einzelarbeitsplatz oder mehrere Arbeitsplätze vernetzt Notwendige Lizenzen: Windows/NT SQL/Server Run-Time MAGIC ALLGEMEINE wurde besonders auf die Bedürfnisse der Autobranche erlaubt mit verschiedenen Instrumenten Kostenvoranschläge, Reparaturaufträge und die Fakturierung zu hilft die Arbeiten in der Werkstatt, im Ersatzteilelager, im Verkauf mit verschiedenen Funktionen und Analysen zu optimieren. Anhand von Historienauswertungen, und Vergleichstatistiken können die Kunden und die Fahrzeuge betreut werden. Dies erleichtert Massnahen zur Schaffung der Kundenbindung und Kundenzufriedenheit zu planen und durchzuführen. Mit zeitgemässen Instrumenten wie Fax und Internet-Anbindung können Maillings effizient versandt werden. Eine dynamische Verbindung mit der Buchhaltung erlaubt, jederzeit den Stand des Unternehmens zu : Erlaubt die Verrechnung und die Firmenbuchhaltung zu optimieren Hilft zu entscheiden Verbessert die Rentabilität und unterstützt den Verkauf Erlaubt automatisierte Marketingaktionen zur Betreuung und Pflege der Kunden Seite - 1 -

3 KUNDENVERWALTUNG KUNDENDATEI Die Verwaltung der Kundendatei wird mit einer Historie gekennzeichnet und die neuen Daten können anhand eines zukünftigen Gültigkeitsdatums aktualisiert werden. Zum Beispiel eine Änderung der Zahlungsbedingungen ab einem bestimmten Datum gibt keinen Verlust der früheren Konditionen. Die Daten eines Kunden sind in Form von "Auswählen dargestellt. Verschiedene Suchkriterien sind möglich. Die Hauptkriterien : Name Geburtsdatum Kontrollschildnummer Chassis-Nummer Kundennummer Fahrzeugnummer Seite - 2 -

4 KUNDENVERWALTUNG Die Kundeninformationen sind nach Arten gegliedert: Allgemein (für die Fakturation), Verkauf, Fahrzeuge, Saldo, Umsatz, Betreuung, Kontaktpersonen und Marketings. In der Auswahl Umsatz besteht die Möglichkeit, die Vergangenheit aller Kundenrechnungen, unabhängig vom Fahrzeug, anzuzeigen. (Artikel, Arbeitzeit, Fahrzeugverkauf, Optionen und Diverse). Direkt aus der Auswahl können die Belege abgerufen und bei Bedarf ausgedruckt werden. Innerhalb der Kunden können mehrere Kontaktpersonen (GL, Inhaber, Disponent, Chauffeur, usw.) mit den passenden Privatadressen verwaltet werden. Das erlaubt, die Betreuung der Kunden individuell zu gestalten. Seite - 3 -

5 KUNDENVERWALTUNG Eine Bildschirmdarstellung erlaubt für ein bestimmtes Jahr alle Kundenaktionen zu überprüfen (Werkstattbesuche, Verrechnungen Verkaufskontakte, usw.). Anhand des Kundendaten-Verwaltungsprogrammes oder mit einem speziellen Programm kann eine gezielte Verkäuferplanung erstellt werden. Seite - 4 -

6 FAHRZEUGVERWALTUNG FAHRZEUGDATEI Fahrzeuginformationen können von allen Mandanten bearbeitet werden. Sie sind nach folgender Art dargestellt: Basis, Verkauf, Einkauf, Leasing, Full-Service, Umsatz, Aufbau, Optionen, Gebrauchte Artikel, Bilder. Verschiedene Suchkriterien sind möglich. Die Hauptkriterien : Kundenname Kundennummer Kontrollschildnummer Chassis-Nummer Fahrzeugnummer Marke, Modell Verschiedene Daten Seite - 5 -

7 FAHRZEUGVERWALTUNG Alle Fahrzeugbesonderheiten (Sonderausstattungen, Bezeichnungen, Farben und Interieur) sind für jedes Fahrzeug erfasst. Die ganze Reparatur-Geschichte (Kundenrechnungen, Garantien, Interne Rechnungen, usw.) kann in der Fahrzeugverwaltung eingesehen werden. Diese Geschichte wird während der ganzen Fahrzeuglebensdauer aktualisiert. Abgaswartungsdaten sowie Garantiearbeiten gehören zu den Fahrzeugverwaltungsdaten. Diese Informationen werden beim Rechnungsdruck automatisch angepasst. Die Auswahl "Artikel" gibt eine Gesamtansicht der Teile, die für dieses Fahrzeug je verbaut worden sind. Die Auswahl "Bilder" erlaubt Bilder unterschiedlicher Herkunft aufzunehmen (eingescannt oder aus einer anderen Datei übernommen). Zum Beispiel: Fahrzeugausweise, Fotos, unterschiedliche Berichte, u.s.w. Seite - 6 -

8 ERSATZTEILVERWALTUNG ERSATZTEILDATEI Die ET-Informationen sind in der Hauptauswahl dargestellt und unterteilt in: Basis, Allgemein, Lagerbestand, Bewegungen, Auszug (zusammengefasst pro Jahr, Monat und Woche), Verkäufe, Einkäufe, Fahrzeuge, Ersetzungen, Mutationen, Lieferanten. Der Lagerbestand wird mit zwei Informationen dargestellt: der richtige Bestand und der berechnete Bestand. Der berechnete Bestand setzt sich aus den laufenden Bestellungen und den offenen Lieferungen zusammen. Seite - 7 -

9 ERSATZTEILVERWALTUNG Die ET-Verwaltung erlaubt mehrere Lagerorte und Lagerungen zu bestimmen. Beim Verkauf eines Ersatzteils mit mehreren Lagerorten, schlägt das System die Lagerung durch den Anwender vor. Bei Mutation des Lagerortes druckt das System auf Wunsch einen Umzugsbeleg. Folgende Informationen werden pro Ersatzteilnummer verwaltet: Die Nachfolgenummer Die laufenden Bestellungen (Lieferanten) Die offenen Lieferungen (Kunde) Das Historie von Preismutationen und Rabattcoden Alle Lieferanten Seite - 8 -

10 ERSATZTEILVERWALTUNG Rückwirkende Inventare sind dank der Geschichte der Bewegungen von Einkäufen und Verkäufen möglich. Die Artikel können nach Marken (Importeur) strukturiert, formatiert und ausgewählt werden. Beispiel: ET-Nummer Struktur Marke Ausgabe Format Auswahl Ordnung (Druck) Fiat, Lancia, Alfa Romeo Mercedes-Benz A B A B Mazda Nissan Seite - 9 -

11 ERSATZTEILVERWALTUNG Informationen über das Verkaufsvolumen seit der Anlage des Artikels sind verfügbar und erleichtern die Verwaltung der Bestellvorschläge. Diese werden auf Grund von Coden (Verkaufsvolumen) und Tendenzen (positiv oder negativ) automatisch berechnet. Das System zeigt die Artikel auf deren Bestand zu hoch wäre. Seite

12 RECHNUNGSVERWALTUNG FAKTURATION Eine effiziente und genaue Verrechnung ist eine grundlegende Voraussetzung in einem Garagenbetrieb. Unsere Programme sind für effiziente Abläufe ausgelegt. Sie können eine Rechnung oder eine Gutschrift aufgrund eines bestehenden Kostenvorschlages erstellen. Bei der Neueröffnung eines Reparaturauftrages werden die Kundendaten und Fahrzeugdaten direkt übernommen. Ein Werkstattplaner erlaubt der Werkstatt, die Mechaniker oder eine Abteilung effizient zu planen. Die verfügbare Zeit kann jederzeit angezeigt werden. Seite

13 RECHNUNGSVERWALTUNG Die Zeiteingabe kann über eine Stempeluhr oder manuell erfolgen. Die Verwaltung von Verkaufskonten (Warenarten) kann mit verschiedenen Parametern automatisiert werden. Die MWSt. wird automatisch nach den Daten des Kunden sowie nach den unterschiedlichen in der Rechnung erfassten Daten berechnet. Mehrere MWSt.-Code können auf derselben Rechnung aufgeführt sein. Die Verwaltung des Reparaturauftrages ist durch die Aufteilung vereinfacht. Alle Operationen sind in der Auftragsbasis erfasst. Die unterschiedlichen Arbeitspositionen sind in der Folge auf den jeweiligen Aufträgen (Intern, Versicherung, Garantie, u.s.w.) verteilt. Während der Verteilung dieser Positionen berechnet das Programm die unterschiedlichen Konditionen, Arbeitsstundensatz, Ersatzteilkonditionen, usw. Nach Fahrzeugmodell und den passenden Arbeitstexten können Ersatzteilelisten angelegt werden. z.b. Ersatzteile für Servicearbeiten. Seite

14 RECHNUNGSVERWALTUNG Eine Abfrage erlaubt alle offenen ET-Aufträge des Kunden einzusehen. Auf dem Bildschirm erscheinen alle laufenden Bestellungen, sowie alle schon ausgelieferten Ersatzteile. Eine Karte «Ausgangkontrolle» kann z. H. des Kunden gedruckt werden. Sie wird bei der nächsten Reparatur/Service übernommen. Nach der Rechnungserstellung aktualisiert das System direkt die Finanz- und Debitorenbuchhaltung. Die Rechnungsdarstellung ist individuell oder nach den Anforderungen des Importeurs möglich. Seite

15 FAHRZEUGBUCHHALTUNG Die Fahrzeugbuchhaltung wird direkt ab Fahrzeughersteller verwaltet und automatisch angepasst (Fahrzeugaufbereitung, Verkauf, usw.). Der Geschäftsfall beginnt nach Einkauf eines Fahrzeuges und führt bis zum Verkauf. Eine Verkaufssimulierung ist möglich. Dazu müssen provisorische Angaben manuell eingeben werden. Fahrzeugaufbereitung und Instandstellungsreparaturen werden direkt in die Fahrzeugbuchhaltung verbucht Seite

16 STATISTIKEN, ANALYSEN UND INVENTARE STATISTIKEN UND ANALYSEN Verschiedene Statistiken und Analysen sind verfügbar : Kunde: Fahrzeuge: ET: Verkauf: Kundenbetreuung Kundenkontakt nach Verkäufer Werkstatt-Betreuungstatistik (IRS) Verkaufsanalyse nach Familiencode und Kundenkategorie Verkaufsanalyse nach Kunden und Familiencode Lagerbewegungsliste Margenberechnung nach Verkaufskanal (WS, ET-Lager, Postsendungen, Garantie, Intern, usw.) Analyse nach Warenart und Verkaufskanal Analyse nach Warenart und Kundenkategorie Verkaufsstatistiken von neuen Fahrzeugen und Gebrauchtfahrzeugen Inventare Fahrzeuge: ET: Neufahrzeuginventar Gebrauchtfahrzeuginventar Physisches Inventar Inventar nach Warenwert Seite

17 OFFERTENVERWALTUNG UND VERKAUFSVERTRÄGE OFFERTEN UND VERKAUFSVETRÄGE Dieses Element verwaltet die Kunden und die Fahrzeuge für die Offerte und die Verträge direkt aus den besitzt zahlreiche, die Arbeit vereinfachende Funktionen. Es erlaubt die Interessenten auch nach der Abrechnung des Fahrzeuges zu bearbeiten. Der Kunde kann über den Terminkalender (Verkäufersteuerung) kontaktiert werden. Sie haben die Möglichkeit ihren Neu- und Gebrauchtfahrzeugpark nach bestimmten Kriterien zu selektionieren und dadurch ihren Kunden gezielte Angebote zu unterbreiten. Die Verkäufer haben die Möglichkeit, für eine bestimmte Zeit Fahrzeuge zu reservieren. Nach dem Verkauf des Fahrzeuges kann der Verkäufer die Betreuung des Fahrzeuges durch den Kundendienst weiter verfolgen. Während eines Werkstattbesuches des Fahrzeuges kann vom Annehmer eine Informationskarte ausgefüllt werden. Diese Information wird dann automatisch im Terminkalender des Verkäufers aufgeführt. Seite

18 VERKAUFS DIAGRAMM Kontakteröffnung mit Interessenten Kundenkontakt Best. Kunde Verkäuferarbeit EDV- Bearbeitung Unterlagen- Erstellung Kontrolle wenn Kunde einem anderen Verkäufer gehört Information an Verkäufer Fahrzeug- Bestimmung Lagerfahrzeug Daten-Übernahme Daten-Erfassung Fahrzeug- Übernahme Nein Daten- Übernahme eines bestehendes. Fahrzeuges Daten- Erfassung MFK-Bericht- Erstellung Übernahme- Bewertung (Eurotax) Angebot- Erstellung Seite

19 VERKAUFS DIAGRAMM VERKAUFS DIAGRAMM Leasing Berechnung und Erstellung des Leasingangebotes Angebot Angenommen Nein Ja Offertenteingabe Erstellung Kundenbetrueung Vertragerstellung Leasingvertragerstellung Fahrzeug-Bestellung wenn nicht im Lager Beilage zum Kundenvertrag Einkaufsvertrag der Übernahme (wenn nötig) Kundenbetreuung bis Fahrzeuglieferung Fahrzeuglieferung Organisation der Kundenbetreuung Seite

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