Benutzerhandbuch. GS Software / ewws. Copyright by GS Software AG GS SOFTWARE AG. Martin-Schmeißer-Weg Dortmund Germany

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1 GS Software / ewws Benutzerhandbuch Copyright by GS Software AG GS SOFTWARE AG Martin-Schmeißer-Weg Dortmund Germany Bestell/Registrier Hotline (gebührenfrei) 9:00-17:30 Uhr Support Hotline (1,86 EUR/Minute) GSeWWS Mailsupport ewwshelp@gs-software.de Web Support Forum 1

2 GS SOFTWARE / EWWS 1 BENUTZERHANDBUCH 1 PRODUKTÜBERSICHT 4 ALLGEMEINE BENUTZERFÜHRUNG UND FUNKTIONSWEISE 5 Verzeichnisstruktur 5 Übersichtstabellen 5 Suchfunktionen 6 Zwingende Eingabefelder / Readonly-Felder / Datenübernahme 6 ALLGEMEINE VORGEHENSWEISE ZUM ANLEGEN DER DATENSÄTZE 8 Basisstammdaten 8 Kunden- / Lieferanten- / Interessentendaten 8 Artikeldaten 8 BESTELLWESEN (EIGENE ARTIKELBESTELLUNG) / DISPOSITION / WARENEINGANG 9 AUFTRAGSBEARBEITUNG (KUNDENBESTELLUNGEN / DISPOSITION / LAGER ABGANG) 10 Offene Posten / Mahnwesen 11 Lagerverwaltung 12 BASISSTAMMDATEN 13 Kostenstellen 13 Rabattart 13 Textblöcke 14 Umrechnungskurse 15 Basisstammdaten Kunde / Lieferant 15 Mahnstufen 16 Basisstammdaten Artikel 16 Basisstammdaten Auftrag 17 2

3 ANLEGEN DER KUNDEN- / LIEFERANTEN- / INTERESSENTENDATEN 18 FESTLEGEN DER BANKVERBINDUNG 23 ANLEGEN VON ARTIKELDATENSÄTZEN 24 BESTELLWESEN 28 AUFTRAGSBEARBEITUNG 31 OFFENE POSTEN 37 MAHNWESEN 39 LAGERVERWALTUNG 41 Lagerbestand 41 Lagerbewegung 42 Inventur / Lager Ersteinrichtung 45 ANHANG A - DATENEXPORT SHOPBUILDER > EWWS 46 ANHANG B - EWWS-UPDATE VON STANDARD AUF PRO 48 3

4 PRODUKTÜBERSICHT GS Software ewws ist eine reine browserbasierte Warenwirtschaft. Wie bei allen webbasierenden Anwendungen ist ein Internetbrowser (z.b. ab Internet Explorer 5+) der sogenannte Client. Über den Internetbrowser lassen sich alle Funktionen der Warenwirtschaft steuern. Durch die Möglichkeit der Anbindung des GS ShopBuilder Pro 3 (B2C), erhalten Kunden, die bereits den GS ShopBuilder Pro 3 einsetzen, somit automatisch eine Schnittstelle zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft. Einerseits werden die Shopbestellungen direkt in die Auftragsbearbeitung des GS Software ewws übernommen. Andererseits kann im ewws jeder Artikel als Shopartikel gekennzeichnet werden. GS Software ewws ist eine netzwerkfähige Warenwirtschaft. Für den Einsatz von GS Software ewws stehen Ihnen folgende Alternativen zur Verfügung: auf dem lokalen PC im internen Netzwerk im Intranet im Internet In allen Fällen gilt als Systemanforderung die folgende Software-Installation: Apache Webserver mit PHP und mysql-unterstützung. Das kostenlose Softwarepaket wurde im GS Software ewws integriert. Bei der Installation des GS Software ewws bestimmen Sie, auf welche Weise die Warenwirtschaft eingesetzt werden soll (lokaler PC, Netzwerk, Intra- oder Internet). Zum Start des GS Software ewws können authorisierte User ihren Benutzernamen und ihr Passwort in der Login-Maske eingeben. Aus Sicherheitsgründen sollte der Zugriff verschlüsselt über VPN (Virtuell Private Network) im lokalen Netzwerk erfolgen oder zugriffsgeschützt über HTACCESS bei Einsatz des Apacheservers als Webserver. Die Bedienung des GS Software ewws ist durch die browserbasierte Oberfläche sehr benutzerfreundlich. Die Benutzeroberfläche wurde für die Bildschirmauflösung 1024 x 768 Pixel angepaßt. D.h., bei dieser Bildschirmauflösung entfällt - soweit von der Funktionalität her möglich - unnötiges Scrollen bei der Bedienung des GS Software ewws. Die einzelnen Masken stellen einfache Formulare dar (analog den Onlineformularen im Internet). Die Masken bestehen aus Textfeldern, List- und Checkboxen zur Dateneingabe. Diese Eingabefelder sind bereits optisch von den weiteren Datenbankausgabefeldern abgegrenzt. Das Blättern zwischen den einzelnen Masken erfolgt über verlinkte Knöpfe, Bilddateien bzw. über die verlinkte Verzeichnisstruktur der Warenwirtschaft. Die Farbvorgabe, die Schriftauszeichnung oder bei Bedarf auch die Größe der Eingabefelder kann durch die Verwendung einer zentralen CSS-Datei individuell angepaßt werden. 4

5 ALLGEMEINE BENUTZERFÜHRUNG UND FUNKTIONSWEISE Verzeichnisstruktur Die Bedienung des GS Software ewws erfolgt über Anklicken der Einträge in der Baumverzeichnisstruktur. Alle Übersichtstabellen des GS Software ewws lassen sich hierüber zunächst aufrufen. Das Abspeichern der Datensätze in der Datenbank wird über sogenannte Sessions bzw. Sitzungen gehändelt. Die Menüstruktur ist daher nicht aktiv, d.h. es lassen sich keine Verzeichnisse aufrufen oder zuklappen, solange eine Maske zum Editieren bzw. zum Neuanlegen eines Datensatzes bearbeitet wird. Die Bearbeitung des Datensatzes muss daher zunächst abgeschlossen sein. Die Daten müssen abgespeichert werden bzw. es muss dann der Button "Abbrechen" betätigt werden (hierbei gehen jedoch alle bereits getroffene Eingaben verloren). Beim Abspeichern oder Abbrechen gelangen Sie wieder zurück zu den Übersichtstabellen; jetzt reagiert auch wieder die Menüstruktur der Verzeichnisse. Übersichtstabellen Bei den Übersichtstabellen werden alle vorhandenen Datensatz zeilenweise sowie die zu jedem Datensatz gehörigen Datenfelder spaltenweise aufgeführt. 5

6 Um sich alle Datensätze anzuzeigen, kann in der Übersichtsdarstellung vor- und zurückgeblättert oder vom ersten zum letzten Datensatz gesprungen werden. Hierfür stehen die folgenden Buttons zur Verfügung: Die einzelnen Datensätze können über Anklicken der Grafik editiert bzw. gelöscht werden. Wenn Sie "Daten editieren" ( ) klicken, so öffnen sich dann die entsprechenden Masken zur manuellen Eingabe bzw. Pflege der bereits vorhandenen Datensätze oder Sie klicken unterhalb der Übersichtstabellen den Button "Hinzufügen", um einen neuen Datensatz anzulegen. Sie können auch eine Mehrfachmarkierung über die Checkboxen vornehmen, um mehrere Datensätze gleichzeitig zu löschen. Wenn Sie die Checkbox "Alle auswählen" aktivieren, so werden alle gerade angezeigten Datensätze markiert, um diese dann über Anklicken des Buttons "Löschen" zu entfernen. Suchfunktionen Im GS Software ewws gibt es nur wenige Übersichtstabellen ohne Suchfunktion. Überlicherweise finden sich in den Übersichtstabellen Eingabefelder bzw. bei festen Werten Listboxen für die Suche nach Datensätzen. Um diese Suche so flexibel wie möglich zu halten, kann oft nach jedem einzelnen Datenfeld der Übersichtstabelle gesucht werden. Für die Suche müssen keine festen Begriffe oder komplette Wörter eingesetzt werden, sondern es kann mit Wildcards % nach bestimmten Wortfragmenten gesucht werden, also %fragment%, oder %fragment bzw. fragment%. Zum Starten der Suche müssen Sie den entsprechenden Button klicken. Zwingende Eingabefelder / Readonly-Felder / Datenübernahme In allen Masken zur Eingabe der Datensätze finden sich auschließlich einfache Textfelder, Listboxen für feste Werte oder Checkboxen. Die Textfelder, welche zum Anlegen eines Datensatzes zwingend auszufüllen sind, sind mit einem * gekennzeichnet. Werden diese nicht ausgefüllt und Drücken Sie z.b. trotzdem auf die Buttons "Speichern" oder "Übernehmen", so werden Ihnen diese Felder dann farblich in rosa unterlegt angezeigt, z.b.: 6

7 Daneben existieren "Readonly-Felder", d.h. diese Eingaben können nicht weiter editiert werden; Readonly-Felder sind grau unterlegt. Bei bestimmtes Textfeldern können Daten aus bereits vorhandenen Tabellen übernommen werden. In diesem Fall finden Sie den Button. Wenn Sie den Button klicken, so öffnet sich ein neues Fenster mit einer Auswahlliste von bereits vorhandenen Datensätzen, z.b. für die Vorgabe einer bereits existierenden Telefonnummer: Für die Datenübernahme wird einfach der Pfeil geklickt, das Fenster schließt sich daraufhin wieder und der entsprechende Datensatz wurde in der Eigabemaske übernommen. 7

8 ALLGEMEINE VORGEHENSWEISE ZUM ANLEGEN DER DATENSÄTZE Basisstammdaten Bevor Sie einen neuen Datensatz (d.h. einen neuen Artikel oder Kunden) anlegen, sollten Sie zunächst Ihre Basisstammdaten bzgl. Ihrer Artikel, Kunden/Lieferanten, der Auftragsbearbeitung oder der Lagerverwaltung vorgeben. Kunden- / Lieferanten- / Interessentendaten Das Anlegen der Kunden-, Lieferanten- oder Interessentendatensätze erfolgt analog. Ein Kunde kann auch gleichzeitig Lieferant sein. Gehen Sie unter Stammdaten / Start / Kunden... Klicken Sie auf den Button Hinzufügen. Als Minimum muss eine Kundennummer vorgegeben und die erste Zeile der Kundenbezeichnung ausgefüllt werden. Klicken Sie dann auf den Button "Übernehmen". In diesem Moment wird in der Datenbank ein neuer Kundendatensatz angelegt und der Button "Kundendaten bearbeiten" ist jetzt aktiv. Wenn Sie die Kundendaten bearbeiten, öffnet sich zunächst eine Maske zur Vorgabe des Kundennamens, der Adresse und der Währung. Diese Angaben sind zwingend. Alle weiteren Angaben (Zahlungs- und Lieferbedingungen, Intrastat, Ansprechpartner und Vertreter sowie weitere Adressen) können Sie dagegen bei Bedarf treffen. Artikeldaten Gehen Sie unter Stammdaten / Artikel / Artikelstamm... Klicken Sie unterhalb der Übersichtstabelle auf "Hinzufügen"; jetzt können Sie einen neuen Artikeldatensatz eingeben. Unter Allgemein sind zunächst folgende Angaben zwingend: Artikelnummer, die erste Zeile der Artikelbezeichnung, Artikelgruppe, Masseinheit und Matchcode. Weiterhin legen Sie hier fest, ob se sich bei dem Artikel um einen Einkaufs- oder Verkaufsartikel handelt. Bei den Masken Einkauf und Verkauf ist jeweils nur der Listenpreis zwingend vorzugeben. Unter Verkauf legen Sie ebenfalls fest, ob es sich bei dem Artikel ebenfalls um einen Shopartikel handelt (soweit der GS ShopBuilder Pro 3 im Einsatz ist). Abschließend sind für den Artikel die Lagerdaten vorzugeben, d.h. das Lager selbst und der Lagerort. Diese Angaben werden aus den Basisstammdaten/Lagerdaten übernommen. 8

9 BESTELLWESEN (EIGENE ARTIKELBESTELLUNG) / DISPOSITION / WARENEINGANG Sie haben zwar jetzt einen neuen Artikeldatensatz angelegt, aber diesen Artikel müssen Sie zunächst noch bei Ihrem Lieferanten bestellen und abschließend den Wareneingang im Lager bestätigen. Um Artikel selbst zu bestellen, gehen Sie unter Bestellwesen / Bestellung... Klicken Sie auf "Hinzufügen", um eine neue Bestellung aufzugeben. Bei den Grunddaten wählen Sie den Lieferanten aus und geben ein Bestelldatum vor. Bei der Positionsdaten-Einzelerfassung wählen Sie die Artikelnummer sowie die gewünschte Menge. Bei den Schlussdaten müssen Sie noch Ihre eigenen Versand- und Lieferbedingungen eintragen. Zum Abschließen der Bestellung müssen Sie diese festschreiben. Erst jetzt können Sie die Bestellung ausdrucken und verschicken. Zum jetzigen Zeitpunkt, d.h. Festschreiben der Bestellung, ist die bestellte Menge des Artikels auch in die Lagerverwaltung eingeflossen und zwar finden Sie hier unter Lagerverwaltung / Lagerbestand / Disposition diese Bestellmenge als geplanten Eingang wieder. Ist dagegen der Wareneingang erfolgt so klicken Sie in der Übersichtstabelle der Bestellungen die Grafik, um zunächst den Wareneingangsschein zu erstellen. Sie geben das Wareneingangsdatum vor und tragen unter Positionsdaten- Einzelerfassung die tatsächlich eingegangene Menge - möglicherweise aufgeteilt auf verschiedene Lager - ein. Um die Lagerbewegung auszuführen klicken Sie den entsprechenden Button. In der Lagerverwaltung sehen Sie jetzt folgende Änderungen. Unter Lagerbestand/Disposition wurden die Bestände aktualisiert. In der Bestandsübersicht wurde der Wareneingang dem entsprechenden Lager und Lagerort zugeordnet. Weiterhin sind die entsprechenden Einträge unter Lagerbewegung Allgemein und Eingang vorgenommen worden. 9

10 AUFTRAGSBEARBEITUNG (KUNDENBESTELLUNGEN / DISPOSITION / LAGER ABGANG) Die Auftragsbearbeitung erfolgt ähnlich dem bereits zuvor beschriebenen Bestellwesen. Gehen Sie unter Auftragsbearbeitung / Auftrag... Um einen neuen Auftrag zu erstellen, klicken Sie unterhalb der Übersichtstabelle auf "Hinzufügen". Bei den Grunddaten muss zunächst zwingend eine Kundennummer vorgegeben werden und ein Lieferdatum vorgegeben werden. Bei der Positionsdaten-Schnellerfassung muss erneut ein Button "Hinzufügen" geklickt werden; erst jetzt erscheinen die die Eingabefelder für einen neuen Artikeldatensatz. Sie wählen die gewünschte Artikel-Nr. aus und geben die Bestellmenge vor. Bei den Schlussdaten müssen zwingend alle Angaben bzgl. der Lieferung und des Versands getroffen werden. Wenn Sie jetzt auf den Button Auftrag festschreiben klicken, so wird dieser Auftrag fixiert bzw. beendet. D.h., der Auftrag kann dann nicht mehr weiter bearbeitet werden. Die bestelle Menge der Artikel ist in die Lagerverwaltung übernommen worden. Die Bestellmenge finden Sie hier unter Lagerverwaltung / Lagerbestand / Disposition und zwar als geplanten Abgang wieder. In der Übersichtstabelle der erstellten Aufträge haben sich jetzt die Symbole für diesen Auftrag geändert. Die Grafik zeigt an, dass Sie diesen Auftrag nunmehr nur noch einsehen, aber nicht mehr editieren können. Klicken Sie jetzt auf, so öffnet sich das PDF-Dokument zum Ausdruck der Auftragsbestätigung. Über Anklicken der Grafik gelangen Sie dagegen zum Erstellen des Lieferscheins. Zwingend ist lediglich das Datum der Anlieferung sowie die Angabe der Liefermenge unter Positionsdaten-Einzelerfassung, da auch Teilmengen geliefert werden können. Die Daten der Auftragsbestätigung sind jetzt in der Tabelle Lieferschein bearbeiten übernommen worden. Klicken Sie hier auf, um jetzt den Packzettel für das Lager auszudrucken. Ist die Auslieferung erfolgt, so muss die Lagerbewegung gebucht werden und der Lieferschein kann ausgedruckt und an Ihren Kunden geschickt werden. Unter dem Menüpunkt Lagerverwaltung finden Sie jetzt folgende Änderungen. Unter Lagerbestand/Disposition wurden die Bestände aktualisiert. In der Bestandsübersicht wurde der Wareneingang dem entsprechenden Lager und Lagerort zugeordnet. Weiterhin sind die entsprechenden Einträge unter Lagerbewegung Allgemein und Ausgang vorgenommen worden. Da der nächste Schritt jetzt die Rechnungserstellung wäre, sehen Sie in der Übersichtstabelle der Lieferscheinbearbeitung das neue Symbol. Für die Rechnungserstellung muss lediglich bei das Rechnungsdatum vorgegeben werden. 10

11 Offene Posten / Mahnwesen Sobald in der Auftragsbearbeitung eine Rechnung erstellt wird, fließen diese Daten in "Offene Posten" ein. Weiterhin sehen Sie die Summe der sich daraus ergebenden Rückstände. Die Zahlungseingänge bzw. Buchungen nehmen Sie vor indem Sie auf die Grafik klicken, um die Daten zu editieren. Dazu müssen Sie lediglich den Brutto-Betrag, ihre Kontonummer und die Bankverbindung vorgeben. Ist der Zahlungseingang abgeschlossen, so aktivieren Sie die Checkbox "Bezahlt". Der Buchungsvorgang ist damit abgeschlossen, der Eintrag wird aus den "Offenen Posten" gelöscht. Für die offenen Posten können verschiedene Mahnstufen aktiviert werden. Die verschiedenen Mahnstufen wurden zuvor in den Basisstammdaten vorgegeben (Stammdaten / Basisstammdaten / Kunde/Lieferant / Mahnstufen). Für jeden einzelnen Eintrag kann die Mahnstufe über Anklicken der Grafik um 1 erhöht werden. Ein Klicken auf die Symbole bzw. betrifft dagegen das Aktivieren bzw. Deaktivieren der Mahnsperren. Die "aktiven" Mahnstufen (bis auf Mahnsperre 0) können dann unter "Mahnungen" aufgerufen werden: Klicken Sie auf die Grafik ausdrucken können. ; es wird jetzt das PDF-Dokument aufgerufen, welches Sie 11

12 Lagerverwaltung Hier wird zwischen Lagerbestand, Lagerbewegung, Wareneingang und Inventur unterschieden. Unter Lagerbestand werden die aktuellen Bestände der einzelnen Lager und die Dispositionen für jeden einzelnen Artikel aufgeführt. Alle Detailinformationen können über Anklicken auf die Grafik abgerufen werden. Bzgl. der Disposition finden Sie die tabellarische Übersicht zu allen geplanten Wareneingängen bzw. -abgängen im Hinblick auf die von Ihnen bei Ihrem Lieferanten bestellten Artikelmengen sowie auf die an Ihre Kunden geplanten Auslieferungen. Unter Lagerbewegung werden alle Ein- und Abgänge zusammengefaßt. Um eine interne Lagerbewegung einer bestimmten Artikelmenge z.b. von Lager1 in Lager2 manuell durchzuführen, klicken Sie unterhalb der Übersichtstabelle Lagerbewegung Allgemein auf "Hinzufügen". Sie wählen die gewünschte Artikelnummer; automatisch werden dann unter Lager Abgang und Zugang alle Lager und Lagerorte für diesen Artikel aufgeführt. Sie definieren jetzt die zu bewegende Menge. In den Übersichtstabellen der Lagerbewegung finden Sie jetzt die einzelnen Positionen für den Zugang bzw. Abgang für jedes einzelne Lager wieder. Unter Lagerverwaltung / Wareneingang sind alle Positionen für jeden erstellten Wareneingangsscheine aufgeführt. Die Grafik zeigt an, dass die Lagerbewegung noch nicht durchgeführt wurde. Ist diese dagegen abgeschlossen, so erscheint die Grafik. Über Anklicken der Grafik kann der Wareneingangsschein gedruckt werden. Für die Inventur bzw. für Lagerbestände, welche nicht über das Bestellwesen abgewickelt werden, finden Sie den Menüpunkt Lager Ersteinrichtung. Sie müssen zunächst die gewünschte Artikelnummer wählen. Danach werden alle diesem Artikel zugeordnete Lager und Lagerorte in den entsprechenden Listboxen aufgeführt. Wählen Sie hier und geben Sie abschließend die Bewegungsmenge vor. 12

13 BASISSTAMMDATEN Bevor Sie einen neuen Datensatz (d.h. einen neuen Artikel oder Kunden) anlegen, sollten Sie zunächst Ihre Basistammdaten bzgl. Ihrer Artikel, Kunden/Lieferanten, der Auftragsbearbeitung oder der Lagerverwaltung vorgeben. Gehen Sie unter Stammdaten / Basisstammdaten... / Unter "Allgemein" geben Sie Ihre Kostenstellen, Rabatte, die Texte bzgl. der Auftragsbearbeitung und Ihre gewünschten Umrechnungskurse vor: Kostenstellen Für Ihre Kostenstellen müssen Sie neben Kürzel und Bezeichnung den Anfangsmonat zwingend aus der Listbox auswählen. Wenn Sie in dem dazugehörigen Textfeld "Jahr" keine Jahreszahl eintragen, so wird hier automatisch die aktuelle Jahreszahl vorgegeben. Rabattart Für die Vorgabe der Rabattart müssen Sie zwingend ein Kürzel und die Bezeichnung des Rabatts vorgeben. 13

14 Textblöcke Für Ihre gesamte Auftragsbearbeitung (von der Anfrage bis zum Lieferschein) können hier individuelle Texte definiert werden. Als Textblocktypen steht Ihnen standardgemäß Folgende zur Verfügung: Anfrage Angebot Auftrag Bestellung Lieferschein Rechnung Mahnung Möchten Sie neue Texte schreiben, so klicken Sie auf "Hinzufügen". Sie müssen jetzt einen Typ auswählen, also z.b. Auftrag und einen Namen für diesen Textblock vorgeben. Geben Sie dann ihren Text ein. In der Auftragsbearbeitung finden sich dann in der entsprechenden Maske die Textfelder "Anfangstext" und "Schlusstext", um hier die eben definierten Texte vorzugeben bzw. auszuwählen. 14

15 Umrechnungskurse Hier sind bereits alle Umrechnungskurse vorgegeben. Diese können jedoch bzgl. der aktuellen Kurse selbständig editiert werden. Basisstammdaten Kunde / Lieferant Unter "Kunde / Lieferant" sind bis auf die Ebene "Mahnstufen" für alle Stammdaten (Branche, Preisliste, Statistikgruppe, Liefersperrekennzeichen, Zahlungsvorschriften, Zahlungsverkehrskostenverrechnung, Lieferantengruppe, Rechtsfallkennzeichen, Bewertungskennzeichen Einheit und Unternehmensstatus) jeweils nur zwei zwingende Textfelder auszufüllen. Hier geben Sie jeweils ein Kürzel und die Bezeichnung ein, z.b. bzgl. der Branche als Kürzel: CI und als Bezeichnung: Chemische Industrie 15

16 Mahnstufen Sie können die verschiedenen Mahnstufen selbständig vorgeben. Neben dem Kürzel und der Bezeichnung, geben Sie die Mahngebühr, die Währung sowie die Anzahl der Tage bis zur nächsten Mahnstufe vor. In der Übersichtsdarstellung der Mahnstufen können Sie die Reihenfolge der einzelnen Mahnstufen durch Anklicken der beiden Pfeile jeweils um 1 erniedrigen bzw. erhöhen. Basisstammdaten Artikel Als Basisstammdaten für Ihre Artikel geben Sie die Masseinheiten, die Artikelgruppen bzw. Kategorien, die Preisliste und die Beschaffungsgruppe vor. Erneut stehen Ihnen jeweils wieder nur zwei zwingende Textfelder für die Vorgabe eines Kürzels und der Bezeichnung bei den einzelnen Stammdaten zur Verfügung. Bei den Masseinheiten können Sie zusätzlich noch aus einer Listbox einen Masseinheitentyp auswählen. 16

17 Basisstammdaten Auftrag Erneut finden Sie für die Stammdaten Zahlungsart, Lieferbedingung und Versandart die beiden zwingenden Textfelder zur Vorgabe eines Kürzels und der Bezeichnung. Dagegen können für die einzelnen Zahlungsbedingungen verschiedene Sachkonten, Fälligkeiten sowie die Kulanztage vorgeben werden. Basisstammdaten Lager Für Ihre Lagerdaten, d.h. Lagerart und Lagerorte können Sie neben dem Kürzel und der Bezeichnung aus einer Listbox das Lager auswählen. Daneben steht Ihnen ein Textfeld für benutzerdefinierte Daten zur Verfügung. 17

18 ANLEGEN DER KUNDEN- / LIEFERANTEN- / INTERESSENTENDATEN Im Folgenden wird die Vorgehensweise beim Anlegen eines neuen Kundendatensatzes beschrieben. Die Vorgehensweise beim Anlegen von Lieferanten- bzw. Interessentendaten geschieht vollkommen analog. Es stehen hier lediglich weniger Masken bzw. Datenfelder zur Verfügung. Ein Kunde kann auch gleichzeitig Lieferant sein. Gehen Sie unter Stammdaten / Start / Kunden... Hier finden Sie zunächst die Übersicht der bereits angelegten Kundendatensätze. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen. Um einen neuen Kunden anzulegen, muss als Minimum eine Kundennummer vorgegeben und die erste Zeile der Kundenbezeichnung ausgefüllt werden. Sobald Sie eine Kundennummer eingegeben haben wird diese ebenfalls als Einheitsnummer übernommen. Die Einheitsnummer bedeutet, dass z.b. Kunde 1000 zum Konzern (Einheit) gehört. D.h., Sie können als Einheitsnummer entweder die Kundennummer oder eine davon abweichende Nummer angeben. Klicken Sie dann auf den Button "Übernehmen". In diesem Moment wird in der Datenbank ein neuer Kundendatensatz angelegt und der Button "Kundendaten bearbeiten" ist jetzt aktiv. Wenn Sie dagegen auf den Button "Speichern" klicken gelangen Sie zur Übersichtstabelle der Kundendaten zurück. Klicken Sie auf "Kundendaten bearbeiten"; es öffnet sich jetzt die Maske "Allg. 1" : 18

19 Die einzigen zwingenden Felder sind hier der Kundenname sowie bei der Adresseingabe die Felder Straße, PLZ und Ort. Daneben muss eine Währung für diesen Kunden ausgewählt werden. Alle weiteren Felder dieser Maske sowie alle weiteren Felder der Kundenmasken Allg.2, Allg. 3 etc. können Sie bei Bedarf füllen. Füllen Sie alle gewünschten Felder aus, Sie können dabei zwischen den Masken springen, die bereits eingegebenen Daten gehen nicht verloren. Klicken Sie erst ganz zum Schluß auf "Speichern", da Sie sonst jeweils wieder zur Übersichtstabelle der Kundendaten zurückgelangen. Unter Allg. 1 geben Sie vorherrschend die Hauptadresse des Kunden an. Die Angabe der Adresse und aller zugehörigen Daten wie Telefon, Fax etc. ist nicht auf die einmalige Eingabe beschränkt. Jedesmal wenn Sie den Kundendatensatz editieren und z.b. eine neue Adresse oder eine neue Telefonnummer eingeben, so bleiben die "alten" Angaben trotzdem als Datensatz bei der Kundennummer hinterlegt. 19

20 Sind z.b. bereits schon mehrere Telefonnummern für einen Kunden angelegt, so können Sie bei dem entsprechenden Textfeld auf den Button klicken. Es öffnet sich dann folgendes Fenster: Mit einem Klick auf den Pfeil kann die gewünschte Telefonnummer dann übernommen werden. Unter "Allg. 2" werden die Zahlungs- und Lieferbedingungen für den Kunden angelegt: Daneben finden Sie weitere Listboxen wie Preisliste, Statistik, Branche, Rechtsfall-KZ, Mahnstufen, Bewertungs-KZ. Hier finden Sie die Optionen, welche Sie als Basisstammdaten für Kunden/Lieferanten vorgegeben haben. 20

21 Unter "Allg. 3" werden hauptsächlich für den Kreditrahmen relevante Zahlen eingegeben: Die nächste Maske dient den "Intrastat" Eingaben: Unter "Bankverbindungen" werden die Bankverbindungen für den Kunden bzw. den Empfänger festgelegt: Abgesehen von der Vorgabe des Zahlungsverkehrs und der Zahlungsvorschriften (diese Optionen wurden bei den Basisstammdaten definiert), finden Sie nur Readonly- Felder. D.h., Sie müssen für die Vorgabe der Bankverbindung auf den Button klicken und aus der Liste der Bankverbindungen wählen. Hier wählen Sie in einem ersten Schritt zunächst die Bank bzw. das Kreditinstitut aus und in einem zweiten Schritt die gewünschte Kontonummer. Dazu müssen Sie in den sich jeweils öffnenden Masken auf den Pfeil klicken; die Daten werden dann in der Maske "Bankverbindungen" übernommen. 21

22 Die Angaben "Ansprechpartner / Vertreter" sind nicht auf eine einmalige Eingabe beschränkt. Vielmehr werden jeweils neu getroffene Eingaben den Datenbanksätzen hinzugefügt. Sobald Sie bereits mehrere Ansprechpartner oder Vertreter für den Kundendatensatz definiert haben, können Sie auch über Anklicken des Buttons jeweils aus einer Liste mittels des Pfeils auswählen. Die Hauptadresse des Kunden wurde bereits unter "Allg. 1" festgelegt. Unter "Adressen" kann im Weiteren die Bestell-, Versand- oder Rechnungsadresse vorgegeben werden. Erneut wird hier keine einmalige Eingabe verlangt, sondern neu getroffene Eingaben werden in der Datenbank hinterlegt, so dass bei mehreren Adressen aus der entsprechenden Liste mittels des Buttons ausgewählt werden kann. 22

23 FESTLEGEN DER BANKVERBINDUNG Die Liste der Bankverbindungen und der zugeordneten Kontonummern und Ansprechpartner werden separat unter Stammdaten / Start / Banken erstellt: Klicken Sie in der Übersichtstabelle auf "Hinzufügen"; es öffnet sich folgendes Fenster: Zum Festlegen einer Bankverbindung sind das Kreditinstitut, eine Kurzbezeichnung, die BLZ sowie Straße, PLZ und Ort zwingend vorzugeben. Klicken Sie anschließend auf "Übernehmen". Jetzt ist der Button "Konten" aktiv und zur Vorgabe der zugehörigen Kontonummern kann folgendes Fenster aufgerufen werden: 23

24 ANLEGEN VON ARTIKELDATENSÄTZEN Gehen Sie unter Stammdaten / Artikel / Artikelstamm... In der Tabellenübersicht klicken Sie auf "Hinzufügen", es öffnet sich jetzt die Maske zur Eingabe eines neuen Artikeldatensatzes. In der Maske "Allgemein" müssen Sie zwingend eine Artikelnummer vorgeben und die erste Zeile der Artikelbezeichnung ausfüllen. Aus den Listboxen Artikelgruppe und Masseinheit wählen Sie weiterhin die gewünschten Optionen (diese waren zuvor in den Basisstammdaten festgelegt worden). Mit der Eingabe des Matchcode sind alle zwingenden Textfelder für die Maske "Allgemein" definiert. Klicken Sie jetzt auf "Speichern". Die Reiter "Verkauf", "Einkauf" und "Lager" erscheinen jetzt rosa unterlegt, da hier ebenfalls noch zwingende Eingaben für den neuen Artikeldatensatz getroffen werden müssen. Für die Maske "Verkauf" ist lediglich das Textfeld "Listenpreis" zwingend vorzugeben. Achtung! In der Maske "Verkauf" legen Sie über Aktivieren der Checkbox fest, ob der Artikel ebenfalls ein Shopartikel ist (soweit der GS ShopBuilder Pro 3+ bereits im Einsatz ist). Für den Shopartikel können Sie einen separaten Preis definieren. Alle Artikel, die als Shopartikel gekennzeichnet sind, können separat als Übersichtstabellle aufgerufen werden (Stammdaten/Artikel/Shopartikel). 24

25 Bei der Maske "Einkauf" ist erneut nur das Textfeld "Listenpreis" zwingend vorzugeben: Abschließend für das Anlegen eines neuen Artikeldatensatzes muss unter "Lager" die Qualitätskontrolle, die 2. Masseinheit sowie der Umrechnungsfaktor vorgegeben werden. 25

26 Des weiteren muss ein Lager ausgewählt werden. Klicken Sie hierzu in der Lagerliste auf "Hinzufügen". Es öffnet sich ein neues Fenster indem aus Listboxen das Lager bzw. der Lagerort ausgewählt werden müssen. Daneben ist noch der Mindestbestand einzutragen. Die Lagerdaten hatten Sie zuvor bei den Basisstammdaten definiert. Die "Bildauswahl" ist für das Anlegen eines Artikels nicht zwingend. Klicken Sie bei dem Textfeld "Dateiname" auf den Button. Es öffnet sich jetzt das Fester zum Uploaden der Bilddatei von Ihrer Festplatte. Klicken Sie auf "Durchsuchen" und Sie können die Bilddatei jetzt von Ihrer Festplatte auswählen. Klicken Sie dann auf "Übertragen"; die Bilddatei wird jetzt auf den Webserver hochgeladen. Als Format für die Bilddatei ist lediglich das JPG-Format erlaubt. In der Maske "Bild" sehen Sie die Originalgröße der Bildatei in Bytes sowie die Originalbreite und -höhe in Pixel. Es kann jetzt für die Bilddatei zwischen 3 verschiedenen Größen gewählt werden. Wenn die Bildatei ebenfalls als Shopbild dienen soll (soweit der GS ShopBuilder 3+ bereits im Einsatz ist), so ist noch die entsprechende Checkbox zu aktivieren. 26

27 Zu jedem Artikel können "Allgemeine Zusatztexte" definiert werden und zwar finden sich jeweils entsprechende Buttons unter "Allgemein", "Verkauf" und "Einkauf". Diese Texte dienen lediglich dem Anwender zum Hinterlegen weiterer Informationen, d.h. diese Texte erscheinen z.b. nicht in der Auftragsbearbeitung. 27

28 BESTELLWESEN Sie haben vielleicht bereits einen neuen Artikeldatensatz angelegt, aber dieser Artikel muss zunächst noch bei Ihrem Lieferanten bestellt und der Wareneingang im Lager bestätigt werden. Gehen Sie unter Bestellwesen / Bestellung... Hier finden Sie zunächst die Übersichtstabelle der bisher durchgeführten Bestellungen. Um eine neue Bestellung zu definieren, klicken Sie auf "Hinzufügen". Es öffnet sich zunächst die Maske für die Grunddaten der Bestellung: Bei den Grunddaten sind Ihre Versand- und Rechnungsadresse bereits vordefiniert. Diese hatten Sie zuvor unter Stammdaten/GS ewws ADMIN/ Einstellungen angegeben. Bei den Grunddaten muss jetzt zwingend der Lieferant ausgewählt werden. Klicken Sie hierzu auf den Button und wählen Sie aus der Tabellenliste der angelegten Lieferanten den gewünschten Lieferanten über Anklicken des Pfeils aus. Die Lieferantenadresse ist jetzt in der Maske der Grunddaten der Bestellung übernommen; als weitere zwingende Eingabe müssen Sie jetzt noch das Datum der Bestellung vorgeben. Unter Positionsdaten-Schnellerfassung geben Sie nun die Artikel vor, die Sie bestellen möchten: 28

29 Hierzu klicken Sie auf "Hinzufügen": es erscheinen jetzt die Eingabefelder zur Vorgabe des Artikeldatensatzes. Geben Sie die gewünschte Artikelnummer direkt ein oder klicken Sie neben dem entsprechenden Feld auf den Button und wählen Sie über Anklicken des Pfeils den gewünschten Artikel aus. Als nächstes muss noch die Bestellmenge vorgegeben werden. Bei den Schlussdaten geben Sie dann anschließend Ihre eigenen Versand- und Lieferbedingungen vor. Wenn Sie jetzt "speichern", so gelangen Sie zur Übersichtstabelle zurück und die zuletzt angelegte Bestellung sehen Sie an erster Position. Die Grafik zeigt an, dass die Bestellung noch nicht festgeschrieben, d.h. abgeschlossen ist, und damit weiter editierbar. Zum Abschließen der Bestellung klicken Sie auf den Button Bestellung festschreiben. In der Übersichtstabelle zeigt die Grafik an, dass die Bestellung nunmehr nur noch einzusehen ist. Über Anklicken der Grafik kann das PDF-Dokument aufgerufen und die Bestellung ausgedruckt werden. Die Grafik dient dem Erstellen des Wareneingangscheins. Zum jetzigen Zeitpunkt, d.h. Festschreiben der Bestellung, ist die bestellte Menge des Artikels auch in die Lagerverwaltung eingeflossen und zwar finden Sie hier unter Lagerverwaltung / Lagerbestand / Disposition diese Bestellmenge als geplanten Eingang wieder. 29

30 Ist dagegen der Wareneingang erfolgt so klicken Sie in der Übersichtstabelle der Bestellungen die Grafik, um den Wareneingang zu bestätigen. Es öffnet sich zunächst die Maske für die Grunddaten. Hier geben Sie das Wareneingangsdatum vor: Dagegen wird die eingegangene Menge bei der Positionsdaten-Einzelerfassung - gegebenenfalls aufgeteilt auf verschiedene Lager - eingetragen. Wenn Sie jetzt auf Lagerbewegung ausführen klicken, so finden Sie unter dem Menüpunkt Lagerverwaltung folgende Änderungen. Unter Lagerbestand/Disposition wurden die Bestände aktualisiert. In der Bestandsübersicht wurde der Wareneingang dem entsprechenden Lager und Lagerort zugeordnet. Weiterhin sind die entsprechenden Einträge unter Lagerbewegung Allgemein und Eingang vorgenommen worden. 30

31 Auftragsbearbeitung Gehen Sie unter Auftragsbearbeitung / Auftrag... Hier sehen Sie zunächst die Übersichtstabelle der bereits erstellten Aufträge. Sie finden mehrere Symbole; sobald ein Auftrag erstellt ist, erscheinen die Symbole und zum Editieren des Auftrags bzw. zum Öffnen und Ausdrucken des entsprechenden PDF-Dokuments. Wird dagegen der "Auftrag festgeschrieben" bzw. fixiert, so kann dieser Auftrag nicht weiter bearbeitet werden und es erscheinen statt dessen die Symbole und zum Einsehen des Auftrags bzw. jetzt zum Erstellen des Lieferscheins. Um einen neuen Auftrag zu erstellen, klicken Sie unterhalb der Übersichtstabelle auf "Hinzufügen". Es öffnet sich die Maske für die Grunddaten zur Auftragserstellung. Zwingend muss nun eine Kundennummer vorgegeben werden. Klicken Sie dazu auf den Button. In der sich öffnenden Liste aller Kunden- bzw. Kunden/Lieferanten- Datensätze übernehmen Sie jetzt den gewünschten Kunden durch Anklicken des Pfeils. Weiterhin muss zwingend ein Lieferdatum vorgegeben werden. Klicken Sie jetzt auf Speichern, so gelangen Sie zur Übersichtstabelle der erstellten Aufträge zurück und diesen neuen Auftrag finden Sie jetzt an erster Position. Zum weiteren bearbeiten des Auftrags klicken Sie auf die Grafik. Unter Positionsdaten-Schnellerfassung müssen Sie jetzt die Artikel vorgeben. Klicken Sie auf "Hinzufügen"; die Eingabefelder für einen neuen Artikeldatensatz werden jetzt eingefügt. Klicken Sie neben dem Feld Artikel-Nr. auf den Button und wählen Sie 31

32 aus der dann erscheinenden Liste den gewünschten Artikel über Anklicken des Pfeils aus. Der Artikeldatensatz mit Artikel-Nr., Masseinheit und dem Preis ist jetzt in der Schnellerfassung übernommen. In der Schnellerfassung können weiterhin Rabatte definiert werden. Als nächstes müssen Sie die bestellte Menge vorgeben. Klicken Sie beim Mengenfeld auf den Button. Es öffnet sich das Fenster mit den Lagerdaten zu diesem Artikel. Befindet sich der Artikel in mehreren Lagern, so können Sie aus den einzelnen Lagern eine bestimmte Menge vorgeben. Die Summe aus den einzelnen Lagern wird als Gesamtmenge dann angezeigt. Um die vorgegebene Bestellmenge in der Schnellerfassung zu übernehmen, müssen Sie den entsprechenden Button klicken. Unter Positionsdaten-Einzelerfassung können alle zuvor bei der Positionsdaten- Schnellerfassung aufgeführten Angaben ebenfalls getroffen werden. D.h., Auswahl der Artikel-Nr., Vorgabe der bestellten Menge und der Lagerauswahl oder auch die Vorgabe der Rabatte. Daneben können hier jedoch der Beschaffungsschlüssel und der Mehrwertsteuersatz sowie der Kostensteller und Kostenträger definiert werden. Zwei weitere Textfelder stehen zur Verfügung, um den Einzelpositionen weiteren Text hinzuzufügen. Bei den Schlussdaten müssen zwingend alle Angaben bzgl. der Lieferung und des Versands getroffen werden. 32

33 Wenn Sie jetzt auf den Button Auftrag festschreiben klicken, so wird dieser Auftrag fixiert bzw. beendet. D.h., der Auftrag kann dann nicht mehr weiter bearbeitet werden. Die bestelle Menge der Artikel ist in die Lagerverwaltung übernommen worden. Die Bestellmenge finden Sie hier unter Lagerverwaltung / Lagerbestand / Disposition und zwar als geplanten Abgang wieder. In der Übersichtstabelle der erstellten Aufträge haben sich jetzt die Symbole für diesen Auftrag geändert. Die Grafik zeigt an, dass Sie diesen Auftrag nunmehr nur noch einsehen, aber nicht mehr editieren können. Klicken Sie jetzt auf, so öffnet sich das PDF-Dokument zum Ausdruck der Auftragsbestätigung. Über Anklicken der Grafik gelangen Sie dagegen zum Erstellen des Lieferscheins. Bei den Grunddaten des Lieferscheins ist zwingend das Datum der Anlieferung vorzugeben. Außerdem kann freier Text für den Lieferschein definiert werden. Alle weiteren Felder der Grunddaten sind nicht editierbar - wie auch die meisten Datenfelder in den Masken Positionsdaten-Schnellerfassung und Positionsdaten- 33

34 Einzelerfassung - und dienen lediglich der Übersicht. Die einzige Ausnahme bildet die Angabe der Liefermenge bei der Positionsdaten-Einzelerfassung. Da auch Teilmengen geliefert werden können. So bald Sie die Grafik geklickt haben und die Angaben des Auslieferungsdatums und der auszuliefernden Menge getroffen haben, wurden diese Angaben unter Lieferschein bearbeiten übernommen. In der Übersichtstabelle klicken Sie hier auf, um jetzt den Packzettel für das Lager auszudrucken. Ist die Auslieferung erfolgt, so muss in der Lieferscheinbearbeitung auf Lagerbewegung abbuchen geklickt werden. Die Auslieferung ist abgeschlossen, d.h. der Lieferschein kann jetzt nicht mehr editiert werden, kann jedoch über Anklicken der Grafik noch eingesehen werden. Über Anklicken der Grafik kann jetzt der Lieferschein ausgedruckt und an Ihren Kunden geschickt werden. Unter dem Menüpunkt Lagerverwaltung finden Sie jetzt folgende Änderungen. Unter Lagerbestand/Disposition wurden die Bestände aktualisiert. In der Bestandsübersicht wurde der Wareneingang dem entsprechenden Lager und Lagerort zugeordnet. Weiterhin sind die entsprechenden Einträge unter Lagerbewegung Allgemein und Ausgang vorgenommen worden. Da der nächste Schritt jetzt die Rechnungserstellung wäre, sehen Sie in der Übersichtstabelle der Lieferscheinbearbeitung das neue Symbol. 34

35 Für die Rechnungserstellung muss lediglich bei den Grunddaten das Rechnungsdatum vorgegeben werden. Alle weiteren Datenfelder dieser Maske und in den weiteren Masken Positionsdaten-Schnellerfassung und Einzelerfassung sowie die Schlussdaten waren bereits vorgegeben und werden nur eingelesen. Dagegen haben Sie noch die Möglichkeit freie Texte für die Positionen der bei Rechnung zu formulieren. 35

36 Wenn Sie auf den Button Rechnung erstellen klicken, so wird direkt das PDF-Dokument für den Rechnungsausdruck aufgerufen. Das Symbol ist aus der Übersichtstabelle der Lieferscheine verschwunden. Die Rechnung wird jetzt separat unter dem entsprechenden Menüpunkt aufgeführt. 36

37 OFFENE POSTEN Sobald in der Auftragsbearbeitung eine Rechnung erstellt wird, fließen diese Daten in "Offene Posten" ein. Hier finden Sie zunächst die Übersichtstabelle der insgesamt offenen Posten sowie die Summe der sich daraus ergebenden Rückstände. Über die Suchmaske können Sie jedoch diese Übersicht weiter eingrenzen und z.b. nach einer bestimmten Kundennummer suchen. Die Zahlungseingänge bzw. Buchungen nehmen Sie vor indem Sie auf die Grafik klicken, um die Daten zu editieren: Hier geben Sie die Zahlungseingänge manuell vor. Dazu müssen Sie lediglich den Brutto-Betrag, Ihre Kontonummer und die Bankverbindung vorgeben. Es können Teilzahlungen gebucht oder - soweit sich Sie vertippt haben - können Korrekturen durchgeführt werden. 37

38 Die einzelnen Listeneinträge der vorgenommen Buchungen können Sie mit der Maus anklicken; es öffnet sich dann ein weiteres Fenster mit Detailinformationen, z.b.: Ist der Zahlungseingang abgeschlossen, so aktivieren Sie die Checkbox "Bezahlt". Der Buchungsvorgang ist damit abgeschlossen, der Eintrag wird aus den "Offenen Posten" gelöscht. 38

39 MAHNWESEN Für die offenen Posten können verschiedene Mahnstufen aktiviert werden. Die verschiedenen Mahnstufen wurden zuvor in den Basisstammdaten vorgegeben (Stammdaten / Basisstammdaten / Kunde/Lieferant / Mahnstufen). Wenn Sie in der Mahnvorschlagsliste als Auswahlkriterium "Alle Mahnstufen" vorgeben, so finden Sie hier alle Einträge der "offenen Posten. Für jeden einzelnen Eintrag kann die Mahnstufe über Anklicken der Grafik um 1 erhöht werden. Ein Klicken auf die Symbole bzw. betrifft dagegen das Aktivieren bzw. Deaktivieren der Mahnsperren. Die "aktiven" Mahnstufen (bis auf Mahnsperre 0) können dann unter "Mahnungen" aufgerufen werden: 39

40 Klicken Sie auf die Grafik ; es wird jetzt das PDF-Dokument aufgerufen, welches Sie ausdrucken können. Die Layouteinstellungen hierfür hatten Sie zuvor unter Stammdaten / GS ewws admin / Einstellungen vorgegeben. 40

41 LAGERVERWALTUNG Hier wird zwischen Lagerbestand und Lagerbewegung unterschieden. Die Lagerdaten wurden zuvor unter Stammdaten / Basisstammdaten / Lager mit Lagerart und Lagerort vorgegeben. Beim Anlegen der Artikeldatensätze wurde dann jedem einzelnen Artikel ein "Lager" zugewiesen. Lagerbestand Unter Lagerbestand können zwei Übersichtstabellen aufgerufen werden. Beim Lagerbestand/Disposition wird - nach Artikelnummer sortiert - der Bestand aller Artikel angezeigt. In den Beständen kann durch Vorgabe des Datums, der Artikel-Nr., des Lagers oder des Lagerortes gesucht werden. Beim Anklicken auf die Grafik können weitere Detailinformationen zum Artikelbestand in jedem einzelnen Lager aufgerufen werden. Hier wird der Dipositionsbestand und aktuelle Bestand des aufgerufenen Lagers sowie in allen Lagern des aktivierten Artikels angezeigt. Bzgl. der Disposition finden Sie die tabellarische Übersicht zu allen geplanten Wareneingängen bzw. -abgängen im Hinblick auf die von Ihnen bei Ihrem Lieferanten bestellten Artikelmengen sowie auf die an Ihre Kunden geplanten Auslieferungen. 41

42 Beim Bestand Übersicht erfolgt dagegen die Sortierung der Bestände allein durch die Vorgabe des Lagers und / oder Lagerortes: Lagerbewegung Unter Lagerbewegung werden drei Übersichtstabellen abgebildet und zwar für die Lagerbewegung Allgemein und separat für die Lagerbewegung Eingang und Abgang. Zu jeder Position kann die Grafik der Lagerbewegung einzusehen: geklickt werden, um alle Detailinformationen bzgl. 42

43 Um eine interne Lagerbewegung einer bestimmten Artikelmenge z.b. von Lager1 in Lager2 manuell durchzuführen, klicken Sie unterhalb der Übersichtstabelle Lagerbewegung Allgemein auf "Hinzufügen". Es öffnet sich die Maske für den Lagerbewegungsstamm: Zunächst müssen Sie die gewünschte Artikelnummer vorgeben. Automatisch werden dann unter Lager Abgang und Zugang alle Lager und Lagerorte für diesen Artikel in den Listboxen als Optionen aufgeführt. Wählen Sie für den Abgang ein Lager und einen Lagerort aus. Die aktuelle Lagermenge wird jetzt angezeigt. Geben Sie nun für den Zugang ein neues Lager und einen neuen Lagerort vor und bestimmen Sie die zu bewegende Menge. Geben Sie weiterhin noch die Bewegungsart vor und klicken Sie anschließend auf Speichern. In den Übersichtstabellen der Lagerbewegung finden Sie jetzt die einzelnen Positionen für den Zugang bzw. Abgang für jedes einzelne Lager wieder. Unter Lagerverwaltung / Wareneingang sind alle Positionen für jeden erstellten Wareneingangsscheine aufgeführt. 43

44 Die Grafik zeigt an, dass die Lagerbewegung noch nicht durchgeführt wurde. Ist diese dagegen abgeschlossen, so erscheint die Grafik. Über Anklicken der Grafik kann der Wareneingangsschein gedruckt werden. Die Lager und Lagerorte hatten Sie zuvor bei den Stammdaten / Basisstammdaten / Lagerdaten vorgegeben. Bei dem Anlegen der Artikeldatensätze mussten dann für jeden einzelnen Artikel ein Lager oder verschiedene Lager vorgegeben werden. 44

45 Inventur / Lager Ersteinrichtung Für die Inventur bzw. für Lagerbestände, welche nicht über das Bestellwesen abgewickelt werden, finden Sie den Menüpunkt Lager Ersteinrichtung. Sie müssen zunächst die gewünschte Artikelnummer wählen. Danach werden alle diesem Artikel zugeordnete Lager und Lagerorte in den entsprechenden Listboxen aufgeführt. Wählen Sie hier und geben Sie abschließend die Bewegungsmenge vor. 45

46 ANHANG A - DATENEXPORT SHOPBUILDER > EWWS 1.) Wählen Sie den Menüpunkt Katalogdaten exportieren aus dem Datei-Menü des GS ShopBuilder 4. 2.) Wählen Sie das ewws-exportformat aus. 46

47 3.) Bestimmen Sie den Zielspeicherort. Folgende Dateien werden durch Klick auf OK im Zielordner erstellt: - gssbcatalogue.csv - gssbcontentpool.csv - gssbcontenttags.csv - gssbkattags.csv - gssbproductgroups.csv 4.) Wechseln Sie zum ewws und rufen Sie den Artikelimport auf. - Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die Datei gssbcatalogue.csv aus (siehe 3) - Wählen Sie als Seperator das ;-Semikolon - Aktivieren Sie das Kontrollfeld Überschriften (1.Zeile) ignorieren - Aktivieren Sie das Kontrollfeld Shopartikel - Starten Sie den Vorgang durch klicken des Buttons Import (unten rechts) Bitte beachten Sie das sich dieses Vorgehen auf die Versionen GS ShopBuilder 4 und GSeWWS 1.4 bezieht. Bei abweichenden GS ShopBuilder Versionen muss zuvor über den Punkt Importfelder konfigurieren eine Anpassung der Importzuweisungen vorgenommen werden. 47

48 ANHANG B - EWWS-UPDATE VON STANDARD AUF PRO Für ein Update von einer Standard auf die Pro Version sind nach dem Erhalt Ihres neuen CD-Keys und Ihres neuen Lizenzschlüssels folgende 3. Schritte notwendig. Schritt 1: Erstellen einer Sicherheitskopie Ihrer Datenbank. Hierzu muss zunächst der mysql-dienst unter Verwendung des mysqladmin Programms gestoppt werden. Nachdem der Datenbank-Service gestoppt ist (rote Ampel) können Sie nun den Ordner [Pfad]/WAMP/mysql/data/ problemlos kopieren. 48

49 Schritt 2: Erneutes ausführen des GSeWWS Setups - GSeWWS-CD einlegen und GSeWWS-Setup starten - Deinstallation durchführen - GSeWWS-Setup erneut durchführen - Ihren NEUEN CD-Key eingeben - Bei der Auswahl der Setup-Komponenten das Kontrollfeld für die Datenbank- Installation deaktivieren - Setup durchführen - mysql-dienst wieder stoppen (siehe Schritt 1) und Daten-Backup zurück kopieren 49

50 Schritt 3: - Den apache- und mysql-dienst wieder starten, sofern dies nicht bereits der Fall ist. - Im InternetExplorer folgende Adresse aufrufen: - Hier Ihren NEUEN Lizenzschlüssel eingeben und danach wie gewohnt anmelden. 50