Rechtliche Grundlagen für den Einsatz betrieblicher elektronischer Archivierungssysteme

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1 erschienen in: Datenbanken in Büro, Technik und Wissenschaft, GI-Fachtagung, Klaus R. Dittrich, Andreas Geppert (Hrsg.), Berlin et al.: Springer, 1997, S Rechtliche Grundlagen für den Einsatz betrieblicher elektronischer Archivierungssysteme Jan Baader Institut für Wirtschaftsinformatik, J. W. Goethe Universität, Frankfurt a.m. E- Mail: Mathias Philipp Wiss. Mitarbeiter, Institut für Wirtschaftsinformatik, J.W. Goethe Universität, Frankfurt a.m. Freier Mitarbeiter, KPMG Deutsche Treuhand-Gesellschaft, Mannheim E- Mail: mphilipp Problemstellung und Zielsetzung Jeder Unternehmer ist zur Archivierung von betrieblichen Unterlagen verpflichtet. Unterlagen müssen u. U. bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden. Über die Art und Weise der Archivierung bestehen keine einschlägige gesetzliche Vorschriften. Elektronische Archivierungssysteme eröffnen erhebliche Rationalisierungs- und Kostenreduzierungspotentiale und sind eine wichtige Voraussetzung für eine Büroautomation. Insbesondere sind schnellere Zugriffszeiten, gezielte Suchmöglichkeit nach Dokumenteninhalten, elektronische Weiterverarbeitungsmöglichkeit (z.b. in Workflowmanagement-Systeme) sowie erhebliche Reduzierung von Lagerkosten 1 zu nennen. Um diese Potentiale zu nutzen, sind einerseits gesetzliche Vorschriften einzuhalten und andererseits rechtlichen Risiken vorzubeugen. Neben der Aufbewahrung auf Papier oder Mikrofilm bietet sich die Möglichkeit der Archivierung auf elektronischen Speichermedien. Es stehen im wesentlichen folgende digitale Datenträger zur Verfügung: (1) Magnetband, z. B. DAT 2, DLT; (2) Diskette; (3) Festplatte; (4) optical und magneto-optical Disc (CD, WORM, DVD). Hinsichtlich deren rechtlicher Zulässigkeit und den zu erfüllenden Anforderungen zur Ordnungsmäßigkeit des Aufbewahrungsverfahrens besteht jedoch häufig Unsicherheit. Daher werden im folgenden die zu beachtenden gesetzlichen Bestimmungen aufgezeigt und unter Einbeziehung von fachlichen Stellungnahmen für den Einsatz von elektronischen Archivierungssystemen interpretiert. Um eine branchenunabhängige Sichtweise zu wahren, werden hierbei die Vorschriften aus HGB, BGB, AO, ZPO und BDSG berücksichtigt. Ziel dieses Beitrags ist es, rechtliche Anforderungen an die elektronische Archivierung allgemein aufzuzeigen und die daraus resultierenden Konsequenzen für den Einsatz alternativer Speichermedien zu untersuchen. Zu diesem Zweck wird zunächst die rechtliche Zulässigkeit alternativer Datenträger belegt. Darauf aufbauend sollen die rechtlichen Anforderungen an das Archivierungsverfahren in den verfahrenstypischen Abschnitten Transformation, Aufbewahrung und Wiedergabe analysiert werden. Notwendig ist auch die Erläuterung der Forderungen 1 Bspw. beziffert die Sächsische Aufbaubank Dresden für die Aufbewahrung von 47 Millionen DIN A4 Seiten durchschnittliche jährliche Raum- und Sachkosten in Höhe von DM [Clau95, 47]. 2 Abkürzungenverzeichnis am Ende des Beitrags.

2 zur Dokumentation des angewandten Archivierungsverfahrens. Der Beitrag schließt mit einer Betrachtung prozeßrechtlicher Risiken und der Erläuterung von Möglichkeiten zur Risikoreduzierung. 1 Einordnung und Abgrenzung zu verwandten Themengebieten Untersuchungsgegenstand in diesem Beitrag sind die rechtlichen Anforderungen an die Archivierung betrieblicher Unterlagen auf digitalen, elektronischen Speichermedien. Gegenstand der Betrachtung ist dabei nicht der Einsatz des elektronischen Dokumentes im Geschäftsverkehr (EDI). Wenn auch teilweise die gleichen rechtlichen Bestimmungen Anwendung finden, so bestehen doch grundlegende Unterschiede zwischen EDI und der elektronischen Archivierung. Die elektronische Archivierung ist darauf ausgerichtet sowohl digitale (selbsterstellte oder elektronisch übertragene) als auch analoge (Papier oder Mikrofilm) Unterlagen auf ein elektronisches Speichersystem derart zu übertragen, daß diese Unterlagen innerbetrieblich elektronisch weiterverarbeitet werden können und die betriebliche Aufbewahrungspflicht erfüllt werden kann. Der Urbeleg ist digital oder analog. Die analogen Urbelege müssen für eine elektronische Archivierung zunächst transformiert werden. Wird der Urbeleg aus Kostengründen anschließend vernichtet, geht das Original verloren. Es ist somit nachzuweisen, daß das elektronisch archivierte Dokument mit dem (nicht mehr vorhandenen) Urbeleg übereinstimmt und nachträglich nicht verändert wurde. Im elektronischen Geschäftsverkehr ist der Urbeleg stets digital und bleibt erhalten, so daß lediglich die Unverfälschtheit nachzuweisen ist. Mit Verabschiedung des Signaturgesetzes (SigG) [SigG96] wird zukünftig der Nachweis der Unverfälschtheit grundsätzlich erleichtert. Würde jedes zu archivierende Dokument nach dessen Transformation mit einer digitalen Signatur versehen 3, wäre dennoch der Nachweis der ordnungsmäßigen Transformation und Wiedergabe zu führen. Für diesen Nachweis ist die grundsätzliche technische Eignung des Archivierungssystems lediglich eine notwendige Bedingung. Hinreichend ist die ordnungsmäßige Anwendung des Systems und dessen ordnungsmäßige Einbindung in die betriebliche Organisation nachzuweisen. Letzteres kann durch eine ordnungsmäßige Erstellung und Dokumentation des Archivierungsverfahrens erreicht werden (Verfahrensdokumentation). Ersteres erfordert neben dem Nachweis der üblichen Schulungen, Wartungen etc. auch die Installation geeigneter Kontrollen zur Aufdeckung von Abweichungen gegenüber dem dokumentierten Archivierungsverfahren (Internes Kontrollsystem). 4 2 Zulässigkeit alternativer Aufbewahrungsformen Generell sind auch für die Archivierung die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu beachten. Eine gesetzliche Beschränkung auf bestimmte Aufbewahrungsverfahren bzw. Speichermedien existiert nicht. Gemäß 257 Abs. 3 HGB bzw. 147 Abs. 2 AO gilt: 3 Dazu würde das Unternehmen entweder eine Lizenz als Zertifizierungsstelle benötigen oder müßte für jedes Dokument von einer lizenzierten Stelle Signaturschlüssel und Zeitstempel erhalten [vgl. 4 und 5 SigG]. Beides scheint aus wirtschaftlichen Gründen nur in Ausnahmefällen geboten. 4 Zur Problematik des Nachweises der Ordnungsmäßigkeit von Systemen vgl. Phil96 oder Phil96a.

3 "Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse können... Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten 1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, 2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können." Die Anforderungen an die Art und Weise der Archivierung sind somit vom Gesetzgeber bewußt so allgemeingültig formuliert, daß sie vom verwendeten Speichermedium unabhängig sind und grundsätzlich jeden geeigneten Bild- und Datenträger zulassen. Dennoch besteht in Anwenderkreisen häufig Unsicherheit beim Einsatz von neuen Verfahren. Speziell für den Einsatz optischer Speichermedien äußerte sich bereits 1991 der Bundesminister der Finanzen in Übereinstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder zu der Frage, ob es Genehmigungen zur Speicherung von Daten unter Anwendung eines bestimmten Systems bedarf: "Die obersten Finanzbehörden der Länder teilen die Auffassung, daß die Vorschriften der Abgabenordnung über die Aufbewahrung von Unterlagen ( 147 Abs. 2 AO) grundsätzlich den Einsatz optischer Speicherplattensysteme im Rechnungswesen zulassen, wenn das jeweilige Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Eines Zulassungsverfahrens, in dem die Finanzbehörde im Einzelfall die Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit eines optischen Speicherplattensystems prüft und auf entsprechenden Antrag eines Benutzers Auflagen für dessen Einsatz erteilt, bedarf es nicht. Dies schließt nicht aus, daß die Finanzbehörden im Einzelfall im Zusammenhang mit der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit einer Buchführung entscheiden, ob ein Archivierungssystem den Aufbewahrungsvorschriften genügt oder nicht.... Die Prüfbarkeit des Archivierungsverfahrens erfordert eine entsprechend aussagefähige Verfahrensdokumentation." [BdF92, 17] Diese Äußerung bezieht sich vorrangig auf optische Speichermedien, besitzt aber durchaus allgemeingültigen Charakter. Wie der Buchführungspflichtige den Anforderungen an eine ordnungsmäßige Buchführung gerecht wird, bleibt grundsätzlich ihm überlassen [GoBS95]. Die Entscheidung, ob die Buchführung (und somit auch die Archivierung) den GoB entspricht, kann im Einzelfall erst nachträglich, anläßlich einer Betriebsprüfung, erfolgen. Vor der Einführung eines neuen Verfahrens sollte der Buchführungspflichtige dem zuständigen Finanzamt eine Anwendungs- und Systembeschreibung vorlegen, die sich an den Anforderungen aus GoB respektive GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) [GoBS95] orientiert [Schu91, 20]. Bei der Erstellung derartiger Beschreibungen wird der Hersteller des Archivierungssystems in der Regel behilflich sein. Die Finanzbehörde kann somit zumindest die Unbedenklichkeit des Verfahrens bestätigen bzw. Kritik äußern. 3 Rechtliche Anforderungen an Archivierungssysteme Zur Betrachtung der rechtlichen Anforderungen werden im folgenden die Aufgaben der Archivierung in folgende verfahrenstypischen Abschnitte aufgeteilt: Transformation Aufbewahrung

4 Wiedergabe Für jede dieser Teilaufgaben sollen die Anforderungen zur Ordnungsmäßigkeit im weiteren Verlauf erläutert werden. 3.1 Ordnungsmäßige Transformation Unter Transformation wird die Übertragung der zu archivierenden Unterlagen auf das Speichermedium verstanden. Folgende Transformationen sind denkbar: [AWV89, 8] vom Original auf ein Speichermedium (Bild- oder Datenträger) zwischen zwei gleichen Speichermedien (zur Sicherung oder Verlängerung der Haltbarkeit) zwischen unterschiedlichen Speichermedien (bei Umstellung auf ein neues Archivierungsmedium) Bei der Transformation ist zu beachten, daß auch Unterlagen existieren, für die eine ausschließliche Archivierung auf Bild oder Datenträger nicht ausreichend ist. Gesetzlich wird u. a. für Jahresabschlüsse und Bilanzen eine Aufbewahrung im Original gefordert. Über die gesetzlichen Anforderungen hinaus empfiehlt sich zusätzlich die Aufbewahrung einiger Originalunterlagen aus beweisrechtlichen Gründen (vgl. Kap. 5). Welche Schriftstücke nach der Übertragung vernichtet werden sollen bzw. im Original aufzubewahren sind, muß in den betrieblichen Richtlinien zur Archivierung festgelegt werden. Zur Erfüllung der Ordnungsmäßigkeit einer Transformation bedarf es: [AWV89, 9] 1. der Zulässigkeit des Speichermediums, auf das übertragen wird (gem. 257 Abs. 3 HGB und 147 Abs. 2 AO) und 2. einer vollständigen und richtigen Übertragung (gem. 239 Abs. 2 HGB bzw. 146 Abs. 1 und 239 Abs. 3 AO). Zulässig sind gem. 257 Abs. 3 HGB bzw. 147 Abs. 2 AO alle Bild- oder Datenträger, auf denen Informationen bildlich bzw. inhaltlich gespeichert werden können. Diese allgemeine Formulierung kann bei Interpretation des sogenannten "Radierparagraphen" ( 239 Abs. 3 HGB bzw. 146 Abs. 4 AO) weiter eingeschränkt werden [Schu94a, 34]. Hierin wird gefordert, daß eine nachträgliche Veränderung von Aufzeichnungen nicht in einer Weise erfolgen darf, daß der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Somit sollte das Aufbewahrungsverfahren ein direktes Überschreiben bzw. Verändern archivierter Unterlagen nicht unterstützen. Dies stellt nicht zwingend eine Anforderung an das Speichermedium, sondern in erster Linie an das Aufbewahrungsverfahren allgemein dar. Datenträger, die nur einmal beschreibbar sind, bieten den Vorteil, daß sie gespeicherte Informationen schon auf Medien-Ebene gegen nachträgliche Veränderungen schützen. Beim Einsatz von mehrfach beschreibbaren Datenträgern hingegen muß eine Manipulation der archivierten Unterlagen auf höherer Ebene ausgeschlossen werden. In Abbildung 1 sind die verschiedenen Ebenen eines Archivierungsprozesses dargestellt. Grundsätzlich kann auf jeder dieser Ebenen die Sicherung der archivierten Daten vor nachträglicher Manipulation gem. 239 Abs. 3 HGB implementiert werden [FePo93, 20]. Bei der Nutzung der magneto-optischen Technologie im Sinne der WORM (write once read many) ist z. B. die Datensicherung auf Gerät-Ebene realisiert. Je weiter die Absicherung von der

5 Media-Ebene entfernt ist, desto leichter kann sie umgangen werden. Um dies zu erschweren, sind häufig auch mehrere Ebenen abgesichert. Abbildung 1: Sicherungsebenen von Archivierungssystemen [FePo93, 20] Generell gilt, daß ein absolut sicheres Aufbewahrungsverfahren nicht existiert. Bei ausreichender krimineller Energie ist die Fälschung jedes Dokumentes möglich [FePo93, 21]. Ziel kann daher nur die Schaffung eines Verfahrens sein, das vergleichbare Sicherheit zur Aufbewahrung auf Papier bietet. Der Einsatz wiederbeschreibbarer Datenträger ist grundsätzlich möglich, sofern die Manipulation dadurch nicht erleichtert wird und eine Haltbarkeit entsprechend der Aufbewahrungszeit gegeben ist [FePo93, 21]. Neben den MO-Medien existieren allerdings bisher keine wiederbeschreibbaren Datenträger mit einer ausreichenden Haltbarkeit. Um die Forderung nach vollständiger und richtiger Transformation zu erfüllen, müssen alle aufzubewahrenden Informationen auf das jeweilige Speichermedium übertragen werden. Dies beinhaltet auch die Übertragung von Farben, Zeichen oder Anordnungen, sofern diese für das Verständnis notwendig sind bzw. Beweiskraft haben [AWV89, 10]. Zur Vermeidung von Informationsverlusten ist nach der Transformation durch maschinelle und / oder manuelle Kontrollen der Nachweis zu führen, daß auf dem neuen Speichermedium die gleichen Informationen wie auf dem bisherigen Medium vorhanden sind. Der Umfang und die Art solcher Kontrollen ist vom jeweiligen Verfahren abhängig. Die Durchführung derartiger Kontrollen sollte dokumentiert werden, da diese Dokumentation ein Teil des Nachweises der Ordnungsmäßigkeit ist. Grundsätzlich ist zu unterscheiden zwischen Schriftgut, das bereits als elektronische Datei (Coded Information) besteht und Unterlagen, die zunächst eingescannt werden müssen. Unterlagen, die in Datei-Form vorliegen, können ohne zusätzliche Vorbereitung weiterverarbeitet werden. Zur Archivierung hat lediglich eine Indexierung (Zuordnung von Suchbegriffen) zu

6 erfolgen. Die Überprüfung der Vollständigkeit der Übertragung auf das Speichermedium kann durch systeminterne Kontrollen (z. B. Bitvergleich) oder manuell durchgeführt werden. Für das Scannen von analogen Dokumenten hingegen bedarf es zunächst einer Belegaufbereitung. In einer derartigen Aufbereitung ist u. a. sicherzustellen, daß [AWV89, 17] bei Dokumenten, deren farblicher Inhalt von besonderer Bedeutung ist, die Farbe vor dem Scannen auf dem Original gekennzeichnet wird (sofern nicht in Farbe gescannt wird) doppelseitige Unterlagen auch nach dem Scannen als zusammenhängend erkenntlich sind ein auf einem Schriftstück befestigter Anhang derart gescannt wird, daß er nichts verdeckt und die Beziehung zum Dokument erhalten bleibt die gescannten Unterlagen dem Aufbewahrungspflichtigem eindeutig zugeordnet werden können. Die Anweisungen zur Belegaufbereitung sind betrieblich in Form von Arbeitsanweisungen oder Organisationsrichtlinien festzulegen. Auf Grund des hohen technischen Standards der Aufnahmegeräte ist eine vollständige Überprüfung der Lesbarkeit der gescannten Unterlagen nicht notwendig. Eine stichprobenartige Kontrolle genügt den Anforderungen des Gesetzgebers [AWV87, 21]. Sowohl beim Scannen als auch bei der weiteren Verarbeitung wird in der Regel automatisch (von der Archivierungssoftware) ein Verarbeitungsprotokoll erzeugt, das von der ausführenden Person zu unterschreiben ist [Schw95, 28]. Solche Protokolle enthalten u. a. Angaben über die Anzahl der verarbeiteten Belege und Korrekturmaßnahmen. Weiterhin ist ein Informationsverlust bzw. eine Informationsverfälschung durch unsachgemäße Benutzung, mutwillige Zerstörung oder Manipulation bei der Übertragung vorzubeugen, indem sichergestellt wird, daß nur berechtigte Personen die Transformationen durchführen [AWV89, 10]. 3.2 Ordnungsmäßige Aufbewahrung Die Anforderungen an eine ordnungsmäßige Aufbewahrung können in drei Teilbereiche untergliedert werden: [AWV92a, 10] 1. Erhaltung der Informationen für die Dauer der Aufbewahrungszeit 2. Schutz der Informationen vor unbefugtem Zugriff 3. Geordnete Ablage der Informationen Zur Sicherstellung der Informationserhaltung ist es notwendig, die Haltbarkeit des verwendeten Speichermediums zu berücksichtigen. Ist die Aufbewahrungszeit länger als die Haltbarkeit, muß rechtzeitig die Übertragung auf ein gleiches oder anderes Speichermedium erfolgen. Des weiteren sind die Speichermedien unter Berücksichtigung der spezifischen Gefahrenquellen (Temperaturschwankungen, Magnetfelder,...) vor Zerstörung und Verlust zu schützen. Hierzu empfiehlt sich die Schaffung eines speziell gesicherten Raumes [AWV92, 13]. Sofern auf die archivierten Unterlagen häufig zugegriffen wird (z.b. zu Produktionszwecken), ist auch die Erstellung einer Sicherheitskopie ratsam (aber nicht gesetzlich vorgeschrieben).

7 Damit keine Manipulation oder Vernichtung während der Aufbewahrungszeit möglich ist, bedarf es darüber hinaus dem Schutz der Informationen vor unbefugtem Zugriff [Berg92, 12]. Erfolgt die Speicherung von personenbezogenen Daten in einer Art und Weise, die eine maschinelle Auswertung der Daten (z. B. Rasterfahndung) ermöglicht, so sind zusätzlich die Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes zu beachten. Unter personenbezogenen Daten sind laut BDSG Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person zu verstehen. Angaben über juristische Personen werden durch das BDSG nur geschützt, sofern diese Informationen über natürliche Personen enthalten, bzw. entsprechende Rückschlüsse ermöglichen (z. B. bei Ein-Mann-Gesellschaften ). Nach 1 Abs. 1 BDSG sind derartige Daten vor Mißbrauch jeglicher Art zu schützen. Dazu gehört unter anderem, daß Unbefugte die gespeicherten Unterlagen nicht lesen, kopieren, verändern oder löschen können [AWV93, 23, 38]. Anlage 1 zum 6 des BDSG fordert folgende Maßnahmen zum Datenschutz: Zugriffskontrolle zum System Zugriffskontrolle in Form von Berechtigungen auf bestimmte Daten Transportkontrolle zum Schutz vor unbefugtem Lesen, Verändern oder Löschen Die Aufbewahrung personenbezogener Daten ist nur zulässig, sofern eine Rechtsvorschrift diese erlaubt oder eine Einwilligung des Betroffenen vorliegt. Entsprechende Rechtsvorschriften existieren außerhalb des BDSG unter anderem in HGB und AO. So wird z. B. bei Vorliegen eines Vertragsverhältnisses mit dem Betroffenen oder bei Notwendigkeit der Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses die Aufbewahrung personenbezogener Daten erlaubt [BeLe94, 50]. Wenn die Rechtsgrundlage für die weitere Aufbewahrung wegfällt, müssen die Daten gemäß 35 Abs. 2 BDSG gelöscht werden. Der Betroffene hat das Recht, sich von der Löschung zu überzeugen. Dies stellt eine zusätzliche Anforderung an das Speichermedium bzw. das Archivierungssystem dar. Ist eine elektronische Archivierung von personenbezogenen Daten geplant, muß darauf geachtet werden, daß die Speichermedien ein späteres Löschen der Daten ermöglichen. Wenn eine Löschung auf Grund der besonderen Speicherform nicht oder nur mit sehr hohem Aufwand möglich ist, genügt in Ausnahmefällen gem. 35 Abs. 3 BDSG auch eine Sperrung der Daten. Diese Aussage zielt speziell auf den Einsatz von optoelektronischen Speichermedien wie CD-ROM und WORM ab. Derartige Medien garantieren prinzipiell die Unveränderbarkeit der übertragenen Dateiinhalte. Der Zugriff auf bestimmte Datensätze kann jedoch auf Systemebene (vgl. Abbildung 1) durch entsprechende Vermerke in der Indexdatei gesperrt werden. Somit kann den Anforderungen des BDSG entsprochen werden. Um einen Zugriff auf archivierte Unterlagen innerhalb angemessener Frist zu ermöglichen, bedarf es einer systematischen Ordnung des Archivs. Dies wird gesetzlich in 257 Abs. 1 und Abs. 3 HGB gefordert, wobei die Art und Weise der Ordnung nicht näher festgelegt ist. Aus rechtlicher Sicht ist somit jede Ordnung, die ein systematisches Wiederfinden der Unterlagen innerhalb angemessener Zeit ermöglicht, akzeptabel [AWV89, 11]. Zwingend erforderlich ist eine eindeutige Kennzeichnung der Speichermedien und die Erstellung eines Archivverzeichnisses, in dem Fundstellen, Dateninhalte, Erstellungsdatum und Aufbewahrungsfristen festgehalten werden [GoBS95, 12].

8 Zur einheitlichen Erfassung und Ablage muß innerbetrieblich eine verbindliche Richtlinie erstellt werden, nach der die Archivierung zu erfolgen hat [AWV89, 19]. In dieser Richtlinie ist festzulegen: welche Unterlagen aufbewahrungspflichtig sind in welcher Form Unterlagen aufbewahrt werden müssen wer für die Archivierung zuständig ist nach welchen Ordnungskriterien archiviert wird daß auf jeder Unterlage das Ordnungskriterium der Archivierung vorhanden sein muß an wen aufbewahrungspflichtige Unterlagen aus dem Archiv ausgegeben werden dürfen und wie die Rückgabe dieser Unterlagen gesichert ist wer aufbewahrungspflichtige Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zur Vernichtung freigeben darf Solche Richtlinien sind unter anderem auch notwendig zur Dokumentation der Ordnungsmäßigkeit der Aufbewahrung (vgl. Kap. 4). Ein bestimmter Ort für die Aufbewahrung von Unterlagen ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Nach 146 Abs. 2 AO muß er innerhalb des Geltungsbereiches der AO, d. h. im Bereich der Bundesrepublik Deutschland, liegen. Darüber hinaus ist bei der Wahl des Aufbewahrungsortes auch zu berücksichtigen, daß die Unterlagen innerhalb angemessener Frist ausgedruckt werden können. 3.3 Ordnungsmäßige Wiedergabe Zur ordnungsmäßigen Wiedergabe archivierter Unterlagen bedarf es neben ihrer Lesbarkeit der bildlichen bzw. inhaltlichen Übereinstimmung mit dem Original. Analog zur Transformation ist auch bei der Wiedergabe sicherzustellen, daß keine Manipulation oder Vernichtung des Inhaltes möglich ist. Eine lesbare Wiedergabe ist in 239 Abs. 4, 257 Abs. 3 und 261 HGB gefordert (wobei Lesbarkeit auch Verständnis beinhaltet [AWV92a, 11]). Gemäß 239 Abs. 1 HGB hat die Buchführung und somit auch ihre Wiedergabe in einer "lebenden Sprache" zu erfolgen. Die Bedeutung von Ziffern, Buchstaben und Symbolen müssen eindeutig festgelegt werden. Bedarf es zur Lesbarmachung der aufbewahrten Unterlagen besonderer Hilfsmittel, so sind diese gemäß 261 HGB vom Unternehmer auf seine Kosten zur Verfügung zu stellen. Ein sachverständiger Dritter muß mit den Hilfsmitteln in der Lage sein, die Unterlagen lesen zu können. Sofern erforderlich, hat der Unternehmer die Unterlagen auch auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen zu erzeugen [vgl. 261 HGB]. Speziell bei elektronischen Archiven ist es notwendig, daß sowohl Hardware als auch Software des Archivsystemes über die Dauer der Archivierungszeit funktionsfähig zur Verfügung stehen; dafür hat der Unternehmer Sorge zu tragen. Um auch bei einem Systemausfall eine Reproduktion zur Lesbarmachung der archivierten Unterlagen erzeugen zu können, muß eine aktuelle Sicherheitskopie der Anwendungssoftware aufbewahrt werden [AWV93, 26]. Bei der Umstellung auf ein neues Archivierungsverfahren ist sicherzustellen, daß auch der alte Archivbestand weiterhin lesbar bleibt. Kann das neue System die alten Bestände nicht verwalten, ist der Unternehmer zur zusätzlichen Weiterführung des alten Systems verpflichtet, bis keine alten Datenbestände mehr bestehen [GoBS95, 11].

9 Nach 257 Abs. 3 Ziffer 1 HGB ist zu unterscheiden, ob Unterlagen bildlich oder inhaltlich wiedergegeben werden müssen. Unter inhaltlicher Wiedergabe versteht man, daß Original und Reproduktion nach dem Inhalt übereinstimmen, aber der Form nach abweichen können. Bildliche Wiedergabe hingegen verlangt ein exaktes Abbild des Originals, d. h. Übereinstimmung von Inhalt und Form, wobei auch die Farbe zur Form zählt. Zur ordnungsmäßigen Wiedergabe ist diese Unterscheidung schon bei der Transformation zu berücksichtigen. Gesetzlich ist allerdings nur der Zeitpunkt der Wiedergabe von Interesse. Somit kann bei der Speicherung gescannter Unterlagen jede technische Möglichkeit zur Reduzierung des Speicherbedarfes angewendet werden (z. B. OCR-Software), sofern die Reproduktion bildlich mit dem Original übereinstimmt. Nach 257 Abs. 3 Satz 2 HGB müssen die aufbewahrten Unterlagen innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Der Begriff der "angemessenen Frist" ist gesetzlich jedoch nicht festgelegt, vielmehr wird ein Betriebsprüfer bei seinem Wunsch nach Lesbarmachung eine erfahrungsgemäße Frist in Anbetracht der Verhältnisse des Unternehmens setzen [AWV83, 21]. 4 Verfahrensdokumentation Um die Einhaltung der bisher beschriebenen gesetzlichen Anforderungen zu beweisen, ist jeder Unternehmer verpflichtet, eine Dokumentation des angewendeten Archivierungsverfahrens zu erstellen. Generell existieren hierbei keine formalen Vorschriften. Dem Aufbewahrungspflichtigen ist die Gestaltung somit freigestellt. Die inhaltlichen Anforderungen sollen im Folgenden allgemein erläutert werden. Vorlagen zur Erstellung einer Verfahrensbeschreibung sind unter anderem beim Arbeitskreis für wirtschaftliche Verwaltung e.v. erhältlich [AWV87]. Für die konkrete Archivierungsmethode ist die Dokumentation unter Beachtung der verfahrenstypischen Grundsätze (Mikrofilmgrundsätze bzw. GoBS) zu erstellen und pflegen. Allgemein setzt sich eine Verfahrensdokumentation zusammen aus einer Verfahrensbeschreibung und dem Nachweis über die ordnungsmäßige Durchführung des Verfahrens [AWV87, 11; GoBS, 12]. Im Rahmen der Verfahrensbeschreibung soll neben organisatorischen und technischen Angaben auch der Ablauf der Archivierung und des Informationsrückgriffes präzise beschrieben werden. Der Umfang solcher Beschreibungen ist abhängig von der angewendeten Archivierungsmethode und der jeweiligen Geräteausstattung. Computergestützte Systeme erfordern auf Grund ihrer hohen Komplexität eine ausführlichere Dokumentation. Es ist insbesondere die programmtechnische Umsetzung des Verfahrens und die Art, wie Programm- und Datenintegrität gewahrt werden, zu beschreiben [GoBS95, 13]. Eine Erklärung des Informationsrückgriffes muß derart gestaltet sein, daß einem Dritten das Auffinden der Informationen kurzfristig möglich ist. Dies beinhaltet auch eine Beschreibung der Ablageordnung bzw. des Retrievalsystems und eine Anleitung zur Bedienung der für die Lesbarmachung benötigten Geräte. Darüber hinaus gehören die betrieblichen Richtlinien und Arbeitsanweisungen, die für die Durchführung der Archivierung vorhanden sein müssen, zur Verfahrensbeschreibung. Der Nachweis der ordnungsmäßigen Durchführung der Archivierung wird meist durch fortlaufende Erstellung von Transformations- und Prüfprotokollen erbracht.

10 Derartige Protokolle enthalten unter anderem Angaben über Dokumentart, Übertragungszeitpunkt, Bezeichnung, Fundstelle, Dateiname, Indexierung und Beanstandungen [AWV87, 17]. Sie können manuell oder automatisch erstellt werden und sind von der ausführenden Person zu unterzeichnen. Gemäß 257 Abs. 1 HGB i.v.m. 239 Abs. 2 HGB gehört die Verfahrensdokumentation zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und ist dementsprechend zehn Jahre aufzubewahren. 5 Prozeßrechtliche Aspekte Bei der Auswahl eines geeigneten Archivierungsmediums und bei der eventuellen Vernichtung von Originalunterlagen stellt sich die Frage nach der Beweiskraft des archivierten Dokumentes. Zur vollständigen Analyse sei zunächst die Rechtsverbindlichkeit von Dokumenten auf alternativen Medien betrachtet. Das BGB unterscheidet zwischen Dokumenten in gesetzlicher und gewillkürter Schriftform. Für Erklärungen, die laut Gesetz der schriftlichen Form bedürfen, schreibt 126 BGB vor, daß diese von dem Aussteller eigenhändig unterzeichnet werden müssen. Da derzeitig eine eigenhändige Unterzeichnung nur auf einem verkörpertem Schreibmedium möglich ist 5, sind derartige Dokumente nur im Original rechtskräftig [AWV93a, 9]. Der gesetzlichen Schriftform bedarf es z. B. für: Bürgschaftserklärungen ( 766 BGB) Kündigung des Mietvertrages ( 564 BGB) Quittungen ( 168 BGB) Schuldversprechen ( 780 BGB) Schuldverschreibungen auf Inhaber ( 793 BGB) Wertpapiere Wechsel und Schecks Andere Erklärungen, für die keine gesetzliche Schriftform notwendig ist, besitzen nach 127 BGB auch in elektronischer Form bzw. als Kopie, Fax usw. Rechtsverbindlichkeit. Bei einer eventuellen gerichtlichen Auseinandersetzung bestehen jedoch häufig Zweifel im Hinblick auf die beweisrechtliche Qualität. 5.1 Beweiskraft von elektronisch gespeicherten und mikroverfilmten Dokumenten im Zivilprozeß Generell kann man davon ausgehen, daß elektronisch gespeicherte Unterlagen im Zivilprozeß wie mikroverfilmte Unterlagen als Beweismittel akzeptiert werden. Allerdings liegt eine derartige Beweisanerkennung nach 238, 286 ZPO im Ermessensspielraum des Richters. Es besteht somit keine gesetzliche Anerkennungspflicht [BeLe94, 43]. Gemäß 257 Abs. 3 HGB und 147 Abs. 2 AO ist eine Aufbewahrung auf Bild- oder Datenträger zwar zulässig, eine prozeßrechtliche Anerkennung derartig aufbewahrter Unterlagen als Beweis aber gesetzlich nicht gesichert. Die Reproduktion eines Dokumentes ist nach ZPO lediglich "Objekt des Augenscheins" und nicht Urkunde. Die volle Beweiskraft einer Urkunde kommt einem Dokument gemäß Mit Verabschiedung des Signaturgesetzes wird kein verkörpertes Schriftmedium mehr notwendig sein.

11 ZPO nur zu, wenn es vom Aussteller unterschrieben oder mittels notariell beglaubigtem Handzeichen unterzeichnet ist. Für den Fall eines Zivilprozesses muß somit davon ausgegangen werden, daß Reproduktionen oder Dokumente gemäß 127 BGB nicht als Urkunde im Sinne 416 ZPO anerkannt werden [Schu94, 38]. Trotzdem ist es möglich, gemäß 371 ZPO auch Objekte des Augenscheins in die Beweisführung einzubringen. Erfahrungsgemäß werden die Reproduktionen aus Archivierungssystemen in der Praxis der Rechtsprechung auch anerkannt [Schu94, 41]. Wie bereits in Kapitel 1 begründet, wird diese Problematik voraussichtlich bei elektronischen Archivierungssystemen (im Gegensatz zu EDI-Systemen) auch nach Verabschiedung des Signaturgesetzes weiterbestehen. 5.2 Möglichkeiten der Risikoreduzierung Eine völlige Eliminierung des prozeßrechtlichen Risikos ist bei gegebener Rechtsprechung nur durch Aufbewahrung aller Unterlagen im Original möglich. Dies kann jedoch nicht im Interesse eines Unternehmers liegen. Vielmehr sollte vor der Vernichtung von Originalen eine Gegenüberstellung von Aufbewahrungsaufwand und möglichem Risiko erfolgen. Für Dokumente, die mit einem erheblichen Streitwert verbunden sind, ist es ratsam, die Aufbewahrung zusätzlich in Papierform vorzunehmen. Ebenso wichtig sind möglicherweise Unterlagen, die Vorgänge (Geschäftsbeziehungen) dokumentieren, für die eine hohe Prozeßwahrscheinlichkeit gegeben ist. Darüber hinaus sind einige Unterlagen, mit denen ein bestimmtes Recht oder eine Funktion verknüpft ist (z.b. Verträge, Wertpapiere, Schuldscheine,...) oder für die entsprechende gesetzliche Vorschriften bestehen, im Original aufzubewahren. Originaldokumente sind rechtlich gesehen der glaubwürdigste Beweis. Allerdings läßt sich auch die Glaubwürdigkeit von nicht im Original aufbewahrten Dokumenten durch besondere Archivierungstechniken erhöhen. So sollte ein Verfahren angewendet werden, das Manipulationen am archivierten Dokument weitgehend ausschließt, wobei Manipulationen sowohl beim Übertragen auf das Archivierungsmedium als auch beim Reproduzieren unmöglich sein müssen [Schu94a, 34]. Des weiteren muß ein derartiges Verfahren umfassend dokumentiert und seine Einhaltung kontrolliert werden. Nicht zwingend erforderlich, aber doch von Vorteil ist ein entsprechendes Sachverständigengutachten, das die Korrektheit des angewendeten Archivierungsverfahrens untermauert [AWV93a, 15]. Somit werden die archivierten Dokumente im Falle eines Zivilprozesses zwar nicht als Urkunde gemäß 416 ZPO anerkannt, man kann aber zumindest ihre Authentizität als Objekte des Augenscheins beweisen. 6 Resümee Die wichtigsten Ergebnisse dieses Beitrags können stichwortartig wie folgt zusammengefaßt werden: Die Archivierung betrieblicher Unterlagen ist auf digitalen Speichermedien als sogenannten anderen Datenträgern im Sinne von 257 Abs. 3 HGB bzw. 147 Abs. 2 AO grundsätzlich zulässig. Entgegen der weit verbreiteten Meinung wurde gezeigt, daß auch wiederbeschreibbare Datenträger eingesetzt werden können, sofern das Aufbewahrungsverfahren ausreichende Sicherheit und Haltbarkeit der Daten garantiert.

12 Zur einheitlichen Erfassung und Ablage muß innerbetrieblich eine verbindliche Richtlinie erstellt werden, nach der die Archivierung zu erfolgen hat (vgl. Kap. 3.2). Vor dem Scannen von Unterlagen ist analog zur Mikroverfilmung eine geeignete Belegaufbereitung durchzuführen. Um die Ordnungsmäßigkeit des Archivierungsverfahrens und der Verfahrensdurchführung gegenüber den Finanzbehörden zu belegen, bedarf es einer entsprechenden, fortlaufenden Verfahrensdokumentation und der Installation eines Internen Kontrollsystems. Zivilprozeßrechtlich besteht durch die Archivierung auf digitalen Speichermedien ein Risiko, da das elektronische Dokument hier nicht als Urkunde, sondern lediglich als Augenscheinbeweis anerkannt wird. Abkürzungen AO Abgabenordnung EDV Elektronische Datenverarbeitung AWV Arbeitskreis für wirtschaftliche Verwaltung e.v. GoB Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung BDSG Bundesdatenschutzgesetz GoBS Grundsätze ordnungsmäßiger DV- gestützter Buchführungssysteme BGB Bürgerliches Gesetzbuch HGB Handelsgesetzbuch CD Compact Disc MG Mikrofilm-Grundsätze CD-R Compact Disc Recordable MO-Disc Magneto Optical Disc CI Coded Information OCR Optical Character Recognition COM Computer Output Microfilm WORM Write Once Read Many EDI Electronic Data Interchange ZPO Zivilprozeßordnung Literatur [AWV83] AWV: Der Mikrofilm als Aufzeichnungsmedium in Revision und Betriebsprüfung, Berlin: Schmidt, 1983 [AWV87] AWV (Hrsg.): Zulässigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Verfahrensdokumentation der Schriftgutverfilmung nach Handels- und Steuerrecht, Eschborn: AWV, 1987 [AWV89] AWV (Hrsg.): Gesetzliche Anforderungen an Aufbewahrungsverfahren und Speichermedien, Eschborn: AWV, 1989 [AWV92] AWV (Hrsg.): Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht, Eschborn: AWV, 1992 [AWV92a] AWV (Hrsg.): Rechtliche Rahmenbedingungen für den Einsatz optischer Speicherplattensysteme, Eschborn: AWV, 1992 [AWV93] AWV (Hrsg.): Organisatorische Leitlinien für den Einsatz von optischen Speichermedien, Eschborn: AWV, 1993 [AWV93a] AWV (Hrsg.): Prozeßrechtliche Aspekte des Dokumenten- Managements mit elektronischen Speichersystemen, Eschborn: AWV, 1993 [BdF92] Bundesminister der Finanzen: Schreiben bezüglich Einsatz optischer Speicherplatten im Rechnungswesen, in: AWV (Hrsg.) - Rechtliche Rahmenbedingungen für den Einsatz optischer Speicherplattensysteme, Eschborn: AWV, 1992 [BeLe94] Berndt, O.; Leger, L.: Dokumenten-Management Systeme, Neuwied et al.: Luchterhand, 1994

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