Alles über Outlook-Dateien

Transkript

1 Alles über Outlook-Dateien Bei Outlook Standard Internet-Mail-Konten also POP3 werden die Informationen ( s, Kalender, Kontakte etc.) in sogenanten Personal STore Dateien gespeichert. Ausserdem verwendet Outlook diese PST Dateien bei der Archivierung. Diese können nachträglich einfach geöffnet werden und stehen sofort zur Verfügung. Eine PST Datei kann unter Outlook 97 Outlook 2002 maximal bis zu 2GB groß sein, und ab Outlook 2003 auch mehr! Eine PST Datei kann gleichzeitig immer nur von einem Outlook geöffnet sein und ist somit nicht für Serverzwecke geeingnet. Outlook in Verbindung mit einem Exchange Server sollte nicht mehr mit PST Datei also Persönlichen Ordnern betrieben werden. Bisher war es durchaus möglich, dass eine PST Datei in Benutzung größer wird, ohne dass Outlook davor warnt. Eine solche Datei ließ sich dann noch problemlos schließen - aber nicht mehr öffnen.(ist inzwischen gefixt!) Damit man eine solche Datei wieder öffnen kann, muss sie zuvor "abgeschnitten" werden. Dafür gibt's ein Tool "PST2GB.EXE" von Microsoft und einen KB-Artikel (Q296088), wie man das Tool anwendet. Sollten Sie einmal eine defekte bzw. korrupte PST vorliegen, können Sie diese mit dem Tool "scanpst.exe" wieder reparieren.falls SCANPST die Datei nicht reparieren kann, hilft eventuell das kopieren der Daten in eine neue PST Datei. Standardmäßig liegt eine PST- Datei im Benutzerprofil: Standard-Speicherort der PST-Datei (bezieht sich auf Windows 2000/XP) C:\Dokumente und Einstellungen\[Username]\Lokale \.pst Falls mit scanpst.exe keinen Reparaturerfolg der PST-Datei erzielt, gibt es von Quester Software-Produkte das kostenlose Tool copypst.exe. CopyPST ist ein erweiterter Datenexport, welcher bei Fehlern in der Datei nicht wie Outlook abbricht, sondern die Fehler einfach überliest. Hier gibt es weitere kommerziele Reparaturtools: OutlookRecovery siehe auch: Blockade von PST-Dateien: Outlook Posteingangsreparatur: Ändern des Speicherorts einer PST-Datei: einfach: - Outlook beenden - im Explorer die PST-Datei an den gewünschten Ort verschieben - Outlook starten- Outlook fragt nun, wo sich die PST-Datei befindet

2 - Anschlißend den neuen Speicherort definieren - Fertig Verschieben Ihrer Persönliche Ordner-Datei auf einen Server: Persönlicher Ordner komprimieren: Wenn im Persönlichen Ordner aufgeräumt wird, d.h. Daten in Outlook werden gelöscht oder neue kommen hinzu, entstehen in der PST-Datei sogenannt Lücken die keine Daten beinhalten aber reserviert bleiben für neue Daten. Möchte man diese Lücken schließen und somit auch die PST-Datei wieder verkleinern, bietet Outlook die Möglichkeit den Persönlichen Ordner bzw. die PST-Datei zu komprimieren: 1. Rechtsklick auf "Persönlicher Ordner" 2. "Eigenschaften für Persönlicher Ordner" anwählen 3. Rechts unten den Button "Erweitert" anklicken 4. Mit dem Button "Jetzt komprimieren" startet der Aufräumprozess Hier kann auch ein Kennwort für den Zugriff auf den Persönlichen Ordner definiert werden! Password Recovery: Outlook Key PAB-Dateien Ein Persönliches Adressbuch im Outlook, also eines Adressbuch außerhalb einer PST Datei (Kontakte) wird in einer PAB Datei auf der Festplatte abgespeichert. Eine solche

3 PAB Datei ist wie eine PST Datei immernur durch eine Outlook-Sitzung gleichzeitig Nutzbar! PAB Dateien können ausschließlich nur zum speichern von Kontakten/Adressen benutzt werden. Speicherort und Name einer PAB-Datei bei Win2000/XP: C:\Dokumente und Einstellungen\[Username]\Lokale \mailbox.pab OST-Dateien Diese Dateien treten bei Outlook nur in Verbindung mit einem Exchange Server auf. Eine OST-Datei ist eine "Offlinekopie" eines Exchange Postfaches. z.b. ist es bei mobilen Computern oftmals Notwendig, wenn der Benutzer unterwegs ist und somit nicht mit dem Exchangserver verbunden ist, zugriff auf seine s, Kontakte- oder Kalenderdaten zu haben. In einem solchen Fall wird eine komplette Kopie des Postfaches vom Exchange Servers auf dem Notebook mitgeführt und bei Verbindung wieder synchronisieren. Auch bei einer OST Datei besteht die Möglichkeit, ein defekt bzw. Korruption mit "scanost" wieder in Ordnung zu bringen. Passwörter auf PST oder OST Dateien können ausgelsen werden. OST-Dateien dürfen wie PST-Dateien unterhalb Outlook 2003 nicht größer als 2GB sein! - siehe auch: Standard-Speicherort der OST-Datei (bezieht sich auf Windows 2000/XP) C:\Dokumente und Einstellungen\[Username]\Lokale \.ost Speicherort der OST-Datei kann nicht geändert werden? Exchange Ab Outlook 98 und höher wird automatisch eine OST-Datei im Benutzerprofil angelegt, um eine Entlastung bei sehr vielen Kalendereinträgen zu bewirken. Je mehr Termine im Kalender einge- tragen sind, desto langsam wird Outlook. Die Offline OST-Datei mit den Kalendereinträgen liegt lokal am PC im Benutzerprofil und kann daher schnell die Daten ausgeben. Die OST-Datei synchronisiert im Hintergrund, automatisch ohne das der Benutzer etwas davon merkt. Als Nebeneffekt können die Kalenderdaten auch Offline, d.h. auch wenn der PC nicht mit dem Exchange Server verbunden ist eingesehen werden. Das ganze ist unabhängig von der Offline-Funktion in Outlook OST to PST Mit dem kostenpflichtigen Tool Exchangerevovery kann man eine OST-Datei in eine direkt von Outlook verwendbare PST-Datei konvertieren. Dies ist hilfreich, wenn man die Daten der Offline OST-Datei wieder in Outlook importieren will. Recovery for Exchange (Recoveronix Ltd) OFT-Dateien Dieser Dateityp speichert Vorlagen (Formulare) für Outlook. PRF-Dateien

4 Beim ersten Start von Outlook nach der Installation, stellt Outlook fest, dass kein Profil existiert. Dann wird die Datei "Newprof.exe" gestartet, um ein neues Profil zu erstellen.das Programm liest die Datei OUTLOOK.PRF aus und erstellt daraus ein neues Standardprofil. Die Datei ist bei den verschiedenen Outlook Versionen unterschiedlich. Ein kleines Programm vom Office-Resource-KIT, "modprof.exe", ermöglicht es eine angepasste PRF-Datei durch ausführen der modprof.exe am entsprechenden OL-Client automatisch zu ändern. MAPISVR.INF In dieser Datei ist enthalten, welche Dienste in einem Profil genutzt werden können. Diese Liste kann von Drittherstellern erweitert werden. EDB-Dateien Bei einem Exchange Server werden die Informationen in einer EDB-Datei gespeichert.die PRIV.EDB enthält z.b. alle Persönlichen Daten aller Exchange-Benutzer. Die PUB.EDB enthält alle Informationen der Öffentlichen Ordner. Beide Dateien können abhängig von der Anzahl der Benutzer des Exchangservers sehr groß werden (GB). Die DIR.EDB enthält ein Verzeichnis mit den Verknüpfungen zwischen Exchangepostfach und des Benutzerkontos des Servers. Ab Exchange2000 fällt die DIR.EDB weg, da die Verknüpfungen zwischen Postfach und Benutzerkonto im ActiveDirectory gespeichert wird. FAV-Dateien In dieser Datei sind die Favoriten von Outlook gespeichert. Archive.pst Diese PST-Datei wird von der AutoArchivierung angelegt. In diese Datei werden aditiv ältere Elemente des Persönlichen-Ordners oder des Exchange-Postfache hineinverschoben. Damit wird die Größe des Persönlichen-Ordners bzw. des Exchange-Postfaches in Grenzen gehalten. Viele Unternehmen begrenzen die Größe des Exchange-Postfaches für Ihre Mitarbeiter, da bei vielen Benutzern noch der "Jäger und Sammler Trieb" stark ausgeprägt ist. Beim Exchange Server steht hinter einer großen Datenmenge gleich der Finanzielle Aspekt. (Datenausfallsicherheit, Backup, etc.) Deshalb wird schon beim Endbenutzer daruf geachtet, dass die Datenmenge nicht ins unermessliche ansteigt. Die Archive.pst liegt standardmäßig im Benutzerprofil: Der Speicherort bezieht sich auf Windows 2000/XP c:\dokumente und Einstellungen\[Username]\Lokale \archive.pst Ändern des Speicherorts der Archive.pst:

5 Speicherorte von Outlook-Dateien Anwenden für: Microsoft Office Outlook 2003 In der nachstehenden Liste sind die von Microsoft Outlook verwendeten Datenspeicherund Konfigurationsdateien aufgeführt. Einige Ordner sind möglicherweise verborgene Ordner. Um diese Ordner anzuzeigen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus. Windows XP Klicken Sie auf Start, und klicken Sie dann auf Arbeitsplatz. Klicken Sie im Menü Extras auf Ordneroptionen. Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht, und klicken Sie dann auf die Option Versteckte Dateien und Ordner anzeigen. Windows 2000 Doppelklicken Sie auf dem Desktop auf Arbeitsplatz. Klicken Sie im Menü Extras auf Ordneroptionen. Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht, und klicken Sie dann auf die Option Versteckte Dateien und Ordner anzeigen. Ihre Konfiguration schließt möglicherweise nicht alle der folgenden Dateien ein. Einige Dateien werden nur beim Anpassen von Outlook-Features erstellt. Outlook-Datendateien (PST) Einstellungen\<Benutzer>\Lokale Offlineordnerdatei (OST) Einstellungen\<Benutzer>\Lokale Persönliches Adressbuch (PAB) Einstellungen\<Benutzer>\Lokale Offlineadressbücher (OAB) Einstellungen\<Benutzer>\Lokale Anpassungen für Befehlsleisten und Menüs (DAT) Navigationsbereichseinstellungen (XML) \Outlook.xml Diese Datei enthält Verknüpfungen, Kalender und Kontaktlinks. Registrierte Microsoft Exchange-Erweiterungen (DAT) Einstellungen\<Benutzer>\Lokale Spitznamen von Outlook-Kontakten (NK2) Regeln (RWZ)

6 Wenn Sie von einer früheren Outlook-Version auf Outlook 2002 aktualisiert haben, ist möglicherweise eine RWZ-Datei auf der Festplatte des Computers vorhanden. Diese Datei ist nicht mehr erforderlich, da die Regelinformationen jetzt auf dem Server für E- Mail-Konten von Microsoft Exchange und in der Persönlichen Ordner-Datei (PST) (Persönliche Ordner-Datei (PST): Datendatei zum Speichern von Nachrichten und anderen Elementen auf dem Computer. Sie können festlegen, dass eine PST-Datei der Standardübermittlungsort für -Nachrichten sein soll. In einer PST-Datei können Sie Elemente verwalten und sichern.) für -Konten von POP3 und IMAP gespeichert werden. Die Datei kann daher gelöscht werden. Wenn Sie das Feature zum Importieren oder Exportieren von Regeln verwenden, ist der Standardspeicherort der RWZ-Dateien Einstellungen\<Benutzer>\Eigene Dateien. Druckformate (Outlprnt ohne Erweiterung) Signaturen (RTF, TXT, HTM) Einstellungen\<Benutzer>\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures Briefpapier (HTM) Einstellungen\<Benutzer>\Anwendungsdaten\Microsoft\Stationary Benutzerdefinierte Formulare Einstellungen\<Benutzer>\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Forms Wörterbuch (DIC) Einstellungen\<Benutzer>\Anwendungsdaten\Microsoft\Proof Vorlagen (OFT) Einstellungen\<Benutzer>\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen Übermittlungseinstellungen (SRS) Nachrichten (MSG, HTM, RTF) Einstellungen\<Benutzer>\Eigene Dateien *****************************************************************************************************