IBIZA Travel Management Cockpit

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1 IBIZA Travel Management Cockpit Individuelles Reporting-System für Travel Manager Geschäftsreisen im Unternehmen erfolgreich steuern

2 Ihr Reisebüro Partner in Sachen Monitoring und Kostentransparenz Trotz anspruchsvoller Videokonferenztechnik und der intensiven Vernetzung von Arbeitsplätzen über den Globus hinweg, sind Geschäftsreisen aus dem Alltag von kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen nicht wegzudenken. Da wollen sich Partner von Mensch zu Mensch kennenlernen und ihre persönlichen Beziehungen diskret vertiefen. Arbeitsgruppen werden durch den direkten Austausch belebt und intensiviert. Die beste Form, die Reiseaktivität in Ihrem Unternehmen wirtschaftlich zu gestalten, ist die Zusammenarbeit mit einem Business-Travel-Reisebüro und der Einsatz von IBIZA Cockpit. Diese Spezialisten unterstützen Sie bei der gesamten Reiseplanung, buchen für Sie den günstigsten anwendbaren Tarif und stehen Ihren Reisenden während der Reise für Fragen und Umbuchungen zur Verfügung. Ihr Reisebüro liefert Ihnen alle notwendigen Kennzahlen, die Sie als Travel Manager zur erfolgreichen Steuerung benötigen, um Tarife individuell verhandeln zu können. Wie das möglich ist? Mit IBIZA Cockpit, einem innovativen Reporting-System. Und das funktioniert so: Viele auf Firmenkunden spezialisierte Reisebüros setzen IBIZA Business Cockpit ein, eine Softwareplattform, die Berichte über alle verkauften Leistungen jeglicher Sparten liefert und diese unter anderem unternehmensbezogen darstellen kann. Wenn es für Sie wichtig ist sei es als Geschäftsführer oder Travel Manager, als Controller 2

3 Wir unterstützen Sie bei Ihrer Fortbildung. Lassen Sie sich persönlich überzeugen oder Personalreferent jederzeit selbst Reports abfragen zu können, um Transparenz zu erhalten, welche Reisebuchungen die Mitarbeiter getätigt haben, wie viel CO2 durch Ihre Geschäftsreisen freigesetzt wurde oder ob Ihre Reiserichtlinien eingehalten wurden, dann setzen Sie einfach in Ihrem Unternehmen das Pendant von IBIZA Business Cockpit ein: IBIZA Travel Management Cockpit. Dieses Programm-Modul gewährt Ihnen weltweiten Online-Zugriff auf die Darstellung der Reiseaktivität in Ihrem Unternehmen. Welche Reports dies sind, haben Sie zuvor gemeinsam mit Ihrem Reisebüro festgelegt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie sind stets über den aktuellen Stand des Reisegeschehens in Ihrem Unternehmen informiert, kennen exakte Zahlen und können sich ein Gesamtbild machen, um Potenziale zur Kostenersparniss zu erkennen und Ihre Verträge mit Airlines, Hotels und Autovermietern zu kontrollieren. Das System ist so flexibel, dass Sie auch individuelle Reports nach eigenen Kriterien durch Ihr Reisebüro erstellen lassen können. Gleichzeitig erlaubt Ihnen IBIZA Cockpit durch komfortable Download Funktionalitäten Ergebnisse ohne Umwege mit eigenen Produkten weiterverarbeiten zu können. Dank der Vorarbeit Ihres Reisebüros sind auf Wunsch alle Unterlagen mit Ihrem Firmenlogo versehen. So können Sie diese sofort in Meetings und Veranstaltungen einsetzen. 3

4 Top-10-Strecken, inklusive Routing, richtungsunabhängig peshkova - Fotolia.com Anzahl Ticke ts Durchs chschn c ittlic licher First Business Economy Alle Klassen First Busine iness Economy Alle Klassen Fir st Business Economy 1. Saarbrücken - Berlin Saarbrücken - Hamburg Frankfurt Main - Hong Kong Washington - Frankfurt Main Frankfurt Main - Tokyo Frankfurt Main - Shanghai Frankfurt Main - Los Angeles Frankfurt Main - Phoenix Frankfurt Main - Bangkok Luxemburg - Shanghai TopStrecken Sonstige Strecken Alle Strecken Anzahl Segmente Basistarif First Business Economy Alle Klassen First 1. Saarbrücken - Berlin Berlin - Saarbrücken Saarbrücken - Hamburg Hamburg - Saarbrücken Frankfurt Main - Berlin Berlin - Frankfurt Main Köln - Berlin München - Luxemburg Luxemburg - München Shanghai - Frankfurt Main TopStrecken Sonstige Strecken Alle Strecken Welche Strecke wurde am häufigsten geflogen? Mit welchen Zwischenstopps? Und welche Airlines werden von den Reisenden am häufigsten gebucht? Mit einem dieser drei übersichtlichen und bei Anklicken immer tiefer gehenden Reports über die zehn häufigsten Strecken erfahren Sie mehr über die Reiseströme in Ihrem Unternehmen. Auf Basis aktueller Buchungen sind Sie über IBIZA Travel Management Cockpit immer im Bilde, welche Flüge die Mitarbeiter gebucht haben und welche Kosten diese verursachen. 4

5 Wir unterstützen Sie bei Ihrer Fortbildung. Lassen Sie sich persönlich überzeugen. (Segment) Durchschnittlicher Basistarif je Segme ment Business Economy Alle Klas lassen sen First Business Econom nomy Anzahl S egmente Anteil je Airline Basistarif (Segment) Durchschnittlicher Basis istari f je Segment ent Business Econ omy Alle Klassen Business Economy Alle Klassen Business Economy 1. Berlin - Saarbrücken ,00% Air Berlin ,53% Luxair ,34% Lufthansa ,13% Hamburg - Saarbrücken ,00% Luxair ,83% Lufthansa ,17% München - Saarbrücken ,00% Luxair ,09% Lufthansa ,91% Berlin - Frankfurt Main ,00% Lufthansa ,77% Air Berlin ,23% Frankfurt Main - Wien ,00% Lufthansa ,75% Austrian Airlines ,56% Air Berlin ,55% Adria Airways 7 7 2,06% Niki 7 7 2,06% Nutzen Sie die detaillierten Kennzahlen für Ihre Verhandlungen mit den Airlines. Als guter Kunde werden Sie unter Umständen bessere Konditionen aushandeln können. 5

6 Länder / Kontinente Deutschland 90% USA 4% China 2% Frankreich 1% Brasilien 1% Sonstige Länder 1% Europa - Nordamerika 34% Nordamerika - Europa 6% Europa - Südameri 5% Asien - Europa 4% Sonstige 6% Europa - Asien 45% Europa 97% Nordamerika 1% Südamerika 1% Asien 1% Australien 0% rkontinental 57% Kontinental 23% Inland 19% Anzahl Tickets Durchschnittlicher Verkaufspreis Brutto First Business Economy Alle Klassen First Business Economy Alle Klassen First Business Economy Alle Ticketzonen Inland Deutschland Inland Sonstige Kontinental Interkontinental Inland First Business Economy Kontinental Zu den Standardauswertungen von IBIZA Travel Management Cockpit gehört ein Destinationsreport über die Ticketzonen. Er gibt Ihnen einen transparenten Überblick über die Flugkosten und die Anzahl der ausgestellten Tickets, aufgeschlüsselt nach Inland, Kontinental und Interkontinental. Auch dieser per Mausklick jederzeit mit aktuellen Daten versehene Bericht dient Ihnen zur Steuerung und bei Verhandlungen mit Airlines. Wir fliegen so oft nach Asien, dass sich da ja vielleicht noch etwas verbessern ließe Und Sie sehen auf einen Blick, ob die Reisen in bestimmte Regionen zur Ergiebigkeit der Geschäfts- Interkontinental beziehungen dorthin passen sobald Sie eigene Kennzahlen daneben legen. Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie es sich rechnen würde, wenn alle Mitarbeiter in einer günstigeren Klasse geflogen wären oder den jeweils niedrigsten Tarif gebucht hätten? Bitten Sie Ihr Reisebüro, entsprechende Cost-Saving-Eingaben in der Flugbuchung zu machen und einen Ersparnisreport zu erstellen. So erfahren Sie, ob es Potenzial gibt und Sie sehen, welche firmenpolitischen Maßnahmen zu ergreifen wären. 6

7 Wir unterstützen Sie bei Ihrer Fortbildung. Lassen Sie sich persönlich überzeugen. Klimareport CO 2 -Emissionsverteilung Interkontinental 79% Inland 9% mirpic - Fotolia.com Kontinental 12% Übersicht Kilometer CO2[t] CO2[kg/km] Anzahl Tickets Berichtszeitr. Vgl.zeitraum Berichtszeitr. Vgl.zeitraum Beri chtszeitr. Vgl.zeitraum First Business Economy Berich htszeit eitr. Vgl.zeitraum Alle Ticketz onen , ,89 0,26 0, Inland Deutschland ,46 144,88 0,29 0, Inland Sonstige ,95 9,56 0,30 0, Kontinental ,05 253,04 0,25 0, Interkontinental , ,41 0,26 0, CO 2-Emissionen je Ticketzone CO 2-Emissionen je Klasse Inland First Kontinental Business Interkontinental Economy In Zeiten, in denen Nachhaltigkeit und Umweltschutz immer mehr an Bedeutung gewinnen, wird die unternehmensweite Senkung der CO 2-Emissionen eine wichtige Aufgabe. Häufig spielt dabei das Reiseverhalten der Mitarbeiter eine wichtige Rolle. Der Klimareport Berichtszeitraum Vergleichszeitraum Berichtszeitraum Vergleichszeitraum in IBIZA Travel Management Cockpit bietet Ihnen die Chance, den CO 2-Verbrauch nach unterschiedlichen Kriterien detailliert auszuwerten, um so Impulse für ein verändertes Reiseverhalten der Mitarbeiter zu geben. Der Klimareport zählt zu den Standardauswertungen des Systems. Er zeigt den Verbrauch je Ticketzone, je Klasse und auch pro Kopf an. Grundlage des Klimareports ist übrigens das Berechnungsmodell von myclimate.de, dem führenden Anbieter von CO 2-Kompensations- und Klimalösungen. Diese Zahlen sind eine gute Grundlage für eine unternehmensspezifische Klimaschutz-Bilanz. Sie unterstützt Sie bei der Einführung von klimafreundlicheren Maßnahmen etwa wenn Sie CO 2-Emissionen durch Spenden für Umweltprojekte kompensieren möchten. 7

8 Krisenreport Reisender Ticketrouting Reservierungsnummer Alle Kundennummern [51 Segmente] [111111] Firma [13 Segmente] BRUEMMER/ QUENTIN MR (Personalnummer ) LANGHANS/ LUDWIG MR (Personalnummer ) MOESER/DORA MRS (Personalnummer ) TAUBER/GUSTAV MR (Personalnummer ) WUNDERLICH/ CAESAR MR (Personalnummer ) Frankfurt Main (FRA) - Ne w York (JFK) - Surface - New York (EWR) - Las Vegas (LAS) - Los Angeles (LAX) - Dallas (DFW) - Surface - Houston (IAH) - Chicago (ORD) - Frankfurt Main (FRA) Frankfurt Main (FRA) - Detroit (DTW) - Indianapolis (IND) - Detroit (DTW) - Frankfurt Main (FRA) Frankfurt Main (FRA) - San Francisco (SFO) - Surface - Phoenix (PHX) - San Francisco (SFO) - Frankfurt Main (FRA) Frankfurt Main (FRA) - Charlotte (CLT) - Lexington (LEX) - Charlotte (CLT) - Frankfurt Main (FRA) San Jose (SJO) - Houston (IAH) - Phoenix (PHX) - Houston (IAH) - San Jose (SJO) 31EVU7 ZQUV4D ZEAK3T 6USX8G A3RFCM Besteller Vorherige Ankunft Abflu g Kein Besteller (Do) (Sa), 13: (Sa) (Mi) Kein Besteller (So) Kein Besteller (So) (So) Ankunft (Mi), 19:05 (Mi), 21: (Fr), 15:40 (Sa), 06: (So), 15:46 (Fr), 14: (So), 09:50 (Fr), 13:29 Kein Besteller (So) (So), 18: (So) (Mi), 17:50 Kein Besteller (Mo) (Mo), 14:20 Nächster Abflug Stadt (Abflug) Stadt (Ankunft) Segment- zustand Telefonnummer Los Angeles Dallas ausge sgestellste t 01**/******* (Sa), (Mi) 18: (So), 16:57 (Fr), 15: (So), 12:20 (Fr), 15: (So), 19: (Mi), 19: (Mo), 15:13 (Fr) (Fr) (Fr) (Fr) (Di) (Mi) (Mi) (Sa) Houston Chicago Detroit Chica go ausgestellt 01**/******* Frankfurt Main ausge stellt 01**/ 1**/***** ******* Indianapolis ausgestellt 01**/******* Indianapolis Detroit ausgestellt 01**/******* Frankfurt Main Phoenix San Francisco San Francisco ausgestellt 01**/******* ausgestellt 01**/******* Charlotte Lexington ausgestellt 01**/******* Lexington Charlotte ausgestellt 01**/******* Houston Phoenix ausgestellt 01**/******* Daniel Loretto - Fotolia.com Unternehmen haben als Arbeitgeber schon immer die Verantwortung für ihre Mitarbeiter gehabt. Diese Fürsorgepflicht gilt ganz besonders bei Auslandsreisen, die nicht selten in krisenanfällige Gebiete führen. Hinzu kommen kurzfristige und nicht vorhersehbare Unruhen wie Erdbeben, Tsunamis oder politische Umstürze. Durch die Vielzahl der heutigen Krisensituationen sind gute Vorbereitungen und schnelle Entscheidungen zum Schutz der Reisenden gefragt. Der Krisenreport liefert Ihnen detaillierte Informationen im Reiseverlauf. Im Fall der Fälle können Sie dann leicht ein People Tracking starten. Wo sollte sich der Reisende jetzt gerade aufhalten? Wann ist der Weiterflug geplant? Die Reisedaten geben wertvolle Hinweise, um der Sorgfaltspflicht gegenüber Ihren Mitarbeitern weltweit gerecht zu werden. 8

9 Wir unterstützen Sie bei Ihrer Fortbildung. Lassen Sie sich persönlich überzeugen. Bahnmonatsreport Thomas Otto - Fotolia.com Verkaufspr eis Brutto 1. Klasse Berichtsze itraum 2. Klasse Klassenlos Total Serviceentgelt Brutto Anzahl Fahrkarten und Reservierungen Anzahl Rücknahmen Anzahl Gesamt Berichtszeitraum Berichtszeitraum Berichtszeitraum Vorjahr Berichtszeitraum Berichtszeitraum Berichtszeitraum Berichtszeitraum Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Alle Monate Bahnwerte ohne Zusatzdaten: = Berichtszeitraum: 613 Vorjahr: Entwicklung im Vorjahresvergleich Berichtszeitraum Vorjahr Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Sie als Travel Manager wissen: Es gibt viele Gründe, die Ausgaben für Bahnreisen in Ihrem Unternehmen zu analysieren. Da geht es natürlich einerseits um die Kosten im Vergleich zu Auto und Flugzeug, aber auch um Nutzungshäufigkeiten und mittelfristige Trends. Der Bahnmonatsreport zeigt auf, wie sich die Zugnutzung über das Jahr verteilt, wie viele Mitarbeiter in welcher Klasse reisen, wie viele Tickets zurückgegeben werden. Übrigens: Alle Auswertungen aus IBIZA Travel Management Cockpit können Sie sich natürlich auch zusenden lassen ganz bequem und automatisiert im Rahmen eines -Abonnements. Lassen Sie sich umgehend informieren, wenn Zielwerte überschritten sind. Oder senden Sie regelmäßig den Kostenstellenverantwortlichen in Ihrem Unternehmen transparente Reports über die Reisekosten mit verständlichen und gut aufbereiteten Grafiken. Durch diesen automatisierten Versand sparen Sie Zeit und Ressourcen. Wählen Sie selbst, in welchem Format Sie die Daten brauchen. Vielleicht wollen Sie einige Auswertungen in Excel-Tabellen weiterverarbeiten? Das ist ebenso wenig ein Problem wie die ansprechende Internet-Darstellung mit dem Logo Ihres Unternehmens. 9

10 Erfolgreich mit IBIZA IBIZA Basic Cockpit Das Grundlagenmodul für die wichtigsten Anzeigefunktionen und Stammdaten IBIZA Management Cockpit Betriebswirtschaftliche Reports für die Unternehmenssteuerung auf Basis Ihrer Buchhaltungs- und Controlling-Daten IBIZA Leisure Cockpit Die touristische Geschäftsentwicklung auf einen Blick: Ihre Grundlage für die effiziente Vertriebssteuerung IBIZA Business Cockpit Professionell aufbereitete Informationen für Ihre Firmenkunden, wertvolle Instrumente für Akquise und Kundenbindung IBIZA Travel Management Cockpit Stärken Sie Ihre Position bei Ihren Firmenkunden: Online Zugriff auf gewünschte Reports für den Travel Manager. IBIZA Travel Management Cockpit ist ein individueller online Zugriff für Unternehmen, die ihre beim Reisebüro verarbeitete Reiseaktivität selbst einsehen und auswerten wollen. IBIZA Business Cockpit ist das Masterprodukt auf Reisebüroseite. Das IBIZA System wurde von der ta.ts, der Travel Agency, Technologies & Services GmbH in Frankfurt am Main, gemeinsam mit zahlreichen Reisebüro-Kunden entlang praktischer Geschäftsbedürfnisse entwickelt. 10

11 Wir unterstützen Sie bei Ihrer Fortbildung. Lassen Sie sich persönlich überzeugen. IBIZA Travel Management Cockpit: Das Reisegeschehen aus Ihrer Sicht IBIZA Business Cockpit liefert den Reisebüros im Firmenkundengeschäft detaillierte Auswertungen für die professionelle Unterstützung der Firmenkunden. Derzeit verarbeitet IBIZA Business Cockpit Informationen aus den Reservierungssystemen Amadeus und Sabre, aus den Midoffice-Systemen Amadeus, Etacs, Midoco, Sabre Merlin, Jack Plus, Bosys, aus Internet- Buchungsportalen und weiteren führenden internationalen Produkten. Zudem können die Daten der Buchhaltung ausgewertet werden. Mit IBIZA Business Cockpit können auch mittelständische Reisebüros ihren Firmenkunden professionelle Auswertungen zur Verfügung stellen, die Sie bisher nur von internationalen Geschäftsreiseketten kannten: Aussagekräftige Reports und individuelle Auswertungen liefern Ihnen stets aktuelle Kennzahlen und Zielwerte, die die Reiseaktivität Ihrer Mitarbeiter transparent und Kostensenkungs- wie Prozessoptimierungspotenziale schnell sichtbar machen. Auf dieser Basis kann sich das Reisebüro als Ihr Berater und Mentor engagieren damit Sie Ihre Einkaufspolitik konsequent auf Ihre individuellen Umsatzdaten stützen. Fragen Sie das Reisebüro Ihres Vertrauens gleich jetzt nach IBIZA Travel Management Cockpit, um stets aktuelle, zuverlässige und anspruchsvoll aufbereitete Informationen über Ihre Reiseaktivität zu erhalten. Gerne können Sie sich auch direkt an den Vertrieb der ta.ts wenden, wenn dieser Ihrem Reisebüro die Vorteile von IBIZA Business Cockpit vorstellen sollen. Wir freuen uns über Ihren Anruf unter oder Ihre an 11

12 12 ta.ts GmbH Bürocenter Lyoner Stern (8. Stock) Hahnstraße Frankfurt am Main Telefon (069)