Reisekosten senken, ja bitte! Nachhaltige Kostenreduzierung statt kurzfristigem SpotShopping

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1 Business Travel Show 2009 Fachvortrag Reisekosten senken, ja bitte! Nachhaltige Kostenreduzierung statt kurzfristigem SpotShopping Andrea Zimmermann btm4u, Darmstadt Düsseldorf, 30. September 2009 btm4u - Andrea Zimmermann Reisekosten nachhaltig senken, , BTS Düsseldorf

2 Andrea Zimmermann Inhaberin der Unternehmensberatung btm4u in Darmstadt Initiatorin und Leiterin: VDR-Fachausschuss Mittelstand Dozentin an der VDR-Akademie Autorin von Publikationen in verschiedenen Medien sowie der Fachbücher aus dem Alabasta Verlag Geschäftsreisekosten Reisekostensoftware - Auswahl und Implementierung Wirksame Reiserichtlinien Seite 2

3 Heute im Fokus Betrachtung der Kostenarten (direkte und indirekten Kosten) Kostenanalyse: Wo finden sich die Hauptkostentreiber? Kostensteuerung: Das A und O der Kostenreduzierung Einkaufsgespräche gezielt vorbereiten Einsatz von Online-Portalen für den Einkauf am Beispiel Hotel Seite 3

4 Zahlen Daten - Fakten 46,6 Milliarden Euro gaben Unternehmen in Deutschland 2008 für Reisekosten aus» Quelle: VDR Geschäftsreiseanalyse Reisekosten bilden meist den dritt-/ viertgrößten Kostenblock in Unternehmen (Hauptkostenblöcke: Personalkosten, Produktionsmaterialien, Miete/Raumunterhaltungskosten oder IT/Marketing)» Verschiedene Erhebungen und Veröffentlichungen u.a. Diplomarbeit von Daniel Fisher (VDR- Jahrbuch 2002) Seite 4

5 Strategisches Travel Management Na klar! Und wie soll das gehen? Das wollen wir auch erreichen! Seite 5

6 Was ist das eigentlich: Travel Management? Seite 6

7 Definition Travel Management Gesamtheit der strategischen und operativen Maßnahmen zur Planung, Organisation und Kontrolle der Geschäftsreiseaktivitäten eines Unternehmens, die quantitativ und qualitativ zu den Unternehmenszielen beiträgt. Seite 7

8 Was beinhaltet TM? Analyse der Kosten und internen Abläufe Einkaufsstrategien entwickeln Preiserhöhungen vermeiden / vermindern Kundenservice (interner Kunde) Zufriedenheitsbefragung, Beschwerdemanagement, aktive Kommunikation Prozessoptimierung Konzeption und Umsetzung Reduzierung der Bearbeitungszeiten Steuerung der Kosten und Abläufe Reisequalität standardisieren, verbessern, sichern Seite 8

9 Kostensenkung aber wie? Wo findet man die Kostentreiber? Und vor allem wie? Seite 9

10 Controlling MIS Information Kfm. Abwicklung Prozesse einer Reise Planung RK-Abrechnung Reisemittel- Beschaffung Reise Seite 10

11 Prozesskosten Prozesskosten: Prozent 30 Aktuelle Studie von AMEX/A.T.Kearney im Durchschnitt nur 4,6% Spanne jedoch: 1 34 %!!! 20 Einsparpotenzial: 54 % der Prozesskosten Flug Hotel Prozesskosten Spesen Auto Bahn Quelle: PricewaterhouseCoopers Unternehmensberatung (1999) Seite 11

12 Einsparpotenzial Direkte Reisekosten Einsparpotenzial häufig 10 % Transport, Unterkunft, Verpflegung, Tagungen, Buchungskosten etc. Indirekte Reisekosten = Prozesskosten Personal, Buchungskosten, Zinsen z.b. für Vorschüsse/Vorauszahlungen, Kreditkarten, Software etc. Bei einem Reisekostenvolumen von EUR wären dies immerhin = EUR Prozesskosten EINSPARPOTENZIAL in Teilbereichen bis zu 80 % Seite 12

13 Prozesse und Kosten ermitteln Prozesse (Beispiele) Kosten (Beispiele) Datenquellen (Beispiele) Wer entscheidet über die Reiseleistung? Wie werden Reisen gebucht? Gibt es Genehmigungen? Wie wird gezahlt? Wie wird abgerechnet? Wie hoch sind die Prozesskosten? Wie viel wird wofür ausgegeben? Wo sind die Kostentreiber? Kostenarten Fachbereiche Benchmark Wie viele Reisetage? Durchschnittliche Reisekosten Wie hoch ist der Anteil von Tagungen/Events? G+V SAP oder andere Systeme Reisekostenabrechnung Kreditkarten-MIS Reisebüro-Reports Lieferanten-Reports Hotel Mietwagen Bahn Flug Seite 13

14 Direkte Reisekosten - Kostenaufteilung Ein Beispiel aus dem deutschen Mittelstand Reisekosten total Flug 32% Hotel 23% km-pauschalen 13% Sonstige Kosten 10% Bahn 10% Mietwagen 7% Verpflegungspauschalen 5% Seite 14

15 Direkte Kosten - Einsparpotenzial Ein Beispiel aus dem deutschen Mittelstand Reisekosten total IST Potenzial Flug % Hotel % km-pauschalen % Mietwagen % Bahn % Sonstige % 0 Verpflegungspauschalen % 0 Potenzial 9, Reisekosten total SOLL Seite 15

16 Strategischer Einkauf oder Spot Shopping Analysen werden durch eine Vielfalt von Buchungswegen erschwert! Einkaufsbasis aufwändig zu recherchieren Eigene Datenbank erforderlich Sicherheit der Reisenden! (Wer ist wo wann?) Benchmark muss selbst erarbeitet werden für z.b. Flugpreise Seite 16

17 Vorbereitung auf Einkaufsverhandlungen Seite 17

18 Kreislauf Einkauf Controlling MIS Informationen sammeln Empfehlung Prozesse im Einkauf Analyse IST Einkauf Strategie Entscheidung SOLL Seite 18

19 Stellen Sie sich folgende Fragen Welche Ziele verfolgen Sie? Preisreduzierungen Neue Standorte / Strecken aufnehmen Service-Verbesserungen Wie stark ist die Position des Verhandlungspartners? Steht er im Wettbewerb? Wie stark ist seine Marktdurchdringung? Was haben Sie dem Verhandlungspartner anzubieten? Sind Sie in der Lage Zusagen zu machen? Können Sie steuern? Seite 19

20 Einkaufsvorbereitungen Bedarf analysieren Gibt es weiteren Bedarf der noch nicht konsolidiert wurde? Analyse nach Details (z.b. Flugstrecken) Aktuelle Kosten prüfen wenn möglich Benchmark Ziele definieren Öko-Check zu den gesteckten Zielen Erreichbarkeit, Fairness, Marktkonformität uvm. Seite 20

21 Preisbeeinflussende Faktoren Steuerungsmöglichkeit prüfen und falls erforderlich zunächst Maßnahmen zur Verbesserung einleiten Buchungsweg Wer zahlt den Preis? Abrechnungsweg Kreditkarten kosten Geld und haben damit in manchen Bereichen auch Einfluss auf den Preis Seite 21

22 Achtung - es menschelt! den kann ich gut leiden die ist mir zu laut wie der schon aussieht und dann noch dieser Dialekt der roch so stark nach Rauch hast Du die Schweißränder gesehen der Händedruck war feucht und weich igitt Seite 22

23 Faktoren bewusst nutzen Unterstützung zum Finden des Unternehmens Information zu den Gesprächspartnern Warten lassen oder direkt abholen Persönlich abholen oder abholen lassen Kleiner Plausch zur Einstimmung Was darf ich Ihnen anbieten: Kaffee, Tee,? Wie ist der Raum gestaltet, Aufteilung der Sitzplätze, Sonne im Rücken? Tonlagen bewusst einsetzen u.v.m. Seite 23

24 Ziel: Senkung der direkten Kosten (Beispiele) bei gleicher Reisequalität bei einheitlicher Reisequalität mit Reduzierung der Reisequalität Flug Eco statt Business Bahn 2. statt 1. Klasse Mietwagen statt Privat-Pkw Hotel drei statt vier Sterne Eines ist jedoch klar: Ohne Steuerung Keine Kostenreduzierung Achtung: Kostensenkung um jeden Preis!? Motivation Effekte Mitarbeiter? Seite 24

25 Organisationsformen (schwarz/weiss) Jeder macht was er Es gibt: will. denkt was gut für das Unternehmen ist. kann (zeitlich). Klare Richtlinien Controlling Einkaufs-/ Vertragssteuerung Unterstützung der Reisenden Seite 25

26 Die Kronjuwelen der Prozesse Buchungswege Genehmigungen Zahlungswege Reisekostenabrechnung Veranstaltungsbuchung/- abwicklung Seite 26

27 Je schlanker die Prozesse, je schneller die Buchung, je höher die Einsparpotenziale Seite 27

28 Beispiel: Reisebuchung Chef Mitarbeiter/in Sekretärin/Assistenz Reisebüro Seite 28

29 Am Beispiel: Hotelbuchung Wie buchen Sie aktuell Ihre Hotelzimmer? Erhalten Sie von Ihren Anbietern aussagefähige Reports? Können Sie die Buchungen vor Kostenentstehung im Unternehmensinteresse steuern? Seite 29

30 Wenn einer eine Reise plant? Seite 30

31 Die schwere Entscheidung 100 scheint ein guter Preis zu sein! 150 Hotel A Hotel B Hotel C Hotel D 250 Seite 31

32 Kosten einer Übernachtung Hotel 100 Reiseziel Taxi für 35 Seite 32

33 Was Portale leisten (Leistungsauszug) 1. Firmeneigener Zugang 2. Geocodierung von Unternehmensstandorten und Kunden 3. Umkreissuche von den eigenen Standorten aus 4. Auswahl nicht nur nach dem Preis sondern auch nach der Lage zum Reiseziel und Bahnhof oder Parkplatzmöglichkeit etc. 5. Integration eigener Firmenraten 6. Reporting und Controlling 7. Seite 33

34 Die Grenzen der Portale Portale können noch nicht die Parkkosten im Hotel vergleichen. Hier rechnen wir in Deutschland mit einem Erfahrungswert von rund 20 % vom Zimmerpreis. Seite 34

35 Fazit Mit Hotelportalen erhalten Unternehmen Unterstützung bei der Steuerung der Übernachtungen auf Hotels die Sie wählen und die unschlagbare Möglichkeit die Gesamtkosten einer Übernachtung weitestgehend zu berücksichtigen. Seite 35

36 Strategisches Travel Management Das werden wir erreichen! Seite 36

37 IHRE ANSPRECHPARTNER Elisa Pfeil Brigitte Wahlich VDR-Akademie c/o Verband Deutsches Reisemanagement e.v. VDR-Service GmbH VDR-Akademie Institut für Geschäftsreisemanagement Darmstädter Landstraße Frankfurt am Main Tel.: Fax: akademie@vdr-service.de Andrea Zimmermann btm4u Business Travel Management Heidelberger Landstr. 52a Darmstadt Tel.: Fax: andrea.zimmermann@btm4u.de Seite 37