Willkommen. Steckbrief zum GeoCon Dienstplan 8.2

Transkript

1 Willkommen Wir freuen uns, dass Sie sich für den GeoCon Dienstplan in der Version 8.2 interessieren, und laden Sie ein, auf den folgenden Seiten mehr über die vielfältigen Möglichkeiten moderner Dienstplanung zu erfahren. ist eine leicht bedienbare Software für die teilautomatische Erstellung und vollautomatische Abrechnung von Schichtdienstplänen in sozialen und Gesundheitseinrichtungen. Flexible Arbeitszeitmodelle und die Integration individueller Anforderungen gehören ebenfalls zum Standard wie optionale Schnittstellen für die direkte Verbindung zur Lohnbuchhaltung und zu Zeiterfassungssystemen. Da die Dienstplanung ein sehr komplexes Thema darstellt, können wir Ihnen im Rahmen dieser Produktbeschreibung lediglich die Grundfunktionen des Programms vorstellen und selbst diese oftmals nur in einem begrenzten Umfang. Detaillierte Fragen beantworten wir Ihnen gerne bei einer Präsentation vor Ort oder über unsere Hotline. Im Überblick stellt sich die integrierte GeoCon Dienstplanung wie folgt dar: Steckbrief zum Reduzierter Zeit- und Arbeitsaufwand für die Dienstplanung und Zeitabrechnung Leichte Bedienbarkeit und benutzerfreundliche Oberfläche Ständige Aktualität und Transparenz Optionale Schnittstellen zu externen Anwendungen Tarifkonforme Abbildung der Zuschlagsberechnung (Zeitzuschläge/Schichtzulagen) Lassen auch Sie sich nun, wie viele Anwender vor Ihnen, von der Effizienz unseres Produktes überzeugen. 1

2 (globale Struktur) Grundeinstellungen Struktur der Einrichtung Tarif- und Feiertagseinstellungen Bedarfsorientierte Funktionseinstellungen Stammdatenverwaltung Mitarbeiter Dienste und Bereitschaften Abwesenheitsgründe Qualifikationen/Beschäftigungsverhältnisse Zeitmodelle Dienstplanung Rahmenpläne Urlaubsplanung Wunschplanung Soll-Dienstplanung Laufende Überprüfung der qualitativen/quantitativen Besetzung Laufende Überprüfung der Pflegestunden gemäß Pflegebedarf Erfassung der Änderungen im laufenden Monat (Ist-Dienst) Abrechnung/Statistik Zeitzuschläge (Stundenzettel) Wechselschichtzulagen Systemadministration Detaillierte passwortgeschützte Zugriffsrechte Datensicherung Arbeitszeitkonten Ausfallstatistiken Eigene Statistiken und Listen Schnittstellen zu externen Softwareanwendungen (optional) Export von Zeitwerten zur Lohnbuchhaltung Import von Mitarbeiterstammdaten Import von Personalschlüssel/Pflegestufen zum Abgleich des Personalbedarfs Import von Zeitbuchungen für den Soll-Ist-Abgleich 2

3 Grundeinstellungen Struktur der Einrichtung Strukturieren Sie die Informationen zu Ihrer Einrichtung durch einen hierarchischen Aufbau in den Ebenen Mandant (Verwaltungseinheit, z. B. Pflege und Hauswirtschaft ), Station und Gruppe. Innerhalb dieser Ebenen sind die Namen frei wählbar, so dass Sie Ihre Einrichtung analog Ihrer Struktur und dienstplanerischen Vorgaben abbilden können. Die verschiedenen Mandanten einer Einrichtung können unabhängig voneinander erfasst und bearbeitet werden. Durch die Unterteilung in Mandanten können allgemein gültige Vorgaben, wie z. B. das Standard- Arbeitszeitmodell und die Dienstlegende, für jeden Mandanten unterschiedlich festgelegt werden. Innerhalb jedes Mandanten können beliebig viele Dienstpläne für einzelne Stationen/Bereiche erstellt und bearbeitet werden. Tarif- und Funktionseinstellungen Land/Feiertage Auswahl des Bundeslandes bzw. Kantons. Die gesetzlichen Feiertage werden automatisch eingefügt Auswahl bzw. Abwahl von Feiertagen, die regional unterschiedlich geregelt sind Freie Definition eigener Feiertage Berücksichtigung der Umstellung der Sommer/Winterzeit bei der Berechnung von Arbeitszeit und Zuschlägen Einbeziehung der Schulferien in die Urlaubsplanung Arbeitszeit Festlegung der vertraglichen Soll- Arbeitszeit einer Vollzeitkraft: z. B. 38,5 oder 40 h Festlegung des Sollzeit-Modells: z. B. 5- Tage-Woche oder 6-Tage-Woche Festlegung von Werten zur Führung von Arbeitszeitkonten 3

4 Z Tarif- und Funktionseinstellungen Gesetzliche Vorschriften Gesetzliche Vorgaben können an interne Planvorschriften angepasst werden Minimale Ruhezeit Maximale Anzahl aufeinanderfolgender Dienste Maximalstunden pro Woche Minimale Wochenarbeitszeit Freizeit nach Nachtdienst Min. Stunden/Tag Max. Stunden/Tag Verstöße werden im Dienstplan angezeigt. Bei der Auswahl von zwingenden Vorschriften müssen Planverstöße behoben sein, bevor der Dienstplan in der nächsten Planungsstufe bearbeitet werden kann. Feiertagsausgleich Abbildung der Berechnungsgrundlagen für den Freizeitausgleich an Feiertagen und Vorfeiertagen. Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Berechnungsvarianten, z. B.: - Nettoarbeitszeit (alle Feiertage werden vom Monatssoll mit 100 % abgezogen - Arbeitszeit prozentual erhöhen (siehe Beispiel) - u. a. Festlegung, für welche Tage im Dienstplan eine manuelle Änderung der o. g. Einstellungen möglich ist Beispiel: Der Freizeitausgleich für Dienste an Vorfeiertagen kann an den Vorfeiertagen zu Ostern und Pfingsten anders geregelt werden als an den Vorfeiertagen zu Weihnachten und Neujahr. Planungszeitraum Folgende Planungszeiträume können abgebildet werden: Der Planungszeitraum ist gleich dem Kalendermonat Der Planungszeitraum ist abweichend vom Kalendermonat (z. B. vom 15. des einen bis zum 14. des folgenden Monats) Der Planungszeitraum beträgt vier Wochen (28 Tage) 4

5 F Stammdatenverwaltung Die Stammdaten beinhalten Personalien, Grundlagen der Arbeitszeit- und Urlaubsberechnung sowie bei Bedarf Rahmenpläne oder auch betriebsspezifische Zusatzinformationen in frei definierbaren Zusatzfeldern. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, für einen zusätzlichen individuellen Datenpool bis zu vier weitere Registerkarten frei zu definieren. Diese füllen Sie dann mit Bezeichnungsfeldern entsprechend Ihren Anforderungen. Dabei bestimmen Sie selbst, um welche Art von Eintragung es sich handeln soll Textfeld, Zahl, Datum, Logisches Feld (Ankreuzfeld) oder Memofeld. Stammdaten der Mitarbeiter Stammblatt und Adressdaten Hier sind die persönlichen Daten der Mitarbeiter zusammengefasst. Neben Personalien und Adressdaten können über frei wählbare Bezeichnungen Angaben zu Beschäftigungsverhältnis, Funktion (z. B. Stationsleitung) und Qualifikation hinterlegt werden. Beispiel für frei definierbare Felder im Register Stammblatt bzw. Adressdaten : Datumsfelder mit den Informationen zur nächsten turnusmäßigen betrieblichen Fortbildungsmaßname oder turnusmäßigen Vorsorgeuntersuchung. Arbeitszeit Auf den einzelnen Mitarbeiter abgestimmte Berechnungsgrundlagen für die monatliche Soll- Arbeitszeit sowie eventuell abweichende Berechnungsgrundlagen für die Urlaubstage. Festlegung eines eventuell vom Standard-Modell abweichenden Sollzeit-Modells (z. B. 6-Tage- Woche statt vorab als Standard definierte 5-Tage-Woche) Festlegung einer eventuell vom Standard-Modell abweichenden Urlaubsberechnung (z. B. 5,5- Tage-Woche statt vorab als Standard definierte 5-Tage-Woche) Festlegung der individuellen Arbeitszeit (z. B. 19,25 h/woche bzw. 50 % zur Vollzeit) Eintrag von Arbeitszeitänderungen (z. B. von 100 % auf 75 % ab einem bestimmten Zeitpunkt) 5

6 Stammdaten der Mitarbeiter Rahmenpläne Der Rahmenplan ist eine Schichtfolge beliebiger Länge, die laufend im Dienstplan fortgeschrieben wird. Er kann eine beliebige Anzahl von Wochen umfassen. Für jeden Mitarbeiter kann ein individueller Rahmenplan erzeugt werden. Ebenso ist es möglich, einen Standardrahmenplan zuzuweisen. Standardrahmenpläne sind ein fester Bestandteil der Stammdaten-verwaltung. Zusätzlich kann bestimmt werden, ob dem Mitarbeiter auch an Feiertagen der Dienst laut Rahmenplan zugeteilt werden soll. Oder ob gegebenenfalls der reguläre Dienst am Feiertag durch einen anderen Dienst ersetzt wird. Dienste und Bereitschaften Zu den Dienstzeiten kann eine Bereitschaftszeit hinzugefügt werden. Diese beinhaltet: prozentuale Anrechnung der Bereitschaftszeit auf die Arbeitszeit Dienstzeit (Beginn/Ende) Option - 2 Tage (Dienstzeiten, die über eine Dienstzeit von 24 Stunden hinaus gehen) Besteht keine direkte Verbindung zu einem Dienst, dann können Bereitschaften auch unabhängig von Diensten definiert werden. Abwesenheitsgründe Definition der für die Dienstplanung erforderlichen verschiedenen Dienste. Diese werden durch ein Kürzel aus zwei beliebigen Zeichen dargestellt und beinhalten: Dienstbeginn, Dienstende Pausenzeit, wenn erforderlich auch für zwei Pausen ggf. 2. Dienstzeit, z. B. bei Teildiensten Zuordnung zu einem Diensttyp, i. d. R. Frühdienst, Spätdienst oder Nachtdienst. Wenn erforderlich, können weitere Diensttypen angelegt werden Neben den Diensten können im Dienstplan alle Abwesenheitsgründe wie Urlaub, Krankheit, Fortbildung u. a. abgebildet werden. Für die einzelnen Abwesenheitsgründe können verschiedene Berechnungsgrundlagen hinterlegt werden. Das Programm berechnet die Arbeitszeit der Abwesenheit im SOLL und IST in der Regel nach dem als Standard hinterlegtem Arbeitszeitmodell. Abweichende Einstellungen sind möglich. 6

7 Dienstplanung Grafische Übersicht über den Ablauf der Dienstplanerstellung 7

8 Vorbereitung und Vorstufen zu einer effektiven Dienstplanung Vorgabe des Personalbedarfs Die Vorgabe kann grundsätzlich nach Diensten oder nach Diensttypen erfolgen. Die weiteren Vorgaben können entweder als Anzahl der Mitarbeiter (gesamt) oder als Vollzeitkräfte pro Schicht gemacht werden. Sie können sowohl den Gesamtbedarf als auch den Bedarf nach einer oder mehreren Qualifikationen vorgeben. Die Zahlen richten sich nach den Erfordernissen in der Einrichtung und sind Erfahrungswerte. Eine Ausrichtung nach dem Pflegebedarf ist an dieser Stelle möglich. Zu berück- sichtigen ist, dass sich der Pflegebedarf zwischen Erstellen und Inkrafttreten des Dienstplanes verändert, d. h. für die Erstellung wird immer der langfristige Mittelwert zugrundegelegt. Der Abgleich mit dem Pflegebedarf erfolgt dann zeitnah im Ist-Plan. Abweichungen zu den eigenen Vorgaben werden in jeder Planungsphase aktuell angezeigt. Des Weiteren können Sie die erforderliche Mitarbeiterzahl im Tagesverlauf (0:00 bis 24:00 Uhr) sowohl für alle Fachkräfte gesamt als auch qualifikationsbezogen - angeben. Im Dienstplan kann eine Tagesgrafik zur Besetzung aufgerufen werden. Dort wird dann der Tagesbedarf an Mitarbeitern als rote Linie angezeigt. So ist sofort erkennbar, ob der Tagesbedarf unter- oder überschritten wurde. Urlaubs- und Wunschplan der Mitarbeiter Der Urlaubsplan wird als fester Bestandteil des Dienstplanes in der Regel zuerst erstellt und bearbeitet. Der Urlaubsplan für den einzelnen Mitarbeiter kann innerhalb des Mitarbeiterstammblattes, aus dem Wunsch-Plan oder direkt aus dem Dienstplan heraus aufgerufen werden. Dort kann auch eine Gesamtübersicht über alle Mitarbeiter angezeigt werden. Urlaubswünsche können im Voraus bzw. während der Planung eingetragen werden. Urlaubsanspruch, Resturlaub etc. werden aktuell angezeigt und verwaltet. 8

9 Bei Bedarf kann auch die Wunschdienstplanung aktiviert werden. In einer Extra-Ansicht können dann persönliche Wünsche der Mitarbeiter oder auch besonders wichtige Dienste (z. B. die Besetzung an Feiertagen) im Voraus eingetragen werden. Die Wunschdienste sind im Dienstplan farblich unterlegt hervorgehoben. Erzeugen eines Soll-Planes Erstellung und Bearbeitung des Soll-Planes Wird ein neuer Dienstplan (Soll-Plan) erzeugt, so werden alle dienstplanrelevanten Daten in diesen neuen Plan automatisch eingefügt, wie z. B.: Sollstunden der einzelnen Mitarbeiter inklusive der Überträge aus dem Vormonat Sollbesetzung nach Anzahl und Qualifikation Bereits eingeplante Urlaubstage Langfristig bekannte Abwesenheitstage (z. B. Schulungstage) Wunschdienste (Kennzeichnung durch farbige Hinterlegung) Weitere Bearbeitung des Soll-Planes Der weitere Eintrag von Diensten kann auf unterschiedlicher Art und Weise erfolgen: Manuell durch Anklicken des gewünschten Dienstkürzels (Frühschicht, Spätschicht usw.) Übernahme der Rahmenpläne der Mitarbeiter (falls vorhanden) in den Soll-Plan Vollautomatische Dienstbesetzung die Dienste werden durch das Programm verteilt (nicht für jede Einrichtung geeignet und nur zum Teil anwendbar) Durch Kopieren des Dienstplanes vom Vormonat. Dabei kann je nach Wunsch entweder der Ist- oder der Soll-Plan übernommen werden Eine Kombination aller Möglichkeiten Unabhängig von der Art der Eintragung können bis zur Bestätigung alle Dienste manuell geändert werden. Jede Auswirkung der Änderung in Bezug auf Besetzung und Stundensalden wird sofort angezeigt. Laufende Überprüfung der qualitativen/quantitativen Besetzung Zur Überprüfung des Dienstplanes stehen mehrere Instrumente zu Verfügung. Abweichungen der täglichen Besetzung nach Anzahl und Qualifikation werden unmittelbar und ständig angezeigt. Insgesamt stehen folgende Funktionen zur Verfügung: Anzeige der Über- oder Unterschreitung der Anzahl der Mitarbeiter oder der Stunden (ständig). Diese Werte können entweder gesamt oder pro Diensttyp ausgewiesen werden. Anzeige der Über- oder Unterschreitung der Anzahl der qualifizierten Mitarbeiter (Anzeige: Anzahl Mitarbeiter pro Diensttyp) Rot = Unterschreitung Blau = Überschreitung Schwarz = Sollzahl Anzeige der Über- oder Unterschreitung der Pflegestunden gemäß Pflegebedarf 9

10 Anzeige der Stundensalden der einzelnen Mitarbeiter (ständig) Anzeige von Unterschreitung oder Überschreitung des Monatssaldos der Mitarbeiter um einen vorher festgelegten Wert (ständig) Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen und tariflichen Bestimmungen. Verstöße werden angezeigt durch: - farbige Kennzeichnung in der Dienstplanansicht - detaillierte Auflistung der Verstöße in der Druckansicht Dienstplanoptimierung Die Optimierungsfunktion zeigt Einsparungspotenziale an und schlägt eine günstigere Dienstverteilung vor. Die Dienstzeiten der bereits eingeplanten Mitarbeiter können automatisch verkürzt bzw. verlängert werden, so dass zu jeder Uhrzeit nur die mindestens erforderliche Anzahl lt. Tagesbedarf anwesend ist. Die Dienstplanoptimierung berücksichtigt die Vorgaben aus der Personal- und der Tagesplanung wie z. B. Übergabezeiten zwischen der Nacht- und der Frühschicht. Laufende Überprüfung nach Pflegebedarf Der Pflegebedarf richtet sich nach der Anzahl der zu pflegenden Personen und unterliegt Schwankungen. Im Voraus, zum Zeitpunkt der Sollplanerstellung, kann der Pflegebedarf nicht exakt ermittelt werden, da sich der Bedarf bis zum Inkrafttreten bzw. innerhalb des Monats noch verändern kann. Der Bedarf wird wie folgt vorgegeben: Manueller Eintrag des Bedarfs, d. h. ein bekannter Personalschlüssel wird pro Station/Bereich vorgegeben Einlesen der Anzahl der Pflegestufen aus jedem beliebigen Heimverwaltungs- oder Pflegedokumentations-Programm. ermittelt dann den entsprechenden Personalschlüssel Einlesen des Personalschlüssels aus einem externen Programm Unabhängig von der Form des Eintrags werden automatisch die erforderlichen monatlichen Pflegestunden ermittelt und die Differenz zu den geplanten/geleisteten Stunden angezeigt. Zusätzlich kann die tägliche Stundenzahl mit der täglichen Bedarfsstundenzahl verglichen werden. Ändert sich der Pflegebedarf im laufenden Monat, wird der neue Personalschlüssel eingetragen/ermittelt und die entsprechenden Pflegestunden bis Monatsende aktualisiert. 10

11 Erfassung der Änderungen im laufenden Monat (Ist-Plan) Nach dem Abschluss der Soll-Planung wird der Dienstplan bestätigt und die Veränderungen im laufendem Monat werden in der Ist-Zeile des Dienstplans eingetragen. Dabei kann es sich um folgende Änderungen handeln: Veränderungen des Pflegebedarfs und damit verbundene Änderung der erforderlichen Pflegestunden. Die Verlängerung/Verkürzung der Dienstzeiten und der Eintrag von weiteren Diensten und Freizeiten wird in Bezug auf das Stundenbudget als Differenz zum Soll angezeigt Krankheit und damit verbundene Veränderung. Beim Eintrag der Krankheit zeigt das Programm sofort eine entsprechende Unterbesetzung Dienständerung aufgrund angefallener Mehrarbeit bzw. Abbummeln Eine Veränderung der Dienstzeit kann sowohl in der Wochenansicht mit den abgebildeten Uhrzeiten als auch in der Monatsansicht mit den abgebildeten Kürzeln eingetragen werden Die Stundendifferenz zwischen Soll und Ist wird automatisch ermittelt und in der dreizeiligen Ansicht angezeigt. Darüber hinaus stehen alle Ist-Zeiten für umfangreiche lohnrelevante und statistische Auswertungen zur Verfügung. In der Praxis erfolgt der Eintrag der Änderungen meistens zuerst in den leeren Zeile des ausgedruckten Dienstplanes und wird täglich, wöchentlich oder einmal im Monat in das Programm übertragen. Es besteht die Möglichkeit, die Ist-Eingaben mittels Zeiterfassungssystem zu erleichtern. Ansichten des Dienstplanes Die hier beschriebenen Ansichten betreffen ausschließlich die Bildschirmansicht. Unabhängig von der Bearbeitungsstufe des Dienstplanes kann dieser jederzeit in einem von Ihnen definierten Layout ausgedruckt werden. Ein- bzw. mehrzeilige Ansicht Zur Arbeitserleichterung und größeren Übersicht kann jederzeit zwischen mehreren Dienstplanansichten gewechselt werden: Einzeiliger Dienstplan - Durch die Ansicht mit einer Zeile pro Mitarbeiter können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf dem Bildschirm dargestellt und bearbeitet werden. Anzuwenden z. B. bei: - Soll-Plan - Urlaubsplan - Wunschplan - Bereitschaftsplan Zweizeiliger Dienstplan - In bestimmten Planungsstufen ist es günstiger, vorübergehend auf folgende Ansichten mit jeweils 2 Zeilen pro Mitarbeiter umzuschalten: - Rahmenplan und Soll-Plan - Soll-Plan und Bereitschaftsplan - Soll-Plan und Ist-Plan Dreizeiliger Dienstplan - Für die Nachbearbeitung des Ist-Planes besonders geeignet: Monatsansicht/Wochenansicht - Soll-Zeile; Ist-Zeile; Differenz In der Monatsansicht werden die Dienstkürzel dargestellt. In vielen Einrichtungen mit flexiblen Dienstzeiten ist die Darstellung der Kürzel jedoch nicht ausreichend informativ. Die Umschaltung auf die Wochenansicht ermöglicht die direkte Uhrzeit-Ansicht von Dienstbeginn und Dienstende mit der Möglichkeit der direkten Korrektur. 11

12 Beispiel 1: Monatsansicht dreizeilige Darstellung Soll/Ist/Differenz zusätzlich sind in dieser Ansicht aktiviert: das Budget alle möglichen Saldenspalten Beispiel 2: Wochenansicht zweizeilige Darstellung der IST- Stufe Dienstpläne drucken Der Dienstplan-Ausdruck aus dem entspricht den gesetzlichen Anforderungen und den Vorschriften der Aufsichtsgremien. Darüber hinaus können die Dienstplan- Formulare den internen Bedürfnissen der Einrichtungen angepasst werden. Die Anzahl der Zeilen pro Mitarbeiter und deren Inhalt kann flexibel festgelegt werden, zum Beispiel die Anzahl der freien Zeilen erhöht oder eine Zeile mit dem Rahmenplan hinzugefügt werden. (siehe auch Anhang Darstellungsvarianten im Dienstplanausdruck) Den unterschiedlichen technischen Voraussetzungen wird Rechnung getragen, indem die Wahl zwischen A3- und A4-Druck ermöglicht wird, wahlweise schwarz-weiß oder farbig. Neben dem Standardausdruck eines monatlichen Dienstplanes können eine Vielzahl weiterer Formulare verwendet und angepasst werden: Urlaubsplan: monatlich, quartalsweise, Jahresurlaubsplan Wochendienstplan: beinhaltet neben den Dienstkürzeln auch die Uhrzeiten von Dienstbeginn und ende bzw. die Balkenansicht der Dienstzeit Einzeldienstplan: beinhaltet die Diensteinsätze eines Mitarbeiters für den Monat mit Möglichkeiten der Änderungen und Bemerkungen Tagesplan: dokumentiert die genaue Tagesbesetzung eines Bereichs weitere individuelle Formulare 12

13 Abrechnung/Statistik Mit den statistischen Möglichkeiten von erfolgt die schnelle und komfortable Auswertung der Dienstpläne für die Entgeltabrechnung. Alle Statistiken können bei Bedarf nach MS Excel exportiert werden, um die Daten dort weiter zu bearbeiten. Zeitzuschläge (Stundenzettel) Mit dieser Auswertung werden für jeden Mitarbeiter die Zeitzuschläge für Wochenend-, Nachtund Feiertagsarbeit ermittelt. Dabei stehen bereits vorbereitete Zuschlagsdefinitionen, wie z. B. Vorfeiertag 12:00-24:00 oder Nacht 20:00-06:00 zur Verfügung. Sie können diese aber auch modifizieren oder neue Definitionen nach den Anforderungen Ihres Hauses erstellen. Für die Ausgabe der Tabellen stehen Ihnen programmseitig verschiedene Darstellungsformen zur Verfügung. So kann die Darstellung für jeden Tag des Auswertungszeitraumes oder kumuliert erfolgen. 13

14 Variable Zuschlagsdefinitionen Zur Definition eines Zuschlages stehen diverse Kriterien zur Verfügung: Logische Verknüpfungen innerhalb der Zuschlagsbedingungen (UND, UND NICHT, ODER) Eine Vielzahl von Berechnungsgrundlagen. Hier eine kleine Auswahl: - Nettoarbeitszeit (Dienst) Arbeitszeit abzüglich der Pausenzeit - Stundendifferenz (Ist-Soll) Differenz zwischen der geplanten und der tatsächlichen Arbeitszeit - Pausenzeit - Überstunden mit Ausgleich Ausgewiesen werden die Differenzen zum Sollplan, die nicht bis zum Ende der Kalenderwoche ausgeglichen wurden - u. a. Zeitfenster für die Eingabe der genauen Uhrzeit von/bis, in der die Zuschlagsbedingungen gültig sind Zur Abbildung komplexer Zuschlagsberechnungen können mehrere Zuschlagsdefinitionen zu einer Gruppe zusammengefasst werden Zeitzuschläge (Zeitkonten) Im Zusammenhang mit der zunehmenden Flexibilisierung der Arbeitszeit sind flexible Formen der Zeitabrechnung erforderlich. Mit der Funktion der Zeitkonten können Zeitzuschläge (Nacht, Feiertag u. a.) faktorisiert und auf separaten, mitarbeiterbezogenen Zeitkonten verbucht werden. Je Zeitzuschlag wird der prozentuale Freizeitausgleich vorgegeben. Zusätzlich kann pro Mitarbeiter die Auszahlung bzw. der Ausgleich bestimmt werden. Die Arbeitszeit, welche sich auf den Zeitkonten saldiert, wird im Arbeitszeitkonto der Mitarbeiter angezeigt. Wechselschichtzulagen Mit dieser Statistik werden pauschale Schichtzulagen berechnet, die auf Grund der Wechselschichtarbeit und unter Berücksichtigung der Nachtarbeit gezahlt werden. 14

15 Vordefinierte Zulagenmodelle können von Ihnen übernommen, modifiziert oder ggf. durch eigene Zulagenmodelle ersetzt werden. Zulagen werden definiert durch Vergabe eines festen Betrages für einen definierten Bewertungszeitraum. Für diesen Bewertungszeitraum wiederum werden bestimmte Bedingungen definiert, wie eine Zeitspanne in Stunden und die zu leistenden Nachtdienste wahlweise in Stunden oder Anzahl. Ausfallstatistiken Die Ausfallstatistik dient der quantitativen Auswertung von angefallenen Fehlzeiten innerhalb eines definierten Zeitraums, wie z. B. Urlaub, Krankheit, Fortbildung usw. Alle Abwesenheiten der Mitarbeiter können einzeln und/oder kumuliert ausgewiesen werden. Das Führen derartiger Statistiken ist optional. Mitarbeiterlisten Neben vordefinierten Mitarbeiterlisten können Sie eigene Listen erstellen und deren Feldinhalte selbst festlegen. Zusätzliche logische Verknüpfungen (UND/ODER), verschiedene Filterbedingungen sowie die Eingabe von Suchkriterien ermöglichen eine effektive Einschränkung der Listeninhalte. Nebenstehend einige Beispiele. 15

16 Systemadministration Systemvoraussetzungen Arbeitsstation/Client: Microsoft Win XP/Vista/Windows 7, Serverinstallation: Win 2000/2003/Win2008 Prozessor Pentium 600 MHz oder höher (Empfehlung: ab 1000 MHz) mindestens 128 MB Hauptspeicher, empfohlen 256 MB VGA Grafikkarte mit mindestens 16-bit Farbtiefe und einer Auflösung von mindestens 1024 x 768 Bildpunkten freier Festplattenspeicher von mindestens 500 MB CD-ROM-Laufwerk oder Netzwerkadapter / Maus Installationsvarianten Einzelplatzinstallation Bei dieser Installationsvariante wird die gesamte Anwendung, d. h. alle Programm- und Datenverzeichnisse, auf einer Arbeitstation installiert. Mehrplatzinstallation Serverinstallation - Bei dieser Variante wird die gesamte Anwendung auf dem Server installiert und auf den einzelnen Arbeitsstationen jeweils nur eine Programmverknüpfung zum Starten des Programms. Lokale-/Serverinstallation - Bei dieser Variante wird das Programm auf jeder Arbeitstation installiert und nur die Daten auf dem Server verwaltet. Nach erfolgter lokaler Installation wird einmalig pro Arbeitstation der Pfad zu den Daten eingerichtet. Terminal-Server-Installation - ist auf jeder Terminal-Server-Plattform lauffähig. Es sind einige spezifische Einstellungen für diese Installationsform vorbereitet, z. B. optimierte Dienstplan-Bildschirmdarstellung mit 256 Farben. Zugriffsrechte ist für die Arbeit von mehreren Anwendern konzipiert. Jeder Anwender kann über seinen frei definierten Namen und ein persönliches Passwort das Programm starten. Die Zugriffsrechte jedes Anwenders, die durch den Administrator in einer Anwenderliste definiert und beim Programmstart aktiviert werden, können auf bestimmte Daten und Funktionen beschränkt werden. Die Zugriffsrechte werden differenziert mit folgenden Standard-Optionen vergeben: Kein Zugriff Lesen Lesen und Schreiben Lesen, Schreiben und Löschen Für bestimmte Funktionsbereiche stehen weitere Optionen bei der Rechtevergabe zur Verfügung, z. B.: Zugriff / Kein Zugriff Pläne erzeugen Pläne bestätigen Neben der Rechtevergabe in Bezug auf Funktionen und Programmbereiche können auch Datenzugriffsberechtigungen, gestaffelt nach Mandanten, Stationen und Gruppen vergeben werden. 16

17 Bidirektionaler Datenaustausch Zentrale - Filiale Zentrale Führung der Stammdaten Auswertung der Dienstpläne Filiale 3 Führung der Dienstpläne Filiale 1 Führung der Dienstpläne Filiale 2 Führung der Dienstpläne Bei der Dienstplanung z. B. in der Behindertenhilfe oder im Rettungsdienst werden die Mitarbeiter häufig mit Ihren Stammdaten zentral verwaltet und abgerechnet. Die eigentlichen Dienstpläne werden aber dezentral in Wohngruppen oder Rettungswachen geführt. Mit ist ein Datenaustausch in zwei Richtungen möglich: Export von Stammdaten wie Mitarbeiter, Dienste u. a. in die Filialen Import von Dienstplänen für Auswertungen in die Zentrale Datensicherung und Datenübertragung bietet eine komfortable Lösung der Datensicherung und damit eine zusätzliche Möglichkeit der Datenübertragung. Der Systemadministrator bzw. ein Mitarbeiter mit erweiterten Rechten kann eine Datensicherung des gesamten Datenbestandes bzw. eines einzelnen Mandanten erzeugen, separat abspeichern bzw. eine Datensicherung einlesen. Einrichtungen mit mehreren Häusern (Mandanten), die kein zentral anwählbares Netzwerk unterhalten, können diese Funktion nutzen, um den Datenbestand in der Zentrale zu aktualisieren. Die Datenführung erfolgt auf Hausebene und in festgelegten Zeitabständen wird eine Datensicherung des jeweiligen Mandanten per an die Zentrale gesendet und dort eingelesen. Damit ist die Möglichkeit einer zeitnahen zentralen Überprüfung und Statistik von mehreren Mandanten ohne Gesamtnetzwerk gegeben. Optionale Schnittstellen Lohnbuchhaltung berechnet lohnrelevante Daten der Mitarbeiter, wie z. B. Zeitwerte für Zuschläge, Wechselschichtzulagen usw. Diese Werte können manuell in die Lohnbuchhaltung übertragen oder durch die Nutzung einer Schnittstelle direkt in das jeweilige Lohnsystem eingelesen werden. 17

18 Innerhalb der Schnittstellendefinition erfolgt einmalig die Zuordnung der Zuschlagsdefinition aus dem Dienstplan zu der Lohnart aus dem Lohnprogramm. In das Lohnprogramm können übergeben werden: Zeitzuschläge in Std. Wechselschichtzulagen in Abwesenheitstage (z. B. Urlaub, Krankheit etc.) Krankheitsbeginn (nicht von allen Lohnsystemen unterstützt) Zusätzlich können, abhängig vom Lohnsystem, die einzelnen Stationen/Bereiche einer Kostenstelle zugeordnet und somit die Lohnkosten differenziert abgerechnet werden. Das Exportmodul von bietet zwei Möglichkeiten des Exports: Direktexport Die Zeitwerte für die Zuschlagsberechnung der Mitarbeiter aus einer oder mehreren Einrichtungen werden direkt in die externe Lohn-Software übertragen. Geeignet ist der Direktexport für Einzeleinrichtungen oder für mehrere Einrichtungen mit zentraler Datenhaltung. Doppelter Export Regional getrennte Einrichtungen, die nicht über einen Server miteinander verbunden sind, ermitteln auf Hausebene die Zeitwerte und senden mittels Zwischenexport diese an die Personalverwaltung. Die Daten aller Häuser werden im zweiten Schritt in einer Datei der Abrechnungsstelle zu Verfügung gestellt. GeoCon bietet Schnittstellen zu allen bekannten Lohnsystemen an, u. a. KIDICAP 2000, PAISY und Datev. Zeiterfassung GeoCon bietet mit der Kopplung zwischen dem und einer herkömmlichen Zeiterfassung eine elegante Lösung für die Erfassung der abzurechnenden Ist-Arbeitszeit. Neben der automatischen Zeitübernahme ist auch ein manueller Eingriff möglich. Da die abrechnungsrelevante Zeit von der gebuchten Zeit abweichen kann, erfolgt die Soll-Ist- Korrektur in drei Schritten: 1. Zeitbuchungen werden laufend automatisch eingelesen und separat gespeichert. 2. Für einen bestimmten Zeitraum wird eine Soll-Ist-Korrektur vorgenommen. GeoCon Dienstplan 8.2 zeigt alle Abweichungen zwischen Soll-Dienst und gebuchter Zeit außerhalb einer frei definierbaren Karenzzeit an. Der Mitarbeiter hat bei Abweichungen folgende Möglichkeiten, die abrechnungsrelevante Arbeitszeit zu bestimmen: - gebuchte Arbeitszeit laut Zeiterfassung - geplante Arbeitszeit laut Dienstplan - manuell korrigierte Arbeitszeit 3. Die bearbeiteten Buchungen werden in die Ist-Zeile des Dienstplanes übertragen. Es steht nun eine bereinigte Ist-Arbeitszeit für die Abrechnung zur Verfügung. 18

19 GeoCon bietet Schnittstellen zu allen gängigen Zeiterfassungssystemen an, u. a. Kaba-Benzing und Zeus. 19

20 Planungszeitraum GeoCon Dienstplan Hauptbildschirm Planstufen Wunschplan, Soll, Ist - ggf. erweitert um zusätzliche Stufen (z. B. Rahmenplan) Ansichten Bereitschaftsdienste, Dienste & Bereitschaften, Urlaubsplan, letzte zwei Stufen, letzte zwei Stufen + Überstd., alle Planstufen Budget Mitarbeiter -anzeige Bereiche mandantenbezogen, entsprechend der erstellten Struktur Zeitfenster - Monat bzw. 4-Wochen Planungslegende Darstellungsbereich für Dienste/Bereitschaften und Abwesenheiten Dienste/Bereitschaften Abwesenheiten Dienste/Bereitschaften Abwesenheiten Salden In Abhängigkeit von der Bildschirmauflösung können hier bis zu fünf Saldenspalten angezeigt werden. Neben der Darstellung aller dem Dienstplan zugeordneten Mitarbeiter können hier zusätzlich, über ein Kontextmenü, alle mitarbeiterrelevanten Informationen abgefragt und bearbeitet werden. Arbeitsbereich Dienstplanung Vergabe von Diensten/Bereitschaften und Abwesenheiten, Übernahme von Planungsrhythmen, Anpassung an den Bedarf, Korrektur vorhandener Daten etc. Ansichtwechsel Monat/Woche Schichtbesetzung Mitarbeiterbesetzung pro Schicht (Darstellungsvarianten Gesamt, Vollzeitkräfte, Stunden, Gesamtstunden) 20

21 Darstellungsvarianten im Dienstplanausdruck (Beispiel: A4-Ausdruck mit Crystal Report-Unterstützung) Der obere Tabellenbereich ist erweiterbar um die Zeile Sondertermine Einrichtungs-/Bereichsidentifikation: Name und Bereich Logo und Bereich Name, Logo und Bereich Mitarbeiteridentifikation: 1 bis 5 Zeilen pro Mitarbeiter diverse inhaltliche Auswahlmöglichkeiten Inhalt der letzten 2 Spalten: leer/leer Ist-Soll/leer leer/saldo (Vorm.) Ist-Soll/Saldo (Vorm.) benutzerdefiniert Legendendarstellung: Zeilenformat Tabellenformat Frei definierbare Unterschriftenleiste Der untere Tabellenbereich ist erweiterbar um Leerzeilen und/oder um die Mitarbeiterbesetzung Fußtext: Bereich für zusätzliche individuelle Informationen in Textform.