Richtig rechnen Das betriebliche Rechnungswesen B 1-1

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1 1. Das Küchenbudget Kostensenkungen ohne präzise Planung des finanziellen Betriebsverlaufes sind nur schwer realisiebar. Keine Kostensenkung ohne Planung Zur Finanzplanung gehört daher das Aufstellen eines detaillierten Küchenbudgets, welches den geplanten finanziellen Rahmen für die nähere Zukunft beschreibt und alle erwarteten Ein- sowie Auszahlungen vollständig erfasst. An diese Vorgaben ist der Verantwortungsträger innerhalb sehr enger Grenzen gebunden. Das Ergebnis der Kostenartenplanung je Kostenstelle, der Aufteilung in fixe und variable Kosten sowie der Verrechnung innerbetrieblicher Leistungen stellt die abgeschlossene Kostenstellenplanung dar. Diese Kostenstellenpläne dienen als Grundlage zur Budgetplanung. Viele in Eigenregie geführte Betriebe haben beispielsweise in der Vergangenheit die Bewirtungs- oder Repräsentationskosten für Meetings oder Konferenzen aus dem laufenden Betrieb finanziert. Bewirtung für Meetings nicht erfasst Um mögliche so entstehenden monetären Defizite zu vermeiden, müssen Kosten im Zeitalter der Kostentransparenz so präzise wie möglich im voraus budgetiert und ihrem Entstehungsort zugeordnet werden. Die Finanzplanung bildet die Grundlage eines jeden betriebswirtschaftlichen Unternehmens. Als Budget wird der aus der Finanzplanung resultierende finanzielle Rahmen bezeichnet. Er dient als Kostenvorgabe für alle innerhalb der Küche festgelegten Kostenstellen und legt sämtliche Einnahmen und Ausgaben während eines vorher festgelegten Zeitraumes, meist ein Geschäftsjahr, fest. Budget legt Einnahmen und Ausgaben fest Das Budget beinhaltet eine zusammenfassende und vollständige Darstellung der geplanten und in Geldeinheiten ausgedrückte Gesamttätigkeit eines Unternehmens bzw. eines Teilbereiches wie der Küche. Das gesamte Unternehmen muß als eine große Einheit gesehen werden, um über das Budget für einen Teilbereich entscheiden zu können. Da dies in Deutschland kaum beachtet wird, gibt es viele Insolvenzen. Küche ist ein Teil des Ganzen WKK

2 B 1-1 Richtig rechnen Das betriebliche Rechnungswesen Küchenüberschüsse für anderes verwendet Problematisch ist vor allem die Verwendung der in einem Teilbereich erzielten Überschüsse. So werden z.b. Überschüsse aus der Küche oft einfach abgeschöpft und in andere Teilbereiche bzw. Abteilungen investiert und umgekehrt. Folgende Grundregeln sollten bedacht und bei der Erstellung des Küchenbudgets eingehalten werden: Berücksichtigen Sie alles 1. Grundsatz der Vollständigkeit Es müssen alle anfallenden Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt werden. 2. Grundsatz der Einheit des Budgets Aufstellung eines Gesamtbudgets, bei Unterteilung der Küche in mehrere Teilbereiche. 3. Grundsatz der Zentralisation Um eine Überwachung der Zahlungsströme zu erleichtern, müssen alle Einzahlungen auf die Bankkonten zur Deckung sämtlicher Zahlungsströme dienen. Jeder muss es lesen und verstehen können Realistische Werte verwenden 4. Grundsatz der Durchsichtigkeit Das Budget ist so aufzustellen, dass jeder die Planung lesen kann. 5. Grundsatz der Genauigkeit des Budgets Um Fehlentscheidungen zu vermeiden, müssen sämtliche in die Planung einfließenden Einnahmen und Ausgaben auf realistischen Annahmen bzw. Vergangenheitswerten beruhen. 6. Grundsatz der Spezialisierung des Budgets Alle Einnahmen und Ausgaben müssen ihrer Art und Ursache nach genau bestimmt werden, um sie den jeweiligen Betriebsteilen / Verbrauchern genau zuordnen zu können. Aufstellung in gleichen Zeiträumen 7. Grundsatz der Periodizität Budgets sollten je nach Bedarf periodisch in einem sich wiederholenden gleichbleibenden Zeitraum (z.b. Wochen-, Monats-, Vierteljahres- und Jahresbudgets) aufgestellt werden. Die Grundregeln können anhand des Musterbudgets nachvollzogen werden (Tab. B bis B 1-1-3). Der Sollwert in Tab. B wurde durch Verbrauch ermittelt. Der Verbrauch wird mit dem Umsatz abgeglichen. Die Budgetzahlen für das kommende Jahr enthalten die fiktive Teuerungsrate. Veränderte Zahlen müssen begründet werden. Der Wareneinsatz oder Materialverbrauch wird über die Inventur kontrolliert. 4 WKK

3 Tab. B Sollwert 2002-Istwert 2003-Sollwert Hauptkomponenten (Fleisch,Geflügel,Fisch) , , ,00 Nährmittel (Reis,Nudeln) , , ,00 Milchprodukte (Milch,Fette,Käse,usw.) , , ,00 Frischgemüse-Früchte , , ,00 Aufteilung der Budgetzahlen für die Produktionsküche Convenience- Fertigprodukte , , ,00 Sachkosten , , ,00 Personalkosten , , ,00 Investitionen , , , , , ,00 Tab. B Aufteilung Kosten auf einzelne Produktionsstellen Istwert 2001 Sollwert 2002 Abweichung Produktionsküche , , ,00 Diätküche , , ,00 Spülküche-Stewarding , , ,00 Logistik , , ,00 Casino-Restaurant , , ,00 Werbung , , ,00 Repräsentation 5.000, ,00 Entsorgung 7.500, ,00 700, , , ,00 Einsparung im Jahr 2002: WKK

4 B 1-1 Richtig rechnen Das betriebliche Rechnungswesen Tab. B Vergleich der erreichten Werte von 2002 Sollwert 2002 Ist-wert 2002 Abweichung Produktionsküche , , ,00 Diätküche , , ,00 Spülküche-Stewarding , , ,00 Logistik , , ,00 Casino-Restaurant , , ,00 Werbung , , ,00 Repräsentation 5.000, , ,00 Entsorgung 8.200, ,00 400, , , ,00 Durch rationelles Arbeiten und gezielten Einkauf wurden in der Produktionsküche ,00 eingespart. Durch die Preiserhöhungen bei Diätetischen Lebensmitteln wurde das Budgets um 5.000,00 überschritten. Insgesamt wurden durch einen frühzeitigen Lieferantenwechsel und der Wechsel auf Großgebinde, neue Dosiergeräte, Verbesserung der Arbeitsabläufe, Veränderung der Personalstruktur, Firmenwechsel, Zusammenarbeit mit Lieferanten, Veränderung und Vereinfachung der Angebotes, weniger Müll, Mülltrennung,Grüner Punkt und durch teamorientiertes Arbeiten eine Kostensenkung von ,00 erreicht. 1.1 Phasen der Budgetplanung Unterteilung der Planung Die Budgetplanung kann im Wesentlichen in folgende allgemeine Phasen unterteilt werden: I. Informationsbeschaffung II. Informations- & Wirtschaftlichkeitsanalyse III. Prognose zukünftiger Ein- und Auszahlungen IV. Aufstellung des Budgets V. Kontrolle und Korrektur 6 WKK

5 1.1.1 Informationsbeschaffung Der erste Schritt zur Erstellung des Budgetplanes ist die detaillierte Beschaffung aller relevanten Informationen, die in das Budget einfließen müssen. Das sind beispielsweise geplante Gästezahlen und ein maximales Budgetlimit. Alle relevanten Daten beschaffen Mögliche Ansprechpartner für den Erhalt der benötigten Zahlen sind u.a.: eigene Abteilung Einkauf Buchhaltung Controlling Die Informationssammlung ist eine Addition von Inventurdaten und Umsatzzahlen (Tab. B bis Tab. B 1-1-3) Informations- und Wirtschaftlichkeitsanalyse In Zusammenarbeit mit dem Controlling wird anhand der zusammengetragenen Informationen eine Analyse durchgeführt, so dass mögliche Potentiale für Kostensenkungen bereits vor dem Aufstellen des endgültigen Budgetplanes sichtbar werden. Durch Analyse Kostensenkungspotentiale erkennen Ersichtlich aus Abbildung B Einem Rohgewinn von ,00 (Jahr gesamt) stehen Kosten von ,00 (Jahr gesamt) gegenüber. Das ergibt einen Reingewinn von ,00. WKK