Kasse Alptraum oder Realität? Kassenführung als Herausforderung für Berufsstand und Mandanten

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1 Kasse Alptraum oder Realität? Kassenführung als Herausforderung für Berufsstand und Mandanten Dialog-Veranstaltung, 31. Januar 2017, Düsseldorf Seite

2 Ihr Referent Dipl.-Jurist (Univ.) Christian Goede Unternehmenskammern- und Verbände DATEV eg, Niederlassung Mobil: Dorpatweg 10 Fax: Münster Internet:

3 Die DATEV-Cloud sichere Basis und Datendrehscheibe Seite

4 Seite 4

5 Agenda Warum ist das Thema derzeit so aktuell, obwohl es nicht neu ist? Welche Kassensysteme gibt es? Bis wann darf ich welches Kassensystem einsetzen? Konsequenzen für die Kassenführung Einzelaufzeichnung Offene Ladenkasse Digitale Betriebsprüfung der Finanzverwaltung Handlungsempfehlungen und weiterführende Informationen Patryk Kosmider / fotolia.com Seite 5

6 Kassen im Fokus der Finanzverwaltung Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ist seit in Kraft Seite 6

7 Hochrisikobetriebe aus Sicht der Finanzverwaltung Taxigewerbe; Exkurs: Betroffene Branchen Gastronomie; % Tankstellen; Unternehmen in den betroffenen Branchen! 47% 22% 6% 13% 2% Beherbergungsgewerbe; Friseur- Kosmetikstudio; Einzelhandel; % 3% 2% Bäcker; Metzger; Apotheken; Seite 7

9 Welche Aufgaben hat ein Kassensystem? Aus der Sicht des Unternehmers Aus der Sicht der Finanzverwaltung Erfassung von Einnahmen Kontrolle von Mitarbeitern Betriebswirtschaftliche Aspekte Belegsicherung Vollständige Dokumentation aller Einnahmen Seite 9

10 Der Aufbau einer Kasse ist gleich Woraus besteht eine Kasse? Eingabeeinheit Recheneinheit Geldlade Ausgabeeinheit (Bon-Drucker) pixabay.com Big Face / fotolia.com Patryk Kosmider / fotolia.com zavgsg / fotolia.com Seite 10

11 Arten von Kassensystemen Kassentypen Offene Ladenkasse Elektronische Registrierkassen PC-(Kassen-) Systeme App - Systeme Weitere Kassen vivjanna13 / fotolia.com Geldlade Schuhkarton Mechanische Registrierkasse Mit und ohne elektronischem Journal Einzel- und Mehrplatz- Kassensysteme Back-Office- System (Verbundsysteme) Handhelds (z.b. Orderbird) Speicherung im Gerät oder der Cloud Auszug Bild Casio Europe DATEV eg Vectron DATEV eg Seite 11 Vectron

12 Arten von Kassensystemen - Elektronische Registrierkassen Elektronische Registrierkassen Begrenzter Speicher und eigens entwickelte Speicherstruktur (fixe Programmierung, herstellerspezifisches Betriebssystem) Mit und ohne elektronischem Journal Speicherbaustein mit Summenspeicher z.b.: Tagesumsätze Summen je Bediener Löschung der Journaldaten bei gewissen Funktionen, z. B. Erstellung des Z-Bons (Schlüsselposition des Masterschlüssels) Auszug Bild Casio Europe Auszug Bild Casio Europe Seite 12

13 Arten von Kassensystemen - Elektronische Registrierkassen Auszug Bild Casio Europe Kassen älterer Bauart Nur Addition u. Ausgabe von Summen Kasse neuerer Bauart Schnittstelle zur Datenauslese Ohne Einzelaufzeichnung Mit Einzelaufzeichnung Mit Einzelaufzeichnung Ohne Datenexport Ohne Datenexport Mit Datenexport Seite 13

14 Arten von Kassensystemen - PC-Kassen/Back-Office-System (Verbundsystem) PC-(Kassen-) Systeme Einzel- und Mehrplatz- Kassensysteme Back-Office-System (Verbundsysteme) Eine PC-Kasse basiert auf einem üblichen Betriebssystem (z. B. Microsoft Windows, Mac OS/OS X, Linux etc.) mit eigener Festplatte. Auf diesem Betriebssystem ist eine Kassensoftware installiert. Speicherung und/oder Archivierung der Kassendaten auf der internen Festplatte oder externen Medien (z. B. Datenträger, SD-Card etc.) jederzeit Foto: Vectron Systems möglich. Seite 14

15 Weitere Arten von Kassensystemen Geldspielautomat Parkscheinautomat Wiegekasse Lsantilli / fotolia.com Taxameter DATEV eg Bizerba Björn Wylezich / fotolia.com Seite 15

16 Arten von Kassensystemen die offene Ladenkasse Woraus besteht eine Kasse? Eingabeeinheit Recheneinheit Geldlade Ausgabeeinheit - Bondrucker Seite 16 vivjanna13 / fotolia.com

18 Relevante Rechtsgrundlagen zur Kassenführung GoB GoS GoBS Handelsgesetzbuch HGB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung 1996 GDPdU Abgabenordnung AO BMF-Schreiben ( ) 1. Kassenrichtlinie (Grundlegendes Steuergesetz) Reichsabgabenordnung RAO Kassenaufzeichnungen mindestens täglich DATEV eg 2010 GoBD 2015 BMF-Schreiben ( ) 2. Kassenrichtlinie 2016 Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen Foto: Vectron Systems Seite 18

19 Exkurs: Elektronische Betriebsprüfung Zugriffsarten Formen des Datenzugriffs Unmittelbarer Zugriff (Z1) Zugriff auf DV-System des Steuerpflichtigen (Lesen, Filtern und Sortieren der Daten) durch den Prüfer Mittelbarer Zugriff (Z2) Zugriff durch den Steuerpflichtigen oder dessen Beauftragten nach den Vorgaben des Prüfers Datenträgerüberlassung (Z3) Auswertung des Prüfers auf seinem Computer unter Anwendung eines Analyse-Programms Auswahl zwischen Zugriffsformen (Ermessen der Finanzverwaltung) unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes (gegebenenfalls auch Kombination der Zugriffsformen). Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. Seite 19

20 Bis wann darf ich welches Kassensystem einsetzen? Registrierkassen Altsysteme Ohne/mit Einzelaufzeichnung ohne Datenhaltung (im Gerät) ohne Datenexport Prüfung und Durchführung Umrüstung/Nachrüstung auf Anforderungen BMF-Schreiben 2010? Nein BMF-Schreiben Anforderungen für elektronische Registrierkassen (d.s. Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler, Gewinnspielautomaten) Einzelaufzeichnung Komplette Datenspeicherung im Gerät oder komplette Archivierung der Daten über Schnittstelle Digitale Prüfbarkeit (Schnittstelle) Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v Einzelaufzeichnungspflicht (gesetzlich normiert) zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (ab 2020) Verpflichtende Belegausgabe (ab 2020) + unangemeldete Kassen-Nachschau (ab 2018) für Verstöße bis zu Bußgeld Mitteilung der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung ans Finanzverwaltung (ab 2020) Seite 20

21 Übergangsregelung auf Anforderungen BMF-Schreiben 2010 Ist ein Gerät (Registrierkasse etc.) bauartbedingt nicht in der Lage die steuerrelevanten digitalen Daten aufzuzeichnen, so ist eine Softwareanpassung und Speichererweiterung an dem Gerät durchzuführen um die Daten aufzuzeichnen, oder eine Archivierung der Daten über eine Schnittstelle unveränderbar und auswertbar auf einem externen Datenträger durchzuführen. Komplette Speicherung steuerrelevanter (Kassen-) Daten, Journaldaten, Auswertungsdaten, Programmier- u. Stammdatenänderungsdaten Wenn keine Anpassungen bzw. keine externe Archivierung möglich, so darf die Kasse seit nicht mehr eingesetzt werden ABER: Die alten Aufbewahrungsfristen gelten fort (d.h. bis 2026!) Seite 21

22 Herausforderungen an das Archivsystem Unveränderbarkeit über 10 Jahre Nachvollziehbarkeit des Verfahrens Schutz gegen Verlust Seite 22

23 Exkurs: Praxistauglichkeit der Speichermedien externes Speichermedium z. B. Festplatte, USB-Stick Serverlösung im Unternehmen Cloud Seite 23

24 Seite

25 DATEV Kassenarchiv online DATEV-Rechenzentrum Unternehmer Steuerberater revisionssicheres Kassenarchiv DATEV Unternehmen online elektronische Kasse, PC Kasse Tagesabschluss Einzelaufzeichnungen Kassenbuch Buchführung Jahresabschluss Prüfungsvorbereitung Betriebsprüfer Seite 25

26 DATEV Kassenarchiv online Freigabe: Juni 2017 Stufe 1 Das DATEV-Rechenzentrum dient als verlängerter Speicher der Kasse tägliche Übertragung der Einzelbons und Tagesabschlüsse revisionssichere, GoBD-fähige Langzeitarchivierung der Kassendaten Getrennte Archivierung der Kassendaten von Auftragsdaten (z. B. in DATEV Unternehmen online) Datenübernahme in Unternehmen online erst in der Ausbaustufe (ab 2018) möglich Bereitstellung der Daten für den Betriebsprüfer Einzelaufzeichnung in einem lesbaren Originalformat elektronische Auswertbarkeit der Einzelaufzeichnungen Unternehmen kann Betriebsprüfer lesenden Zugriff auf Kassenarchiv einrichten Seite 26

27 DATEV Kassenarchiv online - Ausbaustufe DATEV-Rechenzentrum Unternehmer elektronische Kasse, PC Kasse revisionssicheres Kassenarchiv Tagesabschluss Einzelaufzeichnungen DATEV connect online DATEV Unternehmen online Kassenbuch auf Basis DXSo 4.0 (Kassenbons optional) Zugriff auf Daten im Archiv bzw. DATEV Unternehmen online Steuerberater Buchführung Jahresabschluss Prüfungsvorbereitung Betriebsprüfer Seite 27

28 DATEV Kassenarchiv online Ausbaustufe Unternehmer Bereitstellung der Daten für den Betriebsprüfer im Originalformat (Einzelaufzeichnung und Tagesabschluss) in einheitlicher Taxonomie elektronische Auswertbarkeit der Einzelaufzeichnungen lesender Zugriff für den Betriebsprüfer möglich (nach Einrichtung) Steuerberater Übernahme der archivierten Daten zur Weiterverarbeitung nur nach explizierter Freigabe durch Steuerberater und Unternehmer automatische Übernahme ins Kassenbuch online Überführung in die Buchführung und digitale Datenprüfung Betriebsprüfer Kassennachschau digitale Schnittstelle mit standardisiertem Datensatz Seite 28

29 Preisinformation Staffelpreis aufgrund der Anforderungen von Filialbetrieben Abrechnung erfolgt jährlich im Voraus und direkt mit dem Unternehmen der Jahrespreis beinhaltet: die tägliche Archivierung die Aufbewahrung der Kassendaten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) Datenexport für Prüfungszwecke 500 MB pro Kasse pro Jahr (1,4 MB pro Tag, aktueller Erfahrungswert ca. 0,4 MB pro Tag) Artikel-Nr Kassenarchiv online Anzahl Kassen Preis je Kasse/Jahr Euro Euro Euro ab Euro Seite

30 Der Weg der Daten ins Kassenarchiv Schnittstellenbeschreibung Kassenhersteller als Schnittstellenpartner Kassenhersteller Realisiert die Schnittstelle DATEV Kassenarchiv Unternehmen Online-Vertrag Liste der Kassenhersteller mit Schnittstelle zum Archiv Sendet täglich die Kassendaten Link an Unternehmer weitergeben (Online-Vertrag) i Steuerberater Infos zur Ordnungsgemäßen Kassenführung Informiert zu DATEV Kassenarchiv online Seite

31 Zugriff auf Daten bei Dritten ( 147 Abs. 6 n.f.) Daten bei Dritten so hat der Dritte 1. Einsicht in die Daten zu gewähren 2. Daten maschinell auszuwerten 3. oder Datenträger zu überlassen Steuerberater & DATEVCloud Datenzugriffsrecht z.b. Daten beim Internet- Provider, sonstige Cloud-Anbieter etc. Amtsträger hat sein Erscheinen in angemessener Frist anzukündigen Seite 31

32 Zulässig seit Seit nur noch zwei Möglichkeiten Bareinnahmen aufzuzeichnen: Offene Ladenkasse Registrierkassen mit kompletter Datenhaltung Keine Registrierkassenpflicht! vivjanna13 / fotolia.com Auszug Bild Casio Europe Seite 32

33 Welche Daten und Unterlagen sind bei Einsatz von Registrierkassen aufzubewahren*? Elektronische Daten Organisationsunterlagen Daten in Papierform alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht!) Elektronisch erzeugte Rechnungen (u.a. Bewirtungsrechnung, Taxirechnung, Einkaufsrechnung Einzelhandel etc.) Strukturinformationen (u.a. Datensatzbeschreibung) in auswertbarem Datenformat Bedienungsanleitung Programmieranleitung Programmabrufe nach jeder Änderung Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. ä. Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.b. Einstellungen zum Bon-Druck, Unterdrückung von Ausgaben im Druck etc.) Aufzeichnungen (z.b. Kassenbuch) Auswertungen und Berichte auf Papier Belege/Buchungsbelege - keine Buchung ohne Beleg! * Gilt ebenfalls für Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter Seite 33

34 Generelle Anforderungen an den Einsatz elektronischer Registrierkassen Eine Verdichtung der Daten ist unzulässig. (z.b. gezippte Dateien) Eine Aufbewahrung der Kassenunterlagen nur in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend konkreter Einsatzort- und Einsatzzeitraum der Registrierkasse bzw. des Geräts ist zu protokollieren und aufzubewahren ( 145 Abs. 1 AO, 63 Abs. 1 UStDV) die Aufzeichnungen müssen für jedes Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden Seite 34

35 Welche Unterlagen sind für Altkassen aufzubewahren? Belege Die Stornobuchungen (sog. Managerstornos und Nach- Stornobuchungen), Retouren Entnahmen/ Einlagen Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit) von Kasse erstellte Rechnungen Rechnungen über 150 Organisationsunterlagen Bedienungsanleitung Programmieranleitung Programmabrufe nach jeder Änderung Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. ä. Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.b. Einstellungen zum Bon-Druck, Unterdrückung von Ausgaben im Druck etc.) Auswertungen Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. Z-Nummer ) zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte Kettenberichte mit lfd. Nr. sowie Finanzbericht, Zahlungswegebericht Warengruppenbericht, Bedienerbericht Kellnerberichte, Spartenberichte im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon Ausdrucke der Trainingsspeicher Betriebswirtschaftliche Auswertungen Seite

36 Welche Unterlagen sind für Altkassen aufzubewahren? Weitere Bedingungen: Protokoll über konkreten Einsatzort und Einsatzzeitraum der Registrierkasse bzw. des Geräts ( 145 Abs. 1 AO, 63 Abs. 1 UStDV) Strukturinformationen (u. a. Datensatzbeschreibung) in auswertbarem Datenformat die Aufzeichnungen müssen für jedes Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden Grundsätzlich sind die Daten 10 Jahre aufzubewahren und zu archivieren Seite 36

37 Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen 1. Januar Januar Januar 2020 Alle Unterlagen die mittels elektronischer Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzähler erstellt worden sind, müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist - jederzeit verfügbar - unverzüglich lesbar - maschinell auswertbar aufbewahrt werden Die Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet - laufend zu erfassen - einzeln festzuhalten - aufzuzeichnen und aufzubewahren Zum 1. Januar 2018 wird die Möglichkeit der Kassen- Nachschau eingeführt Zum 1. Januar 2020 ist eine verpflichtende elektronische Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssysteme vorgesehen und elektronische Aufzeichnungssysteme müssen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Seite

38 Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen Einführung einer Kassen-Nachschau Instrument zur Steuerkontrolle im Zusammenhang mit Erfassung von Geschäftsvorfällen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme Unangekündigte Nachschau während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Einsichtnahme von Daten der Kasse und Übermittlung von Daten über die digitale Schnittstelle (Datenträgerüberlassung) Kassennachschau ist keine Außenprüfung Aber: bei Anlass kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden Seite 38

39 Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen Technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme Sicherheitsmodul: Kasseneingaben werden mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert, können später nicht mehr unerkannt manipuliert werden Speichermedium: Unveränderbare Speicherung der Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist Digitale Schnittstelle: Sicherstellen einer reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke der Finanzverwaltung ü technologieoffen ü zertifiziert durch BSI* ü jeder Kassenhersteller kann ein Verfahren entwickeln und zertifizieren lassen ü Änderungen/Anpassungen am System müssen ebenfalls zertifiziert werden * Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Seite 39

40 Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen Meldepflicht für das Aufzeichnungssystem und die Sicherheitseinrichtung Name des Steuerpflichtigen Steuernummer Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung Art des elektronischen Aufzeichnungssystems Anzahl der verwendeten Systeme Seriennummer Datum der Anschaffung Datum der Außerbetriebnahme Die nebenstehenden Angaben müssen an das zuständige Finanzamt nach amtlichen Vordruck übermittelt werden. ( 146a Abs. 4 AO n.f.) Seite 40

41 Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen Belegausgabepflicht bei Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme Belegausgabepflicht heißt: Der Verkäufer muss von sich aus einen Kassenbon erstellen (drucken oder als elektronischen Beleg erstellen) und dem Kunden diesen Beleg zur Mitnahme anbieten Für den Kunden besteht jedoch keine Mitnahmepflicht Nimmt der Kunde den Beleg nicht mit, kann der Beleg entsorgt werden Achtung: Einige Kassensysteme zeichnen die Anzahl ausgedruckter Kassenbons als elektronische Daten auf Exkurs: In Italien z.b. besteht Mitnahmepflicht für den Kassenbon! Im Umkreis von 100m zum Geschäft kann der Kunde kontrolliert werden und muss den Kassenbon vorzeigen. Seite 41

42 Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen Sanktionsmöglichkeiten bei Verstößen Ordnungswidrig handelt u. a., wer vorsätzlich oder leichtfertig Belege ausstellt, die in tatsächlicher Hinsicht falsch und unrichtig sind, buchungs- oder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder Betriebsvorgänge nicht oder in tatsächlicher Hinsicht unrichtig aufzeichnet oder aufzeichnen lässt, verbucht oder verbuchen lässt, ein System (Kassensystem) ohne Sicherheitseinrichtung nutzt oder nicht richtig verwendet das System nicht oder nicht richtig schützt oder mit Software bewirbt oder in den Verkehr bringt Seite 42

43 Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen Die Geldbuße kann bis betragen (z.b. bei nicht richtiger Verwendung des Systems oder wer Systeme nicht schützt oder mit Software bewirbt und in den Verkehr bringt) Seite 43

44 Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen Investitionsschutz-Regelung ( 30 Abs. 3 KassenG ) Anschaffung des Kassensystems (System erfüllt alle Anforderungen des BMF-Schreibens 2010) Aufrüstung mit zertifiziertem Sicherheitsmodul Speichermodul Prüfschnittstelle NEIN und danach JA Seite 44

46 Welche Aufgaben hat ein Kassensystem? Aus der Sicht des Unternehmers Aus der Sicht der Finanzverwaltung Erfassung von Einnahmen Kontrolle von Mitarbeitern Betriebswirtschaftliche Aspekte Belegsicherung Vollständige Dokumentation aller Einnahmen Seite 46

47 Rechtsgrundlagen HGB 238, 239 HGB à vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet 257, 261 HGB à geordnete Aufbewahrung von Unterlagen und Vorlegen von Datenträgern Kaufleute Pflicht zur Kassenbuchführung! AO 140 AO à wer Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen (z. B. HGB) zu erfüllen hat, hat diese auch für die Besteuerung zu erfüllen! 140 AO transformiert also alle anderen Vorschriften ins Steuerrecht! 145 AO à Geschäftsvorfälle müssen sich in Ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen 146 AO à einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet à Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten à Abs. 4: Unveränderbarkeit 146a AO à elektronische Aufzeichnungssysteme 146b AO à Kassen-Nachschau 147 AO à geordnete Aufbewahrung von Unterlagen und Vorlegen von Datenträgern Einnahmen-Überschuss- Rechner ( 4 Abs. 3) sind nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet aber es besteht eine umsatzsteuerrechtliche Einzelaufzeichnungspflicht (u.a. 22 UStG) eine geordnete Ablage von Belegen ist möglich Seite 47

48 Pflichten des Unternehmers nach GoBD Verantwortung für Kassensysteme, Unterlagen und Prozess Auszug Bild Casio Europe zavgsg / fotolia.com pixabay.com Nach den GoBD* zählen neben Unterlagen in Papierform, auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten dazu, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde. Seite 48 *Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

49 Die GoBD erhöhen den Verantwortungsbereich des Unternehmers Unternehmer Geschäftsvorfall GoBD IT-Buchführungssystem Vorsystem (Haupt-) Buchführungssystem Kasse z.b. Verkauf Eigenverbrauch Entnahmen steuerrelevante Daten Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen (Pflicht!) Bücher (z.b. Kassenbuch, Kassenbericht) sowie Unterlagen und Aufzeichnungen, die als Belege für solche Geschäftsvorfälle oder zu deren Dokumentation dienen Seite

50 Stichwort: Verfahrensdokumentation Die GoBD fordern eine genaue Beschreibung für den Ablauf z.b. von Kassiervorgängen. Der Tagesabschluss wird vom jeweiligen Kassenmitarbeiter durchgeführt. Unsere Kassensoftware bietet einen digitalen Abschluss an. Auf dem Bildschirm wird das Kassenzählprotokoll aufgerufen. Der Mitarbeiter trägt die Anzahl des jeweiligen Hart- und Papiergeldes ein. Es findet ein Soll-/Ist-Abgleich bezüglich des Bargeldbestandes statt. Kassendifferenzen werden am nächsten Tag geklärt. Kleindifferenzen bis 5,- Euro buchen wir aus. Das Zählprotokoll wird mit Datum und Uhrzeit sowie der Unterschrift des Mitarbeiters versehen, dann eingescannt und zusammen mit den eingescannten Belegen zur DATEV übermittelt. Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Seite 50

51 Rechtsgrundlagen (HGB, AO und aktuell GoBD) Verpflichtung Bücher zu führen und Aufzeichnungen zu erstellen! Sowohl in elektronischer, als auch in Papierform Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und der laufenden Aufzeichnung einzeln 146 AO n.f. Geordnet Unveränderbar Zeitgerecht V Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Seite 51

52 Unveränderbarkeit Der Begriff Unveränderbarkeit ist nicht neu s. Reichsabgabenordnung: es soll nicht radiert werden! ( 239 Abs. 3 HGB, 146 Abs. 4 AO) Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. Für Aufzeichnungen in Papierform heißt das z.b.: Kein TippEx, Durchstreichen nur mit Kugelschreiber und waagerechter Linie, die Zeile muss lesbar bleiben usw. Seite 52

53 Unveränderbarkeit Für elektronische DV-Systeme gilt das Gleiche: Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Beleg 334 FLASKÖL 50CL Beleg löschen Bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden. (siehe GoBD, Rz. 108) Seite 53

54 Unveränderbarkeit Praxisbeispiel: INSIKA-Verfahren Beispiel Beleginhalte INSIKA: Rechnungs-Nr. /Sequenznummer Signatur verschlüsselt nach ID-Nr. Barcode Quelle: INSIKA = Integrierte Sicherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme - Seite 54

55 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Es MUSS gewährleistet sein, dass ein sachverständiger Dritter für den gesamten Prüfungszeitraum eine ( ) progressive und retrograde Prüfbarkeit der Unterlagen vorfindet ( 238 Abs. 1 Satz 2 HGB, 145 Abs. 1 AO). Beleg Kassenbuch /Journal Buchführung Jahresabschluss Steuererklärung Seite 55

57 Grundsätze ordnungsgemäßer Kassenführung Ordnungsgemäße Kassenführung Grundsatz: Ausnahme: Einzelaufzeichnung Offene Ladenkasse Kassenbuch Kassenbestandsrechnung Handschriftliche Listen (bei 4 Abs. 3 EStG) Kassenberichte Mischformen Seite 57

58 Kassenführung Manuelle Einzelaufzeichnung Grundsätzlich besteht Einzelaufzeichnungspflicht: Identität des Verkäufers (Name, Firma, Anschrift) Identität des Käufers (Name, Firma, Anschrift) Inhalt des Geschäfts (Liefergegenstand, Art der Dienstleistung) Zahlungsbetrag (Gegenleistung) Steuersätze in % (7% oder 19% Umsatzsteuer) Steuerbetrag in Euro Gesamtbetrag z.b. in Form von Quittungen oder Rechnungen Seite 58 vivjanna13 / fotolia.com

59 Einzelaufzeichnung digital auf Bon-Ebene Einzelaufzeichnung (Beispiel Kassenbon/Wiegekasse) Belegaussteller (Verkäufer) Eindeutige Belegnummer Belegdatum Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls auf dem Beleg Zu buchender Betrag einschl. Währungsangabe Bestätigung des Vorgangs (Gastronomie à Bediener, Kellner) Hinweis: Zwar fehlt die Identität des Käufers, diese Einschränkung lässt der Bundesfinanzhof unter branchentypischen Gesichtspunkten jedoch ausdrücklich zu! Hinweis: Möchte der Kunde einen Beleg oder Quittung/Rechnung? (Kleinstbetragsrechnung und 14 UStG Vollrechnung) Seite 59

60 Grundsätze ordnungsgemäßer Kassenführung Eintragungen in ein Kassenbuch müssen grundsätzlich täglich vorgenommen werden! Werden Einnahmen nur in einer Summe eingetragen, dann muss das Zustandekommen der Einnahme nachgewiesen werden. Grundsatz der Einzelaufzeichnung mit Kassenbons Kassenstreifen/Journalrolle Kassenzetteln Vollständige Tagesendsummenbons Seite 60

61 Exkurs: Microsoft Excel als Kassenbericht/ Kassenbuch Ein über eine Tabellenkalkulation (Microsoft Excel, StarCalc etc.) erstelltes Kassenbuch entspricht nicht den Vorschriften der GoBD (bis GOBS), da es jederzeit geändert werden kann. Es liegt ein formeller Mangel vor. Seite 61

62 Exkurs: DATEV Kassen & Warenerfassung 3.0 Die Finanzverwaltung akzeptiert die Version ab 3.0 im Sinne der GoBD mit zusätzlichen organisatorischen Maßnahmen (z. B. sichere, zugriffsgeschützte Ablage, regelmäßige Sicherungen, Verfahrensdokumentation), wenn folgende Arbeitsschritte berücksichtigt sind: Kassenumsätze täglich erfassen Belegsätze sind täglich durch einen Export festzuschreiben Export der Kassenumsätze darf nicht zurückgesetzt werden Kassen- und Exportdateien sowie der Ausdruck der Kassenblätter mit Zeitstempel sind unveränderbar und vor unberechtigten Zugriffen geschützt aufzubewahren. ordnungsmaessige-kassenbuchfuehrung/mit-kassen-und-warenerfassung-fuer-office/ Seite 62

63 DATEV Unternehmen online/ Kassenbuch online Seite 63

64 Seite 64

65 Unveränderbarkeit/ Festschreibung am Beispiel DATEV Wie erkennt das Finanzamt wann festgeschrieben wurde? Auszug aus dem DATEV-Standardjournal, dass die Betriebsprüfung im Rahmen der Datenträgerüberlassung erhält. Seite 65

67 Anforderungen bei der Offenen Ladenkasse Grundsatz: Einzelaufzeichnung Geldkassette Zumutbarkeit Einzelaufzeichnung? Ausnahme: Summarische Ermittlung z.b. Quittung oder Rechnung Name und Anschrift des Käufers! Kassenbuch Kassenbestandsrechnung Handschriftliche Listen (bei 4 Abs. 3 EStG) Zählprotokoll (täglich) vivjanna13 / fotolia.com Aber: Ausgabenbelege Entnahmebelege Einlagenbelege BFH Urteil vom (X R 20/13), RZ 27 Nur Kreis der Berechtigten Waren von geringem Wert Vielzahl von unbekannten Personen Feststellung der Identität zumutbar? BFH vom IV 472/60 Keine Einzelbelege (Einnahme) Zwingend: Kassenbericht (täglich) Zählprotokoll (täglich) Seite (Buchführungspflichtige zusätzlich Kassenbuch!!!)

68 Ausnahmeregel zur Einzelaufzeichnungspflicht Werden Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und nicht feststellbarer Personen verkauft - so ist eine Einzelaufzeichnung nicht erforderlich (Zumutbarkeit und Praktikabilität) Geltungsbereich: grundsätzlich nur für den Einzelhandel und den erweiterten Kreis der Einzelhändler : Lebensmittel-EH, Metzgereien, Bäckereien, Marktstände, gewerbliche Trödelmarkthändler, Floristikbetriebe, Gaststätten, Restaurants, Cafés, Bistros, Imbissbuden (feste Ladenlokale und Verkaufswagen), Tabakwarenläden, Kioske/Trinkhallen, Ein-Euro-Läden, sonst. EH-Betriebe Seite

69 Beispiel: Metzger mit Catering Ein Metzger verkauft in seinem Laden an der Wursttheke an 200 Kunden Wurst Der Metzger erhält einen Auftrag für das Catering einer Hochzeitsfeier Summarische Ermittlung möglich, da der Metzger zum benannten Ausnahmekreis gehört. Es ist ihm nicht zuzumuten, dass er die Identität der 200 Kunden feststellt und namentlich erfasst und 200 Quittungen ausstellt. (Ermittlung der Tageseinnahme summarisch mit Kassenbericht und Zählprotokoll). Einzelaufzeichnung ist hier zumutbar, da der Kunde bekannt ist und hier ein einzelner Auftrag erteilt wird. (Ausstellen einer Quittung/Rechnung). Eintragen der Bareinnahme in ein Kassenbuch. Erstellung einer Kassenbestandsrechnung. Erstellung eines Zählprotokolls zur Ermittlung von Kassenfehlbeträgen. Seite 69

70 Kassenbericht bei der Offenen Ladenkasse Inhalt des Kassenberichts: gezählter Kassenbestand bei Geschäftsschluss + Wareneinkäufe + Betriebsausgaben + Barentnahmen + sonstige Ausgaben (z.b. Geldtransit) - Kassenbestand des Vortages = Kasseneingang - Bareinlagen - Sonstige Einnahmen (z.b. Kunden-RG) = Tageseinnahmen (Tageslosung) Der Kassenbestand muss durch Zählen ermittelt werden (Zählprotokoll) die reine Ermittlung als rechnerische Größe ist nicht zulässig! Seite

71 Zählprotokoll Praxisvorschlag für ein Zählprotokoll BFH Urteil vom (X R 20/13), RZ 27: Das Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen einer offenen Ladenkasse berechtigt schon für sich genommen zu einer Hinzuschätzung Zählprotokoll Scheine Münzen Wert Anzahl Betrag Wert Anzahl Betrag 500,00 2,00 200,00 1,00 100,00 0,50 50,00 0,20 20,00 0,10 10,00 0,05 5,00 0,02 Summe: 0,01 Summe: Seite 71

72 Anforderungen Offene Ladenkasse als Ausgabenkasse Keine Einnahme, sondern Einlage! Geldkassette Merke: Bargeld wird nicht vereinnahmt, sondern vom Unternehmer als Einlage in die Kasse gelegt! Sonstige Einnahmen vermeiden!!! Dokumentation Geldtransit Buchungssatz: Kasse à Geldtransit à Bank vivjanna13 / fotolia.com Nicht vergessen! Entnahmebelege Grundsatz: Einzelaufzeichnung z.b. Auszahlung von Bargeld gegen Ausgabebeleg Identität des Empfängers Kassenbuch Kassenbestandsrechnung Handschriftliche Listen Seite (bei 4 Abs. 3 EStG)

73 Agenda Warum ist das Thema derzeit so aktuell, obwohl es nicht neu ist? Welche Kassensysteme gibt es? Bis wann darf ich welches Kassensystem einsetzen? Konsequenzen für die Kassenführung Einzelaufzeichnung Offene Ladenkasse Digitale Betriebsprüfung der Finanzverwaltung Patryk Kosmider / fotolia.com Handlungsempfehlungen und weiterführende Informationen Seite 73

74 Fallbeispiele aus der Praxis Vorgefundene Praktiken Was fällt hier auf? Ausdrücklich: Keine Rechnung! Inforechnung mit Nr. 0 Ungenaue Warenbezeichnung Sooo viele Tische? Kein Steuersatz! Kein Steuersatz! Wer genau hat bedient? Keine Währung!??? Seite

75 Fallbeispiele aus der Praxis Vorgefundene Praktiken Was fällt hier auf? Seite 75

76 Manipulation von Kasseneinnahmen Der Finanzverwaltung sind seit langem alle Möglichkeiten zur Manipulation der Kasseneinnahmen bekannt Besonders häufig vorkommende Tricks sind z. B.: Nutzung des Trainingsspeichers Stornierung von Umsätzen Nichtverbuchung von Einnahmen Falsche Programmierung der Kassensoftware Verwendung mehrerer Kassen (eine fürs Finanzamt und eine so) Manuelle Löschung von Journalbuchungen Seite 76

77 Vertrauen ist gut Kontrolle ist besser! In den Betriebsprüfungen der Länder waren im Jahr 2015 bundesweit Prüfer tätig und es wurde ein Mehrergebnis von rund 16,8 Mrd. erzielt. 16,8 Mrd. 2,4 % =^ Nach Bundesrechnungshof ca. 10 Mrd. Steuerausfälle allein aus Bargeschäften! X Mrd. 100 % Seite 77

78 Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung 2015 Von den Betrieben (Betriebskartei der Finanzämter) wurden Betriebe geprüft, was einem Anteil von 2,4 % entspricht. Die Prüfung der Kleinstbetriebe erbrachte ein Mehrergebnis von 1,0 Mrd. (genaue Zuordnung alle 3 Jahre) 78 Seite

79 Die Taktik der Finanzverwaltung Digitalisierung: Von der E-Bilanz bis zur Betriebsprüfung Steuerberater Daten vermehrt digital E-Bilanz XBRL-Datei ESt-/KSt- Deklaration Finanzamt Abweichungsanalysen auf Basis von XBRL-Daten Veranlagt Automatisierte Veranlagung Unternehmen Digitale Datenverarbeitung Risiko-orientierte Prüfung häufiger die Richtigen prüfen cherezoff / fotolia.com Betriebsprüfung Die progressive und retrograde Prüfung gilt nicht nur vom Beleg bis zum Jahresabschluss, sondern auch vom Beleg bis zur Steuererklärung und zurück (GoBD Rz 33). Seite 79

80 Außenprüfung Elektronische Betriebsprüfung Die Außenprüfung dient dazu, die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherzustellen. Grundsatz: Eine gleich- und gesetzmäßige Steuerfestsetzung kann nur erreicht werden, wenn der einzelne Sachverhalt vollständig ermittelt wird ( 85 AO). Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen sind für die Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden (gem. 158 AO) In der Mehrzahl der Fälle werden Schätzungen nach 162 AO vorgenommen, weil der Steuerpflichtige Bücher und Aufzeichnungen, zu deren Führung er verpflichtet ist, unvollständig, falsch oder mangelhaft führt. Seite 80

81 Vermutung der sachlichen Richtigkeit 158 AO Die Buchführung und die Aufzeichnungen die den Vorschriften der AO entsprechen sind der Besteuerung zugrunde zu legen... soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden. Buchführungspflicht - nach Handelsgesetz - Abgabenordnung Verprobung / Überprüfung z.b.: Kalkulationen bei - Gaststätten - Taxiunternehmen - Friseurbetrieben Einnahmen-Überschuss- Rechnung 4 Abs. 3 EStG Summarische Risikoprüfung Zeitreihenvergleiche (Wareneinkauf -> Umsatz, u.a.) Digitale Ziffernanalyse (Benford, Chi²-Test, u.a.) Nicht aufklärbare Kassenfehlbeträge Kassensturz Geldverkehrsrechnung Kontrollmitteilungen Seite 81

82 Vermutung der sachlichen Richtigkeit Formelle Mängel (Beispiele) Nichteinhaltung von Ordnungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorschriften Buchungen ohne Beleg, Tageseinnahmen ohne Z-Bon Nutzung von Microsoft Excel-Kassenbüchern ohne Festschreibung Kassenberichte werden nachträglich vom Steuerberater erstellt Schecks werden nicht gesondert aufgezeichnet Veränderbare Originalaufzeichnungen Werden digitale Unterlagen nicht entsprechend dem BMF-Schreiben vom , BStBl I, S aufbewahrt, kann dies ein schwerwiegender formeller Mangel der Ordnungsmäßigkeit sein (AEAO zu 158 AO im AO Handbuch 2013) Privat- und Geschäftskasse werden nicht getrennt Liegt eine Vielzahl formeller Mängel vor, nehmen diese der Kassenführung auch die materielle Seite Ordnungsmäßigkeit!!

83 Vermutung der sachlichen Richtigkeit Materielle Mängel (Beispiele) Bareinnahmen oder Barausgaben werden nicht erfasst Fehlende Eigenbelege bei Privatentnahmen Kassenbericht/-buch werden nicht fortlaufend und chronologisch geführt Kassenfehlbeträge existieren (Achtung: untertägige Fehlbeträge) Ungeklärte Bareinlagen zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen Seite 83

84 Zeitreihenvergleich Beispiel: Prüfung der Tagesendbestände der Kasse Drei Feststellungen mit einer Prüfung 3 in 1 1. Kassenminusprüfung 2. Unglaubwürdig hohe Kassenbestände 3. Zweifel an der geldmäßigen Kassenführung da das Geld nur 2 mal pro Monat aus der Kasse genommen wird Seite 84

85 Beispiel: Umsatz Biergarten pro Wochentag Finden von Auffälligkeiten im Umsatz (Kassenbareinnahmen) Annahme: Umsatz bei schlechtem Wetter ist geringer Seite 85

86 Beispiel: Umsatz Biergarten pro Wochentag Umsatz bei Niederschlag > mm Umsatz bei Niederschlag < mm Warum macht der Biergarten trotz Niederschlag am Freitag nur , aber am Dienstag ? Annahme: der Freitag ist der umsatzstärkste Tag Seite 86

87 Beispiel: Verhältnis Wareneinsatz zu Umsatz (Verlaufsbetrachtung) Seite 87

88 Folgen Enthält die Kassenbuchführung nur kleinere formelle Mängel, die das Ergebnis nicht beeinflussen, ist die Ordnungsmäßigkeit nicht beeinflusst, z. B. das Fehlen nur eines Z-Bons Gleiches gilt bei geringfügigen sachlichen Mängeln, z. B. geringfügige Kassenfehlbeträge etc. Aber ist die Kassenführung mit schweren formellen und sachlichen Mängeln behaftet, verliert sie den Beweischarakter Auch, wenn die Unterlagen oder Daten der Kasse nicht vollständig vorliegen, hat die Buchführung keine Beweiskraft. Eine Schätzungsbefugnis ist auch bei einem unverschuldeten Verlust von Buchführungsunterlagen bzw. Aufzeichnungen gegeben. Seite 88

89 Folgen Die Buchführung ist dann auch nicht ordnungsgemäß und kann der Besteuerung nicht mehr zu Grunde gelegt werden Die Besteuerungsgrundlagen können vom Betriebsprüfer geschätzt werden Die Gewichtung des Mangels hängt vom konkreten Fall ab Je nach Schwere wird in Einzelfällen die Steuerfahndung hinzugezogen und ein Steuerstrafverfahren eingeleitet Seite 89

91 Handlungsempfehlungen Sensibilisieren Sie Ihre Mandanten und senden Sie diese in Vorträge und Schulungen Ihr Mandant muss überprüfen (lassen), ob das Kassensystem den aktuellen Anforderungen entspricht Kontrollieren Sie die Dokumentation: Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen (Pflicht!) Bücher (z.b. Kassenbuch, Kassenbericht) sowie Unterlagen und Aufzeichnungen, die als Belege für solche Geschäfts-vorfälle oder zu deren Dokumentation dienen (z.b. haben Sie Protokolle zu Programmänderungen? Gibt es Anweisungen zum verbindlichen Umgang mit Stornos, Retouren, Gutschriften etc.? Seite 91

92 Handlungsempfehlungen Sprechen Sie Ihre Mandanten auf die Möglichkeit der Datenanalyse an - würde Ihre Kasse einer Außenprüfung Stand halten? (DATEV Datenanalyse compact/classic/comfort) Besteht Anpassungsbedarf in den Grundaufzeichnungen? (Kassenbuch, Kassenbestandsrechnung, Kassenbericht) Bei Neuinvestition sind die aktuellen Anforderungen: Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle Speicherung in der Kasse oder externe Archivierung (ggf. DATEV-Möglichkeit) IDEA-Datenschnittstelle und erweiterbar um technische Sicherheitseinrichtung (schriftliche Bestätigung des Herstellers) Seite 92

93 DATEV weiterführende Informationen Seite 93

94 Mit DATEV Datenprüfung die Kassendaten immer im Blick Vollständigen Analyse der Kassendaten (z.b. in Vorbereitung auf eine Betriebsoder Kassenprüfung), um Auffälligkeiten zu entdecken, z.b. mit: Zeitreihenvergleichen (z.b. Vergleich Einnahmen à Wareneinkauf in einer Zeitreihe) Ermittlung Tagesendbestände der Kasse (z.b. Abgleich zwischen Einnahmen und Ausgaben) Lückenanalysen (z.b. Lücken der Wochentage, Lücken der Rechnungsnummer etc.) Verteilungsanalysen von Umsätzen (Normalverteilung, Logarithmische Normalverteilung) Seite 94

95 DATEV Datenprüfung - Für jeden das richtige Angebot - Datenprüfung comfort Datenprüfung classic Import von DATEV - Daten, Schnittstelle zu DATEV Kanzlei- Rechnungswesen, Durchstieg aus dem Prüfungsergebnis zu den entsprechenden Einzeldatensätzen Datenprüfung compact Anbindungsmöglichkeit der Rechnungswesen- und Lohn-Archiv-DVD Prüfungsschritte für den Bereich der Anlagen- und Finanzbuchführung, allgemeine Plausibilitätsprüfungen sowie mathematischstatistische Analyseverfahren Import und Analyse von Fremddaten (Export steuerliche Außenprüfung (ehemals GDPdU- Export), aus Microsoft Excel-/ASCII- Dateien, aus ACL-Projekten usw.) Vollkommen individuelle Filter-, Sortier-, Gruppier- und Schichtungsfunktionen Integrierte Prüfungsautomatisierung Seite 95

96 Weiterführende Informationen: Fachbuch Kassenführung - Bargeschäfte sicher dokumentieren Art.-Nr Das Buch ist unter folgenden ISBN-Nummern im Buchhandel bestellbar: ISBN Print: ISBN E-Book: Seite 96

97 Weiterführende Informationen - Seminar Suchbegriff: Kassenführung Seite 97

98 DATEV Kassenbuch online Seite

99 Weiterführende Informationen BMF: Gesetzestext Schutz-v-Manipulationen-an-digitalen-Grundaufzeichnungen.html BMF FAQ zum Gesetzestext und der techn. Verordnung Antworten OFD Niedersachsen - Liste aufrüstbarer Registrierkassen Infodok. GoBD Dok.-Nr.: Rund um das Kassenthema in datev.de: Sprachregelung DATEV KaWa: Seite 99

100 Noch Fragen, Anmerkungen, Anregungen? fotogestoeber / fotolia.com Seite 100

101 Kasse Alptraum oder Realität? Kassenführung als Herausforderung für Berufsstand und Mandanten Seite