SAP Financial Consolidation als Reportingplattform , Dr. P. Martin Maier

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1 1 SAP Financial Consolidation als Reportingplattform, , Dr. P. Martin Maier

2 Agenda Ausgangslage Auftrag Anforderungen an Ziellösung Beurteilung technischer Alternativen SAP Financial Consolidation Beurteilung der Lösung 2

3 Ausgangslage ETH-Rat Was und wer ist der ETH-Rat? Der ETH-Rat ist das vom Bundesrat gewählte strategische Führungs- und Aufsichtsorgan des ETH-Bereichs. Der ETH-Rat setzt sich aus dem Präsidenten und zehn Mitgliedern zusammen. Was sind die Aufgaben des ETH-Rats und seines Stabes? Strategische Führung und Strategisches Controlling Rechtsetzung Kommunikation & Politik Reporting Wissenschaften Finanzen Personal Immobilien, Umwelt, Aufsicht -> internes Audit 3

4 Ausgangslage ETH-Bereich Gesellschaft: ETH Domain ( ETH-Bereich ), bestehend aus zwei technische Hochschulen vier Forschungsanstalten Eigentümer: Schweizerische Eidgenossenschaft Leistungen ( Produkte ) Lehre, Forschung, Dienstleistungen Länder: Schweiz, (Singapur, Middle East) Starke internationale Vernetzung Jahresumsatz: Anzahl Mitarbeiter: > CHF 3 Milliarden ca ohne Lehrlinge 4

5 Ausgangslage Institutionen und Standorte ETH Zurich Eidgenössische Technische Hochschule, Zürich EPFL, Lausanne École polytechnique fédérale de Lausanne Basel Villigen Zürich St.Gallen Birmensdorf Dübendorf PSI Paul Scherrer Institut WSL Eidg. Forschungsanstalt für Wald, Schnee und Landschaft Empa Eidgenössische Materialprüfungsund Forschungsanstalt Eawag Das Wasserforschungsinstitut des ETH-Bereichs Neuchâtel Lausanne Kastanienbaum Thun Sitten Bellinzona Lugano- Cornaredo Davos 5

6 Ausgangslage Kennzahlen 6

7 Ausgangslage Berichte im ETH-Bereich Es gibt viele Berichte pro Datenkategorie und Kalenderjahr 7

8 Ausgangslage Schwachstellen im Reporting Das Reporting basierte auf Excel mit allen Vor- und vor allem Nachteilen Die Zusammenarbeit mit den Institutionen war aufwändig Seitens Revision (EFK) war die Auditierbarkeit unbefriedigend Seitens der Institutionen bestand ein grosses Bedürfnis nach eineindeutigen Datendefinitionen und Automatisierung der Datenlieferungen Es gab viele, repetitive, manuelle Tätigkeiten im Stab ETH-Rat für die Datensammlung, -bereinigung, -konsolidierung und -auswertung Die Datenkonsistenz war - zumindest teilweise - nicht gegeben; unterschiedliche Datenerhebungsquellen ergaben unterschiedliche Zahlen zu gleichen Themen Für Ad-hoc Analysen wie bspw. für Auskünfte zu Presseanfragen oder Daten zu Vernehmlassungen waren keine situativen, systemgestützten Abfragen möglich Historie: Problematik konsistenter Zeitreihen. Die Zahlen für gleiche Jahre unterschieden sich je nach Berichterscheinungsjahr. 8

9 Auftrag Ziel Für alle öffentlichen Reporting Produkte des ETH-Bereichs das Datensammeln vereinfachen das Aufarbeiten vereinfachen die Qualität der Zahlen erhöhen Weg Einführung eines zentralen, erweiterbaren, durch die Mitarbeiter/innen des Stabes ETH-Rat gepflegten Systems 9

10 Anforderungen an Ziellösung Es soll ein: zentrales, flexibles, erweiterbares, informatikgestütztes Informationssystem für die Planungs- und Reporting-Bedürfnisse des ETH-Rates projektmässig erstellt, betrieben und unterhalten werden. Das neue Informationssystem soll folgenden Anspruchsgruppen dienen: dem ETH-Rat als Basis für die Generierung weiterer Kennzahlen des ETH- Bereichs den Institutionen den Stabsmitarbeitern 10

11 Anforderungen an Ziellösung Zentrale Datenhaltung Auditierbarkeit der Finanzkonsolidierung vollumfänglich gegeben Prozesssicherheit Validierungsfunktionen zur Sicherstellung der Datenqualität Benutzerfreundliche Bedieneroberfläche Kommentarerfassung HB I (Sicht ETH-Rat) mit Überleitung auf HB II (Sicht EFV) Manuelle Anpassungsbuchungen müssen auf Ebene Einheiten und ETH- Bereich erstellbar sein und auf die Folgeperiode und das Folgejahr vorgetragen werden können. Veränderungen im Kontenplan, Konsolidierungsstruktur, Formularstruktur müssen mit geringem Aufwand vollzogen werden können 11

12 Zero option Shared server drive Shared server drive Shared server drive with optimized office tools (pivot tables, VBA modifications, ) Data warehouse Data warehouse including web portal Beurteilung technischer Alternativen, Vorstudie Alternative Data Category Auditable, state of the art consolidation tool Finance Teaching, Research, KTT HR Real Estate 12

13 Beurteilung der Zielerreichung Lösungsvarianten 0-3: Shared Server Drive (z.t. mit Sharepoint) Geringer Implementationsaufwand Einfache und klare Datenerhebung Automatisierung der Datenerhebung Auditierbarkeit und Historisierung Automatisierte Datenauswertung mit Möglichkeit zu ad hoc Auswertungen Automatisierte Datenkonsolidierung Zero Option Shared Server Drive innerhalb Stab ETH-Rat Shared Server Drive auf Share Point Server Shared Server Drive mit optimierter Datenhaltung

14 Lösungsvarianten 4-6: Konsolidierungstool und Data Warehouse Geringer Implementationsaufwand Einfache und klare Datenerhebung Automatisierung der Datenerhebung Auditierbarkeit und Historisierung Automatisierte Datenkonsolidierung Konsolidierungs-Tool Automatisierte Datenauswertung mit Möglichkeit zu ad hoc Auswertungen Data Warehouse mit Anlieferung von Summenzahlen Data Warehouse mit maximaler Funktionalität

15 SAP Financial Consolidation Implementierung Die Implementierung von SAP Financial Consolidation erfolgte in mehreren Arbeitspaketen (AP) AP1: Initialisierung AP2a: Detailkonzept - Finanzen AP2b: Detailkonzept - Personal AP2c: Detailkonzept - Wissenschaft AP2d: Detailkonzept - Immobilien AP3: Realisierung AP4: Datenmigration AP5: Testing AP6: Schulung AP7: Einführung Go Live

16 SAP Financial Consolidation Inhalt Die implementierte Konsolidierungslösung beinhaltet mehrere Datenkategorien und entsprechender Meldepakete: Finanzreporting Ist-Zahlen mit Überleitung von HB1 auf HB2 Budget mit Restatement Spalten Personalreporting Wissenschaftsreporting Immobilienreporting Datenerfassung via Windows Client Datenabfrage via Windows Client und Excel Add-in 18

17 SAP Financial Consolidation Live Ein Beispiel für die Erfassung des Finanzreportings: das neue RP 2014 (Datenerfassung via Windows Client) Ein Beispiel für einen Ausgabebericht mittels Excel Add-in Eventuell ein Beispiel für eine andere Datenkategorien oder nach Wunsch Teilnehmer 24

18 Beurteilung der Lösung Nutzen aus Management-Sicht Aspekt Nutzen Zeitersparnisse Standardisierter Input und Output Abnehmende Arbeitsbelastung für die Anwender betreffend Datensammlung und Datenmanagement Das Ende von redundaten Datensammlungen Risiko Management Reduzierte Abhängigkeit von Schlüsselpersonen Zentral administrierte Datenbasis anstelle von s mit Excel Files Datenqualität Eine zentrale Datenhaltung one single point of truth Zugangsberechtigungen schützen vor aktiver oder passiver Datenlöschung Automatisierte Datensicherung Keine Probleme mit unterschiedlichen Excelversionen Audit und Compliance Anforderungen Eine gültige Version Audit Monitoring und Audit Reporting ermöglicht Verbesserte Datensicherheit State-of-the-art Konsolidierungssystem 25

19 Beurteilung der Lösung Nutzen aus Anwender-Sicht Aspekt Exaktheit und Transparenz Nutzen Strukturierter und systemunterstützter Datensammlungsprozess Automatisierte Plausibilisierungschecks Audit Trail für Datenänderungen Versionierung und Zeitreihen Effizienz Konsolidierungsprozess vereinfacht und transparenter Automatisierte Konsolidierung inkl. IC-Elimination Ein zentrale Datenquelle für alle Datenkategorien Effektivität Einfache Kombination von verschiedenen Datenarten in einem Bericht Kommentare können lokal erfasst und zentral analysiert werden Akzeptanz Anwenderfreundliche Oberfläche Keine spezielles IT-Wissen notwendig Leichte Vergleichbarkeit von Bilanz, Erfolgsrechnung etc. über mehrere Jahre 26

20 Beurteilung der Lösung Punkte die zu beachten sind Was wollen wir genau? ist die zentral zu beantwortende Frage ganz zu Beginn des Projektes. Dieses Zeit-Investment lohnt sich eventuell sogar mehrfach Heterogene Systemlandschaft halbautonomer Einheiten erschwert gemeinsames Arbeiten auf zentralem System -> genügend Zeit für Ausarbeitung und Schulung des Zugangs und der Berechtigungen einsetzen Aufwendige Übersetzungen zur Erstellung der Meldepakete und Datenvalidierungstexte in zwei Sprachen (de, fr) Notwendigkeit? Englisch? Einbezug vieler Parteien im Meldeprozess erfordert exakte Prozesse und Abstimmung, sowohl beim Melden als auch bezüglich technischer Weiterentwickung Klare Trennung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten vorsehen Bereitschaft für Anpassung der Arbeitstechnik ist notwendig 27

21 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! 28