Handbuch / KENDOX InfoShare.Client

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1 / KENDOX InfoShare.Client Stand: 18. Dezember 2014

2 1 Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis Änderungen Allgemein Was ist Kendox InfoShare.Client? Wo kann Kendox InfoShare.Client in der Praxis angewandt werden? Start Anmeldung Hilfe Navigationsübersicht und Darstellung Allgemeines zum Look-and-Feel Navigation Anwendungsfenster Rubriken allgemein Menüleisten Dokumente Ordner / WebDAV Ordner Erweitert Vorgänge Importieren Exportieren Offline Dokumentablage Öffentliche Ordner Persönliche Daten Dokumentsuche Übersicht Suche auswählen Standardsuche Öffentliche Suchen Persönliche Suchen Als neue Suche speichern Suche editieren Allgemein Suchkriterium Darstellung Spalten Suchordner Löschen Such-Optionen

3 8.7 Suche zurücksetzen Weitersuchen Allgemein Beispiel Einstellungen Benutzer Allgemein Details Zertifikate Log Benutzergruppen Allgemein Details Rollen Sicherheitskonzept von InfoShare Beispiel eines Konzepts Allgemein Details Dokument Ordner / WebDAV Ordner Vorgänge Benutzerverwaltung Sicherheitseinstellung Schema Arbeitsbereich Sicherheitsbereiche Allgemein Details Kennwortrichtlinien Ablagen Name Interne-ID Sicherheitsbereich Dokumentdaten-Ablage Zugriffsaufzeichnung Dokumentversionierung Komprimierung Datenbankkomprimierung Dokumente für Volltext indizieren Eigenschaftswerte in Volltext einfügen Wortindex für Autovervollständigung generieren Dokumente in Ablage verschlüsseln Dokumentintegritätsprüfung bei Ablage Dokumentintegritätsprüfung vor Anzeige Seitenanzahl auslesen Miniaturansichten generieren Eigenschaftskategorien Eigenschaftstypen Eigenschaftstyp erstellen Eigenschaftstyp bearbeiten Eigenschaftstypvorlagen Neue Eigenschaftstypvorlage / Eigenschaftstypvorlage bea rbeiten

4 9.10 Importvorlagen Neue Importvorlage / Importvorlage bearbeiten Öffentliche Ordner Öffentliche Ordner verwalten Neuer Öffentlicher Ordner / Öffentlicher Ordner bearbeiten WebDAV Ordner WebDAV Ordner verwalten Neuer Ordner / Ordner bearbeiten Eigenschaftswertvorgaben WebService für Import-Dialog verwenden WebService für Dokumenteigenschaften-Dialog verwenden WebService für Suchordner verwenden Neuen Beschlagwortungstyp erstellen Beschlagwortungstypen (Standard) Importeinstellungen Importvorlage muss beim Import angegeben werden Optionendialog beim Wechsel von Importvorlagen anzeigen Die ZIP-Dateien müssen Definieren oder ändern Sie ihre SMTP-Verbindung Vorlagen Abonnementsvorlage Vorgangsvorlage Vorgangseskalation Dokumentwiedervorlage Suchordner Sprachen Beispiel Löschen von Sprachtexten Vorlagenverzeichnis URL-Integration Beispiel Kendox RIA.Client Beispiel Kendox WEB Konfigurationsexport Exportieren Digitale Signaturen Signaturprofil erstellen / ändern Zertifikatsübersicht Verwendung von QuoVadis Zertifikaten in geschützten Umgebungen Lebenszyklus Lebenszyklus Zustände Dokumentrechte Erlaubte nächste Zustände Nächster automatischer Zustand Lebenszyklus (Einstiegzustände) Vorgangsmanager Allgemeines Konfiguration von Vorgangsvorlagen Vorgangsvorlagen erstellen oder bearbeiten Vorgangsvorlagendefinition Interne Vorgangseigenschaften

5 Vorgangsvorlagendefinition Aufgaben Vorgangsvorlagendefinition Spalten Vorgang erstellen Vorgänge Darstellung Spalten Übersicht Abschliessen Weiterleiten Aufgabe Ablaufverfolgung Vorgangseigenschaften Vorgang Aufgabe Eigenschaften Ablaufverfolgung Allgemein XmlAPI Optionen Sprache Oberflächensprache Schemasprache Trennung Beispiel einer Sprachentrennung Anmeldeeinstellungen Ansicht Rubrikansichten veränderbar Zurücksetzen InfoShare.Client von der Windows Taskleiste ausblenden wenn die Anwendung minimiert wird Farschema Standardrubrik Alle Rubriken laden XmlAPI Einstellungen Ordnerüberwachung Kennwort ändern Offline-Einstellungen DeskSCAN Dokumentvorschau Miniaturansicht Externe Dokumentanzeige Suchmaske Optionen-Button aktivieren Verzeichnis für öffentliche Suchen Verzeichnis für persönliche Suchen Maximale Anzahl möglicher Indexwerte Trefferliste Dokumenteigenschaften

6 13.1 Eigenschaft hinzufügen Eigenschaft editieren Eigenschaft löschen Weitersuchen Editierbare Eigenschaften Nicht editierbare Eigenschaften Dokument Blog Dokumentvorschau Dokumentanzeige Rubriken Schliessen Alle schliessen Drucken Suchen Seiteninformation Startoptionen Beenden Menüleiste Start Annotationen Stempel verwalten Stempel hinzufügen / bearbeiten Einstellungen Spalteneinstellungen für (Such-)Ordner Spalteneinstellungen öffnen Dokumentenwiedervorlage Dokumentenwiedervorlage hinzufügen Dokumentvorlagen-Übersicht Dokumentabonnement Abonnement hinzufügen Dokumentabonnements-Übersicht Offlineordner Konfiguration Konfigurationsdatei ServerDefinition.xml Ordner definieren Dateien Offline verfügbar machen Anwendung der Offline-Funktionalität Übersicht Start Standard-Übersicht Online-Modus Dokumenteigenschaften / Dokumentvorschau Mit dem Vorgangsmanager arbeiten Vorgang starten Vorgang

7 Aufgabe Eigenschaften Vorgang löschen Dokument zu Vorgang hinzufügen Aktive Aufgabe übernehmen Zugewiesene Aufgabe übernehmen Sicherheitsbereich Lizenzierung Named-User Concurrent-User Applikations-User Lizenzpflichtige Zusatzfeatures Installation (Standard) Voraussetzungen Schritt für Schritt Installation (Rollout) Vorbereitung Rollout Kopieren der Anwendung Kopieren der Anwendungsdaten Konfiguration von Overlay s Erstellung eines Overlay s Beispieldateien Verwendung von Overlay s Übersicht von Overlay s Eigene/kundenspez. Menüpunkte Konfigurationsdatei DcisMenuPluginIntegration.xml Startparameter Mögliche Startparameter /StartRubric= PARAMETER /rubric="infoshareclientrubricxmlapi" /command="xml-code /command=" /MinimizeClient Eingabe der Startparameter Befehl über CMD-Datei Befehl über Verknüpfung Konfigurationsdateien ServerDefinition.xml Allgemeines Code-Beispiel XML-Infos Server-Container Alphabetisch Sortieren Name der Serververbindung

8 Servername Port-Nummer Tenant Offline-Modus OverlayList.xml XML-Definitionen Overlay-Übersicht Einzelnes Overlay Overlay-Dokument Offset Overlay aus Datei-Pfad Overlay aus InfoShare.Server Suche des Overlays Bedingungen Für alle übernehmen Sicherheitsbereich-Check Bedingungs-Eigenschaften Settings-Dateien Standardpfade Kurz-Zusammenfassung der einzelnen Dateien KX_DcisCryptoPlginPDFSignSettings.xml KX_DcisPreviewCompartSettings.xml KX_DocumentTypeSettings.xml KX_FileSystemWatcherSettings.xml KX_FunctionSettings.xml KX_RubricLoaderSettings.xml KX_SearchSettings.xml KX_TextAnnotationCreateForm.xml KX_UserFrameSettings.xml KX_UserLoginSettings.xml KX_ViewerTypeSettings.xml KX_XmlAPISettings.xml RibbonSettings.xml OEM (OriginalEquipmentManufacturer) Such-Operatoren Such-Operatoren-Übersicht Vergleichs-Operator Werteliste Allgemeine Tipps und Hinweise Dokumente per Drag & Drop exportieren Drag & Drop bei Dokumenten Dokumente verknüpfen Neue Dokumentversion erstellen Nicht leserliche Texte Text gerastert darstellen ist deaktiviert Text gerastert darstellen ist aktiviert Problem mit Anzeige Windows XP Windows Vista / 7 / Systemvoraussetzungen

9 Benutzer Der folgende Abschnitt beinhaltet alle wichtigen Informationen für den InfoShare.Client Endbenutzer. 9

10 2 Änderungen Dieses Kapitel soll einen Überblick über die Neuerungen dieses s verschaffen. Kapitel HB-Version Datum Änderung Neues erstellt Benutzerkonfiguration Applikations-User dokumentiert Dokument-Blog dokumentiert Anwendungen detaillierter dokumentiert Vorgangsmanagement-Definition: Überschreiben von Benutzern in WebService Vorgangsüberwacher und Vorgangsverantwortlicher entfernt Aktualisierung des Begriffs Vorgangsmanagement in Vorgangsmanager Aktualisierung der Vorgangseigenschaften Plugins als lizenzpflichtige Zusatzfeatures OEM Unterstützung für Splash und About Screen Mehrere aktive Aufgaben übernehmen Zusätzliche Checkbox in den Einstellungen des Vorgangsmanagers zur Aktivierung einer Sicherheitsabfrage vor Abschluss einer Aufgabe Kapitel aktualisiert und Unterkapitel Sortierung speichern entfernt da obsolete 10

11 3 Allgemein In diesem Kapitel wird InfoShare.Client vorgestellt und beschrieben, für was die Anwendung eingesetzt werden kann. 3.1 Was ist Kendox InfoShare.Client? Kendox InfoShare.Client ist eine Anwendung für eine einfache und geordnete Dokumentenverwaltung. Sie wird dort eingesetzt, wo Anwender unabhängig vom Standort in definierten Prozessen und Netzwerken zusammenarbeiten und Informationen miteinander austauschen. Fünf zentrale Teilbereiche bilden die Grundlage von Kendox InfoShare.Client: - Dokumentablage - Dokumentsuche - Ausgebuchte Dokumente (Dokumente in Bearbeitung) - Vorgänge - Einstellungen (insofern Berechtigung vorhanden ist) Mit kleinstmöglichem Aufwand können mit der Anwendung Dokumente gesucht, importiert, mit Indexwerten versehen und langfristig archiviert werden. Aufgrund einer detailliert gestalteten Benutzeradministration und der Unterteilung der Ordnerstruktur in öffentliche und private Ordner kann sichergestellt werden, dass jeder Benutzer nur Zugriff auf die für ihn relevanten Dokumente und Funktionen hat. 3.2 Wo kann Kendox InfoShare.Client in der Praxis angewandt werden? Kendox InfoShare.Client kommt überall dort zum Einsatz, wo grosse Mengen an Dokumenten möglichst schnell zur Verfügung stehen müssen. Durch das Indexieren von Datensätzen und die InfoShare.Client-Dokumentsuche ist es ein Leichtes, den gewünschten Datensatz schnellstmöglich ausfindig zu machen. Die Kendox Produkte sind im neuen Office 2007/2010 und Windows 7 Look & Feel. 11

12 4 Start Mit einem Doppelklick auf das InfoShare-Desktopsymbol wird der Kendox InfoShare.Client gestartet. Alternativ kann die Anwendung InfoShare.Client, welche standardmässig unter Start Alle Programme Kendox InfoShare zu finden ist, gestartet werden. 4.1 Anmeldung Beim Starten der Applikation öffnet sich automatisch der Anmeldedialog. In diesem müssen Benutzername und Kennwort des gewünschten Benutzers, der Servername (wie er im Netzwerk gefunden werden kann) und dessen Port angegeben werden. Zu beachten ist, dass zuvor ein Server eingerichtet werden muss, da InfoShare.Client ansonsten keine Daten abrufen kann. Der Benutzer hat die Möglichkeit, sich über sein Betriebssystemkonto anzumelden und somit den Anmeldedialog ab dem nächsten Login nicht mehr anzuzeigen. Diese Funktionalität wird Single Sign - On genannt und kann nur in Zusammenhang mit LDAP verwendet werden. Nähere Informationen zu diesem Thema sind im InfoShare.Server- zu finden. Hinweis: Befindet sich der InfoShare.Server auf derselben Maschine wie der zu startende Client, lauten der Servername localhost und der Port entsprechend der Computer-Konfiguration (Standard: 23450). 12

13 4.2 Hilfe Mit dem Betätigen der Taste F1 kann die Hilfe von InfoShare aufgerufen werden. Ebenfalls kann die Hilfe über den Hilfe-Button am oberen rechten Ecken des InfoShare.Client-Fensters geöffnet werden. Wird der Button angeklickt, stehen zwei Optionen zur Verfügung. Einerseits kann mit Hilfe... dieses geöffnet werden, andererseits können mit Info Programminformationen angezeigt werden. Die Programminformationen sind für den Support nützlich falls Probleme mit dem InfoShare.Client auftreten. Dazu müssen die installierte Version sowie das Build-Date angegeben werden. Dies erleichtert das Lösen von Anwender- und Programmfehlern. 4.3 Navigationsübersicht und Darstellung Allgemeines zum Look-and-Feel Wird in der Anwendung im Menübereich auf die rechte Maustaste gedrückt, so erscheint folgendes Fenster: Durch Wahl von Multifunktionsleiste minimieren wird die Menüleiste bis auf die einzelnen Reiter (siehe Bild unten) verkleinert. Erst beim Klick auf den entsprechenden Reiter wird die Detail- Menüleiste überlappend dargestellt. Diese Funktionalität kann auch mittels Doppelklick auf einen Reiter (z. B. Dokumente ) erfolgen. Einzelne Funktionen, die häufig benötigt werden, lassen sich in die Symbolleiste für den Schnellzugriff kopieren. Hierfür muss auf der gewünschten Funktion (z. B. Dokument bearbeiten ) die rechte Maustaste gedrückt werden, damit das folgende Menü erscheint: Hinweis: Kendox weist darauf hin, dass die Einträge pro Rubrik gespeichert werden. Das heisst, wenn in der Dokumentsuche z. B. die Funktion Dokument öffnen der Schnellstartleiste hinzugefügt wird, erscheint die Funktion nicht in der Dokumentablage. Einzig die Einträge aus dem Applikationsmenü (z. B. Einstellungen ) werden für alle Rubriken übernommen. 13

14 Wird nun Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen gewählt, wird ein Short-Cut in der Schnellzugriffs-Leiste eingefügt: Um die Symbole wieder von der Schnellzugriffs-Leiste zu entfernen, muss auf das entsprechende Icon rechtsgeklickt werden und der Eintrag Aus Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernen ausgewählt werden Navigation Durch Wahl des blauen Menü-Icons (nachfolgend Menü genannt) oben links werden alle zur Verfügung stehenden Rubriken aufgelistet. Dieses Menü-Icon ersetzt ab der InfoShare.Client-Version 3.1 den früheren runden Kendox-Button. Die Menüleiste kann auch über die Tastatur gesteuert werden. Durch Drücken der Alt -Taste werden die Buchstabenkürzel der einzelnen Funktionen aufgelistet. Die entsprechende Funktion wird mit dem Drücken des Buchstabens ausgelöst. Ein erneutes Betätigen der Alt -Taste lässt die Buchstaben verschwinden. Die Buchstaben verschwinden auch nachdem die Funktion ausgeführt wurde. 14

15 4.3.3 Anwendungsfenster Je nachdem, welche Rubrik geöffnet ist, stehen verschiedene Fenster zur Verfügung. Nachfolgend wird exemplarisch die Dokumentsuche beschrieben: Menü leiste Dokuments uche Eigenscha ften Vorscha u Treff erlis te BL OG Die Fenster können mittels Drag & Drop sowohl in ihrer Position verschoben, wie auch in ihrer Grösse verändert werden. Dazu muss in die Titelleiste eines Bereichs geklickt und das Fenster mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position verschoben wer-den. Falls gewisse Buttons in den Fenstern nicht angezeigt werden, so kann es sein, dass die anderen Fenster überlappen und so Informationen verdecken. In den Optionen unter Ansicht können die Fenster zurückgesetzt werden. 15

16 5 Rubriken allgemein In diesem Kapitel sind sämtliche Rubriken von InfoShare.Client beschrieben. Für detaillierte Informationen sind die entsprechenden Kapitel zu lesen. Zu beachten ist, dass je nach Konfiguration (Rechte / Rollen) nicht alle Rubriken angezeigt werden. Für die Konfigurationen der Rechte ist der Systemadministrator oder der Kendox Partner verantwortlich. Name Icon Beschreibung Rubriken Dokumentablage Dokumentsuche Einstellungen Digitale Personalakte In der Dokumentablage werden logische Ordner und deren Ablagestruktur sowie Suchordner (vordefinierte Suchen) verwaltet und angezeigt. Hier erfolgt der direkte Einstieg in die Dokumentensuche. Es können neue Suchen definiert oder auf bereits vordefinierte Suchen zugegriffen werden. In dieser Rubrik werden sämtliche globalen Einstellungen für das InfoShare-System vorgenommen. Diese Rubrik ist ein Teil der digitalen Akte. Detaillierte Informationen können im eigenständigen Digitale Akte nachgeschlagen werden. 16

17 Name Icon Beschreibung Rubriken (Fortsetzung) Vorgänge WebDAV Ordner XmlAPI Optionen Wer mit dem Vorgangsmanager arbeitet, erhält hier einen Überblick über sämtliche Vorgänge und Aufgaben. Über den WebDAV Ordner können Dokumente über ein Netzwerklaufwerkspfad bereitgestellt werden. Möglichkeit für die Einbindung kundenspezifischer Rubriken. Standardmässig ist die Testanwendung der Kendox XmlAPI eingebunden. Nähere Informationen können im von XmlAPI entnommen werden. Hier wird InfoShare.Client den eigenen (benutzerspezifischen) Bedürfnissen und Wünschen angepasst. 6 Menüleisten Die Menüleisten enthalten alle Befehle für die Ausführung von Befehlen. Mit dieser übersichtlichen Darstellung der Funktionen können die Benutzer schnell und einfach die entsprechenden Funktionsbefehle ausführen. 6.1 Dokumente Im Reiter Dokumente kann mit den selektierten Dokumenten und deren Eigenschaften gearbeitet werden. Name Icon Beschreibung Dokument 17

18 Dokument öffnen Dokument bearbeiten Dokument ausbuchen Dokument einbuchen Öffnet selektierte Dokumente nur für die (schreibgeschützte) Dokumentansicht. Wie die Dokumente geöffnet werden, wird in den Optionen unter Externe Dokumentenanzeige definiert. Bucht das Dokument aus und öffnet es zur Bearbeitung. Nach der Bearbeitung bleibt es ausgebucht bis das Dokument wieder eingebucht oder die Dokumentausbuchung aufgehoben wird. Bucht ein Dokument aus, öffnet dieses aber nicht zur Bearbeitung. Es können nur der Benutzer ("Ausbucher") sowie die InfoShare-Benutzer mit den entsprechenden Rechten die ausgebuchten Dokumente bearbeiten oder die Dokumentausbuchung aufheben. Im Bereich Ausgebuchte Dokumente werden alle Dateien mit der unsichtbaren Eigenschaft Ausgebucht angezeigt. Das selektierte und ausgebuchte Dokument wird eingebucht und eine neue Version des Dokuments wird erstellt. Die neue Version kann digital signiert werden. Zusätzlich kann ein Lebenszyklus zugeordnet werden. Name Icon Beschreibung Dokument (Fortsetzung) Dokumentausbuchung aufheben Dokument umbenennen Die Ausbuchung eines Dokumentes wird aufgehoben und es wird keine neue Version erstellt. Das heisst, dass alle Dokumentinhaltänderungen seit dem letzten Einbuchen verworfen werden und nicht wiederherstellbar sind. Hiermit kann der Name eines Dokumentes geändert werden. Dies kann auch mit einem Doppelklick auf den Namen direkt geschehen. Diese Funktion ist nur in der Dokumentablage verfügbar und ändert nur den Namen innerhalb 18

19 der Dokumentablage. Der eigentliche Dokumentname bleibt bestehen. Referenz entfernen Löscht die Dokumentreferenz aus einem InfoShare-Ordner. Dabei wird das eigentliche Dokument nicht gelöscht. Dokument löschen Löscht das Dokument endgültig aus dem Archiv (d. h. aus InfoShare). Dokumenteigenschaften Sicherheitsbereich Schnelldruck Öffnet den Dialog für die Eigenschaften, die für das selektierte Dokument bestehen. Bei einer Mehrfachauswahl werden nur die Eigenschaften des zuerst ausgewählten Dokumentes dargestellt. Hiermit kann der Sicherheitsbereich eines Dokumentes geändert werden. Bei einer Mehrfachauswahl wird nur der Sicherheitsbereich des zuerst ausgewählten Dokumentes geändert. Druckt das Dokument direkt auf den Windows-Standarddrucker, ohne dabei den Druckdialog zu öffnen. Dokument drucken Dokumente verknüpfen Öffnet einen Druckdialog, aus welchem das selektierte Dokument schliesslich gedruckt werden kann. Verknüpft die ausgewählten Dokumente miteinander. Es werden alle Dokumente mit dem erst-selektierten Dokument verknüpft. Alternativ können die Dokumente auch per Drag & Drop miteinander verknüpft werden. Name Icon Beschreibung Dokument (Fortsetzung) Verknüpfung im Ordner erstellen Hiermit können Verknüpfungen von Dokumenten in Ordnern erstellt werden. 19

20 Verknüpfung im WebDAV Ordner erstellen Hiermit können Dokumente im WebDAV Ordner bereitgestellt werden. Mehrfachänderung Letzte Änderung löschen Signatur hinzufügen Mit dieser Funktion können Eigenschaften von mehreren selektierten Dokumenten gleichzeitig geändert werden. Eine vorgenommen Dokumentinhalts- oder Eigenschaftsänderung kann mit dieser Funktion rückgängig gemacht werden. Dokumente können nachträglich mit einer elektronischen Unterschrift versehen werden (z.b. PDF Dokumente elektronisch signieren) 6.2 Ordner / WebDAV Ordner Um auf die Ordneransicht zu gelangen, muss oben links auf das blaue Menü-Icon geklickt und mit der linken Maustaste die Option Dokumentenablage angewählt werden. Name Icon Beschreibung Ordner Ordner erstellen Mit dieser Funktion wird ein neuer Ordner in InfoShare angelegt. Suchordner erstellen Suchordner editieren Ein Klick auf dieses Icon erstellt einen neuen Suchordner. Ein Suchordner entspricht einer vordefinierten Suche. Dient zur Bearbeitung von bestehenden Suchordnern. Im Dialog können die verschiedensten Einstellungen wie z. B. Suchkriterium vorgenommen werden. 20

21 Name Icon Beschreibung Ordner (Fortsetzung) Ordner löschen Löscht den selektierten Ordner aus der InfoShare Ordnerstruktur. Referenz entfernen Sicherheitsbereich Entfernt die Referenz eines Ordners aus der Dokumentablage. Das Dokument wird dabei nicht gelöscht. Hier kann der Sicherheitsbereich eines Ordners geändert werden. Ordner umbenennen Ändert den Namen eines Ordners. Ein Doppelklick auf den Namen hat die gleiche Auswirkung. Ordnereigenschaften Öffnet den Eigenschaftendialog des selektierten Ordners. In diesem können Einstellungen für den Sicherheitsbereich und Spaltendarstellung vorgenommen werden. Zusätzlich kann auch hier der Ordner umbenannt werden. 6.3 Erweitert Der Reiter Erweitert beinhaltet Funktionen wie Dokumentenwiedervorlage, Signaturüberprüfung sowie die Dokumentgeschichte. Des Weiteren können hier Gruppierungen erweitert/geschlossen sowie (Such-)Ordner den Favoriten hinzugefügt/entfernt werden. Name Icon Beschreibung Dokumentenwiedervorlage Wiedervorlage erstellen Hiermit kann ein Erinnerungsvorgang erstellt werden, der z. B. an Vertrags- oder Abonnementsverlängerungen in einem 21

22 bestimmten Intervall mittels generierten Vorgängen erinnert. Wiedervorlagen bearbeiten Zeigt alle Wiedervorlagen des ausgewählten Dokuments in einem neuen Fenster an. In diesem Fenster können die Dokumentenwiedervorlagen verwaltet werden. Dokumentabonnement Abonnement erstellen Abonnement bearbeiten Hiermit kann ein Abonnement auf Dokumentänderungen erstellt werden. Wird ein Änderung am Dokument vorgenommen, wird dem Benutzer eine zugestellt. Zeigt alle vorhandenen Abonnemente auf diesem Dokument an. Signatur Signatur prüfen Prüft das dem Dokument angehängte digitale Zertifikat auf seine Gültigkeit. Signaturreport prüfen Prüft den dem Dokument angehängten Signaturreport. Dieser Report kann z. B. im Format PDF oder HTML sein. Dokumentgeschichte Versionenliste Änderungslog Zugriffslog In diesem Dialog werden alle verfügbaren Versionen des Dokuments angezeigt. Zudem können die entsprechenden Eigenschaften und Signaturen jeder Version betrachtet und exportiert werden. Zeigt an, wann welcher Benutzer welche Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat. Die einzelnen Versionen können zusätzlich exportiert werden. Protokolliert, wann welcher Benutzer wie auf ein Dokument zugegriffen hat. 22

23 Name Icon Beschreibung Erweitert Gruppierung erweitern Gruppierung schliessen Zu Favoriten einfügen Aus Favoriten entfernen Ist in einer Trefferliste wie z. B. in der Dokumentsuche eine Gruppierung vorhanden, kann mit dieser Funktion die Gruppierungsansicht erweitert werden (siehe Kapitel Spalten ). Ist in einer Trefferliste wie z. B. in der Dokumentsuche eine Gruppierung vorhanden, kann mit dieser Funktion die Gruppierungsansicht geschlossen werden (siehe Kapitel Spalten ). Nimmt ausgewählte Ordner oder Suchordner in die Favoritenliste auf. Diese Einträge können in die Schnellstartleiste übernommen werden. Entfernt den selektierten Favoriteneintrag aus der Favoritenliste. 6.4 Vorgänge Im Reiter Vorgänge können Vorgänge erstellt, gelöscht oder entfernt werden. Zudem kann hier ein Dokument zum aktuell ausgewählten Vorgang hinzugefügt oder eine aktive Aufgabe übernommen werden. Name Icon Beschreibung Vorgänge Neuen Vorgang erstellen Erstellt basierend auf einer der definierten Vorlagen einen neuen Vorgang. 23

24 Vorgang löschen Dokument zu Vorgang hinzufügen Löscht den selektierten Vorgang, solange er nicht in Bearbeitung durch einen anderen Benutzer oder noch nicht abgeschlossen ist. Fügt das selektierte Dokument zu einem bestehenden Vorgang hinzu. Aktive Aufgabe übernehmen Mit dieser Funktion wird eine fremde Aufgabe angenommen (sich selbst zugewiesen). Zugewiesene Aufgabe übernehmen Sicherheitsbereich Wird nur dann aktiv, wenn der momentan angemeldete Benutzer in der Empfängerliste der aktuell aktiven Aufgabe ist und die Aufgabe nicht durch alle Benutzer bearbeitet werden muss. Wählt der Benutzer diese Aktion, wird er als alleiniger Bearbeiter eingetragen. Jeder Vorgang ist über ein Sicherheitsbereich geschützt. Über diese Funktion kann ein neuer Sicherheitsbereich dem Vorgang zugwiesen werden. 6.5 Importieren Mit den Funktionen des Reiters Importieren können Dokumente importiert werden. Sollen Dokumente von einem Scanner eingelesen werden (DeskSCAN), kann auch dies hier geschehen. Name Icon Beschreibung Dokument importieren Dokument in Ordner importieren Dieser Button wird nur angezeigt, wenn in der Dokumentablage ein Ordner angewählt wird. Dokumente können hiermit direkt in einem Ordner abgelegt werden. 24

25 Dokument importieren Dokumentbasierend importieren Scannen Dokumentbasierend einscannen Dokument aus Vorlage erstellen Importiert ein Dokument in InfoShare. Dieses Dokument kann schliesslich über eine Suche gefunden und angezeigt werden. Ein neues Dokument kann importiert werden, indem basierend auf einem selektierten Dokument dessen Eigenschaften übernommen werden. Dies kann das manuelle Beschlagworten vom zu importierenden Dokument erleichtern. Startet die integrierte Scan-Anwendung "DeskSCAN". Mit dieser Anwendung können von lokalen Scannern Dokumente eingescannt und in InfoShare abgelegt werden. Weitere Informationen stehen im eigenständigen von DeskSCAN. Startet die integrierte Scan-Anwendung DeskSCAN, mit dessen Hilfe von lokalen Scannern Dokumente eingescannt und in InfoShare abgelegt werden können. Dabei werden die Eigenschaften des selektierten Dokuments automatisch für das neue eingescannte Dokument übernommen. Mit dieser Funktion können neue Dokumente basierend auf diesen Vorlagen aus InfoShare erstellt werden. Um die neu erstellten Dokumente in InfoShare zu importieren kann die Kendox Office Integration verwendet werden. 6.6 Exportieren Um Dokumente zu exportieren oder zu versenden, können die jeweiligen Funktionen im Reiter Exportieren ausgeführt werden. Name Icon Beschreibung Exportieren 25

26 Dokument exportieren Exportiert die ausgewählten Dokumente aus InfoShare in das Windows Dateisystem. Excel-Report erstellen URL-Link in Zwischenablage erstellen Die Trefferliste einer Suche oder der Inhalt eines Ordners mit den entsprechenden Spaltendarstellungen können hiermit in eine Microsoft Excel-Datei exportiert werden. Kopiert den URL-Link zu diesem Dokument in die Zwischenablage. Diese Funktion muss in den Einstellungen konfiguriert werden. Dokument senden Dokument senden Bietet die Möglichkeit, die selektierten Dokumente als -Anhang zu versenden. Dokument als ZIP-Datei versenden Link versenden Selektierte Dokumente können mit dieser Funktion als ZIP-Datei versendet werden. In den Einstellungen unter kann eingestellt werden, dass die ZIP-Dateien mit einem Passwort versehen werden müssen. Hiermit kann ein Link (*.dlk) zu einem Dokument in InfoShare per versendet werden. Der Empfänger kann mittels dieses Links direkt auf das Dokument zugreifen. Voraussetzung dafür ist, dass sich der Empfänger ebenfalls im gleichen InfoShare-System einloggen kann und dieses Dokument lesen darf. 6.7 Offline Damit der Reiter Menüpunkt angezeigt wird, muss der Offline-Modus aktiviert werden. Eine detaillierte Beschreibung zur Konfiguration und Anwendung der Offlineordner kann im Kapitel Offlineordner gefunden werden. 26

27 Name Icon Beschreibung Offline Offlineordner bereinigen Offline verfügbar machen Hiermit werden alle Dokumente im Offlineordner gelöscht (sofern der Offline-Modus aktiviert wurde). Damit werden alle selektierten Dokumente im Offline-Modus verfügbar gemacht (sofern der Offline-Modus aktiviert wurde). 7 Dokumentablage Die Dokumentablage ist das virtuelle Dateisystem des InfoShare.Client. Die hier erstellten (Such- )Ordner sind nur in Produkten von Kendox zu finden. 7.1 Öffentliche Ordner Werden Daten in den öffentlichen Ordnern abgespeichert, können diese von allen Benutzern gelesen werden. Je nach vorhandenen Rechten können hier Ordner erstellt, verändert und gelöscht werden. Der Administrator kann spezifischen Rollen / Benutzergruppen den Zugriff auf die öffentlichen Ordner verwehren. Die sich in diesen Rollen und Gruppen befindenden Benutzer sehen nur ihre persönlichen Daten / Ordner. 7.2 Persönliche Daten Der persönliche Ordner bietet die Möglichkeit, eine persönliche (nicht öffentliche) Ordnerstruktur zu erstellen. Dieser Ordner ist nur für den jeweiligen Kontoinhaber sichtbar. Hier können unabhängig von anderen Rechten eigene (Such-) Ordner erstellt, verwaltet und gelöscht werden. Hinweis: Die (Such-)Ordner, welche sich auf gleicher Ebene befinden, müssen eindeutig benannt werden. 27

28 8 Dokumentsuche Mit der Dokumentsuche kann in InfoShare nach abgelegten Dokumenten gesucht werden. Dabei beachtet InfoShare die öffentlichen und persönlichen (eigenen) Suchordner. 8.1 Übersicht Standardmässig werden in der Übersicht der Dokumente die Suchkonditionen sowie nach einer erfolgreichen Suche die Suchresultate dargestellt. Je nach Konfiguration der Anzeige kann diese Ansicht vom Standard abweichen. Hinweis: Bei Dateien, welche eine Verknüpfung zu anderen Dokumenten besitzen, können diese Verknüpfungen angezeigt werden. Standardmässig wird das Plus für die erweiterte Ansicht nicht angezeigt. Mittels Klick auf das Icon des Dokuments wird der Plus -Button daneben angezeigt und die verknüpften Dateien werden unterhalb des selektierten Dokuments aufgelistet. Um die verknüpften Dateien wieder zu verbergen, muss auf das Minus geklickt werden. 28

29 8.2 Suche auswählen Im Drop-Down-Feld neben der Lupe kann die auszuführende Suche ausgewählt werden. Hier kann zwischen der Standardsuche, den öffentlichen sowie persönlichen Suchen ausgewählt werden Standardsuche Nach der Installation besteht standardmässig nur eine persönliche Suche, die Standardsuche. Ist in den Einstellungen nichts anderes definiert, wird beim Starten von InfoShare.Client die Standardsuche angezeigt Öffentliche Suchen Damit ein Benutzer wiederkehrende Suchen schnell ausführen kann, besteht in InfoShare die Möglichkeit, öffentliche Suchen zu definieren. Öffentliche Suchen sind für wiederkehrende und für alle Benutzer verfügbare Dokumentsuchen geeignet. Um öffentliche Suchordner, welche für alle zugänglich sind, zu erstellen, muss zu Datei Dokumentablage Öffentliche Ordner gewechselt werden. Unter der Rubrik Ordner ist nun die Funktion Suchordner erstellen anzuwählen Persönliche Suchen Sofern er die nötige Berechtigung hat, kann jeder Benutzer eigene (persönliche) Dokumentsuchen definieren. Persönliche Suchen sind nur für den jeweiligen Benutzer verfügbare Dokumentsuchen. Um persönliche Suchordner zu erstellen, muss zu Datei Dokumentablage Persönliche Daten gewechselt werden. Unter der Rubrik Ordner ist nun die Funktion Suchordner erstellen anzuwählen. Achtung: Wird ein Dokument aus einem Suchordner oder aus den Suchergebnissen gelöscht wird, so ist es endgültig gelöscht. 8.3 Als neue Suche speichern Damit wiederkehrende Suchen schnell ausführbar sind, besteht in InfoShare die Möglichkeit, eigene Suchen zu definieren. Um eine neue Suche zu starten, kann in der Dokumentablage unter der Rubrik Ordner die Funktion Suchordner erstellen ausgewählt werden. Als zweite Möglichkeit kann in der Dokumentsuche der grüne Button mit weissem Plus angewählt werden. Dieser öffnet ein neues Fenster. Wurde ein Suchordner erstellt, wird die Suche automatisch in den Persönlichen Daten unter Dokumentenablage abgelegt. Für eine Beschreibung der einzelnen Reiter ist das Kapitel Suche editieren zu lesen. 29

30 8.4 Suche editieren Mit Suche editieren wird das gleiche Fenster aufgerufen wie bei Als neue Suche speichern. Diese beiden Buttons unterscheiden sich darin, dass bei Suche editieren eine bereits vorhandene Suche bearbeitet wird. Als neue Suche speichern erstellt einen neuen Suchordner Allgemein Hier kann der obligatorische Name der Suche geändert werden. Ebenfalls kann zur genaueren Information eine Beschreibung eingegeben werden. Der Ordner wird unter Dokumentenablage in Persönliche Daten gespeichert. Die Guid wird intern verwendet und kann / darf nicht geändert werden. Sie dient der internen Zuordnung des Suchordners Suchkriterium Unter Suchkriterium können die Suchkriterien für den Ordner eingegeben / geändert werden. Ablagen wählen Hier kann eingestellt werden, aus welchen Ablagen InfoShare.Client die Dokumente anzeigen soll. 30

31 Anzahl Treffer Pro Suchdurchlauf werden standardmässig 10 Treffer angezeigt. Diese Zahl kann in diesem Feld verändert werden. Kendox empfiehlt hier, nur wenn nötig eine grössere Anzahl der Suchresultate anzeigen zu lassen, da hiermit die Suche einige Zeit in Anspruch nehmen und den Server me hr belasten kann. Wildcards benutzen Diese Funktion erlaubt bei der Dokumentensuche die Eingabe von Wildcards. Bei der Suche mit gleich wird im Hintergrund die Suche dynamisch abgeändert, dass auch Teile von Suchwörtern gefunden werden können. So wird z. B. ohne Aktivierung der Wildcards der Suchbegriff Mei* nichts finden. Ist dieses Feature hingegen aktiviert, können mittels Mei* alle Firmen welche mit Mei beginnen (z. B. Meier AG ), gefunden werden. Nachfolgend werden Beispiele aufgelistet, wie nach einem Eigenschaftswert gesucht werden kann: Suchwort Suchfeld Operator Beschreibung Meier Firma Gleich (=) Es wird die normale Suche durchgeführt. Mei* Firma Gleich (=) Es wird eine wie -Suche durchgeführt. *er Firma Gleich (=) Es wird eine enthält -Suche durchgeführt. *ei* Firma Gleich (=) Es wird eine enthält -Suche durchgeführt. Mit Volltextsuche Mit dem Aktivieren der Volltextsuche kann der Benutzer nach Wörtern innerhalb von volltextfähigen Dokumenten suchen. Voraussetzung dafür ist, dass die Volltextsuche auch auf dem Server dazu eingerichtet ist. Ab Version von InfoShare.Server werden zusätzlich die Annotationen (Notizzettel, Stempel und Text) bei der Volltextsuche berücksichtigt. Die Wildcard-Fähigkeit beschränkt sich bei diesem Feld auf die LIKE-Suche-Funktionalität (z. B. Mei* ). Sollen punktierte Nummern gesucht werden müssen diese in Hochkommas eingeschlossen werden (Beispiel: wenn die Nummer gesucht werden soll, muss die Eingabe im Volltextfeld in Hochkommas gesetzt werden ). Volltext ODER verknüpfen (Default UND) Standardmässig werden alle Werte innerhalb des Volltext-Feldes UND-verknüpft. Mit dieser Funktion werden die Werte ODER-verknüpft Darstellung Unter Darstellung wird die einfache Suche (de-)aktiviert. Ist der Haken bei Als einfache Suche definieren gesetzt, können Suchkriterien bestimmt werden, unter welchen die Suche immer durchgeführt wird. 31

32 Falls die einfache Suche aktiviert wurde, können die zuvor definierten Suchkriterien als sichtbar und editierbar gesetzt werden. Zusätzlich kann konfiguriert werden, ob die Ablage resp. die Sprache sichtbar ist oder nicht. Neben den Feldern stehen die Checkboxen Sichtbar und Editierbar zur Auswahl. Sichtbar bestimmt, ob der Benutzer die Suchkriterien sehen darf oder nicht. Unter Editierbar kann konfiguriert werden, ob der Benutzer die Werte in den Suchkriterien verändern darf oder nicht Spalten Für jeden Suchordner können die anzuzeigenden Spalten individuell eingestellt werden. Diese Spaltendefinitionen dienen der übersichtlichen Dokumentauflistung bei der Dokumentsuche. Auf der linken Seite des Fensters können die Eigenschaftstypen ausgewählt werden, die in der Such - Darstellung berücksichtigt werden sollen. Der rechte Teil des Fensters zeigt die Spalten so an, wie sie in der Suche dargestellt werden (Name, Anordnung und Grösse der einzelnen Spalten). 32

33 Kendox empfiehlt, zuerst die benötigten Eigenschaften auszuwählen und diese danach den individuellen Wünschen anzupassen. Um die Anordnung zu ändern, kann mit der linken Maustaste die Spalte angeklickt werden. Mit der gedrückten Maustaste kann die Spalte an den gewünschten Ort verschoben werden. Schwarze Pfeile zeigen den Ort an, wo die Spalte im Moment abgelegt wird (siehe unteres Bild). Damit die Anordnung gespeichert wird, sollte die Option Sortierung speichern aktiviert werden. Breite der Ausgewählten Spalte (in Pixel) Die Breite der Spalten kann in Pixel angegeben werden. Falls die Checkbox angewählt ist, kann im Feld rechts eine Zahl eingeben werden. Dies ist nur auf neu angewählte Informationen beschränkt. Um bereits verwendete Informationen zu bearbeiten, können diese ab- und wieder angewählt werden. So steht diese Option wieder zur Verfügung. Wird hier keine Zahl definiert, passt InfoShare.Client die Spaltengrösse automatisch dem Inhalt der einzelnen Felder an. 33

34 Spalteneinstellungen vom übergeordneten Ordner erben Ist diese Option aktiviert, werden alle Spalten des übergeordneten Ordners (siehe Anordnung in der Dokumentablage ) für die Resultatspalten verwendet. Die vorher eingestellten Spalten werden verworfen. Ist die Option deaktiviert, können in der linken Liste jene Spalten ausgewählt werden, welche im Suchergebnis dargestellt werden sollen. Die Reihenfolge und Gruppierung der Spalten kann in der danebenliegenden Anzeige per Drag & Drop verändert werden. Ansicht für alle Benutzer speichern Ist diese Checkbox aktiviert werden die getroffenen Einstellungen dieser Maske benutzerübergreifend gespeichert. 34

35 8.5 Suchordner Löschen Mit einem Klick auf dieses Symbol wird der aktuell ausgewählte / verwendete Suchordner gelöscht. Beim Löschen wird ein Fenster geöffnet, wo eine Bestätigung zum Löschen verlangt wird. Mit einem Klick auf Ja wird die Suche aus InfoShare.Client gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Es ist zu beachten, dass die Standardsuche nicht gelöscht werden kann. Soll die Standardsuche nicht sichtbar sein, kann sie in den Einstellungen für einen Benutzer deaktiviert werden. 8.6 Such-Optionen Wird der Button Optionen >> in der Dokumentsuche angeklickt, erweitert sich das Suchfenster und die Optionen werden angezeigt. Die Suche kann in den Optionen verfeinert und spezialisiert werden, da mehr Möglichkeiten zur Verfügung stehen. Die Chance, dass ein bestimmtes Dokument gefunden wird, steigt durch solche Verfeinerungen. Hinweis: Damit der Optionen -Button angezeigt wird, muss im Menü unter Optionen Suchmaske die Funktion Optionen-Button aktivieren ausgewählt werden. Die Schaltfläche wird bei einfachen Suchen nicht angezeigt. Für die einzelnen Definitionen der Optionen kann im Kapitel Suche editieren nachgelesen werden. 8.7 Suche zurücksetzen Setzt alle Einstellungen der Suche zurück. Die Suchkriterien werden zurückgesetzt und die Anzahl Treffer in den Optionen wird auf 10 gesetzt. Die Einstellungen der Ablagen und der Sprachen in den Optionen bleiben erhalten und werden beim nächsten Suchdurchlauf berücksichtigt. Diese können nur manuell an- oder abgewählt werden. 35

36 8.8 Weitersuchen Allgemein InfoShare.Client bietet die Möglichkeit, eine Suche weiterzuführen. Beim Betätigen des Weitersuchen -Buttons werden zu den bereits gefundenen Elementen weitere Dokumente hinzugefügt. Die Anzahl davon hängt von der Zahl ab, die in Anzahl Treffer unter den Optionen definiert ist Beispiel Mit den definierten Suchkriterien werden 86 Suchresultate gefunden. Die Anzahl Treffer ist aber auf 20 eingestellt. Das heisst bei der ersten Suche werden 20 Resultate angezeigt. Wird auf Weitersuchen geklickt, werden die nächsten 20 Resultate an die bereits gefundenen angehängt (also nun 40 Treffer). Der Button Weitersuchen kann solange betätigt werden, bis der letzte gefundene Eintrag angezeigt wird. In diesem Beispiel kann der Button maximal 4-mal betätigt werden. 9 Einstellungen In den Einstellungen werden die Hintergrund-Konfigurationen von InfoShare getätigt. Das heisst hier können Benutzer, Ablagen, Sprachen, Vorgänge, etc. verwaltet werden. Grundsätzlich haben nur die Systemadministratoren eines Unternehmens Zugang zu diesem Bereich. Kendox empfiehlt zur Steigerung der Sicherheit, dass so wenig Benutzer wie möglich Zugriff auf die Einstellungen haben. 9.1 Benutzer Dieser Bereich dient dem Erstellen, Ändern oder Entfernen von InfoShare-Benutzern. Die Benutzer können einer oder mehreren Gruppen und / oder Rollen zugewiesen werden. Einige Berechtigungen (wie z. B. für die Anmeldung) können Benutzerspezifisch vergeben werden. Unter Benutzer wird eine Übersicht über alle registrierten Benutzer gezeigt. Zum Erstellen eines neuen Benutzers muss auf Neu geklickt werden. Der Button Ändern ist für das editieren von 36

37 bereits erstellten Benutzern eingerichtet. Ein Doppelklick auf einen Benutzer ermöglicht eine detaillierte Benutzerübersicht und -konfiguration. Falls ein Benutzer gelöscht werden soll muss dieser ausgewählt und auf den Button Löschen geklickt werden. Zur Bestätigung wird ein Dialog geöffnet, welcher mit Ja bestätigt werden muss. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Der folgende Abschnitt beschreibt sowohl das Erstellen sowie das Ändern eines Benutzers. Es wird d as gleiche Fenster aufgerufen, unabhängig ob Neu oder Ändern ausgewählt wird. 37

38 9.1.1 Allgemein Im Reiter Allgemein werden die allgemeinen Angaben wie z. B. Name, Sprache und Passwort eines Benutzers definiert. Hinweis: Es ist zu beachten, dass eine Anmelde-Option (z. B. Anmeldung über internes Kennwort ) ausgewählt werden muss, da sich ansonsten der Benutzer nicht anmelden kann. Name Der Name wird für die Anmeldung bei InfoShare.Client benötigt. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Beim Auswählen der Checkbox Deaktiviert wird dem Benutzer der Zugriff auf InfoShare.Client verwehrt. Anzeigename Der Anzeigename beschreibt den eigentlichen (ausführlichen) Namen des Benutzers. Auch dieses Feld ist Pflicht. -Adresse Fakultativ kann hier die -Adresse angegeben werden. Die Checkbox Mailbenachrichtigung wird automatisch aktiv wenn eine gültige Mail-Adresse eingegeben wird (Format: Ist die Mailbenachrichtigung aktiviert, wird der entsprechende Benutzer mit einer benachrichtigt wenn für ihn eine neue Aufgabe bzw. ein Vorgang in InfoShare eintrifft. Dabei muss beachtet werden, dass eine -Software installiert und konfiguriert wurde, da ansonsten Probleme auftauchen können. Nähere Informationen zu diesem Thema können im Kapitel -Benachrichtigung - Konfiguration vom InfoShare.Server nachgelesen werden. Telefonnummer Definition der Telefonnummer, die dem Benutzer zugewiesen ist. 38

39 Benutzersprache Hier kann eine Sprache ausgewählt werden mit welcher der Benutzer in InfoShare arbeitet. Momentan stehen die Sprachen Deutsch, Englisch sowie Französisch zur Verfügung. Falls zusätzliche Sprachen erwünscht sind muss der Kendox-Partner kontaktiert werden. Kennwort In der Zeile Kennwort kann das Passwort des ausgewählten Benutzers geändert werden. Damit diese Schaltfläche aktiv wird, muss der Benutzer bereits existieren oder der Benutzer muss mittels Übernehmen gespeichert werden. Mit dieser Funktion wird ein Kennwort für den Benutzer gesetzt. Zur Sicherheit muss das Kennwort doppelt eingegeben werden. Benutzer-ID Dieser Wert wird vom System automatisch vorgegeben und kann / darf nicht geändert werden. Named-User Mit dem Aktivieren dieser Checkbox wird der aktuelle Benutzer als Named-User definiert. Nähere Informationen sind im Kapitel 23 nachzulesen. Applikations-User Mit dem Aktivieren dieser Checkbox wird der definierte Benutzer als Applikationsbenutzer deklariert. Nähere Informationen sind im Kapitel 23 nachzulesen. Deaktiviert Wird diese Checkbox aktiviert, kann der Benutzer sich nicht mehr am InfoShare.Server anmelden. -Benachrichtigung Mit Aktivieren dieser Checkbox wird erreicht, dass bei der Zuweisung eines Vorgangs eine zugestellt wird. Anmeldung ohne Kennwort Mit diesem Recht darf sich der Benutzer ohne Kennwort bei InfoShare einloggen. Kendox empfiehlt davon nur in Ausnahmefällen Gebrauch zu machen. Anmeldung über internes Kennwort Ist diese Checkbox aktiviert, muss sich der Benutzer mit einem InfoShare- Kennwort einloggen. Dieses Kennwort muss mit dem Button Setzen gesetzt werden. Anmeldung über Betriebssystemkonto InfoShare bietet mit dem Aktivieren dieser Checkbox die Möglichkeit an, dass sich Benutzer via Single Sign-On anmelden können. Das bedeutet, dass die Benutzereinstellungen (Benutzername und Passwort) vom Betriebssystem Microsoft Windows übernommen werden. Somit muss der Benutzer beim Starten von InfoShare.Client keine Login-Daten mehr eingeben. Damit dieses Feature funktioniert, muss in den Optionen unter Anmeldeeinstellungen der Wert Anmeldung über Betriebssystemkonto ausgewählt werden. Administratoren können dazu auch in der Konfigurationsdatei KX_BenutzerLoginSettings.xml (Pfad siehe unten) den Wert LastLoginAsOSBenutzer auf true setzen. Diese Datei ist beim Verteilen von Skripts nützlich. Windows Vista/7/8: C:\Benutzer\[BENUTZERNAME]\AppData\Roaming\Kendox\DCI.ONE\Client\settings Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\[BENUTZERNAME]\Anwendungsdaten\Kendox\ DCI.ONE\Client\settings Anmeldung mit Zertifikat Wird diese Option aktiviert, muss im Reiter Zertifikate der öffentliche Schlüssel eines persönlichen Zertifikates importiert werden. Auch muss unter Optionen Anmeldeeinstellungen die Option Anmeldung mit Zertifikat aktiviert sein. Wird der InfoShare.Client erneut gestartet, so werden dem Benutzer seine persönlichen Zertifikate im Windows Zertifikatsspeicher zur Auswahl angeboten, welches zur Anmeldung verwendet werden soll. 39

40 Benutzer darf Spracheinstellungen verändern Hiermit kann dem Benutzer die Berechtigung zur Umstellung der Oberflächensprache (Deutsch, Englisch oder Französisch) erteilt werden. Benutzer darf Standardsuche ausführen Mit dem Aktivieren dieser Option darf der Benutzer die Standardsuche ausführen. Ist die Checkbox deaktiviert, darf er nur die ihm zugewiesenen resp. die persönlichen Suchen ausführen und sieht die Standardsuche nicht. Benutzer darf Optionen ändern Ist diese Funktion aktiviert, erscheint im Menü von InfoShare der Button Optionen in dem der Benutzer seine Einstellungen verwalten darf. Achtung: Der Anmelde-Name (Feld Name ) kann zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr geändert werden. Für Namensänderungen muss der Benutzer gelöscht und mit dem neuen Namen neu erstellt werden Details Im oberen Reiter Details kann der Benutzer zu einer (oder mehreren) Gruppe(n) oder Rolle(n) zugewiesen werden. Auf der linken Hälfte sind die noch vorhandenen Gruppen / Rollen zu sehen. Auf der rechten Seite sind alle Gruppen oder Rollen ersichtlich, welchen der Benutzer bereits hinzugefügt wurde. Es werden nur Gruppen oder Rollen angezeigt. Um von Gruppen zu Rollen zu wechseln (oder umgekehrt) muss der entsprechende Radio-Button betätigt werden (siehe rote Markierung im Bildausschnitt). 40

41 Um den Benutzer einer Gruppe oder Rolle hinzuzufügen, muss die entsprechende Auswahl auf der linken Seite des Fensters getroffen werden und mit dem Button Hinzufügen die Gruppe/Rolle übernommen werden. Alternativ kann dies auch mit einem Doppelklick auf die entsprechende Gruppe/Rolle erfolgen. Zum Entfernen eines Benutzers kann in der rechten Seite des Fensters entweder auf die Gruppe/Rolle doppelgeklickt oder nach Auswahl der entsprechenden Gruppe/Rolle auf den Button Entfernen geklickt werden Zertifikate Im Reiter Zertifikate können einem Benutzer mehrere öffentliche Zertifikatsschlüssel importiert werden um eine Anmeldung über ein Windows Zertifikat, welches im Windows Zertifikatsspeicher abgelegt ist, vorgenommen werden kann. Um eine Anmeldung über ein Zertifikat zu forcieren, muss im Reiter Allgemein die Option Anmeldung mit Zertifikat aktiviert werden. 41

42 Zusätzlich muss in den InfoShare.Client Optionen in den Anmeldeeinstellungen die Auswahl Anmeldung mit Zertifikat aktiviert werden. Beim nächsten Anmelden werden dann alle gültigen Zertifikate, die im Windows Zertifikatsspeicher gespeichert sind, zur Anmeldung vorgele gt. 42

43 9.1.4 Log Im Reiter Log können einem Benutzeranmeldungen, Abmeldungen, Kennwortänderungen und fehlerhafte Anmeldungen protokolliert werden. Hierfür muss in Kendox InfoShare.Server Konfigurationsdatei der Eintrag <dowriteuserlogentries> aktiviert werden. Achtung: Die Protokollierung hat Auswirkung auf die nmeldeperformance. Es muss sichergestellt werden, dass die Protokollierung reorganisiert wird (Einträge gelöscht werden). 43

44 9.2 Benutzergruppen In diesem Bereich können InfoShare-Benutzergruppen erstellt, geändert oder entfernt werden. Gruppen und Benutzer können schliesslich zu Rollen zusammengefasst werden. Hier werden alle erstellten Gruppen angezeigt. Per Doppelklick auf eine Gruppe werden genaue Informationen über die ausgewählte Gruppe angezeigt. Der folgende Abschnitt beschreibt sowohl das Erstellen sowie das Ändern einer Gruppe. Um eine neue Benutzergruppe zu erstellen muss der Button Neu betätigt werden. Um eine Gruppe zu verändern, muss die entsprechende Gruppe ausgewählt und schliesslich auf den Button Ändern geklickt werden. Eine Alternative dazu ist ein Doppelklick auf die Gruppe. Unabhängig davon, ob auf Neu oder Ändern geklickt wird, wird das gleiche Fenster aufgerufen. Falls eine Benutzergruppe gelöscht werden soll muss diese ausgewählt und auf den Button Löschen geklickt werden. Zur Bestätigung wird ein Dialog geöffnet, welcher mit Ja bestätigt werden muss. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. 44

45 9.2.1 Allgemein In diesem Reiter werden der (interne) Name sowie der Anzeigename der Gruppe bearbeitet. Name Der Name muss innerhalb von InfoShare.Client eindeutig sein. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Der Name kann nur beim Erstellen verändert werden, eine Änderung zu einem späteren Zeitpunkt ist nicht möglich. Für eine Namensänderung zu einem späteren Zeitpunkt muss die ganze Gruppe gelöscht und neu erstellt werden. Anzeigename Der Anzeigename beschreibt ausführlich die Gruppe. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Benutzergruppen-ID Zeigt die eindeutige ID der geöffneten Benutzergruppe an. Dieser Wert kann nicht verändert werden. 45

46 9.2.2 Details Auf der rechten Seite wird ein Überblick über alle Benutzer oder Rollen gegeben, welche in der ausgewählten Gruppe sind. Die Benutzer oder Rollen, die der Benutzergruppe hinzugefügt werden können, sind auf der linken Seite zu sehen. Um von der Benutzeransicht auf die Rollenansicht zu wechseln, muss die Checkbox gewechselt werden (im Bildausschnitt rot markiert). 9.3 Rollen Hier können InfoShare-Rollen erstellt, geändert oder gelöscht werden. Einer Rolle werden die verschiedensten Berechtigungen für Dokumente, Ordner und Administration zugewiesen. Eine Rolle beinhaltet Benutzergruppen und / oder Benutzer sowie die dazugehörigen Sicherheitsbereiche. Benutzer in derselben Rolle haben die gleichen Rechte. 46

47 Um eine neue Rolle zu erstellen muss der Button Neu betätigt werden. Um eine Rolle zu verändern, muss die entsprechende Rolle ausgewählt und schliesslich auf den Button Ändern geklickt werden. Alternative dazu ist ein Doppelklick auf die Rolle. Falls eine Rolle gelöscht werden soll, muss diese ausgewählt und auf den Button Löschen geklickt werden. Zur Bestätigung wird ein Dialog geöffnet, welcher mit Ja bestätigt werden muss. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Die folgenden Abschnitte beschreiben sowohl das Erstellen, sowie das Ändern einer Rolle. Es wird das gleiche Fenster aufgerufen, unabhängig ob auf Neu oder Ändern geklickt wird. Hinweis: Ist ein Benutzer in mehreren Rollen, so hat er die Rechte aller Rollen. Soll einem Benutzer ein bestimmtes Recht verweigert werden, so muss sichergestellt werden, dass allen Rollen, in welcher der Benutzer ist, jenes Recht entzogen ist. 47

48 9.3.1 Sicherheitskonzept von InfoShare Das folgende Schema zeigt das vorgegebene Sicherheitskonzept von InfoShare. Sicherheitsbereich Rechte Rollen Benutzer Gruppen Beispiel eines Konzepts Das folgende Beispiel soll ein mögliches Konzept von InfoShare aufzeigen. Kendox empfiehlt, ein solches Konzept (vor der Installation) zu erstellen. 48

49 9.3.3 Allgemein Es kann nur beim Erstellen einer neuen Rolle der Name vergeben werden. Eine Namensänderung zu einem späteren Zeitpunkt ist nicht mehr möglich. Die Rolle müsste für eine Namensänderung gelöscht und neu erstellt werden. Das Feld Name muss eindeutig sein und ist Pflicht. Rollen-ID Zeigt die eindeutige ID der geöffneten Rolle an. Dieser Wert kann nicht verändert werden Details Hier wird ein Überblick über die Gruppen gegeben. Links sind die Gruppen, welche noch der Rolle hinzugefügt werden können. Rechts sind die bereits enthaltenen Gruppen. Die Benutzer und die Sicherheitsbereiche folgen demselben Prinzip. Um zwischen Gruppen, Benutzer oder Sicherheitsbereich zu wechseln kann die entsprechende Checkbox angewählt werden (im Bildausschnitt rot markiert). 49

50 Achtung: Befindet sich ein Benutzer oder eine Gruppe in zwei oder mehreren Rollen, werden immer die erlaubten Berechtigungen übernommen. So kann sich z. B. die Benutzergruppe Geschäftsleitung in 2 Rollen (A und B) befinden. Ist in Rolle A das Löschen von Dokumenten verboten und in der Rolle B erlaubt, so kann der Benutzer das Dokument löschen Dokument Unter diesem Reiter können den Benutzern und Gruppen einer Rolle Rechte in der Dokumentenverarbeitung verliehen oder entzogen werden. Mit dem Aktivieren der Checkbox Alle auswählen werden alle Kästchen mit einem Haken versehen. Beim Deaktivieren werden alle Haken entfernt. 50

51 Struktur der Rechte Dokument Dokument sichtbar Dokumente für andere freigeben Dokumenteigenschaften lesen Neues Dokument erzeugen Dokument lesen Dokument drucken Dokument exportieren Dokument versenden Dokument ins Dateisystem exportieren Verbundene Anwendung ausführen Dokument ausbuchen Annotationen erstellen, verändern und löschen Dokumentinhalt ändern Dokument löschen Dokument vor Ablaufdatum löschen Ausbuchungen rückgängig machen Dokument überschreiben erlauben Dokumenteigenschaften ändern Vorversionen löschen erlauben Sicherheitsbereich setzen Recht Beschreibung Dokument sichtbar Recht um Dateien zu suchen, auflisten und mit persönlichem Ordner verknüpfen, Excel- Reporte erstellen sowie Versions-, Änderungs- und Zugriffslog lesen. Dokumenteigenschaften lesen Zeigt die Eigenschaften des Dokuments an (standardmässig unterhalb Dokumentsuche). Dokument lesen Zeigt Dokumente in der Vorschau an. Damit diese geöffnet werden können, muss Verbundene Anwendung ausführen erlaubt sein. Dokument exportieren Dieses Grundrecht allein bewirkt nichts (nur im Zusammenhang mit anderen). Dokument drucken Erlaubt das Drucken von Dokumenten. Dokument versenden Erlaubt dem Benutzer das Dokument (auch als ZIP) oder dessen InfoShare-Link zu versenden. Dokument ins Dateisystem exportieren Recht zum Exportieren der Daten ins Dateisystem (basierend auf Dokument exportieren ). 51

52 Verbundene Anwendung ausführen Erlaubt das Öffnen von Dokumenten (entweder in der Dokumentanzeige oder in einem externen Programm wie z. B. Microsoft Word). Recht Beschreibung Dokument ausbuchen Grundrecht zum Ausbuchen von Dateien. Dieses Recht allein bewirkt nichts (nur im Zusammenhang mit anderen). Grund dafür ist, dass z. B. beim Ändern von Dateien diese temporär ausgebucht werden müssen. Dokument löschen Dokumente aus InfoShare löschen. Neues Dokument erzeugen Mit diesem Recht darf mit gewissen Buttons (z. B. Dokument importieren, Einscannen, etc.) sowie mit Drag & Drop ein Dokument in InfoShare eingefügt werden. Dieses Recht steuert auch die Aktenerstellung. Dokument vor Ablaufdatum löschen Erlaubt das Löschen eines Dokuments vor dessen Ablaufdatum (Lebenszyklus). Dieses Recht kann nur durch den DciAdmin vergeben werden. Ausbuchungen rückgängig machen Hiermit dürfen Ausbuchungen von sich und anderen Benutzern rückgängig gemacht werden. Dokumentinhalt ändern Erlaubt das Ändern eines Dokumentes. Damit eine Datei z. B. in Word geändert werden kann muss das Recht Verbundene Anwendung ausführen gesetzt werden. Dokumenteigenschaften verändern Mit diesem Recht darf der Benutzer die Eigenschaften eines Dokuments ändern. Dies kann über den Button Dokumenteigenschaften oder mit Doppelklick in die Eigenschaften geschehen. Annotationen erstellen, verändern und löschen Befugnis zum Erstellen, Verändern und Löschen von Dokument-Annotationen. Sicherheitsbereich setzten Hiermit darf der Benutzer den Sicherheitsbereich eines Dokumentes setzen / verändern. Dokumente für andere freigeben In Zusammenhang mit DPA dürfen hiermit bestimmte Dokumente in einer definierten Zeitspanne einem Benutzer freigegeben werden. Dokumente überschreiben erlauben Wird auf der Dokumentablage definiert, dass Dokumente beim Einbuchen überschrieben werden dürfen und der Benutzer hat dieses Recht aktiviert, kann er beim Einbuchen des Dokumentes wählen, ob das vorherige Dokument überschrieben werden kann oder eine neue Version erzeugt werden soll. Vorversion löschen erlauben Wird dieses Recht aktiviert, erhalten allen Benutzer/Gruppen die dieser Rolle zugewiesen sind das Recht vorherigen Dokumentzwischenversionen zu löschen. Dies ist nur solange möglich, bis ein LifeCycle aktiviert wurde, der verhindert das Dokumente vor Ablauf des Ablaufdatums gelöscht werden darf. 52

53 9.3.6 Ordner / WebDAV Ordner Bei Ordner wird entschieden, wie viele Rechte die Benutzer im Bereich Ordnerverwaltung haben. Die Rechte beziehen sich auf die öffentlichen Ordner. Die persönlichen Ordner können jederzeit vollständig vom jeweiligen Benutzer administriert werden. Struktur der Rechte Ordner Ordnersystem lesen Ordnerelement lesen Ordnerelement verändern Suche ausführen Globale Spalteneinstellung definieren Ordner erstellen Suchordner erstellen Ordner löschen Suchordner editieren Suchordner löschen 53

54 Recht Beschreibung Ordnersystem lesen Grundrecht für das Anzeigen des Ordnersystems unter Dokumentablage. Um die öffentlichen Ordner anzuzeigen muss zusätzlich das Recht Ordnerelement lesen vergeben werden. Ordnerelement lesen Hiermit werden die öffentlichen Ordner in der Dokumentablage angezeigt. Ordnerelement verändern Soll der Benutzer die Ordner umbenennen und den Sicherheitsbereich setzen können, muss dieses Recht vergeben werden. Zusätzlich kann hiermit die eigene Suchansicht angepasst werden. Ordner erstellen Dieses Recht erlaubt dem Benutzer das Erstellen von neuen Ordnern in der Dokumentablage. Ordner löschen Dieses Recht erlaubt dem Benutzer das Löschen von Ordnern in der Dokumentablage. Globale Spalteneinstellung definieren Wird dieses Recht vergeben, kann der Benutzer die Spalteneinstellungen für alle Benutzer verändern. Hat der Benutzer dieses Recht nicht, werden die Spalteneinstellungen nur für ihn übernommen. Suchordner erstellen Wie der Name verrät, darf der Benutzer hiermit einen (öffentlichen) Suchordner erstellen. Suchordner editieren Damit der Benutzer öffentliche Suchordner verändern darf muss dieses Recht vergeben werden. Suchordner löschen Soll der Benutzer öffentliche Suchordner löschen dürfen muss dieses Recht vergeben werden. Suche ausführen Damit eine Suche im Suchordner gestartet werden kann muss dieses Recht vergeben werden. Achtung: Suchordner sind im WebDAV Ordner nicht untertützt. 54

55 9.3.7 Vorgänge Hier kann bestimmt werden, ob die Benutzer der Rolle einen Vorgang einsehen können und ob sie selbst einen Vorgang erstellen dürfen. Struktur der Rechte Vorgang sichtbar Vorgang erstellen Vorgang löschen Vorgang verändern Recht Beschreibung Vorgang sichtbar Dieses Recht definiert, ob der Benutzer nach Vorgängen suchen und die Resultate anzeigen darf. Vorgang erstellen Mit diesem Recht ist der Benutzer befugt einen neuen Vorgang anhand einer Vorgangsvorlage zu erstellen. Vorgang löschen Der Benutzer erhält das Recht, ein Vorgang zu löschen Vorgang verändern Mit diesem Recht erhält der Benutzer das Recht, Vorgangsinformationen zu ändern, obwohl er nicht in der Liste der Aufgabenempfänger ist. Bestimmte Angabe können solange verändert werden, solange der Vorgang nicht abgeschlossen ist. 55

56 9.3.8 Benutzerverwaltung Bei Benutzerverwaltung wird entschieden, wie viele Rechte die Benutzer im Bereich Benutzerverwaltung haben. Die Rechte beziehen sich auf die Administration in den Einstellungen. Struktur der Rechte Benutzerverwaltung Zugriff auf Benutzer und Benutzergruppen Zugriff Benutzerdaten verändern Zugriff auf Benutzergruppen Benutzerdaten verändern Neuen Benutzer erfassen Benutzer löschen Benutzergruppe verändern Neue Benutzergruppe erzeugen Benutzergruppe löschen 56

57 Recht Beschreibung Zugriff auf Benutzer und Benutzergruppen Erlaubt den Zugriff auf die Benutzerübersicht, die sich unter Einstellungen befindet. Ohne dieses Recht wird der Menüpunkt Einstellungen nicht angezeigt. Zugriff Benutzerdaten verändern Grundrecht zum Bearbeiten von Benutzern. Dieses Recht allein bewirkt nichts (nur im Zusammenhang mit anderen wie z. B. Benutzer löschen ). Neuen Benutzer erfassen Mit diesem Recht ist der Benutzer bemächtigt, einen neuen InfoShare-Benutzer zu erstellen. Benutzer löschen Soll der Benutzer andere Benutzer löschen dürfen, muss dieses Recht vergeben werden. Benutzerdaten verändern Damit der Benutzer andere Benutzer(-Einstellungen) verändern darf, muss dieses Recht angewandt werden. Zugriff auf Benutzergruppen Grundrecht zum Bearbeiten von Benutzergruppen. Dieses Recht allein bewirkt nichts (nur im Zusammenhang mit anderen wie z. B. Benutzergruppe löschen ). Neue Benutzergruppe erzeugen Recht für das Erstellen von neuen Benutzergruppen. Benutzergruppe löschen Hiermit darf eine Benutzergruppe gelöscht werden. Benutzergruppe verändern Ist dieses Recht vergeben, dürfen Benutzergruppen editiert werden Sicherheitseinstellung Hier wird ein Überblick über die Sicherheitseinstellungen gegeben. Die Übersicht zeigt, wie viele Rechte eine bestimmte Rolle hat, um Rollen zu verwalten und Benutzereinstellungen zu verändern. Struktur der Rechte 57

58 Sicherheitseinstellung Ablage administrieren Zugriff auf Sicherheitseinstellungen Ordnersystem administrieren Zugriff auf Rollen Passwort eines Benutzers neu setzen Zugriff auf Sicherheitsbereich Ordnersystem erstellen Ordnersystem löschen Rolle verändern Neue Rolle erstellen Rolle löschen Sicherheitsbereich verändern Neuen Sicherheitsbereich erstellen Achtung: Sicherheitsbereiche können nur vom DCIAdmin gelöscht werden. Damit überhaupt ein Sicherheitsbereich gelöscht werden kann, müssen zuvor alle Verknüpfungen zu Dokumenten, Ablagen, Rollen und (Such-)Ordnern gelöscht werden. Recht Beschreibung Zugriff auf Sicherheitseinstellungen Regelt den Zugriff auf die Sicherheitseinstellungen. Ohne dieses Recht wird der Menüpunkt Einstellungen nicht angezeigt. Zugriff auf Rollen Mit diesem Recht darf der Benutzer auf die Rollen zugreifen. Neue Rolle erstellen Dieses Recht erlaubt dem Benutzer das Erstellen neuer oder das Kopieren von bereits existierenden Rollen. Rolle löschen Hiermit darf der Benutzer Rollen aus InfoShare löschen. Rolle verändern Ist dieses Recht vergeben, darf der Benutzer Rollen editieren. Zugriff auf Sicherheitsbereich Regelt den Zugriff auf die Sicherheitsbereiche. Neuen Sicherheitsbereich erstellen Dieses Recht erlaubt dem Benutzer das Erstellen neuer oder das Kopieren von bereits existierenden Sicherheitsbereichen. Sicherheitsbereich verändern Berechtigt den Benutzer das Editieren von Sicherheitsbereichen. Passwort eines Benutzers neu setzten Erlaubt dem Benutzer das Setzen von Benutzerpasswörtern. Diese können unter Benutzer Ändern Button Setzten hinzugefügt und geändert werden. Ablage administrieren Dieses Recht erlaubt dem Benutzer das Administrieren der Ablage. Ordnersystem administrieren Mit diesem Recht können unter Einstellungen die öffentlichen Ordner angezeigt und verändert werden. 58

59 Ordnersystem erstellen Mit diesem Recht können unter Einstellungen neue öffentliche Ordner erstellt werden. Ordnersystem löschen Mit diesem Recht können unter Einstellungen öffentliche Ordner gelöscht werden Schema Unter dem Reiter Schema können der Rolle im Bereich Basisdatenkonfiguration, Einstellungen und erweiterte Einstellungen Rechte vergeben werden. Hier kann der Zugriff auf die zuvor genannten Bereiche gestattet oder verweigert werden. Struktur der Rechte Schema Zugriff auf Eigenschaftstypen Eigenschaftstypen bearbeiten Eigenschaftstypen erstellen Eigenschaftstypen löschen Zugriff auf Schema Zugriff auf Eigenschaftstypvorlagen Zugriff auf Importvorlagen Eigenschaftstypvorlagen verändern Eigenschaftstypvorlagen erstellen Eigenschaftstypvorlagen löschen Importvorlage erstellen Importvorlage verändern Importvorlage löschen 59

60 Recht Zugriff auf Schema Beschreibung Erlaubt in den Einstellungen das Darstellen der Basisdatenkonfiguration, der Einstellungen sowie der erweiterten Einstellungen. Ohne dieses Recht sieht der Benutzer nur die Benutzerverwaltung. Zugriff auf Eigenschaftstypen Regelt in den Einstellungen den Zugriff auf die Eigenschaftstypen. Eigenschaftstypen erstellen Dieses Recht erlaubt dem Benutzer das Erstellen neuer oder das Kopieren von bereits existierenden Eigenschaftstypen. Eigenschaftstypen löschen Hiermit darf der Benutzer Eigenschaftstypen löschen. Wichtig: Eigenschaftstypen können nie komplett aus InfoShare gelöscht werden. Sie werden lediglich deaktiviert und ausgeblendet. Eigenschaftstypen bearbeiten Ist dieses Recht vergeben, darf der Benutzer Rollen editieren. Zugriff auf Eigenschaftstypvorlagen Regelt in den Einstellungen den Zugriff auf die Eigenschaftstypvorlagen. Eigenschaftstypvorlagen erstellen Dieses Recht erlaubt dem Benutzer das Erstellen neuer oder das Kopieren von bereits existierenden Eigenschaftstypvorlagen. Eigenschaftstypvorlagen löschen Hiermit darf der Benutzer Eigenschaftstypen aus InfoShare löschen. Eigenschaftstypvorlagen verändern Mit diesem Recht darf ein Benutzer Eigenschaftstypvorlagen verändern. Zugriff auf Importvorlagen Regelt in den Einstellungen den Zugriff auf die Importvorlagen. Importvorlage erstellen Recht zum Erstellen einer Importvorlage. Importvorlage löschen Hiermit darf eine Importvorlage in den Einstellungen gelöscht werden. Importvorlage verändern Erlaubt dem Benutzer das Verändern von Importvorlagen. 60

61 Arbeitsbereich Im Arbeitsbereich können die Reche für den Arbeitsbereich sowie die Ablage verwaltet werden. Struktur der Rechte Arbeitsbereich Ablagen verändern Ablage erzeugen Ablage löschen Recht Ablagen verändern Beschreibung Erlaubt dem Benutzer das Verändern von Ablagen. Ablage erzeugen Recht zum Erstellen einer Ablage. Ablage löschen Hiermit darf eine Ablage in den Einstellungen gelöscht werden. 61

62 9.4 Sicherheitsbereiche Bereich zum Erstellen, Ändern oder Entfernen von Sicherheitsbereichen in InfoShare. Sicherheitsbereiche werden einem InfoShare-Objekt zugewiesen. Rollen und somit indirekt auch Benutzer und Benutzergruppen können den Sicherheitsbereichen hinzugefügt werden. Werden Dokumente in Sicherheitsbereichen abgelegt, können nur Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung diese Dokumente aufrufen. Ansonsten bleiben die Dokumente für diese unsichtbar. So können Dokumente abgespeichert werden, die nur für eine bestimmte Gruppe sichtbar sein dürfen (z. B. Personaldaten, sensible Daten). Dies kann mit dem Hinzufügen von Rollen in Sicherheitsbereichen gesteuert werden. Es muss immer ein Sicherheitsbereich verfügbar sein. Ansonsten können keine Einstellungen bzw. Änderungen der Optionen vorgenommen werden. Hat ein Dokument keinen Sicherheitsbereich so kann es von allen Benutzern gelesen, bearbeitet oder gelöscht werden. Um einen neuen Sicherheitsbereich zu erstellen muss der Button Neu betätigt werden. Um einen Sicherheitsbereich zu verändern muss der entsprechende Bereich ausgewählt und schliesslich auf den Button Ändern geklickt werden. Alternative dazu ist ein Doppelklick auf den Bereich. Falls ein Sicherheitsbereich gelöscht werden soll, muss dieser ausgewählt und auf den Button Löschen geklickt werden. Zur Bestätigung wird ein Dialog geöffnet, welcher mit Ja bestätigt werden muss. Sicherheitsbereiche können nur vom DCIAdmin gelöscht werden. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. 62

63 Der folgende Abschnitt beschreibt sowohl das Erstellen sowie das Ändern eines Sicherheitsbereiches. Es wird das gleiche Fenster aufgerufen, unabhängig ob Neu, Kopieren oder Ändern ausgewählt wird Allgemein Name Der Name muss innerhalb von InfoShare.Client eindeutig sein. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Der Name kann zu einem späteren Zeitpunkt geändert werden. Sicherheitsbereich-ID Zeigt die eindeutige ID des geöffneten Sicherheitsbereiches an. Dieser Wert kann nicht verändert werden Details Um die Rolle einem Sicherheitsbereich hinzuzufügen, muss die entsprechende Auswahl auf der linken Seite des Fensters getroffen werden und mit dem Button Hinzufügen die Rolle übernommen werden. Alternativ kann dies auch mit einem Doppelklick auf die entsprechende Rolle gemacht werden. Zum Entfernen einer Rolle kann in der rechten Seite des Fensters entweder auf die Rolle doppelgeklickt oder nach Auswahl der entsprechenden Rolle auf den Button Entfernen geklickt werden. 63

64 Achtung: Sicherheitsbereiche können nur vom DCIAdmin gelöscht werden. Damit überhaupt ein Sicherheitsbereich gelöscht werden kann, müssen zuvor alle Verknüpfungen zu Dokumenten, Ablagen, Rollen und (Such-)Ordnern gelöscht werden. 9.5 Kennwortrichtlinien In den Kennwortrichtlinien kann festgelegt werden, wie die Kennwortvergabe zu erfolgen hat. Die Bezeichnungen sind selbstsagend und werden nicht weiter dokumentiert. 9.6 Ablagen In diesem Bereich können InfoShare-Ablagen erstellt, geändert oder entfernt werden. Ablagen repräsentieren den physischen Speicherort der Informationsobjekte. Es muss mindestens eine Ablage bestehen, da InfoShare.Client ansonsten nicht funktioniert. Beim Löschen der Standardablage wird auch die dahinterliegende Datenbank gelöscht. Aus die sem Grund kann die Standardablage aus InfoShare.Client nicht gelöscht werden. Prinzipiell können beliebig viele Ablagen definiert werden (einzig begrenzt durch physische Speicherkapazität des Servers). 64

65 Um eine neue Ablage zu erstellen muss der Button Neu betätigt werden. Um eine Ablage zu verändern muss die entsprechende ausgewählt und schliesslich auf den Button Ändern geklickt werden. Alternative dazu ist ein Doppelklick auf die Ablage. Falls eine Ablage gelöscht werden soll, muss diese ausgewählt und auf den Button Löschen geklickt werden. Zur Bestätigung wird ein Dialog geöffnet, welcher mit Ja bestätigt werden muss. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Der folgende Abschnitt beschreibt sowohl das Erstellen sowie das Ändern einer Ablage. Es wird das gleiche Fenster aufgerufen, unabhängig ob Neu oder Ändern ausgewählt wird. 65

66 9.6.1 Name Der Name muss innerhalb von InfoShare.Client eindeutig sein. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Der Name kann zu einem späteren Zeitpunkt geändert werden Interne-ID Zeigt die eindeutige ID der geöffneten Ablage an. Dieser Wert kann / soll nicht verändert werden Sicherheitsbereich Der Sicherheitsbereich muss zwingend ausgewählt werden. Alle Benutzer die diesem Sicherheitsbereich zugeordnet sind haben Zugriff auf diese Ablage und dessen Dokumente Dokumentdaten-Ablage Die Dokumentdaten-Ablage definiert die physikalischen Speicherorte auf dem Server. Um hier Werte hinzuzufügen oder zu ändern muss die Konfigurationsdatei Config.xml auf dem Server verändert werden. Für weitere Informationen dazu kann im von InfoShare.Server nachgelesen werden. Werden mehrere Ablagesysteme angegeben, so wird das Dokument mehrfach geschrieben. Kann auf dem erst definierten Ablagesystem das Dokument nicht gele sen werden, wird automatisch versucht, das Dokument vom nachfolgenden Ablagesystem zu lesen. Achtung: Die Dokumentdaten-Ablage können nachträglich verändert werden. Die Änderungen treten erst ab der nächsten Dokumentablage in Kraft. z.b. kann so pro Jahr die Dokumentablage geändert werden, um Jahres-Dokumentspeicherablagen zu bilden. Dokumente werden beim Einbuchen jeweils in die aktuell hinterlegte Dokumentablage geschrieben Zugriffsaufzeichnung Hier wird definiert, welche Zugriffsinformationen gespeichert werden sollen. Die Aufzeichnungen können im Menü unter Erweitert Zugriffslog ausgelesen werden. Alles aufzeichnen Zeichnet alle Änderungen und Zugriffe auf das Dokument auf. Auch jede Dokumentvorschau wird gespeichert. Alles ausser Zugriffe für Vorschau Zeichnet alle Änderungen und Zugriffe auf das Dokument auf. Ausnahme ist dabei das Speichern der Vorschau-Zugriffe. Nichts aufzeichnen Speichert keine Zugriffe im Log-File ab Dokumentversionierung 66

67 Dokument- und Indexwertänderungen Alle Dokumentinhalts- wie auch Dokumenteigenschaftsänderungen werden versioniert und aufgezeichnet (dies ist die Standardoption). Nur Dokumentänderungen Wird die Option Nur Dokumentinhaltsänderungen gewählt, werden die Dokument- Indexdatenänderungen nicht mehr versioniert. Es erfolgt nur noch ein Eintrag im Änderungslog. Dokumente überschreiben Mit der Einstellung Dokument überschreiben erhält der Benutzer die Möglichkeit, Dokumentinhalte in einer Ablage zu überschreiben. Das Recht Dokument überschreiben erlauben ist für den jeweiligen Benutzer möglich, der auch das Recht Dokument überschreiben erlauben hat. Ist das Dokument unter Löschschutz gestellt, kann das Dokument nicht überschrieben werden Komprimierung Definiert die Art der Datenkomprimierung. Die Dokumente werden einzeln auf dem Server komprimiert (keine Zusammenfassungen). Wird diese Funktion einer bestehenden Ablage neu hinzugefügt oder geändert, werden die sich bereits in der Ablage befindende Dokumente nicht komprimiert. Das heisst, es werden nur neu importierte Dokumente komprimiert. Deflate Der Deflate-Algorithmus ist bekannt für seine verlustlose Datenkompression. Ursprünglich wurde Deflate für das ZIP-Archivformat entwickelt und unterliegt jetzt keinem Urheberrecht mehr. Gzip Gzip besitzt einen guten Kompressionsgrad und ist frei von patentierten Algorithmen (GNU). Lzma Der Lempel-Ziv-Markow-Algorithmus ist ein Datenkompressionsalgorithmus, der für gute Kompressionsraten und eine hohe Geschwindigkeit beim Entpacken erreicht. NoCompression Komprimiert die Daten nicht Datenbankkomprimierung Dokumentdaten werden primär ohne Komprimierung in die Datenbank geschrieben. Durch die Wahl eines Komprimierungsverfahrens kann bis 30% Platz gegenüber unkomprimierter Speicherung eingespart werden. Empfohlen wird das Deflate-Verfahren. Wird die Option nachträglich in einer Ablage angestellt, hat dies keine Auswirkung auf bestehende Dokumentdatensätze. Sollen alte Dokumentdatensätze komprimiert werden, so kann dies über das Tool KendoxZIPTool.exe, welches mit dem InfoShare.Server mit ausgeliefert wird, vorgenommen werden. 67

68 9.6.9 Dokumente für Volltext indizieren Aktiviert den Volltext für alle Dokumente, die sich in der Ablage befinden. Wichtig ist, dass auf dem Server die Volltextsuche aktiviert wurde. Nähere Informationen dazu sind im von InfoShare.Server zu finden Eigenschaftswerte in Volltext einfügen Bei der Volltextsuche werden standardmässig nur die Dokumentinhalte komplett durchsucht. Diese Checkbox muss aktiviert werden, wenn die Eigenschaftswerte auch mit einbezogen werden sollen Wortindex für Autovervollständigung generieren Aktiviert die Bildung eines invertierten Indexes. D.h. es wird ein Wortindex gebildet, der bei der Volltextsuche als Vorschlagswert angezeigt wird (AutoSuggest wie bei Google Suche). Achtung: Diese Autovervollständigung kann nur dann genutzt werden, wenn alle Ablagen die in die Suche miteinbezogen werden auch einen Wortindex enthalten Dokumente in Ablage verschlüsseln Verschlüsselt die Ablage. Die verschlüsselten Dokumente können nur noch über Kendox InfoShare.Client angezeigt werden. Dies verhindert das einfache Einsehen in Dokumente, die auf dem Server abgespeichert wurden. Zeitpunkt der Verschlüsselung Die Verschlüsselung der Dokumente findet bei der Ablage in InfoShare statt und diese werden verschlüsselt zwischen InfoShare.Client und InfoShare.Server übertragen. Verwaltung der Schlüssel Pro Dokument wird ein Verschlüsselungs- und ein Entschlüsselungsschlüsselpaar erstellt. Das heisst, auch wenn es jemandem gelingen sollte, den Schlüssel eines Dokumentes zu knacken, kann er damit die restlichen Dokumente im InfoShare nicht entschlüsseln. Er müsste dies für jedes Dokument vornehmen. Der Entschlüsselungsschlüssel wird in der InfoShare-Blob-Architektur an verschiedensten Stellen gespeichert. Datenverlust Auch wenn eine Migration oder ein Hardwareschaden / -wechsel vorgenommen wurde, sind die verschlüsselten Daten (sofern die InfoShare-Datenbank gesichert wurde) mit einem InfoShare-System wieder reproduzierbar. Das heisst die verschlüsselten Daten können wieder entschlüsselt werden. Kendox verwendet keine Systembezogenen Schlüssel Dokumentintegritätsprüfung bei Ablage Dokumente werden nach Übertragen der Daten auf die definierten Speichersysteme erneut gelesen und der Hashwert des Dokumentes vor und nach Speicherung werden verglichen und Schreibfehler zu entdecken. 68

69 Dokumentintegritätsprüfung vor Anzeige Bevor ein Dokument für die Anzeige (Preview) oder Änderung durch den InfoShare.Client bereitgestellt wird, wird geprüft, ob der Hashwert des Dokument sich verändert hat (verglichen wird mit dem Hashwert der im InfoShare Dokument gespeichert ist). Ist der Hashwert nicht mehr identisch, wird eine Fehlermeldung ausgegeben und das Dokument wird als korrupt gemeldet Seitenanzahl auslesen Um ein bessere Performance beim Lesen von Dokumenten mit grosser Seitenzahl zu erreichen, sollte diese Option aktiviert werden. Die Seitenanzahl wird nicht bei der Ablage des Dokumentes, sondern in einem nachträglichen Schritt durchgeführt Miniaturansichten generieren In der digitalen Akte kann die Vorschau der Dokumente auf Basis Miniaturansicht erfolgen. Es ist darauf zu achten, dass die Miniaturseiten auf einem schnellen Speichersystem abgelegt werden. Auch kann hinterlegt werden, wie gross die Miniaturseiten (in Pixel) abgespeichert werden sollen. 9.7 Eigenschaftskategorien Bereich zum Erstellen, Ändern oder Entfernen von Eigenschaftskategorien. Diese Kategorien sind im Eigenschaftenfenster ersichtlich und dienen lediglich der besseren Übersicht und Gruppierung der Eigenschaftstypen. In den Eigenschaftstypen wird unter Kategorie angezeigt, welcher Eigenschaftskategorie sie zugeordnet sind. 69

70 Um eine neue Eigenschaftskategorie zu erstellen muss der Button Neu betätigt werden. Um eine Eigenschaftskategorie zu verändern, muss die entsprechende Kategorie ausgewählt und schliesslich auf den Button Ändern geklickt werden. Alternative dazu ist ein Doppelklick auf die Ablage. Falls eine Eigenschaftskategorie gelöscht werden soll, muss diese ausgewählt und auf den Button Löschen geklickt werden. Zur Bestätigung wird ein Dialog geöffnet, welcher mit Ja bestätigt werden muss. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Aufgrund der einfachen Administration der Eigenschaftskategorien wird an dieser Stelle auf weitere Erklärungen verzichtet. 9.8 Eigenschaftstypen Eigenschaftstypen stellen Metadaten für ein InfoShare-Objekt dar. Diese Eigenschaftstypen können vom Typ Text, Nummer oder Datum sein. Eigenschaftstypen helfen beim geordneten Ablegen von Dateien. Dokumente können mit Hilfe von Eigenschaftstypen in InfoShare.Client abgelegt und nach denselben Kriterien gesucht und gefunden werden. Um einen neuen Eigenschaftstypen zu erstellen muss der Button Neu betätigt werden. Zum Verändern eines Typs muss der entsprechende ausgewählt und schliesslich auf den Button Ändern geklickt werden. Alternative dazu ist ein Doppelklick auf den Eigenschaftstyp. Falls ein Eigenschaftstyp gelöscht werden soll, muss dieser ausgewählt und auf den Button Löschen geklickt werden. Zur Bestätigung wird ein Dialog geöffnet, welcher mit Ja bestätigt werden muss. Die Eigenschaftstypen können nicht endgültig gelöscht werden. Sie werden weiterhin in der Liste angezeigt (sofern die Checkbox gelöschte Eigenschaftstypen einblenden aktiviert wurde). Falls ein Typ vorübergehend nicht verwendet wird, kann dieser mit der Schaltfläche Deaktivieren blockiert werden. Um ihn wieder zu aktivieren, erscheint bei der Auswahl des deaktivierten Eigenschaftstyps der Button Aktivieren, welcher betätigt werden muss. 70

71 Die folgenden Abschnitte beschreiben sowohl das Erstellen sowie als auch das Ändern eines Eigenschaftstypen Eigenschaftstyp erstellen Name Dieser Wert muss eindeutig sein. Falls ein bereits vorhandener Name eingegeben wird, erscheint neben dem Textfeld ein roter Kreis mit weissem Ausrufezeichen (siehe unten). Auf der rechten Seite des Textfeldes befindet sich ein Button. Mit diesem wird ein Fenster geöffnet, in welchem die verschiedenen Sprachdefinitionen der zuvor installierten Sprachen definiert werden können (siehe Kapitel Sprachen ). Mehrfachschlüssel Erlaubt das Einfügen mehrerer Werte in das Feld dieses Eigenschaftstyps. Feldtyp Hier wird die Art des Feldes definiert. Es stehen die vier Optionen Text, Nummer, Datum und Langes Datum (mit Zeit) zur Verfügung. Je nach Auswahl des Feldtyps werden unterschiedliche Eingabefelder dargestellt. Der Feldtyp kann nachträglich nicht mehr verändert werden. Kategorie Auswahl der Eigenschaftskategorie. Suchbar Sobald diese Checkbox aktiviert wird, können die Benutzer dieses Feld in die Suche mit einbeziehen. Falls die Box deaktiviert ist kann nach diesem Feld nicht gesucht werden. 71

72 Formatierung (Ansicht) Hier wird die Ansicht dieses Feldes formatiert. Es stehen je nach Auswahl des Feldtyps die Optionen Text, Standard Betrag Formatierung, Standard Betrag KB-Formatierung, Standard, Ausführlich (mit Sekunden) und Datum mit Zeit Formatierung zur Verfügung. Formatierung (Eingabe) Hier wird die Eingabe dieses Feldes formatiert. Es stehen je nach Auswahl des Feldtyps die Optionen Text, Standard Betrag Formatierung, Standard, Ausführlich (mit Sekunden) und Datum mit Zeit Formatierung zur Verfügung. Maximale Länge Definiert die maximale Länge, die der Eigenschaftstyp haben darf. Nicht erlaubte Zeichen In dieses Textfeld werden alle Zeichen eingegeben, die bei der Eingabe nicht verwendet werden dürfen. Wird trotzdem eines eingegeben, erscheint auf der rechten Seite des Eingabefelds ein roter Kreis mit weissem Ausrufezeichen (ähnlich wie bei Name ). Gross- / Kleinschreibung beachten Definiert ob die Eigenschaftswerttypen unter Beachtung der Gross- / Kleinschreibung in der Datenbank gespeichert werden sollen. Ist dies nicht der Fall so werden z. B die Eigenschaftswerttypen unter Verfügbare Werte auflisten klein dargestellt. Phonetische Suche Definiert, dass bei der Suche die Möglichkeit gegeben wird, phonetisch (soundex; ähnlich tönend) zu suchen. So werden z.b. Dokumente über den Suchbegriff Haker gefunden, die aber mit dem Indexwert Hacker abgelegt wurden. Anzahl Stellen Definiert die maximale Anzahl Stellen einer Zahl die der Benutzer eingeben darf. Anzahl Nachkommastellen Bestimmt die maximale Anzahl Nachkommastellen die der Benutzer eingeben darf. Stellen intern Definiert die maximale Anzahl Stellen einer Zahl. Ist diese Zahl einmal gespeichert, kann sie nicht mehr geändert werden. Darum empfiehlt Kendox diese Zahlen grosszügig zu definieren (z. B. wenn eigentlich nur 4 Stellen verwendet werden die Länge auf 10 erweitern). Nachkommastellen intern Bestimmt die maximale Anzahl Nachkommastellen die eingegeben werden dürfen. Ist diese Zahl einmal gespeichert, kann sie nicht mehr geändert werden. Darum empfiehlt Kendox, diese Zahlen grosszügig zu definieren (siehe Stellen intern ). 72

73 Formatierungsinformation Hier wird definiert, wie das Datum angezeigt werden soll. Es werden die üblichen Datumsformate unterstützt. Wichtig ist dabei das Beachten der Gross- / Kleinschreibung. Nachfolgend sind einige Beispiele aufgelistet. Datum: dd.mm.yyyy dd. MMM YYYY 01. Jan 2012 dd. MMMM yyyy 01. Januar 2012 Langes Datum (mit Zeit): dd.mm.yyyy HH:mm:ss :56: Eigenschaftstyp bearbeiten In diesem Unterkapitel werden nur diejenigen Abweichungen beschrieben, die anders sind als beim Erstellen eines Eigenschaftstypen. Interne-ID Zeigt die eindeutige ID des geöffneten Eigenschaftstypen an. Dieser Wert kann nicht verändert werden. Kategorie Hier wird die Eigenschaftskategorie ausgewählt. Dieses Feld ist nicht notwendig, wird aber für eine bessere Übersicht empfohlen. 73

74 Beschreibung Dieses Feld beinhaltet die wichtigsten Informationen des Eigenschaftstyps wie z. B. die Länge oder das Eingabeformat. In diesem Feld können keine Änderungen vorgenommen werden. Zu Multikey/Singlekey konvertieren Mit diesem Button kann die Feldart geändert werden. Das heisst, dass Singlekey-Felder in Multikey- Felder konvertiert können (und umgekehrt). Ein Multikey-Feld kann im Gegensatz zum Singlekey nicht nur einen sondern mehrere verschiedene Werte enthalten. 9.9 Eigenschaftstypvorlagen Bereich für das Erstellen, Ändern oder Entfernen von Eigenschaftstypvorlagen. Diese Vorlagen sind geordnete Listen von Eigenschaften. Es können zusätzliche Attribute für die einzelnen Eigenschaften vergeben werden. Bei gleichen Dokumenten können diese mit Hilfe von Vorlagen immer nach demselben Schema bzw. Kriterien abgelegt werden. Um eine neue Eigenschaftsvorlage zu erstellen muss der Button Neu betätigt werden. Für das Ändern einer Vorlage muss die entsprechende ausgewählt und schliesslich auf den Button Ändern geklickt werden. Alternative dazu ist ein Doppelklick auf die Vorlage. Falls eine Eigenschaftsvorlage gelöscht werden soll, muss diese ausgewählt und auf den Button Löschen geklickt werden. Zur Bestätigung wird ein Dialog geöffnet, welcher mit Ja bestätigt werden muss. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Der folgende Abschnitt beschreibt sowohl das Erstellen sowie das Ändern einer Eigenschaftsvorlage. Es wird das gleiche Fenster aufgerufen, unabhängig ob Neu oder Ändern ausgewählt wird. 74

75 9.9.1 Neue Eigenschaftstypvorlage / Eigenschaftstypvorlage bearbeiten Wird eine neue Eigenschaftstypvorlage erstellt oder eine bestehende bearbeitet, erscheint das unten stehende Fenster. In diesem Fenster können Eigenschaftstypen per Klick in die Eigenschaftstypvorlage miteinbezogen werden. Anordnung Gewählte Eigenschaftstypen Auswahlber eich Name der Eigenschaftstypenvorlage Der Name der Eigenschaftstypvorlage dient der Auswahl in den Importvorlagen. Es können auch mehrere gleichnamige Eigenschaftstypvorlagen erstellt werden, was von Kendox aber nicht empfohlen wird. Interne-ID Zeigt die eindeutige ID der geöffneten Eigenschaftstypvorlage an. Dieser Wert kann nicht verändert werden. Auswahlbereich Hier werden alle zur Verfügung stehenden Eigenschaftstypen aufgelistet. Gelöschte und deaktivierte Typen werden nicht angezeigt. Gewählte Eigenschaftstypen Die Eigenschaftstypen, die sich in diesem Feld befinden, werden im Zusammenhang mit der Importvorlage beim Importieren eines Dokuments übernommen. Das Mussfeld bewirkt, dass der Benutzer dieses Feld zwingend eingeben muss. Die Checkbox Sichtbar sollte abgewählt sein, falls der Benutzer nicht sehen darf, welche Eigenschaften übernommen werden (z. B. Dateigrösse oder Angemeldeter Benutzer ). Mit dem Konstanten Wert wird bei Auswahl der entsprechenden Importvorlage in dieses Feld automatisch ein hier definierter Wert eingetragen. Falls der Benutzer die Werte editieren darf muss die Checkbox Veränderbarer Wert aktiviert sein. Anordnung Mit den Anordnungs-Buttons lassen sich die Eigenschaften in ihrer Position verschieben. 75

76 9.10 Importvorlagen Bereich zum Erstellen, Ändern oder Entfernen von InfoShare-Importvorlagen. Die Importvorlagen basieren auf Eigenschaftsvorlagen. In einer Importvorlage können Eigenschaftstypvorlagen, Berechtigungen und Ablagen zusammengefasst werden. Um Dateien optimal importieren zu können, müssen die Dokumente nach einem bestimmten Muster bzw. nach bestimmten Kriterien abgelegt werden, damit die Dateien wieder gefunden werden. Diese Zusammenfassung übernehmen die Importvorlagen. Um eine neue Importvorlage zu erstellen muss der Button Neu betätigt werden. Für das Verändern einer Vorlage muss die entsprechende ausgewählt und schliesslich auf den Button Ändern geklickt werden. Alternative dazu ist ein Doppelklick auf die Vorlage. Falls eine Importvorlage gelöscht werden soll, muss diese ausgewählt und auf den Button Löschen geklickt werden. Zur Bestätigung wird ein Dialog geöffnet, welcher mit Ja bestätigt werden muss. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Der folgende Abschnitt beschreibt sowohl das Erstellen sowie das Ändern einer Importvorlage. Es wird das gleiche Fenster aufgerufen, unabhängig ob Neu oder Ändern ausgewählt wird. 76

77 Neue Importvorlage / Importvorlage bearbeiten Jeweils rechts der Optionen stehen die Felder veränderbar. Ist die entsprechende Checkbox aktiviert, kann der Benutzer die Werte jener Felder während des Imports verändern. Name Der Importvorlagen-Name muss zwingend eingegeben werden. Kendox empfiehlt hier eine eindeutige und verständliche Namensgebung zu pflegen. Interne ID Zeigt die eindeutige ID der geöffneten Importvorlage an. Dieser Wert kann nicht verändert werden. Eigenschaftstypvorlage/Sicherheitsbereich/Ablage/Signatur Profil/Lebenszyklus Diese Optionen werden hier nicht beschrieben. Für weitere Informationen kann in den entsprechenden Unterkapiteln nachgelesen werden. Nach dem Import einen Vorgang starten Wie der Name verrät, wird hiermit ein Vorgang aus der sich unterhalb befindender Dropdown-Liste gestartet. 77

78 Eigenschaftsauswahl änderbar Bestimmt, ob der Benutzer die Eigenschaftswerte (Eigenschaftstypen) beim Import verändern darf. Feld aktiviert Feld deaktiviert Ordnerzuweisung erlauben Mit dem Aktivieren dieser Funktion erscheint beim Import-Fenster ein neuer Reiter Ordner. In diesem wird eine Ordnerstruktur angezeigt. In dieser Struktur kann der Benutzer auswählen, in welchen Ordner das zu Importierende Dokument abgelegt werden soll. Dokumentverknüpfungen erlauben Wird diese Funktion aktiviert, erscheint beim Import-Fenster ein neuer Reiter Verknüpfungen (siehe oben). In diesem kann auf den Button Suchen geklickt werden um zu verknüpfende Dokumente zu suchen und auszuwählen. Dokument nach erfolgreichem Import löschen Hiermit kann definiert werden, dass das Dokument nach erfolgreichem Import vom Windows Dateisystem unwiderruflich gelöscht werden soll Öffentliche Ordner Bereich zum Erstellen, Ändern oder Entfernen von öffentlichen Ordnern. In öffentlichen Ordnern können Suchvorlagen und / oder Unterordner verwaltet werden, die von Benutzern gemeinsam verwendet werden. Mit Klicken auf Neu oder Ändern können öffentliche Ordner erstellt bzw. bearbeitet werden. Es muss ein Name, dessen Beschreibung und Sicherheitsbereich hinzugefügt werden. Ein Klick auf Ok speichert den neuen Ordner. Diesen Ordner und die sich darin befindenden Dateien können von allen Benutzern eingesehen werden. 78

79 Öffentliche Ordner verwalten Um einen neuen öffentlichen Ordner zu erstellen muss der Button Neu betätigt werden. Für das Ändern eines Ordners muss der entsprechende ausgewählt und schliesslich auf den Button Ändern geklickt werden (oder Doppelklick). Falls ein Ordner gelöscht werden soll muss dieser ausgewählt und auf den Button Löschen geklickt werden. Zur Bestätigung wird ein Dialog geöffnet, welcher mit Ja bestätigt werden muss. Der folgende Abschnitt beschreibt sowohl das Erstellen sowie das Ändern eines öffentlichen Ordners Neuer Öffentlicher Ordner / Öffentlicher Ordner bearbeiten Öffentliche Ordner sind Verzeichnisse, welche mehreren (oder allen) Benutzer zur Verfügung stehen. 79

80 Name Der Ordnername muss eingegeben werden. Kendox empfiehlt hier eine eindeutige und verständliche Namensgebung zu pflegen. Interne ID Zeigt die eindeutige ID des geöffneten öffentlichen Ordners an. Dieser Wert kann nicht verändert werden. Beschreibung Hier kann eine sinnvolle Beschreibung bzw. ein Name eingegeben werden, der dem End-benutzer angezeigt wird. Sicherheitsbereich Nur diejenigen Benutzer, die dem definierten Sicherheitsbereich zugeordnet sind, können diesen öffentlichen Ordner verwenden WebDAV Ordner WebDAV Ordner können über den Kendox WebDAV.Server in einem Netzwerk als Netzwerkverzeichnisse zur Verfügung gestellt werden. Dies ermöglicht es Dokumente via InfoShare.Server zu öffnen, ohne dass der InfoShare.Client oder Kendox RIA.Client installiert werden muss WebDAV Ordner verwalten Um einen neuen WebDAV Ordner-Share zu erstellen muss der Button Neu betätigt werden. Für das Ändern eines Ordners muss der entsprechende ausgewählt und schliesslich auf den Button Ändern geklickt werden (oder Doppelklick). Falls ein Ordner gelöscht werden soll, muss dieser ausgewählt und auf den Button Löschen geklickt werden. Zur Bestätigung wird ein Dialog geöffnet, welcher mit Ja bestätigt werden muss. Wird ein Ordner gelöscht, bleiben alle Dokument bestehen. 80

81 Der folgende Abschnitt beschreibt sowohl das Erstellen sowie das Ändern eines WebDAV Ordners Neuer Ordner / Ordner bearbeiten WebDAV Ordner sind Verzeichnisse, welche mehreren (oder allen) Benutzer zur Verfügung stehen. Name Der Ordnername muss eingegeben werden. Kendox empfiehlt hier eine eindeutige und verständliche Namensgebung zu pflegen. Interne ID Zeigt die eindeutige ID des Ordners an. Dieser Wert kann nicht verändert werden. Beschreibung Hier kann eine Beschreibung bzw. ein Name eingegeben werden. Sicherheitsbereich Nur diejenigen Benutzer, die dem definierten Sicherheitsbereich zugeordnet sind, können diesen Ordner verwenden. Importvorlage Über die Importvorlage wird bestimmt, welche Indexwerte ein Ordner der obersten Stufe enthalten soll, und in welche Ablage Dokumente abgelegt werden sollen, wenn die Dokumente über den Kendox WebDAV.Server (Netzwerklaufwerk) abgelegt werden. Auch wird der Sicherheitsbereich und LifeCycle auf das abzulegende Dokument übernommen Eigenschaftswertvorgaben Bereich zum Erstellen, Ändern oder Entfernen von Eigenschaftswertvorgaben. Diese Vorgaben dienen der automatisierten Belegung von Eigenschaftswerten für den Import oder die Suche. Hier können beliebig viele Eigenschaften definiert werden. Beim Import oder Ändern von Dateien können neue Eigenschaften angehängt werden. Ab der InfoShare.Client Version können in diesem Bereich Einstellungen für die Verbindung zwischen Kendox InfoShare.Client und WebDataProvider WebService getätigt werden. Detaillierte Informationen über die Integrationsmöglichkeiten können im entsprechenden nachgelesen werden. 81

82 Um eine neue Eigenschaftswertvorgabe zu erstellen muss der Button Neu betätigt wer-den. Zu beachten ist, dass die Namen der Beschlagwortungstypen nicht nachträglich geändert werden können. Falls eine Eigenschaftswertvorgabe gelöscht werden soll, muss diese ausgewählt und auf den Button Löschen geklickt werden. Nachdem ein Beschlagwortungstyp erstellt wurde, können die Zuordnungen zu den Eigenschaftstypen mit dem Button Ändern gemacht werden WebService für Import-Dialog verwenden Ermöglicht das Arbeiten mit WebService vom Import-Dialog aus. Diese Einstellung gilt global für alle Benutzer WebService für Dokumenteigenschaften-Dialog verwenden Sendet die Werte nach dem Ändern der Dokumenteigenschaften an den WebService. Diese Einstellung gilt global für alle Benutzer WebService für Suchordner verwenden Aktiviert die Verwendung des WebService bei Suchordnern. Diese Einstellung gilt global für alle Benutzer. 82

83 Neuen Beschlagwortungstyp erstellen Beschlagwortungstypen (Standard) Dateiinformationen einfügen Mit diesen Feldern werden verschiedenste (selbsterklärende) Informationen der Datei / des Dokuments ausgelesen. Auswirkung: Datumswerte einfügen Die drei Tagesdatum -Werte unterscheiden sich darin, wann die Übernahme des Tages-datums erfolgen soll. Diese werden grundsätzlich beim Import automatisch übernommen. Zusätzlich können die Daten mit Klick auf den rechtsstehenden -Button aktualisiert werden. Bei Tagesdatum (immer überschreiben) wird immer das aktuelle Datum eingetragen. Bei Tagesdatum (nie überschreiben) wird das Datum nie automatisch übernommen. 83

84 Bei Tagesdatum (überschreiben bei Import) wird nur beim Import das aktuelle Datum übernommen (z. B. für Eintrag des Import-Datums). Auswirkung: Informationen aus externen Datenquellen einfügen Mit dieser Option können Werte aus externen Datenquellen importiert werden. Diese können z. B. externe Datenbaken oder Programme sein. Für nähere Informationen stellt Kendox das Plugin-Provider zur Verfügung. Verfügbare Werte auflisten Diese Funktion listet alle bereits verwendete Werte auf. Somit können immer wiederkehrende Werte schnell und effizient aus der Liste ausgewählt werden. Auswirkung: Schliesslich kann z. B. in den Dokumenteigenschaften oder in der Dokumentsuche mit einem Klick auf den -Button ein neues Fenster geöffnet werden: 84

85 9.14 Importeinstellungen In diesem Bereich kann definiert werden, wie die Dokumente importiert werden sollen. Diese Einstellungen gelten global für alle Benutzer Importvorlage muss beim Import angegeben werden Soll der Benutzer beim Import eines Dokuments zwingend eine Importvorlage auswählen, ist die Checkbox bei Importvorlage muss bei Import angegeben werden zu aktivieren Optionendialog beim Wechsel von Importvorlagen anzeigen Mit dem Deaktivieren dieser Checkbox kann zwischen den 4 Importarten ausgewählt werden, die automatisch bei einem Importvorlagenwechsel übernommen werden sollen. Ist die Checkbox aktiviert, wird beim Wechsel einer Importvorlage folgendes Fenster an-gezeigt: 85

86 9.15 In diesem Bereich können verschiedene Einstellungen zum -Versand hinterlegt werden. Fenster erscheint, in dem das Passwort zweimal eingegeben werden muss Die ZIP-Dateien müssen Ist diese Option angehakt, werden alle Dokumente die über die Menüfunktion Dokumente als ZIP versenden versendet werden, mit einem Passwort geschützt. 86

87 Definieren oder ändern Sie ihre SMTP-Verbindung Durch Drücken auf den Button SMTP-Verbindung erscheint ein zusätzliches Eingabefenster, in dem die SMTP-Serververbindung hinterlegt werden kann. Benutzer und Absender-Adresse müssen gültige -Adressen sein Vorlagen Hier können Vorlagen für die Abo-, wie auch die Vorgangszustellmeldung hinterlegt werden Abonnementsvorlage Mit der neuen Funktion Abonnement erstellen oder Abonnements bearbeiten können Änderungen durch Dritte an einem Dokument überwacht werden. In dieser Option kann hinterlegt werden, welchen Text an dem Notifikationsbenutzer zugestellt werden soll. 87

88 Die möglichen Platzhalter, die in deiner Abonnement-Vorlage verwendet werden können, sind: Parameter Beschreibung %DocID% Eindeutige Kennung des Dokumentes %StoreID% Id der Dokumentablage %Username% Name des Benutzers, welcher die Veränderung des Dokumentes vorgenommen hat %UserLoginName% Benutzerkennung des Benutzers, welcher die Veränderung des Dokumentes vorgenommen hat %Name% Name des Dokumentes, welches verändert wurde %PropertyList% Liste aller Eigenschaften des Dokumentes, welches verändert wurde Über Wählen Sie die vorlage kann die Textvorlage gewählt werden, die für die Notifikation verwendet werden soll. Achtung: In der Benutzerverwaltung muss sichergestellt sein, dass eine gültige -Adresse dem Benutzer zugewiesen wurde. 88

89 Vorgangsvorlage Wird ein Vorgang erstellt und eine Aufgabe einem oder mehreren Benutzern zugewiesen, kann eine Zustellnachricht zugsendet werden. Die möglichen Platzhalter, die in einer Vorgangsvorlage verwendet werden können, sind: Parameter Beschreibung %ProcessName% Name des Vorgangs %ProcessDescription% Vorgangsbeschreibung %ProcessCreator% Vorgangsersteller %ProcessPriority% Vorgangspriorität %CurrentTaskCreator% Aufgabenersteller %CurrentTaskDescription% Aufgabenbeschreibung %CurrentTaskAction% Aufgabenaktion %CurrentTaskReminder% Aufgabenwiedererinnerung %User% Benutzer, dem die Aufgabe zugewiesen wurde 89

90 Unter Wählen Sie die vorlage für Vorgangsbenachrichtigungen kann die Vorlage hinterlegt werden, welche als Grundlage für die Zustellnachricht verwendet werden soll. Grundsätzlich werden Zustellnachrichten sofort zugestellt. Im Vorgangsmanager kann jedoch in jeder Benutzeraufgabe hinterlegt werden, ob die Zustellung sofort oder zeitverzögert vorgenommen werden soll. Mit der Option Zeitversetzter -Versand kann definiert werden, wann die zeitverzögerte Zustellung ausgelöst wird Vorgangseskalation Im Vorgangsmanager kann ebenfalls hinterlegt werden, welche Personen eine Zustellnachricht erhalten sollen, wenn eine Aufgabe nicht bis zum Fälligkeitsdatum erledigt wurde. Die Nachricht wird an die Eskalationsbenutzer zugestellt, bis die Aufgabe erledigt wurde der ein neues Fälligkeitsdatum gesetzt wird. Unter Wählen Sie den Zeitpunkt kann hinterlegt werden, zu welchem Zeitpunkt die Eskalationsmeldung täglich versendet werden soll. Es muss sichergestellt sein, dass der InfoShare.Server zu diesem Zeitpunkt läuft, ansonsten keine Verteilung der Nachrichten erfolgt Dokumentwiedervorlage Mit dieser Auswahlliste kann definiert werden, in welchem Zeitintervall der Server die Datenbank auf neue Dokumentwiedervorlagen überprüfen soll. Falls in einem Unternehmen die Dokumentenwiedervorlagen rasch verfügbar sein sollen, empfiehlt Kendox hier das Intervall im Minutenbereich zu setzen. Falls wenige Dokumentvorlagen (meistens über grössere Zeiträume, z. B. jährliche Wartungsverträge) verwendet werden, ist hier ein grösseres Intervall zu wählen um den Server zu entlasten. 90

91 9.17 Suchordner Wird in der Dokumentsuche die Suchvorlage (Suchordner) gewechselt, wird der Inhalt der Eingabefelder gelöscht. Durch Aktivierung der Option Suchwerte bei Suchordnerwechsel kopieren werden Suchwerte von gleichen Sucheigenschaften übernommen Sprachen Bereich zum Erstellen, Ändern oder Entfernen von Sprachdefinitionen. Aus einer Liste kann die gewünschte Sprache ausgewählt werden. Bei Bedarf kann den Sprachen eine Beschreibung hinzugefügt werden. Wurden mehrere Sprachen hinzugefügt, können an einigen Stellen von InfoShare jene Sprachen ausgewählt werden. Grundsätzlich kann überall dort, wo der -Button zu sehen ist (ausser PluginProvider), ein Sprachwerte in den verschiedenen (selbstdefinierten) Sprachen geändert werden. Hinweis: Diese Sprachen dienen lediglich der Mehrsprachigkeit von Eingabewerten. Dies bedeutet nicht, dass die hier konfigurierten Sprachen als InfoShare-Systemsprache verwendet werden können. Momentan werden in InfoShare die Systemsprachen Deutsch, Englisch und Französisch unterstützt. 91

92 Beispiel Die Sprachattribute können an mehreren Orten verwendet werden. Nachfolgend wird ein Bereich beschrieben: Start Einstellungen Basisdatenkonfiguration Eigenschaftstypen Ändern Name Löschen von Sprachtexten Solange eine Sprache unter Einstellungen definiert ist, können die Sprachzuordnungen beim Klick auf die Sprache (ganze Zeile wird ausgewählt) nicht gelöscht werden: Wird unter Einstellungen Sprachen eine Sprache entfernt und InfoShare.Client neu gestartet, ist der definierte Sprachname in der Spalte Sprache entfernt. Dies ist das Zeichen, dass mittels Löschen-Button auf der rechten Seite der Spracheintrag entfernt werden kann. 92

93 9.19 Vorlagenverzeichnis Hier kann ein Verzeichnis definiert werden, in dem Vorlagen für InfoShare-Dokumente hinterlegt sind. Dies bedeutet, dass der Administrator oder ein Benutzer mit entsprechenden Rechten diesen Ordner setzen kann und alle Benutzer daraus die Vorlagen verwenden können. Das Vorlagenverzeichnis für Textbausteine wird im Kendox Digitale Akte detailliert beschrieben. Über die Menüfunktion Dokument aus Vorlage erstellen kann ein neues Dokument basierend einer Dokumentvorlage, die in InfoShare gespeichert ist, erstellt werden. Hierfür muss in Vorlagen Verzeichnis der entsprechende öffentliche Ordner mit den Dokumentvorlagen hinterlegt werden. Wird kein öffentlicher Ordner hinterlegt, bleibt die Funktion Dokument aus Vorlage erstellen deaktiviert. Sollen zu den Vorlagen Textbausteine zur Verfügung gestellt werden, muss unter Textbausteine der öffentliche Ordner mit den Textbausteinen hinterlegt werden. Damit der InfoShare Vorgangsmanager verwendet werden kann, muss mindestens eine Suchvorlage für die zugewiesenen Vorgängen angelegt werden. Der öffentliche Ordner, in dem die Vorgangssuchordner abgelegt sind, muss in Vorgangs Suchordner hinterlegt werden. 93

94 9.20 URL-Integration Kendox InfoShare.Client bietet die Möglichkeit, URL-Links von Dokumenten in der Zwischenablage zu erstellen. Voraussetzung dafür ist Kendox RIA.Client oder Kendox WEB. Damit der URL-Aufruf dynamisch arbeiten kann, müssen Platzhalter für die Dokumenten- sowie Ablagen-ID definiert werden. Diese Platzhalter werden im URL-Aufruf integriert. Im oberen Bildausschnitt wird dies deutlich aufgezeigt Beispiel Kendox RIA.Client &StoreID=[ABLAGEID]&SSO=false Beispiel Kendox WEB e Ist in den Einstellungen die URL-Integration konfiguriert, kann zum Beispiel in der Dokumentsuche der Eintrag URL-Link in Zwischenablage erstellen ausgeführt werden: 94

95 Wird der nun der sich in der Zwischenablage befindende Link in den Browser kopiert, öffnet sich Kendox RIA.Client / WEB mit dem entsprechenden Dokument Konfigurationsexport In InfoShare.Client besteht die Möglichkeit, Konfigurationsinformationen als XML-Dateien in das Dateisystem zu exportieren. Diese Informationen können nur über die Konsole von InfoShare.Server importiert werden Exportieren Im Export-Bereich sind drei Checkboxen zu sehen. Es können diejenigen Informationen ausgewählt werden, welche exportiert werden sollen. Standardmässig sind alle Checkboxen angewählt, was bedeutet, dass alle Schemainformationen, Sicherheitsbereiche, Rollen und das Ordnersystem gespeichert werden. Wird schliesslich auf den Button Systemeinstellungen exportieren geklickt, wird ein Ordnerauswahl-Fenster geöffnet. Die Systemeinstellungen können in einen bestehenden oder wahlweise auch in einen neuen Ordner abgelegt werden. Nach dem Export sollten die Dateien SchemaStore.xml und SecurityStore.xml sowie für jeden öffentlichen Ordner eine XML-Datei vorhanden sein. Nach dem Export sollten die Dateien SchemaStore.xml und SecurityStore.xml sowie für jeden öffentlichen Ordner eine XML-Datei vorhanden sein. 95

96 9.22 Digitale Signaturen Bereich zum Erstellen, Ändern oder Entfernen von Profildefinitionen für digitale Signaturen. Anhand von digitalen Signaturen können Dokumente versiegelt werden. Digitale Signaturen sind grundsätzlich einer persönlichen Unterschrift gleichzusetzten. Falls Dokumente vorhanden sind, die nur gelesen aber nicht verändert werden dürfen, kann eine digitale Signatur über das Dokument gelegt werden. Digitale Signaturen können über InfoShare.Client vergeben werden. Man benötigt jedoch die entsprechenden Zertifikate, die extern bezogen werden müssen. Falls Fragen zum Erwerb von Zertifikaten auftauchen, steht der zuständige Kendox-Partner zur Verfügung. Um eine neue digitale Signatur zu erstellen muss der Button Neu betätigt werden. Um eine Signatur zu verändern, muss die entsprechende ausgewählt und schliesslich auf den Button Ändern geklickt werden. Alternative dazu ist ein Doppelklick auf die Signatur. Falls eine digitale Signatur gelöscht werden soll muss diese ausgewählt und auf den Button Löschen geklickt werden. Zur Bestäti gung wird ein Dialog geöffnet, welcher mit Ja bestätigt werden muss. Der folgende Abschnitt beschreibt sowohl das Erstellen sowie das Ändern einer digitalen Signatur. Hinweis: In der Schweiz, in Österreich sowie in Deutschland sind digitale Signaturen vom Gesetz her einer eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt, sofern sie von einer anerkannten Zertifizierungsstelle ausgestellt wurden (Angaben ohne Gewähr). 96

97 Signaturprofil erstellen / ändern Unter Signaturprofil kann beim Datenimport ein bestehendes Profil ausgewählt werden. Damit ein Profil sichtbar wird, muss unter Neu die Checkbox Signaturprofil in Client sichtbar aktiviert sein. Beim Datenimport werden die verfügbaren Zertifikate in einem neuen Fenster angezeigt. Beschreibung Hier muss eine kurze und sinnvolle Beschreibung bzw. ein Name eingegeben werden, der schlussendlich dem Endbenutzer angezeigt wird. Auswahl des Signaturprofiltyps Es kann aus 3 verschiedenen Signaturprofiltypen gewählt werden: - Windows Zertifikatsspeicher: Die Zertifikate werden im Windows Zertifikatsspeicher gesucht - SecuNet: Hierfür muss das SecuNet Toolkit installiert werden, damit Signaturkarten mit externen Lesegeräten angeschlossen werden können - PDF Inline Signatur Windows Zertifikatsspeicher: Die Zertifikate werden im Windows Speicher gesucht. Die Signatur wird in das PDF-Dokument eingebettet. Es werden nur PDF-Dokumente unterstützt Interne ID Die interne ID wird automatisch beim Erstellen des Zertifikats vom InfoShare.Client generiert. Dieser Wert kann/soll nicht verändert werden. Speicherort Bei der Verwendung des Signaturprofiltyps Windows Zertifikatsspeicher und PDFSign stehen als Speicherort MyCurrentBenutzer und MyLocalMachine zur Auswahl. Der Unterschied besteht darin, ob das Zertifikat beim angemeldeten Benutzer oder auf dem lokalen Computer gespeichert wurde. Bei MyCurrentBenutzer wird computerunabhängig gespeichert. Bei MyLocalMachine wird auf dem Computer gespeichert, d. h. es wird Benutzerunabhängig gespeichert. 97

98 Aussteller Hier wird der Name des Ausstellers angegeben, d. h. wer diese Signatur ausgestellt hat (Zertifikatsstelle). Wird hier ein Wert eingegeben, wird die Auflistung der zur Verfügung stehenden Zertifikate beim Signaturprozess (Dateiimport, Nachsignierung über Kendox Batch, usw.) eingeschränkt. Falls dann nur noch 1 Zertifikat zur Auswahl vorhanden ist, wird der Benutzer nicht mehr angefragt, welches Zertifikat verwendet werden soll. Betreff Hier kann ein Name oder ein Betreff eingegeben werden. Wird hier ein Wert eingegeben, wird die Auflistung der zur Verfügung stehenden Zertifikate beim Signaturprozess (Dateiimport, Nachsignierung über Kendox Batch, usw.) eingeschränkt. Falls dann nur noch 1 Zertifikat zur Auswahl vorhanden ist, wird der Benutzer nicht mehr angefragt, welches Zertifikat verwendet werden soll. Mit Zeitstempel Durch Wahl Mit Zeitstempel wird definiert, dass die lokal erzeugte Signatur zusätzlich über einen externen Zeitstempel-Anbieter beglaubigt wird. Für diese Funktion muss der Computer- Arbeitsplatzrechner am Internet angeschlossen sein. Zertifikate offline prüfen Um die Zertifikate offline zu überprüfen muss diese Checkbox aktiviert werden. Ist die Checkbox deaktiviert wird versucht, das Zertifikat mittels Online-Verbindung beim Zertifikatsaussteller zu kontrollieren (CRL Certificate Revocation List). Diese Option wurde z. B. für Banken oder ähnliche Kunden eingebaut hat, deren Arbeitsstationen keinen Zugang zum Internet besitzen. Signaturprofil im Client sichtbar Mit dem Aktivieren dieser Funktion steht die digitale Signatur in InfoShare.Client zur Verfügung. Ansonsten kann diese Signatur nicht ausgewählt / angewandt werden Zertifikatsübersicht Um eine Übersicht der aktuell installierten Zertifikate zu erhalten kann über den Button Filter von Zertifikat laden verwendet werden. 98

99 Eine weitere Möglichkeit besteht darin, über den Microsoft Internet Explorer Internetoptionen Zertifikate eine aktuelle Übersicht zu erhalten. Wurde im digitalen Signaturprofil kein explizites Zertifikat hinterlegt, erscheint beim Dokumentimport bei der Verwendung des Signaturprofiles folgendes Fenster: Hier werden alle installierten Zertifikate dargestellt. Nach Auswahl des Zertifikats kann mit Ok die Auswahl gespeichert werden. Das importierte Dokument dem gewählten Zertifikat signiert. 99

100 Verwendung von QuoVadis Zertifikaten in geschützten Umgebungen Werden QuoVadis Zertifikate in geschützten Umgebungen verwendet (es gibt kein Internetzugang vom Arbeitsplatz wo die Zertifikate verwendet werden), kann ein Signiervorgang eines Dokumentes bis zu 30 Sekunden oder länger dauern. Dies ist darauf zurückzuführen, dass unabhängig der Einstellung Zertifikate offline prüfen im Signaturprofil eine Onlineprüfung des Zertifikates durch den Windows CSP-Provider erfolgt. Es wird versucht, die URL und über einen DNS- Server aufzulösen. Dieser Aufruf dauert mehrere Sekunden, bis eine TimeOut-Meldung erfolgt. Diese zeitraubenden Prüfung kann Abhilfe geschaffen werden, indem in der Datei Hosts im Verzeichnis c:\windows\system32\drivers\etc die 2 URLs auf das lokale System umgeleitet wird. Beispiel: Hinweis: Dies ist ein Notfallszenario und sollte nicht angewendet werden, da die gesamte Validierung des Zertifikates unterbunden wird! 100

101 9.23 Lebenszyklus In diesem Bereich werden Lebenszyklen für InfoShare-Objekte erstellt, geändert oder entfernt. Lebenszyklen sind Regeln, die eine bestimmte Zeit auf einem Dokument angewendet werden. So kann z. B. ein Dokument mit einem Lebenszyklus versehen werden, welcher verhindert, dass das Dokument 10 Jahre lang gelöscht wird. Dieses Feature ist sehr nützlich für das revisionssichere Ablegen von Dokumenten. Die Zahlen 1-5 zeigen die richtige Reihenfolge zum Erstellen eines Lebenszyklus auf. 101

102 Lebenszyklus Zustände Hier wird ein Überblick über alle erstellten Lebenszyklen gegeben. Diese können erstellt ( Neu ), verändert ( Ändern / Doppelklick) oder gelöscht ( Löschen ) werden. Alle weiteren Einstellungen sind in den Fenstern zu konfigurieren die in den nachfolgenden Kapiteln erläutert werden. Name Der Name muss innerhalb von InfoShare.Client eindeutig sein. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Der Name kann zu einem späteren Zeitpunkt verändert werden. Sprachunabhängiger Name Der sprachunabhängige Name wird verwendet, um den Lebenszyklus auf einem IBM Tivoli Storage Manager (TSM/SSAM) zu setzen (siehe InfoShare.Server-: IBM TSM Anbindung). Nächste Ablage Wird eine Ablage definiert, wird das Dokument bei Erreichen des Lebenszyklus-Zustandes in die definierte Ablage übertragen. So kann z.b. erreicht werden, dass ein Dokument für einige Tage auf der Festplatte gespeichert und später auf ein revisionssicheres Speichermedium übertragen wird Dokumentrechte In den Dokumentrechten werden alle Regeln für die Dokumente definiert. Diese Rechte stehen über den Rechten des Benutzers (ist für revisionssichere Dateien wichtig). Bei einem Klick auf Neu öffnet sich ein neues Fenster (siehe Bildausschnitt unten). 102

103 Textfeld Im ersten Feld kann eine Zahl eingegeben werden. Diese Zahl definiert, wie lange der Dokumentenschutz hält. Mit den Radiobuttons kann die Zeitdauer in Minuten, Tagen oder Jahren angegeben werden. Dokumentausbuchungen verhindern Bei der Auswahl dieser Checkbox kann das Dokument weder ausgebucht, verändert, noch gelöscht werden. Dokumentänderungen verhindern Verhindert jegliche inhaltlichen Änderungen an einem Dokument. Eigenschaftenänderungen verhindern Das Ändern der Dokumenteigenschaften wird unterbunden, wenn Eigenschaftsänderungen verhindern aktiviert ist. Annotationen verhindern Verhindert das Anbringen von Annotationen auf diesem Dokument. Sicherheitsbereich ändern verhindern Sperrt das Ändern des Sicherheitsbereiches vom betroffenen Dokument. Dokument löschen verhindern Ist diese Checkbox aktiviert, darf niemand das Dokument löschen. Ausnahme ist der DCIAdmin und jeder Benutzer, der das Recht Dokument vor Ablaufdatum löschen besitzt. 103

104 Erlaubte nächste Zustände Diese Option erlaubt dem Benutzer, Dokumente in weitere Zustände zu versetzen. Ist ein Zustand zeitlich abgelaufen, kann einem Dokument ein anderer Zustand zugewiesen werden. Somit sind ganze Ketten von Zuständen möglich. Beim Ausbuchen in folgenden Zustand wechseln Falls das Dokument ausgebucht wird, kann automatisch der Zustand verändert werden. Es kann bestimmt werden, welchen Zustand das Dokument bei einer Ausbuchung erhält Nächster automatischer Zustand Wird im Lebenszyklus-Zustand hinterlegt dass ein automatischer Zustandswechsel erlaubt ist, wird nach Ablauf des aktuellen Lebenszyklus Zustandes auf den gewählten Lebenszyklus-Zustand gewechselt. Hinweis: Die Lebenszyklus-Zustandsänderung wird über das Programm LifeCycleMigration.exe vorgenommen. Diese Programm muss in zeitlichen Abständen ausgeführt werden (z.b. täglich über den TaskScheduler gestartet. Die Parameter sind in der LifeCycleMigration.bat Datei dokumentiert. 104

105 Lebenszyklus (Einstiegzustände) Falls ein Lebenszyklus sofort angewendet werden soll, muss ein Einstiegszustand definiert werden. Es wird verlangt, dass ein Name eingegeben wird und dass aus den bestehenden Lebenszyklen ausgewählt wird Vorgangsmanager Ein Vorgang muss basierend einer Vorgangsvorlage erstellt werden. In der Vorgangsvorlage wird hinterlegt, welche Aufgaben durch wen zu erfolgen hat. Es können auch Bedingungen hinterlegt werden, mit der entschieden wird, welche Aktivität ausgeführt werden soll. Aktivitäten können personenbezogen sein oder es kann lediglich ein WebService-Aufruf durchgeführt werden. Wird eine Aufgabe einem Benutzer oder einer Gruppe zugewiesen, kann optional hinterlegt werden, ob die betroffene Person über die Zuweisung einer Aufgabe per benachrichtigt werden soll Allgemeines Im Vorgangsmanager stehen dabei folgende Möglichkeiten zur Verfügung: - Erstellen von Vorgangsvorlagen - Erstellen von Aufgaben innerhalb eines Vorgangs - Zuweisen von Benutzern/Gruppen zu Aufgaben - Dynamisches Weiterleiten an Benutzer - Dynamisches Zuordnen von Benutzern/Gruppen zu Aktivitäten - Zuweisen/Anhängen von Dokumenten an einen Prozess - Unterstützung von Dokument managementfunktionalitäten - Hinzufügen von Indexwerten in Dokumenten nach Vorgangsabschluss - Ausführen von Vorgängen bei Dokumentimport - Ablaufverfolgung - usw. Suchbare Eigenschaften für Vorgänge Vorgänge können innerhalb von InfoShare über reguläre Suchen aufgelistet werden. Die Bearbeitung von Vorgängen kann nur durch Benutzer erfolgen, die das Recht Vorgang löschen oder Vorgang verändern aufweisen oder wenn die Aufgabe einer oder mehrerer Personen zugewiesen wurde. 105

106 Folgende Eigenschaften werden einem Vorgang zugewiesen: Sicherheitsbereich : zeigt den zugewiesenen Sicherheitsbereich an Fälligkeit : Datum/Zeit wann der Vorgang erledigt sein soll Priorität : Priorität mit dem der Vorgang behandelt werden soll Aufgabe : Bezeichnung der aktuell auszuführenden Aufgabe Aufgabe fällig am : Datum/Zeit, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll Wiedervorlage-Datum-Aufgabe : Datum/Zeit, wann die Aufgabe erneut bearbeitet werden soll Vorgangsstatus : Angabe, ob alle Aufgaben im Vorgang durchgeführt wurden. Wenn alle Aufgaben erledigt wurden, wird der Status auf abgeschlossen gesetzt Aufgabenabsender : Name des Benutzers, der die Aufgabe initiiert hat Aufgabenempfänger : Name der Benutzer/Gruppen, welche die Aufgabe bearbeiten sollten Ersteller : User welcher den Vorgang erstellt hat Erstellungsdatum : Datum/Zeit an dem der Vorgang erstellt wurde Abschlussdatum : Datum/Zeit an dem der Vorgang abgeschlossen wurde Beispiel: Notifikation über neuen Vorgang Wird einem an InfoShare angemeldeten Benutzer eine Aufgabe zugewiesen, erscheint unten rechts der Desktop-Oberfläche ein Informationsdialog (auch wenn InfoShare minimiert ist): 106

107 Ab Windows 7 wird ebenfalls in der Task-Bar mit dem Vorgangssymbol dargestellt, dass nicht bearbeitete Vorgänge vorhanden sind. Hinweis: Damit Benutzer innerhalb eines Vorganges Dokumente sehen/bearbeiten darf, müssen die entsprechenden Dokumentrechte vorhandensein. Suchordner für Vorgänge Wie bereits eingangs erwähnt, werden die Vorgänge über reguläre Suchen zusammengesucht. Um dynamische Suchen zu erstellen, können in den Suchvorlagen Platzhalter verwendet werden. Folgende Platzhalter können verwendet werden: %username% %userloginname% %usermail% %currentdate% : Name des angemeldeten Benutzers : Kendox InfoShare Login-Name : -Adresse des angemeldeten Benutzers : Aktuelles Datum Um alle zugewiesenen Vorgänge eines Benutzers zu erhalten, muss ein Suchordner mit der Abfrage Aufgabenempfänger = %username% und Vorgangsstatus = offen erstellt werden. Die Suchordner für Vorgänge müssen in einem eigenen Ordner innerhalb der Dokumentablage abgelegt sein. Der neu erstellte Suchordnerpfad muss anschliessend unter Einstellungen, Vorlageverzeichnisse hinterlegt werden: 107

108 Konfiguration von Vorgangsvorlagen Die Konfiguration der Vorgangsvorlagen erfolgt über die Rubrik Einstellungen und kann nur durch einen Administrator erfolgen. In den Einstellungen Erweiterte Einstellungen ist der Vorgangsmanager zu finden (siehe unten). 108

109 Vorgangsvorlagen erstellen oder bearbeiten Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Vorgangsvorlage erscheint folgendes Fenster: Name Name der Vorgangsvorlage Interne ID Dieser Wert wird automatisch befüllt und ist die eindeutige interne Identifikationsnummer. Vorgangsname Name des Vorgangs, die bei Erstellung ab dieser Vorlage übernommen werden soll. Beschreibung Kurzbeschreibung des Vorgangs. Standardsprache wird zurzeit nicht verwenden. 109

110 Priorität Definition, mit welcher Priorität der erzeugte Vorgang behandelt werden soll. Niedrige Priorität Normale Priorität Hohe Priorität Abschluss in Tagen nach Erstellung Angabe in welchem Zeitraum der Vorgang zu erledigen ist. Importvorlage Hinterlegung der Importvorlage und deren Eigenschaftstypen, die dem Vorgang bei Erstellung zugewiesen werden muss. Die Eigenschaftstypen können als Entscheidungsgrundlage für die Steuerung der einzelnen Aufgaben verwendet werden. Dokumenteigenschaften in Vorgang übernehmen Durch Aktivierung dieser Auswahl werden bei der Erstellung eines Vorganges die Eigenschaften des Dokumentes in den Vorgang übernommen. Vorgangseigenschaften in Dokument übernehmen Durch Aktivierung dieser Auswahl werden nach Abschluss des Vorgangs die Vorgangseigenschaf ten auf alle angehängten Dokumente übernommen, sofern der Benutzer der den Vorgang abschliesst Dokumentänderungsrecht hat. Kommentarfenster nach Abschluss anzeigen Wird diese Auswahl aktiviert, wird bei Abschluss eines Vorgangs das Kommentarfenster angezeigt und es kann ein abschliessender Text eingegeben werden Vorgangsvorlagendefinition Interne Vorgangseigenschaften Im Interne Vorgangseigenschaften -Fenster können Eigenschaften definiert werden, die nur innerhalb des Vorgangs verwendet werden können. Zurzeit können die internen Vorgangseigenschaften nur über Plugin s angesprochen werden. Diese Eigenschaften können zur Prozesssteuerung von Aufgaben verwendet werden. 110

111 Vorgangsvorlagendefinition Aufgaben Über den integrierten Aufgabendesigner werden die einzelnen durchzulaufenden Schritte definiert. Es stehen Aktionen wie Start, Ende, Entscheidungen, Aufgaben für Benutzer/Gruppen oder WebService-Aufrufe zur Verfügung. Mit Drag/Drop können die einzelnen Aktionen auf die Leinwand gezogen werden. Wird mit der Maus über eine Aufgabe gefahren, werden 4 Knoten angezeigt. Über diese Konten können Aufgaben miteinander verbunden werden. 111

112 Wird eine Aufgabe angeklickt, wird in der rechten Ansicht die Eigenschaften der der Auf gabe angezeigt: Aufgabe Start Name : Bezeichnung der Aufgabe Start. Die Eingabe kann mehrsprachig erfolgen. Beschreibung : Kurzbezeichnung zur Aufgabe. Die Bezeichnung kann mehrsprachig erfolgen. Aufgabe If Name : Bezeichnung der Aufgabe If. Die Eingabe kann mehrsprachig erfolgen. Beschreibung : Kurzbezeichnung für die Aufgabe. Die Bezeichnung kann mehrsprachig erfolgen. Eigenschaften : In den Eigenschaften können die Vorgangseigenschaften oder die internen Vorgangseigenschaften als Entscheidungsparameter verwendet werden. Die Eigenschaften,die vorangestellt gekennzeichnet sind, sind die internen Vorgangseigenschaften. Die Vergleichswerte können mit und oder oder verknüpft werden. 112

113 Aufgabe Aufgabe Name : Bezeichnung der Aufgabe Aufgabe. Die Eingabe kann mehrsprachig erfolgen. Beschreibung : Kurzbezeichnung zur Aufgabe. Die Bezeichnung kann mehrsprachig erfolgen. Abschluss in Tagen nach Zuweisung : Anzahl Tage nach dem die Aufgabe abgeschlossen werden soll. Auf Basis dieser Angabe wird das Attribut Aufgabe fällig am berechnet. Aufgabe Benutzer/Gruppen : Hinterlegung der Benutzer oder Gruppen, die die Aufgabe zu erledigen haben. Wird kein Benutzer und keine Gruppe hinterlegt, so muss der Benutzer, die die vorherige Aufgabe abschliesst, die nachfolgenden Benutzer/Gruppen bestimmen (adhoc-zuweisung). Eskalation Benutzer/Gruppen : Hinterlegung der Benutzer/Gruppen, die bei Überschreiten der Aufgabenfälligkeitsdatums per benachrichtigt werden sollen. 113

114 Anwendungen : In dieser Liste können Anwendungen, die über eine URL (Internet Links) erreichbar sind, hinterlegt werden. Die Vorgangseigenschaften oder die internen Vorgangseigenschaften können als Aufrufparameter verwendet werden. Die Platzhalter müssen durch % -Zeichen eingrenzt werden. Der Name des Platzhalters muss in der Kultur (Culture) der Anwendung definiert werden. Beispiel: Vorgangseigenschaft: Betrag Der Platzhalter muss als %Betrag% definiert werden. Gross/Kleinschrift wird berücksichtigt. Interne Vorgangseigenschaft: Lieferantennummer Platzhalter muss als definiert werden. Gross/Kleinschrift wird berücksichtigt. Abschluss der Aufgabe durch alle notwendig : Diese Aufgabe wird erst dann an die nächste Aktion weitergegeben, wenn alle Benutzer die Aufgabe als abgeschlossen gekennzeichnet haben. Kommentarfenster nach Abschluss anzeigen : Definition, ob bei Abschluss der Aufgabe ein Kommentarfenster angezeigt werden soll. Es kann ein abschliessender Kommentar zur Aufgabe hinterlegt werden. Benutzer/Gruppen ändern erlauben : Werden keine Benutzer/Gruppen zur Aufgabe eingetragen, muss diese Auswahlbox markiert werden. Werden Benutzer/Gruppen hinterlegt und die Auswahlbox wird nicht angehakt, so kann der vorherige Benutzer beim Abschliessen der vorherigen Aufgabe keine Benutzerauswahl tätigen. Wird die Auswahlbox angehakt, kann der vorherige Aufgabenbenutzer steuern, welchem Benutzer/welcher Gruppe die neue Aufgabe zugewiesen werden soll. Nur Benutzer/Gruppen von definierter Liste erlauben : Dürfen bei der Aufgabe die Benutzer/Gruppen gewählt werden, kann mit Auswahl dieser Auswahlbox definiert werden, dass der vorherige Aufgabenbenutzer nur aus der Liste der vorgegebenen Aufgaben Benutzer/Gruppen eine Auswahl tätigen kann. Zustellung : Definition, in welcher Dringlichkeit den Aufgabenbenutzern die Nachricht zugestellt werden soll: Die zustellung wird sofort ausgelöst Die zustellung erfolgt verzögert. In den Einstellungen ist definiert (Kapitel 9.15 ), in welchem Zeitabstand die Zustellung zu erfolgen hat. Es wird keine -Zustellung vorgenommen. WinForms Plugins : Pro Aufgabe können kunden-/anwendungsspezifische Microsoft.NET WinForms Control eingebunden werden. In dieser Textbox können die Klassennamen der jeweiligen Controls hinterlegt werden die angezeigt werden sollen. Silverlight Plugins : Pro Aufgabe kann ein kunden-/anwendungsspezifisches Microsoft.NET Silverlight Control eingebunden werden. In dieser Textbox können die Klassennamen der jeweiligen Controls hinterlegt werden die angezeigt werden sollen. Sichtbare Tabs : Über die nachfolgenden Auswahlen können die Tab-Laschen ein- resp. ausgeblendet werden. Vorgang : Definition ob die Lasche Vorgang angezeigt werden soll Aufgabe : Definition ob die Lasche Aufgabe angezeigt werden soll Eigenschaft : Definition ob die Lasche Eigenschaft angezeigt werden soll Ablaufverfolgung : Definition ob die Lasche Ablaufverfolgung angezeigt werden soll Allgemein : Definition ob die Lasche Allgemein angezeigt werden soll 114

115 Aufgabe Ende Name : Bezeichnung der Aufgabe Ende. Die Eingabe kann mehrsprachig erfolgen. Beschreibung : Kurzbezeichnung zur Aufgabe. Die Bezeichnung kann mehrsprachig erfolgen. Aufgabe WebService Name : Bezeichnung der Aufgabe WebService. Die Eingabe kann mehrsprachig erfolgen. Beschreibung : Kurzbezeichnung zur Aufgabe. Die Bezeichnung kann mehrsprachig erfolgen. WebService-Url : Name des Web Services, der aufgerufen werden soll. Die Übergabeparameter für den aufzurufenden Web Service sehen wie folgt aus: 115

116 <ProcessId> Eindeutige Id des aktuellen Prozesses. <Owner> Eindeutige Benutzer Id des Eigners des Prozesses. Wird zurzeit nicht verwendet. <ProcessTemplateId> Eindeutige Id der Vorgangsvorlage. Aufgrund dieser Id kann herausgefunden werden, in welchem abgeleiteten Prozess man sich befindet. 116

117 <TasktemplateId> Eindeutige Id der Aufgabe in der Vorgangsvorlage. Aufgrund dieser Id kann herausgefunden werden, in welcher abgeleiteten Vorlagenaufgabe man sich befindet. <AssignedUserList > Eindeutige Benutzer Ids. Ist die nächste Task eine Aufgabe für Benutzer/Gruppen, kann in der AssignedUserList eine Liste der Benutzer hinterlegt werden, die die Aufgabe zu bearbeiten haben. Sind in der Vorgangsvorlage der Aufgabe bereits Benutzer zugewiesen, werden diese überschrieben. <UserPropertyParameter> Liste der internen Vorgangseigenschaften. Diese Liste kann verändert werden und die Werte werden in interne Vorgangseigenschaftenliste des aktuellen Vorgangs übernommen. Die Übergabe der Werte erfolgt immer als Zeichenkette. <Type> Folgende Typen sind möglich: 0: String 1: Integer Übergabe als Ganzzahl 2: Date Übergabe als Ticks 3: Double Übergabe als Zeichenkette. Dezimaltrennzeichen ist Komma. <Key> Name der internen Vorgangseigenschaft <Value> Zugeordneter Wert zur internen Vorgangseigenschaft. <Property> Liste der Vorgangseigenschaften. Diese Liste kann verändert werden und die Werte werden in die Vorgangseigenschaften des aktuellen Vorgangs übernommen. <PropertyTypeId> Eindeutige Kennung der Vorgangseigenschaft (InfoShare Property) <Values> Zugeordnete Werte zur Vorgangseigenschaft. Sind mehrere Werte zur Vorgangseigenschaft vorhanden, werden diese durch ; getrennt übergeben Vorgangsvorlagendefinition Spalten Im Spalten -Fenster können Eigenschaften gewählt werden, die bei der Anzeige des zugewiesenen Vorgangs als Dokumentspaltenüberschriften verwendet werden sollen. Somit können z.b. für Eingangsrechnungsprozesse andere Dokumentüberschriften verwendet werden als für Dokumentfreigabeprozesse Vorgang erstellen Ein Vorgang kann aus den meisten Rubriken (Dokumentsuche, Dokmentablage, WebDAV Ordner, usw.) erstellt werden, indem im Reiter Vorgänge die Funktion Neuen Vorgang erstellen bestätigt wird. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem eine zuvor in den Einstellungen definierte 117

118 Vorgangsvorlage ausgewählt werden kann. Selektierte Dokumente werden beim Erstellen eines Vorgangs automatisch an den Vorgang angehängt. Nach der Vorlagenauswahl erscheint ein Fenster, in welchem alle Details zum Vorgang definiert werden können: 118

119 10 Vorgänge Für die Bearbeitung der einzelnen Vorgänge ist in InfoShare.Client eine eigene Rubrik Vorgänge vorhanden. Innerhalb der Rubrik können verschiedenste Auflistungen der Vorgänge definiert werden (werden durch den Administrator vorgenommen) Darstellung Die standardmässige Darstellung der Vorgangsrubrik sieht wie folgt aus: 1. Auflistung der Aufgaben / Vorgänge 119

120 2. Dokumente zum Vorgang 3. Darstellung der Eigenschaften zum Vorgang 4. Dokumentvorschau Der Aufbau der Seite für die verschiedenen Vorgangsrubriken ist identisch. Deshalb werden nachfolgend die Spalten erklärt, jedoch nicht die einzelnen Arten von Vorgängen. Um angehängte Dokumente lesen und bearbeiten zu können muss der Benutzer die entsprechenden Rechte besitzen Spalten Hinweis: Überfällige Vorgänge werden in der Vorgangsübersicht Rot dargestellt. Vorgänge die das Wiedervorlagedatum erreicht haben, werden Blau dargestellt. Es wird keine E- Mail-Nachricht beim Überschreiten des Wiedervorlagedatums versendet. In der obersten Zeile kann die Suche über die Vorgänge gewählt werden (1.). Die Möglichen Auflistungen werden durch den Administrator zur Verfügung gestellt. Die Aufgaben können nach einem Schema sortiert werden. Dazu können die gewünschten Kriterien mit der linken Maustaste angeklickt und mit gedrückter Maustaste in den oberen grauen Bereich ziehen (2.). Es besteht eine Hierarchie unter den Kriterien. Soll ein Merkmal verschoben oder entfernt werden so kann es an den gewünschten Ort (Spalte) oder aus dem grauen Bereich gezogen werden. Mit einem Rechtsklick auf (2.) öffnet sich ein Fenster, in welchem Spalten-Einstellungen vorgenommen werden können. Für diese Einstellungen kann im Kapitel Spalteneinstellungen für (Such-)Ordner nachgelesen werden. Wichtig für eine Veränderung der angezeigten Informationen ist, dass Spalteneinstellungen vom übergeordneten Ordner erben deaktiviert ist. Denn so können keine Änderungen in den angezeigten Informationen vorgenommen werden. Unterhalb werden alle persönlichen Aufgaben angezeigt. 120

121 Jeder Benutzer kann selbst entscheiden, welche und wie viele Informationen über den Vorgang angezeigt werden sollen. Falls ein Dokument an einem Vorgang angehängt ist wird das Dokument im unteren Fenster Dokumente angezeigt. Auch hier besteht die Möglichkeit die Dokumente in einer Hierarchie darstellen zu lassen oder Informationen hinzuzufügen oder zu entfernen. Hinweis: Überfällige Vorgänge werden in der Vorgangsübersicht Rot dargestellt. Vorgänge die das Wiedervorlagedatum erreicht haben, werden Blau dargestellt. Es wird keine E- Mail-Nachricht beim Überschreiten des Wiedervorlagedatums versendet Übersicht Wird im unteren Teil des Programmfensters auf den Button Übersicht geklickt, öffnet sich ein Fenster mit Informationen über den Vorgang. Aus dieser Übersicht kann gelesen werden, welcher Benutzer welche Aufgaben bereits abgeschlossen oder noch zu erledigen hat. 121

122 10.4 Abschliessen Wurde eine Aufgabe erledigt, so muss auf Abschliessen geklickt werden. Bei Bedarf kann eine Notiz hinzugefügt werden, welche dem Vorgang hinzugefügt wird und so der nächste Benutzer unter Informationen zu Aufgabe sehen kann. Die Aufgabe wird automatisch an den nächsten Vorgangsbenutzer weitergeleitet, sofern dies in der Vorgangsvorlage definiert wurde. Wurde zudem in den Einstellungen des Vorgangsmanagers die Checkbox Erweiterte Benutzermeldungen im Vorgangsmanager anzeigen aktiviert, erscheint eine zusätzliche Sicherheitsabfrage: Ist nach einer abgeschlossenen Aufgabe der nachfolgenden Aufgabe kein(e) Benutzer(gruppe) zugeordnet, erscheint nach dem Aufgabe abschliessen -Fenster ein weiteres Fenster. In diesem muss ausgewählt werden, an welchen Benutzer oder welche Gruppe die nächste Aufgabe delegiert werden soll. 122

123 10.5 Weiterleiten Um einen unerledigten Auftrag an einen anderen Benutzer weiterzuleiten (delegieren) muss der Button Weiterleiten betätigt werden. So kann der nächste Benutzer die Aufgabe erfüllen und abschliessen. Diese Funktion ist z. B. nützlich wenn der Vorgang falsch zugewiesen wurde oder man momentan keine Zeit hat den Vorgang abzuarbeiten Aufgabe Aufgabe In dieser Zeile steht der Name der Aufgabe. 123

124 Fällig am Das Datum, an welchem die Aufgabe abgeschlossen werden sollte, findet der Bearbeiter in dieser Zeile. Das Datum kann entweder im Kalender ausgewählt oder im Textfeld manuell eingegeben werden. An... Durch Klicken auf diesen Button kann ein Benutzer oder eine Gruppe ausgewählt werden, welche(r) den Vorgang bearbeiten soll(en). Es können sowohl Benutzer als auch Gruppen angewählt werden. Bearbeitung durch Einzelnen / Bearbeitung durch alle Sollen alle Benutzer einer Gruppe die Aufgabe bearbeiten, muss das Feld Bearbeitung durch alle angewählt werden. Falls nur ein Benutzer der Gruppe die Aufgabe erledigen soll, muss Bearbeitung durch einzelnen aktiviert sein. Beschreibung Hier kann eine Beschreibung eingegeben werden. Alle Benutzer, welche den Vorgang erhalten, können diese Notiz lesen. Ablaufverfolgung Unter dem Reiter Ablaufverfolgung kann eingesehen werden, welcher Benutzer beim aktuellen Vorgang bereits mitgewirkt hat Ablaufverfolgung Unter dem Reiter Ablaufverfolgung kann eingesehen werden, welcher Benutzer beim aktuellen Vorgang bereits mitgewirkt hat Vorgangseigenschaften Vorgang Im Reiter Vorgang werden die wichtigsten Eigenschaften des Vorgangs dargestellt. 124

125 Name Dieses Feld ist der Name des Vorgangs eingetragen und kann nicht geändert werden. Priorität Der Aufgabe kann eine bestimmte Priorität zugewiesen werden. Es gibt eine Auswahl zwischen Niedrig, Normal oder Hoch. Fällig am Das Fälligkeitsdatum setzt eine Frist für die Erledigung des Vorgangs. Der Vorgang färbt sich in der Auflistungsübersicht rot ein, wenn die Frist überschritten wurde. Informationen zum Vorgang Hier werden Informationen / Notizen zum Vorgang aufgelistet (welcher Benutzer um welche Zeit welchen Kommentar hinterlassen hat). Mit einem Klick auf Erfassen kann jeder Beteiligter einen Kommentar hinzufügen. Mit Bearbeiten und Löschen kann jeder Benutzer seine vorgenommenen Einträge verändern bzw. löschen Aufgabe Im Reiter Aufgabe stehen alle relevanten Informationen zu der aktuellen Aufgabe. Aufgabe Aufgabe die dem aktuell angemeldeten Benutzer zur Erledigung zugewiesen wurde. Daneben steht der Name des Benutzers, welchem die Aufgabe zugewiesen wurde. Beschreibung Unter Betreff steht die Information, welche der Vorgänger hinterlassen hat. Im Normalfall wird hier die detaillierte Beschreibung zur Aufgabe hinterlassen. 125

126 Wiedervorlage Das Wiedervorlagedatum kann selbst bestimmt werden. Dies ist eine visuelle Unterstützung. Wurde das Datum erreicht, ändert der Vorgang die Farbe. Fällig am Dieses Datum signalisiert, bis wann der gesamte Vorgang abgeschlossen sein sollte. Empfänger Bei Empfänger ist der Benutzer eingetragen, dem die Aufgabe zur Erledigung zugestellt wurde. Wurde die Aufgabe an mehrere Empfänger zugestellt, werden alle Empfänger hier aufgelistet. Informationen zur Aufgabe Unter Informationen zur Aufgabe sind die Informationen eingetragen die ein Benutzer hinterlassen hat (inkl. Datum und Zeit). Anwendung starten Zu jeder Aufgabe können externe Anwendungsaufrufe hinzugefügt werden. Hinter diesen Aufrufen sind URL-Aufrufe hinterlegt. Vorgangseigenschaften und interne Vorgangseigenschaften können als Parameter in die Anwendungsaufrufe integriert werden Eigenschaften Im Reiter Eigenschaften können sowohl der Sicherheitsbereich als auch die Vorgangseigenschaften verwaltet werden. Eigenschaften In den Eigenschaften alle zusätzlich zugewiesenen Indexwerte aufgelistet. 126

127 Achtung: Wurde in der Vorgangsvorlagendefinition die Option Vorgangseigenschaften in Dokument übernehmen aktiviert, werden beim Abschliessen des Vorgangs alle Indexwerte auf alle angehängten Dokumente übernommen. Es ist sicherzustellen, dass der Benutzer, der den Vorgang abschliesst, auch Dokumentänderungsrechte hat (Ausbuchen und Dokumenteigenschaften ändern). Sollte der Benutzer nicht über die notwendigen Dokumentänderungsrechte verfügen wird vom System eine Fehlermeldung ausgegeben Ablaufverfolgung Die Ablaufverfolgung zeigt die Historie aller Abläufe dieses Vorganges. Aufgabe Bei Aufgabe ist der genaue Auftrag notiert, was der einzelne Benutzer zu erledigen hat. Von Hier steht der Benutzer, welcher den Vorgang verwaltet (z. B. Supervisor) und von wem die Aufgabe gestellt wird. An Hier wird angezeigt, welcher Benutzer den Vorgang übernehmen soll / an wen die Aufgabe verteilt wurde. Dies ist ein Überblick über alle Benutzer, die Kontakt mit dem Vorgang hatten. Betreff Kurzbeschreibung der zu erledigenden Aufgabe. Status Der Status zeigt an, ob eine Aufgabe abgeschlossen oder noch in Bearbeitung ist. Erstellt Erstellungszeit und -datum der Aufgabe. Fällig am Diese Spalte zeigt den Zeitpunkt, zu welchem Zeitpunkt die Aufgabe beendet werden sollte. Wird die Aufgabe bis zum Fälligkeitsdatum nicht erledigt, wird täglich eine Eskalationsmeldung an die definierten Eskalationsbenutzer zugestellt. Abgeschlossen Hier wird der Zeitpunkt angezeigt, an welchem der Benutzer die Aufgabe abgeschlossen hat. Bearbeitung durch alle Definiert ob die Aufgabe von einem Benutzer der Gruppe oder von allen Benutzern einer Gruppe bearbeitet werden soll. Steht ein Nein in dieser Spalte kann nur ein Benutzer (aus der Gruppe) die Aufgabe erledigen. 127

128 Allgemein Unter Allgemein steht die Guid. Die Guid wird intern von der Software verwendet um den Vorgang zu speichern. Dieser Wert kann und darf nicht verändert werden und ist für Supportzwecke notwendig. 11 XmlAPI Für XmlAPI besteht ein eigenes Kendox XmlAPI. Dieses kann bei Bedarf beim zuständigen Kendox Partner angefordert werden. 12 Optionen In den Optionen kann der Benutzer Einstellungen für seine Umgebung vornehmen. Zu beachten ist, dass nur die Einstellungen vorgenommen werden sollen, dessen Auswirkungen bekannt sind. Manche Änderungen werden erst nach einem Neustart von InfoShare.Client wirksam. Wird auf den Button Optionen geklickt, wird das Optionen-Fenster geöffnet. 128

129 12.1 Sprache In diesem Bereich können die Oberflächen- und die Schemasprache für InfoShare definiert werden. Die Trennung zwischen Oberflächen- und Schemasprache ist ab InfoShare.Client Version möglich. In den älteren Versionen kann lediglich die Oberflächensprache geändert werden. 129

130 Oberflächensprache Zurzeit kann bei der Oberflächensprache zwischen den Sprachen Deutsch, Englisch oder Französisch ausgewählt werden. Für weitere Sprachen ist der zuständige Kendox Partner zu kontaktieren Schemasprache Die Schemasprachen werden in den Einstellungen unter Sprachen definiert. Die Änderung der Schemasprache wirkt sich überall dort aus, wo Sprachwerte selbst definiert werden können (z. B. unter Start Einstellungen Basisdatenkonfiguration Eigenschaftstypen Ändern Name... ) Trennung Das Ziel dieser Trennung ist, dass die Schemasprache separat behandelt wird und die Sprachdefinitionen wie z. B. Eigenschaftstypen kundenspezifisch übersetzt werden können Beispiel einer Sprachentrennung In diesem Beispiel soll die Oberflächensprache (UI) auf Englisch und die Sprachattribute (z. B. Eigenschaftstypen) auf Tschechisch eingestellt werden. Die Sprachattribute können an mehreren Orten verwendet werden. Im Beispiel wird nur ein möglicher Bereich beschrieben.mit einem Administrator muss unter Einstellungen Sprachen eine Fremdsprache (hier Tschechisch) hinzugefügt werden: Danach müssen die Eigenschaftstypen geändert werden. Dies geschieht im InfoShare.Client unter Start Einstellungen Basisdatenkonfiguration Eigenschaftstypen Ändern Name Button

131 12.2 Anmeldeeinstellungen In diesem Bereich kann zwischen drei Anmeldearten gewählt werden. Standardmässig ist Anmeldung über Kendox InfoShare Konto aktiviert. Dies bedeutet, dass sich der Benutzer mit dem Benutzernamen und Passwort anmeldet. Mit dem Anwählen von Anmeldung über Betriebskonto wird ermöglicht, dass sich der Benutzer mit seinem Domänenkonto anmelden kann. Wichtig ist dabei, dass diese Art der Anmeldung nur mit dem gleichen Benutzernamen funktioniert, wie sich der Benutzer auf dem Computer angemeldet hat. Als dritte Option steht Anmeldung mit Zertifikat zur Verfügung. Hierfür muss dem Benutzerkonto der öffentliche Schlüssel des im Windows Zertifikatsspeicher hinterlegten Zertifikates importiert worden sein. Bei der Anmeldung muss der Benutzer sein persönliches Zertifikat zur Anmeldung wählen (wenn mehrere Zertifikate vorhanden sind). Eine Benutzerkennung ist nicht mehr erforderlich Ansicht Unter Ansicht wird die individuelle Anwendungsansicht für InfoShare.Client definiert. Hier können benutzerspezifische Anzeigeoptionen bearbeitet werden Rubrikansichten veränderbar Ist diese Option angewählt, können die einzelnen Fenster innerhalb der Rubriken (z. B. Dokumentsuche ) verschoben werden Zurücksetzen Mit dem Button Zurücksetzen wird die Standardansicht der gewählten Rubrik wieder-hergestellt. Grundsätzlich ist für die Übernahme der Änderungen kein Neustart des InfoShare.Client notwendig. 131

132 InfoShare.Client von der Windows Taskleiste ausblenden wenn die Anwendung minimiert wird Ist die Checkbox angewählt, wird beim Minimieren die Anwendung aus der Taskleiste ausgeblendet. Der Benutzer bleibt aber angemeldet und ein InfoShare.Client-Icon er-scheint unten rechts in der Taskleiste. Ein Linksklick auf das Icon und der Benutzer gelangt wieder zur vorherigen Ansicht ohne ein erneutes Anmelden. Wird auf die Verknüpfung auf dem Desktop geklickt, startet InfoShare.Client erneut in einem zweiten Fenster Farschema Über das Farbschema kann der Benutzer aus 3 Schemas wählen Standardrubrik Definiert die Standardrubrik welche bei jedem Applikationsstart angezeigt wird. Auf nicht angezeigte Rubriken kann nicht zugegriffen werden Alle Rubriken laden Bewirkt, dass alle Rubriken ab dem nächsten Start von InfoShare.Client angezeigt werden. Unterhalb dieser Checkbox können die einzelnen Rubriken ausgewählt werden welche angezeigt werden sollen. Sind einzelne Rubriken nicht ausgewählt, werden diese beim nächsten Start nicht angezeigt und können nicht als Standardrubrik definiert werden. InfoShare.Client ist so konzipiert, dass mindestens eine Rubrik definiert werden muss, da ansonsten nicht damit gearbeitet werden kann XmlAPI Einstellungen mini mier Hier werden die XmlAPI-Einstellungen konfiguriert. Dies bedeutet dass Codes bei laufender Applikation verändert werden und XML-Befehle ausgeführt werden können Ordnerüberwachung Ist die Checkbox Ordnerüberwachung aktiv abgewählt, sind alle anderen Funktionen in diesem Bereich deaktiviert. Ansonsten kann mit Durchsuchen auf den lokalen Computer zugegriffen werden und der Ordner, der überwacht werden soll, ausgewählt werden. Das heisst dass jedes Dokument, das in diesen Ordner abgelegt wird, automatisch in InfoShare abgelegt wird. Es 132

133 öffnet sich automatisch der Import-Dialog. Voraussetzung ist dass der InfoShare.Client geöffnet ist. Falls dies nicht der Fall ist, wird der Dialog beim nächsten Start vom Client geöffnet. Die Datei wird nach dem Import aus dem definierten Ordner gelöscht. Ist die Ordnerüberwachung deaktiviert, können die Dateien im lokalen Ordner abgelegt werden, ohne dass eine Meldung im InfoShare.Client erscheint Kennwort ändern Hier kann das Kennwort des aktuell angemeldeten Benutzers geändert werden. Damit das Kennwort geändert werden kann, muss zur Sicherheit das alte Kennwort eingegeben werden. Danach wird zum Vorbeugen von Eingabefehlern zweimal das neue Kennwort verlangt. Stimmt alles überein, kann der Button Kennwort setzen betätigt werden. Das Kennwort ist ab sofort gültig und wird bei der nächsten Anmeldung bei InfoShare überprüft Offline-Einstellungen Aktiviert das Arbeiten mit Offline-Ordnern. Dazu muss die Checkbox Offline Verzeichnis aktiviert sein. Danach kann über Durchsuchen... ein Ordner aus den Persönlichen Daten ausgewählt werden. Es können nur Persönliche Daten offline verfügbar gemacht werden. Damit dieses Feature in vollem Umfang genutzt werden kann, sollte das Kapitel Offlineordner gelesen werden. 133

134 12.8 DeskSCAN In dieser Rubrik können Einstellungen für DeskSCAN konfiguriert werden. Diese beiden Optionen sind selbsterklärend. Daher wird hier auf weitere Informationen verzichtet Dokumentvorschau Bereich zum Erstellen, Ändern oder Entfernen von Vorschaudefinitionen. Den installierten Anzeigeanwendungen können hier Dateitypen zugewiesen werden. Dies ist für die Vorschau innerhalb von InfoShare.Client notwendig. Wichtig ist, dass die Dateiendung vom jeweiligen Viewer unterstützt werden muss. Kendox empfiehlt für die Anzeige von Microsoft Office Dokumenten die Verwendung des Viewers Windows. Werden PDF-Dokumente mit dem Internet Explorer verknüpft, verwendet die Applikation den Adobe Acrobat Reader (falls dieser installiert ist) Miniaturansicht In dieser Rubrik kann die Anzahl der Spalten definiert werden, die in der Miniaturansicht angezeigt werden soll. Bei jeder zusätzlichen Spalte kann sich das System verlangsamen, da für jede Seite ein Thumbnail erstellt werden muss. Achtung: Nach der Installation von InfoShare.Client wird die Miniaturansicht nicht angezeigt. Um die Miniaturansicht anzuzeigen, muss in den Optionen unter Ansicht die Rubrikansicht der Dokumentsuche / Dokumentablage zurückgesetzt werden. Beispiel mit 2 Spalten: 134

135 12.11 Externe Dokumentanzeige Unter Externe Dokumentanzeige können diejenigen Dateitypen angewählt werden, die InfoShare.Client mit dem internen Dokumenten-Viewer anzeigen lassen soll. Sind die Dateitypen deaktiviert, werden die Dokumente in einem externen Viewer/Programm (z. B. Adobe Reader oder Microsoft Word) geöffnet Suchmaske Im Bereich Suchmaske können benutzerspezifische Sucheinstellungen definiert werden. Dies sind unter anderem das Aktivieren des Buttons Optionen oder die Anzeige der Icons in der Dokumentsuche Optionen-Button aktivieren Wird diese Checkbox angewählt, steht dem Benutzer bei der Dokumentsuche der Button Optionen zur Verfügung. Wird die Checkbox abgewählt, ist der Button nach einem Neu-start von InfoShare.Client nicht mehr sichtbar. 135

136 Verzeichnis für öffentliche Suchen Hier wird der Pfad der öffentlichen Suchen definiert. Mit diesem Feature können die öffentlichen Ordner z. B. pro Abteilung getrennt werden. Das heisst dass z. B. die Geschäftsleitung, Buchhaltung und Produktion verschiedene öffentliche Ordner besitzen Verzeichnis für persönliche Suchen Definiert den Pfad in dem sich die persönlichen Suchen befinden. Der Ordner dieser Suchen befindet sich immer innerhalb der persönlichen Daten, da der Ordner nur für den einzelnen Benutzer bestimmt ist Maximale Anzahl möglicher Indexwerte Definiert das Maximum der Suchresultate in den Indexwerten (siehe Eigenschaftswert-vorgaben Verfügbare Werte auflisten ) Trefferliste Diese Icons werden in Dokumentsuchen aufgelistet. Ist ein Icon aktiviert, werden zusätzliche Spalten z. B. in der Dokumentsuche hinzugefügt. Icon Beschreibung Icon für verknüpfte Anwendung anzeigen (Beispiel: Adobe PDF). Icon für Links anzeigen. Icon für Vorgänge anzeigen. Icon für digitale Signaturen anzeigen. Icon für Annotationen anzeigen. Icon für temporäre Freigaben anzeigen. 136

137 Icon für Blog-Einträge (Textnotizen) anzeigen. Beispiel: 13 Dokumenteigenschaften In diesem Kapitel wird das Eigenschaften-Fenster von Dokumenten detailliert beschrieben. Dieses Fenster wird unter anderem standardmässig in der Dokumentsuche angezeigt Eigenschaft hinzufügen Dieser Button fügt dem Dokument eine neue Eigenschaft hinzu. Im unteren Bereich erscheint ein Drop-Down-Feld (rot markiert). Dort kann die Eigenschaft ausgewählt werden, welche hinzugefügt werden soll. Rechts neben diesem Feld muss der Wert der Eigenschaft eingegeben werden. Die Eigenschaft wird per Klick auf den Plus -Button gespeichert / hinzugefügt. Um das Hinzufügen abzubrechen kann auf den Button mit dem blauen Pfeil gekli ckt werden. 137

138 13.2 Eigenschaft editieren Nach dem Markieren einer Dokument-Eigenschaft wird das Editieren-Icon aktiv. Per Klick auf diesen Button (oder Doppelklick auf die Eigenschaft) kann der Index geändert werden. Dies funktioniert nur bei den editierbaren Eigenschaften. Die nicht editierbaren Eigenschaften können, wie der Name verrät, vom Benutzer nicht verändert werden Eigenschaft löschen Löscht eine markierte Eigenschaft unwiderruflich. Um die Eigenschaft wiederherzustellen muss die Eigenschaft erneut hinzugefügt werden (mit Eigenschaft hinzufügen ) Weitersuchen Ist eine Eigenschaft angewählt, kann zusätzlich nochmals eine Suche gestartet werden. Die neue Suche wird nur mit der angewählten Eigenschaft durchgeführt. So können beispielsweise alle weiteren Dokumente eines Mitarbeiters (hier Tom Schneider) eingesehen werden. Diese Ansicht geht verloren sobald eine neue Dokumentsuche gestartet oder in einer aktuellen Dokumentsuche weitergesucht wird Editierbare Eigenschaften Mit einem Doppelklick auf die Zeile wird der Mauszeiger in die Zeile gesetzt und der Eigenschaftswert kann verändert werden. Vielfach sind Kriterien wie z. B. Produkt und Mit-arbeiter veränderbar Nicht editierbare Eigenschaften Die nicht editierbare Eigenschaften sind Eigenschaften, die nicht verändert werden können / dürfen. Nicht editierbare Daten sind neben dem Namen der Datei auch der Sicherheitsbereich, die Anzahl der Änderungen des Dokuments und die Version. Weiter sind Informationen über den Lebenszy klus und Signaturen des Dokuments darin enthalten. Auch werden hier eventuelle Aufbewahrungsfristen sowie Ein- und Ausbuchungen angezeigt. 138

139 14 Dokument Blog Zu jedem Dokument können mehrere Text-Anmerkungen vorgenommen werden. Es wird protokolliert, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt einen Blog-Eintrag durchgeführt hat. Hierfür wir die Annotationsberechtigung benötigt. Wird ein Blog-Eintrag gelöscht, so wird dies in der Versionsliste als Versionsänderung festgehalten. 15 Dokumentvorschau Sobald ein Dokument (z. B. in der Dokumentsuche) selektiert wird, öffnet die Dokumentvorschau das Dokument und zeigt dieses an. InfoShare.Client benutzt dazu einen internen Viewer (Betrachtungsprogramm). Mit einem Doppelklick auf das Dokument wird die Vorschau von einem zugewiesenen Programm auf dem Computer respektive in der Dokumentansicht geöffnet. In der internen Dokumentenvorschau (Compart) erscheint eine Symbolleiste mit den folgend beschriebenen Icons. Name Icon Beschreibung 139

140 Seite blättern Erste Seite Blättert auf die erste Seite des Dokuments. Vorherige Seite Blättert eine Seite rückwärts. Nächste Seite Blättert eine Seite vorwärts. Letzte Seite Blättert auf die letzte Seite des Dokuments. Vergrössern und Verkleinern Vergrössern Das Dokument wird vergrössert. Verkleinern Das Dokument wird verkleinert. Vergrössern Verkleinern Die Maus verwandelt sich in eine Lupe mit einem Plus. Linksklicken im Dokument vergrössert die Anzeige. Die Maus verwandelt sich in eine Lupe mit Minus. Linksklicken im Dokument verkleinert die Anzeige. Drehen Im Uhrzeigersinn Drehung der Dokumentansicht um 90 im Uhrzeigersinn. Gegen Uhrzeigersinn Drehung der Dokumentansicht um 90 gegen den Uhrzeigersinn. 140

141 Name Icon Beschreibung Drehen (Fortsetzung) 180 Drehung Drehung der Dokumentansicht um 180. Die Dokumentseite wird auf den Kopf gestellt. Erneutes Drücken dreht sie wieder in die eigentliche Position. Auf 0 Drehung Jegliche Drehung wird verworfen und die Dokumentansicht wird in originaler Ausrichtung angezeigt. Seite anzeigen Originalgrösse Einpassen in ganze Seite Zeigt das Dokument in Originalgrösse. Alle Zoom- Einstellungen werden verworfen und das Dokument wird in 100% angezeigt. Passt das Dokument so an das Vorschaufenster, dass eine ganze Seite angezeigt wird. Einpassen in Breite Passt die Breite des Dokuments dem Anzeigefenster an. Auf die Höhe wird nicht geachtet. Verschiebe Modus Dieses Icon verwandelt die Maus vom Zeiger in eine Hand. Die Dokumentanzeige wird mit der Hand fassbar und verschiebbar. Selektiermodus Mit dieser Funktion kann ein Text / Bereich eines Dokuments ausgewählt werden, der automatisch in die Zwischenablage kopiert wird. Voraussetzung ist, dass das Dokument volltextindexiert ist. Text gerastert darstellen Ist dieser Button aktiviert wird eine genauere Anzeigeart gewählt. Das Dokument wird bei Auswahl dieses Features exakt wiedergegeben. Einzelne Seite Es wird Seite um Seite angezeigt. Die Seiten werden nur komplett angezeigt. Zwischen den Seiten gibt es keine fortlaufende Ansicht. 141

142 Fortlaufend Wird auf diesen Button geklickt, erhält der Benutzer die Möglichkeit das Dokument fortlaufend zu lesen, ohne dass von Seite zu Seite gesprungen wird. Name Icon Beschreibung Seite anzeigen (Fortsetzung) Doppelseite Doppelseite fortlaufend Digitale Signatur Ist dieser Button angewählt, werden immer Doppelseiten angezeigt. Ausnahme ist das Titelblatt, dieses wird immer alleine angezeigt (Logik eines Buches). Eine fortlaufende Ansicht ist ausgeschaltet. Hier werden Doppelseiten angezeigt und der Benutzer kann fortlaufend durch das Dokument scrollen. Es öffnet sich ein neues Fenster und zeigt mögliche digitale Signaturen die in einer PDF- Datei vorhanden ist an. Zwischen den blauen Pfeilen und den Lupen wird die aktuelle Seite bzw. die aktuelle Vergrösserung angezeigt. 16 Dokumentanzeige Um in die Dokumentanzeige zu gelangen, muss nach einer Dokumentsuche auf ein Dokument doppelt geklickt werden. Alternativ kann auch die Schaltfläche Dokument öffnen betätigt werden. Die Dokumentanzeige wird in einem eigenen Fenster geöffnet, welche sowohl als Anzeige, wie auch zur Bearbeitung genutzt werden kann. Das Dokument wird beim Klicken auf Bearbeiten automatisch ausgebucht. Im Folgenden werden die Reiter Start, Annotationen und Einstellungen beschrieben. Die Dokumentanzeige wird nur bei denjenigen Dokumenttypen geöffnet, die unter Optionen Dokumentanzeige Externe Dokumentanzeige aktiviert wurden. 142

143 16.1 Rubriken Schliessen Schliesst ein einzelnes Dokument und entfernt es aus der Dokumentanzeige. Das Dokument wird (inkl. der vorgenommenen Änderungen) automatisch gespeichert aber nicht automatisch eingebucht Alle schliessen Schliesst alle geöffneten Dokumente und speichert die Änderungen. Die Dokumente werden nicht automatisch eingebucht Drucken... Druckt das geöffnete Dokument aus. Dazu öffnet sich ein druckerspezifisches Fenster. In diesem kann bestimmt werden, welche Dokumente wie gedruckt werden sollen. Weiter können hier druckerspezifische Einstellungen vorgenommen werden. 143

144 Suchen Unter der Rubrik Suchen... wird die Möglichkeit angeboten, nach Wörtern oder Textpassagen im Dokument zu suchen. Dabei werden die Annotationen nicht berücksichtigt Seiteninformation Hier werden mehr Informationen über die angezeigte Seite gegeben. Die Seitengrösse kann wahlweise in Zentimeter oder Zoll angezeigt werden. Ebenfalls kann die benutzte Auflösung angezeigt werden (dpi oder dpm) Startoptionen Unter Startoptionen können zusätzliche Einstellungen vorgenommen werden. Dies sind vor allem Optionen welche die Anzeige der Dokumente verändern. Die Optionen werden in den folgenden Absätzen erklärt. Qualität Hier kann zwischen normaler und höherer Qualität ausgewählt werden. Standardmässig ist Höhere Qualität angewählt. Mit dem Auswählen der normalen Qualität kann die Anzeige-Performance gesteigert werden. Textdarstellung Der Benutzer konfiguriert hier ob der Text im Hintergrund gerastert oder normal dargestellt werden soll. Skalierung Unter Skalierung können die Anzeigeoptionen verändert werden. Das Dokument kann passend oder nur in der Breite ins Fenster eingepasst werden. Beim Auswählen von 100% wird die Datei in 144

145 Originalgrösse angezeigt. Ist die unterste Checkbox angewählt, kann ein eigener Zoomfaktor definiert werden. MFF Profilpfad Falls die *.pro - Dateien nicht im standardmässigen Pfad zu finden sind kann hier der entsprechende Pfad definiert werden. In *.pro Dateien sind Informationen für die Darstellung und Anzeige von Dokumenten gespeichert. Der Viewer holt sich beispielsweise aus diesen Dateien die Informationen von einem installierten Adobe Acrobat Reader, wie die anzuzeigenden Dateien dargestellt werden sollen. Grundsätzlich muss diese Zeile nicht ausgefüllt werden Beenden Wird auf diese Rubrik geklickt, schliesst die Dokumentanzeige, nicht aber der InfoShare.Client. Auf dem InfoShare.Client kann trotzdem weiter gearbeitet werden. 145

146 16.2 Menüleiste Start Im Reiter Start befinden sich die Steuerelemente für die Anzeige der Dokumente. Name Icon Beschreibung Zoom Vergrössern Vergrössert die Dokumentansicht. Verkleinern Verkleinert die Dokumentansicht. Originalgrösse Einpassen in Fenster Zeigt das Dokument in Originalgrösse. Alle Anzeige-Einstellungen werden verworfen und das Dokument wird in 100% angezeigt. Stellt die Dokumentansicht so ein, ein Dokument auf die Grösse des Vorschaufensters skaliert wird. Einpassen in Breite Passt die Breite des Dokuments dem Anzeigefenster an. Auf die Höhe wird nicht geachtet. Drehen Rechtsdrehung 90 Drehung der Dokumentansicht um 90 im Uhrzeigersinn. Linksdrehung 90 Drehung der Dokumentansicht um 90 gegen den Uhrzeigersinn. 146

147 Vertikal kippen Auf 0 drehen Drehung der Dokumentansicht um 180. Das Dokument wird auf den Kopf gestellt. Erneutes Drücken dreht es wieder in die eigentliche Position. Jegliche Drehung wird verworfen und das Dokument wird in originaler Ausrichtung angezeigt. Name Icon Beschreibung Navigation Erste Seite Blättert auf die erste Seite des Dokuments. Vorherige Seite Blättert eine Seite rückwärts. Nächste Seite Blättert eine Seite vorwärts. Letzte Seite Blättert auf die letzte Seite des Dokuments. Seiteninformation 1 von 7 Dieses Feld zeigt die aktuell angezeigte Seite und wie viele Seiten das Dokument insgesamt besitzt. Modus Anzeigemodus Der Benutzer kann zwischen Anzeigemodus und Verschieben wählen. Bei Anzeigemodus dient standardmässig die Maus als Arbeitsgerät. Verschieben Dieses Icon verwandelt die Maus in eine Hand. Das Dokument kann nun in der Anzeige verschoben werden. Vergrössern Die Maus verwandelt sich in eine Lupe mit einem Plus. Linksklicken vergrössert die Dokument- Ansicht. 147

148 Verkleinern Selektiermodus Die Maus verwandelt sich in eine Lupe mit Minus. Linksklicken verkleinert die Dokument- Ansicht. Mit dieser Funktion kann ein Text eines Dokuments ausgewählt werden, der automatisch in die Zwischenablage kopiert wird. Voraussetzung ist, dass das Dokument volltextindexiert ist. Darstellung Einzelne Seite Fortlaufend Hier wird Seite um Seite angezeigt. Es werden nur komplette Seiten angezeigt. Zwischen den Seiten gibt es keine fortlaufende Ansicht. Mit Fortlaufend erhält der Benutzer die Möglichkeit, das Dokument fortlaufend zu lesen, ohne dass von Seite zu Seite gesprungen wird (fliessender Übergang). Darstellung (Fortsetzung) Doppelseite Fortlaufend Doppelseiten Hiermit werden immer Doppelseiten angezeigt. Ausnahme ist das Titelblatt, das immer alleine angezeigt wird (Logik eines Buches). Mit dieser Ansicht werden Doppelseiten angezeigt und der Benutzer kann fortlaufend durch das Dokument scrollen. Dokument senden Dokument senden Dokument als ZIP-Datei versenden Falls das Dokument versendet werden soll, kann das -Programm über diesen Button geöffnet werden. Das Dokument befindet sich bereits im Anhang und der Dokumentname ist als Betreff übernommen. Selektierte Dokumente können mit dieser Funktion als ZIP-Datei versendet werden. In den Einstellungen unter kann eingestellt 148

149 werden, dass die ZIP-Dateien mit einem Passwort versehen werden müssen. Signatur-Report anzeigen Zeigt den angehängten Signatur-Report an Annotationen Wie der Name bereits verrät, werden in diesem Reiter die Annotationen verwaltet. Name Icon Beschreibung Erstellen Fläche Abdeckung Notizzettel Entspricht einem digitalen Leuchtmarker. Damit können Bereiche markiert, d. h. farbig unterlegt werden. Bestimmte Bereiche können schwarz eingefärbt und somit unleserlich gemacht werden. So können Informationen z. B. für den Ausdruck versteckt werden. Fügt dem Dokument Notizzettel hinzu. Diese sind als gelbe Quadrate zu sehen. Um die Notizen lesen zu können, muss mit der Maus über die Notiz gefahren werden. Erstellen (Fortsetzung) Stempel Text Der Benutzer kann eigene Stempel konfigurieren. Mit einem Klick wird der Stempel ins Dokument übernommen. Dem Dokument können hiermit Textfelder hinzugefügt werden. 149

150 Bearbeiten Bearbeiten - Öffnet das Bearbeitungsfenster einer Annotation. Löschen - Löscht die ausgewählte Annotation. Sicherheitsstufe - Ändert die Sicherheitsstufe der Annotation. Anzeige Standardmässig sind alle Anzeigeoptionen angewählt. Der Benutzer kann hier diejenigen Optionen abwählen, welche nicht angezeigt werden sollen (gilt nur für eigene Annotationen). Das Deaktivieren der Annotationen blendet alle Annotationen aus. Ein Linksklick auf Annotationen zeigt wieder alle angewählten Annotationen an. Einstellungen Aktueller Stempel - Stempel Dieser Button bietet eine Auswahl von verschiedenen Stempeln an. Die ausgewählte Option wird als Stempel übernommen. Mit dieser Funktion können eigene Stempel verwaltet werden. Farbe Annotationsflächen Farbe Annotationsabdeckungen Hier kann der Benutzer die Farbe der Annotationsflächen wählen. Standardmässig ist gelb eingestellt. Hier kann die Farbe der Annotationsabdeckung geändert werden. Standardmässig ist schwarz angewählt. Beispiel für Annotationen 150

151 Stempel hinzufügen 2. Fläche hervorheben 3. Abdeckung anbringen 4. Text hinzufügen 5. Notizzettel einfügen 151

152 Stempel verwalten Mit dem Betätigen von Stempel (Bereich Einstellungen ) wird ein Fenster geöffnet, in welchem eigene Stempel hinzugefügt, geändert und gelöscht werden können. Standardmässig existieren die vier Stempel Abgelehnt, Eingegangen, Entwurf und Genehmigt. Mit den selbsterklärenden Buttons auf der rechten Seite können die Stempel verwaltet werden Stempel hinzufügen / bearbeiten Stempel In diesem Feld wird der Name des Stempels definiert, welcher in der Dokumentanzeige ausgewählt werden kann. Stempeltext Legt den Text fest, der schlussendlich als Annotation auf dem Dokument angezeigt wird. Momentan können 4 Variablen in den Text eingefügt werden: 152

153 Name Variable Beschreibung Beispiel Datum {%x} Aktuelles Datum Uhrzeit {%X} Aktuelle Uhrzeit 11:33:03 Benutzername {%U} Angemeldeter Benutzer (Anzeigename) Hans Muster Benutzerkennung {%u} Angemeldeter Benutzer Hmu Benutzereingabe {%i} Benutzer kann während dem Anbringen des Stempels ein Wert eingeben Ein Klick auf den jeweiligen untenstehenden Button fügt die entsprechende Variable ein. Das obige Beispiel erzeugt folgenden Stempel: Einstellungen Im Reiter Einstellungen können, wie der Name bereits verrät, Einstellungen zur Dokumentanzeige vorgenommen werden. Name Icon Beschreibung Einstellungen Text gerastert darstellen Ist dieser Button aktiviert, so ist eine genauere Anzeigeweise gesetzt. Das Dokument wird exakt wiedergegeben. 153

154 Höhere Qualität Dokumentbaum Miniaturansicht Annotationsübersicht Inhaltsverzeichnis Mit diesem Button werden Graustufen angezeigt. D. h. es wird zwischen Schwarz und Weiss feiner unterschieden bzw. abgestuft. Im Normalfall wird hiermit die Qualität erhöht. Standardmässig ist der Dokumentenbaum aktiviert. Wird der Dokumentbaum deaktiviert, verschwindet die Ansicht am linken Rand. Zeigt eine Miniaturansicht der Dokumentseiten an. Mit dieser Ansicht kann der Benutzer schnell und übersichtlich zwischen einzelnen Seiten wechseln. Listet alle Annotationen des geöffneten Dokuments an. Durch Auswahl einer einzelnen Annotation springt der Dokumentviewer zu jener Seite, worin sich die Annotation befindet. Zeigt das Inhaltsverzeichnis des Dokuments auf. Anhänge Listet alle Anhänge des Dokuments auf. Signaturen Zeigt alle Signaturen des Dokuments Registerdarstellung Die Registerdarstellung entspricht einer Art Vollbildmodus. Es kann nur ein bestimmtes Dokument angezeigt werden. Name Icon Beschreibung Einstellungen (Fortsetzung) Fensterdarstellung In der Fensterdarstellung können mehrere Dokumente parallel angezeigt werden. Immer im Vordergrund Wird diese Option aktiviert, befindet sich das angezeigte Dokument immer im Vordergrund. 154

155 Standardmässig wird auf der linken Seite der Dokumentanzeige der Dokumentbaum angezeigt. Auf der unteren Seite dieses Fensters kann zwischen Dokumentbaum, Miniaturansicht, Inhaltsverzeichnis, Annotationsübersicht, Anhänge und Signaturen gewählt werden. Das Fenster mit den jeweiligen Überschriften kann mit dem Pin-Icon versteckt werden (siehe rote Markierung). So erscheint die oben genannte Auswahl am linken Bildrand. Wird über diese Leiste gefahren, erscheint die Miniaturansicht / der Dokumentbaum solange, bis mit der Maus der Bereich wieder verlassen wird. 17 Spalteneinstellungen für (Such-)Ordner In der Dokumentablage können die Spalteneinstellungen eines Ordners definiert werden. Dieses Feature ist vor allem bei der Dokumentauflistung sehr nützlich, da die spezifisch gewünschten Daten der Dokumente angezeigt werden können. Hier gemachte Änderungen wirken sich auf alle Suchen / Auflistungen innerhalb von InfoShare.Client aus Spalteneinstellungen öffnen Dieses Unterkapitel zeigt auf, wie die Spaltenänderungen eines Ordners geändert werden. 1. In der Dokumentablage den zu konfigurierenden Ordner auswählen (zum Beispiel Öffentliche Ordner ) (1.). 2. Rechter Mausklick in den rot markierten Bereich (2.). 155

156 3. Nun wird das Konfigurationsfenster geöffnet. Die gewünschten Spalten müssen mit der links stehenden Checkbox ausgewählt werden (1.). Die Spalten können in ihrer Position verschoben werden. Dazu sind die Pfeile am rechten Fensterrand (2.) zu benützen. Breite der ausgewählten Spalte (in Pixel) Sobald eine Spalte angewählt ist, wird diese Checkbox aktiv. In dem Feld kann eine Zahl eingegeben werden. Die Zahl wird in Pixel angegeben. Wird hier keine Zahl definiert, passt InfoShare.Client die Spaltengrösse automatisch dem Inhalt der einzelnen Zeilen an. Spalteneinstellungen vom übergeordneten Ordner erben Mit dem Aktivieren dieser Option werden alle Spalteneigenschaften des übergeordneten Ordners übernommen. Die vorher eingestellten Spalten werden verworfen. Wird die Option deaktiviert, können in der Liste jene Spalten ausgewählt werden, welche angezeigt werden sollen. Die Reihenfolge der Spalten kann mit Hilfe der Pfeile verändert werden. Elemente gruppieren nach Maximal können 3 Spalten gruppiert werden. In den Feldern Element gruppieren nach sowie Anschliessend nach kann eine Hierarchie der Spalten erstellt werden. Die Elemente werden nach dieser Hierarchie sortiert. Für alle Benutzer als Standard speichern Mit dem Aktivieren dieser Option werden die Spalteneinstellungen für alle InfoShare-Benutzer übernommen. Voraussetzung dafür ist, dass der Benutzer das Recht Globale Spalteneinstellung 156

157 definieren besitzt. Ist diese Option deaktiviert, werden die Spalteneinstellungen nur für den aktuell angemeldeten Benutzer gespeichert. Damit die Einstellungen übernommen werden, muss in den Einstellungen unter Öffentliche Ordner die Funktion Alle Ordneransichten zurücksetzen betätigt werden. 18 Dokumentenwiedervorlage Mit einer Dokumentenwiedervorlage kann ein Erinnerungsvorgang erstellt werden, der z. B. an Vertrags- oder Abonnementsverlängerungen in einem bestimmten Intervall erinnert. Am definierten Datum wird der vordefinierte Vorgang gestartet Dokumentenwiedervorlage hinzufügen Um eine Dokumentenwiedervorlage einem Dokument hinzuzufügen, muss dieses ausgewählt werden und im Reiter unter Erweitert Dokumentenwiedervorlage Wiedervorlage erstellen ausgewählt werden. Im Erstellungs-Fenster kann sowohl das Datum als auch die Zeit der Wiedervorlage definiert werden: 157

158 18.2 Dokumentvorlagen-Übersicht In der Dokumentenvorlagen-Administration werden alle Wiedervorlagen eines Dokuments angezeigt und verwaltet. Das heisst hier können neue Wiedervorlagen hinzugefügt oder bereits erstellte gelöscht werden. 19 Dokumentabonnement Mit einer Dokumentenwiedervorlage kann ein Abonnement für Dokumentinhalts- oder Indexwertänderung angebracht werden. Auch kann eine Dokumentlöschung überwacht werden Abonnement hinzufügen Um ein Dokumentabonnement hinzuzufügen, muss das Dokument gewählt und im Reiter unter Erweitert Dokumentabonnement Abonnement erstellen ausgewählt werden. 158

159 19.2 Dokumentabonnements-Übersicht In der Übersicht werden alle Abonnemente eines Dokuments angezeigt und verwaltet. 159

160 20 Offlineordner In der heutigen Zeit ist Mobilität ein wichtiger Bestandteil und Vorteil eines Unternehmens. Damit die InfoShare-Dateien auch offline / unterwegs verfügbar sind, kann ein sogenannter Offline-Ordner eingerichtet werden Konfiguration Um Dateien offline (getrennt vom InfoShare.Server, Intranet, Internet oder VPN) öffnen und bearbeiten zu können, müssen einige Einstellungen vorgenommen werden. Diese werden in den folgenden Unterkapiteln erklärt Konfigurationsdatei ServerDefinition.xml Damit beim Start der Offline-Modus gestartet werden kann, muss die Konfigurationsdatei ServerDefinition.xml, welche sich im Installationsverzeichnis von InfoShare be findet, angepasst und verwendet werden (siehe Kapitel Konfigurationsdateien ServerDefinition.xml ) Ordner definieren Unter Dokumentablage Persönliche Daten muss ein Ordner erstellt werden, der für den Offline- Modus verwendet wird (z. B. Aktenkoffer ). Werden zusätzlich Unterordner erstellt, sind diese ebenfalls offline verfügbar. Unter Start Optionen Offline-Einstellungen kann nun das Offline-Verzeichnis aktiviert und definiert werden. Über den Button Durchsuchen... kann der zuvor erstellte Offline-Ordner ausgewählt werden (z. B. Persönliche Daten\Aktenkoffer ). Damit die Änderungen übernommen werden, muss InfoShare.Client neu gestartet werden. 160

161 Dateien Offline verfügbar machen Schliesslich kann der Benutzer ein oder mehrere Dokument(e) auswählen und in der Menüleiste via Erweitert Offline Offline verfügbar, wie der Name schon verrät, offline verfügbar machen. Ein neues Fenster wird geöffnet, welches den Offline-Ordner mit allen Unterordnern anzeigt. Die Dokumente können in einen Ordner abgelegt werden und sind nun offline verfügbar. Ebenfalls können Dokumente direkt in einen Offline-Ordner importiert werden. Somit sind die Dateien auch verfügbar, falls die Serververbindung getrennt wird. Achtung: Damit Dateien unterwegs bearbeitet werden können, müssen diese ausgebucht sein. Sind die Dokumente nicht ausgebucht, können die Dateien im Offline- Modus nur gelesen und nicht geschrieben werden (read-only) Anwendung der Offline-Funktionalität Damit die Offline-Funktionalität genutzt werden kann, müssen die in diesem Kapitel beschriebenen Schritte ausgeführt werden Übersicht 1. Mit InfoShare.Client unter eigenem Benutzer anmelden 2. Offline zu stellende Dokumente selektieren und ausbuchen Werden die Dokumente nicht ausgebucht, können sie nicht bearbeitet werden 3. Offline-Dokumente selektieren und offline verfügbar machen 4. InfoShare-Anwendung beenden 5. InfoShare.Client im Offline-Modus (Drop-Down bei Anmeldescreen) starten 6. Dokumente bearbeiten und beim Beenden speichern 7. InfoShare.Client beenden 8. Bei Verbindung zum InfoShare.Server mit dem vordefinierten InfoShare.Server verbinden (z. B. Windows 2008 Server ) 9. Offlineordner bereinigen und Wollen Sie [Dateiname] einbuchen? bestätigen 10. Die im Offline-Modus bearbeiteten Dokumente befinden sich nun in InfoShare Start Nachdem alle Schritte der vorhergehenden Konfigurations-Unterkapitel ausgeführt wurden kann der Offline-Modus verwendet werden. 161

162 Der Benutzer kann sich nun erneut beim InfoShare.Client anmelden. Im Anmelde-Dialog kann unter Serververbindung per Dropdown Offline-Modus ausgewählt werden. Der Name kann je nach Einstellung im Tag <OfflineMode name > in der Konfigurationsdatei ServerDefinition.xml variieren. Der Benutzer kann sich ohne weitere Angaben anmelden Standard-Übersicht Online-Modus Die Dokumente des Offline-Ordners werden lokal auf dem System gespeichert. Wurden Dokumente unterwegs bzw. offline bearbeitet, sollten die Dateien wieder eingebucht werden, damit die (unterwegs bearbeiteten) Dokumente wieder online verfügbar sind. 162

163 Im Register Erweitert Offline befindet sich die Funktion Offlineordner bereinigen. Beim Auswählen dieser Option werden Dateien des lokalen Offline-Ordners in InfoShare abgelegt. Es muss bestätigt werden, dass die Dateien wirklich in InfoShare abgelegt werden sollen. Erst nach diesem Vorgang sind die Dateien auf dem Server hinterlegt und können von anderen Benutzern angezeigt / bearbeitet werden. 21 Dokumenteigenschaften / Dokumentvorschau Auch bei den Vorgängen werden Dokumenteigenschaften und die Dokumentvorschauen verwendet. Die Vorschau wird standardmässig am rechten Fensterrand dargestellt. Die Dokumentübersicht unterscheidet sich nicht von der Dateiübersicht bei der Dokumentsuche. Deshalb wird hier nicht nochmals auf die Dokumenteigenschaften / Dokumentvorschau eingegangen. 22 Mit dem Vorgangsmanager arbeiten 22.1 Vorgang starten Vorgänge können aus der Dokumentsuche, Dokumentablage, WebDAV Ordner, digitalen Akte oder aus dem Vorgangsmanager erstellt werden. Werden ein oder mehrere Dokumente in der Dokumentsuche oder Dokumentvorlage selektiert und ein Vorgang gestartet, werden automatisch die Dokumente dem Vorgang als Referenz hinzugefügt. Das folgende Fenster wird geöffnet und der Vorgang kann definiert werden: 163

164 Vorgang Detaillierte Informationen über die einzelnen Zeilen und Felder kann im Kapitel 10.6 nachgelesen werden Aufgabe Unter dem Reiter Aufgabe werden Informationen zur Aufgabe dargestellt und es kann eine Wiedervorlagedatum für die aktuelle Aufgabe hinterlegt werden, falls die Aufgabe aktuell nicht bearbeitet werden kann. Der Administrator kann für die Vorgänge Suchvorlagen erstellen, in denen z.b. alle offenen Vorgänge eines Benutzers die die Wiedervorlagezeit überschritten haben, aufgelistet werden. Über Anwendung starten können externe Anwendungen aufgerufen werden. Zum Beispiel könnte hier ein Aufruf in eine führende Anwendung vorgenommen werden Eigenschaften Unter Eigenschaften können Dokumenteigenschaften bei Vorgangserstellung übernommen werden. Diese Eigenschaften können während dem Vorgangsprozesses durch den Benutzer erweitert werden, solange der Vorgang nicht abgeschlossen wurde. Diese Eigenschaften können beim abschliessen des Vorgangs automatisch auf die angehängten Dokumente übernommen werden (dies wird durch den Administrator in der Vorgangsvorlage hinterlegt). 164

165 22.2 Vorgang löschen Um einen Vorgang zu löschen muss in der Menüleiste unter Vorgänge Vorgang löschen angewählt werden. Somit wird ein Fenster geöffnet, in dem bestätigt werden muss dass der Vorgang gelöscht werden soll. Achtung: Vorgänge können nur durch Benutzer gelöscht werden, welche das Recht Vorgang löschen in der zugewiesenen Rolle aktiviert haben Dokument zu Vorgang hinzufügen Über die Funktion Dokument zu Vorgang hinzufügen kann ein bereits abgelegtes Dokument in InfoShare gesucht und dem Vorgang hinzugefügt werden. Dabei kann das Dokument aus den Öffentlichen Ordern, Persönlichen Daten oder aus einer Dokumentsuche stammen. Auch können Dokumente über Drag/Drop, Dokument importieren, Dokumentbasierend importieren, Scannen und Dokumentbasierend einscannen hinzugefügt werden Aktive Aufgabe übernehmen Mit der Funktion Aktive Aufgabe übernehmen kann, wie der Name verrät, die momentan geöffnete Aufgabe eines fremden Benutzers übernommen werden. Dieses Feature kann in vielerlei Hinsicht nützlich sein wie z. B. bei einem Ausfall durch Krankheit eines Mitarbeiters. Werden mehrere Aufgaben gleichzeitig markiert, können diese auf diesem Weg auch gleichzeitig übernommen werden. 165

166 22.5 Zugewiesene Aufgabe übernehmen Wird eine Aufgabe an mehrere Benutzer zugestellt (Bearbeitung durch einzelnen), so sieht jeder Benutzer die Aufgabe in seiner Auflistung. Mit der Funktion Zugewiesene Aufgabe übernehmen wird die Aufgabe auf die aktuelle Person übertragen und die restlichen Benutzer werden aus der Aufgabe ausgetragen Sicherheitsbereich Hat der Benutzer das Recht Vorgang verändern, kann dieser den zugewiesenen Sicherheitsbereich zum Vorgang ändern. 166

167 Administrator Der folgende Abschnitt beinhaltet alle wichtigen Informationen für den InfoShare.Client Administrator. 167

168 23 Lizenzierung InfoShare.Client braucht weder bei der Installation noch bei der Verwendung einen Lizenz-Schlüssel (Appbase.bck). Unmittelbar nach der Installation kann der Client arbeiten, sofern der Server korrekt eingerichtet wurde. Kendox bietet die zwei Lizenzierungsmodelle Named-User und Concurrent- User an. Die Lizenzen werden Serverseitig kontrolliert. Die Lizenzierungsmodelle können bei Bedarf gemischt verwendet werden Named-User Mit diesem Lizenzmodell kann der Administrator eine bestimmte Anzahl von Benutzern in den Einstellungen erstellen, die als Named-User definiert werden können. Eine Named-User Lizenz wird einer bestimmten Person zugeteilt und diese kann maximal gleichzeitig 20 (Standard- Lizenzeinstellung (max.sessioncount)) Anmeldungen am InfoShare.Server durchführen (InfoShare.Client, RIA.Client, XMLApi, usw.) Concurrent-User Mit diesem Lizenzmodell können sich nur so viele Benutzer am Server gleichzeitig einloggen wie auch lizenziert sind. Das heisst, wenn das Unternehmen 100 Lizenzen besitzt, können gleichzeitig 100 Benutzer mit dem Client am Server arbeiten. Der 101. Benutzer kann sich nicht mehr einloggen und muss warten, bis sich ein Mitarbeiter vom Server abmeldet. Die Anzahl der InfoShare-Benutzer ist bei diesem Lizenzmodell nicht beschränkt. Auch ein Concurent-User kann maximal gleichzeitig 20 (Standard-Lizenzeinstellung (max.sessioncount)) Anmeldungen am InfoShare.Server durchführen (InfoShare.Client, RIA.Client, XMLApi, usw.) Applikations-User Ein Applikations-User ein Benutzer, der keiner Anmeldebegrenzung unterliegt (max.sessioncount). Ein Applikatons-User wird in der Regel für eine Anwendungsintegration verwendet Lizenzpflichtige Zusatzfeatures Die Verwendung von Webservice und Vorgangsplugins (beschrieben in Punkt unter Windowsforms und Silverlight Plugins) benötigt eine zusätzliche Lizenzierung und können somit nicht einfach out of the box verwendet werden. 168

169 24 Installation (Standard) Dieses Kapitel beschreibt die Standard-Installation von InfoShare.Client. Soll die Anwendung auf vielen Arbeitsstationen installiert werden, empfiehlt Kendox eine Installation über die Server- Softwareverteilung oder ein Rollout Voraussetzungen - Als Betriebssystem ist Windows XP SP3 oder höher im Einsatz (Kendox empfiehlt Windows 7) - Microsoft.NET Framework 4.0 ist installiert (erhältlich auf - Für die Installation von InfoShare.Client werden Administrationsrechte benötigt - Für weitere sollten die Systemanforderungen durchgelesen werden 24.2 Schritt für Schritt Achtung: Vor einem Update jeglicher Software muss sichergestellt werden, dass ein Backup aller Daten und Konfigurationen erstellt wird. Kendox lehnt jegliche Haftung bezüglich Datenverlusts aufgrund von Software-Updates ab. 1. Zum Starten der Installation muss das Kendox-Installationspaket InfoShare.Client.msi ausgeführt werden. 2. Der Installationsassistent führt durch die Installation: 169

170 25 Installation (Rollout) Administratoren müssen vielfach innert kürzester Zeit Anwendungsprogramme auf den Client- Arbeitsstationen installieren. Dieses Kapitel beschäftigt sich mit dem Rollout von Kendox InfoShare.Client. Die Anwendungs-Verteilung passt sich an die Standards des Betriebes an und ist individuell. In diesem Kapitel werden nicht die Verteil-Arten, sondern lediglich die Vorbereitung für die Verteilung der Anwendung beschrieben Vorbereitung Um den Client für die Verteilung vorzubereiten muss die Anwendung gemäss Kapitel Installation (Standard) auf einem (Test-)System installiert werden. Nach der Installation sollte der Client gestartet und kontrolliert werden, ob die Anwendung eine Verbindung mit dem Server herstellen kann. Nun kann der Client geschlossen werden und die XML-Dateien nach den Bedürfnissen des Unternehmens angepasst werden Rollout Nachdem der Client nach den betrieblichen Bedürfnissen konfiguriert wurde kann die Installation verteilt (der Installationsordner kopiert) werden. Für die Verteilung vom Client müssen nur die Ordner kopiert / verteilt werden (Registry-Einträge sind keine nötig.) Kopieren der Anwendung Idealerweise werden die Ordner in den Standard-Pfad kopiert. Dieser ist grundsätzlich unter C:\Programme\Kendox\InfoShare.Client zu finden. Der Inhalt des gesamten Ordners kann nun auf alle Clients verteilt werden Kopieren der Anwendungsdaten Damit die Anwendungsdaten von InfoShare.Client übernommen werden, muss der Inhalt des gesamten Ordners settings verteilt werden. Dieser Ordner befindet sich standardmässig unter %appdata%\kendox\dci.one\client\settings. 26 Konfiguration von Overlay s Ein Overlay ist eine Abbildung bzw. ein Layout, welches häufig unverändert vorkommt und beim Retrieval (Viewing) auf Bildschirm und Drucker über das Original-Dokument gelegt wird. Ein Overlay ist ähnlich wie ein O v Wasserzeichen, mit dem Unterschied, dass sich das Zeichen anstatt unter dem Text über dem Text befindet. Damit ein Overlay verwendet werden kann, müssen ein Overlay im Format PDF sowie eine Dok um 170

171 XML-Konfigurations-Datei vorhanden sein. Overlay s werden sowohl in der Dokumentanzeige wie auch in der Dokumentvorschau angewendet Erstellung eines Overlay s Die Erstellung eines individuell gestalteten Overlay s kann z. B. in Microsoft Word mit der WordArt- Funktion erfolgen. Für Benutzer, welche ein professionelles Bildbearbeitungsprogramm wie beispielsweise Adobe Acrobat besitzen, empfiehlt Kendox, dieses zu verwenden. Anschliessend wird mit dem einem Distiller / PDF-Drucker ein PDF-Dokument erstellt. Hierzu sind keine spezifischen Einstellungen notwendig. Zu beachten ist, dass die genaue Layout-Positionierung innerhalb des Overlay s in Microsoft Word einfacher vorzunehmen ist als in der Konfigurations-Datei die exakte Positionierung anhand von Koordinaten zu definieren Beispieldateien Kendox liefert mit dem InfoShare.Client standardmässig drei Overlay-Beispieldateien aus. Diese Dateien sind im InfoShare.Client-Installationsverzeichnis unter XMLSamples OverlaySamples zu finden. Ausgelieferte Dateien - OverlayLieferschein.pdf - OverlayRechnung.pdf - OverlayList.Sample.xml Der Teil.Sample muss entfernt werden. Damit die Overlays funktionieren, muss die Funktion aktiviert werden (activate= yes ) Beispielpfad (Windows 7) C:\Program Files\Kendox\InfoShare.Client\XMLSamples\OverlaySamples Beispielpfad (Windows XP) C:\Programme\Kendox\InfoShare.Client\XMLSamples\OverlaySamples 26.3 Verwendung von Overlay s Damit die Overlay s funktionieren, muss die Datei OverlayList.xml im Installationsverzeichnis existieren. Anhand der Konfiguration dieser Datei werden die Overlay s konfiguriert. Kendox empfiehlt beim Einsatz von mehreren Overlay s, alle PDF-Dateien unter einem gemeinsamen eigenen Ordner abzuspeichern. Achtung: Es ist zwingend zu beachten, dass die Overlay s aktiviert werden müssen. Hierzu muss das Attribut activate von no auf yes geändert werden Übersicht von Overlay s Die Konfiguration der Overlay s erfolgt in der XML-Datei OverlayList.xml. Diese Datei wird im Kapitel Konfigurationsdateien ServerDefinition.xml detailliert beschrieben. 171

172 27 Eigene/kundenspez. Menüpunkte Ab InfoShare.Client besteht die Möglichkeit, eigene Menüpunkte einzubinden. Hierfür wird ein vorgefertigtes Menüplugin im Installationsverzeichnis des InfoShare.Clients in der MenuPluginSample.zip Datei mitausgeliefert. Ein solcher Menüeintrag (Menüplugin) besteht aus 3 Dateien: - DcisMenuPluginIntegration.dll Menü-Handler-Programm, welches den Eintrag in der Ribbon-Bar erstellt - DcisMenuPluginIntegration.png Icon-Datei, die in der Ribbon-Bar dargestellt werden soll - DcisMenuPluginIntegration.xml Konfigurationsdatei in der die Beschreibungstexte und Programm die beim Klick aufgerufen werden soll, definiert sind. Sollen mehrere Menüeinträge erstellt werden, so sind die 3 Dateien zu kopieren. Die Dateien müssen mit DcisMenuPlugin*.* beginnen, damit der InfoShare.Client die Menü-Plugins im Programmverzeichnis auch findet. Beispiel eines Menüeintrages: 172

173 27.1 Konfigurationsdatei DcisMenuPluginIntegration.xml Folgende XML-Tags sind möglich: <RibbonName> <default> </default> <en> </en> <de> </de> </RibbonName> - Name des Ribbon-Bar. Unter <default> wird der Ribbon Bar-Text definiert. Ist kein sprachabhängiger Text definiert (<en>, <de>), wird der Default -Text verwendet. Es können mehrere Menü-Plugins innerhalb derselben Ribbon-Bar eingebunden werden. Massgebend ist der Name der Ribbon-Bar. - Beispiel: <GroupName> <default> </default> <en> </en> <de> </de> </GroupName> 173

174 - Name der Gruppe innerhalb einer Ribbon-Bar. Unter <default> wird der Gruppentext definiert. Ist kein sprachabhängiger Text definiert (<en>, <de>), wird der Default -Text verwendet. Es können mehrere Menü-Plugins innerhalb derselben Gruppe eingebunden werden. Massgebend ist der Name der Ribbon-Bar und der Gruppe. Beispiel: <FunctionName> <default> </default> <en> </en> <de> </de> </ FunctionName > - Name der Funktion innerhalb einer Gruppe. Unter <default> wird der Funktionsbezeichnungstext definiert. Ist kein sprachabhängiger Text definiert (<en>, <de>), wird der Default-Text verwendet. Der Funktionsname muss eindeutig innerhalb einer Gruppe sein. Beispiel: <MultiSelectAllowed>true</ MultiSelectAllowed > - Mit MultiSelectAllowed kann gesteuert werden, ob der Menüeintrag aktiviert werden soll wenn mehrere Dokumente selektiert wurden. true = Es dürfen mehrere Dokumente selektiert werden, der Menüeintrag bleibt aktiv false = Sobald mehrere Dokumenteinträge selektiert wurden, wird der Menüeintrag deaktiviert <ConditionProperties> <ConditionProperty> <PropertyGuid>.</PropertyGuid> <PropertyValue>.</PropertyValue> <PropertyValue>.</PropertyValue> <PropertyValue>.</PropertyValue> </ConditionProperty> </ ConditionProperties > 174

175 - Es können mehrere Properties auf deren Werte überprüft werden. Wenn eines der Werte zutrifft, wird der Menüeintrag aktiviert oder bleibt deaktiviert. Der Tag <ConditionProperties> ist optional und muss nicht in der XML-Datei vorkommen. Beispiel: Wenn das Property mit der Guid d018 den Wert Nein enthält, wird der Menüeintrag aktiviert. Ansonsten bleibt der Menüeintrag deaktiviert. <SelectedElementsMin>1</ SelectedElementsMin> - Über das Tag <SelectedElementsMin> kann gesteuert werden, wie viele Einträge im InfoShare.Client selektiert sein müssen, bis der Menüeintrag aktiviert wird. Das Tag <SelectedElementsMin> ist optional und muss nicht in der XML-Datei vorkommen. Beispiel: Es muss mindestens ein 1 Eintrag selektiert werden, bis der Menüeintrag aktiviert wird. Wenn kein Eintrag selektiert ist, wird der Menüeintrag deaktiviert. <SelectedElementsMax>1000</ SelectedElementsMax > - Über das Tag <SelectedElementsMax> kann gesteuert werden, wie viele Einträge im InfoShare.Client maximal selektiert werden dürfen, bis der Menüeintrag deaktiviert wird. Das Tag < SelectedElementsMax > ist optional und muss nicht in der XML-Datei vorkommen. Beispiel: Es dürfen maximal 5 Einträge selektiert werden, bis der Menüeintrag deaktiviert wird. <MappedExtensions> <Extension> </Extension> <Extension> </Extension> <Extension> </Extension> </ MappedExtensions > Es kann geprüft werden, welche Dateierweiterungen die selektierten Einträge aufweisen müssen, damit ein Menüeintrag aktiviert wird. Beispiel: Wenn die selektierten Einträge die Dateierweiterung JPG oder PDF aufweisen, wird der Menüeintrag aktiviert. Sollte eine andere Dateierweiterung dem selektierten Eintrag zugewiesen sein, wird der Menüeintrag deaktiviert. <ItemImage> </ ItemImage > 175

176 - Name des Icons, welches für die Funktion angezeigt werden soll. Wird kein Pfad definiert, wird das Icon im Programmverzeichnis des InfoShare.Clients gesucht. Das Icon muss den Dateityp PNG aufweisen. Beispiel: <Exec> <Filename> </ Filename > <Arguments> </ Arguments > <WorkingDirectory> </ WorkingDirectory > <UseShellExecute> </ UseShellExecute > </ Exec > - Im <Exec> Tag wird die Anwendung definiert, die aufgerufen werden soll, wenn der Benutzer dein Eintrag im Menü anklickt. Das Menüplugin stellt im temporären Benutzerverzeichnis (%temp%-umgebungsvariable) eine XML-Datei mit allen selektierten Dokumentindexwerten zur Verfügung. Der Name der XML-Datei ist derselbe wie der Name des Menüplugins (Dateiendung xml). - Im <Filename> Tag wird die Exe-Datei eingetragen, die beim Drücken des Menüeintrages aufgerufen werden soll. Es ist der gesamte Pfad zur Exe-Dateinamen anzugeben. Wenn kein Pfadname zur Exe-Datei angegeben wird, wird die Exe-Datei im Programmverzeichnis des InfoShare.Clients gesucht. - Im <Arguments> Tag können Programmstart-Parameter definiert werden. Mit %1 kann ein Platzhalter für den temporären XML-Dateinamen gesetzt werden. - Im <WorkingDirectory> Tag kann das Arbeitsverzeichnis für die auszuführende Exe-Datei angegeben werden. Dieses Verzeichnis ist dann zu setzen, wenn die Exe-Datei weitere Dateien lesen muss (DLL s, Konfigurationsdateien, usw.) und davon ausgeht, dass im Startprogrammverzeichnis die Dateien aufzufinden sind. - Wird im <UseShellExecute> Tag der Wert false angegeben, wird die Exe-Datei mit den Argumenten (<Arguments>) gestartet. Wird im <UseShellExecute> true angegeben, wird das Programm gestartet, welches dem Dokument (gemäss <Arguments> Tag) zugewiesen ist. 176

177 Beispiel der temporären XML-Datei: 28 Startparameter Für den Programmaufruf von Kendox InfoShare.Client können Startparameter und XmlAPI-Befehle mitgegeben werden. Dieses Feature wird vor allem gebraucht, um Parameter von Drittanwendungen an InfoShare.Client weiter zu geben. Auch können Startparameter verwendet werden, um die tägliche Arbeit mit InfoShare.Client zu erleichtern Mögliche Startparameter /StartRubric= PARAMETER Öffnet Kendox InfoShare.Client in der definierten Rubrik. Hier ist die korrekte Schreibweise (auch Gross- / Kleinschreibung) zwingend einzuhalten. Parameter Beschreibung InfoShareClientRubricSearch Startet InfoShare.Client und öffnet in der Dokumentsuche. InfoShareClientRubricDigitalDossier Startet InfoShare.Client und öffnet die Personalakten-Rubrik. 177

178 InfoShareClientRubricFolder Startet InfoShare.Client und öffnet die Dokumentablage. InfoShareClientRubricProcess Zeigt nach dem Start von InfoShare.Client die Vorgänge an. InfoShareClientRubricCheckedOut Zeigt nach dem Start von InfoShare.Client die ausgebuchten Dokumente an. InfoShareClientRubricXmlAPITest Öffnet nach dem Start von InfoShare.Client die XmlAPI-Testumgebung an. InfoShareClientRubricAdministration Wechselt nach dem Start von InfoShare.Client in die Einstellungen. Suchordner definieren Um Suchordner mit bestimmten Kriterien zu starten, müssen folgende Parameter beim Start von InfoShare.Client mitgegeben werden: /rubric= InfoShareClientRubricSearch" /command= SearchFolder" /parameter=sprache SUCHORDNER FELDWERT1;FELDWERT2; " Beispiel: "C:\Program Files (x86)\kendox\infoshare.client\infoshare.exe" /rubric="infoshareclientrubricsearch" /command="searchfolder" /parameter="de Rechnungen ;Rechnungen" /rubric="infoshareclientrubricxmlapi" /command="xml-code Startet den InfoShare.Client und führt einen XmlAPI-Befehl aus. Dieser Befehl wird im Startparameter /command= definiert. Für nähere Informationen zum XML-Code kann das von XmlAPI herbeigezogen werden /command=" Der Startparameter Command definiert die Rubrikspezifischen Kommando-Befehle /MinimizeClient Bei der Verwendung von InfoShareClientRubricXmlAPI und dem XML-Code werden zwei Fenster geöffnet (InfoShare.Client und Dokumentsuche). Standardmässig wird das Fenster von InfoShare.Client im Vordergrund dargestellt. Ab Kendox InfoShare.Client Version kann dieses Verhalten mit dem Startparameter /MinimizeClient unterdrückt werden Eingabe der Startparameter Befehl über CMD-Datei Um zum Beispiel Startparameter zu überprüfen, kann eine CMD-Datei erstellt werden. Schliesslich kann dieser Programmaufruf auf Drittanwendungen portiert werden. Der Startparameter wird folgendermassen aufgebaut: 178

179 "[INFOSHARE.CLIENT-PFAD]" [STARTPARAMETER 1] [STARTPARAMETER 2] [STARTPARAMETER 3] Beispiel "C:\Program Files (x86)\kendox\infoshare.client\infoshare.exe" /MinimizeClient /rubric=infoshareclientrubricxmlapi /command="<?xml version='1.0' encoding='iso '?> <XmlAPI><APICall>SEARCHANDLIST</APICall><APIVersion>1.0</APIVersion> <APILanguage>de-CH</APILanguage><APIMultikeyDelimiter>;</APIMultikeyDelimiter> <APIDebug>no</APIDebug><DocumentSearch><Request><SearchConditions><Properties><Condition property='belegart' coperator='eq' relation='and'>rechnungen</condition></properties></searchconditions> <SearchOptions><Language>ALL</Language><MaxDocuments>100</MaxDocuments></SearchOption s> <PropertyList><Property>Name</Property><Property>Belegart</Property><Property>Letztes Einbuchen</Property></PropertyList></Request></DocumentSearch></XmlAPI>" pause Befehl über Verknüpfung 3. Verknüpfung zu Kendox InfoShare.Client erstellen (falls nicht vorhanden): 4. Mittels Rechtsklick auf die Verknüpfung Reiter Verknüpfung das Feld Ziel: suchen. Hier wird in etwa folgendes stehen: "C:\Program Files (x86)\kendox\infoshare.client\infoshare.exe" 179

180 5. Nun können dem Ziel die im vorigen Kapitel genannten Parameter angehängt werden. 29 Konfigurationsdateien Dieser Abschnitt beinhaltet detaillierte Beschreibungen zu Konfigurationsdateien des InfoShare.Client ServerDefinition.xml Allgemeines Die Datei ServerDefinition.xml wird verwendet, um den Anmeldeschirm de s InfoShare.Client zu beeinflussen. Die Datei befindet sich nach Installation unter dem Namen ServerDefinition.Sample.xml im Installationsverzeichnis des InfoShare.Client. Microsoft Windows XP C:\Programme\Kendox\InfoShare.Client Microsoft Windows 7/8 C:\Program Files\Kendox\InfoShare.Client Auswirkung Damit die Serverdefinitions-Datei erkannt wird, muss sie auf ServerDefinition.xml umbenannt werden. Sobald im Installationsverzeichnis diese Datei existiert, wird ab dem nächsten Start von InfoShare.Client ein anderer Anmelde-Dialog angezeigt Standardanmeldung 180

181 Anmeldung mit aktivierter Serverdefinitions-Datei l Code-Beispiel aaaaa<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <ServerDefinitions> <SortAlphabetically>true</SortAlphabetically> <Server name="lokaler Server"> <Servername>localhost</Servername> <Portnr>23450</Portnr> </Server> <Server name="nchorhal3"> <Servername>NCHORHAL3</Servername> <Portnr>23450</Portnr> <Tenant>KendoxDB 3.0.9</Tenant> </Server> <Server name="kendox Proxy.Server:23456"> <Servername>NCHORHAL3</Servername> <Portnr>23456</Portnr> </Server> <OfflineMode name="offline Modus"> </OfflineMode> </ServerDefinitions> XML-Infos <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> - Angaben über XML-Version und Codierung des Files (hier UTF-8) - Nicht zwingend notwendig, aber empfohlen Server-Container <ServerDefinitions></ServerDefinitions> - Server-Container der alle Server enthält Alphabetisch Sortieren <SortAlphabetically>True</ SortAlphabetically > 181

182 - Sobald hier der Wert auf True gesetzt ist wird die Server-Liste beim Anmelde-Fenster alphabetisch sortiert Name der Serververbindung <Server name="server der Buchhaltung"></Server> - Dieser Name dient der einfachen / verständlichen Namensgebung der Serververbindung. Er muss nicht gleich dem Namen des Servers sein Servername <Servername>win2003x64</Servername> - Hier muss der genaue Servername definiert werden; das heisst, unter diesem Namen muss der Client den Server im Netzwerk finden können - Alternativ kann hier auch eine IP-Adresse angegeben werden Port-Nummer <Portnr>23450</Portnr> - Dies ist die Portnummer mit welcher die Verbindung aufgebaut wird Tenant <Tenant>KendoxDB 3.0.9</ Tenant> - Name des InfoShare.Server Datenbankinstanz. Dieser Eintrag muss nur dann angegeben werden, wenn im Kendox InfoShare.Server Windows Dienst mehrere InfoShare.Server Datenbankinstanzen (Mandanten) hinterlegt wurden Offline-Modus <OfflineMode name="offline Modus"></OfflineMode> - Wird der Tag <OfflineMode> eingefügt, kann ein Benutzer den InfoShare.Client auch ohne direkte Verbindung zum InfoShare.Server nutzen (Offline-Betrieb). Im Offline-Betrieb sind alle Dokumente verfügbar, die über die Funktion Offline verfügbar machen vorgängig bereitgestellt wurden. 182

183 29.2 OverlayList.xml Die Konfiguration der Overlay s erfolgt in der XML-Datei OverlayList.xml. Diese Datei muss sich im Installationsverzeichnis von InfoShare.Client befinden. Der folgende Beispiel-Code soll eine Übersicht einer solchen XML-Datei aufzeigen. Im nächsten Kapitel werden die einzelnen Code-Abschnitte erklärt. Im Beispielcode ist ersichtlich, dass die Templates aus zwei verschiedenen Orten abgerufen werden können. - Im ersten Overlay wird die Vorlage von einem Pfad (<FilePath>) abgerufen. - Im zweiten Overlay wird die Vorlage aus InfoShare (<InfoShare>) bezogen. Hinweis: Kendox empfiehlt, die Datei OverlayList.xml in einem der folgenden Formate abzuspeichern: - UTF-8 - Unicode (entspricht UTF-16 Little Endian bzw. UCS-2 Little Endian) - Unicode Big Endian (entspricht UCS-2 Big Endian) 183

184 XML-Definitionen <?xml version="1.0" encoding="utf-8" standalone="yes"?> - Angaben über XML-Version und Codierung der Datei (hier UTF-8) - Nicht zwingend notwendig, aber empfohlen Overlay-Übersicht <OverlayList version="1.0" activate="yes"> - Um die Overlay's zu aktivieren muss activate auf den Wert yes gesetzt werden - Ist der Wert auf false gesetzt funktionieren die Overlay s nicht Einzelnes Overlay <Overlay DefinitionLanguage ="de"> </Overlay> - Einzelnes Overlay-Objekt mit Sprachdefinition ( de, en oder fr ) - Um mehrere Overlay's verwenden zu können müssen mehrere <Overlay> nacheinander aufgeführt sein - Um Übersetzungsfehler zu vermeiden, sollte hier eine Sprache definiert werden; so ist sichergestellt dass die Overlay's auch gefunden werden können Overlay-Dokument <Document> </Document> - Dieser Code-Abschnitt wird verwendet, um zu definieren, wo das Overlay abgelegt ist und wie es gehandelt werden soll Offset <X>0</X> <Y>0</Y> - Anhand der Koordinaten (X, Y) kann die Positionierung des Overlay nachträglich verschoben bzw. exakt definiert werden; der Berechnungspunkt der X-Achse befindet sich links oben - X definiert die Breitenangabe, Y die Höhenangabe - Skala: 100 Einheiten = 1mm Overlay aus Datei-Pfad <FilePath>C:\Programme\Kendox\InfoShare.Client\archive_copy.pdf</FilePath> - Hier wird der Pfad angegeben, wo sich das Overlay (PDF) befindet Overlay aus InfoShare.Server <InfoShare> </InfoShare> - Mit dem Code InfoShare kann das Overlay auch aus InfoShare verwendet werden - Wichtig ist, dass wenn diese Methode verwendet werden soll der Datei-Pfad (FilePath) leer bleibt 184

185 Suche des Overlays <Search> <Property name="kdnr" coperator="eq" relation="and">4711</property> </Search> - Der Property name ist der Eigenschaftstyp in dem gesucht werden soll; in der angegebenen Kategorie werden sämtliche Dokumente mit dem vorgesehenen Overlay angezeigt; eine spezifische Auswahl innerhalb dieser Kategorie ist nicht möglich - coperator ist der Such-Operator in InfoShare; eine Übersicht aller möglichen Werte ist im Kapitel Such-Operatoren aufgeführt - Die relation gibt an, wie die vorherige Eigenschaft mit der folgenden Eigenschaft verknüpft ist; AND entspricht und, OR entspricht oder Bedingungen <Condition> </Condition> - Hier werden die allgemeinen Bedingungen definiert Für alle übernehmen <UseForAll>False</UseForAll> - Beim Setzen dieses Werts auf True werden die Overlay s bei allen Dokumenten angewendet Sicherheitsbereich-Check <ProtectionDomain>Standardsicherheit</ ProtectionDomain > - Kontrolle, ob das Dokument im vorgegebenen Sicherheitsbereich vorhanden ist Bedingungs-Eigenschaften <Property name="kundenname" coperator="eq" relation="and">4711</property> - Kontrolliert den vorgegebenen Eigenschaftsnamen (hier: KdNr), ob das Overlay angezeigt werden soll oder nicht - coperator ist der Such-Operator in InfoShare; eine Übersicht aller möglichen Werte ist in der folgenden Tabelle aufgeführt - Die Werte müssen im internen Format (Länge) eingegeben werden; beim obigen Beispiel hat der name eine Länge von

186 30 Settings-Dateien Die Einstellungen von InfoShare.Client werden im Ordner settings (Pfade siehe unten) in verschiedenen Dateien abgespeichert. Dieses Kapitel beschreibt zusammenfassend, für was die einzelnen Konfigurationsdateien benötigt werden. Grundsätzlich muss an diesen Einstellungen nichts verändert werden, da sie in der Anwendung verändert werden können Standardpfade Nachfolgend werden die Standardpfade von Windows XP, Vista und 7 aufgezeigt. Windows Vista/7/8 C:\Benutzer\[BENUTZERNAME]\AppData\Roaming\Kendox\DCI.ONE\Client\settings Windows XP C:\Dokumente und Einstellungen\[BENUTZERNAME]\Anwendungsdaten\Kendox\DCI.ONE\Client\settings 30.2 Kurz-Zusammenfassung der einzelnen Dateien KX_DcisCryptoPlginPDFSignSettings.xml In dieser XML-Datei sind alle benutzerbezogenen Daten gespeichert, die beim Signieren eines PDF- Dokumentes (Inline-Signatur) eingegeben wurden (z.b. Grund, Standort, Unterschriftsdatei, usw.) KX_DcisPreviewCompartSettings.xml In dieser Datei werden die Einstellungen des Previewer s von InfoShare.Client definiert KX_DocumentTypeSettings.xml Die in dieser Datei konfigurierte Anzeigendefinition steuert, welche Formate der InfoShare.Viewer verarbeiten kann KX_FileSystemWatcherSettings.xml Hier werden die Ordnerüberwachungsangaben gespeichert, welche über den InfoShare.Client eingestellt werden können KX_FunctionSettings.xml In dieser Datei werden allgemeine Einstellungen gespeichert. Dies ist z. B. die Definition, welche Rubrik standardmässig nach dem Start angezeigt werden soll KX_RubricLoaderSettings.xml Angabe, welche Rubriken beim Start des InfoShare.Client geladen werden. 186

187 KX_SearchSettings.xml Angaben zur Suche, die zuletzt ausgeführt wurde und welche zusätzlichen Spalten für die Darstellung angezeigt werden sollen KX_TextAnnotationCreateForm.xml Die hier vorgenommenen Einstellungen werden beim Erstellen einer Text-Annotation verwendet KX_UserFrameSettings.xml In dieser Datei werden die Fensterpositionen der einzelnen InfoShare.Client-Dialoge abgespeichert KX_UserLoginSettings.xml Hier werden die Angaben über den zuletzt verwendeten Benutzer, dessen Anmeldeverfahren und der verwendete Server gespeichert KX_ViewerTypeSettings.xml Angabe, welche Dateitypen mit welchem Preview-Handler dargestellt werden sollen KX_XmlAPISettings.xml Angabe, wo automatisierte XmlAPI-Aufrufe angenommen und nach Verarbeitung das Resultat als Datei hingestellt werden sollen RibbonSettings.xml Angabe, ob die Ribbons im InfoShare.Client verkleinert dargestellt werden sollen oder nicht. 31 OEM (OriginalEquipmentManufacturer) Es ist möglich, die Grafiken für Splashscreen und Aboutscreen nach der Installation auszutauschen und eigene Grafiken dafür zu verwenden. Bei der Installation wird ein Verzeichnis OEM im Programmverzeichnis angelegt, das ein readme.txt enthält. In diesr sind die genauen Anweisungen zum Austausch der Grafiken (Dateinamen, Dimensionen) enthalten. Wird eine eigene Grafik (Slash und/oder About) im OEM-Verzeichnis gefunden, wird diese verwendet - ansonsten wird wie bisher die Standard-Kendox-Grafik verwendet. 187

188 32 Such-Operatoren Dieses Kapitel beschreibt die möglichen Such-Operatoren und deren Anwendung Such-Operatoren-Übersicht In dieser Liste sind alle möglichen Operatoren aufgelistet, die bei Abfragen / Suchen verwendet werden können. Abkürzung (coperator) Englische Bezeichnung Deutsche Bezeichnung eq equal gleich ne not equal ungleich gt greater (than) grösser ge greater / equal grösser / gleich lt less (than) kleiner le less / equal kleiner / gleich un undefinied Undefiniert ct contains Enthält in In Werteliste ni Not In Ungleich Werteliste sx Soundex Soundex Beispiel: <Property name="letztes Einbuchen" coperator="lt" relation="and"> </property> Sucht alle Einträge, die vor dem eingebucht wurden Vergleichs-Operator Werteliste Bei den Eigenschaftstypen im Format Text und Nummer steht der Vergleichs-Operator Werteliste ( IN-Suche ) zur Verfügung. Bei diesem Operator können, getrennt durch ein Semikolon, mehrere Werte angegeben werden. Wie bei einer "ODER"-Suche, werden so alle Dokumente gesucht, die einen der Werte für den entsprechenden Eigenschaftstypen besitzen. Jedoch ist diese Suche einfacher zu konfigurieren und ist zudem auch schneller in der Ausführung. 188

189 33 Allgemeine Tipps und Hinweise Dieses Kapitel zeigt allgemeine Tipps und Hinweise zur/für die Benutzung von Kendox InfoShare.Client auf Dokumente per Drag & Drop exportieren Ab InfoShare.Client Version ist es möglich, selektierte Dokumente per Drag & Drop nach Windows zu exportieren. Werden die Dokumente in eine -Anwendung wie z. B. Outlook gezogen, wird automatisch eine neue -Nachricht resp. ein Termin (je nach Konfiguration) mit dem ausgewählten Dokument im Anhang erstellt Drag & Drop bei Dokumenten Dieses Kapitel beschreibt das Verhalten, wenn ein oder mehrere Dokument(e) auf ein anderes gezogen werden (Drag & Drop) Dokumente verknüpfen Alternativ zu der Funktion Dokumente verknüpfen können die Dokumente auch per Drag & Drop miteinander verknüpft werden. Hierzu müssen in der Trefferliste (z. B. Dokumentsuche) ein oder mehrere Dokumente ausgewählt werden, die mit einem weiteren Dokument verknüpft werden sollen. Drag & Drop mit einem Dokument Wird nur ein Dokument auf ein anderes gezogen, erscheint ein Auswahlfenster, in welchem ausgewählt werden kann, was geschehen soll. Für die Dokumentverknüpfung ist der entsprechende Eintrag zu wählen: Drag & Drop mit mehreren Dokumenten Werden mehrere Dokumente aus einer Resultatliste mittels Drag & Drop auf ein anderes Dokument gezogen, erscheint folgendes Fenster: 189

190 Bei der Bestätigung mittels Ja werden die ausgewählten Dokumente mit demjenigen Dokument verknüpft, auf welches die ausgewählten Dokumente gezogen wurden Neue Dokumentversion erstellen Wird ein Dokument in einer Trefferliste (z. B. Dokumentsuche) auf ein anderes gezogen (Drag & Drop), erscheint das unten gezeigte Fenster. Wird nun die Option Neue Dokumentversion erstellen ausgewählt, wird basierend auf dem Dokument, welches auf ein anderes Dokument gezogen wurde, eine neue Dokumentversion erstellt. Somit kann schnell eine neue Dokumentversion erstellt werden, die auf einem anderen Dokument basiert Nicht leserliche Texte Werden die Texte in den Dokumenten (Viewer) nicht verständlich/leserlich dargestellt, kann die Funktion Text gerastert darstellen vielfach weiterhelfen Text gerastert darstellen ist deaktiviert Das folgende Bild zeigt einen Ausschnitt, wie der Text ohne die Funktion Text gerastert darstellen aussehen kann: Text gerastert darstellen ist aktiviert Wird die Funktion Text gerastert darstellen aktiviert, kann der Text vom Viewer interpretiert werden: 190

191 33.4 Problem mit Anzeige Zurzeit werden bei InfoShare.Client nur die Windows-Standardauflösungen und Einstellungen unterstützt Windows XP Damit InfoShare.Client in Windows XP korrekt dargestellt wird, müssen die DPI-Einstellungen auf 96 gesetzt sein. Bei 120 DPI wird die Anwendung nicht optimal dargestellt. Die Einstellungen können folgendermassen konfiguriert werden: Rechtsklick auf Desktop Eigenschaften Reiter Einstellungen : Beim Klicken auf die Schaltfläche Erweitert öffnet sich ein neues Fenster, in welchem die DPI - Einstellungen vorgenommen werden können. Wie bereits erwähnt, müssen die Einstellungen auf Normalgrösse (96 DPI) eingestellt sein. 191

192 Windows Vista / 7 / 8 Ab Windows Vista kann in der Systemsteuerung zur Erleichterung der Lesbarkeit des Bildschirms ein Zoomfaktor (100%, 125% oder 150%) definiert werden. Kendox weist darauf hin, dass InfoShare.Client zurzeit nur die Standardansicht (100%) vollumfänglich unterstützt. Bei Verwendung von anderen Skalierungen besteht die Gefahr, dass die Anwendung nicht optimal dargestellt wird. Der Zoomfaktor kann folgendermassen konfiguriert werden: Rechtsklick auf Desktop Bildschirmauflösung Text und weitere Elemente vergrössern oder verkleinern : 192

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