ERP-Lösung für die Druckindustrie. WEB2Print CRM Kalkulation Warenwirtschaft Fertigung Logistik Fibu

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1 ERP-Lösung für die Druckindustrie WEB2Print CRM Kalkulation Warenwirtschaft Fertigung Logistik Fibu

2 CRM-Modul Vorkalkulation Web-to-Print Workflow & Prozesse Die Optimale Kundenbetreuung für den Endkunden Schnell und genau Angebote kalkulieren Einen Internetshop zu einer Web-to-Print Lösung machen Auftragsabläufe jederzeit unter Kontrolle Direkter Zugriff per Mausklick für die Kundenberater, mit kompletter Übersicht über aktuelle Auftragsstatus und alle Statistiken Mit den flexiblen Möglichkeiten der Vorkalkulation erhalten Kunden detaillierte Angebote, auf Wunsch mit beliebigen Staffel preisen Mit dem W2P-Modul werden Artikel in jeden Standardshop hochgeladen und bei Kundenauftrag direkt über ERPrint produziert Durchgängige Auftragsprozesse steuern den individuellen Ablauf im Unternehmen entsprechend der Artikelsorte und Fertigungsart Seite 4 Seite 5 Seite 6 Seite 7 Fertigung Logistik & Versand Controlling & Fibu Prozessübersicht Mehr Übersicht auch bei individueller Serienproduktion Lager- und Versandkosten senken Bessere Liquidität und Bilanzdaten mit weniger Aufwand Der gesamte Prozess auf einen Blick Sammelfertigung, Einzel- und Fremdproduktion werden über eine zentrale Produktionsplanung und Fertigung einfach gesteuert Mit Kommissionierung und Versandanbindung die Kosten für den Versand und die Lagerhaltung reduzieren Integrierte Zahlungsfunktionen vereinfachen den Geldverkehr, Buchhaltungsmodule vereinfachen das Controlling ERPrint als kompletter Prozess vom Angebot oder Auftragseingang über die Warenwirtschaft und Fertigung bis zur Buchhaltung Seite 8 Seite 9 Seite 10 Seite 11 2

3 Die ERP-Komplettlösung Steuerung der gesamten Geschäftsprozesse von Druckereien, Werbemittelhändler und Agenturen Basierend auf der kaufmännischen Komplettlösung BüroWARE von SoftENGINE bildet ERPrint den gesamten Prozess der Handels-, Dienstleistungsund Produktionsunternehmen aus der Grafischen Branche ab und ermöglicht Ressourcen-sparende Abläufe. Damit ist die ERPrint die umfassende Lösung für die Grafische Industrie! Artikel- und Leistungsstammdaten können einfach verwaltet werden, ganz gleich, welche Artikelart gewählt wurde. So lassen sich unterschiedlichste Geschäftsfelder und Kundenzielgruppen bedienen. Zudem können diese Daten gleichzeitig für die Fertigungssteuerung und das Web-to-Print-Angebot genutzt werden, ohne die Daten doppelt pflegen zu müssen - und das bei höchster Automatisierungsstufe! Flexible Konfigurationsmöglichkeiten und Prozessstrukturen erlauben es, in der ERPrint die Unternehmensanforderungen umzusetzen und so das Maximalergebnis zu erzielen. Ändert sich der Markt - ändern sich die Unternehmensprozesse mit der ERPrint : individuell und schnell umgesetzt, bei voller Updatefunktionalität, was wiederum die laufenden Betriebskosten minimiert. ERPrint auf Basis der BüroWARE - die ERP-Lösung für die Druckindustrie! 3

4 CRM-Modul Einfache Verwaltung der Kundenkontakte und Optimierung der Verkaufschancen Mail-System Terminverwaltung Wiedervorlage Telefonverwaltung mit TAPI-Anbindung Vertriebssteuerung Projektverwaltung Adressakte MIS mit Kennzahlen Bei Kundenanruf sämtliche Kundenaufträge bis auf Fertigungsstufe beauskunften, Umsatzdaten aufrufen und auf die bisherigen Gesprächsnotizen oder s zugreifen - mit der ERPrint per Mausklick jederzeit möglich. Dafür stellt die ERPrint je nach Anwenderberechtigung aktuellste Umsatz- und Finanzdaten aus der Finanzbuchhaltung zur Verfügung, weist anhand der Adresse die s den entsprechenden Kontakten und führt Fertigungsinformationen direkt dem Kundenauftrag zu. Das reduziert die Erfassung im System, denn alle Daten werden vollautomatisch ermittelt und zugewiesen. So wird die ERP-Lösung zu einem richtigen Managementinformationssystem (MIS). Wobei natürlich auch die gesamte Vertriebssteuerung inklusive der Terminierung, Wiedervorlagen und Aufgabenbereiche für die Kundenbetreuer enthalten ist. Dadurch stehen Informationen über den Mitarbeiterschreibtisch hinaus zur Verfügung. Wie weit ist der Auftrag? Ist die Vorkasse dafür schon eingegangen? Kann der Auftrag von letztem Jahr nochmals nachproduziert werden? Wo liegen die Druckdaten dafür? Die Antworten auf diese Fragen liegen in der ERPrint einen Mausklick entfernt - und können direkt in Aufträge umgesetzt werden! 4

5 Vorkalkulation Flexibel und individuell Angebote erstellen und Kundenwünsche direkt kalkulieren Während eines Kundengesprächs die Materialkomponenten in der Kalkulation eines Angebotes ändern, den Einkaufspreis aus den letzten Stammdatenänderungen aktualisieren und den optimalen Verkaufspreis ermitteln und den Rohertrag feststellen - mit der ERPrint von überall im Programm aus zu erledigen. Kalkulationen können beliebig dupliziert, individuell um Materialien angepasst, und in unterschiedlichen Staffelungen ausgegeben werden. Dadurch sind individuelle Kundenwünsche für alle Anwender schnell zu erfüllen: Profis profitieren von der individuellen Anpassbarkeit und Einsteiger können sich auf die Kalkulationsvorlagen verlassen! Das Ergebnis sind weniger Eingabefehler und ein höherer Bedienungskomfort - was wiederum zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt. Die Flexibilität der Vorkalkulation richtet sich dabei auch immer nach den definierten Stammdaten: so können in der Vorkalkulation ebenso Flächen- wie Nutzenangaben, Mengen- und Preiseinheiten verwendet und die Bezeichnungen angepasst werden. Damit nicht alle Stammdaten für eine Preisänderung umgestellt werden müssen, können Verkaufspreise getestet werden. So werden Mindestroherträge eingehalten und die Auswirkungen auf ein Gesamtangebot sofort sichtbar. Und wenn der Preis dem Kunden und dem Berater passt, wird aus der Vorkalkulation ein Angebot - oder Auftrag. Kalklulationsvorlagen pro Artikel beliebig viele Staffelpreise endlose Kalkulationshistorie mit Archivierung Ermittlung optimaler Verkaufspreis Duplizierung für andere Produkte und Kunden Direkte Übergabe in die Fertigung 5

6 Web-to-Print Aus Standardshops Web-to-Print machen und bereits gepflegte Artikel verwenden Web-2-Print Modul auf PHP-Basis Konfigurator mit Abhängigkeiten Plattform-fähig Verwendung von Artikeln aus ERPrint Pflege des Shops mit Inhalten aus ERPrint Direkte Fertigung aus Online-Auftrag Mit Druckdatenabgleich Bereits bestehende Artikel, bei denen Fertigungspläne mit Material und Vorkalkulationen inklusive der gesamten Artikelbeschreibungen und -details hinterlegt sind, werden über das Web-to- Print Modul Internetfähig gemacht und direkt im Web-Shop bereit gestellt. Bestückt wird das Web-to-Print Modul durch den Konfigurator, über den in der ERPrint die gewünschten Artikelkonfigurationen zusammengestellt, Abhängigkeiten der möglichen Auswahlparameter gesetzt und die Preise kalkuliert werden. Dadurch müssen online Bild- und Beschreibungsdaten nicht mehr gepflegt oder Kalkluationen und Preise aktualisiert werden. Selbst Beschreibungen oder Bilder zu den Auswahlmöglichkeiten werden direkt abgeglichen. So reduziert sich die Pflege einer Internetpräsenz auf ein Minimum: kostenintensive Entwickler gehören der Vergangenheit an. Für die Pflege der Web-to-Print Daten stehen weitere Funktionen zur Verfügung: soll zum Beispiel für eine bestimmte Konfiguration ein Festpreis gesetzt werden, so ist dieses jederzeit möglich. Platziert ein Kunde einen Auftrag, so wird die entsprechende Konfiguration heruntergeladen und direkt in ERPrint als Internetauftrag angelegt - inkl. Download der Druckdaten. Ein besonderes Highlight: aufgrund der zentralen Artikelstruktur kann diese individuelle Konfiguration sofort in der Fertigung eingeplant werden! 6

7 Workflow & Prozesse Aufträge entsprechend der Artikelarten steuern und Routinearbeiten reduzieren Aufträge komplett eigenständig anhand Ihres Zustands durch die ERP-Lösung laufen zu lassen ist über die Event-gesteuerten Belegarten in der ERPrint möglich. Wählbare Symbole bieten als Icons in der tabellarischen Darstellung einen schnellen Überblick und zusätzliche Selektionen nach Auftragsstatus liefern Infos, bei welchen Aufträgen Zahlungen erfolgen müssen oder zum Beispiel Druckabnahmen ausstehen. Dadurch ist jederzeit für alle Kundenbetreuer der Überblick gegeben. Wird im Zahlungsmodul der Geldeingang verbucht, so wird zum Beispiel der Vorkasseauftrag automatisch als bezahlt gekennzeichnet, wodurch sich wiederum der Auftragsstatus ändert: eine der vielen individuellen Prozessmöglichkeiten, die gewählt werden können. So wird die gesamte ERPrint komplett durch individuell auf das Unternehmen abgestimmte Prozesse gesteuert, wodurch sich die Durchlaufzeiten minimieren, Routinearbeiten praktisch entfallen und der Mitarbeiter Entscheidungen treffen kann. Soll der Endkunde bei Fertigungsabschluss informiert werden? ERPrint übernimmt diese Aufgabe vollautomatisch. Als Standardlösung für die Grafische Industrie ermöglicht ERPrint die Umsetzung individueller Unternehmensprozesse über Event-gesteuerte Belege. Prozesse schnell anpassbar Event-Steuerung Belegworkflow individualisierbar Individuelle Status-Icons Rückmeldung aus Fertigung Erfassungsstruktur entsprechend der Artikelart 7

8 Fertigung Einzel-, Sammel- und Fremdproduktion steuern und jederzeit den Überblick behalten Sammelfunktion (Sammelbogen) Fremdvergabe an Lieferanten Fertigungszentrale für zentrale Steuerung Produktionsplanung Fertigungsbereiche Rückmeldung an Kundenauftrag Status-Kontrolle Mit Aufruf der Fertigungsplanung werden sämtliche Positionen aus Kundenaufträgen, die durch Kundenbetreuer oder vollautomatisch anhand von Kriterien zur Fertigung freigegeben wurden, zur Produktion vorgeschlagen. Dabei können diese Positionen nach beliebigen Parametern gefiltert und sortiert werden. Über die Sammelfertigung können so ähnliche Aufträge, mit z. B. gleichem Material oder Lieferanten oder gleicher Lieferwoche zusammengefasst werden. Sehr hilfreich ist das bei Sammelbogen oder auch bei externer Fremdfertigung. Werden die hier markierten Aufträge dann in die Produktion übergeben, so werden sie in der Fertigungsübersicht wahlweise nach Fertigungsbereichen oder als zusammenhängender Fertigungsauftrag angezeigt. Dadurch können die für einen Fertigungsbereich, z. B. Vorstufe oder Druck die entsprechenden Aufträge übersichtlich dargestellt werden. Ein Zugriff auf den Kundenauftrag oder die Kundendaten für eventuelle Nachfragen ist per Mausklick natürlich jederzeit möglich, so dass der Zusammenhang immer gegeben ist. Die Betriebsdatenrückmeldung erfolgt wahlweise per Scanner oder manuelle Eingabe. Hier kann ausgewählt werden, ob die einzelnen Schritte, die Fertigungsbereiche oder der ganze Auftrag zurückgemeldet werden soll. Natürlich Just-in- Time für die deatillierte Nachkalkulation. 8

9 Logistik & Versand Mit Kommissionierung die Logistik vereinfachen und Versand- und Lagerkosten minimieren Versand ab Fertigungsband, auf Abruf oder direkt ab Lager - mit der ERPrint sind viele Logistikwege bereits im Standard umsetzbar. Durch die Dynamische Lagerverwaltung können die Artikel individuell gelagert werden - ob für einen Kunden in einem Konsignationslager oder in einzelnen Fächern, die je nach Lagerart definiert werden können. So ist es möglich, für Kunden bestehende Lagerbestände vorzuhalten, um Just-in- Time Lieferungen auf Abruf als Mehrwert anbieten zu können. Aufträge, die Lagerartikel enthalten, können über die integrierte Kommissionierung mit optimierten Kommissionierwegen zusammengestellt werden - auch meherere Aufträge gleichzeitig. Das spart enorm viel Zeit und Ressourcen im Lager und es reduziert die Lagerkosten. Sollte der Versand von individuellen Drucksachen direkt ab Fertigstellung vom Band erfolgen, ist auch dieses bereits abgebildet. So wird bei Rückmeldung des letzten Fertigungsschritts direkt der Lieferschein gedruckt - auf Wunsch gerne auch mit Rechnung, so dass beides der Sendung beigelegt werden kann. Diese Versanddaten werden über unsere VLOG-Schnittstelle an den entsprechenden Versender übergeben, die Tracking-ID in den Kundenauftrag gespeichert und per mit der Info, dass die Ware das Haus verlassen hat, an den Endkunden geschickt. Vollautomatisch, schnell und nachvollziehbar für alle. Modul für Kommissionierung Versandanbindung an div. Frachtführer Rückübertragung Tracking-ID in Kundenauftrag Ermittlung Gewicht und Größe Neutraler Versand (im Auftrag Dritter) 9

10 Controlling & Fibu OP-Management vereinfachen, Zahlungen automatisieren und mit einfachen Mitteln die Liquidität steigern Elektronischer Kontoauszug Direkte Zahlung / Direkter Einzug aus der Fibu OP-Management mit Mahnwesen Anbindung von Zahlungsanbietern Finanzinformationssystem mit Berechtigungsstufen DATEV-Export Durch die direkte Integration der Finanzbuchhaltung sind sämtliche Daten jederzeit im Zugriff. So können direkt im CRM-System die aktuellen offenen Rechnungen beauskunftet oder aus einem Auftrag heraus das Kreditlimit abgefragt werden. Wird der Kunde auf Vorkasse gesetzt, so kann diese Zahlung auf die Auftragsnummer direkt verbucht und der Auftrag zur Fertigung freigegeben werden: der Elektronische Kontoauszug, welcher bei Abruf der Bankdaten auch schon die direkte Buchung gegen Rechnung, Auftrag oder - falls gewünscht - gegen ein sonstiges Konto vorschlägtübernimmt viel Arbeit. Ebenfalls können fällige Rechnungen überwiesen oder eingezogen werden - direkt aus der Finanzbuchhaltung mit automatischer Verbuchung. Sind Rechnungen überfällig, so stellt ein einfach zu bedienendes Mahnwesen fest, welche Kunden erinnert werden müssten - per oder Post kann hierbei eingestellt werden. So können Routineaufgaben schnell und sicher erledigt werden - und der Fokus kann auf Kennzahlen gerichtet werden, die das Controlling vielfältig liefert. Als Export in Excel, durch weitere BI-Tools oder mit den anpassbaren Auswertungen werden hier sicherlich sämtliche Anforderungen erfüllt. Und sollte nur ein Teil genutzt wird - per DATEV-Export erhält Ihr Steuerberater sämtliche Buchungen per Mausklick! 10

11 Prozessübersicht Von der Stammdatenpflege bis zur Rechnung - der gesamte Prozess im Überblick W2P Modul Konfigurationsupload Artikel- / Leistungsstamm Web-to Print Konfigurator Versand Factoring Internetshop Auftragsdownload Statusabgleich Lager TrackingID Anruf (Tapi) Angebot Auftrag Kommissionierung Lieferschein Rechnung CRM-Modul Portal Fremdfertigung Kalkulation Statusabgleich Auftrags-Check Vorkasse Datenprüfung Proficheck Freigabe Proof ok Fertigung Statusabgleich Kundenlager Lieferung direkt ab Fertigungsstraße Bank/ELKO Buchhaltung DATEV 11

12 erichert IT-Consulting Gildemeisterstr Bielefeld fon web 01/2013