KUNERT BRANDSCHUTZDATENTECHNIK

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1 WARTUNGS- VERWALTUNGS- UND ABRECHNUNGSSYSTEME Modul: Einsatzabrechnung KUNERT BRANDSCHUTZDATENTECHNIK URL:

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Programmstart 2.0 Einsatzabrechnung 3.0 Datenübertragung zur KDVZ oder GKD etc. (Gebietsrechenzentren) 4.0 Grundgebühren 5.0 Abgabeart und Kassenzeichen

3 1.0 Programmstart Nachdem das Programm gestartet wurde, gelangt der Anwender in das Formular für die Benutzeranmeldung: Abb. 1 Eröffnungsmaske Sobald die Felder für den Benutzernamen und das Passwort richtig ausgefüllt worden sind, erhält der Benutzer nach dem Klicken auf das Kombinationsfeld Anwendung eine Auswahl für Ihn zugelassener Arbeitsbereiche (Abb. 2 roter Pfeil). Wird der Arbeitsbereich ausgewählt, öffnet sich das entsprechende Formular.

4 Abb.2 Eröffnungsmaske / Auswahl der Anwendung Möchte ein Benutzer sein Passwort ändern, so muss er sich zuerst mit seinem alten Passwort einloggen. Danach kann in die Schriftfelder Neues Passwort und Neues Passwort wiederholen das neue Passwort eingegeben werden. (Abb. 2 blaue Pfeile)

5 2.0 Einsatzabrechnung Nach dem Öffnen des Formulars kann der Benutzer mit der Dateneingabe beginnen. Wird ein Doppelklick in das Feld Einsatz-Nr. (Abb. 3 roter Pfeil) gemacht, vergibt das Programm automatisch die nächste freie Einsatznummer und ebenso das nächste freie Kassenzeichen. Aus dem vergebenen Kassenzeichen wird eine Prüfziffer berechnet. Ebenfalls wird die Abgabeart eingetragen. Abb.3 Einsatzabrechnung Personalien Das Browserfeld Anrede (Abb. 3 grüner Pfeil) bietet die Möglichkeit aus mehreren Anredevorschlägen auszuwählen. So ist in der Liste z.b. die Auswahl Frau, Herrn, Firma, Erbengemeinschaft... hinterlegt. Wählt der Benutzer z.b. die Anrede "Frau", so füllt sich das Feld Briefanrede (Abb. 3 grüner Pfeil) automatisch mit "Sehr geehrte Frau". Das Feld Strasse (Abb. 3 gelber Pfeil) ist ebenfalls ein Browserfeld. Hier wurde eine Straßentabelle hinterlegt, in der sämtliche Straßen der Stadt aufgeführt sind. Vorteil einer solchen Straßentabelle ist die immer einheitliche Schreibweise der ausgewählten Strasse. Nachdem die Straße ausgewählt wurde, werden automatisch die Felder Postleitzahl und Wohnort gefüllt.

6 Das nächste Auswahlfeld ist der Buchungsschlüssel (Abb. 3 kleiner blauer Pfeil). Dieses Feld ist sehr wichtig, da die Beträge in der Kasse sonst falsch gebucht werden. Die auszuwählenden Buchungsschlüssel sind Sollzugang, Sollabgang und Kassenrest. Ist die Seite mit den Personalien ausgefüllt, können die Einsatzdaten aufgenommen werden. Dazu ist auf den Aktenreiter Einsatzdaten zu klicken. Abb.4 Einsatzabrechnung Einsatzdaten Hier müssen lediglich die Anfangs- und Endzeiten des Einsatzes eingetragen werden. Die Dauer des Einsatzes wird dabei automatisch vom System ermittelt, wenn eine Anbindung an ein Leitstellensystem z. B. MERLIN vorliegt. Das Browserfeld Einsatzort beinhaltet eine Vorauswahl von Stadtteilen, die dann zur genaueren Beschreibung nur noch ergänzt werden müssen. Das Feld Grund des Einsatzes und Maßnahmen der Feuerwehr ist ebenfalls ein Browserfeld. Hier sind Einsatzgründe hinterlegt, die ausgewählt werden können und dann noch Ergänzung durch den Sachbearbeiter erfahren.

7 Diese Einsatzgründe können in einem separaten Formular bearbeitet und erweitert werden. Zur Gebührenaufnahme muss der Auswahlbrowser Gebühren bearbeiten/ausgabe verwendet werden. Es besteht die Möglichkeit zu den Personalgebühren, Gerätegebühren oder Fahrzeuggebühren usw. zu wechseln. Da diese Formulare alle gleich aufgebaut sind, wird an Hand der Fahrzeuggebühren die Funktionsweise erläutert. Abb.5 Fahrzeuggebühren Nachdem das entsprechende Kfz ausgesucht worden ist, werden automatisch die Stunden und der Preis aus den Vorgaben (zum einen Einsatzzeit und zum anderen Gebührendaten für Kfz) übernommen. Es ist nur noch die Anzahl der ausgewählten Fahrzeuge einzutragen und schon wird ein Gesamtbetrag errechnet. Danach öffnet sich automatisch wieder der Browser zur Fahrzeugauswahl. Das nächste Kfz kann ausgewählt werden. Wurden alle Fahrzeuge aufgenommen, die an diesem Einsatz beteiligt waren, wird mittels des Browsers Gebühren bearbeiten/ausgabe zum nächsten Gebührenformular gewechselt. Wenn alle Gebühren aufgenommen worden sind, wird ebenfalls über den Browser Gebühren bearbeiten/ausgabe zur Rechnungsausgabe gewechselt.

8 Abb.6 Rechnungsausgabe Durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche wird die Rechnung angezeigt. Über die Menüleiste kann diese dann sofort ausgedruckt werden oder falls eine Nachbearbeitung nötig sein sollte, diese nach MS - Word transferiert werden, um dort Änderungen vorzunehmen. Der Aktenreiter Sicherungsdaten dient dem Sachbearbeiter dazu, schon abgerechnete Datensätze wieder zurückzuholen. Dazu hat er mehrere Möglichkeiten, den gewünschten Datensatz zu finden.

9 Abb.7 Einsatzabrechnung Sicherungsdaten Wurde der gesuchte Datensatz über einen der Browser gefunden, kann dieser mit der Schaltfläche Ausgewählten Datensatz zurücksichern und auf dem Bildschirm anzeigen zurückgesichert werden. Über die obere linke Schaltfläche (Türsymbol) gelangen Sie zum vorherigen Formular zurück.

10 3.0 Datenübertragung zum Gebietsrechenzentrum z. B. KDVZ Abb.8 Datenübertragung zur KDVZ Nach dem Öffnen des Formulars, mit dem Vorsatz Daten zur KDVZ zu schicken, muss zuerst der Ausdruck der zu sendenden Datensätze getätigt werden. Hierzu ist die Schaltfläche mit dem Druckersymbol zu klicken. Die vorhandenen Datensätze werden als Textdatei für den Transfer erstellt. Diese Textdatei wird in einem so genannten Exportpfad gespeichert. Der Exportpfad ist angegeben in dem Feld Exportpfad. Mittels des Browsers Benutzer kann der Exportpfad ausgewählt werden. Danach kann die Schaltfläche Sicherung starten aktiviert werden. In das sich öffnende Feld muss das gültige Passwort eingetragen werden. (Abb. 9)

11 Abb.9 Datenübertragung zur KDVZ mit Passwort Über die obere linke Schaltfläche (mit der Tür) gelangen Sie zum vorherigen Formular zurück.

12 4.0 Grundgebühren Aus dem Menü für die Grundgebühren können alle Gebührenarten angepasst und erweitert werden. Abb.10 Grundgebühren Durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche gelangen Sie zu den gewünschten Gebühren. Am Beispiel der Fahrzeuggebühren wird verdeutlicht wie die Gebühren bearbeitet werden können.

13 Abb.11 Fahrzeuggebühren Zum Ändern einer Bezeichnung wird einfach in das Feld Bezeichnung geklickt und die Änderung vorgenommen. Dies gilt natürlich ebenso für den Betrag. Die laufende Nummer darf in jeder Gebühr nur einmal vorkommen. Für die Neuanlage eines Fahrzeuges begibt man sich in die unterste Reihe und trägt in das Feld Lfnr. eine Zahl ein und danach die Bezeichnung und den Stundenpreis des Kfz. Schon ist das Fahrzeug in den Gebührenstammdaten aufgenommen und kann bei der Auswahl der Gebühren verwendet werden.

14 5.0 Abgabeart und Kassenzeichen Anpassen oder Ändern der Abgabeart und des Kassenzeichenbereiches wird in diesem Formular vorgenommen. Abb.12 Abgabeart und Kassenzeichen Die jeweiligen Feldinhalte lassen sich einfach durch Überschreiben ändern. Wichtig: Das Kassenzeichen wird mit einer Startzahl und mit einer Endzahl angegeben. Das System vergleicht bei jedem vergebenen Kassenzeichen ob noch genügend "Vorrat" vorhanden ist. Sollte dies nicht mehr der Fall sein, wird der Benutzer frühzeitig darauf aufmerksam gemacht. Es sollte dann umgehend an entsprechender Stelle ein neuer Kassenzeichenbereich nachgefragt werden.

15 Herstellerinformationen: KUNERT BRANDSCHUTZDATENTECHNIK Internet: Alle hier beschriebenen Verfahrensarten von FLORIAN II und MERLIN unterliegen dem Copyright der Firma KUNERT BRANDSCHUTZDATENTECHNIK und sind deren Eigentum. Nachdruck, aus auszugsweise, bedarf der schriftlichen Genehmigung. Änderungen / Erweiterungen vorbehalten. Für die Richtigkeit der Beschreibung wird keine Gewähr übernommen. MS-Office, Excel, Access, Powerpoint, Word, Outlook und Windows sind Warenzeichen der Microsoft Corp.