Organisation Kontenverwaltung

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1 Organisation Kontenverwaltung (Februar 2010) Aufgabenbereich: Nicht mehr benötigte Konten Loeschen /Sperren. Es ist so wie mit vielen Belegen im Betrieb, die aufbewahrt werden, dabei ist es gleich, ob diese noch aufbewahrt werden müssen und wie Sie diese aufbewahren, vielleicht drehbar offen im Zugriff, oder kombiniert in einem Schrank verwenden Alle freien Ecken dafür früher. oder gar besonders gut und meist dazu teuer und obendrein unnötig gesichert, irgendwann werden fast alle Akten überflüssig und der letzte Platz ist auch belegt.. Genau so ist das mit Finanzbuchhaltungskonten, spätestens nach Ende von Aufbewahrungsfristen, bestimmte Konten aber schon wesentlich Wollen Sie Kundenkonten oder Lieferantenkonten von Firmen die schon viele Jahre wegen Insolvenz oder aus anderen Gründen nicht mehr zu Ihren Unternehmenspartnerschaften zählen, noch länger mit sich rumschleppen und Platz vergeuden für die Aufbewahrung? Und wollen Sie obendrein beim Suchen wirklich benötigter Kunden- und Lieferantenkonten davon aufgehalten werden? Sollen Ihre Auswertungslisten oder Kontenblätter weiterhin mit vielen Seiten von Konten mit Null- Werten ausgefüllt werden? Sollen bei Suchen von Konten, in der Suchliste weiterhin hunderte von Kunden oder Lieferanten erscheinen, die nicht mehr existieren? Gut, Sie können zwar manuell Stück für Stück entsorgen, - sicher geht das - und auch um damit wertvolle Zeit verschwenden. Sie können allerdings besser geeignet für Ihre Finanzbuchhaltung unsere Programmerweiterung KTOLOEW anschließen und den ganzen Vorgang automatisieren, damit in kürzester Zeit das Nicht mehr Benötigte ohne jeglichen Rückstand von Informationen, die sonst vielleicht sogar ungeliebt irgendwann wieder auftauchen, komplett und rückstandslos in nur 5 Schritten zu entsorgen. Seite von 19 Seite(n)

2 In 5 Schritten zum Ziel Aufgabenbereich: Nicht mehr benötigte Konten Loeschen /Sperren. 1. Schritt 2.Schritt Wählen Sie den Kontenkreis Kunden, Lieferanten oder Sachkonten Jetzt führen Sie die 3 Funktionen aus Wählen Sie den Prüfzeitraum zum Entsorgen (Löschen/Sperren) der alten nicht benötigten Konten. 3. Schritt Programm 1 Ermitteln der nicht mehr benötigten Konten Wählen Sie die gewünschte Funktion aus und lassen die gewünschte Arbeit vom Programm erledigen 4. Schritt Programm 2 Löschvermerk eintragen in den Konten Das Ergebnis wird in einem Arbeitsblatt gespeichert. Auswertung evtl. bearbeiten, bei Bedarf besondere Konten mit Loeschsperre versehen. 5. Schritt Programm 3 Die Konten werden rückstandsfrei aus den gewünschten Buchungsjahren entsorgt. Das Ergebnis wird in einem Arbeitsblatt Gespeichert. Auswertung evtl. bearbeiten, bei Bedarf besondere Konten mit Loeschsperre versehen. Das Ergebnis mit der Aufstellung der gelöschten Konten wird in einem Protokoll - Arbeitsblatt gespeichert. Seite von 19 Seite(n)

3 Wenn Sie jetzt schon überzeugt sind, oder direkt Fragen haben, brauchen Sie die Details nicht weiterzulesen. Lassen Sie sich ein Angebot schicken. Wir wären Ihnen dankbar auch bei Nichtinteresse uns Antwort zu geben. An COP-PORCHER SOFTWARE am Graben ROSTOCK Fax an Betreff: KTOLOEW die automatisierte Express-Alt-KontenEntsorgung in 5 Schritten Ort, Datum:... KundenNr.: 1. a) Wir bitten um ein Angebot für diese Programmerweiterung b) Wir bitten um kostenfreies Informationsgespräch c) Wir haben keine Interesse Grund: 2. Wir haben einen Wartungsvertrag für das Buchhaltungsprogramm Ja : ( 50% Preisermäßigung) Nein: 3. Bankeinzug bei Order Ja : ( 2% Skonto Nein: 4. Gewünschter Einsatztermin (TT MM JJJJ ).... Firmenstempel Unterschrift Seite von 19 Seite(n)

4 Organisation Kontenverwaltung im DETAIL Datum: Februar 2010 Aufgabenbereich: Nicht mehr benötigte Konten Loeschen /Sperren. Eine der vielen Vorzüge der COPPS -DIBUXP- Finanzbuchhaltung ist, DIBUxp kann beliebig viele Buchungsjahre im Bestand haben und dies Buchungsjahre, solange diese im Bestand sind, auch verwalten und Bilanzkorrekturen in nachfolgende Buchungsjahre bis zum aktuellen Buchungsjahr übertragen.. Nach einigen Jahren bilden sich löschfähige Konten. Das bedeutet es entstehen in den Folgejahren irgendwann länger unberührte Konten. Das sind Konten, die bereits ausgeglichen sind (Umsatz und Saldo = null) und in den Folgejahren nicht mehr angefasst wurden. Bei Kunden und Lieferanten sind das zum Beispiel Konten von Firmen, die aus Gründen irgend einer Art von Betriebsaufgabe nicht mehr existieren, oder der Geschäftskontakt mit diesen Firmen eingestellt wurde. Bei Sachkonten können dies spezifisch geführte Konten, wie Darlehenskonten, Bankkonten, Kostenstellen, Erlöskonten sein, die durch Veränderungen im Betrieb nicht mehr benötigt werden. Konten die die Eigenschaft Automatische Konten besitzen, wie Forderungen, Steuer, usw. die in Tabellen im Firmenstamm zugeordnet sind, dürfen allerdings, auch wenn diese über einen längeren Zeitraum nicht angesprochen sind, nicht gelöscht werden. Zu beachten sind die Verordnungen, dass - Buchhaltungen 10 Jahre, evtl. länger, aufzubewahren sind - Buchhaltungen digital aufzuzeichnen sind Konten, die angesprochen sind und keine neuen Bewegungen mehr aufweisen, sollten grundsätzlich jedoch mindestens noch für 1 weiteres Jahr nach dem Null-Zustand mit im Kontendruck aufgeführt werden, damit erkennbar ist, dass auf dem Konto keine neuen Bewegungen entstanden sind. Dieser Aspekt wird dann auch beim Jahresvergleich mit den Spalten Vorjahr und Laufendes-Jahr in den BWA - Programmen ersichtlich. Mit den Konten verkettet sind Kontenstamm (KTOSTM) und OPOS-Anschriften (FIOPANS), DiverseOffenePosten (FIOPDIV), Offene Posten (FIOPBEW,FIOPBEWJ) und dazu die History-Werte (KTKUM) aus allen Buchhaltungen. Anmerkung: die in Klammern angegebenen Namen sind die in der Finanzbuchhaltung geführten zuständigen Dateien. Wird ein Konto gelöscht, müssen seine verketteten Daten auch aus den miteinander verketteten Datendateien einzeln entfernt werden. Das Programm KTOLOEW die automatisierte Express-Alt-KontenEntsorgung in 5 Schritten überprüft durch eine Auswahl über eine Zeitraum von > 3, >5 > 7 > 10 > 12 Jahre welche Konten aus Seite von 19 Seite(n)

5 dem ausgewählten Zeitraum durchgehend nicht mehr angesprochen wurden und ständig einen Umsatz/Saldo mit Nullwert in dem ausgewählten Zeitraum vorweisen. Beispiel: Ist das laufende Buchungsjahr 2010 und die Auswahl ist > 5 Jahre, dann wird ab -5 = 2005 geprüft, ob das Konto in 2005, 2006, 2007, 2008,2009 und 2010 einen Umsatz/Saldo mit Nullwert zeigt. Wird mit dem Programm KTOLOEW die automatisierte Express-Alt-KontenEntsorgung in 5 Schritten ein Konto gelöscht, so wird der Kontenstammsatz und der dazugehörige OPOS- Anschriftensatz ( OP-Anschriftendatensatz für Kunden und Lieferanten) aus allen Buchhaltungen laut ausgewähltem Zeitraum einschl. aus der aktuellen Buchhaltung entfernt. Die offenen Posten für diese Konten werden komplett gelöscht und stehen damit für Auswertungen aus Altjahren, im obigen Beispiel ist das 2004,2003 nicht mehr zur Verfügung. Die History-Daten werden für den ausgewählten Zeitraum gelöscht. Im obigen Beispiel ist das in den Buchhaltungen für 2005 bis 2010 gelöschte Konto anschließend nur noch in den älteren Buchungsjahren (2004, 2003,2002 ) ansprechbar bzw. in den Buchungsjahren wo es noch bewegt wurde, ohne detaillierte Offene Posten ansprechbar und in den Auswertungen zu finden. Hinweis Vor dem Löschvorgang sollte sichergestellt sein, dass in den Alt-Jahren, wo diese Konten noch bewegt worden sind, auch die damals zum Jahresabschluss gedruckte Jahres-Offenen Postenliste vorhanden ist, bzw. für das Jahr die Digitale OP-Liste für Prüfzwecke mit DIDEX erstellt wurde. Einzel-OP-Nachweis ist unter anderem wichtig für die Deklarierung von Rückstellungen in der Bilanz. Die Datenaufzeichnungsverpflichtungen gelten selbstverständlich auch für die anderen Bereiche, wie Journal, Kontenjournal, Summen-und Saldenlisten zur digitalen Aufzeichnung zu Prüfzwecken. Konten markieren, die nicht gelöscht werden dürfen. Im Kontenstamm Seite 2 gibt es die Eintragungen für Loeschen <L> <N> und das Feld Buchungssperre. Tragen Sie für die Nutzung dieses Programms bei all den Konten, die, auch wenn diese längeren Zeitraum nicht bewegt werden, nicht gelöscht werden dürfen im Feld Loeschen ein N ein. Seite von 19 Seite(n)

6 Das Feld Buchungssperre dient dafür, festlegen, wenn Konten nicht bebucht werden sollen. Sie können Konten vorweg im Feld Löschen mit L markieren, setzen Sie dazu dann auch das Feld Buchungssperre auf S = Sperren. Beim automatischen Test, ob Konten gelöscht werden und einer daraus im Anschluss fortgeführten automatischen Eintragung (siehe unten) zur Löschfreigabe werden diese beiden Felder automatisch gesetzt. Abbildung: (Kontostammbearbeitung <Aenderung> <Seite 2> ) Löschvermerk N für Automatik-Konten. Seite von 19 Seite(n)

7 Um dieses Programm mit seiner Automatik nutzen zu können müssen alle Automatikkonten auf N Gesetzt werden. Die Automatikkonten finden Sie z.b. im Programm 01 Firmenstamm. Dort sind die Einträge für Forderungen, Verbindlichkeiten usw. Par und dort auf der 2. Seite für die Umsatzsteuer (siehe Abbildungen oben). Forderungen und Verbindlichkeiten, Skonto werden automatisch laut Sammelkonto-KZ gewandelt. Hat ein Kundenkonto die SammelkontoKZ = 2 wird die Forderung auf gebucht ( ) Deswegen sind für bis die Löschkenzeichen für diese Konten nach obigem Beispiel auf N zu setzen. Das gleiche gilt im obigen Beispiel für KundenSkonto , für Lieferantenskonto und Verbindlichkeiten Es gibt auch automatische Zahlkonten im Programm 19-OPOS-Firmenstamm. Es sind die Angaben in den Parametern 27 bis 36 Verfahren Sie damit genau so. Im Beispiel lt. Abb. links ist es das Konto für Autom. Scheckzahlungen, in dem als Löschkennziffereintrag ein N eingetragen werden muß. Wenn Sie diese Eintragungen gemacht haben, sind die Vorbereitungen zur Nutzung des Löschprogramms für automatisiertes Löschen von alten Konten erledigt und das Program mkann genutzt werden. Seite von 19 Seite(n)

8 Funktionsablauf des Programms KTOLOEW. Für die Nutzung wird ein Passwort benötig. Es wird nach Programmstart abgefragt. Nach 4 x erfolgter Fehleingabe des Passwortes wird das Programm beendet. Das Passwort wird mit der Lizenznutzungsgenehmigung dieser Programmoption dem Anwender mitgeteilt. Dann erfolgt die Vorwahl für : 1. Kontenkreis der bearbeitet werden soll (Kunden, Lieferanten, Sachkonten, alle Konten) 2. Der Zeitraum der berücksichtigt werden soll, wahlweise bis > 3 > 5 > 7 > 10 > 12 Jahre nicht bewegte Konten bearbeiten. Zur Bearbeitung nach diesen Vorgaben stehen 3 Programme zur Auswahl: Merke Während die nachstehend beschriebenen Programmfunktionen durchgeführt werden, darf in der Finanzbuchhaltung nicht gebucht werden. 1. Ermittlung der Konten zur Löschfreigabe und speichern in der Protokolldatei, dazu die Protokolldatei in Excelformat (.csv) ausgeben. Die Daten können nun geprüft werden, sollen Konten nicht mit einem Löschvermerk versehen werden, so wird hierzu im Kontenstamm im Feld Loeschvermerk ein N eingetragen 2. Automatisch den Löschvermerk und Sperrvermerk im Kontenstamm eintragen. Dabei wird das Konto geprüft, wurde z.b. nach dem Ermitteln und Überprüfen des Protokolls im Kontenstamm der Loeschvermerk N eingetragen, wird bei diesem Funktionslauf, das Konto aus der Protokolldatei entfernt. Aktualisieren der Protokolldatei, dazu die Protokolldatei in Excelformat (.csv) ausgeben. 3. Loeschen Loeschen der Konten mit den verketteten Daten, wie oben beschrieben, laut ausgewählten Zeitraum und ausgewähltem Kontenkreis. Aktualisieren der Protokolldatei, dazu die Protokolldatei in Excelformat (.csv) ausgeben. Die ermittelten Daten werden in der Datei KTOLOE.Fnn gespeichert, unter dem Index Buchungsjahr, Monat, Prüfzeitraum. Seite von 19 Seite(n)

9 Die Protokolldateiausgaben als Excelformat (.csv) werden im Ordner../auswertung/dibu abgelegt. Beispiel Zu 1 Auswertung\dibu\altekonten-F M01-L-03jahre-T100226U CSV Zu 2 Auswertung\dibu\loeschkz-F M01-L-03jahre-T100226U CSV Zu 3 Auswertung\dibu\geloeschteKto-F M01-L-03jahre-T100226U CSV Dabei bedeutet F01 = Firma 01 Dabei bedeutet 2008M01 = die Auswertung wurde im Monat 01 von Buchungsjahr 2008 erstellt. Dabei bedeutet L- es wurde der Kontenkreis L= Lieferanten gewählt mögliche Eintragungen sind K= Kunden, L= Lieferanten, S= Sachkonten, A=alle Konten Dabei bedeutet 03Jahre = Es wurde der Zeitraum 3 Jahre gewählt. Im Buchungsjahr 2008 wird dann ab 2005 geprüft, ob das Konto aus dem gewählten Kontenkreis unberührt ohne Umsatz/Saldo geblieben ist. Dabei bedeuten die Angaben ab T = T = Tagesdatum U = Uhrzeit. T100226U bedeutet um Uhr 59 Sek. Dabei bedeutet.csv =. csv ist das Dateiformat, es kann in allen excel-kompatiblen Programmen eingelesen werden. Muster einer Protokolldatei (.csv) Jahr MO FA ZR Konto Kontenbezeichnung LBW seit LBWJ LBBJ LM L erstellt TN Lehner & Co A O K ADAPT Ernst Arnhold A & I SCHREINER GMBH ADT NACHRICHTENTECHNIK Access-Agora Computer RAIR Computer GmbH ACCESS Muenchen ALSO ABC TRADING GMBH Im Musterprotokoll wurde im Jahr 2010 lfd. Buchungsmonat (Mo) 01 am diese Datei erstellt, sie enthält die löschbaren Konten, die für den Zeitraum (ZR) von -10 Jahren ( = bis 2000) ermittelt wurden. Im Beispiel Siehe Abb. oben: Seite von 19 Seite(n)

10 Das Konto wurde im Wirtschaftsjahr/Buchungsjahr 1994 Buchungsmonat 13 letztmalig in den Umsatz/Saldo-Zahlen geändert und war auf jeden Fall seit dem Jahr 2000 mit Umsatz/Saldo = 0 und mit diesem Zustand nicht mehr bewegt worden.. Das Konto wurde im Wirtschaftsjahr/Buchungsjahr 1994 Buchungsmonat 13 letztmalig in den Umsatz/Saldo-Zahlen geändert und war auf jeden Fall seit Jahr 2000 mit Umsatz/Saldo = 0 und mit diesem Zustand nicht mehr bewegt worden.. Nutzung der Liste o Im Bereich Kundenkonten kann dies auch zu Marketingzwecken benutzt werden, um Kunden abzufragen, ob noch Geschäftskontaktwunsch besteht usw. o Dazu eignet sich dann die Abfrage mit > 3 Jahren. o Die Liste kann dann zur Weiterbearbeitung im.csv-format oder als PDF-Ausdruck dem Verkauf gegeben werden. o Das Programm 1 = Ermitteln kann jederzeit für diese Zwecke durchgeführt werden, es muß nicht Programm -2 oder Programm -3 dazu ablaufen. Seite von 19 Seite(n)

11 Programm Kontenstamm: Aufruf PW = Nicht mehr benoetigte Konten loeschen. Nach Aufruf dieses Programms wird das Passwort eingegeben. Dieses Passwort bekommen Sie nach Auftragserteilung dieser Programmoption mitgeteilt. Mit der ESC-Taste oder F4 können Sie abbrechen. Seite von 19 Seite(n)

12 Auswahl des Kontenkreises DIBUxp Finanzbuchhaltung <Konten Loeschen> Mit dieser Auswahl haben Sie die Möglichkeit nur bestimmte Kontenkreise für die Ermittlung und die entsprechende Löschung von Konten einzubeziehen. Auswahl des Zeitraumes Hier haben Sie Möglichkeit, dem Kontenkreis entsprechend zwischen verschiedenen Zeiträumen auszuwählen. Im Bereich Kunden zum Beispiel bei zeitbedingten kurzfristigen Partnerschaften bietet sich unabhängig von den anderen Kontenkreisen eventuell die Auswahl > 3 Jahre an. Bei Lieferanten- Kontenkreisen vielleicht > 5 Jahre und für Sachkonten in Hinsicht auf Aufbewahrungsfristen > 10 Seite von 19 Seite(n)

13 Jahre an. Programmauswahl. Beachten! Programm 2 verändert den Kontenstamm und im Programm 3 werden Daten gelöscht aus Kontenstamm, Kontenstamm-History, Offene Posten, OP-Anschriften in den ausgewählten Jahresbereichen. Machen Sie zuvor eine Datensicherung! Die Programmfunktionen 1,2,3 werden automatisch gestartet Zuvor haben Sie die Möglichkeit bei der Abfrage Starten? den Vorgang mit F3 oder F4 abzubrechen. F1 = START Nach Beendigung mit F4 fortfahren. Es erfolgt dann die Anzeige der über MS-Excel oder Alternative dazu druckbaren Protokolldatei, wie diese mit Namen heisst und wo diese zu finden ist. Programm 1: Alte Konten ermitteln. Seite von 19 Seite(n)

14 Im Programm 1 werden alle Konten die nicht AUTO-Konten laut Firmenstameintrag sind und nicht das KZ 2 (diverse OPos) fuer OP-KZ haben und auch nicht den Löschvermerk auf N gesetzt haben aus dem ausgewählten Kontenbereich vom ausgewählten Jahresbereich an bis zum aktuellen Status inkl. Folgemonat überprüft auf Umsatz/Saldo = null. Die Konten werden in der Löschprotokolldatei erfasst und anschließend als Tabellenarbeitsblatt zum Bearbeiten / Ausdruck nach jedem Durchlauf des Programms1 gespeichert. Wird der Vorgang im gleichen Buchungsjahr/Monat mit den gleichen Vorgaben von Kontenkreis und Jahreszeitraum wiederholt, so werden die bis dahin erfassten und noch nicht durch Programm 3 vermerkten Daten zuvor gelöscht und eine neue Merkliste erstellt. Seite von 19 Seite(n)

15 Programm 2: Loeschkennziffer eintragen im Kontenstamm Achtung: Datensicherung gemacht? Im Programm 2 wird die Protokolldatei gelesen und die darin vermerkten Konten, die löschfähig sind bekommen den Löschvermerk auf L gesetzt und den Sperrvermerk auf S gesetzt. Jedoch die Konten die inzwischen die KZ 2 (diverse OPos) fuer OP-KZ haben, oder zwischenzeitlich den Löschvermerk auf N gesetzt haben werden aus der Liste wieder entfernt. Das bedeutet, wenn nach Programm-1 anhand der Excelliste im Kontenstamm ein Konto dass mit L vermerkt wurde, auf N gesetzt wird, dann führt dies zu einer Entfernung des Eintrages in der Löschprotokolldatei und das Konto wird mit Programm-3 nicht gelöscht. Die Konten die nun zur Löschfreigabe vermerkt werden, werden in der Löschprotokolldatei mit dem Vermerk A etikettiert und anschließend als Tabellenarbeitsblatt zum Bearbeiten / Ausdruck nach jedem Durchlauf des Programms 2 gespeichert. Das Programm 2 kann mehrfach gestartet werden. Das bedeutet nach Programm 2 kann der Kontenstamm noch einmal geändert werden (Löschfeld von <L> auf <N> setzen. Ein Löschfeld von <N> auf <L> stellen bringt nichts bei einem erneuten Folgelauf mit Programm 2, denn es ist nicht mehr in der Protokolldatei, dazu müsste dann zuerst Programm 1 noch einmal durchlaufen. Seite von 19 Seite(n)

16 Zu Programm 3 Konten löschen Achtung: Datensicherung gemacht? DIBUxp Finanzbuchhaltung <Konten Loeschen> Im Programm 3 wird die Protokolldatei gelesen und die darin vermerkten Konten, die löschfähig sind und im Kontenstamm noch den Vermerk L haben werden mit den zu dem Konto verketteten anderen Daten gelöscht. Wird ein Konto gelöscht, so wird der Kontenstammsatz und der dazugehörige OPOS- Anschriftensatz ( OP-Anschriftendatensatz für Kunden und Lieferanten) aus allen Buchhaltungen laut ausgewähltem Zeitraum einschl. aus der aktuellen Buchhaltung entfernt. Die offenen Posten für diese Konten werden komplett gelöscht und stehen damit für Auswertungen aus Altjahren, im obigen Beispiel ist das 2004,2003 nicht mehr zur Verfügung. Die History-Daten werden für den ausgewählten Zeitraum gelöscht. Im obigen Beispiel ist das in den Buchhaltungen für 2005 bis 2010 gelöschte Konto anschließend nur noch in den älteren Buchungsjahren (2004, 2003,2002 ) ansprechbar bzw. in den Buchungsjahren wo es noch bewegt wurde, ohne detaillierte Offene Posten ansprechbar und in den Auswertungen zu finden. Seite von 19 Seite(n)

17 Auch das Programm 3 kann mehrfach gestartet werden, falls erforderlich. Das könnte erforderlich werden, wenn beim Löschen ein Abbruch wegen eines nicht möglichen Datenzugriffs vorkommen könnte. Dann werden die Löschfunktionen für die noch nicht gelöschten Konten nachvollzogen. Die Konten die gelöscht wurden, werden in der Löschprotokolldatei mit dem Vermerk * etikettiert und anschließend als Tabellenarbeitsblatt zum Bearbeiten / Ausdruck bereitgestellt. Dies ist gleichzeitig ein Dokument, das archiviert werden sollte, um die zum angegebenen Zeitpunkt laut Dokument gelöschten Konten in einem Beleg nachweisen zu können. Seite von 19 Seite(n)

18 Technische Referenz (für den technischen Betreuer) Löschen von ausgewählten Daten im Programm (3). Beispiel: Löschen im Jahr 2010 (aktuelles Jahr) mit Angabe -5 Jahre = Löschen bis 2005 (= 2005,2006,2007,2008, ) Für die ausgewählten Konten werden verkettet gelöscht im Programm 3, dort in 3 internen hintereinander ablaufenden Durchläufen: Im 1. Durchlauf Daten aus der KTKUM ab geprüften Jahr bis zum aktuellen Jahr dibu23p\ktkum.fnn (ktkumjahr = 2005 bis 2010) Daten aus den offenen Posten komplett dibu23p\fiopbew.fnn dibu23p\fiopbewj.fnn (fiopjahr = 2005 bis 2010) Daten aus den offenen Posten komplett dibu23p\fiopdiv.fnn (fiopdivjahr = 2005 bis 2010) Im 2. Durchlauf Daten aus den Anschriften ab geprüften Jahr dibunn1\fiopans.fnn bis letztes altes Buchungsjahr Datendirectories..\dibu051..\dibu061..\dibu071..\dibu081..\dibu091 Daten aus dem Kontenstamm ab geprüften Jahr dibunn1\ktostm.fnn bis letztes altes Buchungsjahr Datendirectories..\dibu051..\dibu061..\dibu071..\dibu081..\dibu091 Daten aus dem Kontoschlüssel ab geprüften Jahr dibunn1\ktoschl.fnn bis letztes altes Buchungsjahr Datendirectories..\dibu051..\dibu061..\dibu071..\dibu081..\dibu091 Im 3. Durchlauf Daten vom Kontenstamm von dem aktuellen laufendem Buchungsjahr dibu231\ktostm.fnn Daten vom Kontoschlüssel von dem aktuellen Jahr laufendem Buchungsjahr dibu231\ktoschl.fnn Wird der Ablauf im 1. oder 2. Durchlauf unterbrochen, kann das Programm 3 wieder neu gestartet werden, da das Konto aus dem laufend Jahr erst im letzten Lauf gelöscht wird Ermitteln von Daten im Programm (1). Es wird die KTKUM angefragt, ob im ältesten Buchungsjahr ( in 2010 ist das bei -5 = Jahr 2005) das Konto auch in der KTKUM vorhanden war und ab da in der ktkum durchgängig bis letztlich im laufenden Buchungsjahr laufender / Folgemonat mit Umsatz/Saldo = Null besteht. Ist die KTKUM in diesem Beispiel in 2005 nicht vorhanden, wird kein Konto als nicht löschfähig angenommen, da angenommen wird, es ist erst später angelegt worden. Es wird die KTKUM angefragt, ob im ältesten Buchungsjahr ( in 2010 ist das bei -5 = Jahr 2005) das Konto auch in der KTKUM vorhanden war und ab da in der ktkum durchgängig bis letztlich im laufenden Buchungsjahr laufender / Folgemonat mit Umsatz/Saldo = Null besteht. Ist die KTKUM in diesem Beispiel in 2005 nicht vorhanden, wird kein Konto als nicht löschfähig angenommen, da angenommen wird, es ist erst später angelegt worden. Löschvermerk in den Konten eintragen im Programm (2) Im Programmablauf 2 erhalten die als löschfähig erkannten Konten den Vermerk L und für die Buchungssperre den Sperrvermerk S aber nur dann, wenn der Löschvermerk nicht ein N enthält. In diesem Fall wird das Konto Seite von 19 Seite(n)

19 aus der Informationsdatei für Löschbare Konten /KTOLOE) wieder herausgenommen. Felder im Kontenstamm: MOVE "L" TO KT-KONTO-LOESCHEN MOVE "S" TO KT-KONTO-BUSPERRE Technische Referenz-ENDE Release /2010 Erstellt durch: Wolfgang Porcher D:\NETZDOKUMENTE\NETZWORD\Handbücher - Archiv\HandbuchDIBU\FibuKontenLoeschen.doc COPPS - COP PORCHER Software und Services GS Rostock Seite von 19 Seite(n)