Der elektronische Personalausweis (epa) im Hochschulalltag machbar und sinnvoll? Ein Forschungsprojekt

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1 Der elektronische Personalausweis (epa) im Hochschulalltag machbar und sinnvoll? Ein Forschungsprojekt Vortrag zur Praxismesse Zukunftsnetzwerk 2016 Seite 1

2 Übersicht 1. Was leistet der epa? 2. Forschungsprojekt epa an Hochschulen : Forschungsfragen 3. Verwaltungsrechtlicher Kontext 4. Verwaltungsverfahren an Hochschulen 5. eid Schriftform elektronisches Formular 6. Eine zentrale eid-stelle? 7. Datenschutzrechtliche Herausforderungen 8. E-Government-Kontext 9. Antworten 10. Fazit Seite 2

3 1. Was leistet der epa? - Gesetzliche Grundlage: PAuswG - Identifikation durch Vorlage des Ausweisdokuments - Speicherchip mit Merkmalen (hoheitlich auslesbar) - Gespeicherte Daten dürfen durch Dritte ausgelesen werden, wenn eid-funktion eingeschaltet ist, ein berechtigter Diensteanbieter (Berechtigungszertifikat) anfragt, seine Berechtigung nachweist und der Ausweisinhaber der Übermittlung ausdrücklich zustimmt - Auszulesende Daten müssen erforderlich sein; strenge Zweckbindung - Ferner: epa kann als sichere esignatur verwendet werden ( 22 PAuswG) Seite 3

4 2. Forschungsprojekt epa an Hochschulen : Forschungsfragen 1.Kann ein Dienstleister als zentraler eid-verfahrensanbieter für mehrere Fachverfahren ein Berechtigungszertifikat erhalten? 2. Können unterschiedliche Fachverfahrensanbieter auf diesen zentralen Dienst zugreifen? 3. Welche landesrechtlichen Rahmenbedingungen müssen geschaffen werden? 4. Welche relevanten Prozessschritte gibt es? Beteiligte: HS Harz, MLU Projektdauer: 4 Monate; Abschluss: Seite 4

5 3. Verwaltungsrechtlicher Kontext Schriftform wichtig! Schriftformersatz grundsätzlich nur durch qes (eform) Weitere Formen seit 2014: 3a Abs.2 S.4 Nr. 1-4 VwVfG Besonders wichtige Fallgruppe: elektronisches Formular einer Behörde unter Nutzung der eid-funktion Ersetzt wird nur die Schriftform, - andere Formerfordernisse (Vorlage des Originals oder der beglaubigten Abschrift, Aushändigung einer Urkunde ) können elektronisch nicht ersetzt werden Beachte: Die eform ist ausgeschlossen z.b. bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses und bei (Schul- und Hochschul-) Zeugnissen Seite 5

6 4. Verwaltungsverfahren an Hochschulen Bewerbung/Immatrikulation; Rückmeldung; Prüfungsanmeldung Angehörige der Hochschule sind verpflichtet, mit einer Chipkarte einige Verwaltungsprozesse unter Verwendung der PIN abzuwickeln Das Bewerbungs- und Immatrikulationsverfahren ist zwar per Online- Formular zu starten, dann aber folgt ein schriftliches Verfahren Die Vorlage beglaubigter Unterlagen und die Aushändigung des Studienbuches können nicht durch die elektronische Form ersetzt werden Seite 6

7 5. eid Schriftform elektronisches Formular Die Verwendung der qes als Schriftformersatz hat sich nicht durchgesetzt Mit einem elektronischen Formular, das von einer Behörde bereitgestellt und unter Verwendung des epa ausgefüllt wird, kann die Schriftform gleichfalls ersetzt werden ( 3a Abs.2 S.4 Nr. 1 VwVfG) Aber: Beweiswert entspricht nicht dem der qes! Zeugnisse dürfen nicht in elektronischer Form erstellt oder in elektronischen Abschriften übermittelt werden Vorzulegende Abschriften können nicht durch die elektronische Form ersetzt werden Seite 7

8 6. Eine zentrale eid-stelle? Die (öffentliche) Aufgabe der eid ist von Fachverfahren abtrennbar Die eid-aufgabe muss von den Fachverfahrensbetreibern dann aber auf eine Stelle übertragen werden Die zentrale Stelle muss die eid-aufgabe als eigene Aufgabe wahrnehmen Nur dann kann die zentrale Stelle ein Berechtigungszertifikat erhalten (Auftragsdatenverarbeitung ist unzulässig) Die eid-funktion darf nur von den Fachverfahren genutzt werden, die genau die Datensätze benötigen, für die das Berechtigungszertifikat erteilt worden ist Seite 8

9 7. Datenschutzrechtliche Herausforderungen Gemeinsames Verfahren (z.b.: 7a DSG LSA) Verantwortlichkeit der Fachverfahrensanbieter für den Datenschutz und für die Datenverwendung Besonderes Datenschutzaudit Rechtlich tragfähige Organisationsformen für den eid-betreiber sind der Zweckverband oder die Anstalt des öffentlichen Rechts These: Hochschulen dürften sich wegen ihrer Autonomie in Studienund Forschungsangelegenheiten schwer tun, eine zentrale eid- Stelle zu schaffen Seite 9

10 8. E-Government-Kontext EGovG des Bundes verpflichtet Bundesbehörden, eid-nutzung mit epa zu eröffnen EGovG (u.a.: eid-nutzung durch epa) sind in Arbeit (LSA, NW, Berlin) oder verabschiedet (Bund, SH, Sachsen) Hochschulen und andere Einrichtungen der mittelbaren Staatsverwaltung (Kommunen, Hochschulen) sind von der Pflicht, die eid-nutzung zu eröffnen, ausgenommen Hochschulen können also eid-nutzung mit epa selbst eröffnen, müssen es aber nicht! Nicht zu vergessen: eid-funktion macht die elektronische Aktenführung erforderlich Seite 10

11 9. Antworten Ein einzelner Dienstleister kann als zentraler eid-verfahrensanbieter für mehrere Fachverfahren ein Berechtigungszertifikat ( Mehrfachzertifikat ) erhalten, wenn die jeweiligen Fachverfahren (genau) die Datenkategorien, die der eid-verfahrensanbieter abfragen darf, benötigen Der eid-verfahrensanbieter bedarf einer gemeinsamen Organisationsrechtsform (für Hochschulen vorzugsweise: Anstalt des öffentlichen Rechts) Die Wahrnehmung von eid-aufgaben im Wege der Auftragsdatenverarbeitung ist unzulässig eid-verfahrensanbieter, die Authentisierungen für landesgesetzliche Fachverfahren anbieten, bedürfen einer gesetzlichen Grundlage, die anordnet, dass Behörden die Nutzung der eid-funktion eröffnen müssen Seite 11

12 10. Fazit Die eid-funktion des epa hat großes Potential für ecommerce und egovernment Die bisherige Resonanz bei Bürgern und Verwaltung noch recht verhalten Gemeinsam mit der schriftformersetzenden Verwendung eines elektronischen Formulars können Fachverfahren in Gang gesetzt werden Ein zentrales eid-zugangsportal ist (datenschutz-) rechtlich unter bestimmten Voraussetzungen zulässig und kann ein Berechtigungszertifikat ( Mehrfachzertifikat ) erhalten Die Erteilung von Einzelzertifikaten für die angeschlossenen Fachverfahren ist nicht erforderlich, wenn diese mit den Datensätzen auskommen, für die das Mehrfachzertifikat erteilt worden ist Seite 12

13 Weitere Informationen zum Forschungsprojekt: Telefon: Telefax: Domplatz Halberstadt Seite 13