Die Freie Universität Berlin. Drei Campus Management Systeme Zwei Identity Management Systeme Ein übergreifendes Prozessmodell. Geht doch?

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1 Torsten Prill ZEDAT, Hochschulrechenzentrum Dr. Christoph Wall eas, elektronische Administration und Services Drei Campus Management Systeme Zwei Identity Management Systeme Ein übergreifendes Prozessmodell Geht doch? Die Freie Universität Berlin Gründung im Jahr Fachbereiche, 3 Zentralinstitute Studierende 21 Sonderforschungsbereiche 430 Professoren davon 95 Junior Professoren 4958 Mitarbeiter/Innen (ohne std. HK) Ca. 220 Gebäude Ca aktive PC Arbeitsplätze, steigend Ca 220 dokumentierte IT-Verfahren 2 1

2 IT Organisation an der FU Berlin Freie Universität Berlin CIO eas E-Goverment ZEDAT Hochschulrechenzentrum IT Controling IT Sicherheit IT Infrastruktur Verwaltung Wissenschaft Identity Management (FUDIS) INFO SERVICE IT Support ERP SAP Basis Campus Management campusnet Sicherheitsund Betriebs Konzept Mobility 6 Die integrierte IT Systemwelt der Freien Universität ISIS Integriertes Steuerungs-Informationssystem Verwaltungssysteme: CO: Controlling HCM: Personalsystem (Abrechnung) Org. Man.: ora: Organisations Management (HCM plus Grafiksystem) online Rechnungs- und Auskunftssystem Org.- Man. Info- DBs SLcM obi Aleph Systeme für Lehre und Forschung: Info-DBs: - Forschungsdatenbank - Profildatenbank - Publikationsdatenbak obi: online Bibliothekssysteme Aleph: Bibliotheksverwaltung ilv: Lehr- und Raumplanung FI: Finanzbuchhaltung PSM: Public Sector Management BIOS: elektr. Warenkorb CLAKS: Gefahrstoff Kataster mit Chemikalien-Bestellung CAFM: Facility Management CLAKS PSM CMS (Internet) SOS Groupware (Mail etc.) Telekommunikationsdienste FUDIS Server, Storage, Scientific Computing Campusnetz Blackboard SLcM: Prüfungsverwaltung SOS: Studentenadministration ZUL: Zulassungsverwaltung Blackboard: e-learning Plattform CMS: FU Webauftritt 10 2

3 Big Picture: ZEDAT Applikations-Services 11 FUDIS (FU Directory and Identity Service) 12 3

4 FUDIS-Anbindungen 13 FU goes SAP in

5 Entwicklung des SAP Footprint an der FU 2002 Erfolgreicher Start des Aufbaus der integrierten SAP Lösung für die Freie Universität Berlin. Einzelsysteme für Personalabrechnung, Kameralistik, Controlling, und Zahlungsverkehr konnten erfolgreich durch eine integrierte Lösung ersetzt werden Verabredung mit der SAP zur Ausweitung des Funktionalitätsangebots der SAP Anwendung auf den Bereich Studium und Lehre: Abbildung des Student Lifecycle in der IS-Komponente (damals CM, heute SLcM) des integrierten SAP Systems Aufnahme des SLcM Betriebs für Modulbuchungen und Leistungsbewertung. Beginn des Ausbaus der Lösung durch die Freie Universität. 17 Ausbauschritte der FU SLcM Lösung 2008/9 Konsolidierungsarbeiten 2009 Ausschreibung Lehrveranstaltungsplanung 2010 Einführung der Lehrveranstaltungsplanung auf Basis des Systems Evento 2011 Schnittstelle zur Lehrplanung 2012 Renovierung des Dozentendatenfluss 18 5

6 Die integrierte IT Systemwelt der Freien Universität ISIS Integriertes Steuerungs-Informationssystem SAP basiert Verwaltungssysteme: CO: Controlling HCM: Personalsystem (Abrechnung) Org. Man.: ora: Organisations Management (HCM plus Grafiksystem) online Rechnungs- und Auskunftssystem Org.- Man. Info- DBs SLcM obi Aleph Systeme für Lehre und Forschung: Info-DBs: - Forschungsdatenbank - Profildatenbank - Publikationsdatenbak obi: online Bibliothekssysteme Aleph: Bibliotheksverwaltung ilv: Lehr- und Raumplanung FI: Finanzbuchhaltung PSM: Public Sector Management BIOS: elektr. Warenkorb CLAKS: Gefahrstoff Kataster mit Chemikalien-Bestellung CAFM: Facility Management CLAKS CMS (Internet) SOS Groupware (Mail etc.) Telekommunikationsdienste FUDIS / IdM Server, Storage, Scientific Computing Campusnetz Blackboard SLcM: Prüfungsverwaltung SOS: Studentenadministration ZUL: Zulassungsverwaltung Blackboard: e-learning Plattform CMS: FU Webauftritt 19 Fachverfahren Campus Management Ziel: Durchgängiger Prozess von der Einschreibung bis zur Graduierung ( registration to graduation ) HIS ZUL/SOS CLX Evento SAP SLcM Zulassung Einschreibung/ Rückmeldung LV-Planung Anmeldung Leistungserfassung Bescheinigungen Studienabschluß 3rd Party Soll SLcM Ist SLcM 20 6

7 Beispiel: Prozess Lehrauftragsvergabe Informationen aus SLcM, SOS und Evento werden zusammengeführt - Studienordnung mit vorgesehenen Semesterinhalten - Kohortengrößen - Lehrangebot und vorhandene Ressourcen 21 Prozessdatenaustausch für die Lehrveranstaltungsplanung 22 7

8 Beispiel: Prozess Lehrauftragsvergabe Prozessschritte durchlaufen Evento/ERP/IdM/FUDIS/SLcM: - ung - Freigabe Lehrangebot und ggfs. Freigabe Beschaffung zus. Lehrressourcen - Akquisition potenzieller Lehrbeauftragter - Beauftragung Lehrauftrag - Authentifizierung/Autorisierung Lehrbeauftragte - Übergabe Lehrveranstaltung an SLcM 23 Der Prozess Lehrveranstaltungsplanung Bedarfsermittlun g durchführen Initiale ung erstellen Veranstaltungspl an zwischen FBen abstimmen stufenweise genehmigen veröffentlichen anpassen 24 8

9 Sub-Prozess: Bedarfsermittlung durchführen Studienordnungs struktur bereitstellen Abstrakte Lehrveranstaltun gsdaten pflegen Studentenzahlen nach Fachsemester abfragen Aktivität: Studienordnungsstruktur bereitstellen - Verfügbarkeit der Akademischen Struktur der Studiengänge im System (Import der Daten aus SLCM bzw. durch Anlegen der Struktur im System) - Bereitstellung der Studienverlaufspläne (aus SLCM) 25 Sub-Prozess: Bedarfsermittlung durchführen eas/slc M Lehrplan koordinat or/institut Studienordnungs struktur bereitstellen Abstrakte Lehrveranstaltun gsdaten pflegen Studentenzahlen nach Fachsemester abfragen Immatrik ulationsb üro/his SOS 26 9

10 Prozessdatenaustausch für die Campus Systeme Titel, Datum 27 Titel, Datum 28 10

11 ung Einwerben der gemäß Studienordnung und erwarteter Teilnehmerzahl anzubietenden konkreten Lehrveranstaltungen Überschneidungsfreie Planung der Veranstaltungen unter Berücksichtigung benötigter Raummerkmale (Größe, Medienausstattung etc.) und ggfs. Verfügbarkeitseinschränkungen des Lehrpersonals Studierbarkeitsprüfung der beplanten Studiengänge Auflistung des benötigten, jedoch nicht mit vorhandenem Personal umsetzbaren Lehrangebots 29 Der Prozess Lehrveranstaltungsplanung Bedarfsermittlun g durchführen Initiale ung erstellen zwischen den Fachbereichen... stufenweise genehmigen veröffentlichen anpassen 30 11

12 Aktivität stufenweise genehmigen Subprozess Lehraufträge genehmigen und erteilen Lehrplan kommissi on/dekan at Lehraufträge genehmigen FB Ewi Lehraufträge erteilen Lehrplan ungstea m Lehrbeauftragte in FUDIS einpflegen Zahlungsaufforde rung auf sachliche und rechnerische... Fachbere ichsverw altung 31 User Lifecycle Management modify 32 12

13 Onboarding Dozenten Evento Personendaten HR FUDIS IdM Dozenten SLcM HR Daten 33 Achtung: SAP IdM ist nicht das führende Identitäts Management System!! 34 13

14 Die Lösung: Staging im IdM 35 FUDIS & SAP-IdM 36 14

15 Sub-Prozess: stufenweise genehmigen Änderungen im System umsetzen Lehraufträge genehmigen Veranstaltungspl an genehmigen Aktivität: Lehraufträge genehmigen - Automatische Erstellung und Versand von Formularen für die Erteilung der Lehraufträge 38 Onboarding & Berechtigung Dozenten Evento Personendaten HR FU Account FUDIS IdM Dozenten SLcM User Aktivitäts- Daten HR Daten Identitäts- Daten 40 15

16 Personendaten und Rolle im IdM 41 Sub-Prozess: stufenweise genehmigen Änderungen im System umsetzen Lehraufträge genehmigen Veranstaltungspl an genehmigen Aktivität: Änderungen im System umsetzen - Gemeinsame Statusänderung für alle Datensätze - Archivierung und Fixierung von Planungsständen 42 16

17 Der Prozesses Lehrveranstaltungsplanung Bedarfsermittlun g durchführen Initiale ung erstellen zwischen den Fachbereichen... stufenweise genehmigen veröffentlichen anpassen 43 Sub-Prozess: veröffentlichen Lehrangebot Korrektur lesen Lehrangebot zur Veröffentlichung freigeben Lehrangebot publizieren Aktivität: Lehrangebot publizieren - Export und Druck des Lehrplans nach Freigabe aller Lehrveranstaltungen - Automatische Weiterleitung der Lehrveranstaltungsdaten an alle anderen IT- Systeme (Schnittstellen zu SLCM, Publikationsprogramm für Räume, elektronisches Vorlesungsverzeichnis usw.) 44 17

18 Sub-Prozess: veröffentlichen eas/slc M Lehrplan koordinat or Lehrangebot Korrektur lesen Lehrangebot zur Veröffentlichung freigeben Lehrangebot publizieren Internet Printmedi en 45 Prozessdatenaustausch für die Campus Systeme 46 18

19 % Titel, Datum 47 Prozessdatenaustausch für die Campus Systeme 48 19

20 Fachverfahren Campus Management Ziel: Durchgängiger Prozess von der Einschreibung bis zur Graduierung ( registration to graduation ) Ist 2012: Zulassung Einschreibung/ Rückmeldung LV-Planung Anmeldung Leistungserfassung Bescheinigungen Studienabschluß 3rd Party Soll SLcM Ist SLcM 49 Zusammenfassung Im Zentrum der IT-Unterstützung der Campus Management Prozesse der FU steht die integrierte Lösung der SAP mit dem Modul SLcM Die integrierte CM Lösung der FU auf Basis des SAP SLcM ist noch nicht vollständig ausgerollt -> Schnittstelle zu SOS/ZUL Die Komplexität der Prozesse zur Lehrveranstaltungsplanung und der zugehörigen Qualitätssicherung führten zum Einsatz eines 3rd Party Produktes -> Schnittstelle zu CLX Evento Das Identity-Management an der FU ist ein mehrstufiger Prozess und setzt für die SAP Systeme Authentifizierung und Autorisierung in unterschiedlichen Komponenten um 50 20

21 Fazit Die Idee eines einheitlichen integrierten Systems zur schnittstellefreien Abbildung aller Geschäftsprozesse lässt sich in komplexen Organisationen wie der Freien Universität Berlin nicht umsetzen. Das zentrale System muss deshalb nicht unter der Perspektive der umfassenden Prozessabbildung beurteilt werden, sondern unter den Gesichtspunkten der Anpassbarkeit und Konnektivität. Integriertes Informationsmanagement ist daher zu einer wesentlichen Aufgabe bei der Planung des Einsatzes moderner Techniken von Information und Kommunikation für die Hochschule geworden. Informationsverarbeitung an Hochschulen Empfehlungen der Kommission für IT-Infrastruktur für Deutsche Forschungsgemeinschaft DFG 51 Geht doch! Ein durchgängiges Prozessmodell Zwei Identity Management Systeme Drei Campus Management Systeme 52 21