Software für Macher: OS ECM Version 7

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1 Software für Macher: OS ECM Version 7 Produktüberblick Software für Macher.

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3 Einleitung Die wichtigste Grundlage Ihrer Entscheidungen sind die in Ihrem Unternehmen vorhandenen Informationen. s, Rechnungen, Briefe, Konstruktionspläne oder weitere Dokumente vieles wird von Ihren Mitarbeitern schon in elektronischer Form erstellt und aufbewahrt. Doch reicht das heute noch aus? Wohl eher nicht. Noch immer werden Informationen an verschiedenen Stellen aufbewahrt. Das macht das Wiederfinden zeitaufwändig. Zeit, die Ihre Mitarbeiter eigentlich für sinnvollere Tätigkeiten einsetzen sollten. Auch werden vorhandene Informationen nur unvollständig in die Geschäftsprozesse eingebunden. Diese werden dadurch gebremst, die Zusammenarbeit behindert, wichtige Entscheidungen verzögert. Wir sind deshalb der Meinung: Nur wenn Informationen zusammengeführt werden und standortunabhängig allen berechtigten Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung stehen, können Vorgänge noch effizienter bearbeitet werden. Durch eine zentrale Aufbewahrung und Verwaltung sind Informationen und Dokumente schneller zur Hand und können sinnvoll gefiltert, gezielt verteilt, koordiniert bearbeitet und sicher archiviert werden. So ist die Einbindung des gesamten Unternehmenswissens in Ihre Geschäftsprozesse wieder besser gewährleistet. Ihre Kosten werden gesenkt, der Service und die Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden verbessert und Ihre Wettbewerbsfähigkeit deutlich erhöht. Wie das geht? Lesen Sie selbst Seite 3

4 Echt smart: besser arbeiten OPTIMAL SYSTEMS entwickelt und vertreibt Software-Lösungen und Produkte, die Ihren Mitarbeitern helfen besser zu arbeiten. Schneller, aber auch vor allem effizienter. Das heißt, sie gewinnen wieder mehr Zeit für Ihre eigentlichen Kernaufgaben. Unsere Lösungen ermöglichen Ihren Mitarbeitern einen sofortigen und direkten Zugang zu allen Unternehmensinformationen ohne lange zu suchen und soweit sie dazu berechtigt sind. Ihre Geschäftsprozesse werden nachhaltig unterstützt und beschleunigt. Alle vorhandenen Informationen werden aus unterschiedlichen Systemen zusammengeführt, standortunabhängig zur Verfügung gestellt und in Prozesse eingebunden. Dafür entwickeln wir Software, die unter dem Begriff Enterprise Content Management (ECM) zusammengefasst wird. Mit OS ECM werden Geschäftsprozesse sicher, flexibel und leistungsfähig abgebildet sowie die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter besser synchronisiert und optimiert. OS ECM gewährt einen uneingeschränkten, sicheren und zeitnahen Zugriff auf die Datenwelt und die Prozesse Ihres Unternehmens. Mit unserer Informations-, Kommunikations- und Steuerungsplattform OS ECM werden die von Unternehmen häufig genannten Wünsche einer schnelleren Vorgangsbearbeitung, höheren Sicherheit, vollständigen Informationsverfügbarkeit und verbesserten Kundenbetreuung rundum erfüllt. Ein weiterer Vorteil von OS ECM ist die Kostensenkung. Allein die Bearbeitungszeit von Dokumenten lässt sich um bis zu 70 % verringern. Selbst bei kleineren Datenmengen amortisiert sich die Anschaffung bereits nach kurzer Zeit. Mit OS ECM wird nicht nur der vollständige Lebenslauf der Dokumente, Akten, Vorgänge oder sonstiger Informationen abgebildet von der Erstellung oder Erfassung über die Archivierung bis hin zur eventuell notwendigen Vernichtung. Sondern es werden auch alle Werkzeuge geboten, um aus den vorhandenen Informationen Wissen zu erschließen. Ihre Mitarbeiter werden nachhaltig dabei unterstützt, das Unternehmenswissen effektiver zu verwalten sowie bessere und fundiertere Entscheidungen zu fällen. Mit OS ECM geht das Arbeiten einfacher, schneller, smarter und besser von der Hand. Das bietet OS ECM Capturing Klassifizierung Dokumentenmanagement -Management Rendition Management Document Lifecycle Mgt. Enterprise Search Digitale Akten Collaboration Management Business Process Management Workflow-Management Recognition Digital Archiv Records Management Digital Asset Management Web Content Management CRM und vieles mehr... Integration Office-Anwendungen Portale Fremdarchive Fachapplikationen Legacy-Systeme Storage-Systeme Groupware-Systeme CRM-Systeme ERP-Systeme CAD-Systeme

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6 Mehr Freude an der Arbeit Nicht ohne Grund belegten wir dreimal hintereinander den ersten Platz und einmal den zweiten Platz in der jährlichen Studie zur Kundenzufriedenheit von Pentadoc Radar*. Laut unserer jährlichen Umfrage unter OS ECM-Anwender haben wir 92 % hochzufriedene Kunden, die unsere Software-Suite seit Jahren nutzen und kontinuierlich ausbauen. Das liegt zum Teil an der Leistungsfähigkeit, aber vor allem auch an der intuitiven Funktionalität unserer Produkte, die die benötigten Werkzeuge ohne langes Suchen zur Verfügung stellen. Zahlreiche pfiffige Funktionen von OS ECM unterstützen Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit. Dazu gehören Volltext- und Indexsuche, die Speicherung von Recherchen, die Wiedervorlagefunktion, Freigabeprozesse, das Abonnieren von Dokumenten und vieles mehr. Ihre Mitarbeiter finden die benötigten Informationen sofort und erledigen so schneller ihre Arbeitsaufgaben. Dokumente und s einschließlich der Anhänge werden angezeigt, ohne die dazugehörende Anwendung starten zu müssen. Außerdem hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, sich seinen Arbeitsplatz individuell selber einzurichten. Dadurch erhält er den direkten Zugriff genau auf die Bereiche und Funktionen, die er für seine Arbeit braucht auch wenn er mal an einem anderen Arbeitsplatz sitzen muss. Mit OS ECM arbeiten Sie, wie Sie es wollen. OS ECM erleichtert das Arbeiten an jedem Arbeitsplatz und in jeder Abteilung Ihres Unternehmens. OS ECM ermöglicht Ihnen einen schnellen und einfachen Zugang zu dem Unternehmenswissen, Ihre Mitarbeiter haben wieder mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben. Informationen können mit OS ECM in digitalen Akten übersichtlich verwaltet werden, egal ob Kunden-, Lieferanten-, Personal-, Projekt- oder Vertragsakte. Alle Dokumente zu einem Vorgang befinden sich dort, wo sie die Mitarbeiter gerade brauchen. Mehrere Informationen zu einem Vorgang lassen sich mit einem Klick gleichzeitig nebeneinander im OS ECM-Desktop anzeigen. s, Briefe, Angebote, Rechnungen oder auch der Anfahrtsweg zu einem Kunden können so mit einem Blick erfasst werden. Die Dokumentenanzeige kann aber auch direkt aus anderen Anwendungen gestartet werden. So ist zu einem Datensatz in SAP der dazugehörige Beleg schneller zur Hand einfacher geht s nicht, Ihre Mitarbeiter sind sofort auskunftsfähig. OS ECM ermöglicht auch mobiles Dokumentenmanagement. Entweder über den umfangreichen Webclient, mittels Apps via Smartphone bzw. Tablet-PC oder mit Hilfe der Aktentaschenfunktion. Egal ob in der Bahn oder beim Kunden Ihre Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf die benötigten Informationen. Die Corporate Identity Ihrer Dokumente wird durch ein zentrales Vorlagenmanagement unterstützt. Ausgewählte Daten, Textpassagen oder Bilder können blitzschnell per automatisierter Datenübernahme aus OS ECM übernommen werden. Ihre Mitarbeiter erstellen so Dokumente, Berichte oder Mailings im Handumdrehen. Mit der Spracherkennung können sogar Diktate direkt in ein Textdokument einfügt werden. Digitale Freigabeworkflows helfen Fehler oder Fehlentscheidungen zu vermeiden. Ihre Mitarbeiter haben mehr Spaß an den eigentlichen Aufgaben Platz 1 Kundenzufriedenheit 2009 Platz 1 Kundenzufriedenheit 2010 Platz 1 Kundenzufriedenheit Platz 2 Kundenzufriedenheit * Kundenzufriedenheitsstudie von Pentadoc Radar

7 Maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Unternehmen Kennen Sie das? In vielen Abteilungen bzw. Bereichen Ihres Unternehmens sind verschiedene Softwarelösungen für spezifische Aufgaben im Einsatz. Werden die Informationen aus diesen Systemen jedoch auch an anderer Stelle im Unternehmen gebraucht, gibt es oft Kompatibilitätsprobleme. Unsere Lösung: Wir haben für zahlreiche Anforderungen, wie beispielsweise Vertrags- oder -Management, spezielle Anwendungen auf der gemeinsamen Basis von OS ECM entwickelt, so dass auch beim Einsatz mehrerer Lösungen alle Informationen abteilungs- und standortübergreifend zur Verfügung stehen. Die Vorteile liegen auf der Hand: redundante Datenhaltung wird vermieden, wichtige Informationen sind da, wo sie benötigt werden, sofort verfügbar. Entscheidungsprozesse können auch noch nach Jahren nachvollzogen werden und über das gesamte Firmenwissen existiert jederzeit ein vollständiger und transparenter Überblick. Zudem bieten wir auch komplexe Unternehmenslösungen für zahlreiche Branchen. Alle unsere Lösungen sind sofort einsetzbar, können aber auf die speziellen Anforderungen Ihrer Infrastruktur unkompliziert abgestimmt werden. Da OS ECM modular strukturiert ist, lässt es sich schnell an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen. Bei der Einführung unserer Lösungen in Ihrem Unternehmen können Sie sich für eine Politik der kleinen Schritte entscheiden. Dies ist kostengünstig und hat sich bewährt. Je nach Bedarf kombinieren Sie einzelne Produkt- und Lösungskomponenten unserer ECM-Suite. Und wenn sich Ihr Unternehmen entwickelt, können alle Lösungen im laufenden Betrieb angepasst und um weitere Komponenten von OPTIMAL SYSTEMS ergänzt werden. Das machen entweder wir für Sie, oder Sie können dies auch selber tun ganz ohne aufwändige Programmierung oder dienstleistungsintensives Customizing. Lösungen für zahlreiche Bereiche Industrie Automotive & Fahrzeugbau Bau- & Wohnungswirtschaft Chemie, Pharma & Life Sciences Energiewirtschaft Maschinen- & Anlagenbau Textil- & Bekleidungsindustrie Öffentlicher Sektor/Gesundheitswesen Behörden & Organisationen mit Sicherheitsaufgaben Gesundheitswesen Öffentliche Verwaltung Stadtwerke Dienstleistungssektor Banken & Finanzen Handel Logistik & Verkehr Fachlösungen mit OS ECM Vertragsmanagement Portal-Integrationen Post- & Rechnungseingangslösungen IT-Compliance/GDPdU ERP-Integration Portal- & Sharepoint-Integration Office-Integration Customer Relationship Management -Management Digitale Akten (Personal-, Kunden-, Patienten-, Projektakten etc.) Revisionssichere Archivierung Qualifizierte elektronische Signaturen Qualitätsmanagement u. v. m. Seite 7

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9 Zusammen entscheiden Damit aus vorhandenen Informationen noch mehr Wissen gewonnen wird, ist in der Regel eine bessere Zusammenarbeit unabdingbar. Warum Aufgaben bearbeiten mit denen sich zur gleichen Zeit schon andere Mitarbeiter beschäftigen? Wie soll man vernünftig arbeiten, wenn wichtige Dokumente nicht gefunden werden, in mehreren Fassungen vorliegen oder irgendwo im Unternehmen herumvagabundieren? Was nutzt die schönste Planung, wenn Fristen übersehen werden oder Informationen nur an bestimmten Standorten zur Verfügung stehen? OS ECM unterstützt die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter, so dass das Gesamtergebnis mehr ist als die Summe der Einzelergebnisse. Zahlreiche Funktionen wie z. B. die Verwaltung der Informationen in digitalen Akten, das Anbringen von Notizen oder Anmerkungen, das Zusammenstellen von Dokumenten in Mappen, die Wiedervorlage oder das Einrichten von Abonnements unterstützen die Zusammenarbeit und Kommunikation. Verweise auf Ordner, Akten oder gespeicherte Abfragen können statt riesiger Datenmengen per -Links versendet werden. Wiedervorlagefunktionen lassen Termine nicht in Vergessenheit geraten und liefern die dazugehörigen Unterlagen per Mausklick. Abonnements setzen Teamkollegen automatisch darüber in Kenntnis, ob zum Projekt gehörige Dokumente, Ordner oder Datensätze geändert, erstellt oder gelöscht wurden. Berechtigte OS ECM-Anwender wissen jederzeit, wer was wann und wo bearbeitet hat. Mit unseren Lösungen sind Sie für eine zunehmend standortübergreifende, komplexer werdende Zusammenarbeit im Team und in Ihrem Unternehmen bestens gerüstet. Collaboration-Funktionen Wiedervorlage Abonnement Elektronische Akten Mappen Freigabeworkflows Qualifizierte elektronische Signatur Workflow Management Enterprise Search Check-In-/Check-out-Funktionen ermöglichen die Zusammenarbeit mehrerer Personen an einer Aufgabe, ohne dass Tätigkeiten doppelt ausgeführt werden. Alle Dokumente einschließlich s stehen Dank zentraler Ablage sofort und standortunabhängig allen Berechtigten zur Verfügung. Jederzeit besteht ein transparenter Überblick, wer was wann bearbeitet hat, Bearbeitungsschritte können auch wieder zurückgesetzt werden. Dabei sorgt das Rechte system dafür, dass jeder nur das sehen oder bearbeiten kann, was er auch darf. Um Aufgaben besser zu koordinieren oder Entscheidungen gemeinsam zu fällen, können diese mit digitalen Workflows ähnlich der bekannten Lauflisten gezielt an die zuständigen Mitarbeiter verteilt, von diesen prozessunterstützt bearbeitet und zur endgültigen Entscheidung weitergeleitet werden. Elektronische Signaturen ordnen Entscheidungen und Dokumente eindeutig einer Person zu, Aufgaben bleiben nicht mehr liegen, Entscheidungen werden gemeinsam getroffen und die Arbeitsabläufe bleiben jederzeit transparent. Genau das ist Teamarbeit wie wir sie verstehen. Seite 9

10 Zeit und Qualität gewinnen: Prozesse abbilden Machen Sie Ihren Dokumenten Beine! Sorgen Sie dafür, dass Aufgaben, Informationen und Dokumente gezielt zwischen Ihren Mitarbeitern verteilt werden. Mit dem Business Process Management von OS ECM werden Aufgaben und damit verbundene Dokumente automatisch mit Hilfe digitaler Workflows durch Ihr Unternehmen geleitet. Die effektive Planung und Steuerung sowohl von einfachen als auch von sehr komplexen Arbeitsabläufen wird nachhaltig unterstützt. Mit OS ECM bleiben Aufgaben nicht mehr liegen, da Stellvertreterregelungen bei Abwesenheit dafür sorgen, dass diese automatisch an den nächsten Ihrer zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Mahnfristen sorgen dafür, dass Termine eingehalten werden, und durch Sperrfristen können Sie einen Vorgang bei Bedarf sogar zurückhalten. Business Intelligence wird durch Monitoring und Workflow-Statistiken nachhaltig unterstützt. Mit OS ECM besteht jederzeit ein vollständiger Überblick über laufende Vorgänge. Die Arbeit wird besser verteilt und die Gesamtbearbeitungszeit erheblich gesenkt. Smart structured workflows Adhoc-Prozesse & Taskflows Business Process Management Multi-Instanz-Aktivitäten Enterprise Application Integration Business Intelligence Für Entscheidungen oder Freigaben können Aktivitäten parallel an mehrere Teilnehmer versendet werden. Das spart Zeit. Workflow-Schritte oder Willenserklärungen können zudem elektronisch signiert werden, so dass Ihre Freigabe- oder Kenntnisnahmeprozesse zukünftig revisionssicher sind. Alle Workflows können Sie selbstverständlich auch über das Web starten. Für die Abbildung geschäftlicher Prozesse bietet OS ECM zwei Prozesstypen, wobei die letztendlichen Gestaltungsmöglichkeiten unbegrenzt sind. Dazu gehören zum einen die vorgangsorientierte Abbildung von fest vorgegebenen, strukturierten Prozessen und zum anderen die von den Mitarbeitern selbst bei Bedarf erstellbaren Ad-hoc-Workflows. Der Clou bei OS ECM: strukturierte und Ad-hoc-Prozesse können auf einzigartige Weise kombiniert werden. Dadurch sind Ihre Mitarbeiter in der Lage, bei Bedarf Prozesse an vorgegebenen Stellen zu beeinflussen, um beispielsweise rückzufragen oder weitere Entscheidungsträger mit einzubeziehen. Durch diese Smart-structured-Workflows wird eine nie gekannte Flexibilität, bei weitgehender Automatisierung, gewährleistet. Aber auch für Prozesse, die nur aus einem Schritt bestehen und dies sind nach unserer Erfahrung die am häufigsten auftretenden Prozesse in Unternehmen haben wir uns etwas ausgedacht. In diesen Fällen werden Aufgaben oder Freigabe- bzw. Genehmigungsprozesse mit Taskflows schnell und einfach abgebildet. Alle Vorgänge werden sicherer und spürbar beschleunigt.

11 Auf der sicheren Seite Mit OS ECM sind Sie auf der sicheren Seite. Sowohl in Bezug auf IT-Compliance und der revisionssicheren Aufbewahrung Ihrer Unternehmensinformationen, als auch in Sachen Stabilität, Zugriff, Zukunft und Ausbaufähigkeit. Sämtliche rechtlichen und gesetzlichen Anforderungen werden erfüllt: egal ob SOX, EuroSOX, HGB, GoBS, GDPdU oder Basel II. Mit OS ECM werden Ihre Daten sicher, unveränderlich, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwaltet. Sicherheitsaspekte Rechtssicherheit Zukunftssicherheit Datensicherheit Prozesssicherheit Planungssicherheit Mit Hilfe modernster Hash- und Signaturverfahren wird die Integrität Ihrer Dokumentbestände im System gewährleistet. Qualifizierte elektronische Signaturen unterstützen Freigabeprozesse, so dass sich nachträglich revisionssicher nachweisen lässt, welcher Mitarbeiter welchen Schritt autorisiert oder welches Dokument verfasst hat. Rendition Management sorgt dafür, dass Dokumente in Standardformate wie PDF/A oder TIFF transformiert werden, die auch noch in Jahren gültig sind. Das Rechtesystem ist durch die gezielte Vergabe von Lese- und Schreibrechte in der Lage, Informationen vor unberechtigten Zugriffen besser zu schützen, als es ein konventionelles Archiv leisten kann. Auch die langfristige Zuverlässigkeit ist ein weiteres wichtiges Kriterium. Was nützt es Ihnen, perfekt funktionierende Komponenten zu erwerben, wenn diese beim nächsten Update des Betriebssystems oder einzelner Komponenten nicht mehr reibungsfrei zusammenarbeiten? OS ECM ist eine Systemplattform aus einem Guss, die nicht nur sämtliche relevanten ECM-Funktionen bereithält, sondern auch zahlreiche Standards unterstützt. Die hohe Skalierbarkeit, die kontinuierliche Einbindung aktueller Informationstechnologien und die Verwendung internationaler IT-Standards garantieren die Zukunftssicherheit Ihres Systems. Geschäftsprozesse können mit der OS ECM-Suite exakt so modelliert werden, wie sie gebraucht werden. Dabei bleiben sämtliche Anpassungen auch in höheren Versionen erhalten. Egal wie Sie Ihr OS ECM konfigurieren, ausbauen oder modellieren OS ECM ist vollständig release-fest. Customizing und individuelle Anpassungen bleiben bei einem Upgrade vollständig erhalten. Ihre Lösung ist so auch für die Zukunft gewappnet. Seite 11

12 Ein ganzes Leben lang Mit OS ECM werden Informationen ihr ganzes Leben lang begleitet. Von der Entstehung, über die Bearbeitung und Archivierung bis hin zum endgültigen Löschen. Diese lückenlose Abbildung des Information Lifecycles Management (ILM) sorgt dafür, dass keine Ihrer Informationen verloren geht. Das Records Management ermöglicht eine systematische Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge und -ergebnisse. Dokumente und Akten werden in OS ECM in einer hierarchischen Archivstruktur in Form von Ordnern und Registern äußerst übersichtlich verwaltet. Informationen werden nur einmal abgelegt und sind immer in der aktuellen Version für alle berechtigten Mitarbeiter von überall her zugänglich. Egal welche Art von Informationen, das Dokumenten- und Records Management in OS ECM begleitet Ihre Informationen während des gesamten Lifecycles von der Entstehung über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung und Vernichtung. Dokumente oder Informationen werden entweder direkt in OS ECM erstellt oder über Schnittstellen aus Groupware, ERP-Systemen, Fachapplikationen, Portalen etc. übernommen. OS ECM verfügt auch über Lösungen, um große Belegmengen in Papierform zentral und effizient zu scannen. Über die Barcode- und Texterkennung werden Daten aus den Dokumenten extrahiert und automatisch als Metadaten verwendet. Die ausgelesenen Indexdaten können validiert, mit vorhandenen Daten verglichen und auf Plausibilität überprüft werden. Unterschiedliche Dokumentarten werden erkannt und klassifiziert. Dies gilt auch für die importierten Dokumente. Für die langfristige revisionssichere Archivierung werden Daten und Dokumente, abhängig von der Zugriffshäufigkeit, in eine entsprechende Speicherhierarchie ausgelagert. Dabei werden die gesetzlichen wie auch Ihre ganz spezifischen Anforderungen an die Aufbewahrungsfristen erfüllt. Retentionszeiten können nicht nur einzelnen Dokumenten, sondern auch vollständigen Akten zugewiesen werden, so dass nach Ablauf der vorgeschriebenen Zeit die Daten endgültig gelöscht werden.

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15 Unbegrenzter Wissensaustausch Zu den Allround-Fähigkeiten von OS ECM gehört eine umfassende Kommunikationsfähigkeit mit der umgebenden IT-Landschaft über zertifizierte Schnittstellen egal ob ERP, CRM, Groupware, Portale, Sharepoint, Speicherlösungen oder Fachapplikationen. Zusätzlich ermöglicht eine leistungsstarke Server-API die Integration von OS ECM-Funktionen in beliebige Fremdsysteme. Auf alle Ihre Informationen egal wo sie herkommen besteht so jederzeit für die entsprechenden Mitarbeiter ein vollständig transparenter Zugriff, Transportwege entfallen gänzlich. Workflows können direkt aus der Fremdapplikation wie z. B. ERP gestartet werden, so dass zusammen mit unseren Erfassungs- und Klassifizierungskomponenten umfangreiche, automatisierte Posteingangslösungen realisiert werden können. Innerhalb der Prozesse können Daten mit anderen Applikationen ausgetauscht werden, was eine tiefgreifende Enterprise Application Integration (EAI) ermöglicht. Auch das häufige Wechseln zwischen führenden Anwendungen und OS ECM kann vermieden werden. Durch Integration von OS ECM-Funktionen in bestehende Unternehmensportale oder in den Microsoft Office SharePoint können intelligente, unternehmensweite Portale realisiert werden, die Ihre Informationen aus unterschiedlichsten Unternehmensapplikationen in einer Lösung zusammenführen. Durch die enge Anbindung von Microsoft oder OpenOffice arbeiten Ihre Mitarbeiter wie gewohnt in ihrer Office-Umgebung oder in Outlook, haben aber zusätzlich einen direkten Zugriff auf erweiterte Dokumentmanagement-Funktionen. Funktionen, Daten und Dokumente in OS ECM stehen außerdem über Web- Services zur Verfügung, so dass Ihre anderen Applikationen problemlos auf diese zugreifen können. Dies ermöglicht eine tiefe Integration in Ihre IT-Landschaften bis hin zu SOA-Szenarien. Andererseits können in OS ECM Inhalte angezeigt werden, die von Webservices zur Verfügung gestellt werden. OS ECM wird dadurch zu einer Integrationsplattform unterschiedlichster Informationsquellen ähnlich wie bei Portalen. Durch die hohe Integrationsfähigkeit und Verwaltung aller Informationsarten wird OS ECM zur zentralen Wissensdrehscheibe in Ihrem Unternehmen. Schnittstellen (Auswahl) SAP Microsoft Dynamics NAV Infor SSA ERP LN Oracle ERP MS Office OpenOffice Varial Diamant Wilken ENER:GY zu über 400 Fachverfahren ÖV iternity Hewlett Packard icas EMC Centera DELL DX Tivoli Storage Manager (IBM) NetApp SnapLock GRAU DATA Archivemanager u. Filelock Hitachi Content Archive Platform FAST LTA Silent Cubes u. v. m. Seite 15

16 Eine Basis für alles und alle ECM ist nichts für Sie, weil Ihr Unternehmen anders ist als alle anderen, zu viele spezielle Prozesse vorhanden sind, über mehrere Standorte verteilt ist und die vorhandene IT-Landschaft zu inhomogen und zu komplex ist? Da irren Sie sich. Wir bieten nicht nur gezielte Lösungen für zahlreiche kritische Anforderungen wie beispielsweise Vertragsmanagement oder Rechnungseingang, sondern unsere Produkte und Lösungen sind von Grund auf so flexibel konzipiert, dass sie sich Ihren Geschäftsprozessen und Organisationsstrukturen anpassen und nicht umgekehrt. Alle diese Lösungen können gleichzeitig in verschiedenen Abteilungen auf der gemeinsamen Basis OS ECM eingesetzt werden. Unsere Lösungen ermöglichen maßgeschneiderte Geschäftsprozesse mit dem Wert, aber nicht zum Preis einer individuell programmierten Lösung. Der modulare Aufbau von OS ECM ermöglicht Ihnen eine kostengünstige, schrittweise Einführung. Auch ein nachträglicher Ausbau bei laufendem Betrieb ist problemlos möglich, so dass immer mehr Bereiche und Abteilungen in die Lösung einbezogen werden können. Durch die hohe Flexibilität und beliebige Skalierbarkeit ist OS ECM für alle Unternehmensgrößen einsetzbar. Server-Cluster und Load Balancing garantieren Ihnen eine Hochverfügbarkeit, verteilte Server sorgen für eine Optimierung der Performance auch bei mehreren Standorten. Auch bei dezentraler Speicherung ist an allen Arbeitsplätzen des Gesamtsystems ein transparenter Zugriff auf Ihre gesamten Daten gegeben, egal an welchem Standort sie gespeichert sind. Die hohe Konfigurierbarkeit und die integrierte Entwicklungsumgebung von OS ECM ermöglichen ein Feintuning für hoch spezialisierte Anforderungen und eine flexible Anpassung an Ihre Organisationsstrukturen. Auch kleine Unternehmen erhalten in jedem Fall eine maßgeschneiderte Lösung, die nachträglich an veränderte Anforderungen angepasst werden oder mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Wir haben in jedem Fall eine Lösung für Sie!

17 Das sagen unsere Kunden Seit Jahren erhält OPTIMAL SYSTEMS Bestnoten für seine Software und Top- Bewertungen für Kundenzufriedenheit, kompetente Beratung und erstklassigen Support. Das macht uns stolz und ist gleichzeitig Ansporn, immer noch besser zu werden. Dreimal hintereinander landeten wir beim Pentadoc-Kundenmonitor auf dem ersten Platz. OS ECM ist auch das erste, mit der Auszeichnung TÜViT Trusted Product ECMready versehene ECM-System, das die TÜV Informationstechnik GmbH und die unabhängige Unternehmensberatung PENTADOC AG gemeinsam zertifizierten. Gern zitieren wir einige der 92 % unserer Kunden, die unsere Software-Suite seit Jahren nutzen, kontinuierlich ausbauen und mit unserer Software sowie mit unserem Service hochzufrieden sind. ECMready PQ Trusted Product Voluntary Validation 2008 TÜViT GmbH - Member of TÜV NORD Group Mit der Einführung der digitalen Kundenakte konnten wir die Abläufe nachhaltig verbessern und den Kundenservice optimieren (...). Das Projekt ließ sich in kurzer Zeit umsetzen und wir konnten die Kosten schnell deutlich reduzieren. Der Einsatz der Software von OPTIMAL SYSTEMS verhilft uns zu einem großen Transparenzgewinn. Durch die Einführung von OS ECM konnten wir Arbeitsabläufe optimieren, sowie materielle und personelle Ressourcen effizienter einsetzen. Wir konnten Kosten senken. Insgesamt ist der Nutzen größer als erwartet. In einigen Bereichen, wie z. B. der Personalabteilung, gibt es keine herumliegenden Akten mehr, alle Dokumente sind sofort zur Hand. Die Handhabung unternehmenskritischer Informationen ist mit OS ECM einfacher, sicherer und transparenter geworden. Die Arbeit mit dem System stellt für das Personal sowohl in der Verwaltung, in den Sekretariaten sowie im Zentralarchiv als auch insbesondere an allen klinischen Arbeitsplätzen eine erhebliche Erleichterung dar. Hinzu kommt die Steigerung der Dokumentationsqualität. Thomas Bichler IT-Leiter Anita Dr. Helbig GmbH Jörg-Friedrich Severloh, Leiter Zentrales Vertragsmanagement Kabel Deutschland GmbH Roland Geiger EDV-Leiter MVV Energie AG Werner Merkl Director Central IT S-Y Systems Technologies Europe GmbH Hardy Krüger Leiter Zentralarchiv, Klinikum Dorothea Christiane Erxleben Quedlinburg ggmbh Seite 17

18 work smarter enjoy knowledge Business Intelligence Business Process Management Collaboration Compliance Compound Documents Digital Asset Management Elektronische Signatur -Management Enterprise Application Integration Serviceorientierte Architektur Enterprise Search Intelligenter Contentviewer Knowledge Management Information Lifecycle Management Multi-Instanz-Aktivitäten Taskflows Portal-Integration Records Management Smart structured workflows Storage Management

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20 Unternehmenszentrale Cicerostraße Berlin Telefon: Bitte informieren Sie sich über die weiteren Gesellschaften der Unternehmensgruppe sowie über Vertriebspartner unter: optimal-systems.de/organisation optimal-systems.de

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