Programm Version 2013 oder höher, ab Windows 98, NT, 2000, XP, Vista, 7, 8 oder höher

Transkript

1 HANDBUCH Q3 VEREIN STANDARD, ADVANCED, PROFI Programm Version 2013 oder höher, ab Windows 98, NT, 2000, XP, Vista, 7, 8 oder höher Handbuch Version Dieses Benutzerhandbuch darf ohne ausdrückliche Genehmigung der Q3 Software AG in keiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder vervielfältigt werden. Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel und Windows sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Q3 Zahlungsverkehr, Q3 Buchhaltung, Q3 Faktura, Q3 Lohn, Q3 Haushalt, Q3 Verein, Q3 Adress, Q3 Business sind Marken der Q3 Software AG. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber. Alle in Beispielen verwendeten Namen von Produkten, Vorgängen, Personen und Ereignissen sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Namen oder Ereignissen ist rein zufällig by Q3 Software AG, alle Rechte vorbehalten.

2 INHALTSVERZEICHNIS Einführung 3 Über dieses Handbuch 3 Grundlegende Bedienungselemente 3 Installation 7 Installationsvorbereitungen 7 Erster Programmstart 7 Lizenzierung 7 Investitionsschutz 8 Q3 Verein deinstallieren 8 Bedienungskonzept 9 Vorgehen 9 Adressstamm 9 Mitglieder 9 Zahlungen 10 Buchhaltung 10 Formulare 10 Grundkurs 12 Lektion 1 Online-Hilfe 12 Lektion 2 Vorbereitungen 12 Lektion 3 Adressen 13 Lektion 4 Sattelfest 17 Lektion 5 Serienbrief 19 Lektion 6 Daten sichern 20 Lektion 7 Neuanfang 22 Anhang 23 Dateien 23 Adressformulare 23 Platzhalter 24 Tastaturabkürzungen 25 Tastaturtabelle 26 Handbuch Q3 Verein 2

3 EINFÜHRUNG Über dieses Handbuch Dieses Handbuch soll Ihnen helfen, schnell und ohne Kopfzerbrechen den Einstieg in das Programm Q3 Verein zu finden. Für Detail-Informationen steht Ihnen im Programm eine umfassende Online-Hilfe zur Verfügung. Sie erreichen Sie jederzeit mit der Taste F1. Dieses Handbuch behandelt ausschliesslich Funktionen der standard Version. Mehr über die zusätzlichen Funktionen der advanced und profi Versionen erfahren Sie im Handbuch Quickstart (Tabellen pro Programm am Schluss des Handbuchs) oder direkt in der Programmhilfe (Taste F1). Q3 Verein beinhaltet vollständig die Funktionalität von Q3 Buchhaltung. Bitte lesen Sie zusätzlich das Handbuch Q3 Buchhaltung Version Doppelte Buchhaltung oder das Handbuch Q3 Buchhaltung Version Kassenbuch. Wie Sie mit diesem Handbuch arbeiten Dieses Handbuch ist in verschiedene, voneinander unabhängige Kapitel unterteilt: 1 Installation Erstinstallation und Lizenzierung 2 Bedienungskonzept Wie Sie mit Q3 Verein arbeiten 3 Grundkurs Q3 Verein kennen lernen Lesen Sie Kapitel 2 bevor sie beginnen mit Q3 Verein zu arbeiten. Die Installation nehmen Sie am besten wie in Kapitel 1 beschrieben vor. Einen sehr guten Einstieg finden Sie mit dem Grundkurs in Kapitel 3. Benötigen Sie weitergehende Informationen, können sie auf die umfassende Online-Hilfe im Programm zurückgreifen. U Ganz gleich, in welchem Kapitel Sie gerade lesen: Wenn Sie auf eine Unklarheit stossen oder Ihnen ein Begriff fremd ist, benutzen Sie ganz einfach die Online-Hilfe. Sie finden sie jederzeit mit der Taste F1. Grundlegende Bedienungselemente Konzept und Design sind nebst der eigentlichen Funktionalität massgebend dafür verantwortlich, wie schnell sich der Mensch in eine Software einarbeiten und wie effizient diese im Alltag genutzt werden kann. Wir haben deshalb diesen beiden Punkten besondere Beachtung geschenkt. Handbuch Q3 Verein 3

4 U Q3 Verein ist ein Windows-Programm. Die Handhabung der einzelnen Bedienungselemente (Menü, Eingabefelder usw.) von Q3 Verein entspricht deshalb grundsätzlich dem allgemeinen Windows-Standard und wird hier nicht im Detail erklärt. Das Programmfenster Gleich nach Programmstart erscheint das Programmfenster mit der Menüleiste und der Symbolleiste (kleine Schaltflächen für den schnellen Zugriff auf Menüfunktionen). Das Programmfenster hat keine zusätzliche Funktion: Arbeiten werden Sie immer in Arbeits- und Dialogfenstern. Die Menüleiste Der Menüleiste kommt die Rolle der Schaltzentrale zu. Jedes Menü übernimmt dabei eine andere Funktion. Für alle Menüs gilt: Menüs lassen sich mittels der Alt-Taste und dem unterstrichenen Buchstaben direkt öffnen (z.b. A+d für das Menü Datei). Viele Menüpunkte lassen sich mit der Tastatur (Kurzwahltasten) direkt abrufen. Diese Tastenkombinationen erscheinen im Menü rechts. Im Anhang dieses Handbuchs finden Sie eine Übersicht über alle Menüs und alle Kurzwahltasten. Das Menü Datei dient dem Zugriff auf eine ganze Datei (z.b. Journal). Meist kommen die Datei- Menüpunkte in einem Arbeitsfenster in Zusammenhang mit der Liste zum Einsatz. Das Menü Bearbeiten... bezieht sich auf einzelne Elemente (Datensätze) einer Datei. Sie werden schnell merken, dass Sie die Funktionen im Bearbeiten-Menü am intensivsten von allen benutzen und sehr bald die rechts notierten Kurzwahltasten einsetzen werden. Das Menü Detail... enthält Funktionen, die sich ausschliesslich auf das aktuell offene Fenster beziehen (z.b. Detail+Eigenschaften im Adressenfenster). Das Menü Funktion... enthält alle Hauptfunktionen von Q3 Verein (z.b. Buchen). Das Menü Auswertung... enthält alle Auswertungen in Q3 Verein (z.b. Adressliste). Das Menü? Handbuch Q3 Verein 4

5 ... führt zur Online-Hilfe und zur Registrierung (Lizenzierung). Das Quick-Menü... hilft, die Arbeitseffizienz zu erhöhen. Sie öffnen es mit der rechten Maustaste. Handbuch Q3 Verein 5

6 Das Arbeitsfenster dient dem Bearbeiten von Datensätzen in einer Datei (z.b. Adressfenster). Im oberen Bereich sehen Sie die Liste mit allen momentan verfügbaren Datensätzen (Adressen). Ist die Liste aktiv, erscheint ein Balken auf dem aktuellen Element. Sie können sich mit den Cursortasten oder der Maus in der Liste bewegen. Im unteren Bereich sehen Sie die Detailinformation zum gerade aktuellen Datensatz. Der untere Bereich ist gleichzeitig Eingabebereich für das Erfassen eines neuen oder das Ändern des aktuellen Datensatzes. Datei-, Bearbeiten- und Detail-Menü sind unabkömmliche Begleiter bei der Arbeit in einem Arbeitsfenster. Welche Menüpunkte aktiv sind, ist von Arbeitsfenster zu Arbeitsfenster unterschiedlich. Das Dialogfenster... dient dem Erfassen von Feldern, die entweder für die nächste Aktion relevant sind oder aber Konfigurationscharakter haben. Das Konfigurationsfenster (Datei+Konfiguration) ist ein typisches Dialogfenster. Ebenso entspricht das Ändern oder die Neueingabe eines Datensatzes in einem Arbeitsfenster exakt der Bedienung in einem Dialogfenster. Wir werden hier deshalb in den Erklärungen keine Unterscheidung machen. Zwei Bedienungselemente sind in Arbeits- und Dialogfenstern häufig anzutreffen: Die Feldauswahl: Ist ein Feld rechts mit einem Pfeil (nach oben oder unten) gekennzeichnet, so verbirgt sich dahinter eine Auswahl. Die Taste oder ein Mausklick auf den Pfeil öffnet die Auswahl. Mit Enter oder Mausdoppelklick wählen Sie den gewünschten Eintrag aus und schliessen die Auswahl wieder. Die Schaltfläche (Button) ( Button): Eine Schaltfläche kann wie jedes andere Feld mit der Tab-Taste erreicht werden. Die Schaltfläche ist kein Eingabefeld, sondern ein Aktionsfeld: Enter oder Mausklick lösen die umschriebene Aktion aus. Handbuch Q3 Verein 6

7 INSTALLATION Installationsvorbereitungen Auf der Q3 Software CD befinden sich nebst Q3 Verein auch alle andern Q3 Programme. Sobald Sie die CD ins CD-Laufwerk einlegen, wird Ihr Computer für die Installation einer Q3 Software vorbereitet. U Das Installations-Menü sollte automatisch starten. Falls nicht, wählen sie bitte im Windows Datei-Explorer das CD-ROM Laufwerk an und doppelklicken Sie Setup.exe. Das Installationsmenü erscheint. Hier können sie wählen, welches Programm sie installieren möchten. Nach abgeschlossener Installation können Sie Q3 Verein starten. Das Setup hat unter Start in der Programmgruppe Q3 Software einen Eintag für Q3 Verein angelegt. Erster r Programmstart Q3 Verein fragt Sie als Erstes nach Ihrer Lizenznummer. Diese Nummer finden Sie auf dem beiliegenden Lizenzschreiben. Sobald Sie die gültige Lizenznummer mit OK bestätigt haben, initialisiert Q3 Verein die Datenbanken und öffnet das Programmfenster. Lizenzierung Q3 Verein ist mit einem Lizenzierungsmechanismus ausgestattet. Dieser ermöglicht, dass sich auf der gleichen CD alle Q3 Programme befinden. Die Lizenznummer ermöglicht Ihnen, das erworbene Programm als Vollversion zu installieren. Alle anderen Q3 Programme können Sie ebenfalls installieren, allerdings nur als Demoversion. U Jede Lizenznummer ist eindeutig mit dem Besitzer verbunden. Legen Sie deshalb besonderen Wert darauf, dass Ihre persönliche Lizenznummer nicht in falsche Hände gerät. Bewahren Sie die Lizenznummer gut auf. Sie werden die Nummer wieder benötigen, sobald Sie Q3 Verein neu oder auf einem anderen Computer installieren. Sollte Ihre Nummer verloren gehen, können Sie, vorausgesetzte Sie haben sich bei uns registrieren lassen, ihre Nummer per auf lizenz@qsoftware.ch bei uns anfordern. Handbuch Q3 Verein 7

8 Investitionsschutz Falls eine neuere Version von Q3 Verein erhältlich ist, als die, die Sie erworben haben, so können wir Sie dank Ihrer Registrierung umgehend darüber informieren. Auf Wunsch senden wir Ihnen dann die neue Version zu. So halten wir Sie immer auf dem neuesten Stand und Sie erhalten Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Ausserdem sichern Sie sich mit der Registrierung Ihre Rechte auf zukünftige Upgrades und Updates. Q3 Verein deinstallieren Wenn Sie Ihren Computer verkaufen oder verschenken, sind Sie verpflichtet, Q3 Verein zu deinstallieren. Das SETUP von Q3 Verein übernimmt diese Aufgabe: 1 Vergewissern sie sich, dass Q3 Verein nicht gestartet ist 2 Wählen sie im Windows Start-Menü Einstellungen+ Systemsteuerung 3 Wählen sie den Eintrag Software 4 Suchen sie in der Liste Q3 Verein und wählen Sie Hinzufügen/Entfernen Handbuch Q3 Verein 8

9 BEDIENUNGSKONZEPT Diese Kapitel will Ihnen einen Überblick über Funktionalität und Umfang von Q3 Verein vermitteln. Auch finden Sie darin in groben Zügen, wie Sie die Arbeit mit Q3 Verein angehen sollten. Mit dem Durcharbeiten dieses Kapitels legen Sie sich quasi das Fundament, um mit Q3 Verein arbeiten zu können. Vorgehen Nach erfolgreicher Installation von Q3 Verein und später bei jedem erneuten Programmstart öffnet Q3 Verein das Fenster Adressen. Es bleibt offen, bis Sie das Programm verlassen. Erstmals in der Anwendung, werden Sie sich Ihren Adressstamm anlegen und jedem Mitglied die Kategorie und den Mitgliederbeitrag zuordnen. Auch werden Sie sich Ihre Kontentabelle für die Buchführung zurechtlegen. Und dann beginnt der Alltag. Sie werden insbesondere Adresslisten, Briefe und Mails verschicken und Zahlungseingänge und -ausgänge erfassen. Adressstamm Im Hauptfenster haben Sie universellen Zugriff auf Ihre Adressen (neu erfassen, ändern, löschen). Die wichtigsten Funktionen können Sie über die Schaltflächen rechts im Adressfenster abrufen. Daneben stehen Ihnen zusätzliche Funktionen im Datei- und im Bearbeiten-Menü zur Verfügung. Mit Brief/Serienbrief können Sie für die aktuelle oder für alle selektierten Adressen einen Brief ausdrucken. Zu jeder Adresse erfassen Sie mit Eigenschaften zusätzliche nützliche Informationen wie Mitgliederbeitrag, Merkmale usw. Adresslisten und Briefe können Sie problemlos nur an bestimmte Adressen senden, z.b. an Adressen, die ein bestimmtes Merkmal gesetzt haben. Mitglieder Wenn Sie Kassier in einem Verein oder einer Genossenschaft sind, können Sie die Mitgliederbeiträge wie folgt verwalten. Erfassen Sie für jedes Mitglied in den Eigenschaften die Mitgliederkategorie. Ordnen Sie jeder Kategorie, die Sie neu erfassen, den Mitgliederbeitrag zu. Sobald Sie alle Mitglieder erfasst und der richtigen Kategorie zugeteilt haben, können Sie im Adressfenster Mitgliederpflege wählen. Hier finden Sie eine Funktion, die automatisch allen Mitgliedern anhand der Kategorie den richtigen Mitgliederbeitrag zuordnet. Handbuch Q3 Verein 9

10 Jetzt können Sie allen Mitgliedern mittels Serienbrief ankündigen, dass der Mitgliederbeitrag fällig ist. Oder Sie schreiben diesen Brief nur jeweils den Mannschaftsführern, die dann die Botschaft den Spielern weitergeben. Für die Ankündigung des fälligen Mitgliederbeitrags steht ein Musterbrief INKASSO.SQT bereit, den Sie anwählen können, wenn Sie im Adressfenster Brief/Serienbrief wählen. Zur Kontrolle können Sie in den Eigenschaften eines Mitglieds notieren, ob und wann der Mitgliederbeitrag einbezahlt wurde (Feld bezahlt am ). Wählen Sie Drucken im Adressfenster, so können Sie mit den beiden Formularen OFFEN und ERLEDIGT jederzeit eine Liste aller Mitglieder ausdrucken, die nicht bezahlt oder die bezahlt haben. Zu Beginn einer neuen Saison oder eines neuen Jahres können Sie für alle Mitglieder das Bezahlt am Datum löschen, um für das Inkasso der neuen Periode vorbereitet zu sein. Diese Arbeit erledigt Q3 Verein selbstverständlich vollautomatisch. Benutzen Sie wiederum die Funktion Mitgliederpflege im Adressfenster. Zahlungen Eingehende Zahlungen können Sie direkt über das Mitglied (Schaltfläche Beitrag einbuchen) einbuchen. Beachten Sie dazu auch die Online-Hilfe. Buchhaltung Q3 Verein beinhaltet vollständig das Programm Q3 Buchhaltung mit den beiden Varianten Doppelte Buchhaltung und Einfache Buchhaltung Kassenbuch. Bitte lesen Sie bei Bedarf das entsprechende Handbuch. Formulare Formulare helfen Ihnen, Ausdrucke (Listen, Texte, Etiketten) frei nach Ihren Wünschen zu gestalten. So können Sie beispielsweise in einem Formular festhalten, wie Sie eine Adressliste gestalten wollen. Natürlich sind im Lieferumfang etliche vordefinierte Formulare enthalten. Sollten Sie individuell angepasste Formulare benötigen, und sollte Ihnen die Gestaltung eigener Formulare zu aufwendig oder nicht ausreichend sein, so können Sie mit uns Kontakt aufnehmen. Gerne helfen wir Ihnen weiter. Handbuch Q3 Verein 10

11 Pendenzen Unabhängig davon, welche Arbeit Sie gerade erledigen, können Sie jederzeit die Pendenzenkontrolle öffnen, entweder mit Funktionen+Pendenzen oder direkt mit der Schnelltaste C+&. Hier erfassen Sie alle für Sie anstehenden Aufgaben. Jeder Pendenz können Sie einen Status (pendent, in Arbeit, erledigt) und bei Bedarf ein Mitlgied zuordnen. Sie können eine allgemeine oder eine mitgliederbezogene Pendenzenliste ausdrucken. Notizzettel advanced / profi Unabhängig davon, welche Arbeit Sie gerade erledigen, können Sie jederzeit die Notizzettelablage öffnen, entweder mit Funktionen+Notizzettel oder direkt mit der Schnelltaste C+/. Sie können beliebig viele Notizzettel erfassen. Notizzettel lassen sich einzel oder gesammelt ausdrucken. Termine advanced / profi Unabhängig davon, welche Arbeit Sie gerade erledigen, können Sie jederzeit Ihre Termine abrufen, entweder mit Funktionen+Termine oder direkt mit der Schnelltaste C+(. Jedem Termin ordnen Sie Tag, Start- und Endzeit, und bei Bedarf ein Mitglied zu. Q3 Verein erlaubt, eine allgemeine oder eine mitgliedbezogene Terminliste über eine beliebige Periode auszudrucken. Handbuch Q3 Verein 11

12 GRUNDKURS Starten Sie bitte das Programm. Q3 Verein öffnet das Lizenzfenster. Hier beginnt der Grundkurs. Das Ziel des Grundkurses ist es, Sie in die Arbeitsweise von Q3 Software einzuarbeiten. Viel detailliertere Informationen werden Sie bei der Arbeit in der Online-Hilfe finden. Weitere Informationen zu unseren Serviceleistungen finden Sie unter oder im Quickstart. Lektion 1 Online-Hilfe Vor allem in der Einarbeitungsphase wird die Online-Hilfe für Sie eine treue Begleiterin sein. Nach dem ersten Programmstart erscheint das Lizenzfenster. Bereits hier ist die Online-Hilfe aktiv. Wir möchten zu Beginn erfahren, wie wir das Programm wieder verlassen können. 1 Öffnen Sie mit F1 oder mit?+hilfe das Hilfe-Fenster 2 Klicken Sie mit der Maus auf Suchen 3 Tippen Sie beenden 4 Klicken Sie mit der Maus auf Suche starten Es erscheint ein Hilfefenster Datei-Menü mit grün unterstrichenen Hinweisen. Einer davon heisst Programm verlassen. Wenn Sie den Mauszeiger über diesen Hinweis setzen, erscheint eine Hand. Das bedeutet, dass sich hinter diesem Begriff eine weitere Erklärung versteckt. 1 Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Programm verlassen Das Programm springt zum Hilfetext Programm verlassen. Hier finden wir die benötigte Information. 2 Schliessen Sie das Hilfefenster Lektion 2 Vorbereitungen Da wir Q3 Verein zum ersten Mal gestartet haben, bietet uns das Programm Gelegenheit, die Lizenznummer zu erfassen. 1 Tippen Sie Ihren Namen und Ihre Firma oder Ihren Wohnort in die beiden Felder Name 2 Nehmen Sie Ihre Lizenzkarte zur Hand und tippen Sie Ihre persönliche Lizenznummer ins Feld Lizenznummer 3 Tippen Sie Ihre persönliche Ergänzungsnummer ins Feld Ergänzungsnummer U Falls Sie Ihre Ergänzungsnummer noch nicht angefordert haben, lassen Sie dieses Feld leer. Handbuch Q3 Verein 12

13 4 Wählen Sie Sichern Jetzt offeriert Ihnen Q3 Verein, eine Datei mit allen Ortschaften der Schweiz anzulegen. Nutzen Sie diese Möglichkeit: Sie werden später für Adressen nur noch die Postleitzahl eintippen müssen, die zugehörige Ortschaft findet das Programm. Zum Abschluss der Erstinstallation bietet Q3 Verein Ihnen im Konfigurationsfenster Gelegenheit, eine vordefinierte Kontentabelle einzulesen. 1 Wählen Sie eine der vordefinierten Tabellen 2 Erfassen Sie im Abschnitt Stammdaten ihre Adresse 3 Mit Sichern weisen Sie Q3 Verein an, die Installation abzuschliessen. Warten Sie kurz, bis Q3 Verein die Installation fertiggestellt hat. Voilà Ihnen präsentiert sich erstmals das Fenster Adressen. Es bleibt immer offen. Lektion 3 Adressen Sie wollen zuerst Ihre Adressenstamm aufbauen. Ein leerer Balken markiert, dass noch keine Adresse vorhanden ist. Es stehen Funktionen wie Datei+Drucken oder Bearbeiten+Neu bereit. 1 Öffnen Sie das Bearbeiten-Menü mit A+b 2 Öffnen Sie das Datei-Menü mit A+d 3 Öffnen Sie das Detail-Menü mit A+i Sie haben sich nun einen kleinen Überblick verschafft, was denn eigentlich so alles möglich wäre. Wiederholen Sie dieses Menü-Schnuppern, nachdem Sie bereits Adressen erfasst haben. Viele Menüpunkte werden erst dann aktiv. Die wichtigsten Menüfunktionen stehen ebenfalls rechts im Arbeitsfenster als Schaltflächen zur Verfügung. Eine Adresse erfassen Wir erfassen unser Mitglied Roland Meier : 1 Schliessen Sie das geöffnete Menü mit der Esc-Taste 2 Wechseln Sie mit Bearbeiten+Neu oder Neu in den Modus Neu erfassen Jede Adresse erhält eine Adressnummer. Q3 Verein gibt die Nummer vor. 1 Überspringen Sie die Felder Adress-Nr. und Anrede mit T 2 Tippen Sie Roland im Feld Vorname 3 Tippen Sie Meier im Feld Name1 4 Tippen Sie Schmierstrasse 77 im Feld Adresse1 5 Tippen Sie 4576 im Feld Plz (+T) Handbuch Q3 Verein 13

14 Q3 Verein hat automatisch das Feld Ort mit Tscheppach gefüllt. In einer Ort/Plz-Datei sind alle Ortschaften der Schweiz gespeichert. Mit im Feld Plz oder im Feld Ort öffnen Sie ein Arbeitsfenster mit diesen Ortschaften. Sie können nach Belieben neue Ortschaften erfassen - beispielsweise solche im Ausland. 1 Wählen Sie Adressfunktionen+Eigenschaften Das Fenster Eigenschaften beinhaltet verschiedene Register für zusätzliche Informationen zu jeder Adresse. Im ersten Register können Sie nähere Angaben zu ihren Mitgliedern machen. 2 Tippen Sie Aktiv-Mitglied im Feld Kategorie (+T) Da Q3 Verein die Kategorie Aktiv-Kategorie noch nicht kennt, öffnet sich das Arbeitsfenster zum Erfassen von Kategorien. Die neue Kategorie gibt Q3 Verein gleich vor. 3 Sichern Sie die neue Kategorie mit Sichern 4 Wählen Sie die neue Kategorie mit E oder per Mausdoppelklick Die Kategorie wird in die Adresseigenschaften übernommen. 5 Schliessen Sie das Fenster Eigenschaften mit Schliessen 6 Sichern Sie die neu erfasste Adresse mit Sichern Die Adresse wird gesichert und Roland Meier erscheint als bisher einziges Element in der Liste. Erfassen Sie jetzt einige weitere Adressen. U Wollen Sie mehrere Adressen nacheinander erfassen, so spart Ihnen Sichern+Neu (anstelle von Sichern) einen Arbeitsgang. Eine Adresse ändern Wir haben vergessen, die Telefonnummer von Roland Meier zu erfassen. 1 Bewegen Sie den Auswahlbalken in der Adressliste zu Roland Meier 2 Wechseln Sie mit Aendern in den Änderungsmodus 3 Tippen Sie 099 / im Feld Telefon1 4 Verlassen Sie mit Sichern den Änderungsmodus Die Adressliste ist wieder aktiv und der Auswahlbalken steht auf der geänderten Adresse. Eine Adresse löschen Diese Funktion wählen wir nur so zur Übung: 1 Bewegen Sie den Auswahlbalken in der Adressliste zu Roland Meier Handbuch Q3 Verein 14

15 2 Wählen Sie Löschen Und weg ist er, unser Roland Meier. Die Adresse ist jedoch auf der Liste der zu erfassenden Adressen, also müssen Sie sie nochmals neu erfassen. Wenn es nicht anders geht... doch, es geht anders: 3 Wählen Sie Bearbeiten+Rückgängig Voilà Roland Meier ist wieder da, als hätten Sie ihn nie gelöscht! Diese Rückgängig-Funktion wird Ihnen oft gute Dienste erweisen! Adressen drucken Sie haben alle Ihre Adressen erfasst. Zur Kontrolle wollen wir eine Adressliste ausdrucken. Dies können wir direkt im Adressfenster oder ausserhalb mit Auswertungen+Adressliste erledigen. Wir bleiben im Adressfenster: 1 Wählen Sie Datei+Drucken Das Druckfenster für Adressen öffnet sich. Der obere Teil beinhaltet adressspezifische Angaben, der untere die gewohnten Druckparameter. 2 Öffnen Sie mit im Feld Formular eine Auswahl mit allen verfügbaren Adressformularen 3 Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf Standard und wählen Sie dieses Formular mit Enter oder Mausklick 4 Schalten Sie den Drucker ein und wählen Sie Drucken U Ist Ihnen für diesen Grundkurs das Papier zu Schade, so wählen Sie anstelle von Drucken ganz einfach Vorschau. Der Erfolg zeigt sich auch am Bildschirm! Adressen mit Text drucken Zu jeder Adresse können Sie einen Text verfassen. Diesen Text können Sie auch in einer Adressliste ausdrucken, sofern das gewählte Formular entsprechend angepasst ist. Wir wollen für unser Anliegen ein neues Formular unter dem Namen TEXT definieren: 1 Öffnen Sie im Adressfenster mit Drucken das Druckfenster und wählen Sie Formulare Ein Fenster mit einer Liste aller verfügbaren Adressformularen öffnet sich. Haben Sie noch keine eigenen Formulare entworfen, so sehen Sie u.a. die mitgelieferten Formulare STANDARD, NOTES und MITGLIED. Wir wollen ein neues Formular entwerfen: 2 Wählen Sie Neu 3 Tippen Sie TEXT im Feld Name Handbuch Q3 Verein 15

16 4 Sichern Sie den Formulareintrag mit Sichern oder E Q3 Verein hat als Vorlage das Formular STANDARD in das Formular TEXT kopiert. Pro Adresse wird eine Zeile mit Name, Adresse und Plz/Ort gedruckt. Wir wollen nun nach jeder Adresse den Adresstext ausdrucken. Nebst den eigentlichen Zeilen pro Adresse können Sie für jedes Adressformular Kopf- und Fusszeilen definieren. Diese erscheinen jeweils auf jeder Seite. In den Kopfzeilen wollen wir anschreiben, dass es sich um eine Adressliste mit Text handelt: 1 Wählen Sie Kopfzeilen Ein Textfenster öffnet sich. Sie sehen die vom Formular STANDARD übernommenen Kopfzeilen. Links steht auf der ersten Zeile Adressliste. Diesen Titel wollen wir überschreiben. 2 Tippen Sie Adressen mit Text und drücken Sie 17 mal Del (Zeile wieder kürzen) 3 Sichern Sie mit Sichern die Kopfzeilen Als nächstes wollen wir die Zeilen pro Adresse mit dem Platzhalter für Adresstext ergänzen. 1 Wählen Sie Adresse Wiederum öffnet sich ein Textfenster. Sie sehen die verschiedenen Platzhalter für die Adressfelder auf der ersten Zeile. Die zweite Zeile ist leer. Dies ergibt jeweils eine Leerzeile zwischen den einzelnen Adressen. Der Name des Platzhalter für den Text ist #Text. Diesen Platzhalter wollen wir nun unterhalb des Platzhalters für die Adresse einsetzen. Die bestehende Leerzeile wollen wir beibehalten. 1 Bewegen Sie den Cursor in die zweite Zeile und dort direkt unter den Platzhalter #Adresse1 2 Öffnen Sie das Feld Platzhalter oberhalb des Texts mit 3 Bewegen Sie den Auswahlbalken bis zum Platzhalter Text und wählen Ihn Der Platzhalter wird zusammen mit dem Spezialzeichen # an die aktuelle Cursorposition geschrieben. U Sie könnten auch direkt #Text im Text tippen, ohne über die Platzhalterwahl zu gehen. Beachten Sie jedoch, dass ein falsch eingetippter Platzhaltername von Q3 Verein nicht verarbeitet werden kann. 4 Erzeugen Sie mit E eine neue Leerzeile 5 Sichern Sie mit Sichern die Zeilen pro Adresse Handbuch Q3 Verein 16

17 6 Schliessen Sie das Formularfenster Damit wir unser Formular testen können, müssen wir bei unseren beiden Adressen je einen Text erfassen. 1 Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf die Adresse Roland Meier 2 Wählen Sie Aendern 3 Tippen Sie Ältestes Mitglied im Feld Text 4 Wählen Sie Sichern Nun wollen wir prüfen, ob die Formularanpassung funktioniert. 1 Wählen Sie Datei+Drucken 2 Wählen Sie im Feld Formular das neue Formular TEXT 3 Wählen Sie Vorschau im Druckfenster Sie sehen, dass der soeben erfasste Text erscheint. 4 Schliessen Sie das Druckfenster Selektion bestimmter Adressen Wenn Sie in der Adressliste blättern, begegnen Sie gewöhnlich allen verfügbaren Adressen. Oft wäre es jedoch schön, wenn nur diejenigen Adressen sichtbar wären, die einem bestimmten Kriterium genügen. Wir wollen als Beispiel nur Adressen mit der Postleitzahl 4571 in der Liste sehen. 1 Wählen Sie Datei+Selektion im Adressfenster 2 Wählen Sie im ersten Selektionsfeld (Feldname) den Platzhalter Plz 3 Überspringen Sie mit T das Vergleichsfeld 4 Tippen Sie 4571 (Feldinhalt) 5 Wählen Sie Anwenden Das Selektionsfenster wird geschlossen, und im Adressfenster sehen Sie nur noch die Adresse von Roland Meier. Die Selektion bleibt erhalten, bis Sie das Adressfenster schliessen oder eine neue Selektion wählen. U Ist eine Selektion aktiv, und wählen Sie Drucken, so werden nur die Adressen berücksichtigt, die der Selektion entsprechen. Wenn Sie das nächste mal das Adressfenster öffnen, ist die Selektion noch nicht aktiv. Sie müssen zuerst wieder das Selektionsfenster öffnen und Anwenden wählen. Lektion 4 Sattelfest Handbuch Q3 Verein 17

18 Wir haben uns sehr ausführlich mit dem Adressfenster befasst. Das hat natürlich einen guten Grund. Wir treffen in allen Arbeitsfenstern in Q3 Verein immer wieder auf die gleiche Bedienung. Neu erfassen, ändern, löschen, drucken usw. immer wieder werden Sie über das Datei-, das Bearbeiten- und das Detail-Menü oder die Schaltflächen rechts im Arbeitsfenster die gleichen Arbeitsgänge erledigen. U Üben Sie anhand des Adressfensters, bis Sie sich in allen Menüfunktionen sattelfest fühlen. Sie erleichtern sich so die Einarbeitung in andere Funktionen wesentlich ja, Sie werden sogar oft das Gefühl haben, schon zu wissen, wie s geht. Handbuch Q3 Verein 18

19 Lektion 5 Serienbrief Sie wollen in einem Rundschreiben all Ihre Vereinsmitglieder über das erste Training informieren: 1 Wählen Sie Funktionen+Texteditor Da wir bisher noch keinen Text bearbeitet haben, ist das Textfenster leer, und im Fenstertitel steht lediglich Textfenster. 2 Erfassen Sie folgenden Text: Setzen Sie mit der Maus oben im Fenster an der Stelle, an der die Adresse erscheinen soll, einen Tabulator. Mit Tab springe Sie nun an die Stelle an der Sie #Name1 eingeben. #Name1 #Adresse1 #Plz #Ort Liebes Mitglied Das erste Training nach den Ferien findet am Montag um statt. Sportliche Grüssen Euer Präsident Roland Sie sehen, dass dort, wo Informationen aus den Adressen gedruckt werden sollen, Feldnamen (beginnend mit dem Spezialzeichen #) eingesetzt sind. Diese müssen Sie nicht unbedingt von Hand schreiben: Wählen Sie im Feld Platzhalter einen Eintrag, so wird dieser automatisch an die aktuelle Cursor-Position geschrieben. Bevor Sie den Seriendruck starten, führen Sie einen Testdruck durch. 1 Wählen Sie Datei+Drucken 2 Wählen Sie im Feld Adressnummer die Adressnummer von Roland Meier 3 Wählen Sie Vorschau Der Brief erscheint in der Druckvorschau. Sie sehen, dass die Platzhalter ersetzt wurden mit den Adressfeldern der Adressen. 4 Schliessen Sie die Druckvorschau und das Druckfenster Handbuch Q3 Verein 19

20 Der Test verlief erfolgreich, also sichern Sie den Serienbrief. 1 Wählen Sie Speichern U Da der aktuelle Text noch keinen Namen hat, öffnet sich ein Dateiwahlfenster, als hätten Sie Speichern unter gewählt. 2 Tippen Sie Infobrief im Feld Datei 3 Bestätigen Sie mit Speichern die Dateiwahl Um Serienbriefe ausdrucken zu können, müssen Sie ins Adressfenster wechseln. Dort ist direkt ersichtlich, welche Adressen berücksichtigt werden sollen (Liste des Arbeitsfensters). 1 Schliessen Sie das Textfenster 2 Wählen Sie Brief/Serienbrief 3 Öffnen Sie mit im Feld Brief die Dateiwahl 4 Wählen Sie den Brief Info 5 Wählen Sie Vorschau Für jede Adresse der Adresstabelle erscheint ein Brief. Wollen Sie den Serienbrief nicht an alle Adressen verschicken, so können Sie alle gewünschten Adressen mit der Leertaste markieren, oder mit Datei+Selektion im Adressfenster die zu berücksichtigenden Adressen einschränken. 6 Schliessen Sie die Druckvorschau und das Druckfenster Lektion 6 Daten sichern Je intensiver Sie an Ihrem Computer arbeiten, um so wertvoller werden die gespeicherten Daten. 1 Legen Sie einen Ordner «Sicherungen Sicherungen» auf einem Laufwerk an 2 Wählen Sie Datei+Datensicherung 3 Wählen Sie Daten sichern (Backup) im Feld Aktion und bestätigen Sie die Wahl mit Sicherung starten U Falls Sie je darauf angewiesen sein sollten, eine Datensicherung wieder einzulesen, so erledigen Sie dies ebenfalls mit Datei+Datensicherung. Wählen Sie per Mausklick einfach Daten zurückspielen (restore) anstatt Daten sichern (Backup). 4 Wählen Sie im Datei-Dialog Ihren Ordner «Sicherungen Sicherungen» aus und bestätigen Sie die Wahl mit Öffnen Handbuch Q3 Verein 20

21 Es dauert einige Sekunden, bis die Daten gesichert sind. Das Programm informiert uns über die erfolgreiche Datensicherung. Kopieren Sie nun die gesicherten Dateien nun auf ein Medium Ihrer Wahl CD, DVD, Diskette oder Band. Handbuch Q3 Verein 21

22 Lektion 7 Neuanfang Der Grundkurs nimmt hier sein Ende. Jetzt sind Sie dran! Welche Kontentabelle eignet sich für Ihre Bedürfnisse? Sie können eine Kontentabelle prüfen, indem Sie die aktuellen Testdaten löschen, und eine andere Kontentabelle einlesen. 1 Wählen Sie Datei+Neuanfang 2 Bestätigen Sie die Rückfrage mit Fortfahren Es erscheint das Fenster für die Erstinstallation - wie beim ersten Programmstart. Nun können Sie eine andere Kontentabelle wählen, und anschliessend mit Konten einrichten (Schaltfläche im Buchenfenster) überprüfen, inwieweit sich diese Tabelle für ihre Bedürfnisse eignet. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit Q3 Verein. Handbuch Q3 Verein 22

23 ANHANG Dateien Q-Line Programme sind einfach zu bedienen. Sie kommen kaum je in Berührung mit dem Betriebssystem. Dahinter verbirgt sich natürlich jede Menge Technik. Basisdatenbanken im Programmverzeichnis: SWS_BASE.SQC SWA_PLZ.SQO Notizen, Programmeinstellungen Postleitzahlen, Ortschaften Unter dem Namen Standard Standard wird im Programmverzeichnis ein Unterverzeichnis angelegt. Dort werden folgende Dateien abgelegt: SWS_MAND.SQC SWA_ADR.SQA SWA_TIME.SQJ Adressformulare Konfiguration Hauptadressdatei Termine, Pendenzen LISTE Adressliste mit Telefon ETI2x7 Adressetiketten 2x7 ETI3x7 Adressetiketten 3x7 NOTES Adressliste mit Notizen MITGLIED Mitgliederliste mit Jahresbeitrag ERLEDIGT Liste aller Mitglieder, die bezahlt haben OFFEN Liste aller Mitglieder, die noch nicht bezahlt haben Handbuch Q3 Verein 23

24 Platzhalter Einige Formulare können Sie selber gestalten. Dazu stehen Ihnen Platzhalter für die wichtigen Felder zur Verfügung. Platzhalter sind gekennzeichnet mit einem #- Zeichen. Tagesdatum (heute) Aktuelle Seite Aktuelle Datei (vollständig mit Pfad) Name der aktuellen Datei Notizen #Datum #Seite #Datei #Dateiname #Notes Stammdaten (Datei+Konfiguration) #M_MWStNr, #M_Adr1, #M_Adr2, #M_Adr3, #M_Plz, #M_Ort, #M_Info1, #M_Info2 Adresse (Adressfenster) #AdressNr, #Anrede, #Vorname, #Name1, #Name2, #Adresse1, #Adresse2, #Plz, #Ort, #Text, #Telefon1, #Telefon2, #Telefax, #Natel, # , #WWW, #Gruppe, #Zustaendig Adresseigenschaften (Mitglied) #Kategorie, #Beitrag, #Bezahlt, #Amt, #Team Adresseigenschaften (Merkmale) #Merkmal1, #Merkmal2, #Merkmal3, #Merkmal4, #Merkmal5 Adresseigenschaften (Persönlich) #Geschlecht, #Zivilstand, #Land, #Geburtstag, #ZZahl1, #ZZahl2, #ZDatum1, #Ident1, #ZText1 Handbuch Q3 Verein 24

25 Tastaturabkürzungen Q3 Software lässt sich sowohl mit der Maus als auch mit der Tastatur bedienen. In diesem Anhang sind die Tastaturabkürzungen doppelt vorhanden. Trennen Sie eine Seite aus dem Handbuch und legen Sie diese bei der Arbeit neben Ihren Computer. Was Sie tun müssen (Beispiel) A+a Halten Sie die A-Taste gedrückt und tippen Sie kurz die a-taste A+a, a Halten Sie die A-Taste gedrückt und tippen Sie kurz die a- Taste, lassen Sie beide Tasten los und tippen Sie noch einmal die a-taste U Tastaturabkürzungen bedeuten, dass mit einer Tastenkombination eine bestimmte Verarbeitung direkt gestartet werden kann. Wenn Sie einige der Abkürzungen kennen, kann der Arbeitsablauf deutlich schneller werden. Handbuch Q3 Verein 25

26 TASTATURTABELLE Menü öffnen Datei A+d Arbeit mit aktueller Datei, Programm verlassen Bearbeiten A+b Arbeit mit aktuellem Datensatz Detail A+i Spezialfunktionen im aktuellen Fenster Funktion A+f Hauptfunktionen Auswertung A+a Auswertungen Aktion auslösen Datei+Suchen % Bearbeiten+Wählen E Datei+Weitersuchen C+w Bearbeiten+Eingabe Ok C+s Datei+Zurücksuchen C+r Bearbeiten+Sichern C+s Datei+Gehe zu & Bearbeiten+Zurück Datei+Drucken C+p Bearbeiten+Sichern+Neu C+n Datei+Vorschau " Bearbeiten+Ausschneiden C+x Datei+Schnelldruck Bearbeiten+Kopieren C+c Datei+Datenexport A+d, e Bearbeiten+Einfügen C+v Bearbeiten+Neu C+n Bearbeiten+Ändern C+a Bearbeiten+Löschen C+l Bearbeiten+Rückgängig C+z Datei+Beenden A+$ Bearbeiten+Notizen C+t Handbuch Q3 Verein 26