PricewaterhouseCoopers*

Transkript

1 * Das Ende der Papierstapel Elektronische en in der Praxis 2. Darmstädter Informationsrechtstag, 23. Juni 2006 Katja Schneider, Stephan Teiwes *connectedthinking

2 Überblick E-Business Vorteile und Barrieren bei E-Invoicing Risiko und Compliance bei E-Invoicing E-Invoicing Modelle Organisation Prozessabläufe Der Weg zur elektronischen sstellung Fazit und Ausblick Elektronische sstellung Seite 2

3 E-Business: die Entwicklung geht weiter Benefits We re here. Open information system Inter-networking between Customers and suppliers E-Business Integrate supply chain Create seamless environment E-Commerce Order online, reducing costs Maximize accessibility & speed Online Ordering Place in worldwide market Sight of worldwide suppliers , Internet Pages Efficient internal and external communication Sophistication Elektronische sstellung Seite 3

4 Vorteile E-Invoicing und E-Archiving Die Hauptvoteile sind steigende Effizienz, Kostenreduktion und schnellere Zahlungseingänge. Vorteile E-Invoicing und E-Archiving Steigende Effizienz Kostenreduktion Schnellerer Zahlungseingang Weniger Dispute mit Kunden/Lieferanten Kundenpräferenzen werden umgesetzt Lieferantenpräfenzen werden umgesetzt Steigende Exaktheit 0% 20% 40% 60% 80% Elektronische sstellung Seite 4

5 Barrieren E-Invoicing und E-Archiving Die grössten Schwierigkeiten sind die fehlende Bereitschaft der Kunden E-Invoices zu akzeptieren oder Kompatibilitätsprobleme. Barrieren E-Invoicing und E-Archiving Kompatibilität/Bereitschaft der Kunden Kompatibilität der Internen Systeme Hohe Investitionen Komplexität Kompatibilität/Bereitschaft der Lieferanten Bedenken über die Rentabilität Regulierung/Gesetzgebung 0% 10% 20% 30% 40% Elektronische sstellung Seite 5

6 Compliance-Anforderungen und Risiko Compliance Bei E-Invoicing ist eine Vielzahl von geltenden Regeln zu beachten. Was passiert, wenn die Regeln nicht eingehalten werden? Daher benötigen Unternehmen ein Risiko Management und Kontrollen. Kontrollen Um den Compliance Risiken zu begegnen sind Kontrollen wichtig. Internes Kontrollsystem IT Kontrollen Risiko ssteller: Ordnungsstrafen bei nicht Einhaltung der Gesetze von 5000 EUR/, ebenso bei nicht sachgemässer Archivierung der. sempfänger: Verlust des Rechtes auf Vorsteuerabzug und Säumniszuschlag von 0,5% für die nicht bezahlte Umsatzsteuer pro Monat. Bei nicht sachgemässer Archivierung 5000 EUR/ Ordnungsstrafe. Elektronische sstellung Seite 6

7 Europäische Rahmenbedingungen und Umsetzung in Deutschland 2001/115/EU Elektronisch übermittelte en Gewährleistung Integrität und Authenzität Elektron. Übertragung auf andere Weise Fortgeschrittene Elektronische Signatur Sichere EDI-Verfahren in Papierform + qualifiziertes Zertifikat + zusammenfassendes Dok. + sichere Signaturerstellungsseinheit Qualifizierte elektronische Signatur 2 Nr. 3 SigG Sichere EDI-Verfahren + Sammelrechnung Papier Elektronische sstellung Seite 7

8 Rechtliche Anforderungen in Deutschland 257 HGB Aufbewahrungspflicht des Kaufmanns 14b UStG Aufbewahrung von en GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Elektronisch aufbewahrte en Elektronisch übermittelte en 147 AO Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen GoBS Grundsätze ordnungsmässiger DV-gestützter Buchführungssysteme Elektronische sstellung Seite 8

9 Spezifikation zwischen den beteiligten Parteien ssteller mit ERP- oder Fakturierungssystem Service sempfänger mit ERP- oder Zahlungssystem Spezifikation des elektronischen sinhaltes Spezifikation des technischen Formates Spezifikation der Übermittlung Standards werden benötigt! Elektronische sstellung Seite 9

10 Übersicht über Funktionen und beteiligte Parteien ssteller mit ERP- oder Fakturierungssystem Service sempfänger mit ERP- oder Zahlungssystem Auftragsabwicklung sstellung Bereitstellung der Daten Formatkonvertierung Präsentationsformat Digitale Signatur Bestellung Zuordnung der Erfassung und Prüfung Kontierung und Freigabe ERP-/ Fakturierungssystem Konverter Konverter Technische Plattform Konverter Konverter ERP-/ Zahlungssystem Kundendaten Auftragsdaten Dokumentenarchiv Dokumentenarchiv Elektronische sstellung Seite 10

11 E-Invoicing Modelle: 1) Direct Billing Seller Direct ssteller mit ERP- oder Fakturierungssystem Buyer Direct EIPP* sempfänger mit ERP- oder Zahlungssystem Vorteile Direct Billing Customizing Besseres Marketing Keine Anbindungsund Transaktionsgebühr Unabhängig von Dritten ssteller mit ERP- oder Fakturierungssystem *EIPP = Electronic Invoice Presentment and Payment sempfänger mit ERP- oder Zahlungssystem EIPP* Nachteile Direct Billing Schnittstellen Investitionskosten Knowhow Integrationsprojekt Elektronische sstellung Seite 11

12 E-Invoicing Modelle: 2) Consolidator ssteller mit ERP- oder Fakturierungssystem ssteller mit ERP- oder Fakturierungssystem Vorteile Consolidator Nur eine Schnittstelle Erfahrung des Consolidators Keine Investitionen Zusätzliche Services (Archivierung) Consolidator sempfänger mit ERP- oder Zahlungssystem EIPP sempfänger KMU und Privat (E-Banking) Nachteile Consolidator Abhängigkeit Anbindungs- und Transaktionskosten Geringere Marketingmöglichkeiten Verkäufer/Käufer nutzen gleichen Consolidator? Elektronische sstellung Seite 12

13 Kriterien für die richtige Lösung einmalig wiederkehrend Kriterium Bereich B2B B2C Kosten Modul für Signaturerstellung Entwicklung von Schnittstellen ERP/Fakturierungssystem konfigurieren Individuelle Anbindung an Kunden Anbindung an Service Provider Prozessumstellung Datenkonverter Einführen eines elektronischen Archivs Transaktions- und oder Nutzungsgebühren Direct Billing Consolidator Elektronische sstellung Seite 13

14 Kriterien für die richtige Lösung Erhöhte Kundenbindung Früherer Zahlungseingang Kriterium Nutzen Einsparungen bei Papier, Porto, Versand Sonstiges Marketing zum Kunden wird unterstützt Erfahrungen eines Dritten werden genutzt Empfehlungen svolumen im Jahr/ sempfänger Direct Billing > 1000 Consolidator > 50 Elektronische sstellung Seite 14

15 Vorgelagerte Prozesse der sstellung ssteller Verkauf Finanzen Debitorenbuchhaltung Auftragsabwicklung Leistungserbringung Leistungsverrechnung Vertrag/Produktdaten Auftrag/Auftragdaten sdaten Zahlung/Zahlungsdaten sempfänger Beschaffung Einkauf Wareneingang Finanzen Kreditorenbuchhaltung sabwicklung Dokumentenarchiv Dokumentenarchiv Datenqualität aus den vorgelagerten Prozessen ist entscheidend! Elektronische sstellung Seite 15

16 Beteiligte Organisationseinheiten Die Finanzabteilung und die IT Abteilung sind am stärksten bei der Einführung von E-Invoicing involviert. Beteiligte Organisationseinheiten Finanzabteilung IT Abteilung Steuerabteilung Beschaffungsabteilung Rechtsabteilung Verkaufsabteilung 0% 20% 40% 60% 80% 100% Elektronische sstellung Seite 16

17 Papierbasierte sabwicklung ERP-System Kunden- u. R-Daten R-Daten zusammenstellen Leistungsverrechnung R-Daten erzeugen drucken, archivieren Postweg versenden Unternehmen A Unternehmen B s abwicklung empfangen zuordnen erfassen bezahlen archivieren Beschaffung kontrollieren kontieren freigeben ERP-System Zahlungsdaten Elektronische sstellung Seite 17

18 Elektronische sabwicklung IT Infrastruktur IT Leistungsverrechnung ERP-System Kunden- u. R-Daten R-Daten zusammenstellen R-Daten erzeugen konvertieren signieren Übermitteln, archivieren Unternehmen A Unternehmen B IT + Signatur gehen ein Signatur prüfen, Prüfprotokoll erzeugen Dokumente + Prüfprotokoll archivieren Rechn. prüfen, mit Bestellung vergleichen zum Bezahlen freigeben s abwicklung IT Infrastruktur ERP-System Bestelldaten Beleg in Zahlungslauf übernehmen + bezahlen Elektronische sstellung Seite 18

19 Der Weg zur elektronischen slegung ENVISION ENGINEER OPERATE RESPOND BUSINESS OBJECTIVES Organization Processes Resources IDENTIFY CREATE CAPTURE SUSTAIN Governance Lebenszyklus zur Umsetzung von IT-Projekten Kontrollrahmenwerk: COBIT Elektronische sstellung Seite 19

20 Geschäftsziele Simplify, harmonize business processes BUSINESS OBJECTIVES Comply with laws and regulations Collaborate with 3rd parties Govern data security and privacy Elektronische sstellung Seite 20

21 Organisation: Verlagerung von Verantwortung BUSINESS OBJECTIVES Organization Prozesseigner Drittpartei- Manager IT-Manager Revision Anwendungseigner Service- Anbieter Fachbereichsmitarbeiter Elektronische sstellung Seite 21

22 Prozesse: 1) Änderung von Regeln BUSINESS OBJECTIVES Organization Processes Neue Direktive E-Invoicing Compliance GoBS, GDPdU Neue Direktive E-Archiving Delegationserklärung Modifikation Datenklassifikat. Outsourcing SLAs Compliance UStG, HGB, SigG Elektronische sstellung Seite 22

23 Prozesse: 2) Änderung in Prozessen und Kontrollen BUSINESS OBJECTIVES Organization Processes Prozess Redesign Neue automatische Kontrollen Änderung vorgelagerter Proz. Neue Kontrolldokumentation Änderung Problembehandl. Änderung der Prüfverfahren Neue Prozessdokumentation Elektronische sstellung Seite 23

24 Ressourcen: Änderungen auf allen Ebenen BUSINESS OBJECTIVES Infrastruktur Daten Applikationen Personal Dokumente elektronisch Wegfall manuel. Tätigkeiten Dateneigentum Neue technische Tätigkeiten Middleware Datenkonversion Schnittstellen zu RE/RST, Outsourcer Datenqualität essentiell Neue Fachkenntnisse Elektronisches Archiv Signaturserver Konfigurationsänderung Dokumenten- Management Organization Processes Stärkung des Kontrollumfelds Management Outsourcing Resources Elektronische sstellung Seite 24

25 1. Phase: Bedarfsanalyse ENVISION BUSINESS OBJECTIVES Analyze Assess Strategize Align Organization Processes Resources Ermittlung von aktuellem/zukünftigen Bedarf bei (Gross-)Kunden zur elektr. sstellung aktuellen Methoden der sabwicklung bei (Gross-)Kunden Schnittstellen zu existierenden ebusiness- bzw. Supply-Chain-Plattformen Entscheidung bzgl. Inhouse- und Outsourcing-Services Grobskizze der Systemlandschaft Integration von Fakturierungs- bzw. ERP-Lösung Governance und Kontrollumfeld Go-NoGo-Entscheid Elektronische sstellung Seite 25

26 2. Phase: Lösungsumsetzung ENVISION ENGINEER BUSINESS OBJECTIVES Analyze Assess Strategize Align Develop Secure Control Deploy Organization Processes Resources Detailkonzept für Migration Definition von Rollen und Verantwortung Definition/Änderung von Regeln für elektronische stellung Prozess-Re-design inkl. vorgelagerte Prozesse und Kontrollprozess Kontroll-Re-design (Verlagerung auf elektronische Kontrollen) Technische Architektur inkl. Applikationen, Software, Hardware, Schnittstellen, etc. Review des Detailkonzeptes Funktionalität, Sicherheit, Effektivität, Effizienz und Compliance Elektronische sstellung Seite 26

27 3. Phase: Lösungsbetrieb ENVISION ENGINEER OPERATE BUSINESS OBJECTIVES Analyze Assess Strategize Align Develop Secure Control Deploy Detect Manage Maintain Prevent Organization Processes Resources Umsetzung des Feinkonzeptes inkl. Organisation und Training des beteiligten Personals bzgl. der Änderungen Wechsel von manuellen auf automatische Prozesse Umstellung der Technologie Anpassung der operativen IT-Prozesse unter Berücksichtigung von Geschäftszielen GoBS, GDPdU, UStG, HGB, SigG IT Audit Standards (FAIT, COBIT) Vermarktung des Dienstes zur weiteren Ausdehnung Elektronische sstellung Seite 27

28 4. Phase: Überwachung und Ereignisbehandlung ENVISION ENGINEER OPERATE RESPOND BUSINESS OBJECTIVES Analyze Assess Strategize Align Develop Secure Control Deploy Detect Manage Maintain Prevent Repair Stabilize Recover Investigate Organization Processes Resources Kontinuierliche Überwachung des korrekten Ablaufs der Prozesse zur elektronischen slegung (Zuordnung, Kontrolle, Verbuchung und Bezahlung von en) zugehörige vorgelagerte Prozesse Rechtzeitige Kommunikation und Reaktion auf Probleme zu deren Auflösung Elektronische sstellung Seite 28

29 Fazit und Ausblick Die Entwicklung geht weiter Gesetzgebung stellt kein Hindernis für E-Invoicing dar Technologie ist verfügbar Kosteneinsparungen und Effizienzpotenziale lassen sich nutzen Vor Beginn prüfen, ob Bedarf bei Kunden für elektronische en besteht Einführung von E-Invoicing muss unter der Berücksichtigung des IT Audits geschehen Einführung von E-Invoicing ist nicht trivial, Auswirkungen auf Prozesse, Organisation und Technik E-Invoicing wird sich aufgrund der dargestellten Vorteile weiter verbreiten und an Bedeutung gewinnen Elektronische sstellung Seite 29

30 Ihr Kontakte Dr.-Ing. Stephan Teiwes CISA, CISM, CISSP Senior Manager, IT Effectiveness Birchstr. 160, CH-8050 Zürich Office: Mobile: mailto: stephan.teiwes@ch.pwc.com Katja Schneider IT Effectiveness Birchstr. 160, CH-8050 Zürich Office: mailto: k.schneider@ch.pwc.com 2005 AG/SA. All rights reserved. AG/SA refers to the Swiss firm of AG/SA and the other member firms of International Limited, each of which is a separate and independent legal entity.