IHK Veranstaltung / einvoicing über EDI

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1 IHK Veranstaltung / einvoicing über EDI Lars Baumann, NEO Business Partners GmbH Kontakt: Lars.Baumann@neo-partners.com Einführung und Nutzenargumentation

2 NEO Electronic Communication einvoicing über EDI Erklärung was ist EDI? EDI = Electronic Data Interchange Standard Format zum Austausch von strukturierten Daten zwischen Geschäftspartnern (Auch Silent-Commerce genannt) Für den EDI-Datenaustausch gibt es unterschiedliche Belegtypen (Siehe Tabelle) Für digitale Signaturen ist das INVOIC-Format relevant, da nur hier umsatzsteuerrechtlich relevante Daten zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht werden. Ist-Ablauf klassisch: Nach dem Austausch der EDI-Nachrichten wird per Standard Fax die Sammelrechnung / Rechnungsliste übertragen. Von NEO unterstützte Belegtypen: INVOIC Rechnung REMADV Zahlungsavis ORDERS Bestellung DELFOR Lieferabruf ORDRSP Auftragsbestätigung IFTMIN Speditionsauftrag DESADV Liefermeldung IFTMAN Ankunftsmeldung INVRPT Lagerbestandsbericht PARTIN Partnerstammdaten SLSRPT Verkaufsdatenbericht PRODAT Produktstammdaten PRICAT Katalog / Stammdaten

3 Anbindung von Geschäftspartnern Empfohlene Anbindungsstrategien einvoicing mit signierten PDF-Dokumenten Internet/Extranet C einvoicing über EDI (Signierte Sammelrechnungen) EDI / Standard EDI / Individuell B A ERP / WWS Inhouse- Formate... Kunde / Partner

4 Hinweis: Elektronische Rechnung Sammelabrechnungen im EDI-Verfahren Anpassung des 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) durch das Steueränderungsgesetz 2003 vom 15. Dezember 2003 (BGBl. I S. 2645): Beim elektronischen Datenaustausch (EDI) wird die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung auch ohne qualifizierte elektronische Signatur für Zwecke des Vorsteuerabzugs gewährleistet, wenn zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung auf Papier oder mit qualifizierter Signatur auf elektronischem Weg übermittelt wird Quelle: Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Finanzen und Steuern Bonn, Vortrag im Oktober 2006 Bernhard Lindgens, Bonn, Oktober 2006

5 Hinweis: Elektronische Rechnung Behandlung per Telefax oder übermittelter Rechnungen BMF-Schreiben zur Umsetzung der EU-Rechnungsrichtlinie vom 29. Januar IV B 7 - S /04 -: Bei der Übermittlung von Rechnungen per Telefax ist nur die Übertragung von Standard-Telefax an Standard-Telefax zulässig. Bei allen anderen Telefax-Übertragungsformen wie z.b. Standard- Telefax an Computer-Telefax/Fax-Server oder per übermittelter Rechnungen wird hingegen zumindest bislang noch - eine qualifizierte elektronische Signatur gefordert! Quelle: Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Finanzen und Steuern Bonn, Vortrag im Oktober 2006 Bernhard Lindgens, Bonn, Oktober 2006

6 NEO Electronic Communication Lösungsszenario / Vorteile einvoicing über EDI Voraussetzungen für signierte Sammelrechnungen Hohe Anzahl an EDI-Nachrichten und regelmäßiger Austausch von Sammelrechnungen zwischen den Geschäftspartnern Archivsystem bzw. Archivierungsmöglichkeit, die die Daten GDPdU Konform speichert. Ziel-Ablauf mit digitaler Signatur Die Sammelrechnung wird z.b. als PDF-Dokument erzeugt, signiert und dann per an den Rechnungsempfänger übertragen. Ein Prüfprotokoll wird als weiterer Anhang per übermittelt Vorteile einvoicing über EDI Beschleunigung der Belegzustellung zum Kunden. Deutliche Reduktion des manuellen Aufwandes sowie Material und Kommunikationskosten (Kosteneinsparungen bis zu 75 % möglich) EDI-Sammelrechnungen sind die Grundlage zur Rechnungsarchivierung nach GDPdU. Kosteneinsparungen / Beschleunigung der Prozesse

7 NEO Electronic Communication Abläufe im NEO EDI Clearing Center Datentransferservice Übertragung oder Abholung der zu konvertierenden Daten in das NEO Clearing Center über gesicherte Verbindungen (VPN, Telebox, , verschlüsselte etc.) Konvertierungsservice Die übertragenen Daten werden ins Zielformat konvertiert und syntaktisch geprüft, bevor sie weitergeleitet werden Zur Gewährleistung des Vorsteuerabzugs auf Seiten des Empfängers, wird die Rechnungsliste digital signiert oder per Standard-Fax übertragen Archivierungsservice Die Daten werden auf Wunsch monatlich bzw. quartalsweise GDPdU konform archiviert Zusätzlich können die Datenträger in einem Feuerschutzschrank im NEO Clearing Center aufbewahrt werden Hotline Von Montag bis Freitag von 8:00 18:00 Uhr steht eine Hotline zur Verfügung, die für unsere Kunden bzw. deren Partner als Ansprechpartner zur Verfügung steht.

8 NEO Electronic Communication Qualitätssicherheit im Clearing Technische Qualitätssicherung / Sicherheit: 1. Vollständig redundante Infrastruktur 2. Testautomatisierung für alle EDI Prozesse 3. Monitoring Überwachung des EDI Konverters Provider / Firewall (Primär) Monitor AS2 (Test / Prod) X.400 (Test / Prod) FTP (Test / Prod) 4. Sicherung der Systeme gegen unbefugten Zugriff und Zerstörung / Änderung der Daten EDI Testserver (Telebox / X.400) EDI Produktivserver (Telebox / X.400) HTTPS (Test / Prod) HTTP (Test / Prod) 5. Ablage der Log-Dateien auf WORM Datenträgern 6. Tägliche Sicherung der Systeme Mailserver (Test / Prod) NEO Infrastruktur / Firewall Ergebnis: Erfüllung der EU-EDI-Richtlinie als Basis für die Anerkennung des Vorsteuerabzuges bei den Finanzämtern! EDI Entwicklungssystem EDI Entwicklungssystem EDI Entwicklungssystem AS2 (Test / Prod) Monitor X.400 (Test / Prod) FTP (Test / Prod) EDI Testserver (Telebox / X.400) (Reserve) EDI Produktivserver (Telebox / X.400) (Reserve) HTTPS (Test / Prod) HTTP (Test / Prod) Mailserver (Test / Prod)

9 NEO einvoicing über EDI Kosten / Einführung für einvoicing über EDI Einmalige Kosten für Einrichtung der Partnerstrukturen bei NEO Festpreis für Anbindung an das Warenwirtschaftssystem pro Belegtyp 1.200,00 Monatliche Kosten für EDI Clearing Kosten pro Signatur im EDI-Bereich oder im einvoicing von 0,22-0,16 (Volumenabhängig) Degressives Preismodell macht den Ausbau des EDI Ablaufs kostengünstig NEO Angebot Quick Check der Geschäftspartnerstruktur Differenzierung nach EDI fähigen Kunden / Lieferanten und weiteren Geschäftspartnern Analyse der heute verwendeten Prozessen und den damit verbundenen Belegflüssen Ergebnis: Entscheidungsvorlage für das Management für das weiteren Vorgehen