Vortrag FM Kolloqium 2009 Hohe Verfügbarkeit der Produktionstechnik bei veränderlichem Kundenbedarf

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1 Vortrag FM Kolloqium 2009 Hohe Verfügbarkeit der Produktionstechnik bei veränderlichem Kenbedarf DB Services NO Bernhard Schamarek Berlin,

2 Darf ich vorstellen... Bernhard Schamarek Beruflicher Werdegang: - Seit 1978 bei der Deutschen Reichsbahn, später dann Deutsche Bahn angestellt - Zuletzt als Trainer/ Berater in verschiedenen Geschäftsfeldern als Leiter Industriedienstleistungen bei der DB Services tätig Berufsausbildung: - Ausbildung ab als Fahrzeugschlosser Umschulung als Elektromonteur Ausbildung an der IHK-Steglitz zum Industriemeister Metall, gleichzeitig Erwerb der AEVO Grständiges Fernstudium an der TFH Wildau - Abschluss im Mai 2003 als Diplom-Wirtschaftsingenieur (FH) 2

3 DB Services - FM-Komplettanbieter von operativen Services DB Konzern Deutsche Bahn AG DB Mobility Logistics AG Personenverkehr Transp.&Logistik Dienstleistungen Geschäftsfeld Dienstleistungen Systel Komm.- technik Fahrweg Bahnhöfe Energie Projektbau Fahrzeu ginstandhaltung Spezialist für Facility Management in Immobilien, Industrie Fahrzeugen/Flughäfen besweit über eigene Mitarbeiter West Köln Nord Operatives Geschäft in sechs regionalen Südwest DB Services Gesellschaften mit gleichen Strukturen, Prozessen Produkten Frankfurt/M. Hamburg Nordost Südost Süd München Leipzig Berlin DB Services ca. 700 Mio. Umsatz Infrastrukture lles Facility Management Technisches Facility Management Flughafendienste Industriedienstleistungen Fuhrpark Sicherheit Systemdienstleistungen Fahrzeugdienste 3

4 Partnerschaftliches Organisationsmodell der Auftraggeber-Auftragnehmer-Beziehung Ke Dienstleister Unternehmensziel Unternehmensziel unternehmerischer Leistungsprozess Unternehmensspezifische FM-Anforderungen Kensspezifische FM-Anforderungen unternehmerischer Leistungsprozess 4

5 Vertrag als Schnittstelle zwischen Kenbedarf Leistungskonzept Ke Vertrag Dienstleister Primärprozess Nutzungsprofil Systemdienstleistung Basisprozesse Facilities Arbeitsabläufe Anforderungen an Mensch Organisation Anforderungen an Flächen Infrastruktur SLS QM KPI SLA Kenspezifisches Leistungsportfolio Mensch Organisation Kenspezifisches Leistungsportfolio Flächen Infrastruktur Systemmanagement Sparten-Leistungsportfolio Kenbedarf FM Kenspezifisches FM-Konzept 5

6 Das Leistungskonzept als Systemdienstleistung Was bedeutet SDL? Dienstleister System: Dienst: Leistung: Menge geordneter Elemente, die durch Relationen verknüpft sind Merkmal Elemente verlieren ihre ursprüngliche Selbständigkeit Aufgabe der Eigenständigkeit der Unterstützungsprozesse zunehmende Integration in den Kernprozess SDL im Sinne eines geschlossenen Ganzen von Unterstützungsprozess Teilen des Kernprozesses Aufgabe der Eigenständigkeit der Einzeldienstleistungen Erschließen von Optimierungsmöglichkeiten SDL im Sinne des geschlossenen Ganzen von Einzeldienstleistungen Systemdienstleistung Kenspezifisches Leistungsportfolio Mensch Organisation Kenspezifisches Leistungsportfolio Flächen Infrastruktur Systemmanagement Basisprozesse Sparten-Leistungsportfolio Kenspezifisches FM-Konzept 6

7 Die zwei Seiten der Systemdienstleistung Ke Dienstleister in der Mehrwertpartnerschaft Außensicht Innensicht Primärprozess Ke Nutzungsprofil Vertrag Systemdienstleistung Dienstleister Basisprozesse Markt Mehrwert Facilities Arbeitsabläufe Anforderungen an Mensch Organisation Anforderungen an Flächen Infrastruktur QM Bonus /Malus SLS SLA KPI Kenspezifisches Leistungsportfolio Mensch Organisation Kenspezifisches Leistungsportfolio Flächen Infrastruktur Komplexes Leistungsprodukt (System-Angebot) Systemmanagement Sparten-Leistungsportfolio Markt Mehrwert Stärkung der Marktposition Bindungsstärke zwischen Auftraggeber Auftragnehmer Partnerschaftliches Modell 7 Stärkung der Marktposition

8 Überleitung vom Modell zum Fallbeipiel AIQS Vertrag Ke Dienstleister Primärprozess Nutzungsprofil Systemdienstleistung Basisprozesse Markt H.W L04 SLA- Vertrag AIQS DB Services Sparten Markt Fahrzeug- Instandhaltung (Industrial-) Facility- Management Verfügbarkeit (Prio-Anlagen) Systempreise AG-spezifisches Reporting... 8

9 Beispiel zur Einführung einer Systemdienstleistung, hier speziell Einführung AIQS bei DB Fahrzeuginstandhaltung AIQS wird mit dem Ziel umgesetzt das Standortmanagerteam zu befähigen, um somit dem Ken diverse Verbesserungspotentiale in Kosten, Qualität Verfügbarkeit durch die Verzahnung Integration von Einzeldienstleistungen zu einer ergebnisorientierten Systemdienstleistung bei stetiger Prozessoptimierung zu gewährleisten. Ziele sind dabei: Verfügbarkeit von Prio-Anlagen von 98% Verfügbarkeit von Fertigungsbereichen mit Prozessverantwortung von 98% Festpreise von nicht Prio-Anlagen IFM-Leistungen Systempreise für Prio-Anlagen mit schadensvorbeugender Instandhaltung Aufbau, Sicherstellung Weiterentwicklung einer schlanken Materialwirtschaft für Anlagenersatzteile Verknüpfung von Einzeldienstleistungen zu einer innovativen Systemdienstleistung Standortmanagement in der Lage zu versetzen zu agieren, statt nur zu reagieren Beratungskompetenz zum Auftraggeber Reporting Dokumentation standardisiert zeitnah Projektdurchführung -abwicklung 9

10 Identifizierung der Bausteine zur Gewährleistung der Zielsetzung von AIQS Strukturierte Aufgabenstellung Bausteine Kernkompetenzen Fokus Schnittstellendefinition Sensibilisierung zur Verantwortung Reporting Dokumentation Arbeitsorganisation Steuerungsmöglichkeiten (Operative&Management) Anlagen- Gebäudebewertung Layout Instandhaltungsfluss Impuls für den Veränderungsprozess Optimierte Arbeitsabläufe / Ersatzteillogistik Beseitigung von Verschwendungen Materialwirtschaft Einführung Umsetzung einer wirtschaftlichen Anlagenersatzteilbevorratung Veränderungsmanagement Selbstlernende Organisation (KVP) Nachhaltigkeitssicherung TPM LCC 10

11 Durchführung von Workshops zu den Arbeitsthemen mit Einbeziehung der Mitarbeiter Verbesserungen erarbeitet umgesetzt. Bausteine Ist - Analyse Anpassung Mögliche Inhalte der 5 Arbeitsthemen zu 80 % Kernkompetenzen Arbeitsorganisation Veränderungsmanagement Materialwirtschaft Layout Instandhaltungsfluss Schnittstelle AG / AN Vertragsauslegungen, Reporting Steuerung der Instandhaltung. Systempreisbildung Teambüro, Werkstatt, Ersatzteillager, Arbeitsfluss Ersatzteilumschlag, Erfassung der Ersatzteile Art der Nachhaltigkeit Kennzahlen der Visualisierung Ergänzung Gestaltung der Arbeitsthemen 1 Arbeitsumfeld - Werkstatt - Materiallager - Teambüro - Lagerung techn. Dokumentation 2 Steuerungs -prozesse - Instandhaltung - Materiallogistik - Materialbewirtschaftung - Projekte 3 - Verantwortungsregelung Kernfunktionen - Systempreise - LCC Betrachtung - Reporting/ Optimierung - Zusammenarbeit AG/ AN 4 - Zustandsorientierte Instandhaltung Mitarbeiterentwicklung Seminare - Fachwirt Industrie - Moderation - Zeitwirtschaft (KVP/TPM) - MA-Führung 5 Nachhaltigkeit - BSC mit Kennzahlen - Visualisierung - Audits - KVP / TPM - Zielgeführte Gruppengespräche Wo stehen wir am Standort? Veränderungsmanagement mit: Leiter IN Prozessbegleitern (Potential zum Standortmanager) 11

12 Arbeitsthema 1 Arbeitsumfeld Mitarbeiter des Serviceteam, Standortmanagement, örtl. Basisteam Prozessbegleiter erarbeiten das neue Werkstatt-, Lagerlayout sowie Bürokonzept setzen es um. Aussortieren Alle Dinge die sich am Arbeitsplatz befinden werden unter die Lupe genommen. Unnötige veraltete Dinge werden aussortiert. Sie kommen zum Müll, ins Archiv oder zur Wiederverwertung. Aufräumen Die verbliebenen Arbeitsmaterialien Hilfsmittel werden nun übersichtlich ergonomisch angeordnet. Anordnen Alle Mitarbeiter sind für die Sauberkeit am Arbeitsplatz verantwortlich. Zuständigkeiten werden definiert. Arbeitsplatz sauber halten Regeln Standards damit Ordnung, Sauberkeit Verbesserungen auf Dauer existieren können. Auch für die Sicherheit sind Standards von Bedeutung. Ein Standard dient dazu, um etwas auf die beste, einfachste sicherste Art Weise zu tun. Anordnung zur Regel machen Die gesetzten Standards müssen eingehalten bei Bedarf verbessert bzw. neu definiert werden. Der Fokus aller Mitarbeiter richtet sich auf die ständige Verbesserung des Arbeitsumfeldes. Kontinuität wird durch regelmäßige Audits nachgehalten. 12

13 Arbeitsthema 2 Steuerungsprozesse Mitarbeiter des Serviceteam, Standortmanagement, örtl. Basisteam Prozessbegleiter erarbeiten optimierte Steuerungsprozesse für Instandhaltung Materiallogistik. Steuerungsprozesse ( IST ) Workshops mit MA vor Ort, mit dem Ziel Optimierung der Steuerungsprozesse für Schadensmeldung, Instandsetzungsfluss, Materialfluss Erarbeitung einer standardisierten Projektsteuerung ZBV Lager 88 3 Steuerungsprozesse ( SOLL ) Einrichtung einer Steuerungsstelle - Schadensmeldungseingang -bearbeitung - Koordinierung der Instandhaltung - Koordinierung der Ersatzteillogistik - Abstimmung mit Standortmanager Sofortinformation an den Ken bei Anlagenausfall mit Auswirkung auf dessen Produktion Sicherstellung der terminierten Instandhaltungsabarbeitung Projekte überwachen steuern KVP Anlage1 Wir Wissen 2 1- Auftrag bzw. Störmeldung beim SBL 2- Fehlerdiagnose an der Anlage 3- Ersatzteil aus Lager holen 4- Ersatzteilmeldung, Werkzeug holen 5- Ersatzteileinbau 6- Fertigmeldung Auftragsabrechnung TFM - WAS wir machen - WANN wir es machen - WO wir es machen - WIE wir es machen - WER es macht 13

14 Arbeitsthema 3 Kernfunktionen Mitarbeiter des Serviceteam, Standortmanagement, örtl. Basisteam Prozessbegleiter überprüfen ermitteln die Systempreisbildung Sicherstellung des standardisierten Reporting mit Dokumentation. Kernfunktion Reporting/ Dokumentation ( IST ) Verständnis Verantwortung für ein standardisiertes Reporting Dokumentation zeitnah für den Ken nicht ausreichend vorhanden. Werk xxx per Juni 2008 Standard wird nicht eingehalten bzw. es werden keine Verbesserungen hieraus abgeleitet Musterreport mit Anlagen Steuerungsprozesse Reporting / Dokumentation ( SOLL ) Sicherstellung auf Basis Standardreporting eine für den Ken zeitnahes Reporting, nach Vorgaben. Darstellung von Leistungs- Kostenkennzahlen Schwerpunkte bei Anlagen Projekten sowie Lösungsvorschläge Darstellung der Einsparpotentiale Instandhaltungskosten Anlage x Doppelverrechnung möglich Schlechte Datenqualität Keine Erfassung oder Zuordnung benötigte Ersatzteile Keine Störungsanalyen Keine fertigen Berichte für das Reporting Hoher administrativer Aufwand Verrechnung von Systempreisen nicht möglich Keine Überwachung von Budgets Wartung ungepl. Instandsetzung gepl. Instandsetzung Projekte 14

15 Arbeitsthema 3 Kernfunktionen Mitarbeiter des Serviceteam, Standortmanagement, örtl. Basisteam Prozessbegleiter überprüfen ermitteln die Systempreisbildung Sicherstellung des standardisierten Reporting mit Dokumentation. Kernfunktion Systempreisbildung ( IST ) Vorgaben zur Kalkulation von Systempreisen werden nicht eingehalten bzw. gelebt. Schadensvorbeugende Instandhaltungsmaßnahmen werden nicht berücksichtigt. Wartungsinhalte stehen trotz der Erfahrungen aus den vergangenen Jahren nicht auf dem Prüfstand. Systempreise mit Prozessverantwortung werden nicht gelebt. Keine stetige Überprüfung der Systempreise. Systempreisbildung - Bisherige Wartung / Inspektion - Anzahl Instandsetzung aus dem Durchschnitt der letzten Jahre zzgl. Risikoaufschlag - Keine Innovationen - Keine Ersatzteilermittlung - Keine Sicherung der Verfügbarkeit - wirtschaftliches Risiko Auftraggeber leitet bei großen Schwierigkeiten eigene Maßnahmen ein Kalkulation von Systempreisen nach Vorlage Kernfunktion Systempreisbildung ( SOLL ) Sicherstellung der Systempreisbildung nach Vorlage zur Systempreisbildung im Rahmen von Workshops die Erfahrung der Mitarbeiter mit einfließen lassen. -Überprüfung der technischen Dokumentation - Überprüfung der Wartungsinhalte Muster eines Wartungskataloges Tätigkeit Gesetzl. Schadensvor- Tätigkeiten Vorgaben beugende Maßnahmen X X X X - Störanalysen aus den letzten 3 Jahren (Grlage MAXIMO) - Ist-Zustandsbewertung der Anlagen X Dienstleister Bediener 15

16 Arbeitsthema 4 Mitarbeiterentwicklung / Seminare Mitarbeiter des Standortmanagement, örtl. Basisteam Prozessbegleiter werden in der zustandsorientierten Instandhaltung ausgebildet. Mitarbeiterentwicklung / Seminare ( IST ) Zustandsorientierte Instandhaltung wurde mit der Bauakademie an den Standorten Wittenberge, Kassel Paderborn erprobt das Standortmanagement eingewiesen. Es wird zur Zeit nicht nachhaltig vor Ort gelebt. Ergebnis - Keine stetigen Zustandsanalysen von Anlagen - Keine stetigen Zustandsanalysen von Gebäuden Somit keine Grlagen von Ist-Analysen zur Umsetzung von schadensvorbeugenden Instandhaltungsmaßnahmen im Rahmen von Instandhaltungsprojekten Keine LCC Betrachtung möglich Handbuch zur zustandsorientierten Instandhaltung Mitarbeiterentwicklung / Seminare ( SOLL ) Ausbildung im Rahmen der Qualifizierungsmaßnahme bei DB Services. Weiterqualifizierung zum Fachwirt Industrie Seminare Prozessmanagement ( REFA, KVP, TPM ) Begleitende Qualifizierungsoffensive der DB Services für das Standortmanagementkonzept Systemdienstleistung in der Industrie AIQS 16

17 Arbeitsthema 5 Nachhaltigkeit Mitarbeiter des Standortmanagement, Serviceteam, örtl. Basisteam Prozessbegleiter sichern die Nachhaltigkeit Information eigenständig am Standort. Nachhaltigkeit ( IST ) Status der Nachhaltigkeit wurde zum Teil im Standortmanagerreporting abgebildet war somit nicht jedem Mitarbeiter bekannt. Mitarbeiter waren im Optimierungsprozess nicht eingeben. Ergebnis - Keine Verantwortung der Servicemitarbeiter für Anlagen Ersatzteile - Nur reagieren statt zu agieren - Mitarbeiter erarbeiten trotz Know How, keine Verbesserungen - Mitarbeiter stellen benötigte Qualifizierungsmaßnahmen nicht dar - Identifikation zur Leistungserbringung mit Optimierungsmöglichkeiten nicht ausreichend vorhanden - Leistungs-Know How nur bei einzelnen MA vorhanden Keine Nachhaltigkeitsaudits durchgeführt Einführung der BSC sowie der örtl. Visualisierung Nachhaltigkeit ( SOLL ) Durchführung von Nachhaltigkeitsaudits ( Art der Checklisten werden vor Ort in den Pilotbereichen erarbeitet standardisiert ). Einführung der BSC ( im Konzern vorhanden, BSC Handbuch ) Einführung von Visualisierungsstellflächen ( vorher nachher ) Audit- Fragen Gibt es im Arbeitsbereich unbenutzte Arbeitsmittel? 1.2 Gibt es im Arbeitsbereich unbenutzte/defekte Maschinen oder Betriebsmittel? 1.3 Gibt es im Arbeitsbereich unnötige Materialien 1.4 Gibt es im Arbeitsbereich unnötige Einrichtungen? 1.5 Gibt es im Arbeitsbereich unnötige oder veraltete Informationen? Sind im Arbeitsbereich Plätze gekennzeichnet? BahnStrategieCard 55 (40) Anzahl Prio- Anlagen 98,5 (96) Anlagenverfügbarkeit 85 (82) Budgeteinhaltung 20% 40% 60% 17

18 Anpassung der Leistungen an wechselnde Kensituationen Ermittlung Indikatoren Wirkzusammenhänge mit Kensituation Aufnahme / Aktualisierung Kensituation Abgleich Leistungsergebnisse Ableitung FM- Anforderungen / Leistungsbedarf Anpassung Leistungsmodule (Neu-) Priorisierung Leistungsbestandteile 18

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Bernhard Schamarek Leiter Bewirtschaftung Systemdienstleistungen DB Services Nordost GmbH Ruschestr Berlin Fragen? Karsten Scholl Produktmanager Systemdienstleistungen DB Services Köthener Str Berlin