Übersicht der Vorbereitungen zum Start mit dem Rotationsmodell

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1 Übersicht der Vorbereitungen zum Start mit dem Rotationsmodell Checkliste Vorbereitung Rotationsmodell Ausfüllen der Themen- Rollen- Matrix Allgemeine Vorbereitungen q Jeder Verbesserer hat einen Prozess (für die Verbesserungsaktivitäten) ausgewählt q Zu dem Prozess liegt ein quantitatives Ziel vor q Lerngruppe ist zusammengestellt q Ausgefüllte Themen-Rollen-Matrix liegt vor q Das Ziel und der Hintergrund der Verbesserungsaktivitäten wurden mit der verantwortlichen Führungskraft abgestimmt q Die Mitarbeiter IM Prozess wurden über das Ziel und den Hintergrund des Verbesserungsprojekt es informiert q Die Verbesserungsaktivitäten wurden mit dem Betriebsrat abgestimmt Verbesserungstafel aufgebaut q Verbesserungstafel ist aufgebaut q Tafel-Vorlagen sind auf der Verbesserungstafel angebracht q Ziel, Verbesserer und Start-Datum wurden auf der Tafel visualisiert Unterlagen vorbereitet (für jeden Teilnehmer) q 1 Taschenkarte (Vorlage 3.1) liegt vor q Mehrere -Mitschriebe (Vorlage 3.2.2) liegen vor q 1 Taschenkarte 2nd- (Vorlage 4.1) liegt vor q Mehrere Mitschriebe 2nd- (Vorlage 4.22.) liegen vor q Kata-Workbook liegt vor Rotationsmodell 1

2 Agenda 1. Start mit der KATA Das Rotationsmodell 2. Der Verbesserer im Rotationsmodell 3. Der im Rotationsmodell 4. Der 2nd- im Rotationsmodell Rotationsmodell 2

3 Die KATA muss also meist von Null auf gelernt werden Das Problem der fehlenden erfahrenen es liegt in den meisten Unternehmen vor! Diese Wissenslücke muss jeder für sich individuell schließen und alleine erste Erfahrungen mit der KATA sammeln. Hierzu ist es sehr hilfreich, selbst folgende Erfahrungen gemacht zu haben: Lernen der Verbesserungskata Einen eigenen Prozess verbessern Selbst......den Ist-Zustand zu erfassen und auf dem T-Modell zu visualisieren...anhand eines quantitativen Ziels einen Ziel-Zustand zu definieren...hindernisse erkennen und Einflüsse identifizieren zu müssen...experimente vor Ort am Prozess zu machen Selbst gecoacht zu werden Täglich Zeit für Verbesserungsaktivität organisieren zu müssen Lernen der ingkata Mit Hilfe der Frageroutine zu coachen Anderen bei Schwierigkeiten in der Anwendung der Verbesserungskata zu helfen Fortschritt in der Zielerreichung erzielen zu müssen Den Verbesserer zu entwickeln, damit er in der Lage ist ein Ziel aus eigenem Können zu erreichen Lernen der 2nd--KATA Den mit Hilfe der 2nd--KATA zu führen Sich gemeinsam mit dem auf die wesentlichen Themen des ings vorzubereiten Den bei ing zu beobachten Das ing mit dem gemeinsam nachzubereiten Dem bei Schwierigkeiten in der Anwendung der ingkata helfen zu müssen und ihm Tipps für die Verbesserung seiner ings geben zu müssen Bei der Entwicklung des Verbesserers unterstützen In der Gruppe ist es in der Regel leichter, die KATA zu lernen. Dadurch, dass man sich gemeinsam auf die Ebene des lernenden begibt, toleriert man die auftretenden Fehler und baut ein Verständnis für Probleme auf es entsteht eine neue Kultur Verbesserungskata ingkata 2nd--Kata Rotationsmodell 3

4 Lernen der drei KATAs im Rotationsmodell Die einzelnen Rollen und KATAs werden in kleinen Lerngruppen und an realen Prozessen gelernt Um alle Rollen der KATA kennenzulernen nimmt jeder Teilnehmer des Rotationsmodells alle Rollen ein: 1) Verbessert einen Prozess, 2) t einen Verbesserer und 3) ist bei einem der 2nd- Hierzu verbessert jeder Lernende einen eigenen Prozess Rotationsmodell 4

5 Aufgaben und Verantwortlichkeiten der einzelnen Rollen Mitarbeiter IM Prozess: Ziel: Geforderte Leistung in der vorgegebenen Zeit erbringen und Ideen für Verbesserungen einbringen Verantwortung: Nach Standard arbeiten, Probleme aufzeigen und bei der Lösungsfindung unterstützen Der Mitarbeiter im Prozess ist derjenige, der die Wertschöpfung für das Unternehmen erbringt und dafür sorgt, dass das Produkt/die Dienstleistung zum Kunden geschickt werden kann. Er ist der Spezialist und kennt den Prozess bis ins kleinste Detail. Da der Mitarbeiter jedoch IM Prozess arbeitet (also beispielsweise das Produkt montiert), hat er keine Zeit die auftretenden Probleme nachhaltig zu beseitigen. Verbesserer (i.d.r. Hancho oder auch Teamleiter): Ziel: Prozess (zusammen mit den Mitarbeitern) verbessern Verantwortung: Einbeziehung der Mitarbeiter IM Prozess und Erarbeitung von Lösungen für den Prozess Der Verbesserer ist der Keyplayer für tägliche Verbesserung. Anhand einer klaren Zielsetzung beobachtet er den Prozess, erkennt Hindernisse, identifiziert die Ursachen für das Hindernis und verändert den Prozess mittels Experimenten. Durch seine intensive Arbeit AM Prozess erhält er Wissen, das zusammen mit dem der Mitarbeiter und dem des es Gold wert ist (i.d.r. Gruppenleiter/Meister und höhere Hierarchieebenen): Ziel: Verbesserung im tagesalltag des Verbesserers verankern Verantwortung: Entwicklung des Verbesserers und Erreichung der Ziele Der sorgt für regelmäßige Verbesserungsaktivität des Verbesserers. In diesem Kontext führt er täglich ein inggespräch durch. Im täglichen ing achtet der darauf, dass der Verbesserer wissenschaftlich arbeitet und an den für die Zielerreichung relevanten Themen arbeitet 2nd- (i.d.r. erfahrene KATA-es, z.b. aus dem Expeditionsteam): Ziel: Weiterentwicklung des es Ohne Feedback kann man sich nicht weiterentwickeln. Deshalb muss jemand die ings beobachten und dafür sorgen, dass es entsprechend Plan (=der Frageroutine) abläuft und täglich stattfinden. Rotationsmodell 5

6 In der Anwendung der drei Rollen unterscheidet man zwischen folgenden Arbeitsphasen Verbesserung des Prozesses (Nur Verbesserer) ing (Verbesserer, und 2nd-) Reflektion des ings (Nur und 2nd-) Es wird zwischen folgenden Schritten unterschieden: Ist-Zustand verstehen (z.b. Prozess beobachten) Experimente durchführen (Physische Veränderung des Prozesses) Dokumentation (z.b. Erstellung von Standards) Sonstige Schritte (z.b. Information der Mitarbeiter) Zudem ist eine wesentliche Aufgabe des Verbesserers, die Mitarbeiter IM Prozess in seine Aktivitäten einbezogen werden! Aufgaben des es Für tägliche Treffen mit dem Verbesserer und dem 2nd- sorgen Verbesserer mit Hilfe der Frageroutine coachen Durch richtige Anwendung der Frageroutine für Fortschritt in der Zielerreichung sorgen Verbesserer kleine Etappenziele setzen Verbesserer mit Hilfe der ingkata weiterentwickeln Aufgaben des 2nd-es mit Hilfe der Frageroutine 2nd- durch die Vorbereitung führen während des ings zielgerichtet beobachten (und sich aussagekräftige Notizen machen) mit Hilfe der Frageroutine 2nd- durch die Nachbereitung führen mit Hilfe der 2nd--KATA weiterentwickeln Du kannst in jeder Phase nur EINE der Rollen einnehmen: Verbesserer, oder 2nd-! Rotationsmodell 6

7 Arbeitsmodus im Rotationsmodell Übersicht einer 3er-Lerngruppe 1 A A A B C 2 1 B B B C A 3 C C C A B 3. ing 2. ing LG Thema Ziel Verbesserer 2nd- 1. ing Ohne Erfahrung im Verbessern zu haben und selbst gecoacht worden zu sein, kann man nicht gut coachen. Unerfahrene es können Verbesserer unbeabsichtigt und sehr schnell zum Verzweifeln bringen, ohne es böse zu meinen. Aus diesem Grund muss der erst eigene Erfahrung im Verbessern und ing sammeln, bevor er in die freie Wildbahn entlassen wird. Sobald er den ing- Führerschein hat, können erste ing-versuche mit den Mitarbeitern innerhalb des eigenen Verantwortungsbereiches gesammelt werden! Das Rotationsmodell Um die KATAs zu lernen, bietet es sich demnach an eine Lerngruppe mit KATA-Interessierten Personen zu bilden und darin eigene Erfahrung zu sammeln. Um alle Rollen der KATA zu trainieren, muss jeder Teilnehmer folgende Rollen einnehmen: 1) Verbesserer an einem eigenen Prozess 2) eines anderen Verbesserers 3) 2nd- bei einem anderen sein Jeder Teilnehmer verbessert einen eigenen Prozess. Diese Prozesse dienen zum Lernen der Kata, nicht dafür maximale Ergebnisse zu erzielen! Welche Eigenschaften ein Prozesse aufweisen sollte, damit man die KATA gut daran erlernen kann, finden Sie bei Auswahl der Prozesse Tägliche Übung der KATA Das Ziel der KATA besteht darin Wettbewerbsfähigkeit durch zielgerichtete, tägliche Verbesserung zu steigern. Um dieses Ziel zu erreichen sind neue Denk- und Verhaltensweisen notwendig, die man nur durch sehr konsequentes und regelmäßiges Üben erzeugen kann! Aus diesem Grund trifft sich jede Lerngruppe täglich drei Mal. Während jedem Treffen wird ein ing durchgeführt, nach jedem Treffen wird die - Verbesserer-Paarung gewechselt. Der jeweilige 2nd- beobachtet das ing und gibt anschließend zielgerichtetes Feedback Rotationsmodell 7

8 Überblick des Rotationsmodells Ziel des Rotationsmodells ist es, alle Rollen zu kennen, deren Notwendigkeit zu verstehen und bestmöglich für den Start an den realen Prozessen gewappnet zu sein. Das Rotationsmodell wird in sog. Lerngruppen durchgeführt. Innerhalb einer Lerngruppe werden die drei Rollen (Verbesserer, und 2nd-) gelernt. Um die Rollen zu erlernen muss jeder Teilnehmer einen eigenen Prozess mit Hilfe der Kata verbessern. Jeder Verbesserer baut für seinen Prozess eine Verbesserungstafel auf und ist für die Erreichung des Ziels verantwortlich. Hierfür verbessert er mit Hilfe der Verbesserungskata den Prozess und wird dabei gecoacht. Verbesserungstafel Prozess A Ziel: [ _ ] Prozess: Verbesserer: Person 1 : Person 2 Vertretungs- Nächster Ziel-Zustand Ziel: [ _ ] Prozess: Verbesserer: Person 1 : Vertretungs- Ist'Wert Einheit: Ist'Zustand Prozess3Indikator Einheit Wert Ist'Wert Einheit: Ist'Zustand Prozess3Indikator Einheit Ergebnis-Verlauf Indikatoren-Verlauf (Verlauf des Ergebnisses-Wertes) (Verlauf relevanter Indikatoren) Investierte Zeit Allgemeine Hilfsinformationen Prozess V2.3 Ergebnis-Verlauf Indikatoren-Verlauf (Verlauf des Ergebnisses-Wertes) (Verlauf relevanter Indikatoren) Investierte Zeit V2.3 Ergebnis-Verlauf Indikatoren-Verlauf (Verlauf des Ergebnisses-Wertes) (Verlauf relevanter Indikatoren) Themen-Übersicht Art der PDCAs Allgemeine Hilfsinformationen Investierte Zeit Art der PDCAs Verbesserer 1 & 2 Verbesserer 1 & 2 Verbesserer 1 & 2 Verbesserer 1 & 2 Verbesserer 1 & Druck: Prozess A V 2.1 Druck: Prozess B Verbesserer A Vertretungs- PDCA-Tabelle Einheit Verbesserer 1 & 2 V 2.1 Wert Person Ziel'Wert Einheit: Ziel'Zustand Einheit Merkmale Themen-Übersicht Art der PDCAs Person 1 : Template Nächster Ziel-Zustand Wert Skizze Prozess Merkmale V2.3 Themen-Übersicht Ausgangs'Wert: Prozess: Verbesserer: Ziel'Wert Einheit: Ziel'Zustand Einheit Skizze Prozess Skizze Merkmale Verbesserer: (Kleines T-Model) Template Nächster Ziel-Zustand Wert Indikatoren Wert Prozess: Ziel: Ausgangs'Wert: Prozess: Verbesserer: Ziel'Wert Einheit: Ziel'Zustand Einheit Indikatoren Wert Indikatoren Ist'Wert Einheit: Ist'Zustand Prozess3Indikator Template Nächster Ziel-Zustand Verbesserer: Ziel: [ _ ] Ziel: Ausgangs'Wert: Prozess: Verbesserungstafel Prozess C Nächster Ziel-Zustand PDCA-Tabelle Ziel: (Kleines T-Model) Person 2 Nächster Ziel-Zustand PDCA-Tabelle (Kleines T-Model) Verbesserungstafel Prozess B V 2.1 Allgemeine Hilfsinformationen Druck: Prozess C Verbesserer B Verbesserer C Die ings werden vom dritten Mitglied der Lerngruppe begleitet. Er nimmt die Rolle des 2nd-es ein und begleitet den beim ing. Nach dem ing erhält der vom 2nd- ein Feedback, um dessen ingfähigkeit zu verbessern. Rotationsmodell 8

9 Arbeitsmodus im Rotationsmodell Übersicht einer 3er-Lerngruppe 1 A A A B C 2 1 B B B C A 3 C C C A B 3. ing 2. ing LG Thema Ziel Verbesserer 2nd- 1. ing Ohne Erfahrung im Verbessern zu haben und selbst gecoacht worden zu sein, kann man nicht gut coachen. Unerfahrene es können Verbesserer unbeabsichtigt und sehr schnell zum Verzweifeln bringen, ohne es böse zu meinen. Aus diesem Grund muss der erst eigene Erfahrung im Verbessern und ing sammeln, bevor er in die freie Wildbahn entlassen wird. Sobald er den ing- Führerschein hat, können erste ing-versuche mit den Mitarbeitern innerhalb des eigenen Verantwortungsbereiches gesammelt werden! Das Rotationsmodell Um die KATAs zu lernen, bietet es sich demnach an eine Lerngruppe mit KATA-Interessierten Personen zu bilden und darin eigene Erfahrung zu sammeln. Um alle Rollen der KATA zu trainieren, muss jeder Teilnehmer folgende Rollen einnehmen: 1) Verbesserer an einem eigenen Prozess 2) eines anderen Verbesserers 3) 2nd- bei einem anderen sein Jeder Teilnehmer verbessert einen eigenen Prozess. Diese Prozesse dienen zum Lernen der Kata, nicht dafür maximale Ergebnisse zu erzielen! Welche Eigenschaften ein Prozesse aufweisen sollte, damit man die KATA gut daran erlernen kann, finden Sie bei Auswahl der Prozesse Tägliche Übung der KATA Das Ziel der KATA besteht darin Wettbewerbsfähigkeit durch zielgerichtete, tägliche Verbesserung zu steigern. Um dieses Ziel zu erreichen sind neue Denk- und Verhaltensweisen notwendig, die man nur durch sehr konsequentes und regelmäßiges Üben erzeugen kann! Aus diesem Grund trifft sich jede Lerngruppe täglich drei Mal. Während jedem Treffen wird ein ing durchgeführt, nach jedem Treffen wird die - Verbesserer-Paarung gewechselt. Der jeweilige 2nd- beobachtet das ing und gibt anschließend zielgerichtetes Feedback Rotationsmodell 9

10 Jeder Verbesserer wird an seiner Verbesserungstafel gecoacht Verbesserungstafel Prozess A 3.2 ing: Gespräch zwischen Verbesserer und Verbesserer 2nd- Um Erfahrungen im Verbessern und en zu machen, findet täglich ein Treffen am Prozess statt das sogenannte ing. Das ing dient dazu, die Wirksamkeit des letzten Schrittes nachzuvollziehen und einen nächsten Schritt in Richtung des Ziel-Zustandes zu vereinbaren. Hierzu ist es notwendig, dass der Verbesserer den Schritt vollständig abgeschlossen hat, damit ein Wissensvorsprung vorliegt. Das ing Damit sich eine gewisse Routine für Verbesserer und einstellen, sollte das ing einem standardisierten Ablauf folgen. Hierzu verwendet der die sogenannte Frageroutine und stellt dem Verbesserer der Reihe nach die einzelnen Fragen. Nach jeder Frage antwortet der Verbesserer. Erst wenn die Frage vollkommen und zur Zufriedenheit des es beantwortet wurde, stellt er die nächste Frage. Damit man sich während des ings auf das Gespräch konzentrieren kann, findet das ing an der aktualisierten Verbesserungstafel statt. Rolle des 2nd-es Der 2nd- beobachtet das ing so, dass er dem Dialog folgen und alles sehen kann. Wichtig ist jedoch, dass sich der 2nd- NICHT aktiv am Gespräch beteiligt! Während des Gespräches macht er sich Notizen zum Ablauf des Gespräches, z.b. zum Verhalten des es und Verbesserers oder auch zum operativen Prozess Vorbereitungen vor dem ing: Verbesserer: Verbesserungstafel steht vor Ort am Prozess Letzter vereinbarter Schritt ist abgeschlossen Alle Formulare sind aktuell : Tägliches Treffen organisieren Taschenkarte Frageroutine Mitschrieb 2nd-: Mitschrieb 2nd- Rotationsmodell 10

11 Agenda 1. Start mit der KATA Das Rotationsmodell 2. Der Verbesserer im Rotationsmodell 3. Der im Rotationsmodell 4. Der 2nd- im Rotationsmodell Rotationsmodell 11

12 Die Verbesserung eines Prozesses erfolgt immer in drei Phasen Richtung verstehen: Aufbauend auf dieser Zielsetzung wird zunächst ein gemeinsames Bild der aktuellen Situation und dessen entwickelt, was zu diesem Zeitpunkt konkret erreicht werden muss der sogenannte Ziel-Zustand. Die Phase Richtung verstehen wird für jedes Verbesserungsthema nur ein Mal durchlaufen, deshalb kommt hier die Kata noch nicht zum Einsatz PDCAs in Richtung des Ziel-Zustandes: Diesen Ziel-Zustand gilt es nun mittels vieler kleiner Schritte zu erreichen. Hierfür arbeitet der Verbesserer täglich als fester Bestandteil seines Tagesgeschäftes an der Zielsetzung und wird dabei mehrfach wöchentlich sozusagen kurzzyklisch - von seiner Führungskraft gecoacht. Die PDCAs sind in einer Kultur täglicher Verbesserung das tägliche Verbesserungsgeschäft des Teamleiters. Hier wird die Verbesserungskata Verbesserung in kleinen Schritten angewendet und es finden regelmäßig ings statt. Stabilisierung im Alltag: Nachdem der Ziel-Zustand erreicht wurde, muss es allen Mitarbeitern ermöglicht werden, den neuen Prozess wiederholbar durchführen zu können. Zielsetzung der Phase ist es, dass der Prozess stabil sprich Zyklus für Zyklus läuft und Problemlos durchgeführt werden kann. Dies ist die Vorstufe für die Staus-Runden im täglichen Shopfloor- Management. Die Phase Stabilisierung im Alltag ist ebenfalls eine einmalige Phase in der Bearbeitung eines Verbesserungsthemas. Rotationsmodell 12

13 Übersicht des Vorgehens in der Phase Richtung verstehen Ziel & Prozess verstehen Ausgangs- Zustand verstehen Ziel-Zustand definieren Nächsten Ziel- Zustand ableiten Messsystem etablieren Ziel mit Führungskraft besprechen (Inhalt des Ziels, Ziel-Wert und Einheit) und verstehen Prozess (Start- & Endpunkt) abgrenzen & Rahmenbedingungen verstehen Prozess vor Ort anschauen ( Kreidekreis-Übung ; ohne Erfassung von Zeiten) Formel definieren, Indikatoren ableiten und Stellhebel sammeln Erkenntnisse mit Ziel-Geber bzw. Führungskraft abstimmen Mitarbeiter vor Ort über Sinn, Inhalt und Ablauf der Verbesserungsaktivitäten informieren Fokus & Inhalt der Prozessbeobachtung definieren Prozess beobachten (innerhalb der gesamten Prozessgrenzen) Prozessbeobachtung auswerten (Werte der Indikatoren, Ist-Prozess, -Skizze & -Merkmale) Darstellung auf dem T-Modell (è Ist-Zustand) Ergebnis-Wert ermitteln Ziel-Werte für jeden Indikator vom Ziel ableiten (wie schnell müssen wir hier sein?) Lösungsfreien Prozess (am besten mit Hilfe der Wertstrom-Symbole) beschreiben (Kernfrage: Wie muss der Prozess laufen, um das Ziel erreichen zu können?) Prinzip-Skizze des Soll-Prozesses darstellen Lösungsfreie Merkmale des Ziel-Prozesses beschreiben Ziel-Zustand mit verantwortlicher Führungskraft abstimmen Aus Lücke zwischen Ist- und Ziel-Zustand ersten Indikator auswählen Hilfs-Indikatoren für den ersten Indikator/das erste Verbesserungsthema ableiten Ist-Zustand für den ersten Indikator erfassen (siehe oben: Ist-Zustand erfassen ) Ziel-Zustand definieren (siehe oben: Ziel-Zustand definieren ) Aus der Lücke zwischen nächstem Ist- und Ziel-Zustand das erste Verbesserungsthema definieren Einfachen, schnell ausfüllbaren und verständlichen Mitschrieb für die Mitarbeiter erstellen Auswertemöglichkeit die Notizen schaffen Grafischen Verlauf des Ergebnis-Wertes auf Tages-/Schichtbasis erstellen Mitarbeiter über Sinn & Inhalt des Messsystems informieren Erst wenn der Verbesserer seine Verbesserungstafel fertig hat, wird mit dem ing begonnen! Rotationsmodell 13

14 Aufbau und Inhalte der Verbesserungstafel Da Verbesserung immer am Ort des Geschehens stattfindet, steht die Verbesserungstafel in der Nähe des Prozesses. Somit ist der Verbesserungsprozess absolut transparent und für jeden zugänglich. Sowohl Mitarbeiter, als auch Führungskräfte können sich somit jederzeit über Inhalt und Fortschritt informieren Die Verbesserungstafel ist die Schnittstelle zwischen Verbesserer und. Hierauf sind alle relevanten Informationen zur Arbeit am aktuellen Ziel-Zustand enthalten. Durch den Aufbau unterstützt die Tafel die Struktur der Verbesserungskata und ist die Basis für die regelmäßigen inggespräche Die aktuellen Vorlagen für den Aufbau der Verbesserungstafel findest du auf der Website unter Downloads Im Rahmen der ersten Phase der Arbeit am Ziel-Zustand (Richtung verstehen) wurden alle notwendigen Inhalte zum Aufbau der Verbesserungstafel erfasst: 1) Ziel, Termin (Ziel erreicht am...) sowie Ziel- und Ist-Wert 2) Großes T-Modell (Tafelvorlage ) Aufbauend auf dem Gesamt-Ziel-Zustand (3-monats-zeithorizont) wurde ein erster nächster Ziel-Zustand (innerhalb der nächsten 1-3 Wochen) abgeleitet. Dieser stellt die Basis für die ersten Verbesserungsaktivitäten des Verbesserers dar 3) Kleines T-Modell (inkl. Nächstes Ziel & Ziel-Termin) Bevor nun mit der aktiven Verbesserung im Rahmen der PDCA- Zyklen losgelegt werden kann, muss noch die Messbarkeit des Ergebniswertes sichergestellt werden. Hierzu müssen der 1) Verlauf des Ergebnis-Wertes (Tafelvorlage ) 2) Verlauf relevanter Indikatoren (Tafelvorlage ) gemessen werden Somit ist die Verbesserungstafel vollständig und vor Ort. Da nun die Richtung und das Ergebnis klar definiert wurde und mit der verantwortlichen Führungskraft abgestimmt wurde, kann mit der Verbesserung losgelegt werden Die Kata dient dazu, dem Verbesserer Sicherheit dabei zu geben, und ein Ziel das im unbekannten Gebiet liegt erreichen zu können Rotationsmodell 14

15 Übersicht der Verbesserungstafel Ausgangswert Ergebniswert zum Start der Verbesserungsaktivitäten Mit Einheit und Datum 1) Großes-T-Modell (Gesamt-Ziel-Zustand) Bezogen auf Gesamtprozess Für 3-Monats-Zeitraum Gesamt-Ist- & Ziel-Zustand Besteht im Ist- und Ziel- Zustand aus folgenden Elementen: 1) Indikatoren 2) Prozess 3) Skizze 4) Merkmale Allgemeines Verbesserer des Zieles des Verbesserers Ziel und Einheit Zielrelevanter Prozess 2) Kleines -T-Modell (Nächster-Ziel-Zustand) Bezogen auf ein Teilziel Für 1-3 Wochen-Zeitraum Elemente identisch zu gr. T-Modell 3) PDCA-Tabelle Dokumentation sämtlicher Schritte des Verbesserers Bestehend aus: 1) Hindernisse 2) Einflüsse 3) Nächster Schritt 4) Erwartetes Ergebnis (mit Zahlen) 5) Bis wann (Datum & Uhrzeit) 6) Tats. Ergebnis; (erst nach dem Schritt eintragen) Je Schritt eine komplette Zeile ausfüllen Art des Schrittes einzeichnen; unterscheiden nach: 1) Experiment 2) Prozessbeobachtung 3) Dokumentation 4) Sonstiges In jedem ing einen Schritt vereinbaren 5) Investierte Zeit Monatsübersicht auf Tagesbasis Für Arbeit am Ziel-Zustand investierte Zeit je Tag Ziel-Zeit (als Linie) Tats. Investierte Zeit je Tag (als Balken) Hilfsinformationen Ergänzende Informationen zum Projekt 4) Verlauf des Ergebnisses Monatsübersicht auf Tagesbasis Verlauf des Ergebnis-Wertes je Tag/ Schicht Am Ende des Tages/Schicht Wert handschriftlich einzeichnen Ziel-Wert in Form einer Linie visualisieren Rotationsmodell 15

16 Übersicht der wesentlichen Formulare auf der Verbesserungstafel (rechte Seite der Verbesserungstafel) 1. T-Modell Im T-Modell stehen der aktuelle Ist- und Ziel-Zustand gegenüber Links: Ist-Zustand des Prozesses (Wie läuft der Prozess aktuell ab?) Rechts: Ziel-Zustand des Prozesses (wie sollte der Prozess ablaufen, um das Ziel zu erreichen?) Elemente des Ist- und Ziel-Zustandes: Indikatoren, Prozess, Skizze und Merkmale 2. PDCA-Tabelle In der PDCA-Tabelle werden sämtliche Schritte des Verbesserers während des Verbesserungsprojektes festgehalten: 1. Hindernisse & 1 Haupt-Hindernis 2. Einflüsse auf das Haupt-Hindernis & 1 Haupt-Einfluss 3. Nächster Schritt zur Beseitigung des Haupt-Einflusses (inkl. Erwartetem Ergebnis und Zeit) 4. Lernerfahrung aus dem letzten Schritt 3a. Ergebnis- & Indikatorenverlaufs Visualisierung des Ziels in Form einer Ziel-Linie Verlauf des Ergebnis-Wertes auf Tagesbasis (ggf. unterschieden nach Schichten) in Form einzelner Balken (je Tag bzw. Schicht) Der Mitschrieb erfolgt i.d.r. handschriftlich durch die Mitarbeiter vor Ort Die verantwortliche Führungskraft (bzw. der Verbesserer) wertet den Mitschrieb am ende der Schicht aus 3b. Investierte Zeit/durchgeführte PDCAs Investierte Zeit für die Verbesserungsaktivitäten Art der durchgeführten PDCAs (unterschieden nach Prozessbeobachtung, Experiment, Dokumentation oder sonstigem Schritt) Rotationsmodell 16

17 Für jedes Verbesserungsprojekt wird eine Verbesserungstafel vor Ort am Prozess aufgestellt a 3 b Verbesserungstafel Prozess A Ziel: [ _ ] Prozess: Verbesserer: Person 1 : Person 2 Vertretungs- Nächster Ziel-Zustand Verbesserungstafel Prozess B Ziel: [ _ ] Prozess: Verbesserer: Person 1 : Vertretungs- Ist'Wert Einheit: Ist'Zustand Prozess3Indikator Einheit Wert Ist'Wert Einheit: Ist'Zustand Prozess3Indikator Einheit Ergebnis-Verlauf Indikatoren-Verlauf (Verlauf des Ergebnisses-Wertes) (Verlauf relevanter Indikatoren) Investierte Zeit Allgemeine Hilfsinformationen Prozess V2.3 Ergebnis-Verlauf Indikatoren-Verlauf (Verlauf des Ergebnisses-Wertes) (Verlauf relevanter Indikatoren) Investierte Zeit V2.3 Ergebnis-Verlauf Indikatoren-Verlauf (Verlauf des Ergebnisses-Wertes) (Verlauf relevanter Indikatoren) Themen-Übersicht Art der PDCAs Allgemeine Hilfsinformationen Investierte Zeit Art der PDCAs Verbesserer 1 & 2 Verbesserer 1 & 2 Verbesserer 1 & 2 Verbesserer 1 & 2 Verbesserer 1 & Druck: Prozess A V 2.1 Druck: Prozess B Verbesserer A Vertretungs- PDCA-Tabelle Einheit Verbesserer 1 & 2 V 2.1 Wert Person Ziel'Wert Einheit: Ziel'Zustand Einheit Merkmale Themen-Übersicht Art der PDCAs Person 1 : Template Nächster Ziel-Zustand Wert Skizze Prozess Merkmale V2.3 Themen-Übersicht Ausgangs'Wert: Prozess: Verbesserer: Ziel'Wert Einheit: Ziel'Zustand Einheit Skizze Prozess Skizze Merkmale Verbesserer: (Kleines T-Model) Template Nächster Ziel-Zustand Wert Indikatoren Wert Prozess: Ziel: Ausgangs'Wert: Prozess: Verbesserer: Ziel'Wert Einheit: Ziel'Zustand Einheit Indikatoren Wert Indikatoren Ist'Wert Einheit: Ist'Zustand Prozess3Indikator Template Nächster Ziel-Zustand Verbesserer: Ziel: [ _ ] Ziel: Ausgangs'Wert: Prozess: Verbesserungstafel Prozess C Nächster Ziel-Zustand PDCA-Tabelle Ziel: (Kleines T-Model) Person 2 Nächster Ziel-Zustand PDCA-Tabelle (Kleines T-Model) Verbesserungstafel Auf der Verbesserungstafel sind die relevanten Informationen zum Verbesserungsprojekt zu finden Sämtliche Formulare (1-4) sind auf der Verbesserungstafel angebracht (reduzierte Version) Auf der erweiterten Version ist zusätzlich das große T-Modell dargestellt. Dieses zeigt den Ist- und Ziel-Zustand auf Wertstrom-Ebene. Von diesem übergeordneten Ziel werden die nächsten Ziel-Zustände abgeleitet Die Verbesserungstafel steht vor Ort am Prozess/Gemba ing-gespräche finden immer an der Verbesserungstafel statt Auf diese Weise sind alle Informationen für Mitarbeiter und Führungskräfte transparent V 2.1 Allgemeine Hilfsinformationen Druck: Prozess C Verbesserer B Verbesserer C Da sämtliche relevanten Informationen auf der Verbesserungstafel zu finden sind, finden auch hier die ings statt. Rotationsmodell 17

18 Wo findet man die Antworten auf die einzelnen ingfragen auf der Verbesserungstafel 1a 2b 1a 2c 1b 2d 1c 3a 3b 3c+d 2e 1d 4 5 6a 6b 6c 2a Die Frageroutine ist darauf ausgerichtet, den Verbesserungsprozess voranzubringen. Beim ing geht es nicht darum, das Gedächtnis bestmöglich zu trainieren, damit trotzdem zugleich sämtliche relevanten Informationen zwischen Verbesserer und fließen, müssen die Antworten auf jede einzelnen Fragen des es auf der Verbesserungstafel zu finden sein! Wo sind die Informationen zu der jeweiligen Frage auf der Tafel zu finden? 1. Was ist der Ziel-Zustand (Rechte Seite des kleinen T-Modells) 1a) Ziel 1b) Indikatoren (inkl. Werte) 1c) Prozess, Skizze und Merkmale 2. Was ist der aktuelle Ist-Zustand des Prozesses? (Linke Seite des kl. T-Modells) 2a) Ergebnis-Wert-Verlauf 2b) Indikatoren (inkl. Werte) 2c) Prozess, Skizze und Merkmale 3. Was war der letzte Schritt? (Spate 3, 4 und 6 auf der PDCA-Tabelle) 3a) Letzter Schritt 3b) Erwartetes Ergebnis 3c) Tatsächliches Ergebnis!!Der letzte Schritt muss unbedingt vor Ort angeschaut werden, um ein Verständnis der aktuellen Situation zu erhalten!!!hierbei wird nur der LETZTE Schritt durchgesprochen, nicht die Schritte davor! 4. Welche Hindernisse halten Dich von der Erreichung des Ziel-Zustandes ab? (Linke Spalte der PDCA-Tabelle) Hier werden mehrere Hindernisse besprochen, aufgelistet und eine Haupt-Hindernis anhand der Zahlen priorisiert 5. Was sind die Einflüsse auf das eine Haupt-Hindernis? (PDCA-Tabelle) Bezogen auf das eine Haupt-Hindernis werden die Einflüsse gesammelt und ein Haupt-Einfluss priorisiert. 6. Was ist deshalb der nächste Schritt? (PDCA-Tabelle) Bezogen auf den Haupteinfluss wird ein konkreter nächster Schritt vereinbart, der mit dem dazugehörigen erwarteten Ergebnis und einem konkreten Termin (Datum & Uhrzeit) dokumentiert wird. Auf diese Weise wird die Verbesserungstafel während des ings verwendet, so dass sie ein täglich aktiv genutztes Hilfsmittel ist, auf der sämtliche für das Verbesserungsprojekt notwendigen Informationen zu finden sind. Rotationsmodell 18

19 Agenda 1. Start mit der KATA Das Rotationsmodell 2. Der Verbesserer im Rotationsmodell 3. Der im Rotationsmodell 4. Der 2nd- im Rotationsmodell Rotationsmodell 19

20 Was ist ein ing-gespräch Das ing findet vor Ort am Gemba mit Hilfe der Verbesserungstafel statt Damit der Verbesserer den Prozess erfolgreich in Richtung des Ziel- Zustandes verbessern kann, ist es notwendig Unterstützung vom (=seiner Führungskraft) zu erhalten. Verbesserer und treffen sich regelmäßig mit dem Ziel den Verbesserungsprozess einen Schritt weiter zu bringen. Ziel des Treffens ist es, Informationen zum Verbesserungsprozess auszutauschen und einen nächsten Schritt in Richtung des Ziel-Zustandes zu vereinbaren. Um Sicherheit in der Anwendung der Verbesserungskata zu erhalten, muss der im Rahmen seiner ings u.a. darauf achten, dass der Verbesserer: 1) Alle Schritte der Kata/Struktur der Reihenfolge nach einhält 2) Das Ziel und den Ziel-Zustand klar vor Augen hat 3) Lösungsfrei in Richtung des Ziel-Zustandes verbessert 4) Physische Veränderungen in Form von Experimenten durchführt 5) Lernerfahrungen aus dem letzten Schritt 6) Veränderungen nachhaltig im Alltag verankert Das ing ist jedoch wesentlich mehr als nur einholen der Informationen. Da der seine Ziele nur mit guten Verbesserern erreichen kann, hat das Gespräch folgenden Fokus: 1) den Verbesserungsprozess zu aktivieren 2) Zielgerichtet Informationen (über den aktuellen Stand des Prozesses) zwischen Verbesserer und auszutauschen 3) Den Verbesserer in Bezug auf die Anwendung der Verbesserungskata weiterzuentwickeln Aus diesem Grund ist das ing ein fokussierter 1:1-Dialog zwischen Verbesserer und, wo sich keine andere Person beteiligt! Damit das Gespräch zielgerichtet und effizient abläuft, findet es an der Verbesserungstafel statt. Sämtliche für das ing-gespräch benötigten Informationen über den Verbesserungsprozess sind auf der Verbesserungstafel visualisiert, so dass Unklarheiten unmittelbar geklärt werden können. Da Verbesserung IMMER an einem Prozess stattfindet und die Mitarbeiter vor Ort sehen müssen, dass man sich um deren Probleme kümmert, steht die Verbesserungstafel vor Ort am Gemba. Das Gespräch dauert - bei geübten Verbesserern und es - 15 Minuten. Das Gespräch wird stets vom entsprechend einer Frageroutine geführt. Rotationsmodell 20

21 Das Zusammenspiel von Frageroutine und Verbesserungskata Mit der ingkata steuert der die Verbesserungskata Das ing-gespräch ist ein zielgerichteter Dialog zwischen Verbesserer und. Es verbindet die regelmäßige Verbesserung der Prozesse mit der zielgerichteten Entwicklung der Mitarbeiter. Um den Verbesserer im Rahmen dieser Treffen maximal zu fördern, führt ihn der über Fragen. Aus diesem Grund wird das Zusammentreffen ing-gespräch genannt. Nur wenn der über Fragen führt ist der Verbesserer in der Situation, selbst über die aktuelle Situation nachdenken und eine eigenständige Entscheidung treffen zu müssen. Um diese Art der Führung mit den Verbesserungsaktivitäten zu verbinden, müssen alle Fragen darauf ausgerichtet sein den Verbesserer im Verbesserungsprozess voranzubringen. Damit er alle dafür erforderlichen Informationen erhält und das Gespräch zielorientiert abläuft, folgt das Gespräch einem standardisierten Ablauf, der sogenannten Frageroutine. Eine ihrer wesentlichen Funktion liegt darin, durch Wiederholung der Struktur, das zunehmende Prozessverständnis, die eigenständige Umsetzung des nächsten Schrittes und das daran anschließende unmittelbare Feedback Sicherheit im Vorgehen zu erlangen. Durch den definierten Gesprächsablauf sind die Inhalte des Gespräches für beide Gesprächspartner im vorhinein bekannt und sie können sich bestmöglich darauf vorbereiten. Auf diese Weise ist das ing- Gespräch mit der Fragroutine zugleich einen Führungs-Standard. Man muss sich dies wie zwei Zahnräder in einem Getriebe vorstellen: Das 1.Zahnrad (Verbesserungskata) treibt das Fahrzeug über die Achse an. Das 2. Zahnrad (die Frageroutine) sorgt für die passende Übersetzung, um genügend Fahrt aufzunehmen. Somit ist die Frageroutine als eine Art Antriebsmodul für die Verbesserungskata zu verstehen. Aber nur wenn beide wie abgestimmte Zahnräder ineinandergreifen, kann der Verbesserungsprozess funktionieren Somit stellt die ingkata die Voraussetzung dafür dar, um einheitliche, tägliche Verbesserung, bei den Führungskräften in allen Bereichen und auf allen Hierarchieebenen im Alltag verankern zu können! Wenn und Verbesserer den Ablauf des Gespräches kennen und nach ausreichend Wiederholungen Routine in der Durchführung des ings haben, (was i.d.r. nach ca Gesprächen der Fall ist) ist es möglich eine ing-dauer von ca. 15 Minuten je Gespräch zu erzielen. Rotationsmodell 21

22 Übersicht der Formulare für das ing 2.1 Taschenkarte (Vorlage 3.1) Frageroutine des es um ein standardisiertes Gespräch abzuwickeln Mit Hilfe der einzelnen Fragen erhält der sämtliche relevanten Informationen die er benötigt um einschätzen zu können, ob und wie gut sich das Projekt entwickelt Die Taschenkarte dient als Spickzettel während des ings, damit der eine Möglichkeit hat - wenn er einmal aus der Struktur kommt - jederzeit nachschauen zu können 2.2 Mitschrieb (Vorlage 3.2.2) Um die wesentlichen Inhalte des ings erinnern zu können, macht sich der während bzw. nach dem ing Notizen auf seinem Mitschrieb Auf dem Mitschrieb macht er sich zu den einzelnen Elementen der Verbesserungskata Notizen. Seine Notizen beziehen sich einerseits auf den operativen Prozess und andererseits auf den Verbesserer. Für jedes ing fertigt er einen neuen Mitschrieb an (und legt diese in seinem Workbook ab) 3.1 Taschenkarte 2nd- (Vorlage 4.1) Damit der den Verbesserer zum Erfolg führt, muss er einerseits bestens auf das ing vorbereitet sein. Andererseits muss er nach dem ing durch gezielte Selbstreflektion und Feedback die Hindernisse im ing (bzw. den Standpunkt des Verbesserers) erkennen Hierzu verwendet der 2nd- ebenfalls eine Frageroutine (eine für die Vorbereitung des ings und eine für dessen Nachbereitung) Auch hier dient die Taschenkarte als Spickzettel, damit alle relevanten Inhalte besprochen werden 3.2 Mitschrieb 2nd- (Vorlage 4.2.2) Damit der 2nd- nach dem ing auf die wesentlichen Punkte eingehen und dazu ein effektives Feedback geben kann, macht auch er sich während des ings Notizen Sein Fokus liegt auf dem Ablauf des ings, auf dem Agieren des es und dem Verhalten des Verbesserers Zu diesen Punkte macht sich der 2nd- während des ings Notizen, damit er seine Beobachtungen nicht vergisst Im Anschluss an das ing priorisiert der 2nd- seine Beobachtungen, um dem nur die wichtigsten Beobachtungen mitzuteilen Rotationsmodell 22

23 Das ing wird auf dem -Mitschrieb dokumentiert Um den Standort des Verbesserers jedoch anhand konkreter Beobachtungen einschätzen zu können, ist es wichtig dass der nach jedem ing einen Mitschrieb erstellt, in dem er seine Beobachtungen zum Prozess und dem Verbesserer notiert. Allgemeines: Für jedes ing wird 1 Mitschrieb angefertigt. Dieser Mitschrieb unterstützt die Erinnerungen auch nach wenigen Monaten. Ausgefüllt wird der Mitschrieb während bzw. direkt nach dem ing Es sollten einfache & verständliche Stichpunkte notiert werden Beobachtungen aus dem ing bezogen auf den operativen Prozess Hier werden die Beobachtungen des es bezogen auf den operativen Prozess dokumentiert, wie z.b. Relevante Umsetzungen & gute Beispiele Probleme im Prozess Inhaltliche Unklarheiten Notwendige Unterstützung des es Mitschrieb während des ings Sobald Unklarheiten im ing auftreten, muss der diese Beseitigen. Dafür muss er ein gemeinsames Bild schaffen und häufig etwas notieren oder skizzieren. Deshalb ist dies der Platz für Ausarbeitungen, die während des ings zusammen mit dem Verbesserer erstellt werden, wie z.b. - Ablauf am Arbeitsplatz (Skizze des Ablaufs) - Liste aktueller Hindernisse - Sammlung der Einflüsse Feedback des 2nd-es Das Feedback des 2nd-es ist die Grundlage für Weiterentwicklung. Die im Rahmen der Reflektion erhaltenen Feedback-Punkte können hier notiert werden. Siehe hierzu auch Kapitel Vor- & Nachbereitung und nd-) Persönliche Zielsetzung des es Jedes ing basiert auf einem klaren Ziel! Hier dokumentiert der seine im Rahmen der Vorbereitung definierte Zielsetzung für das nächste ing. Diese Zielsetzung kann in Bezug auf Folgendes definiert werden: 1) persönlich 2) Fähigkeiten des Verbesserers 3) Operativen Prozess Beobachtungen aus dem ing bezogen auf den Verbesserer Hier werden Beobachtungen des es zum Verbesserer notiert, wie z.b. Gute Beispiele & Umsetzungen Fehler auf der Verbesserungstafel Aussagen des Verbesserers Lernerfahrung aus dem ing Die Lernerfahrungen aus dem ing, der anschließenden Reflektion und dem Feedback des 2nd-es können hier notiert werden Mitschrieb während des ings Der 1 nächste Schritt, der nach der Reflektion mit dem 2nd- vereinbart wurde Rotationsmodell 23

24 Genereller Ablauf eines ing-gesprächs Das ing-gespräch gliedert sich in drei Phasen Was ist der aktuelle Ist-Zustande des Prozesses? - Letzter Schritt - Ergebnis-Verlauf - Prozess-Entwicklung - Fortschritt Was ist des aktuelle Standpunkt des Verbesserers: - Entwicklungsstand - Aktuelle Hindernisse - Einflüsse auf das Lernfeld Zielsetzung für nächstes ing in Bezug auf - - Verbesserer - Operativen Prozess ing Offiziellen Start- Punkt schaffen 1:1-Gespräch zwischen Verbesserer und Vor Ort Gespräch (an Verbesserungstafel am Gemba) führt mit Hilfe der Frageroutine Ausfüllen einer Zeile auf PDCA- Tabelle Feedback an den Verbesserer geben Vorbereitung Nachbereitung Fertigstellen des Mitschriebs Reflektion des ings 1) Ablauf 2) Bezügl. Der Zielsetzung des es 3) Status des Projektes 4) Standpunkt des Verbesserers Feedback vom 2nd- Lernerfahrung des es Nächster Schritt des es Ein gutes ing-gespräch fällt nicht vom Himmel, deshalb ist es immer mit einer entsprechenden Vor- und Nachbereitung verbunden. Auch wenn der Kern des Gespräches im ing- Gespräch stattfindet, sind die angrenzenden Phasen mindestens genau so wichtig. Es gliedert sich in drei Punkte: 1.) Vorbereitung (ca. 10 Minuten) Der bereitet sich auf das kommende ing vor auch indem er sich dafür Ziele setzt. 2.) ing (ca. 15 Minuten) Zielgerichtetes und strukturiertes Gespräch zwischen dem und seinem Verbesserer. Der führt den Verbesserer mit Hilfe der Frageroutine durch die Struktur. Es wird eine Zeile auf der PDCA-Tabelle festgehalten. Das Gespräch wird ausschließlich zwischen Verbesserer und geführt, niemand anderes beteiligt sich aktiv. 3.) Nachbereitung (ca. 15 Minuten) Im Nachhinein reflektiert der, ob im bzw. mit dem Gespräch sein vorher ausgegebenes Ziel erreicht wurde. Für die Durchführung eines ings (inkl. Vor- und Nachbereitung) muss man zu Beginn ca. 1 Stunde einplanen. Insbesondere neue es sollten sich keine zeitlichen Ziele setzen und sich nicht von langen ings nicht verunsichern lassen. Am Anfang steht das Üben der Struktur und das inhaltliche Verständnis der Antworten des Verbesserers im Fokus, dies dauert i.d.r. länger. Sobald man auf diese Themen achten kann, kann man sich zeitliche Ziele setzen. Während aller drei Phasen sollte stets der 2nd- anwesend sein und den unterstützen! In diesem Fall führt der 2nd- die Vor- und Nachbereitung durch Fragen. Während des ings begleitet er das Gespräch still und beobachtet den Ablauf. Rotationsmodell 24

25 Agenda 1. Start mit der KATA Das Rotationsmodell 2. Der Verbesserer im Rotationsmodell 3. Der im Rotationsmodell 4. Der 2nd- im Rotationsmodell Rotationsmodell 25

26 Der 2nd- entwickelt die Fähigkeiten des es weiter Persönliche Weiterentwicklung findet in der Lernzone statt. Diese muss jedoch erst einmal betreten werden Verbesserer 2nd Während des ings ist der voll und ganz damit beschäftigt, die Fragen richtig zu stellen und aufbauend auf den Antworten die passende Frage zu stellen um somit einen flüssigen Gesprächsablauf zu ermöglichen. Er ist sozusagen IM Prozess. Er versucht das ing erfolgreich durchzuführen, sich auf die Fragen zu konzentrieren und die Antworten des Verbesserers zu verstehen. Insbesondere bei Junior-es (sprich solchen, die gerade die ersten ings absolvieren), liegt der Fokus der Aufmerksamkeit meist auf den oben beschriebenen Themen, so darüber hinaus gehende Aspekte nicht wahrgenommen werden und auch das eigene verhalten nicht bewusst ist. Um sich jedoch persönlich, fachlich und inhaltlich weiterzuentwickeln und seine eigenen Lernfeldern zu entwickeln, ist ein gewisses Maß an Selbstreflektion notwendig! Die Frage ist jedoch, an welchen persönlichen Hindernissen man arbeiten muss und möchte, um besser zu werden und auch unerfahrene Verbesserer zum Erfolg zu führen. Häufig kann man in der Praxis zwei Extreme an es beobachten: 1) Das war super, es gab keine Probleme! 2) Hm, ich bin nicht zufrieden, das ing war gar nicht gut Selbst Konfuzius wusste: Ich weiß, dass ich nichts weiß!. Natürlich kann ein Mensch nie alles wissen auch nicht über das unmittelbare Umfeld! Dies möchten sich Einige jedoch nicht eingestehen und versuchen dies zu kompensieren. Wenn man sich seiner eigenen Wissensgrenze nicht bewusst ist, ist man nicht offen für Anregungen und Feedback. Deshalb können die alles super -Typen eine harte Nuss sein, denn sie müssen zunächst selbst erkennen, dass sie nicht alles wissen. Das andere Extrem der das war nicht gut -Typ - hingegen sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht. Vor lauter Problemen weiß er nicht, worauf er fokussieren soll und wo er ansetzten kann. Dies hat nicht selten zur Konsequenz, dass nichts passiert (es herrscht quasi Stillstand) und sie sich nicht so weiterentwickeln, wie sie es könnten. In beiden Fällen und natürlich auch all Dem, was zwischen den Extremen liegt ist es es notwendig, dass man Unterstützung erhält und genau hier kommt der 2nd- ins Spiel. Der 2nd- unterstützt den bei der Vorbereitung des Gespräches, begleitet ihn auch während des ings und begleitet ihn bei der Nachbereitung. Je häufiger diese gemeinsamen Treffen stattfinden, desto schneller ist i.d.r. die Entwicklung des es hin zu einem guten! Rotationsmodell 26

27 Zusammenspiel von Leader und 2nd- Der 2nd- begleitet den regelmäßig bei seinen ings Verbesserer 2nd Aus diesem Grund ist die regelmäßige Begleitung des es durch einen 2nd- notwendig! Der 2nd- bereitet mit dem zusammen das ing vor, beobachtet den Ablauf des Gespräches, macht sich zielgerichtet Notizen und hilft dem anschließend bei der Nachbereitung des ings. Das Haupt-Augenmerk des 2nd-es liegt dabei auf der Weiterentwicklung des es. Er nimmt sozusagen die Sicht eines Externen ein und beobachtet das ing mit folgenden Schwerpunkten: 1) Ablauf des ing-gespräch 2) Ist-Zustand des Prozesses 3) Standpunkt des Verbesserers zu erhalten und somit das Bild des es abzurunden Um während der Vorbereitung auf die wesentlichen Dinge einzugehen, unterstützt der 2nd- den im Rahmen der Vorbereitung. Der 2nd- achtet darauf, dass der die wesentlichen Punkte in Bezug auf die drei oben genannten Schwerpunkte im Blick hat, um Fortschritt im Verbesserungsprozess zu erzielen Die Nachbereitung ist die Phase des ings, in der der am meisten lernen kann. Hier haben und 2nd- ein gemeinsames Bild des Gespräches und können die gemeinsam reflektieren. Hierzu ist es enorm wichtig, dass sich der selbst Gedanken zum Ablauf des Gespräches, den Inhalten und zum Standpunkt des Verbesserers macht, um aus eigenem Können Fortschritt im Verbesserungsprozess zu erzielen. Diesen Teil der Reflektion führt der 2nd- mit Hilfe von Fragen. Anschließend gibt er dem ein Feedback, zu den aus seiner Sicht wichtigen Punkten.!Beim Feedback ist sehr wichtig, nur die wirklich relevanten Punkte herauszustellen, da unsere Aufnahmefähigkeit begrenzt ist! Auf diese Weise bringt er seine externe Sicht und seine Erfahrungen ein und der kann von diesen profitieren. Rotationsmodell 27

28 Die Routine des 2nd-es unterstützt den bei seiner persönlichen Weiterentwicklung Begleitung des 2nd-es erfolgt nach einem Standard ing Vorbereitung Nachbereitung Der 2nd- begleitet den in allen drei Phasen des ings (Vorbereitung, ing und Nachbereitung). Im Rahmen der Vor- und Nachbereitung übernimmt er einen aktiven Teil, indem er den mit Hilfe eines Standards führt. Während des ings beobachtet er hingegen rein passiv und unterstützt nur dann, wenn der absolut nicht weiter weiß! Ein wesentliche Anteil des 2nd-es besteht darin, gezielte Fragen zu stellen, damit der im Rahmen der Vor- und Nachbereitung keine wichtigen Inhalte vergisst! Zudem sollte er dem durch gezielte Hinweise darin unterstützen, Neues zu erkennen, über vergessene Inhalte nachzudenken und zielgerichtete Denkanstöße zu geben. Im Rahmen der Vorbereitung übernimmt der 2nd- deshalb in erster Linie eine coachende Rolle ein. Um eine bestmögliche, kurze und prägnante Vorbereitung zu ermöglichen, führt der 2nd- den über Fragen durch die Vorbereitung, deshalb stellt der 2nd- folgende Fragen zum: 1) Operativen Prozess: - Was ist der aktuelle Ergebnis-Wert und der Ist-Zustand des Prozesses? - Was war der letzte Schritt des Verbesserers? - Reicht der Fortschritt aus, um den Ziel-Zustand zum Termin zu erreichen? 2) Verbesserer - Wo steht der Verbesserer (im aktuellen Lernfeld; z.b. Ist-Zustand) aktuell? (diese Frage nimmt Bezug auf die letzte Reflektion des es) - Welche Hindernisse halten ihn davon ab, das ziel-bild zu erreichen)? (z.b. Ist-Zustand verstehen: Aufzeichnungen lassen keinen Rückschluss auf den Ist-Prozess vor Ort zu) - Welche Einflüsse auf das Lernfeld kennst Du und was ist der eine Haupt- Einfluss? (z.b. Zahlen stammen aus System, Prozessschritte nur sehr grob erfasst, Zeiten passen nicht zu Prozessschritten)? 3) Persönlichen Zielsetzung - Was war der nach dem letzten ing vereinbarte nächste Schritt? - Was ist Deine Zielsetzung für das nächste ing? Der muss inhaltlich und strukturell für das ing gewappnet sein, er darf nicht einfach in das ing hineinstolpern! Deshalb dient jede dieser Fragen dazu, ihn auch nach einem stressigen Meeting abzuholen und dass er sich voll auf das ing konzentrieren kann. Hierbei ist es zudem sinnvoll, dass der 2nd- seine Meinung, Ideen und Erfahrungen einbringt, um ein Mehrwert für den zu sein. Rotationsmodell 28

29 Zielgerichtete Beobachtung des ings kann sich als echte Herausforderung herausstellen Auf dem Mitschrieb werden die wesentlichen Beobachtungen notiert ing Vorbereitung Nachbereitung Um dem zu all diesen Punkten ein Feedback geben zu können, muss der 2nd- während des ings sehr fokussiert und konzentriert beobachten! Auch wenn es zunächst sehr einfach und ungewöhnlich anhört, ein ing zu beobachten, es stellt sich bereits während der Beobachtung als schweres unterfangen dar! Der macht sozusagen eine Prozessbeobachtung beim ähnlich wie es der Verbesserer am operativen Prozess macht. Er erfasst die relevanten Daten, macht sich aussagekräftige Notizen und muss diese so beschreiben, dass es sich dabei um klare Beobachtungspunkte und Fakten handelt, keineswegs um Interpretationen oder Meinungen! Zu den während des ings erfassten Daten gehören: - Start- & Endzeit des ings - Dauer je Frage und Anzahl vertiefender Fragen - Einhaltung der Formulierung und Reihenfolge der gestellten Fragen - Beobachtungspunkte zu Verbesserer und Verbesserungsprozess - Beobachtungspunkte zum Da der NICHT aktiv in das ing eingreift und sich lediglich Notizen zum Ablauf macht, kann dies für die ein oder andere Führungskraft bereits eine Herausforderung an deren Geduld darstellen! Um den im Rahmen der Reflektion nun bestmöglich führen zu können, sollte muss der 2nd- seine Beobachtungen zunächst auswerten. Hierzu visualisiert er einerseits die Verteilung der Zeiten je Frage in Form eines Taktzeit-Diagramms (siehe oben), ermittelt die Gesamtdauer des Gespräches und den Schwerpunkt und die Anzahl der vertiefenden Fragen. Insbesondere bei Junior-es ist es wichtig, dass die die Einhaltung der Frageroutine im im Fokus der Reflektion steht! Da sich der nicht alle Aussagen und Details des 2nd-es merken kann, muss sich der 2nd- auf die wesentlichen Beobachtungen fokussieren, es sollten maximal 5 Beobachtungspunkte genannt werden. Deshalb muss der diese vor dem Einstieg in die Reflektion aufbereitet haben! Zudem sollte die Reflektion des es stets durch vertiefende Fragen ergänzt werden, die zusätzlich zu den Standard-Fragen des 2nd-es gestellt werden. Mit Hilfe dieser vertiefenden Fragen sollte der Fokus des es auf dessen Erfolge bzw. Hindernisse des letzten ings gelenkt werden. Wenn der durch die vertiefenden Fragen seine eigenen Erfolge und Hindernisse selbst erkennt, kann der 2nd- seine Beobachtungspunkte einfach ergänzen und ist dem somit eine wahre Hilfe! Rotationsmodell 29

30 Aufbau des 2nd--Mitschriebs Zeitverteilung des ings: Je Frage die tatsächliche Dauer des Gespräches Darstellung als Balken Wenn die große Routine durchgegangen wird: Bei Ist- und Ziel-Zustand je zwei Balken visualisieren Beobachtungen bezogen auf den Verbesserer: Hier werden Beobachtungen des es zum Verbesserer notiert, wie z.b. Gute Beispiele & Umsetzungen Fehler auf der Verbesserungstafel Aussagen des Verbesserers Inhaltliche und logische Unklarheiten Mitschrieb während des ings und der Reflektion: Skizzen oder ergänzende Mitschriebe während des ings Gemeinsame Notizen, Skizzen & Ausarbei-tungen während der Reflektion mit dem, wie z.b. - Inkonsistenz auf der Verbesserungstafel - Besprochene Hindernisse und Einflüsse - Skizze des Arbeitsplatzes und Berechnung des Ist-wertes Dieser Bereich kann ebenfalls dafür genutzt werden, den nach dem ing gezielt etwas skizzieren zu lassen, um dessen Reflektionsfähigkeit zu trainieren Vorderseite Rückseite Persönliche Zielsetzung des es: Das im Rahmen der Vorbereitung definierte Ziel des es in Bezug auf den 1. persönlich 2. Verbesserer 3. Operativen Prozess Sonstige Beobachtungen: Allgemeine Notizen zum ing, der Verbesserungstafel oder dem Auftreten des es Ergänzung technischer Ablauf: Start-Zeit des ings Netto-Dauer je Frage Anzahl ergänzender Fragen Beobachtungen bezogen auf den Verbesserer: Hier werden Beobachtungen zum notiert, wie z.b. Raport bzw. Verbindung zum Verbesserer Mentale Präsenz Körperhaltung & Mimik Aussprache und Formulierung Art und Anzahl der Fragen Feedback des 2nd-es Die 3 bis max. 5 wirklich wichtigen Beobachtungen des ings Aufbereitet im Feedback-Muster: 1) Positiv 2) Positiv 3) Negativ 4) Negativ (falls notwendig) 5) Positiv Rotationsmodell 30

31 Die Routine des 2nd-es unterstützt den bei seiner persönlichen Weiterentwicklung Begleitung des 2nd-es erfolgt nach einem Standard ing Vorbereitung Nachbereitung Nach dem Gespräch liegen gemeinsame Beobachtungen und Fakten des letzten ings vor. Anhand dieser Fakten sollte die Nachbereitung durch eine Reflektion des es beginnen. Um die Eindrücke des es zu vertiefen, erfolgt nach der Reflektion des es ein anschließendes Feedback des 2nd-es und die Vereinbarung eines nächsten Schrittes für den und zwar bis zum nächsten ing! Um die Reflektionsfähigkeit des es zu verbessern führt der 2nd- auch diesen Teil wieder mit Hilfe der 2nd--Frageroutine. Der 2nd- stellt seine Fragen zu drei Schwerpunkten: In Bezug auf... 1)...den Ablauf des ings A. Wie lief das ing aus Deiner Sicht? B. Worauf wolltest Du achten und wie ist es Dir gelungen? (Bezogen auf das zuvor definierte Ziel des es) 2)...den operativen Prozess A. Wo steht der Prozess aktuell? 3)...den Standpunkt des Verbesserers A. Arbeitet der Verbesserer an seiner Wissensgrenze? B. Wo steht der Verbesserer (im aktuellen Lernfeld)? Mit Hilfe dieser Fragen wird der auch in der Reflektion klar und zielgerichtet vom 2nd- geführt. Das stellen dieser Fragen erfordert ein gewisses Maß an Übung und eigene Erfahrung im en, da sie ansonsten keine Hilfe für den sind und ihn nicht in an seine Wissensgrenze führen! Aufbauend auf der Reflektion des es erhält er vom 2nd- ein gezieltes Feedback zu den drei Schwerpunkten: 1) Technischer Ablauf des ings 2) Auftreten und Wirkung des es 3) Aktuellem Lernfeld des Verbesserers (diese Schwerpunkte werden auf der nächsten Seite näher erläutert) Nachdem der das Feedback des 2nd-es erhalten hat, sollte seine Lernerfahrung aus dem ing abgeleitet. Die Vorbereitung des ings, dessen Ablauf sowie die Reflektion und das Feedback sollten dazu führen, dass der etwas Neues gelernt hat. Diese Lernerfahrungen sollte er beschreiben und mit dem 2nd- gemeinsam besprechen. Dadurch vertieft sich der Eindruck und wird im Unterbewusstsein als wichtig abgespeichert. Eine Lernerfahrung ist zwar gut, sollte aber zu einer konkreten Handlung führen. Deshalb muss diese in Form eines nächsten Schrittes vereinbart werden. Dieser Schritt sollte im besten Fall bis zum nächsten ing umgesetzt werden, damit der seine Lernerfahrung schnell aufarbeiten und vertiefen kann Rotationsmodell 31