Geschäftstelefonsystem - Anleitung Vonage Telefonsysten-Support

Transkript

1 Geschäftstelefonsystem - Anleitung Vonage Telefonsysten-Support Telefon: support@vonagebusiness.eu

2 Inhalt 1. Einführung 2. Anrufe tätigen 3. Anrufe verbinden 4. Ins Online Portal einloggen 5. Erweiterungen personalisieren 6. Einführung zu Telefongesprächen 7. Sammelanschlüsse 8. Anrufe weiterleiten 9. Voic 10. Auto Attendant (AA) 11. Zugangcodes 2

3 1. Einführung Ihr Telefonsystem von WeWork wird unterstützt von Vonage Geschäftstelefonsystem. Sie haben Zugang zu professionellen Anrufverwaltungsfunktionen wie: Anruf weiterleiten Anruf verbinden Anklopfen Warteschleifenmusik Sequenzieller Anruf Gleichzeitiger Anruf und Voic . Diese Anleitung erklärt Ihnen, wie Sie einen Anruf tätigen und weiterleiten können. Außerdem lernen Sie, wie Sie Erweiterungen personalisieren und Telefongesprächsabwicklungen verwalten können, sowie Sammelanschlüsse, Voic und Auto Attendant verwenden können. 3

4 2. Anrufe tätigen Es gibt zwei Wege, einen Anruf mit Ihrem Telefon zu tätigen: Mit Verwendung des Handsets Mit Verwendung der Freisprechfunktion Während einem Anruf, können Sie zwischen Handset und Freisprechfunktion wechseln, indem Sie auf das Symbol tippen, oder das Handset verwenden. Mit dem Handset anrufen Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Anruf mit einem Handset zu tätigen: 1. Möglichkeit Nehmen Sie das Handset Vergewissern Sie sich, dass Sie einen Wählton hören Wählen Sie die gewünschte Nummer, indem Sie die Tastatur nutzen. 2. Möglichkeit Wählen Sie die gewünschte Nummer Nehmen Sie das Handset Mit der Freisprechfunktion anrufen Um einen Anruf mit der Freisprechfunktion zu tätigen, folgen Sie bitte folgenden Schritten: Wählen Sie die gewünschte Nummer, indem Sie die Tastatur nutzen und tippen Sie auf das Freisprechfunktion-Symbol. Um einen Anruf zu beenden, tippen Sie einfach nochmal auf das Freisprechfunktion-Symbol 4

5 3. Anrufe weiterleiten Es gibt zwei Wege, um einen Anruf weiterzuleiten. Blind Transfer: der Anruf wird zu einer anderen Nummer weitergeleitet, ohne zu warten, dass die angerufene Person, die Nummer bestätigt. Attendend Transfer: die angerufene Person nimmt den Anruf an und die Person, die den Anruf weiterleitet, kann die angerufene Person vor dem Weiterleiten informieren, wen sie weiterleitet. Blind Transfer Polycom - während einem Anruf: Wählen Sie das Symbol und dann das Symbol Blind, geben Sie die Nummer ein, die Sie weiterleiten möchten und tippen Sie auf das Symbol Wählen. Der Anruf wird weitergeleitet. Gigaset - während einem Anruf: Wählen Sie das Symbol R, geben Sie die Nummer ein, die Sie wählen möchten und tippen Sie auf das Symbol Wählen und nochmal auf R. Attendend Transfer Polycom - während einem Anruf: Wählen Sie das Symbol, geben Sie die Nummer ein, die Sie weiterleiten möchten, wählen Sie das Symbol Wählen und warten Sie nun auf eine Antwort. Wenn Sie den Anruf angekündigt haben, wählen Sie das Symbol und der Anruf wird weitergeleitet. Gigaset - während einem Anruf: Wählen Sie das Symbol R, geben Sie die Nummer ein, die Sie weiterleiten möchten, wählen Sie das Symbol Wählen und warten Sie nun auf eine Antwort. Wenn Sie den Anruf angekündigt haben, wählen Sie das Symbol R und der Anruf wird weitergeleitet. 5

6 4. Vonage Online Account - Anmeldung Der Vonage Online Account steht Ihnen zur Verfügung, um Einstellungen Ihrer Telefone im Büro zu ändern. Hier können Sie Auto Attendant hinzufügen oder Ihre Sammelanschlüsse ändern. Anmeldung im Online-Portal: 4.1. Gehen Sie auf vonage.co.uk 4.2. Wählen Sie Account-Login rechts oben 4.3. Wählen Sie Geschäftstelefonsystem - Account-Anmeldung 4.4. Klicken Sie auf das Symbol, um sich anzumelden 6

7 5. Ihre Erweiterungen personalisieren Ihre Telefone werden mit ihrer eigenen Nummer vorkonfiguriert. Ihre Erweiterungsnummer sind die letzen vier Nummern Ihrer Direktwahlnummer. Um Ihre Benutzereinstellungen einzustellen, müssen Sie zuerst die relevante Durchwahlnummer ermitteln Navigieren Sie zuerst zu der Seite, zu der die Erweiterung zugeteilt ist. Jede Erweiterung ist einer bestimmten Seite zugeteilt. Dies ermöglicht Firmen, mit mehreren Büros, Erweiterungen zu den verschiedenen Büros zuzuteilen. 7

8 5.2. Wählen Sie die Nummer, die Sie personalisieren möchten und klicken Sie auf den Button Bearbeiten 8

9 5.3. Wählen Kontakt bearbeiten 5.4. Machen Sie alle notwendigen Änderungen und klicken Sie auf Update Die Durchwahl wird nun mit dem neuen Namen angezeigt. 9

10 6. Telefongesprächsabwicklungen Wenn Ihre Hauptnummer angerufen wird, werden automatisch all Ihre Durchwahlnummern gleichzeitig klingeln. Dies geschieht durch Sammelanschlüsse, also durch Anrufe von einer einzigen Telefonnummer zu einer Gruppe oder verschiedenen Durchwahlnummern. Zu dieser automatischen Einstellung gibt es einige Alternativen: Verschiedene Formen von Sammelanschlüssen Das Weiterleiten von einer anderen externen Nummer (z.b. Handy) Direkt zur Voic umleiten An einen Auto Attendant verbinden Weitere Informationen zu diesen Einstellungen finden Sie im Laufe der Anleitung. Bitte beachten Sie, dass wenn Ihre Änderung nur vorübergehend ist, z.b. wenn Sie eine Nummer weiterleiten möchten, während Sie gerade nicht im Büro sind, ist es vielleicht einfacher, die folgenden Telefoncodes zu verwenden. 10

11 7. Sammelanschlüsse Ein Sammelanschluss ist eine Möglichkeit, Anrufe von einer einzigen Telefonnummer zu einer Gruppe oder verschiedenen Durchwahlnummern zu verbinden. Es gibt 5 Arten von Sammelanschlüssen, die festlegen, wie die Anrufe zwischen den Durchwahlen verteilt sind. Typ Circular/ Reihenfolge Regular/ Regelmäßigkeit Beschreibung Die eingehenden Anrufe werden der Reihe nach verteilt. Wird ein Anruf Anschluss 1 zugestellt, geht der nächste zu 2, der nächste zu 3. Dies wird weitergeführt selbst wenn eine der vorherigen Anschlüsse frei wird. Wenn das Ende der Sammelgruppe erreicht ist, fängt es wieder beim ersten Anschluss an. Die bei der Gruppe eingehenden Anrufe gehen zuerst an den ersten Nutzer der Liste und dann der Reihe nach an alle bereitstehenden Nutzer, bis ein freier Nutzer gefunden oder das Ende der Liste erreicht ist. Simultaneous/ Gleichzeitigkeit Die eingehenden Anrufe alarmieren alle freien Nutzer der Gruppe. Der Anruf wird mit dem Nutzer der als erster abnimmt verbunden. Uniform/ Gleichmäßigkeit Die eingehenden Anrufe der Gruppe werden an den Nutzer der die längste Zeit frei war, weitergeleitet. Weighted/ Gewichtung Die eingehenden Anrufe werden mittels einer gewichteten Basis zugeteilt. Zum Beispiel kann bei einer Anlage mit 2 Anschlüssen dieser 66% der Anrufe und der Anlage mit 1 Anschluss 34 % der Anrufe zugeteilt werden. Also 2 von 3 Anrufen gehen zu Anschluss 1. 11

12 Ihre Sammelanschlüsse ändern Gehen Sie zu der Seite, zu welcher die Nummer zugeteilt ist 7.2. Wählen Sie die Sammelgruppe, die Sie ändern möchten und klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten 12

13 7.3. Wählen Sie den Abschnitt Sammelgruppe 7.4. Ändern Sie die Einstellungen wie gewünscht. Wenn Sie die Nummern, die zu den Sammelgruppe zugeteilt möchten, ändern möchten, klicken Sie auf Amend Agents Wählen Sie den Typ der Sammelgruppe Klicken Sie hier, um die Anschlüsse/ Mitglieder die in der Sammelgruppe enthalten sein sollen, auszuwählen. 13

14 7.5. Wählen Sie die Mitglieder der Sammelgruppen, indem Sie mit einem Doppelklick auf die Nummer bzw. den Benutzer klicken, um diese von verfügbar zu gewählt zu schieben und klicken Sie auf Update 14

15 8. Einen Anruf weiterleiten Sie haben die Möglichkeit, einen Anruf zu einer individuellen Durchwahl, einer externen Nummer (z.b. ein Handy, wenn Sie gerade nicht im Büro sind) oder einer Sammelgruppe weiterzuleiten, sodass eine Anzahl von Erweiterungen klingelt, wenn die Nummer gewählt wird. Um einen Anruf weiterzuleiten, müssen Sie sich zuerst im Online-Portal anmelden und dann 8.1. Auf die Seite gehen, zu der die Nummer zugeteilt ist 8.2. Die Nummer, die Sie weiterleiten möchten, zu lokalisieren und anschließend auf das Symbol Bearbeiten klicken 15

16 8.3. Klicken Sie auf den Abschnitt Eigenschaften 8.4. Es gibt 4 Arten, wie Sie einen Anruf weiterleiten können. Geben Sie die Nummer, die weitergeleitet werden soll, ein und vergewissern Sie sich, dass es auf on steht 16

17 9. Voic Ihre Telefonnummern haben automatisch eine Voic eingestellt. Es gibt zwei Wege, wie Sie auf die Voic zugreifen können: Handset: Wählen Sie 62, geben Sie den Voic -Code (3768) ein und folgen Sie den Anweisungen, um Ihren Code zu ändern und auf gespeicherte Nachrichten zuzugreifen. Jedes andere Telefon: wählen Sie die Portalnummer der Firmen-Voic (die Nummer finden Sie im Inhalt der gewählten Nummern). Sie werden dann gebeten, Ihre Erweiterungsnummer und # zu wählen, sowie Ihr Passcode und # (die automatische Einstellung ist wieder 3768, außer Sie haben die Voic schon einmal geändert). Falls Sie eine persönlich aufgenommene Nachricht hinzufügen möchten, müssen Sie einfach die 3. Möglichkeit im Hauptmenü wählen und den Anweisungen folgen Zur Seite gehen, zu der die Nummer zugeteilt ist Die Nummer, die Sie ändern möchten, zu ermitteln und dann anschließend auf den Button bearbeiten klicken 17

18 9.3. Klicken Sie auf den Abschnitt Voic 9.4. Bearbeiten Sie die Einstellungen wie gewünscht Bitte beachten Sie, dass wenn Sie die Voic in eine verwandeln, diese an die angegebene -Adresse gesendet wird, sobald eine Voic hinterlassen wird. Diese beinhaltet eine Audio-Datei der Voic . 18

19 10. Auto Attendant Ein Auto Attentant (AA) ermöglicht, dass Anrufer automatisch zu einer Erweiterung oder einer Sammelgruppe weitergeleitet werden, ohne dass ein Betreiber zur Verfügung stehen muss. Ein AA ermöglicht ein einfaches Menü-System (für Sales, drücken Sie die 1, für Service, drücken Sie die 2, etc.). Ein AA kann den Anrufern auch einen Live-Telefonist bieten, indem er eine Nummer wählt. Um Ihren AA zu bearbeiten, folgen Sie einfach den folgenen Schritten: Gehen Sie zu der Seite, zu der die Nummer zugeteilt ist Ermitteln Sie die Nummer, die Sie bearbeiten möchten und klicken Sie anschließend auf das Symbol bearbeiten. 19

20 10.3. Wählen Sie den Abschnitt Auto Attentant Bearbeiten Sie den Name des Auto Attentant Stellen Sie die Geschäftszeiten ein (für eine besondere Nachricht, wählen Sie Ihre persönlichen Geschäftszeiten und durchsuchen Sie die Datei - bitte beachten Sie, dass die Datei in einem.wav-format wie folgt sein muss: CCITT.G.711 / PCM u-law / khz, 8 Bit, Mono) Zeitplan kontrolloert, wann der Auto Attentant läuft. Wie Sie den Zeitplan anpassen kontrolliert, finden Sie in den folgenden Informationen Bearbeiten Sie die Beschreibung, Aktion und Nummer und klicken Sie auf Speichern 20

21 Aktion Weiterleitung mit Ansage Weiterleitung ohne Ansage Weiterleitung zu einem Telefonisten Weiterleitung zu einer Mailbox Beschreibung Der Anruf wird zu einer festgelegten Nummer weitergeleitet. Eine Nachricht wird abgespielt, während der Anruf weitergeleitet wird. Der Anruf wird zu einer festgelegten Nummer weitergeleitet. Keine Nachricht wird abgespielt, während der Anruf weitergeleitet wird. Der Anrufer drückt eine vorher festgelegte DTMF-Taste um einen Telefonisten zu erreichen. Der Anrufer wird an die Auto Attendant Voic box weitergeleitet. Bitte beachten Sie, dass dies nur beim Erwerb von Auto Attendant verfügbar ist. Ansage abspielen Namenswahl wählen Durchwahl wählen Menu wiederholen Dem Anrufer wird eine vorher aufgenommene Nachricht abgespielt. Der Anrufer buchstabiert mit dem numerischen Tastenfeld, den Namen der Person die er zu sprechen wünscht. Der Anrufer gibt die Nummer der gewünschten Person über das Tastenfeld ein. Das Begrüßungsmenu wird erneut abgespielt Exit Der Anruf wird freigegeben Zeitpläne Der Zeitplan kontrolliert, wann Ihr Auto Attendant läuft. Sie können Ihren Zeitplan anpassen, damit dieser Ihren eigenen Bestimmungen entspricht: 1. Wählen Sie die Seite, für die Sie einen Zeitplan erstellen möchten 2. Scrollen Sie nach unten und ermitteln Sie den Zeitplan 3. Wählen Sie Zeitplan hinzufügen 21

22 4. Geben Sie einen Namen für den Zeitplan ein, wählen Sie die Art und klicken Sie auf Erstellen 5. Klicken Sie Hinzufügen um ein Event zu erstellen 6. Geben Sie einen Namen für das Event ein und wählen Sie das Startdatum und die Zeit für den Zeitplan. Hier können Sie auch sehen, wie oft sich der Zeitplan wiederholt. 22

23 7. Sobald der Zeitplan erstellt wurde, können Sie weitere Events hinzufügen. Sie können zum Beispiel verschiedene Zeiten für jeden Tag haben. 23

24 11. Zugangscodes Die folgenden Codes bieten Ihnen eine weitere Methode, verschiedene Eigenschaften zu aktivieren und zu deaktivieren, ohne dass Sie sich im Online-Portal anmelden müssen. Anruf weiterleiten - Aktivierung *72 Anruf weiterleiten - Deaktivierung *73 Anruf weiterleiten Immer Zur Voic - Aktivierung *21 Anruf weiterleiten Immer Zur Voic - Deaktivierung #21 Anruf weiterleiten Immer - Fragestellung *21* Anruf weiterleiten Belegt - Aktivierung *90 Anruf weiterleiten Belegt - Deaktivierung *91 Anruf weiterleiten Belegt - Fragestellung *67* Anruf weiterleiten Belegt Zur Voic - Aktivierung *40 Anruf weiterleiten Belegt Zur Voic - Deaktivierung #40 Anruf weiterleiten Keine Antwort - Aktivierung *92 Anruf weiterleiten Keine Antwort - Deaktivierung *93 Anruf weiterleiten Keine Antwort - Fragestellung *61* Anruf weiterleiten Keine Antwort Zur Voic - Aktivierung *41 Anruf weiterleiten Keine Antwort Zur Voic - Deaktivierung #41 Anruf weiterleiten Nicht erreichbar - Aktivierung *94 Anruf weiterleiten Nicht erreichbar - Deaktivierung *95 Anruf weiterleiten Nicht erreichtbar - Fragestellung *63* Rufleitung ID Zustellung Sperrung Pro Anruf *67 Rufleitung ID Zustellung Sperrung Andauernd - Aktivierung *31 Rufleitung ID Zustellung Sperrung Andauernd - Deaktivierug #31 Rufleitung ID Zustellung Sperrung Fragestellung *54* Rufleitung ID Zustellug Pro Anruf *65 Halten und Umleiten *68 Halten und Umleiten Abrufen *88 Anrufübernahme *98 Anklopfen Andauernd - Aktivierung *43 Anklopfen Andauernd - Deaktivierung #43 Anklopfen Abbrechen *70 Anklopfen Fragestellung *53* Letzte Nummer nochmals wählen *66 Voic Abrufen *86 Voic Zugang *62 Nachricht Waiting Indicator, Klar *99 24