Fakten zum ERP Einsatz in österreichischen KMU

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1 Fakten zum ERP Einsatz in österreichischen KMU Der Begriff ERP (Enterprise-Ressource-Planning) beschreibt das Vorhaben eines Unternehmens, seine Ressourcen rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen und zu steuern. Dabei kommt eine computergestützte Software zum Einsatz, die einem Unternehmen dabei hilft, Ressourcen wie Material, Kapital oder Personal effizienter innerbetrieblich einzusetzen. Als Synonym wird ebenso der Begriff Warenwirtschaftssystem verwendet. INSIGHT 1 Das ERP Bewusstsein ist nur mäßig ausgeprägt INSIGHT 2 Einkauf, Fertigung und Vertrieb sind jene Funktionsbereiche die am stärksten vom ERP Einsatz profitieren INSIGHT 3 Lizenzkosten, Implementierungszeit und Zufriedenheitsfaktoren für ERP Lösungen INSIGHT 4 Die fünf ausschlaggebendsten Kriterien für KMU bei der Auswahl von ERP Anbietern INSIGHT 5 Usability, mobil und kontextbasiert - drei Trends im ERP Umfeld Verfasserin: Isabella Gruber, MA Sales Account Manager IT Oktober 2016

2 Insight 1: Das ERP Bewusstsein ist nur mäßig ausgeprägt ~100% Über der Hälfte der KMU ist der Begriff Enterprise- Ressource-Planning auch unter Nennung bekannter ERP-Anbieter (wie SAP, Mesonic, Microsoft Navition etc.) nicht bekannt. Diese Unternehmen weisen ein geringes bis gar kein ERP Know How auf. 25% >50% Im Gegensatz dazu verfügt knapp ein Viertel der KMU über ein ausgeprägtes ERP Wissen, welches im Zuge des konkreten bzw. geplanten ERP Einsatzes erworben wird setzten ca KMU ein ERP System ein um Material-, Kosten-, und Zeitersparnisse zu erzielen, was einem prozentualen Wert von 40% entspricht. 40% Im Vergleich dazu ist für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeiter festzuhalten, dass fast gänzlich alle der Betriebe ERP Systeme einsetzen. Ein ERP System kann praktisch alle Unternehmensbereiche unterstützen und findet sehr oft in der Produktionsplanung (Materialwirtschaft, Lager) sowie in finanzwirtschaftlichen (Rechnungswesen, Controlling), vertriebswirtschaftlich (Verkauf, Marketing, CRM) oder personalwirtschaftlichen (Lohnverrechnung) Funktionsbereichen Anwendung.!

3 Insight 2: Einkauf, Fertigung und Vertrieb sind jene Funktionsbereiche die am Stärksten vom ERP Einsatz profitieren EINKAUF Über die Hälfte der KMU arbeitet mit manuellen Lagerbeständen und erfasst Teilbewegungen nicht computerunterstützt. Daraus resultierend ergeben sich ein hoher Zeitaufwand sowie eine hohe Fehlerquote. Mittels ERP werden Bestände nach dem Belegprinzip erfasst und automatisch aktualisiert. FERTIGUNG Über die Hälfte der KMU bemängelt ungleichmäßige Auftragseingänge. Dadurch entstehen zeitliche Engpässe welche durch Überstunden kompensiert werden müssen, was zu höheren Personalkosten führt. Mittels ERP erfolgt die monatliche Auftragsplanung inkl. Zuweisung des benötigten Materials/ Maschinen/Personals. VERTRIEB Ein Drittel der KMU sieht in der Datenverknüpfung von Vertrieb zu den Bereichen CRM, Einkauf und Fertigung großes Potential. Durch eine standardisierte Daten- und Prozessintegration mittels ERP können bei Kundenaufträgen automatische Produktionsaufträge und Bestellvorgänge generiert werden.! Bei ERP Lösungen steht ein Unternehmen prinzipiell vor der Herausforderung, den im Unternehmen benötigten Funktionsumfang zu bestimmen. Dabei ist es sinnvoll für standardisierte Funktionsbereiche kostengünstige ERP Standardsoftwarelösungen einzusetzen (z.b. für die Stammdatenverwaltung) und für spezifische Unternehmensaufgaben die ERP Software individuell anzupassen. Gerade KMU sind auf Grund anfänglicher Investitionskosten und zeitlichen Ressourcen zur Implementierung gut darin beraten, einen Vergleich von ERP Anbietern und deren Leistungsspektren vorzunehmen. Zusätzlich muss die ERP Lösung letztendlich auch die Mitarbeiter als tägliche Anwender zufrieden stellen.

4 Insight 3: Lizenzkosten, Implementierungszeit und Zufriedenheitsfaktoren für ERP Lösungen Lizenzkosten Unzufriedenheitsfaktoren Zufriedenheitsfaktoren Implementierungszeit Die Vermutung von KMU, dass die Einführung von ERP Systemen im Schnitt nach 6 Monaten vollzogen ist, spiegelt sich nicht mit der Praxis wieder. Im Durchschnitt liegt die tatsächlich benötigte Zeit zur Einführung von ERP Systemen in KMU bei mehr als 12 Monaten. Das Top-Erfolgskriterium von ERP Einführungsprojekten ist deshalb die benötigte Zeitspanne zur Implementierung.! Im Durchschnitt bezahlt ein KMU mehr als 500 für eine ERP Lizenz pro User. Bei der Auswahl der ERP Software bzw. des Anbieters ist deshalb auf das Kosten/ Nutzen Verhältnis zu achten. Faktoren die sich besonders stark auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter beim ERP Einsatz auswirken sind die Benutzerfreundlichkeit, Anpassbarkeit, intuitive Bedienoberfläche bzw. Faktoren die bei ERP System zu Unzufriedenheit bei KMUs führen ist, dass die Funktionspalette oft zu umfangreich und unübersichtlich ist. Eine fehlende native einheitliche Bedien-Struktur. Bedienoberfläche erschwert zudem den täglichen Einsatz. Mittlerweile gibt es bereits attraktive ERP- Partner Mesonic bietet mit seinem Produkt Lösungen, die sich speziell auf Bedürfnisse WinLine z.b. eine ERP Komplettlösung des KMU Sektors in Österreich spezialisiert für KMU an, die sich speziell für einen haben. Die ERP Software kann dabei entweder tageweisen, wöchentlichen, monatlichen oder lokal auf den eigenen Servern oder bei einem saisonalen Einsatz eignen. Anstatt jährlicher vertrauensvollen Cloud Service Provider (z.b. Lizenzkosten erfolgt die Abrechnung anhand Ivellio-Vellin) betrieben werden. Unser ERP eines tageweisen Nutzungsprinzips.

5 Insight 4: Die fünf ausschlaggebendsten Kriterien für KMU bei der Auswahl von ERP Anbietern* 70% Funktionalität 41% spezifische KMU Eignung und Praktikabilität 40% Flexibilität und Anpassbarkeit 33% Kosten/Nutzen 30% das Auftreten des Anbieters *Nach einer DACH-Studie durchgeführt 2014/15 von Trovarit/FIR/RWH (n=2373).

6 Insight 5: Usability, mobil und kontextbasiert drei Trends im ERP Umfeld: Zwei Drittel der KMU sehen es als besonders relevant an, dass ERP Systeme zukünftig eine verbesserte Usability (Benutzerfreundlichkeit) aufweisen müssen. Für ein Drittel der KMU wird zudem der mobile ERP Einsatz wichtig werden. Ein Viertel der KMU sieht in der Rollen- & Kontextbasierten Benutzerführung das größte Verbesserungspotential für die DIGITALISIERUNG Im Zuge der Digitalisierung verändern sich auch unternehmerische Ansprüche an ERP Lösungen. Der ERP Nutzungsgrad von Mitarbeitern hängt zunehmend davon ab, ob die Software den Arbeitsbereich funktionell unterstützt. Neben der kontextbasierten Unterstützung stellen Mitarbeiter die gleichen Anforderungen an Software, wie sie sie auch aus ihrem Privatbereich kennen und vorfinden: einfach, mobil und jederzeit verfügbar. Zusammenfassend ist festzuhalten, dass bisher nur eine Minderheit der KMU ERP Systeme effektiv einsetzt, um Kosten,- Zeit-, Material-, und Personalvorteile auszuschöpfen. Fehlendes ERP Wissen in KMU, hohe Lizenzkosten und branchenunspezifische Lösungen hemmen eine breite Adaptierung.

7 Verwendete Quellen: Wir von Ivellio-Vellin sehen uns als IT Spezialisten für professionelle IT Lösungen im KMU Sektor. Mit unserem langjährigen ERP Partner Mesonic haben wir speziell anhand der Anforderungen von KMU in Österreich das Konzept der ERP Komplettlösung auf Tageslizenzbasis entwickelt und sind für den ausfallfreien Betrieb der Software zuständig. Zögern Sie nicht und kontaktieren sie uns wir beraten Sie gerne: Ihre Ansprechpartnerin bei Ivellio-Vellin Frau Isabella Gruber, MA Tel. 01 / DW 57 Mobil: Skype: isabella.gruber@ivellio-vellin.at isabella.gruber@ivellio-vellin.at Kaiserstraße 26, 1070 Wien