Personalsysteme flexibel, bedarfsgerecht, leistungsstark, preiswert

Transkript

1 flexibel, bedarfsgerecht, leistungsstark, preiswert Sparkassen-Finanzgruppe

2 03 Personal aktiv managen 04 die strategische Bedeutung wächst 06 Mitarbeiter mit System managen 08 Personal steuern 09 Fazit und Ausblick Seite 02

3 Personal aktiv managen Die Mitarbeiter sind der wesentliche Erfolgsfaktor einer Sparkasse. Gleichzeitig sind die Personalkosten der größte Kostenfaktor. Infolge des Fachkräftemangels sowie des steigenden Durchschnittsalters von Mitarbeitern gewinnt eine strategische und weitsichtige Personalarbeit weiter an Wert. Im Zuge der Entwicklung sind auch die Anforderungen an die unterstützende Personalmanagement-Software gestiegen von der reinen Abrechnung hin zum umfassenden Personalmanagement. Nahezu alle Sparkassen in Deutschland nutzen seit Jahren für die Personalabrechnung und -administration das Personalsystem PARISplus. Die Anwendung bildet die Personalverwaltungsprozesse umfassend ab. Um die Mitarbeiter bei Fragen der Karriereplanung und Weiterbildung sowie die Führungskräfte z. B. beim strukturierten Führen von Mitarbeitergesprächen zu unterstützen, hat die Finanz Informatik eine weitergehende Anwendung geschaffen, die wesentliche Aspekte des Personalmanagements abdeckt. Da neben den Mitarbeitern der Personalabteilung erstmalig auch Führungskräfte und Mitarbeiter direkt in dem Personalmanagement-System arbeiten und z. B. Personaldaten abrufen können, wurde eine dynamische Maskensteuerung umgesetzt. Damit können die Institute individuelle, rollenbasierte Sichten administrieren. Auf diesem Wege werden die Vorgaben des Datenschutzes und des Mitbestimmungsrechtes in Bezug auf mitarbeiterbezogene Daten berücksichtigt. Die Personalmanagementfunktionen sind weit rei - chend in die Gesamtbanklösung OSPlus integriert. Gleichzeitig sind die auf das bewährte PARISplus abgestimmt, um die einmalige Datenpflege in einem führenden System zu garantieren. Dank der weitreichenden Integration ist eine fehlerfreie Datenversorgung durch das zentrale Datenmanagement gewährleistet. Somit ist eine zeitnahe Änderung von Daten möglich, die vortagesaktuell allen Beteiligten zur Verfügung stehen. Die bieten neben den Personalmanagementfunktionen zudem Lösungen für die Personalsteuerungsprozesse in der Personalabteilung: Personalcontrolling, Personalkostenplanung und strategische Personalplanung bieten Simulations- und Auswertungsmöglichkeiten über das operative Reporting hinaus. Darüber hinaus profitieren die Nutzer von den Vorteilen einer zentralen Rechenzentrumslösung: Entwicklung, Betrieb und Support der Lösung werden durch die Finanz Informatik sichergestellt. Dies garantiert die stetige Weiterentwicklung der Anwendungen und die sichere und kostengünstige Bereitstellung der Lösung. Ihre Vorteile auf einen Blick Umfassende Unterstützung der Personalverwaltungs-, Personalmanagement- und Personalsteuerungsprozesse Einheitliche Datenbasis sowie weitreichende Integration der in OSPlus Personalmanagementfunktionen nutzen die bekannte Arbeitsoberfläche OSPlus-Portal für Mitarbeiter und Führungskräfte Flexibel konfigurierbar durch umfassende Administrationsmöglichkeiten gemäß institutsindividueller Anforderungen Kontinuierliche Weiterentwicklung und Optimierung in Zusammenarbeit mit Sparkassen Sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis Umfassende Unterstützung bei Einführung und im laufenden Betrieb Seite 03

4 die strategische Bedeutung wächst Bisher wurde der Schwerpunkt der häufig in der kostengünstigen Abwicklung der Personaladministration und der Gehaltsabrechnung gesehen. Doch die Bedeutung der kann nicht auf die korrekte Abrechnung von ca Mitarbeitergehältern in der S-Finanzgruppe reduziert werden. Aus Sicht der Sparkassen besteht vorrangig Handlungsbedarf in folgenden Themenbereichen: Personalauswahl und Personaleignungsdiagnostik Vertriebstraining und Coaching Neuordnung der Bildungsarchitektur Motivations- und Anreizsysteme Restrukturierungsmaßnahmen im Personal Personal- und Vertriebscontrolling Damit wächst auch die strategische Bedeutung der für die Sparkassen. Die Finanz Informatik hat Anforderungen in den oben genannten Themenbereichen frühzeitig aufgegriffen und die Unterstützung dieser Handlungsfelder umgesetzt. Die FI- stellen umfangreiche Funktionen für die Personalverwaltungs-, Personalmanagement- und Personalsteuerungsprozesse zur Verfügung und unterstützen die Sparkassen kostengünstig mit bedarfsgerechten IT-Lösungen. Die im Überblick Zur Unterstützung der Personalverwaltungsprozesse der Sparkassen setzt die Finanz Informatik auf den Einsatz von Standardsoftwarelösungen, die speziell auf die Anforderungen der Sparkassen zugeschnitten und in das OSPlus-Umfeld integriert sind. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Sparkassen profitieren sowohl von der Weiterentwicklung durch den Softwarehersteller als auch von der Umsetzung der Sparkassenanforderungen durch die Finanz Informatik. Dadurch können die Anforderungen an die Personaladministration und -abrechnung kostengünstig und weitgehend im Rechenzentrumsbetrieb automatisiert abwickelt werden. Für die Unterstützung der Personalmanagement- und Personalsteuerungsprozesse setzt die Finanz Informatik auf die Umsetzung der Anforderungen der Sparkassen- Finanzgruppe in der Gesamtbanklösung OSPlus. Führungskräfte und Mitarbeiter der Sparkassen nutzen die Personalprozesse in der gewohnten Arbeitsumgebung, dem OSPlus-Portal. Jede Sparkasse kann rollenbasiert unterschiedliche Sichten für die Personalabteilung, Führungskräfte und Mitarbeiter administrieren und so beispielsweise die relevanten Informationen zur Verfügung stellen sowie die hauseigene Gesprächssystematik abbilden. Lösungen Personalverwaltungsprozesse effizient und kostengünstig mit PARISplus Mehr als 400 Sparkassen nutzen PARISplus als Personalwirtschaftssystem für die Personaladministration und -abrechnung. Die Finanz Informatik entwickelt die Anwendung auf Basis einer Standardsoftware gemäß den Vorgaben der Sparkassen kontinuierlich weiter und stellt damit eine effiziente und kostengünstige Unterstützung der Personalverwaltungsprozesse sicher. Seite 04

5 PARISplus ist tief in die OSPlus-Anwendungslandschaft integriert und damit das führende System für alle Mitarbeiterdaten der rund Sparkassenmitarbeiter im OSPlus. Gehaltsabrechnung Die nutzenden Sparkassen zahlen monatlich Mitarbeitergehälter in Höhe von rund 1 Mrd. Euro weitgehend automatisiert mit PARISplus aus. Dabei werden den Sparkassen von der Abwicklung der Gehaltszahlung bis hin zu den vorgeschriebenen Meldungen viele Tätigkeiten durch die Abrechnungsläufe im Rechenzentrum abgenommen. Die Mitarbeiter können ihre eigenen Entgeltabrechnungen direkt und ohne sparkasseninterne Verteilprozesse im OSPlus-Portal abrufen. Als Gehaltsabrechnungsprogramm für Sparkassen ist PARISplus für die unterschiedlichen Anforderungen der Sparkassen-Finanzgruppe entwickelt worden. So werden in der Abrechnung neben den gesetzlichen Vorgaben auch die verschiedenen möglichen Abrechnungskonstellationen abgebildet: TVöD, Bankentarif mit ZVK und Sparkassensonderzahlungen werden ebenso in PARISplus abgewickelt wie die Meldungen an Sozialversicherungsträger und die Zusatzversorgungskassen, die zentral im Rechenzentrum durchgeführt werden. Die Simulation von Abrechnungen ist jederzeit zu beliebigen Abrechnungsmonaten möglich. Gesetzliche und tarifliche Änderungen werden bei der Produktpflege berücksichtigt und PARISplus somit auf dem aktuellen Stand gehalten. Für die Prüfung der Gehaltsabrechnung steht in PARISplus der sogenannte Auditor, ein internes Kontrollsystem, zur Verfügung. Der Auditor wird mit verschiedenen Standardprüfungen ausgeliefert, um das Modul möglichst einfach nutzen zu können. So ist es möglich, mit wenigen Klicks die Gehaltszahlungen mit den Zahlungen des Vormonats zu vergleichen. Übersteigen die Abweichungen einen definierten Wert, werden die Ergebnisse ausgewiesen und können direkt im System geprüft und ggf. korrigiert werden. Die Ergebnisse der Prüfungen werden für spätere Kontrollzwecke gespeichert. Durch die Integration in OSPlus werden die Gehaltsdaten direkt an die Finanzbuchhaltung und die Kostenrechnung weitergeleitet. KURS-Anbindung Darüber hinaus ist PARISplus das führende System für alle Mitarbeiterdaten im OSPlus: Bei Neueinstellungen und Versetzungen werden die Änderungen in PARISplus erfasst und an das Kompetenz- und Rechtesystem (KURS) übergeben. Dadurch können redundante Dateneingaben zur Steuerung der IT-Rechte für OSPlus vermieden werden. PARISplus als Basis Die weiteren Personalmanagementsysteme im OSPlus- Portal nutzen PARISplus als Basis. So ist beispielsweise»reisemanagement Online«das System zur Erfassung und Genehmigung von Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen durch Mitarbeiter und Führungskräfte im OSPlus-Portal. Dabei werden die Vorgaben der jeweiligen Dienstanweisung und des angewendeten Reiserechts für die Reisekostenabrechnung in PARISplus bereits bei der Erfassung der Reisebelege berücksichtigt. Dies unterstützt die effiziente und zeitnahe Erstattung der verauslagten Reisekosten an die Mitarbeiter. Seite 05

6 Mitarbeiter mit System managen Für die Unterstützung der Personalmanagementprozesse unter Beteiligung von Personalabteilung, Führungskräften und Mitarbeitern wurden die um neue Anwendungen im OSPlus-Portal erweitert. Personalinformation Online Für die Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs, einer Jubiläumsrede oder bei anstehenden Höhergruppierungen benötigt die Führungskraft personalspezifische Informationen über den Mitarbeiter. Ebenso sollten die Beteiligten an Planungsgesprächen auf die gleichen Informationen zu Planstellen und Mitarbeitern zugreifen können.»personalinformation Online«bietet die Möglichkeit, Daten zu Mitarbeitern, zu Planstellen sowie zur Organisationseinheit (OE) in unterschiedlichen Sichten für die Personalabteilung, Führungskräfte und Mitarbeiter anzuzeigen. Unter dem Menüpunkt»Erinnerungen und Ereignisse«werden anstehende Termine angezeigt: So behalten die Nutzer Termine zur Elternzeit und anstehende Mitarbeitergespräche genauso im Blick wie den anstehenden Geburtstag des neuen Mitarbeiters. Die Sicht für Mitarbeiter schafft Transparenz, welche Daten im Personalsystem zur eigenen Person gespeichert sind und dient somit auch als Hilfsmittel zur Qualitätssicherung der gespeicherten Daten. Gleichzeitig bietet»personalinformation Online«die Möglichkeit, ELStAM-Daten und Entgeltbelege im OSPlus-Portal anzuzeigen und damit Verteilprozesse im Institut zu reduzieren. Über die sehr einfach gehaltene Administration kann jedes Institut selbst konfigurieren, welche Daten rollenbasiert angezeigt werden sollen. Für die Anzeige stehen über 70 Datencluster sogenannte Informationseinheiten zur Verfügung. Die dynamische Maskensteuerung ermöglicht einen passgenauen Menüaufbau für jedes Haus. Mitarbeitergespräche Online Für die Initiierung, Durchführung, Dokumentation und Nachbereitung von Mitarbeitergesprächen steht mit»mitarbeitergespräche Online«ein flexibler Gesprächsbaukasten bereit. Ziel dieser Entwicklung war es, die 42 Gesprächsanlässe des DSGV-Konzeptes»Personalentwicklung in Sparkassen«abzubilden und den Instituten größtmögliche Flexibilität in der Adaption zu geben. So ist beispielsweise auch das Beurteilungskonzept des SVBW (Sparkassenverband Baden-Württemberg), die multimodale Leistungsbeurteilung (MLB), in der Anwendung abbildbar. Die Gespräche beispielsweise für die jährliche Leistungsbeurteilung können zentral durch die Personalabteilung mit Vorgabe des Gesprächstyps, der Teilnehmer und des Zeitraums, in dem das Gespräch geführt werden soll, angelegt und der Status nachverfolgt werden. Natürlich können auch die Teilnehmer selbst eine Gesprächsvorlage in der Anwendung aufrufen und als Basis für eine strukturierte Gesprächsdurchführung verwenden. Ausfüllhinweise schaffen ein einheitliches Verständnis über die Anwendung der Vorlage. Seite 06

7 Im Vorfeld eines Beurteilungsgesprächs besteht die Möglichkeit, eine Selbsteinschätzung durch den Mitarbeiter und eine Fremdeinschätzung durch die Führungskraft zu erheben. Für das eigentliche Beurteilungsgespräch steht dann ein Abgleich von Selbst- und Fremdbild zur Verfügung, der das Gespräch auf mögliche Abweichungen fokussiert. Neben dem Gesprächsprotokoll, das den Teilnehmern über»personalinformation Online«zur Verfügung gestellt werden kann, ist es möglich, die Qualifikationen des Mitarbeiters, Termine und weitere freie Mitarbeitermerkmale, beispielsweise der nächste angestrebte Karriereschritt, zu speichern. Im Rahmen der Nachfolgeplanung können die Mitarbeitermerkmale und Qualifikationen für die Ermittlung geeigneter Kandidaten herangezogen werden. Qualifizierungsmanagement Online Die zielgerichtete Weiterbildung der Mitarbeiter ist Gegenstand der Anwendung»Qualifizierungsmanagement Online«. Mit dem Profilabgleich können die Qualifikationen eines Mitarbeiters mit den Anforderungen einer beliebigen Planstelle verglichen und aktueller Weiterbildungsbedarf aufgezeigt werden. Die Anwendung unterstützt die Beantragung und Genehmigung von Weiterbildungsveranstaltungen bis hin zur Buchung und wird sukzessive vervollständigt.»qualifizierungsmanagement Online«unterstützt die Personalabteilung bei der Planung und Organisation der internen Weiterbildungsveranstaltungen. Dadurch wird der interne Seminarkatalog für die Buchung durch die Mitarbeiter bereitgestellt. Schulungen an den Sparkassenakademien können in den Akademiekatalogen ausgewählt werden. Über einen Link werden die wesentlichen buchungsrelevanten Seminardaten in die Beantragung im OSPlus-Portal übernommen. Mit diesen Daten durchläuft der Workflow die Genehmigung im Institut und die anschließende Buchung im Akademiesystem. Nach dem Seminar meldet die Akademie die erfolgte Teilnahme an die und pflegt so die Seminarhistorie der Mitarbeiter. Seite 07

8 Personal steuern Die Personalsteuerungsprozesse gewinnen zunehmend an Bedeutung: Mit der Personalkostenplanung in PARISplus kann die Gehaltsabrechnung cent-genau simuliert werden. Die Anwendung eignet sich für die kurzfristige Planung, also z. B. für die Planung der Personalkosten im Rahmen des Handlungskostenvoranschlags (HKV). Die Personalplanung im OSPlus-Portal hat dagegen einen strategischen Ansatz: Der Personalbestand kann in den Dimensionen Köpfe, MAK (Mitarbeiterkapazitäten) und Kosten für bis zu 15 Jahre in die Zukunft simuliert werden. Über Simulationsparameter können beispielsweise Eintritte, Azubi-Übernahmen und Austritte hinsichtlich der Wirkung auf den Personalbestand ausgewertet werden. Hieraus können Rückschlüsse für die strategische Personalarbeit im Institut gezogen werden. Das Personalcontrolling liefert im Rückblick Kennzahlen für die Steuerungsfelder Personalbestand, Personalkosten, Personalentwicklung, Personalrisiko und Personalführung. Die Anwendung kann mittels Drill- Down-Funktion für die Ad-hoc-Recherche genutzt werden. Durch die flexible Hinterlegung eigener Auswertungen, sogenannter Layouts, ist das Personalcontrolling zusätzlich auch für ein regelmäßiges Reporting geeignet. Seite 08

9 Fazit und Ausblick Die bieten eine umfassende Unterstützung der Personalarbeit in den Sparkassen und werden im Rahmen des Basisangebots ständig weiterentwickelt. Die Lösung verbindet hohe Flexibilität und geringe Kosten mit den Vorteilen einer Rechenzentrumslösung: Entwicklung, Betrieb und Support aus einer Hand. Im Rahmen des umlagefinanzierten Entwicklungshaushalts werden laufend Anforderungen der Sparkassen aus dem Praxiseinsatz umgesetzt und die Produkte weiter optimiert. Dabei ist die Einhaltung der regulatorischen Anforderungen selbstverständlich. Neue Regelungen z. B. aus dem Einkommenssteuerrecht, den gültigen Tarifverträgen und dem Datenschutz werden in laufenden Anpassungen berücksichtigt. Neben der Produktoptimierung aus dem Praxiseinsatz und den regulatorischen Anforderungen liegen die Schwerpunkte der Weiterentwicklung auf einer noch stärkeren Verzahnung der Lösungen, dem Ausbau der Personalmanagement- und -steuerungslösungen sowie der Umsetzung der Anforderungen aus zentralen Projekten der Sparkassen-Finanzgruppe. Für weitere Informationen oder mit Fragen wenden Sie sich bitte an unsere Hotline: Telefon Seite 09

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