Kurzanleitung für Endbenutzer zum Passwort-Reset mit Hinterlegtem Wissen

Transkript

1 Sales Group Access and Data Transfer System Kurzanleitung für Endbenutzer zum Passwort-Reset mit Hinterlegtem Wissen Version: 0.96 Datum: 07. November 2006 Status: reviewed Autoren: Dr Sigurd Helling iteratec GmbH Hans Uecker BMW VP-632

2 BMW Group Seite 2 Benutzer-Kurzanleitung zum Passwort-Reset mit Hinterlegtem Wissen in S-GATE von 16 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Begriffserläuterungen Kurzanleitung für die Funktionen Vorbereitung / Allgemeines Verwaltung von Hinterlegtem Wissen Passwort-Reset im Self-Service...9

3 BMW Group Seite 3 1 Einleitung Zielgruppe Inhalt Diese Kurzanleitung ist für alle S-GATE-Benutzer vorgesehen, die bei Händlern, Importeuren, Niederlassungen oder Vertriebsgesellschaften arbeiten. Die Anleitung erläutert den Umgang mit den Funktionen in S-GATE, die einem Benutzer das sog. Rücksetzen seines eigenen Passworts ohne Inanspruchnahme eines Administrators oder einer Hotline ermöglichen. Diese Funktionen verschaffen den S-GATE Nutzern eine größere Unabhängigkeit und für den Fall der Fälle eine rasche Problemlösung. Ausserdem werden administrative Aufwände reduziert. Hintergrund Lesehinweis Ein erfolgreich absolvierter Rücksetz-Vorgang erzeugt ein neues künstliches Einmal-Passwort, so dass im Falle eines vergessenen Paßworts oder von versehentlichen wiederholten Falscheingaben eine alternative Zugangsmöglichkeit (Authentifizierung) vorhanden ist. Voraussetzung hierfür ist sog. Hinterlegtes Wissen, eine vertrauliche Information aus dem persönlichen Umfeld des Benutzers, die vorab eingepflegt ( hinterlegt ) worden sein muss, damit sie S-GATE verifizieren kann. Kapitel 2 erläutert wesenliche Begriffe und soll das grundsätzliche Verständnis schaffen. Leser, die an einer direkten Handlungsanweisung interessiert sind, können dieses Kapitel überspringen. In Kapitel 3 wird anhand von Bildschirm-Darstellungen der Ablauf der einzelnen Schritte detailliert erläutert.

4 BMW Group Seite 4 2 Begriffserläuterungen Authentifizierung Von einem zuständigen Administrator bei Händlermitarbeitern in der Regel ein vom Händler benannter Administrator vor Ort erhalten die S-GATE Benutzer einen Benutzernamen und ein Passwort (sog. Benutzerkonto oder Account ), mit welchem sich die Benutzer beim Portal anmelden und eindeutig identifizieren (sog. Authentifizierung). Geheimes und persönliches, sog. Hinterlegtes Wissen stellt eine spezifische Ersatz-Authentifizierung dar, die ausschließlich zur Generierung eines neuen Einmal-Passworts für den eigenen Benutzernamen (Passwort-Reset) verwendet werden kann. S-GATE vertraut derjenigen Person, die diese Information (dieses Wissen) reproduzieren kann, dass sie der Inhaber der entsprechenden Zugangsberechtigung ist. Hinterlegtes Wissen stellt also eine Information dar, die genauso wie das Passwort streng vertraulich gehandhabt werden soll und muss. Ungültiges Passwort Falls es einem Benutzer bei der Anmeldung aus irgendeinem Grund nicht gelingt, das Passwort im Rahmen der voreingestellten zugestandenen Wiederholungsversuche korrekt einzugeben, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung und das Passwort wird ungültig. Ohne weitere Maßnahmen ist somit kein Anmelden möglich, d.h. der Account ist aus Benutzersicht deaktiviert. Abhilfe hierfür ist ein Passwort-Reset. Anm.: Ein Passwort kann auch durch Ablauf der Gültigkeitsperiode ungültig werden. In diesem Fall ist jedoch letztmalig ein Anmeldevorgang möglich, in Zuge dessen ein Passwort-Wechsel vorgenommen werden muss. Account-Sperre, Benutzerkonto gesperrt Passwort-Reset, Passwort Rücksetzen Administratoren können in ihrem Verantwortungsbereich liegende Benutzerkonten (Accounts) sperren und entsperren. Für den Benutzer hat eine Sperre zur Folge, dass ein Anmelden (auch mit korrektem Passwort) unmöglich ist. Eine solche Sperre kann demzufolge nicht mit einem Passwort-Reset aufgehoben werden und wird daher auch administrative Sperre genannt. Sie wird durch ein Entsperren duch einen Administrator aufgehoben. Unter dem Passwort-Reset versteht man eine über S-GATE verfügbare Systemfunktion, mit welcher ein neues Passwort generiert werden kann. Die Portalnutzer können sich mit dieser Funktion selbstständig einen Ersatz für ein vergessenes oder ungültig gemachtes Passwort verschaffen. Voraussetzung hierfür ist, dass der Benutzer Wissen hinterlegt hat und dieses als Ersatz für sein Passwort reproduzieren kann. Ein Teil des generierten Einmal- Passworts wird dem Benutzer am Bildschirm angezeigt, der zweite Teil wird ihm per Mail zugestellt. Ist kein Wissen hinterlegt oder auch dieses nicht mehr bekannt, bedarf es eines Eingriffs durch einen zuständigen Administrator. Dieser verfügt über die Möglichkeit, einen Passwort-Reset auch auf ein fremdes Benutzerkonto auszuüben. Hinterlegtes Wissen Hinterlegtes Wissen bezeichnet eine aus dem persönlichen Bereich eines Benutzers stammende und dadurch geheime Information, welche die Benutzer durch eine Systemfunktion in S-GATE einpflegen ( hinterlegen ) können. Eingepflegt wird grundsätzlich ein Frage- /Antwort-Paar, wobei die Frage auch lediglich ein Erinnerungshinweis ( Eselsbrücke ) sein kann. Die Antwort stellt die eigentliche,

5 BMW Group Seite 5 Passwort-ähnliche Information dar. In der späteren Anwendung des hinterlegten Wissens (zum Zwecke des Passwort-Resets) wird S-GATE dem Benutzer die Frage bzw. den Erinnerungshinweis präsentieren und die korrekte Eingabe der Antwort für die Ersatz- Authentifizerung erwarten. Bei Fehleingaben und Überschreiten der zulässigen Wiederholungsversuche wird ähnlich einem Passwort -- auch Hinterlegtes Wissen ungültig. Adresse Zuständiger Administrator In Verbindung mit der Anlage eines Benutzerkontos (oder durch spätere Pflege der Stammdaten) ist es möglich, dem Benutzer eine eindeutige adresse zuzuordnen. Im Kontext des Passwort- Resets wird diese -Adresse zwingend für die Zustellung der zweiten Passwort-Hälfte benötigt, wenn der Benutzer sich sein Passwort selbst zurücksetzt. In der Regel werden Händlermitarbeiter durch einen Kollegen betreut, der sich im Status einen Administrators befindet. Scheitern die Versuche zur Selbsthilfe, ist dieser der erste Ansprechpartner. Findet sich im Betrieb kein Administrator, greifen die nächsten Ebenen der Händlerbetreuung auf Markt- oder Regionsebene bis hin zur zum zentralen Portalbetrieb und sollten im Ernstfall in dieser Reihenfolge genutzt werden. 3 Kurzanleitung für die Funktionen 3.1 Vorbereitung / Allgemeines Für Nutzung der Funktionen für das Hinterlegte Wissen und den Passwort-Reset sind keine besonderen Vorbereitungen erforderlich. Die Benutzer müssen lediglich sicherstellen, dass sie über eine Adresse verfügen und diese durch ihren Benutzeradministrator im Rahmen der Account-Administration bei den Benutzerstammdaten eingepflegt wurde. Diese Adresse wird von der Passwort-Reset-Funktion verwendet. 3.2 Verwaltung von Hinterlegtem Wissen Falls Sie Ihr Passwort vergessen oder durch wiederholte Falscheingabe unbrauchbar machen sollten, bietet Ihnen nur ein vorab eingepflegtes sog. Hinterlegtes Wissen ein Mittel zur Selbsthilfe. Daher sollte diese Funktion von allen Portalnutzer genutzt werden. Zielsetzung Sie möchten Wissen als sekundäre Authentifizierungsmöglichkeit einpflegen (hinterlegen) oder bereits eingepflegtes Wissen ändern. Vorraussetzung Sie verfügen über eine gültige Benutzerkennung (Loginname und Passwort) und verwenden diese erfolgreich für die Anmeldung in S-GATE. Sie haben Wissen nach ihrer Wahl im Portal erfolgreich hinterlegt.

6 BMW Group Seite 6 Schritt für Schritt Hinterlegen von Wissen Schritt Aktion 0 Sie haben sich in S-GATE erfolgreich angemeldet und befinden sich auf der Startseite / Homepage. 1 Sie finden auf Ihrer Homepage am rechten Bildschirmrand eine umrandete Box mit der Überschrift Links, welche einen Link namens Wissen hinterlegen enthält. Sie selektieren den Link per Doppelklick, um in die Funktion zu gelangen. Wenn Ihre Login Daten korrekt sind wird die S-GATE Home Seite angezeigt. Siehe Bild Siehe Bild Bild Schritt Aktion 2 Im Schritt 1 der Prozedur für das Hinterlegen von Wissen wird Ihnen eine Formular angeboten, die mit einigen Zustandsinformationen beginnt u.a. der Angabe Ihres Namens und ob bereits Wissen hinterlegt ist (im dargestellten Beispiel ist Wissen hinterlegt und wurde durch Fehleingaben unbrauchbar um an diese Stelle zu gelangen ist dem Benutzer Klaus Hurtig entweder das Passwort wieder eingefallen oder ein Administrator hat für Klaus Hurtig ein neues Einmalpasswort erzeugt und nun pflegt er erneut Wissen ein). Siehe Bild Auf dieser Seite steht ausserdem eine Online-Hilfe zur Verfügung (siehe Kreis-Symbol rechts mit dem? )

7 BMW Group Seite 7 Bild Online-Hilfe 2 3 Gewählter Vorschlag / Eingabe 4 5 Schritt Aktion 3 In der Mitte des Dialogfeldes finden Sie Eingabemöglichkeit für den Frage -Teil des Hinterlegten Wissens. Das ist der Text, der Ihnen von S-GATE dann angezeigt werden wird, wenn Sie sich später einmal mittels Ihres Hinterlegten Wissens authentifizieren möchten. Sie haben hier 2 Möglichkeiten: 1) Sie entscheiden sich für einen aus 5 Fragevorschlägen, die im Pulldown Menü unter Fragenvorschlag gelistet sind. Siehe Bild Ihre Auswahl wird in der zeile angezeigt.

8 BMW Group Seite 8 2) Sie geben selbst eine Frage oder Erinnerungshinweis in die zeile ein (wenn Sie es so bevorzugen, muss es nicht unbedingt eine Frage sein). 4 Im unteren Teil des Dialogfeldes finden Sie dann die Eingabemöglichkeit für Ihre persönliche geheime Information ( Wissen ). Je nach Ihrer Wahl im Punkt 3 ist dies die Anwort bzw. richtige Lösung auf eine der Fragenvorschläge oder Ihre selbst formulierte Frage bzw. Erinnerungshinweis. Da diese Eingabe Passwort-ähnlichen Charakter besitzt, wird Ihre Eingabe nicht-lesbar dargestellt (ein Punkt pro eingegebenem Buchstaben). Um vor einer irrtümlichen Fehleingabe geschützt zu sein, muss die Eingabe identisch wiederholt werden. Somit ist sichergestellt, dass der von Ihnen gewünschte Text S-GATE bekannt ist. Verborgene Anzeige des einpflegten Textes. Ihr Text muss wenigstens 16 Zeichen lang sein. 5 Sie können hier den Vorgang abschließen und die Eingaben speichern (Schaltfläche Speichern ) oder falls Sie es sich anders überlegt haben abbrechen (Schaltfläche Schließen = ohne Speichern schließen). Wissen ist gespeichert (Frage und Antwort) Folge- Screen erscheint, siehe Bild bzw. Abbruch Bild Durch Betätigen der Schaltfläche Schließen kehren Sie wieder zur Portal-Startseite/Homepage zurück. Mit dem hinterlegten Wissen können Sie nun Passwort-Resets in Eigenregie für Ihren Account durchführen.

9 BMW Group Seite Passwort-Reset im Self-Service Zielsetzung Sie benötigen ein neues Paßwort, weil Sie sich an ihres nicht mehr erinnern und/oder das aktuelle Passwort durch zu viele fehlgeschlagene Login-Versuche ungültig gemacht haben (siehe Bild für Meldung des Portals in diesem Fall). Vorraussetzung Sie haben eine gültige -Adresse, welche auch bei Ihren Stammdaten eingepflegt ist, Ihre Benutzerkennung wurde NICHT durch einen Administrator gesperrt und Sie haben im Portal Wissen hinterlegt (vgl. Abschnitt 3.2) Sie erhalten ein neues Einmal-Passwort zugeteilt eine Hälfte können Sie am Bildschirm ablesen, die zweite erhalten Sie per Mail zugestellt. Bild 3.3.1

10 BMW Group Seite 10 Schritt für Schritt Passwort-Reset im Self-Service Sie befinden sich auf der Login-Seite des Portals, an welchem Sie sich anmelden möchten (vgl. Beispiel in Bild 3.3.2). Dieser enthält den Link Probleme mit dem Passwort?, welcher als Einstieg zu der Reset-Funktion dient. Bild 3.3.2: Betätigung dieses Links führt zu einer Einstiegsseite mit weiterführende Erläuterungen für diesen Fall, siehe Bild Ausserdem enthält er den Link zum eigentlichen Passwort-Reset.

11 BMW Group Seite 11 Bild 3.3.3: 0

12 BMW Group Seite 12 Schritt Aktion 0 Sie haben auf der Login-Seite Ihres Portals den Link Probleme mit dem Passwort? betätigt. Auf der Einstiegsseite zum Passwort-Reset betätigen Sie den Link Passwort zurücksetzen, da Sie auf Hinterlegtes Wissen als alternative Authentifizierung zurückgreifen können. 1 Im ersten Schritt identifizieren Sie sich gegenüber dem Portal mittels Ihres Loginnamens oder Ihrer - Adresse. Durch diese Angaben wird die Kennung ermittelt, für die das Passwort zurückgesetzt werden soll. Sie gelangen auf die Einstiegsseite zum Passwort-Reset (siehe Bild 3.3.3). Es erscheint der Dialog zum ersten Bearbeitungssschritt für das Passwort-Reset (siehe Bild 3.3.4) Sie gelangen in den Dialog für den zweiten Bearbeitungsschritt für das Passwort-Reset (siehe Bild 3.3.5) Die Schaltfläche Weiter führt Sie zum nächsten Bearbeitungsschritt. Mit der Schaltfläche Schließen brechen Sie den Passwort-Reset ab. Bild 3.3.4: Online-Hilfe 1

13 BMW Group Seite 13 Schritt Aktion 2 In diesem Schritt wird Ihnen die Frage bzw. der Erinnerungshinweis Ihres Hinterlegten Wissens präsentiert und Sie sind aufgefordert den Antwortteil einzugeben. Sie müssen den Antwortteil, die persönliche und geheime Information, genau in der Form wieder eingeben, wie zuvor eingepflegt Groß-/Kleinschreibung und Leerzeichen spielen jedoch keine Rolle. Mit Weiter gelangen Sie in den nächsten Schritt. Mit Zurück gehen Sie einen Schritt zurück. Mit Schließen brechen Sie das Passwort-Reset ab. Wenn Sie nicht abgebrochen haben oder einen Schritt zurück gemacht haben, dann gelangen Sie bei korrekter Eingabe des Wissens in den dritten Bearbeitungsschritt für das Passwort-Reset (siehe Bild 3.3.6) Bei Falscheingabe des Wissens verbleiben Sie in diesem Dialog und zu häufige Falscheingabe macht Ihr hinterlegtes Wissen ungültig. Bild 3.3.5: Online-Hilfe 2

14 BMW Group Seite 14 Schritt Aktion 3 Sie haben Ihr Hinterlegtes Wissen korrekt eingegeben und können daher den Passwort-Reset ausüben. Der Dialog im dritten Bearbeitungsschritt stellt einige Informationen über das Konto zusammen und fordert zur Bestätigung auf. Alternativ können Sie einen Schritt zurück machen oder abbrechen. Das Passwort wird zurückgesetzt und Sie gelangen in den vierten Bearbeitungsschritt für das Passwort-Reset (siehe Bild 3.3.7). Bild 3.3.6: Online-Hilfe 3

15 BMW Group Seite 15 Schritt Aktion 4 Der vierte Bearbeitungsschritt ist eine Bestätigungsanzeige. Sie bekommen nun die erste Hälfte des generierten neuen Passworts am Schirm angezeigt. Nachdem alle Schritte absolviert sind, bleibt als Eingabemöglichkeit nur das Ende der Passwort-Reset- Funktion mit der Schaltfläche Schließen (Achtung: Passwort-Teil gemerkt oder notiert?) Ende des Passwort-Resets. Zustellung der Mail mit dem zweiten Passwort-Teil (siehe Bild 3.3.8) Bild 3.3.7: 4 Online-Hilfe

16 BMW Group Seite 16 Schritt Aktion 5 Sie erhalten die mit dem zweiten Passwort-Teil. Sie haben nun das komplette neue Passwort. Es handelt sich um ein Einmal-Passwort, mit welchem sie sich anmelden können und das Sie anschließen ändern müssen. Bild 3.3.8: