Grundsteuer-Verwaltung

Transkript

1 Grundsteuer-Verwaltung Umfrage 1 und Informationen zur Neuentwicklung Gemeinde SachbearbeiterIn Seite 1/16

2 Sehr geehrte GSV-Anwenderin, sehr geehrter GSV-Anwender Die "Grundsteuer-Verwaltung" wird nächstes Jahr 15 Jahre alt, ist also im Vergleich zu einem Menschenleben gerade mal in der "Pubertät". Da die IT-Welt aber viel schnelllebiger ist, sind wir dabei, die Lösung komplett neu zu entwickeln. Eine modernere Benutzeroberfläche, eine schnellere Datenbank (Microsoft SQL) sowie uns bekannte Anforderungen an die Software, welche mit der aktuellen Version nicht oder nur teilweise gelöst werden konnten, werden dabei berücksichtigt und realisiert. Bestehende Daten können dabei ins neue System übernommen werden. Die Entwicklung ist schon weit fortgeschritten und ist nun an einem Punkt angelangt, wo wir Ihre aktive Mitarbeit benötigen, damit das neue Design in die richtige Richtung gelenkt wird. Mit dem vorliegenden Dokument möchten wir Sie nun über geplante Änderungen informieren und Ihnen die Möglichkeit geben, zu gewissen Themen Stellung zu nehmen. Sie können zu jedem Thema Ihre Kommentare und Anregungen direkt in dieses Dokument reinschreiben. Wichtig für uns sind auch Ihre eigenen Anforderungen und Wünsche. Abschliessend werden wir alles analysieren und individuell oder zusammengefasst beantworten. Besten Dank im Voraus für Ihre Mitarbeit. Ebenfalls ein grosses Dankeschön für Ihre Treue zu uns und dem Programm. Ohne die grosse Anzahl an Anwendern wäre ist nicht zu dem geworden, was es heute ist. UND WAS ES NOCH WIRD. Freundliche Grüsse O. Gysel, SpiderSoft AG Fachtechnische Begleitung durch: Steuerämter des Bezirkes Hinwil Claudia Neumeister, Bäretswil Jakob Hefti, ehem. Steuersekretär Seite 2/16

3 Inhaltsverzeichnis 1 Handänderung (Fall) Handänderungs-Steuer Konto Dokumente (Formulare, Korrespondenz) Gruppierung und Sitzungsverwaltung Terminüberwachung Auswertungen und Ausdrucke Archiv Programm-Sicherheit Sicherung Allgemeine Anregungen, Wünsche und Kommentare Seite 3/16

4 1 Handänderung (Fall) 1.1 Stammdaten und zugehörige Fenster Das Stammdaten-Fenster ist neu nicht mehr aufgeteilt. Die Unterfunktionen wie Konto und Dokumente werden nun zentral in einem einzigen Fenster verwaltet. Es gibt ein einziges Fenster für die Handänderung. Darin enthalten ist alles, was zugehörig ist. 1.2 Nummern Die GR-Nummer ist nicht mehr zentraler Schlüssel für die Datenbank. Dies ist Programm-Intern besser zu handhaben und verhindert Kopier-Fehler und Schlüsselverletzungen. Es wird jedoch nach wie vor auf die Einzigartigkeit einer Nummer geprüft. Im weiteren wird die komplette Nummer mit Gemeinde-Nr, Notariatskreis etc. eingeführt. Das alte Nummern- Format kann jedoch weiterhin benutzt werden. Ebenfalls wird eine Interne Nummer eingeführt, die jeder selbst verwalten kann. 1.3 Status-Informationen Die Einstellungen für "Steueraufschub", "Steuerbefreiung" und "GGSt-Zins erledigt" werden wegfallen, da dies anhand des Verfahrens und Entscheide automatisch werden kann. Für die "Erledigt"-Information wird es neu eine "Geschichtsschreibung" in Tabellenform geben: - Dem System hinzugefügt am - Abgeschlossen am - Wieder eröffnet am - Abgeschlossen am ermittelt 1.4 Parteien Das Parteien- und Adress-System bleibt im Grundsystem gleich. Es gibt neu die Möglichkeit, eine sog. Gruppe zu erstellen, um bspw. Erbengemeinschaften zu benennen. Neu lassen sich auch Adressen aus anderen Systemen zu einer Handänderung hinzufügen. 1.5 Fenster-Design Hier ein kleiner Vorgeschmack auf das neue Design. Seite 4/16

5 1.9 Anregungen, Wünsche und Kommentare Seite 5/16

6 2 Handänderungs-Steuer 2.1 Allgemeines Die Handänderungssteuer gibt es seit dem nicht mehr. Im Programm können die Daten jedoch vorhanden sein, je nach dem, ab welchem Zeitpunkt die Erfassung mit dem Programm begonnen hat. Es ist nicht geplant, die Funktion weiterhin zur Verfügung zu stellen. Die bestehenden Entscheide, Buchungen und Informationen dazu werden jedoch mit der Datenübernahme integriert und können auch im neuen Programm angezeigt werden. 2.9 Anregungen, Wünsche und Kommentare Seite 6/16

7 3 Konto 3.1 Erfassung Die Erfassung hat sich bewährt und ist einfach. Ist zurzeit identisch umgesetzt. Was soll zusätzlich gemacht werden, um bspw. den Abgleich mit der Finanzbuchhaltung zu erleichtern? 3.2 Auswertungen Die Buchungs-Informationen bspw. für den Zins werden in den Auswertungen (inkl. Abschluss) neu nach Verzugs- und Vergütungszins aufgeteilt. 3.9 Anregungen, Wünsche und Kommentare Seite 7/16

8 4 Dokumente (Formulare, Korrespondenz) 4.1 Allgemeines Neu wird dies als "Dokumente" bezeichnet und beinhaltet alles an Dokumentation und Verfahren, das für eine Handänderung benötigt wird. 4.2 Layout Die Gestaltungsmöglichkeit der Dokumente war bis jetzt eine Herausforderung und durch das Programm stark beschränkt. Man konnte sich jedoch daran gewöhnen und kam mit etwas Übung auch zum Ziel. Dies ändert sich nun. Neu kann ein Dokument, bspw. Veranlagungs-Entscheid, Einschätzungen, Mahnungen etc. auf einer Vorlage im Microsoft Word - Format basieren. Dies erlaubt neue Gestaltungsmöglichkeiten, bringt aber auch andere Probleme mit sich. Ein solches Layout besteht aus mehreren Word-Vorlagen, die beim Drucken oder in der Vorschau durch das Programm zusammengesetzt und mit Daten abgefüllt werden. Jedes Dokument besitzt eine "Master-Vorlage", die den Brieftext, die Rechtsmittel etc. beinhaltet. Zusätzliche Vorlagen werden dann der "Master-Vorlage" hinzugefügt, bspw. für den Kopf- und Fussbereich, Grussformeln, Beilagen etc. Für jedes Dokument kann definiert werden, welche Grussformel hier gilt, oder welche zusätzlichen Informationen angehängt werden müssen. Das Aussehen der Dokumente wurde bis jetzt stark vom Programm vorgegeben. Da dies nun wegfällt, stellt sich die Frage, ob das grundlegende Aussehen angepasst werden soll. Das Programm muss einen Standard mit einem Vorlagensatz mitliefern, der anschliessend auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann. Nur, wie sieht dieser Standard aus? Soll es wieder gleich aussehen, wie bisher? Wie sieht ein Entscheid bei den "normalen" Steuern aus? 4.3 Versand-Original Um mit den neuen Möglichkeiten der Gestaltung und Anpassung umzugehen, gibt es neu das "Versand-Original". Wird ein Dokument erstellt und in dieser Form versendet, muss es als "versendet" gekennzeichnet werden und sollte nicht mehr verändert werden. Das Programm erstellt dann im Hintergrund automatisch eine Kopie und legt es in der Datenbank ab. Diese Kopie (im PDF-Format) kann dann jederzeit eingesehen werden. 4.4 Erledigt-Status Bisher konnte in jedem Dokument der Status "Erledigt" gesetzt werden. Dieser entfällt und wird durch die neue Möglichkeit des "Versand-Originals" ersetzt. Seite 8/16

9 4.5 Fenster-Design Hier ein kleiner Vorgeschmack auf das neue Design. 4.9 Anregungen, Wünsche und Kommentare Seite 9/16

10 5 Gruppierung und Sitzungsverwaltung 5.1 Allgemeines Die Gruppierung wurde ursprünglich für einen anderen Zweck entwickelt. Mit der Möglichkeit der Sitzungsverwaltung wurden diese beiden Features jedoch kombiniert. In der "Neu-Entwicklung" werden diese beiden Elemente wieder voneinander getrennt, um besser auf die einzelnen Anforderungen einzugehen. 5.2 Gruppierung Die Funktion der Gruppierung erhält nun wieder seine ursprüngliche Idee. Es soll der Zusammenfassung von Handänderungen dienen, bspw. von grossen Überbauungen. Ein eigenes Konto für die "Geld-Verteilung" sowie Automatisierungs-Funktionen für das automatische Erstellen von Dokumenten sind geplant oder bereits implementiert. 5.3 Sitzungsverwaltung Die Sitzungsverwaltung soll so angepasst werden, damit eine Integration in eine bestehende Lösung verbessert wird. Evtl. auch eine Integration mit Microsoft Word um Listen und Protokolle zu erstellen. Hier fehlen die Anforderungen, da die verwendeten Systeme und Benutzung stark voneinander abweichen. 5.9 Anregungen, Wünsche und Kommentare Seite 10/16

11 6 Terminüberwachung 6.1 Allgemeines Die Terminüberwachung hat sich in dieser Form bewährt und bleibt bestehen. 6.2 Automatisierung Da die heutige Möglichkeit der Parallelen-Verarbeitung (Multitasking) eines Systems eine schnellere Informationsverarbeitung zulässt, wird die Terminüberwachung neu im Hintergrund ausgeführt. Es kann definiert werden, mit welchen Stichdaten das System rechnen soll. Dies erlaubt ein sofortigen Zugriff auf die Informationen. Ebenso gibt es die Möglichkeit, die Dokument-Erstellung aus dem Ergebnissatz automatisch zu erstellen. 6.9 Anregungen, Wünsche und Kommentare Seite 11/16

12 7 Auswertungen und Ausdrucke 7.1 Allgemeines Auswertungen und Ausdrucke, die bisher zur Verfügung standen, werden auch in der neuen Version wieder vorhanden sein. Neu wird bspw. der Zins in den Auswertungen (inkl. Abschluss) neu nach Verzugs- und Vergütungszins aufgeteilt. 7.2 Abschluss Die Abschluss-Auswertung sowie auch die Funktion "Rechnungsjahr abschliessen" wird neu so gestaltet, dass auch Abschlüsse und Informationen von vorherigen Jahren abrufbar sind. Was wäre eine Hilfe, um den Abschluss besser mit der Finanzbuchhaltung abzugleichen? (siehe auch Kapitel 3) 7. 3 Export Es werden bessere und erweiterte Export-Möglichkeiten eingebaut, bspw. direkt ins Microsoft Excel. 7.4 Zusammenfassung und Automatisierung Es ist geplant, neue Möglichkeiten der Ausdrucks-Erstellung zu implementieren. Es sollen bspw. Ausdrücke, Listen und Auswertungen zusammengefasst werden können. So kann bspw. ein Ausdruck erstellt werden, der die gesamten Informationen einer Handänderung in einem einzigen Dokument (bspw. PDF) zusammenfasst, Register, Konto, alle Dokumente etc. 7.9 Anregungen, Wünsche und Kommentare Seite 12/16

13 8 Archiv 8.1 Allgemeines Das Archiv-System wird es in dieser Form nicht mehr geben. Es wurde ursprünglich dazu entwickelt, dem wachsenden Datenbestand entgegen zu wirken und um die physikalische Grösse der Datenbank im Griff zu behalten. Für heutige Datenbanken gibt es keine Grössenbeschränkungen mehr, die für das Programm relevant sind. Diese werden u.u. nur noch durch das Dateisystem beschränkt. Für eine Datenübernahme in das neue System, müssen daher alle Archive aufgelöst und mit dem neuen System kombiniert werden. 8.2 Archivierung Archivierung im Sinne von "Ablegen" (nicht mit dem Archiv-System des jetzigen Programms vergleichen). Da das neue System automatisiert Dokumente im Adobe-PDF-Format erstellen kann (siehe Kapitel 9), gibt es vielleicht neue oder andere Möglichkeiten für die Archivierung der Daten. Hier sind wir auf Anregungen angewiesen, da die Möglichkeiten und Anforderungen gross sind. 8.9 Anregungen, Wünsche und Kommentare Seite 13/16

14 9 Programm-Sicherheit 9.1 Allgemeines Die Bearbeitungs- und Zugriffssicherheit ist in der neuen Version bereits implementiert und erlaubt es, auf Benutzerebene Zugriffs-Einstellungen vorzunehmen. 9.2 Benutzer Beim Programmstart muss sich ein Benutzer anmelden, um mit dem Programm zu arbeiten. Dies kann automatisch, anhand des Windows-Benutzernamen oder manuell erfolgen. 9.3 Einstellungen Es kann festgelegt werden, was ein Benutzer darf und was nicht. - Konfiguration - System-Daten, Mandant-Einstellungen - Handänderungen sichtbar ja/nein, Vollzugriff, nur Lesen - Innerhalb der Handänderung, den Zugriff auf Dokumente, Konto etc. einschränken Anregungen, Wünsche und Kommentare Seite 14/16

15 10 Sicherung 10.1 Allgemeines Das bestehende Sicherungs-Programm funktioniert nicht mehr immer korrekt, da die Komprimierungs-Methode (ZIP) und die Sicherheits-Einstellungen auf System- und Dateiebene sich mit neueren Betriebssysteme geändert haben. Primär ist es die Aufgabe des IT-Systems, Daten zu sichern. Dazu gehören auch die Daten der Grundsteuer-Verwaltung. Jedoch ist es weiterhin sinnvoll, zusätzlich ein eigenes System zu betreiben. Dies hat sich bewährt und ermöglicht ein schnelles Handeln bei Datenverlust. Neu wird das Sicherungs-System im Programm direkt eingebaut sein. Es erzeugt Daten in XML-Form, die auch durch andere Programme gelesen werden können Anregungen, Wünsche und Kommentare Seite 15/16

16 11 Allgemeine Anregungen, Wünsche und Kommentare Seite 16/16