Handlungsanleitung Artikel & Preise mit SVERWEIS in Calc

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1 LO5 Handlungsanleitung Artikel & Preise mit SVERWEIS in Calc Inhaltsverzeichnis: Version für Libre Office Calc Februar 2014 Verfasser: Thomas Rudolph Seite 1. Die Artikelliste anpassen 2 2. Die Rechnungsvorlage anpassen 3 3. Die Funktion SVERWEIS verwenden 3 4. Postenpreise berechnen 4 5. Fehlermeldungen verhindern 5 6. Die Zwischensumme berechnen 5 7. Die Mehrwertsteuer berechnen 6 8. Die Versandkosten per Steuerelement Bildlaufleiste wählen 6 9. Den Rechnungsbetrag erstellen Die Rechnung in ein Writer-Dokument einbetten 8 Anlagen: Anlage 1 [Warengruppenschlüssel_2010.pdf] Struktur der Warengruppen Anlage 2 [artliste_010214_5artikel&preise2014] Artikel- und Preisliste 2014 Anlage 3 [artliste_010214_rechnungsvorlage] Rechnung mit SVERWEIS Quellen: 1. Libre Office Hilfe Bildlaufleisten BAC8-DatenFinden.Strukturierte_Datentabellen:_SVERWEIS.2C_WVERWEIS SVERWEIS Besonderheiten

2 2 Erstellung einer Artikel- und Preisliste und deren Einbindung in eine Rechnung Auftrag: Erzeugen Sie in Calc auf Basis der vorbereiteten Artikelliste eine entsprechende Liste der Firma LOEWE GaLaBau. Aus dieser Liste sollen die Artikelbezeichnungen und Einzelpreise in Ihre Rechnungsvorlage übernommen werden. Anschließend sind die Postenpreise zu berechnen. In Libre Office Calc kann mit der Funktion SVERWEIS die erste Spalte einer Matrix (Tabelle) nach einem bestimmten Argument (z.b. einer Artikelnummer) durchsucht werden. Davon abhängig können Werte aus der zugehörigen Zeile (Artikelbezeichnung, Einzelpreis ) zurückgegeben werden. Die Ausgabe der zurückzugebenden Werte soll in einer Rechnung erfolgen. Arbeiten Sie die Handlungsanleitung dazu schrittweise ab. 1. Die Artikelliste anpassen Passen Sie Ihre Artikelliste entsprechend der Vorlage (s. Screenshot unten) an. Die vollständige Liste Artikel & Preise 2014 ist als Anlage 2 Bestandteil dieser Handlungsanleitung. Das benutzerdefinierte Format der Artikelnummer [00.000] soll in Anlehnung an die BAU-Warengruppenschlüssel (s. Anlage 1) erzeugt werden. Benennen Sie das aktuelle Tabellenblatt um. Das folgende Tabellenblatt soll als Rechnungsvorlage bezeichnet werden.

3 3 2. Die Rechnungsvorlage anpassen Im 2.Tabellenblatt (Rechnungsvorlage) wird nun die bereits erstellte Rechnung in Calc angepasst und für den Einsatz von SVERWEIS vorbereitet. 3. Die Funktion SVERWEIS verwenden a) b) c) d) e) a) Zielzelle ist B3. Über f x wird der Funktionskatalog geöffnet und SVERWEIS ausgewählt. b) Suchkriterium ist A3. Nach der dort später einzutragenden Artikelnummer soll die erste Spalte der Matrix (Artikelliste) durchsucht werden. c) Hier muss der Zellbereich der gesamten Artikelliste angegeben werden, damit daraus die benötigten Werte entnommen werden können. Im Tabellenregister Artikel&Preise 2014 wird der Zellbereich B3:D26 markiert und mit [UMSCHALT+F4] zum absoluten Zellbezug gemacht ($B$3:$D$26). d) Aus der Spalte 2 der Artikelliste (gezählt ab der Suchspalte) sollen die Werte (Artikelbezeichnungen) entnommen und in die Zielzelle (B3) eingefügt werden. e) Sortiert gibt an, ob die Suchspalte der Matrix aufsteigend sortiert sein muss (WAHR oder nicht angegeben).

4 4 Analog wird bzgl. der Zielzelle D3 (Einzelpreis) vorgegangen. Der Wert für den Spaltenindex muss dann natürlich 3 sein. Beide Formeln können relativ kopiert werden. Bei Eingabe einer in der Artikelliste vorhandenen Artikelnummer (1006 für ) sollte die Ausgabe der Artikelbezeichnung in B3 und des entsprechenden Einzelpreises in D3 erfolgen. Die Zellen der Spalten D und E sollten als Währungsbeträge in mit 2 Nachkommastellen vorformatiert werden. =SVERWEIS(A3;'Artikel&Preise 2014'!$B$3:$D$26;2;0) =SVERWEIS(A3;'Artikel&Preise 2014'!$B$3:$D$26;3;0) 4. Postenpreise berechnen Die Postenpreise in Spalte E der Rechnungsvorlage ergeben sich für Zeile 3 aus [=C3*D3]. Nach dem Kopieren der Formel hat die Rechnung folgendes Aussehen: Wird in Spalte C kein Wert eingegeben, erscheint in E der Postenpreis 0,00, wenn bei Einzelpreis (Spalte D) ein Wert eingetragen ist. Ansonsten wird #NV (kein verfügbarer Wert Fehlermeldung) ausgegeben. #NV wird ebenfalls ausgegeben, wenn eine in der Artikelliste nicht verfügbare Artikelnummer in Spalte A eingegeben wurde.

5 5 5. Fehlermeldungen verhindern Um diese Fehlermeldungen zu unterdrücken, müssen die Formeln als WENN DANN SONST- Bedingung mit Fehlerabfrage ISTFEHLER(Wert) modifiziert werden. für B3 (Artikelbezeichnung) =WENN(ISTFEHLER(SVERWEIS(A3;'Artikel&Preise 2014'.$B$3:$D$26;2;0));"";SVERWEIS(A3;'Artikel&Preise 2014'.$B$3:$D$26;2;0)) für D3 (Einzelpreis) =WENN(ISTFEHLER(SVERWEIS(A3;'Artikel&Preise 2014'.$B$3:$D$26;3;0));"";SVERWEIS(A3;'Artikel&Preise 2014'.$B$3:$D$26;3;0)) In Worten formuliert heißt das: "Werden in B3/D3 Fehlerwerte ausgegeben, dann soll eine leere Zeichenkette ("") eingefügt werden, ansonsten erfolgt die normale Wertausgabe bzgl. des Spaltenindex." Die Funktion ISTFEHLER(Wert) erfasst alle in Calc bekannten Fehlerwerte (s. Funktionsassistent). Nach relativem Kopieren der modifizierten Formeln sind die Fehlermeldungen in den Spalten B (Artikelbezeichnung) und D (Einzelpreis) unterdrückt. Es wird eine leere Zeichenkette ausgegeben. Abschließend muss noch die Fehlermeldung #WERT in Spalte E (Postenpreis) verhindert werden. Das geschieht in ähnlicher Art wie bei den beiden SVERWEIS-Formeln: Aus =C3*D3 wird =WENN(ISTFEHLER(C3*D3);"";(C3*D3)) für die Zelle E3. Nachdem auch diese modifizierte Formel relativ kopiert wurde, ergibt sich das folgende Bild: Nach Eingabe der Werte für Anzahl werden automatisch die Postenpreise ausgegeben. Trotz fehlender Einträge bzw. Eingabe einer falschen Artikelnummer sollten nun keine Fehlermeldungen mehr auftreten. 6. Die Zwischensumme berechnen In Zelle E15 soll die Zwischensumme ausgegeben werden. Das geschieht über Summe rechts neben f x. Eventuell müssen die Zelladressen der Postenpreise durch Markieren korrigiert werden.

6 6 7. Die Mehrwertsteuer berechnen Der Mehrwertsteueranteil soll in Zelle E16 ausgegeben werden. Der Prozentsatz wird dafür in eine externe Zelle eingetragen (hier A20), um bei eventuellen Anpassungen des Prozentsatzes einfachere Korrekturmöglichkeiten auch für andere Rechnungsvorlagen zu ermöglichen. So muss zukünftig nur der Wert in Zelle A20 geändert werden. 8. Die Versandkosten per Steuerelement Bildlaufleiste wählen Versandkosten sind im Allgemeinen von Gewicht, Rauminhalt, Geschwindigkeit der Zustellung oder der Empfindlichkeit des Versandgutes abhängig. Dem Verfasser der Rechnung soll deshalb die Möglichkeit gegeben werden, innerhalb eines Bereiches in Schritten von 0,50 die Versandkosten auszuwählen und in Zelle A17 berechnungswirksam auszugeben. Im externen Bereich der Rechnungsvorlage wird ein Formular-Steuerelement vom Typ Bildlaufleiste erstellt. Zuvor muss über Ansicht Symbolleisten die Symbolleiste Formular- Steuerelemente aktiviert werden. Die Bildlaufleiste soll nun über Rechtsklick Kontrollfeld bei aktiviertem Entwurfsmodus folgendermaßen konfiguriert werden: In der verlinkten Zelle (A21) wird nach Deaktivierung des Entwurfsmodus und Betätigung des Schiebereglers oder der Scrollpfeile ein Wert zwischen 0 und 1000 erzeugt. Dieser Wert wird in Zelle E17 über [=0,5*A21] ausgegeben und stellt so den Betrag für die Versandkosten dar. Abschließend sollte die Schriftfarbe Weiß für Zelle A21 gewählt werden. Zu beachten ist weiterhin, dass Zelle E17 im -Währungsformat mit 2 Nachkommastellen formatiert sein sollte.

7 7 9. Den Rechnungsbetrag erstellen In Zelle E18 soll der komplette Rechnungsbetrag ausgegeben werden. Das geschieht über Summe [=SUMME(E15:E17)]. Auch hier ist das Währungsformat wie bei den anderen Zellen, welche Währungsbeträge enthalten, zu wählen. Die Versandkosten können über die Bildlaufleiste gewählt werden und gehen direkt in den Rechnungsbetrag ein. Über die Eingabe von Artikelnummern in Spalte Art.-Nr. werden Artikelbezeichnungen und Einzelpreise eingefügt.

8 8 10. Die Rechnung in ein Writer-Dokument einbetten In Calc lassen sich leider keine umfassenden Textbausteine i. S. von Writer erstellen. Deshalb sollte über Einfügen Objekt OLE-Objekt Aus Datei erstellen die Datei mit der Rechnung in die Briefvorlage eingebunden werden. Per Doppelklick kann dann die Rechnung (Anlage 3) direkt aus dem Writer-Dokument aktualisiert werden. - Ende der Handlungsanleitung -

9 Anlage 1 Thomas Rudolph Handlungsanleitungen für den betrieblichen Office-Einsatz C:\Users\a\Documents\edv_fachstufe1\artikelliste\Warengruppenschlüssel_2010.docx

10 Anlage 2 Thomas Rudolph Handlungsanleitungen für den betrieblichen Office-Einsatz Artikel & Preise 2014 S. 1/229 Artikelgruppe Artikelnummer Artikelbezeichnung Einzelpreis Paar Dressler Schutzhandschuhe Größe 12 9, Tammsfors Gartenschutzweste & Zip-Off-Jacke 59, Focus Sicherheitsstiefel Gr. 40 bis 48 (TÜV-zert.) 79, Focus Arbeitsschuhe Gr. 40 bis 48 (TÜV-zert.) 59, ATS Schutzhose Baumarbeiten Gr. 54/56 45, Treemaster 9603 Vollsicht-Arbeitsbrille Karbon 16, Treemaster 2202 Kapsel-Gehörschutz flach 33, Kretastone Quarzit-Bodenplatten gesägt für Außen 36,32 /m² 36, Fischer Sandstein-Terrassenplatten Terrakotta natursamt 33,52 /m² 33, Kretaware Sandsteinplatten Outdoor naturbelassen 46,84 /m² 46, Fischer Travertin-Bodenplatten cocktail Außen 39,98 /m² 39, Fischer Granit-Bodenplatten grau Außen 29,79 /m² 29, Muller&Son exclusive Dekor-Granitplatten Außen 49,77 /m² 49, Muller&Son anthrazit Schiefer-Terrassenplatten 44,55 /m² 44, Muller&Son schwarz Schiefer-Terrassenplatten 41,29 /m² 41, Fischer Quarzit-Bodenplatten silbergrau Außen 44,02 /m² 44, Fischer Blaustein-Terrassenplatten iceblue 42,59 /m² 42, HALO Rasen Starter-Dünger 2,5 kg 19, HALO LC 500 Rasendünger 5 kg 29, SPORTAL Sportrasensubstrat 52 Z 22 mm Körnung 33,34 /t 33, SPORTAL Sportrasensubstrat 48 R 18 mm Körnung 31,54 /t 31, HALO Standard Rasendünger für 150 m² a 3,5 kg 16, HALO UNI 220 Universal-Rasendüngermix für 220 m² a 5 kg 22,95 C:\Users\a\Documents\Fachschule2013\sverweis\artliste_010214_5Artikel&Preise 2014

11 Anlage3 Thomas Rudolph Handlungsanleitungen für den betrieblichen Office-Einsatz Rechnung LOEWE GaLaBau Art.-Nr. Bezeichnung Anzahl Einzelpreis Postenpreis Treemaster 9603 Vollsicht-Arbeitsbrille Karbon 1 16,99 16, Muller&Son anthrazit Schiefer-Terrassenplatten 44,55 /m² 12 44,55 534, HALO Rasen Starter-Dünger 2,5 kg 2 19,78 39, SPORTAL Sportrasensubstrat 52 Z 22 mm Körnung 33,34 /t 1 33,34 33, ATS Schutzhose Baumarbeiten Gr. 54/ ,50 136, Focus Arbeitsschuhe Gr. 40 bis 48 (TÜV-zert.) 3 59,95 179, Fischer Blaustein-Terrassenplatten iceblue 42,59 /m² 16 42,59 681,44 Zwischensumme: MwSt. (19%): 1.622,28 308, Versandkosten: Rechnungsbetrag: 99, ,01 19% 199 Versandkosten C:\Users\a\Documents\Fachschule2013\sverweis\artliste_010214_5Rechnungsvorlage