Sparkassenverband Niedersachsen: Übergreifende Softwarelösung für vier Bereiche - Praxisbeispiel

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1 Sparkassenverband Niedersachsen: Übergreifende Softwarelösung für vier Bereiche - Praxisbeispiel Sparkassenakademie, Veranstaltungsdienst, Appartementhaus und der Fachbereich Finanzen des Sparkassenverbands Niedersachsen (SVN) arbeiten seit Jahren Hand in Hand zusammen. Als eigenständige Bereiche greifen dabei alle individuell auf IT-Tools zu. Vorhandene Schnittstellen erschweren den reibungslosen Austausch sowie eine effizientere Führung der Bereiche. Abhilfe soll eine übergreifende Softwarelösung bringen, die alle Prozesse abdeckt und den Datenaustausch verbessert. Lehrgänge, Seminare, Fachtagungen und Inhouse Seminare: Mit einem breitgefächerten Bildungsprogramm unterstützt die Sparkassenakademie die Sparkassen in Niedersachsen. Ebenfalls im SVN angesiedelt ist der Veranstaltungsdienst, der nicht nur für die Organisation der internen und externen Veranstaltungen des Verbandes und der Sparkassen verantwortlich ist, sondern auch für die Verwaltung des Appartementhauses, in dem Seminarteilnehmer und Gäste untergebracht werden. Die finanzielle Abwicklung der Bildungsangebote und der Veranstaltungen obliegt neben der Verantwortung für die Finanzen des Verbandes dem Fachbereich Finanzen des SVN. Die Bereiche arbeiten eng zusammen und stimmen sich untereinander ab. Trotzdem kommt es immer wieder zu Informations- und Effizienzeinbußen. Eine Ursache dafür liegt unter anderem in der IT: Die Akteure nutzen als eigenständige Bereiche die eingesetzten Software-Lösungen individuell. Diese sind ganz auf die eigenen Anforderungen ausgerichtet und decken im Wesentlichen nur die eigenen Prozesse ab, berücksichtigen aber daher den Austausch zwischen den Unternehmensbereichen nicht optimal. Ein schneller und reibungsloser Datenaustausch findet deshalb nicht optimal statt, und eine effiziente Führung der Bereiche wird damit erschwert. Abhilfe schaffen soll eine neue Softwarelösung. Gesucht wird dazu ein bereichsübergreifendes Learning Management System (LMS) unter dem Einsatz einer Standardsoftware inklusive Hotel-, Veranstaltungs- und Finanzmodul. Die Projektleitung für die Suche und Einführung des LMS liegt bei Michael Dörschlag, Leiter Fachbereich Organisation/IT des SVN.

2 Unterstützung erhält der Projektleiter von der Tiba Technologieberatung GmbH. Zusammen mit dem Geschäftsführer des Beratungsunternehmens, Roger Mähr, leitet er das Projekt "Prozessuntersuchung und Softwareauswahl beim SVN". Ganzheitliche Betrachtung der Prozesse Die Idee, die Aufgabe mit Hilfe eines Learning Management System (LMS) zu lösen, hat einen konkreten Hintergrund. Solch ein Softwaretool bietet umfangreiche Möglichkeiten bei der Konzeption, Planung, Durchführung und Abrechnung von Lehrveranstaltungen. Hierzu stehen dem Nutzer eine entsprechende Benutzer- und Kursverwaltung zur Verfügung. Die Systeme bieten darüber hinaus Kommunikationswerkzeuge und Werkzeuge für das Lernen sowie die Darstellung der Kursinhalte, Lernobjekte und Medien. Zudem können verschiedene Rollen und Rechte vergeben werden. Mit diesen Funktionen deckt ein LMS in der Regel die Anforderungen der Sparkassenakademie ab. Nun gilt es, ein System zu finden, das auch die Anforderungen des Veranstaltungsdienstes, des Appartementhauses und des Fachbereich Finanzen sowie die besonderen Bedürfnisse des Verbandes berücksichtigt. Über das Vorgehen besteht zwischen dem SVN und der Tiba Technologieberatung GmbH schnell Einigkeit: Um eine optimale Lösung für die Herausforderungen zu finden, werden die Prozesse der vier Bereiche ganzheitlich betrachtet und aufeinander abgestimmt. Wo es geht, werden sie zudem standardisiert und effizienter gestaltet. Auf Basis dieser Prozesse wird dann ein bereichsübergreifendes und zukunftssicheres System ausgewählt. Die Nutzung von Synergieeffekten durch den Einsatz eines einzigen Systems sowie die dadurch mögliche Reduzierung der IT-Kosten gehören dabei zu den wichtigsten Erfolgskriterien. Kommunikation zur Auswahl, Umsetzung und Einführung Die Einführung neuer Software wird bei den Beteiligten in der Regel mit Unsicherheit begleitet: Bestehende Prozesse und Routinen werden verändert, und die Umstellung auf neue Abläufe benötigt Zeit, die an anderer Stelle fehlt. Zudem fehlen bei der neuen Software häufig bekannte Funktionen, während andere hinzukommen - auch für langjährige Mitarbeiter bedeutet dies eine völlig neue Arbeitssituation. Dieser Prozess kann zur Ablehnung führen - vor allem dann, wenn ein

3 Unternehmensbereich durch die neue Software den Eindruck hat, seine Eigenständigkeit - zumindest ein wenig - aufzugeben. Gleichzeitig ist die aktive Mitwirkung der Mitarbeiter für die Auswahl und Implementierung der neuen Software immens wichtig - schließlich kennen nur sie ihre Anforderungen und Prozesse. Werden diese nicht ausreichend kommuniziert, kann das Ergebnis nicht den Anforderungen entsprechen. Der Aufnahme und Analyse der Ist-Prozesse wird bei dem Projekt deshalb ein besonderer Stellenwert eingeräumt. In einer Vielzahl von Workshops, die von Roger Mähr moderiert werden, geht es deshalb darum, Vertrauen zu schaffen, Unsicherheiten zu nehmen und Informationen über die Prozesse in den beteiligten Unternehmensbereichen zu erhalten. Abb. 1: Projektablauf beim SVN Dieses Vorgehen stimmt mit dem grundsätzlichen Vorgehen bei einer Software-Evaluierung überein. In den Workshops werden dazu in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern der Bereiche die Ist-Prozesse aufgenommen. Dies geschieht mithilfe der Prozessmanagement-Software IBO nach der Swimlane- Methode. Mit ihr werden die einzelnen Prozesse noch während des Workshops grafisch dargestellt und sind somit für alle Beteiligten auf einen Blick erfassbar.

4 Die Swimlane-Methode spart zudem Zeit und hilft, Missverständnisse zu vermeiden: Statt aus den Wortprotokollen im Nachgang zu den Workshops die Prozesse grafisch abzuleiten, entstehen die Prozess-Charts vor den Augen der Teilnehmer. Damit kann jeder sofort Angaben korrigieren oder ergänzen. Abb. 2: Grundsätzliches Vorgehen bei einer Software-Evaluierung Damit die Prozesse übersichtlich und nachvollziehbar bleiben, werden sie in die vier Ebenen Hauptprozesse, Prozesse, Teilprozesse und Prozessaktivitäten / -schritte unterteilt. Hierarchische Einteilung in vier Ebenen

5 Abb. 3: Hierarchische Einteilung in vier Ebenen Auf Basis der dokumentierten Ist-Prozesse erfolgt im nächsten Schritt die Definition der Soll-Prozesse. Damit der Einsatz einer Standardsoftware weiterhin möglich ist, werden die relevanten aufgenommenen Prozesse bis zu einem bestimmten Grad vereinheitlicht und gleichzeitig optimiert. Anschließend werden die daraus erarbeiteten Anforderungen in einem Lastenheft zusammengetragen. Dieses Lastenheft ist damit die Basis für die Erstellung der sogenannten "Long List" mit Softwareprodukten, die für die Umsetzung der Anforderungen geeignet sind. Aus dieser Liste werden diejenigen ausgewählt, die die Anforderungen des SVN am besten erfüllen. Diese engere Auswahl wird in der "Short List" zusammengeführt. In dieser Liste werden vier Hersteller aufgeführt, die nun dazu eingeladen werden, ihr System vorzustellen. Handlungsempfehlung durch die Tiba Technologieberatung Zum Projektauftrag der Tiba Technologieberatung zählt auch eine Handlungsempfehlung, die auf dem Wissen über die Anforderungen des SVN sowie auf der langjährigen Erfahrung der Tiba und des Geschäftsführers Roger Mähr in Zusammenarbeit mit dem Projektleiter Michael Dörschlag beruht. Diese wird nach der Vorstellung der Systeme ausgesprochen. Um die Eignung des ausgewählten LMS sicherzustellen, führt die Tiba nach der Handlungsempfehlung den sogenannten Proof of Concept (POC) durch. Dabei wird die Realisierbarkeit der jeweiligen Software überprüft und verschiedene Anwendungsfälle zu den Soll- Prozessen der vier Bereiche Sparkassenakademie, Veranstaltungsdienst, Appartementhaus und

6 Fachbereich Finanzen untersucht. Wichtig ist dabei festzustellen, ob die Software die Anforderungen und Umsetzung der erarbeiteten Soll-Prozesse erfüllen kann. Im Anschluss an den POC kann der SVN eine fundierte Entscheidung bzgl. des LMS treffen. Mit Auswahl des LMS und Erstellung des POC ist der Projektauftrag erfüllt, so dass im Dezember 2013 nach 15 Monaten der erfolgreiche Projektabschluss erfolgt. Wie zuvor im Auftrag festgelegt wurde, beinhaltet das Projektergebnis die Steigerung der Effizienz der relevanten Prozesse und die Auswahl eines passenden Learning Management Systems. Nicht im Auftrag enthalten sind die Implementierung sowie die kontinuierliche Verbesserung des Systems. Diese Vorgänge stellen ein eigenständiges Projekt dar und werden vom SVN umgesetzt. Kommunikation als entscheidender Erfolgsfaktor für das Projekt Dank der intensiven Workshops und den Gesprächen haben die Mitarbeiter Unsicherheiten und Vorbehalte abgebaut. Durch zielgerichtete, regelmäßige Information und aktives Zuhören wurden alle Stakeholder - und damit das Projekt insgesamt - positiv beeinflusst. Dank des aufgebauten Vertrauens wurden Prozesse und Anforderungen realistisch beschrieben. Zudem fand bei der Optimierung der Prozesse eine konstruktive Zusammenarbeit statt - beides Voraussetzungen, um eine geeignete Software zu finden, die den Anforderungen aller Mitarbeiter entgegenkommt. Dies ist bei dem SVN gelungen: Interne Benutzer des SVN, Personalbereiche der Sparkassen, Schulungsteilnehmer, Veranstaltungsdienst, Übernachtungsgäste und Dozenten der Sparkassenakademie werden von dem LMS profitieren. Über den Autor: Roger Mähr, Geschäftsführer der Tiba Technolgieberatung GmbH Nach seinem Studium an der TU-Berlin startete der Diplom-Mathematiker seine berufliche Karriere in einer Softwarefirma. Verantwortlich für die technische Umgebung des von der Firma entwickelten Projektanagementwerkzeugs, entdeckte der gebürtige Berliner sein Interesse für Projektmanagement gründete er gemeinsam mit Till H. Balser, Martin Rudolph und Dr. Helmut Wagner die Tiba Software Center GmbH (seit März 2014 Tiba Technologieberatung GmbH) in Berlin. (c) Tiba Technologieberatung GmbH

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