Die neue ISO 14001: die wichtigsten Änderungen im Überblick

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1 Vorschau Bitte beachten Sie, dieses Dokument ist nur eine Vorschau. Hier werden nur Auszüge dargestellt. Nach dem Erwerb steht Ihnen selbstverständlich die vollständige Version im offenen Dateiformat zur Verfügung. Umsetzungsleitfaden DIN EN ISO 14001:2015

2 Die neue ISO 14001: die wichtigsten Änderungen im Überblick 1. Regelmäßige Normen-Updates Alle ISO-Normen werden regelmäßig überprüft, um sicherzustellen, dass sie überarbeitet werden, wenn dieses notwendig sein sollte, damit sie aktuell und relevant bleiben. Im Fall der ISO mit dem Titel: Umweltmanagementsysteme - Anforderungen mit Anleitung zur Anwendung, deren aktuelle ISO-Fassung aus dem Jahr 2004 beruht, ergab die Überprüfung jedoch nicht nur Änderungsbedarf hinsichtlich der in der Norm enthaltenen Anforderungen, sondern der Aufbau der Norm musste sich grundsätzlich ändern, um die Norm an die neue, für alle überarbeiteten und künftig verbindlichen ISO- Grundstruktur High Level Structure (HLS) anzupassen. Die ISO erfuhr daher nach 11 Jahren wieder eine große Revision, auf die nach ISO zertifizierte Unternehmen sich im Rahmen des Umweltmanagementsystems einstellen müssen. Die Veröffentlichung der Norm ISO 14001:2015 erfolgte am 15. September Unternehmen, die nach ISO 14001:2004 bzw. der Korrektur-version aus 2009 zertifiziert sind, haben 3 Jahre Zeit ihr Umweltmanagementsystem auf die ISO 14001:2015 umzustellen. Mit diesem Umsetzungsleitfaden erfahren Sie, was sich geändert hat und wie Sie diese Änderungen in ihrer Organisation umsetzten können. Im Leitfaden werden die Normanforderungen der ISO 14001:2004 denen der ISO 14001:2015 gegenüber gestellt. Um Ihnen die Änderungen und die Bedeutung für Ihre Praxis zu veranschaulichen, enthält dieser Leitfaden eine praktische Interpretationshilfe aller Änderungen. Besteht ein dringender Handlungsbedarf für Ihr Unternehmen, so ist dieser im Leitfaden gesondert vermerkt. 2. Ziele der Überarbeitung Das Ziel der Überarbeitung der Norm bestand sowohl in einer stärkeren Integration des Umweltmanagements in die Geschäftsprozesse von Organisationen als auch in einer Anpassung an neuere Umweltentwicklungen. Seite 2 von 59

3 Der Schwerpunkt der Revision lag dabei auf folgenden Themen: Einbeziehung aktueller und künftiger Umwelt- und Geschäftsbelange im Sinne einer strategischen Unternehmensführung. Betrachtung einer Risiko- und Chancenermittlung im Zusammenhang mit signifikanten Umweltaspekten, anwendbaren gesetzlichen Forderungen und freiwillig akzeptierten Verpflichtungen welche für die Organisation bindend sind. Stakeholderorientierung durch Ermittlung und Berücksichtigung von Anforderungen interessierter Parteien. Initiativen zu Umweltthemen pro-aktiv anzugehen, (z. B. nachhaltige Ressourcennutzung, Klimaschutz und Schutz der biologischen Vielfalt). Messung der Umweltleistung bei Umweltzielen anhand von definierten Leistungsindikatoren. Integration einer Lebenswegbetrachtung inkl. Produktdesign, Lieferkette und ausgelagerte Prozesse. Externe und interne Kommunikation. Fokussierung auf Einhaltung zutreffender Rechtsgrundlagen und Selbstverpflichtungen einer Organisation. Außerdem war, wie zuvor bereits dargestellt, die Anpassung an die neue High Level Structure (HLS) der ISO erforderlich. Die Erarbeitung der HLS war eine Reaktion der ISO auf einen gewissen Wildwuchs bei Konzepten und Definitionen, der mit der Zunahme der Anzahl von Verfahrensnormen in die Normenwelt eingezogen. Daher wurde im Jahr 2006 eine Arbeitsgruppe gegründet, die für eine Vereinheitlichung sorgen sollte, um insbesondere die Implementierung und Pflege mehrerer Managementsysteme in einer Organisation zu erleichtern und Widersprüche zwischen den Managementsystemen zu vermeiden. Ergebnis war im Jahr 2012 die Veröffentlichung des Annex SL in den für Normentwickler verbindlichen ISO/IEC Directives, der für alle neuen Verfahrensnormen nicht nur eine gemeinsame Grundstruktur (eben die High Level Structure), sondern auch gemeinsame Textbausteine und gemeinsame Begriffe und Definitionen vorsieht. Dadurch, dass gleiche Dinge auch gleich heißen, sollen auch das Verständnis und die Akzeptanz bei den Nutzern gesteigert werden. Die Anpassung an die HLS bringt damit auch neue Begriffe und Definitionen und (mit den gemeinsamen Textbausteinen) für die ISO 14001:2015 neue Themen mit sich. Seite 3 von 59

4 Dazu gehören u. a.: 4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes 4.2 Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien 6.1 Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen Bindende Verpflichtungen Aber nicht alles wurde neu: Der Prozessgedanke mit dem PDCA-Zyklus bleibt weiter bestehen und wird in der neuen Revision sogar gestärkt. Beziehung zwischen PDCA und dem Rahmen der DIN EN ISO 14001:2015. Seite 4 von 59

5 3. Die High Level Structure der neuen ISO 14001: Einleitung 1. Anwendungsbereich 2. Normative Verweisungen 3. Begriffe 4. Kontext der Organisation 5. Führung 6. Planung 7. Unterstützung 8. Betrieb 9. Bewertung der Leistung 10. Verbesserung Anhang A (informativ) Anleitung zur Anwendung dieser Internationalen Norm. Anhang B (informativ) Übereinstimmung zwischen ISO 14001:2015 und ISO 14001: Die wichtigsten Änderungen der ISO 14001:2015 Neue Begriffe im Kap. 3 Mit der ISO 14001:2015 werden die festgelegten gemeinsamen Begriffe und Definitionen aus dem Annex SL umgesetzt. Damit werden beispielsweise die Begriffe Dokument und Aufzeichnung durch die (beide umfassende) dokumentierte Information abgelöst, Begriffe wie Risiko und Wirksamkeit werden neu eingeführt und definiert. 4. Kontext der Organisation Dieses neue Kapitel hat das Ziel, dass die Organisation in ihrem Umweltmanagementsystem die externen Belange und Einflüsse stärker berücksichtigen Mehr Stakeholder- Management. Dabei sollen die Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien besser verstanden und bewertet werden. Dabei soll erkannt und definiert werden, ob aus ihnen konkrete Anforderungen erwachsen. 5. Führung Wichtige Änderungen betreffen die gestiegenen Erwartungen an die oberste Leitung. Führungskräfte müssen sicherstellen, dass die Erfordernisse des Umweltmanagementsystems in die Geschäftsprozesse der Organisation integriert sind. Die Umweltpolitik soll auch eine Verpflichtung zum Schutz der Umwelt über die Unternehmensgrenzen hinaus Seite 5 von 59

6 enthalten. Spezifische Rollen und Verantwortlichkeiten im UM-System dürfen einer Einzelperson (z. B. UM-Beauftragter), zugewiesen oder auch von mehreren Einzelpersonen wahrgenommen werden. 6. Planung Dieser neue Abschnitt fordert Aktivitäten zum Umgang mit Risiken und Chancen für das Umweltmanagementsystem. Dabei müssen Umweltrisiken auch über den Tellerrand hinaus bewertet werden. Der Planungsprozess im Umweltmanagement wurde neu strukturiert und soll zukünftig stärker die (positiven und negativen) Umwelteinflüsse von Aktivitäten, Produkten und Dienstleistungen umfassen. Dabei soll der Lebensweg (Life- Cycle) berücksichtigt werden. Eine explizite Ökobilanzierung von Produkten und Prozessen wird jedoch nicht gefordert, jedoch sollen neben bedeutenden Umweltaspekten auch weiterführende Verpflichtungen (rechtlich, kundenspezifisch, etc.) sowie verbundene Risiken beurteilt werden. 7. Unterstützung Im UM-System der Organisation soll auch in der Kommunikation die eingegangenen Verpflichtungen zum Umweltschutz stärker als bisher beachtet werden. Dabei kann an externe Parteien kommuniziert werden, welche positiven Maßnahmen bzw. Umweltziele die Organisation verfolgt. In Bezug auf Dokumente und Aufzeichnungen wird nun der Begriff der dokumentierten Information verwendet umso auch moderne Aufzeichnungsmedien wie digitale Daten zu berücksichtigen. 8. Betrieb Gemäß der ISO 14001:2015 sollen die Ablaufplanung und deren Kontrolle möglichst auch vor- und nachgelagerte sowie insbesondere ausgelagerte Prozesse stärker berücksichtigen. Dabei sollen auch die Umwelteinflüsse von Produkten und / oder Dienstleistungen mit einfließen. 9. Bewertung der Leistung Der Anspruch an die Bewertung der Umweltleistung wurde erhöht. Umweltleistungen sollen dabei, wenn möglich, messbar gemacht werden (Anwendung von Umweltkennzahlen). Bereits bei der Festlegung der Umweltziele sollen zutreffende Indikatoren verwendet werden, an welchen sich die Zielerreichung und die Umweltleistung messen lassen. Hierzu wird u.a. auf die Norm ISO Umweltmanagement Umweltleistungsbewertung verwiesen. Die Überwachung und Messung schließen jetzt Seite 6 von 59

7 explizit auch alle sonstigen Verpflichtungen und Risiken des Unternehmens in Bezug auf die Umweltleistung mit ein, welches zu dokumentieren ist. 10. Verbesserung Das Umfeld der Organisation soll in Bezug der Korrektur von Abweichungen sowie dem Verbesserungsprozess des UM-Systems stärker einbinden. Die Organisation sollte dabei die Ergebnisse aus der Analyse und Bewertung der Umweltleistungen, der Bewertung der Einhaltung von Verpflichtungen, internen Audits und der Managementbewertung berücksichtigen. 5. Zeitplan Für die Umstellung von ISO 14001:2004 auf ISO 14001:2015 wurde vom International Accreditation Forum (IAF) für bereits zertifizierte Organisationen ein Übergangszeitraum von drei Jahren festgelegt. Alle Zertifikate nach ISO 14001:2004 sind somit ab dem 15. September 2018 ungültig. Die externe Begutachtung nach ISO wird weiter durch gemäß DIN EN ISO/IEC akkreditierte Zertifizierungsorganisationen durchgeführt. Seite 7 von 59

8 Abschnitt Abschnitt Umsetzungsleitfaden DIN EN ISO 14001:2015 ISO 14001:2015 ISO 14001:2004 Interpretation der Änderungen: Handlungsbedarf für die Organisation: Einleitung Einleitung Die Einleitung der ISO 14001:2015 ist in fünf Abschnitte gegliedert: Die Einleitungen enthalten keine Anforderungen. Diese sind: 0.1 Hintergrund 0.2 Ziel eines Umweltmanagementsystems 0.3 Erfolgsfaktoren 0.4 Modell des Planens-Durchführens Prüfens-Handelns 0.5 Inhalt dieser Internationalen Norm 1 Anwendungsbereich 1 Anwendungsbereich Besondere Betonung in der ISO 14001:2015, dass ein Umweltmanagement ein Werkzeug zur Verbesserung der Umweltleistung einer Organisation ist und durch seine Anwendung ein aktiver Betrag zur Nachhaltigkeit geleistet werden kann. Der Anwendungsbereich zeigt hauptsächlich die beabsichtigen Ergebnisse eines Umweltmanagementsystems auf, die mit der Umweltpolitik einer Organisation in Einklang stehen müssen. Diese sind: Verbesserung der Umweltleistung, Erfüllung von bindenden Verpflichtungen, Erreichen von Umweltzielen. Anwendungsbereich, kein Anforderungsteil Seite 8 von 59

9 (Fortführung zu Kap. 1) Es können weitere beabsichtige Ergebnisse darüber hinaus definiert werden. Im Anwendungsbereich wird bereits die notwendige Betrachtung des Lebenswegs der Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen einer Organisation aufgeführt, welches unter den Kap. 6.1 und 8.1 in Form von Anforderungen wieder aufgegriffen wird. Im letzten Abschnitt wird explizit darauf hingewiesen, dass ein Umweltmanagement im Ganzen oder in Teilen für die systematische Verbesserung des Umweltmanagements genutzt werden kann. Die Konformität mit der ISO 14001:2015 ist jedoch nur dann erreicht, wenn alle Anforderungen der Norm erfüllt sind. Somit können durchaus Unternehmen Aspekte eines Umweltmanagements erfolgreich anwenden, jedoch nicht nach ISO 14001:2015 zertifiziert sein. Die möglichen Formen der Konformitätsbewertung wie in ISO 14001:2004 sind im Anwendungsbereich unter c) 1 4) angegeben und der Verweis auf Anhang A wurden in die Einleitung verschoben (siehe 0.5). 2 Normative Verweisungen 2 Normative Verweisungen Keine Änderungen, keine normativen Verweisungen Seite 9 von 59

10 3 Begriffe 3 Begriffe 3 Begriffe In der ISO 14001:2004 waren die englischen Begriffe alphabetisch sortiert, was in der deutschen Übersetzung (DIN EN ISO 14001) keine sinnvolle Reihenfolge ergab. In der ISO 14001:2015 sind die Begriffe nun thematisch gegliedert: 3.1 Begriffe in Verbindung mit Organisation und Führung 3.2 Begriffe in Verbindung mit Planung 3.3 Begriffe in Verbindung mit Unterstützung und Betrieb 3.4 Begriffe in Verbindung mit Leistungsbewertung und Verbesserung 3.1 Begriffe in Verbindung mit Organisation und Führung Managementsystem Die ISO 14001:2015 führt den Begriff Managementsystem neu auf. Dies ist ein Begriff der ISO-Grundstruktur für Managementsystemnormen (siehe HLS). Neuer Begriff gemäß der HLS, kein Anforderungsteil Die Anmerkung 1 zum Begriff beschreibt, dass ein Managementsystem nicht auf eine Disziplin beschränkt sein muss. In Anmerkung 2 zum Begriff werden die Elemente des Systems namentlich erwähnt. Seite 10 von 59

11 (Fortführung zu Kap ) Anmerkung 3 zum Begriff zeigt den Anwendungsbereich eines Managementsystems auf. Dieser kann die Organisation teilweise, vollständig oder übergreifend umfassen. Der organisatorische Zuschnitt ist durch die Organisation frei wählbar Umweltmanagementsystem 3.8 Umweltmanagementsystem Die Definition des Begriffs Umweltmanagementsystem baut auf der Managementsystemdefinition (siehe 3.1.1) auf. Die Anmerkungen zum Begriff in der ISO 14001:2004 wurden gelöscht, da sie in einer ähnlichen Form in der neuen Definition Managementsystem (3.1.1) enthalten ist Umweltpolitik 3.11 Umweltpolitik Die Definition des Begriffs Umweltpolitik der ISO 14001:2004 wurde weitestgehend beibehalten. Die Anmerkung zum Begriff wurde gelöscht Organisation 3.16 Organisation Die Definition der Organisation ist in der ISO 14001:2015 klarer erfasst und mit der Anmerkung 1 zum Begriff durch verschiedene Beispiele für mögliche Organisationsformen angereichert. Die Anmerkung aus ISO 14001:2004 wurde gelöscht. Seite 11 von 59

12 3.1.5 oberste Leitung Die ISO 14001:2015 führt neu den Begriff oberste Leitung auf, dies ist ein Begriff aus der ISO-Grundstruktur für Managementsystemnormen (HLS). In der ISO 14001:2004 wurde der englische Begriff Top Management als oberste Führungsebene oder oberstes Führungsgremium verwendet. Neuer Begriff gemäß der HLS, kein Anforderungsteil Mit Anmerkung 2 wird beschrieben, dass sich die oberste Leitung immer auf den organisationalen Bereich bezieht, für den der Anwendungsbereich des Umweltmanagementsystems festgelegt wurde interessierte Partei 3.13 interessierter Kreis Die Definition interessierter Partei (früher interessierter Kreis ) wurde in ISO 14001:2015 erweitert. Die besondere Aufmerksamkeit liegt dabei auch auf der speziellen Sichtweise, dass eine interessierte Partei einen wesentlichen Einfluss auf die Organisation haben kann. Dieses Beispiel zeigt, dass durch die neue Definition auch Mitarbeiter oder gesetzliche Institutionen zu den interessierten Parteien zählen. Die Anmerkung 1 zum Begriff verdeutlicht, dass, wenn sich eine interessierte Partei beeinflusst fühlt, eine Bekanntmachung dieser Empfindung der Organisation gegenüber stattfand. Seite 12 von 59

13 3.2 Begriffe in Verbindung mit Planung Umwelt 3.5 Umwelt Die Definition des Begriffes Umwelt wurde in der ISO 14001:2015 mit kleineren Änderungen übernommen wobei die Anmerkung 2 zum Begriff hinzugefügt wurde, um die Themen Biodiversität, Ökosysteme, Klima etc. mit dem Begriff der Umwelt in einen wirksamen Zusammenhang zu stellen Umweltaspekt 3.6 Umweltaspekt Der Begriff wurde in der ISO 14001:2015 mit leichter Anpassung übernommen, welche aber keine praktische Auswirkung mit sich zieht. Damit wird die mögliche Interaktion mit der Umwelt nur um die bereits faktische Interaktion ergänzt. Die bisherige Anmerkung wurde erweitert und präzisiert, indem neben bedeutenden auch Umweltaspekte an sich erwähnt werden. Die Anmerkung 1 zum Begriff Umweltaspekte veranschaulicht, dass bedeutende oder auch nicht bedeutende Umweltaspekte eine oder mehrere Umweltauswirkungen verursachen können. Nur ein bedeutender Umweltaspekt kann bedeutende Umweltauswirkungen haben. Die Anmerkung 2 zum Begriff Umweltaspekt stellt gegenüber der ISO 14001:2004 klar, dass die Organisation bedeutende Umweltaspekte durch die Anwendung von ein oder mehreren Kriterien bestimmt. Seite 13 von 59

14 3.2.3 Umweltzustand In der ISO 14001:2015 wird der Begriff Umweltzustand neu aufgenommen. Es handelt sich dabei um den Status oder Merkmale der Umwelt, wie dieser zu einem gegebenen Zeitpunkt bestimmt wurde Umweltauswirkung 3.7 Umweltauswirkung Wurde unverändert übernommen Ziel Die ISO 14001:2015 führt den Begriff Ziel als ein zu erreichendes Ergebnis neu auf. Dies ist ein Begriff der ISO-Grundstruktur für Managementsystemnormen (HLS). Die Anmerkungen 1 3 veranschaulichen dabei die verschiedenen Gestaltungsmöglichkeiten, nach denen Ziele im UMS definiert werden können Umweltziel 3.9 umweltbezogene Zielsetzung Anders als bei der ISO 14001:2004 wird nun nicht mehr zwischen einem stark strategischen umweltbezogenen Gesamtziel und einem umweltbezogenen Einzelziel unterschieden. Im Zentrum steht nun nur noch das zu erreichende Ergebnis umweltbezogenes Einzelziel Das in ISO 14001:2004 aufgeführte Einzelziel ist in der aktuellen Fassung der Norm durch den Begriff Umweltziel abgedeckt Vorbeugungsmaßnahme Der Begriff Vorbeugungsmaßnahme wird in der ISO 14001:2015 nicht mehr aufgeführt! Seite 14 von 59

15 3.2.7 Verhindern von Umweltbelastungen 3.18 Vermeidung von Umweltbelastungen Hier in der neuen Revision bis auf Übersetzungsanpassung keine Änderungen Anforderung Die ISO 14001:2015 führt den Begriff Neuer Begriff gemäß der HLS, kein Anforderung neu auf. Dies ist ein Begriff der Anforderungsteil ISO-Grundstruktur für Managementsystemnormen (HLS) Bindende Verpflichtungen Der neue Begriff bindende Verpflichtungen fasst den in ISO 14001:2004 verwendeten, sehr stark rechtlich und komplex ausgeprägten Ausdruck rechtliche Verpflichtungen und andere Anforderungen, gegenüber denen sich die Organisation verpflichtet hat mit gleicher inhaltlicher Bedeutung kürzer zusammen. In der Anmerkung 2 zum Begriff verdeutlicht ISO 14001:2015, dass neben rechtlichen Anforderungen auch alle freiwilligen Verpflichtungen zu berücksichtigen sind Risiko Die ISO 14001:2015 führt den Begriff Risiko Neuer Begriff gemäß der HLS, kein neu auf. Dies ist ein Begriff der ISO- Anforderungsteil Grundstruktur für Managementsystemnormen (HLS). Seite 15 von 59